Вход
Решение Думы Муниципального образования Красноуфимский округ Свердловской области от 31 января 2008 г. N 422 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах муниципального образования Красноуфимский округ" (с изменениями и дополнениями)
Решение Думы Муниципального образования Красноуфимский округ Свердловской области от 31 января 2008 г. N 422
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах муниципального образования Красноуфимский округ"
С изменениями и дополнениями от:
28 августа 2008 г.
В целях совершенствования системы делопроизводства, Дума Муниципального образования Красноуфимский округ решила:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в органах Муниципального образования Красноуфимский округ (прилагается).
2. Всем органам местного самоуправления:
1) при подготовке проектов правовых актов обеспечить неукоснительное соблюдение требований Инструкции по делопроизводству.
2) при разработке собственных инструкций по делопроизводству использовать Инструкцию по делопроизводству в органах Муниципального образования Красноуфимский округ.
3. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на Управляющего делами Муниципального образования Красноуфимский округ Л.В. Емельянову.
|
Глава Муниципального образования Красноуфимский округ |
П.М. Лосев |
Утверждена
Решением Думы Муниципального
образования Красноуфимский округ
от 31 января 2008 г. N 422
"Об утверждении Инструкции по
делопроизводству в органах
Муниципального образования
Красноуфимский округ"
Инструкция
по делопроизводству в органах Муниципального образования Красноуфимский округ
С изменениями и дополнениями от:
28 августа 2008 г.
1. Общие положения
1.1. Инструкция по делопроизводству в органах Муниципального образования Красноуфимский округ (далее - Инструкция) разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации и Свердловской области, "Типовой инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Свердловской области", утвержденной постановлением Правительства Свердловской области от 29 июня 2006 года N 561-ПП "Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Свердловской области", ГОСТом Р. 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р. 6.30-2003).
1.2. Инструкция устанавливает общие требования к функционированию службы документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах Муниципального образования Красноуфимский округ (далее - Учреждение).
1.3. Порядок работы с документами регулируется законодательством Российской Федерации и Свердловской области, настоящей Инструкцией.
1.4. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Учреждении, отвечают требованиям Инструкции.
1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Учреждении осуществляются управляющим делами Муниципального образования Красноуфимский округ.
1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях Учреждения возлагается на их руководителей.
1.7. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на лиц, ответственных за делопроизводство, с соответствующим перечнем прав и обязанностей, закрепленных должностными инструкциями.
1.8. Данная Инструкция не регламентирует порядок работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.9. Руководители структурных подразделений несут персональную ответственность за осуществление мер по обеспечению надлежащего исполнения и защите служебной информации.
1.10. Работники структурных подразделений Учреждения несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции и сохранность документов.
1.11. Экземпляр настоящей Инструкции выдается лицу, ответственному за ведение делопроизводства в структурном подразделении, под расписку. Ответственный, в свою очередь, под расписку знакомит с Инструкцией сотрудников Учреждения.
2. Правила подготовки и оформления документов
2.1. Бланки документов
2.1.1. Документы Учреждения должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения в соответствии с ГОСТом Р. 6.30-2003.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 ( мм), А5 (
мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
левое - 25 мм;
правое - 15 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - 20 мм.
2.1.2. В Учреждении применяются следующие бланки:
общий бланк;
бланк служебного письма;
бланк распорядительного документа.
На общем бланке оформляют любой вид документа, за исключением распорядительного документа и служебного письма.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.
Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным способом (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Состав видов и формы бланков, применяемых в Учреждении, утверждаются руководителем Учреждения по представлению управляющего делами Муниципального образования Красноуфимский округ.
2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в органах Муниципального образования Красноуфимский округ
При подготовке организационно-распорядительных документов работники Учреждения оформляют реквизиты документов с учетом требований ГОСТа Р. 6.30-2003.
При подготовке документов оформляются следующие реквизиты согласно ГОСТу Р. 6.30-2003.
2.2.1. Герб Муниципального образования.
Герб Муниципального образования Красноуфимский округ помещают на бланках документов в соответствии с решением районного Совета Муниципального образования Красноуфимский район от 29 августа 2002 года N 201 "О символике (гербе и флаге) Муниципального образования Красноуфимский район".
2.2.2. Код.
Код Учреждения проставляют по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
2.2.3. Основной государственный регистрационный номер юридического лица.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) Учреждения проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.2.4. Идентификационный номер налогоплательщика.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
2.2.5. Наименование Учреждения.
Наименование Учреждения помещается в соответствии с наименованием, указанным в Положении об Учреждении.
При наличии сокращенного наименования Учреждения его помещают в скобках ниже полного.
2.2.6. Справочные данные об органах Муниципального образования Красноуфимский округ.
Справочные данные об Учреждении включают почтовый адрес, номер телефона, номера факсов, телексов, адрес электронной почты и т.д. и другие сведения по усмотрению руководства.
2.2.7. Наименование вида документа.
Наименование вида Учреждения должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
2.2.8. Дата документа.
Дата документа - реквизит, содержащий указание на время создания и подписания, утверждения, принятия решения.
На документе проставляются также даты поступления, резолюции согласования; правила оформления дат во всех случаях аналогичны.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально, датой является дата принятия решения.
Датой распорядительного документа, служебного письма является дата его подписания. Датой утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата его утверждения.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь единую дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 09.07.2006.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 09 июля 2006 года
2.2.9. Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией об авторе документа, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из регистрационных номеров документа каждого из юридических лиц, проставляемых отдельно или через косую линию в порядке указания авторов в документе.
2.2.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату полученного документа, на который был дан ответ. Оформление этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты полученного документа в тексте документа - ответа.
2.2.11. Место составления или издания документа.
Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование Учреждения" и "Справочные данные об Учреждении". Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.
2.2.12. Адресат.
Документ адресуется организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Например: Управление архивами
Свердловской области
При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.
Например: Управление архивами
Свердловской области
Финансово-бухгалтерский отдел
Начальнику отдела
А.А. Ивановой
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
Например: Управляющему Западным
управленческим округом
Свердловской области
А.В. Шабарову
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. Почтовый адрес указывается после наименования адресата.
Например: Управление архивами
Свердловской области
ул. Малышева, д. 101,
г. Екатеринбург, 620004
При адресовании документа физическому лицу, указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.
Например:
Иванову И.И.
ул. Ольховая, д. 12, кв. 32
г. Красноуфимск, 623300
Во всех разновидностях адресования, за исключением адресования физическому лицу, инициалы ставятся перед фамилией.
2.2.13. Утверждение документа.
Гриф утверждения документа - реквизит документа, указывающий нормативный или правовой характер его содержания или требующий правовой санкции.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.
Документ утверждается лицом или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова Утверждаю (без кавычек, прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи и ее расшифровки в виде инициалов, фамилии и даты утверждения.
Например: УТВЕРЖДАЮ
Глава Муниципального образования
Красноуфимский округ
Личная подпись П.М. Лосев
16.01.2006 г.
При утверждении документа другим документом (постановлением, решением, приказом, протоколом) гриф утверждения состоит из слов Утвержден (Утверждена, Утверждено или Утверждены), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
Например: УТВЕРЖДЕН
Решением Думы
МО Красноуфимский округ
от 04.03.2006 г. N 31
или
УТВЕРЖДЕНО
Решением общего собрания граждан
от 16.03.2006 г. N 15
Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" элементы размещать центрованным способом относительно самой длинной строки.
Например: УТВЕРЖДЕН
решением Главы Муниципального
образования Красноуфимский округ
от 04.03.2006 г. N 31
2.2.14. Резолюция.
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись автора резолюции, дата. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Резолюция оформляется от руки на подлиннике документа ниже реквизита "Адресат" или на любой свободной от текста площади документа. Резолюция может оформляться на отдельном листе формата А6 () с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
2.2.15. Заголовок к тексту документа.
Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем? " ("о ком? "), "чего? " ("кого? ").
Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например:
О подготовке проекта договора
Заголовок составляется для документа (независимо от его вида), оформляемого на бланках формата А4. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
Точка в конце заголовка не ставится.
2.2.16. Отметка о контроле.
Отметка о контроле обозначает постановку документа на контроль с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.
Отметку о контроле обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль", проставляется в правом верхнем поле документа. Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.
2.2.17. Текст документа.
Текст документа оформляют в виде связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.
2.2.17.1. Связный текст.
Связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, постановлений, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, соглашений, писем, справок и так далее.
Связный текст в документе, как правило, состоит из двух частей. В первой (констатирующей) части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (распорядительной) части документа излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, рекомендации.
Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть (например, распоряжения - распорядительную часть без констатирующей части, письмо-просьба - без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Например:
В соответствии с письмом Управления архивами Свердловской области
от 17.10.2005 г. N 691 "О планировании работы на 2006 год и отчетности
за 2005 год" ...
Если текст содержит несколько решений, выводов, он разбивается на разделы (подразделы, части), пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Наименования разделов пишутся с прописной буквы. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой. Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками. Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта, например:
1.2.2.1. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.
В распорядительных документах главы Муниципального образования, главы администрации Муниципального образования, а также во внутренних документах, адресованных руководителям структурных подразделений, текст излагается от первого лица единственного числа (постановляю, предлагаю).
В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа (постановляет, решил).
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа (постановляем, решили).
В протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили).
В служебных письмах используются следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем);
от первого лица единственного числа (прошу, информирую, направляю);
от третьего лица единственного числа (администрация не возражает).
2.2.17.2. Анкетная форма представляет текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Анкетная форма применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно - распорядительных, финансовых и других документах.
Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная информация выражается существительными в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы.
Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа.
2.2.17.3. Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.
Табличные тексты применяются в организационно - распорядительных документах (штатное расписание, план работы, отчет о проделанной работе и иное).
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
2.2.18. Отметка о наличии приложений.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается наименование приложения, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами (без знака N).
Например:
Приложение: 1. Положение об архивном отделе на 6 л. в 1 экз.
2. Штатное расписание Учреждения на 8 л. в 2 экз.
Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:
Приложение: письмо Управления архивами Свердловской области от 16.01.2006 г. N 7-5/20 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложения сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того имеется ссылка на приложение в тексте документа или нет.
Например:
Приложение: в 2 экз.
или
Приложение: техническое задание на разработку системы "Электронная
канцелярия", в 2 экз.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием его порядкового номера, наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.
Например:
Приложение N 2
к приказу Управления архивами
Свердловской области от 16.03.2006 N 26
Допускается слово "Приложение N" печатать прописными буквами, размещать его, а также наименование распорядительного документа, его дату и регистрационный номер центровано относительно самой длинной строки.
2.2.19. Подпись.
Документы, направляемые в вышестоящие органы представительной и судебной власти, подписываются руководителями Учреждения.
Документы, направляемые подчиненным и другим организациям, гражданам подписываются руководителем Учреждения, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка в виде инициалов и фамилии.
Если документ оформлен на бланке Учреждения, в подписи допускается указываться наименование должности без указания полного наименования Учреждения.
Например:
Глава администрации Личная подпись М.С. Гусельников
Если документ оформлен не на бланке, в подписи указывается полное наименование должности.
Например:
Глава администрации Муниципального
образования Красноуфимский округ М.С. Гусельников
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Например:
Директор департамента личная подпись А.А. Иванов
Начальник планового отдела личная подпись И.И. Петров
При подписании документа лицами одного должностного уровня либо несоподчиненными друг другу их подписи располагают на одном уровне.
Например:
Заместитель главы администрации Заместитель главы администрации
по социальным вопросам по экономике
Личная подпись А.А. Иванов Личная подпись И.И. Петров
В документах, составленных комиссией, в подписи указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии.
Например:
Председатель комиссии Личная подпись П.П. Иванов
Члены комиссии Личная подпись А.А. Петров
Личная подпись И.И. Сидоров
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о. ", "зам"). Не допускается подписание документа с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
2.2.20. Согласование проекта документа.
Согласование проекта документа проводится:
при необходимости оценки обоснованности документа,
соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям,
а также когда содержание документа затрагивает интересы Учреждения (внешнее согласование). В этом случае гриф согласования оформляется словом "Согласовано" (печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия), указанием должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, ее расшифровки и даты согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Председатель комитета
по управлению имуществом
Личная подпись В.Ф. Ахмадеев
30.07.2006 г.
Если согласование осуществляется письмом, протоколом, гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
жилищной комиссии
Муниципального образования
Красноуфимский округ
от 30.07.2006 г. N 1
Наименование согласующего документа указывается в именительном падеже.
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левой нижней части документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования" (обязательное дополнение к приложениям N 1, 4, 5, 7, 8), если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов;
с федеральными органами исполнительной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
с отраслевыми исполнительными органами, интересы которых затрагивает содержание документа;
с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль в определенной области (экологический, пожарный и иные);
с общественными организациями;
с должностными лицами органов исполнительной власти;
с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;
Виза на документе (внутреннее согласование) - реквизит, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации - автора документа с его содержанием
Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
При наличии замечаний виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись А.С. Иванов
10.01.2006 г.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе, прилагаются к документу и докладываются руководителю, подписавшему документ.
Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативно-правового акта Учреждения.
2.2.21. Оттиск печати.
Учреждение может иметь печать в соответствии с положением об Учреждении.
Оттиск печати с изображением герба Муниципального образования ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Простые круглые печати (без изображения символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
2.2.22. Отметка о заверении копии.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения.
Например:
Верно
Управляющий делами МО Красноуфимский округ Личная подпись Л.В. Емельянова
10.07.2007 г.
Отметка о заверении копии может быть удостоверена оттиском печати.
При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, решения, распоряжения), размноженные экземпляры рассылаемых документов заверяются оттиском печати "Для документов" Муниципального образования Красноуфимский округ.
2.2.23. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона.
Отметка об исполнителе документа располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.
Например:
Н.С. Максимова
334-46-46
На документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
2.2.24. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
2.2.25. Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа в нижней части лицевой или оборотной стороны первого листа документа.
2.2.26. Идентификатор электронной копии документа.
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в Учреждении.
Информация об изменениях:
Раздел 2 дополнен пунктом 2.3. - Решение Думы Муниципального образования Красноуфимский округ Свердловской области от 28 августа 2008 г. N 68
2.3. Изготовление и использование печатей и штампов
2.3.1. Заказ на изготовление мастичных и металлических печатей и штампов, применяемых в органе Муниципального образования Красноуфимский округ, производится по разрешению руководителя данного органа местного самоуправления.
Печати и штампы учитываются в организационно-методическом отделе администрации Муниципального образования Красноуфимский округ и выдаются под подпись сотрудникам органов местного самоуправления, отвечающим за их применение и сохранность.
2.3.2. Печать проставляется на документах, требующих удостоверения их подлинности (доверенность, справка, свидетельство, а также копии документов, направляемых в другие учреждения, а также подлинности подписи лица, подписавшего документ). Печать ставится таким образом, чтобы оттиск затрагивал личную подпись и наименование должности лица, подписавшего документ.
2.3.3. Гербовые печати проставляются на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, перечень которых представлен в приложении N 28 к настоящей Инструкции.
Простые круглые мастичные печати без изображения герба ставятся на копиях документов для подтверждения соответствия их подлинникам.
2.3.4. Гербовые печати используется для заверения подписей должностных лиц органов местного самоуправления Муниципального образования Красноуфимский округ, подлежащих заверению в соответствии с законодательством.
Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
2.3.5. Печати хранятся в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах.
Ответственность за хранение и применение печатей возлагается непосредственно на сотрудников, в должностных регламентах и должностных инструкциях которых определены данные обязанности, либо определяемых руководителями структурных подразделений.
Контроль за применением печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений.
Сотрудник, отвечающий за применение печатей и штампов, при увольнении или переводе на другую должность обязан сдать их руководителю данного органа местного самоуправления.
Об утере печати или штампа следует незамедлительно сообщить в организационно-методический отдел администрации Муниципального образования Красноуфимский округ.
2.3.6. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы возвращаются в организационно-методический отдел администрации Муниципального образования Красноуфимский округ, где уничтожаются по акту.
3. Оформление решений Думы Муниципального образования Красноуфимский округ
3.1. Оформление решений Думы Муниципального образования Красноуфимский округ производится в соответствии Областным законом от 10 марта 1999 года N 4-ОЗ "О правовых актах в Свердловской области", Регламентом Думы Муниципального образования Красноуфимский округ, решением Думы Муниципального образования Красноуфимский округ "О порядке внесения проектов нормативных правовых актов в Думу Муниципального образования Красноуфимский округ и принятия их к рассмотрению Думой" от 29.06.2006 г. N 231
3.2. Решение Думы после подписания его главой Муниципального образования Красноуфимский округ регистрируется в аппарате Думы. Нумерация решений ведется в пределах срока полномочий избранного состава Думы.
3.3. Аппарат Думы готовит необходимое количество копий решений, заверяет их круглой печатью Думы для официального опубликования в соответствии с рассылкой, утверждаемой управляющим делами. Приложение N 1.
4. Правила подготовки и оформления правовых актов главы Муниципального образования Красноуфимский округ
4.1. Правовыми актами главы Муниципального образования Красноуфимский округ являются постановления и распоряжения главы Муниципального образования Красноуфимский округ.
4.2. Правовые акты главы Муниципального образования Красноуфимский округ должны содержать следующие реквизиты:
1) герб Муниципального образования Красноуфимский округ;
2) обозначение вида правового акта;
3) дата принятия правового акта;
4) номер правового акта;
5) место принятия правового акта;
6) подпись уполномоченного лица.
4.3. Наименование постановления главы Муниципального образования Красноуфимский округ печатается на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа, наименование распоряжения главы Муниципального образования Красноуфимский округ - не менее 9,5 см от верхнего края листа.
4.4. Содержательная часть правового акта состоит из наименования, преамбулы и постановляющей части (в распоряжении - распорядительной). Преамбула в постановлениях главы Муниципального образования Красноуфимский округ завершается словом "постановляю", которое печатается с новой строки прописными буквами жирным шрифтом размером N 14.
4.5. Проект правового акта главы Муниципального образования Красноуфимский округ в обязательном порядке должен содержать в листе согласования следующие визы:
Главы администрации МО Красноуфимский округ
Управляющего делами МО Красноуфимский округ
Начальника юридического отдела
Руководителя органа местного самоуправления (организации, учреждения), подготовившего проект данного акта.
4.6 Правовые акты главы Муниципального образования Красноуфимский округ подписываются главой Муниципального образования Красноуфимский округ. Подпись оформляется следующим образом:
Глава Муниципального образования
Красноуфимский округ П.М. Лосев
В случае временного отсутствия главы Муниципального образования Красноуфимский округ правовые акты подписываются главой администрации, исполняющим его обязанности.
Подпись оформляется следующим образом:
И.о. Главы Муниципального образования
Красноуфимский округ М.С. Гусельников
4.7. Образцы оформления правовых актов главы Муниципального образования Красноуфимский округ представлены в Приложениях N 4, 5 к настоящей Инструкции.
4.8. После регистрации правовых актов главы Муниципального образования Красноуфимский округ организационно-методический отдел администрации Муниципального образования Красноуфимский округ в 3-дневный срок готовит необходимое количество копий правовых актов главы Муниципального образования Красноуфимский округ, заверяет их протокольной печатью и направляет адресатам в соответствии с перечнем рассылки, указанным исполнителем в листе согласования.
Копии прилагаемых к правовому акту главы Муниципального образования Красноуфимский округ материалов, на которые имеется ссылка в тексте правового акта, также заверяются протокольной печатью.
4.9. Подлинники правовых актов главы Муниципального образования Красноуфимский округ хранятся в организационно-методическом отделе администрации в течение текущего года, по истечении которого формируются в дело и по описи передаются в архивный отдел администрации Муниципального образования Красноуфимский округ.
5. Подготовка и оформление правовых актов главы администрации Муниципального образования Красноуфимский округ
5.1. Правовыми актами главы администрации Муниципального образования Красноуфимский округ являются постановления и распоряжения главы администрации Муниципального образования Красноуфимский округ.
5.2. Правовые акты главы администрации Муниципального образования Красноуфимский округ имеют следующие реквизиты:
1) герб Муниципального образования Красноуфимский округ
2) обозначение вида правового акта;
3) номер правового акта;
4) дата принятия правового акта;
5) место принятия правового акта;
6) подпись уполномоченного лица.
5.3. Наименование постановления (распоряжения) главы администрации Муниципального образования Красноуфимский округ на расстоянии не менее 9,5 см от верхнего края листа.
5.4. Дата принятия правового акта главы администрации Муниципального образования Красноуфимский округ оформляется цифровым способом в следующей последовательности - день месяца и месяц (обозначенные двумя парами цифр с точками с заменой в необходимых случаях отсутствующей цифры нулем), год (обозначенный четырьмя цифрами), с добавлением слова "год" с его сокращением до первой буквы с точкой.
Нумерация правовых актов главы администрации Муниципального образования Красноуфимский округ ведется в пределах календарного года, исходя из даты их принятия.
5.5. Содержательная часть правового акта состоит из наименования, преамбулы и постановляющей части (в распоряжении - распорядительной). Преамбула в постановлениях главы администрации Муниципального образования Красноуфимский округ завершается словом "постановляю", которое пишется с новой строки прописными буквами жирным шрифтом размером N 14.
5.6. Проект правового акта главы администрации Муниципального образования Красноуфимский округ в обязательном порядке должен содержать в листе согласования следующие визы:
Заместителя главы администрации Муниципального образования Красноуфимский округ, курирующего данную сферу в соответствии с распределением обязанностей;
Управляющего делами МО Красноуфимский округ
Начальника юридического отдела
Руководителя органа местного самоуправления (организации, учреждения), подготовившего проект данного акта.
Образцы оформления постановления и распоряжения главы администрации Муниципального образования Красноуфимский округ представлены в Приложениях N 7, 8 к настоящей Инструкции.
5.7. Правовые акты главы администрации Муниципального образования Красноуфимский округ подписываются главой администрации Муниципального образования Красноуфимский округ, в его отсутствие - лицом, исполняющим его обязанности.
5.8. Правовые акты, подписанные главой администрации Муниципального образования Красноуфимский округ или лицом, исполняющим его обязанности, регистрируются в организационно-методическом отделе администрации.
5.9. Копии правовых актов главы администрации Муниципального образования Красноуфимский округ заверяются протокольной печатью и в 3-дневный срок направляются адресатам в соответствии с перечнем рассылки, указанным в листе согласования.
Копии прилагаемых к правовому акту главы администрации материалов, на которые имеется ссылка в тексте правового акта, также заверяются протокольной печатью.
5.10. Подлинники правовых актов главы администрации Муниципального образования Красноуфимский округ хранятся в организационно-методическом отделе администрации в течение текущего года, по истечении которого формируются в дело и по описи передаются в архивный отдел администрации Муниципального образования Красноуфимский округ. Приложение N 7, 8.
6. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
6.1. Приказ, распоряжение.
6.1.1. Приказ - документ, которым оформляются решения нормативного характера по основным, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы органов местного самоуправления (Ревизионная комиссия, комитет по управлению имуществом, отдел управления образованием - далее ОМСУ, а также территориальные отделы администрации Муниципального образования Красноуфимский округ).
Распоряжение - это правовой акт ненормативного характера, издаваемый в целях решения текущих вопросов работы городского хозяйства, требующих оперативного вмешательства и срочного решения, а также вопросов организационного и материально-технического обеспечения ОМСУ, кадровых вопросов, вопросов организации работы аппарата и т. д.
По содержанию распоряжения делятся на два вида:
- по основной деятельности;
- по личному составу.
Проекты приказов (распоряжений) по вопросам, отражающим трудовую и служебную деятельность работников, готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.
Обеспечение качественной подготовки проекта приказа (распоряжения) и их визирование заинтересованными сторонами возлагаются на работника, который готовит и вносит проект.
Контроль за правильностью оформления проекта приказа (распоряжения) осуществляет руководитель ОМСУ.
6.1.2. Проект приказа (распоряжения) и приложения к нему визируется исполнителем. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при визировании, излагаются письменно и прилагаются к проекту.
Если в процессе визирования проекта приказа (распоряжения) изменяется характер и порядок исполнения поручений, его исполнители или вносятся иные принципиальные изменения, он подлежит перепечатке и повторному визированию.
6.1.3. Проект приказа (распоряжения) печатается на бланке распорядительного документа и представляется для подписания при необходимости со справкой, излагающей краткое содержание и обоснование необходимости приказа (распоряжения), а также перечнем документов, на основании которых подготовлен проект, и перечнем должностных лиц, завизировавших проект. Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания.
Приказы (распоряжения) нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и приказы (распоряжения) по кадровым вопросам нумеруются раздельно.
6.1.4. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
наименование ОМСУ;
наименование вида документа - приказ (распоряжение);
дату и номер приказа (распоряжения). Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа;
заголовок приказа.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Заголовок к документам, оформляемым на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Текст приказа (распоряжения).
Текст приказа (распоряжения) отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом N 14 через 1 межстрочный интервал, от границы левого поля и выравнивается по границам левого и правого полей бланка. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от границы левого поля.
Текст приказа (распоряжения) состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием издания приказа. В ней могут быть применены выражения "в целях", "в соответствии", "во исполнение".
Если приказ (распоряжение) издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в соответствующем падеже, его автор, дата, номер и заголовок.
Констатирующая часть завершается словом "приказываю", которое печатается прописными буквами в разрядку от границы левого поля.
Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, содержащие указание предписываемых действий, конкретного исполнителя (исполнителей) каждого действия, должности, фамилии, инициалы, а также сроки исполнения. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей могут быть указаны структурные подразделения.
Последний пункт распорядительной части содержит указание на подразделение или должностное лицо, осуществляющее контроль за исполнением приказа (распоряжения).
Если приказ (распоряжение) изменяет, отменяет какие-либо документы, часть этих документов, то соответствующий пункт распорядительной части должен содержать ссылку на наименование отменяемого (изменяемого) документа, его дату, номер и заголовок. Текст пункта в этом случае должен начинаться словами: "Признать утратившим силу ...".
В текст приказа (распоряжения) не включается пункт "Приказ (распоряжение) довести до сведения ...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ (распоряжение), перечисляются в указателе рассылки, который оформляется в процессе подготовки приказа (распоряжения).
Приказы (распоряжения) подписываются руководителем ОМСУ, а в его отсутствие - лицом, его замещающим.
Приложения к приказу (распоряжению) визируются работником, подготовившим проект. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Приложение N 11
6.1.5. Положения, правила, инструкции
6.1.5.1. Положение - документ, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию деятельности Учреждения, его структурных подразделений или коллегиальных органов.
Правила - документ, устанавливающий нормы и требования, обязательные для выполнения.
Инструкция - документ, излагающий порядок осуществления какой - либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Положения, правила, инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые Учреждением.
Утверждение оформляется грифом утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.
Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении руководителя Учреждения.
6.1.5.2. Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
6.1.5.3. Текст проекта положения, правил, инструкции печатается на общем бланке Учреждения.
Если проект утверждается распорядительным документом, то он печатается на стандартном листе бумаги формата А4.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения, правил, инструкции должен отвечать на вопрос "О чем? "; заголовок должностной инструкции должен отвечать на вопрос "Кого? ".
Констатирующей частью положения, правил, инструкции служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на разделы, пункты и подпункты. Разделы должны иметь названия.
Образец оформления положения приведен в Приложении N 13.
6.1.6. Протокол
6.1.6.1. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, заседаниях, собраниях, других формах работы коллегиальных органов. Протокол составляется на основании записей, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов, решений.
6.1.6.2. В Учреждении протоколы могут оформляться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
6.1.6.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются: председатель или председательствующий, секретарь, список присутствующих, фамилии которых располагают в алфавитном порядке. Если количество членов коллегиального органа превышает 15 человек, то указывают их общее количество. При этом прилагается отсылка к прилагаемому списку. К фамилиям приглашенных добавляется наименование должностей и наименование организаций, которые они представляют.
Слова "Председатель" и "Секретарь" печатают слева от нулевого положения табулятора, отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга. С новой строки пишут слово "Присутствовали". Фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, участников заседания, сотрудников Учреждения и приглашенных на заседание перечисляются в алфавитном порядке. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.
Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали - выступили - постановили (решили). Слова "слушали", "выступили", "постановили" ("решили") печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием.
Перед словом "слушали" проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается".
Постановление (решение) - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, делается ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, заносится в текст протокола после соответствующего постановления (решения).
6.1.6.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.
Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно.
Основная часть краткого протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованным способом размером шрифта N 14. Ниже наименования вопроса указываются фамилии и инициалы, выступивших при его обсуждении. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.
6.1.6.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем и приобретает юридическую силу только при наличии этих двух подписей. Датой протокола является дата заседания.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы аппаратных совещаний, протоколы заседаний комиссий.
6.1.6.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью Учреждения.
В некоторых случаях составляется выписка из протокола. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинника протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть, вопрос, по которому готовится выписка, его обсуждение и принятое решение. Выписка из протокола заверяется управляющим делами Муниципального образования. В этом случае название документа будет оформлено как "Выписка из протокола".
6.1.6.7. Протоколы печатаются на общем бланке Учреждения размером шрифта N 14 с применением следующих реквизитов:
Наименование документа - слово Протокол печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.
Вид заседания, совещания - отделяется от слова "Протокол" двумя интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.
Место проведения заседания, совещания выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола.
Дата и номер протокола.
Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается выше реквизита "место проведения" через 2 межстрочных интервала. Номер протокола состоит из знака "N" и порядкового номера.
Основная часть протокола печатается через 1,5 интервала.
Каждый раздел печатается с красной строки, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом. Каждый вопрос печатается с красной строки, фамилии при этом допускается не указывать.
Подписи председателя и секретаря печатаются через 4 интервала после текста, от левой границы поля через 1 интервал.
Образец оформления полного протокола приведен в Приложении N 12.
Образец оформления краткого протокола приведен в Приложении N 14.
Образец оформления протокола оперативного совещания приведен в Приложении N 3.
6.1.7. Акт.
6.1.7.1. Акт - документ справочно-информационного характера, составленный группой должностных лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его авторов.
6.1.7.2. Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Вводная часть содержит указание на основание составления акта, перечисление лиц, составивших акт, их должностей, фамилий и инициалов.
В констатирующей части дается описание сущности, характера, методов, сроков работы, проделанной составителями акта, фиксируются факты (события), излагаются выводы, предложения и заключения.
Констатирующая часть завершается указанием количества экземпляров акта.
6.1.7.3. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении, в реквизите "Подпись" должности не указываются.
6.1.7.4. Акт утверждается руководителем Учреждения, либо должностным лицом, к компетенции которого относится содержание акта. Акт также может быть утвержден распорядительным документом.
6.1.7.5. Акт печатается на общем бланке Учреждения формата А4, размером шрифта N 14 с применением следующих реквизитов.
Наименование документа - слово "АКТ", печатается от границы верхнего поля, прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом N 17 и выравнивается по центру в бланке с продольным расположением реквизитов.
Дата и номер акта.
Дата акта оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 интервала ниже слова "АКТ". Номер акта (при необходимости) состоит из знака "N" и порядкового номера акта.
Заголовок акта.
Заголовок акта содержит указание на событие, факт или действие, послужившие причиной составления акта. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 интервал. Заголовок, оформленный на общем бланке с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Текст акта.
Слово "Основание" во вводной части текста акта печатается от левой границы поля. Текст "Основания" печатается через 1 интервал. Слова "Составлен комиссией", "Председатель", "Члены комиссии" печатаются от левой границы поля. Должности, фамилии, инициалы членов комиссии печатаются через 1 интервал.
Текст констатирующей части акта печатается через 1,5 интервала.
Подпись акта.
Подпись акта отделяется от текста тремя интервалами и включает слова "Председатель комиссии", "Члены комиссии", личные подписи, расшифровки в виде инициалов и фамилий. Слова "Председатель комиссии", "Члены комиссии" печатаются от левой границы поля.
Утверждение акта.
Гриф утверждения акта содержит указание на должность лица, утверждающего акт, его личную подпись, расшифровку в виде инициалов и фамилии и дату утверждения, оформляемую словесно-цифровым способом.
Образцы оформления актов приведены в Приложении N 15.
6.1.8.. Докладная записка.
6.1.8.1. Докладная записка - документ информационно - справочного характера, адресованный вышестоящему должностному лицу или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта с выводами и предложениями автора документа.
6.1.8.2. Докладная записка может быть внутренней и внешней (направляется в вышестоящую организацию).
6.1.8.3. Внутренняя докладная записка может быть оформлена на стандартном листе бумаги формата А4 и иметь следующие реквизиты: наименование структурного подразделения - автора документа; наименование вида документа - Докладная записка; дата документа; адресат; заголовок документа, кратко и точно отражающий его содержание; текст документа; подпись автора документа; допускается оформление внутренней докладной записки рукописным способом.
6.1.8.4. Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке формата А4 Учреждения и имеет следующие реквизиты: наименование вида документа - Докладная записка; дата документа; место составления; адресат; заголовок документа. Печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру, если документ оформляется на бланке с продольным расположением реквизитов; текст документа; подпись руководителя организации - автора документа.
Образец оформления внутренней докладной записки приведен в Приложении N 17, внешней докладной записки - в Приложении N 16.
6.1.9. Служебное письмо
6.1.9.1. Служебное письмо Учреждения готовится: как ответ о выполнении поручений главы Муниципального образования Красноуфимский округ, главы администрации Муниципального образования Красноуфимский округ; как ответ структурных подразделений органов местного самоуправления на поручения вышестоящих органов; как исполнение поручений Губернатора Свердловской области и Правительства Свердловской области по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции органов местного самоуправления; как ответ на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц; как инициативное письмо.
6.1.9.2. Срок подготовки ответного письма устанавливается резолюцией руководителя Учреждения на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Текст ответного письма должен точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. Срок подготовки инициативного письма определяется руководителями структурных подразделений.
6.1.9.3. Служебное письмо печатается на стандартных бланках формата А4 и А5 (если текст письма не превышает 10 строк, отпечатанных через 1 интервал).
Служебное письмо, подписываемое руководителями двух и более органов местного самоуправления, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании органов местного самоуправления, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
6.1.9.4. Текст служебного письма может касаться одного вопроса или нескольких взаимосвязанных вопросов и состоять из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма. Во второй части, печатаемой с красной строки, формируются выводы, просьбы, решения, предложения.
Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
Например: "Администрация считает ...", "Администрация рассмотрела ..." Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу ...", "направляю ..."
6.1.9.5. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебных писем устанавливается в Положении об Учреждении, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях и в должностных регламентах. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания служебного письма при отсутствии руководящих должностных лиц. Приложение N 2, 6, 9.
7. Организация документооборота и исполнения документов
7.1. Организация документооборота
7.1.1. Движение документов в администрации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
7.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Учреждении, регламентируются инструкцией по делопроизводству, регламентом Учреждения, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями.
7.1.3. При применении в Учреждении электронного документооборота организационным отделом совместно с системным администратором разрабатываются маршруты движения документов.
7.1.4. Доставка документов в Учреждение осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи в Учреждение доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
7.1.5. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы.
7.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов
7.2.1. Документы, поступающие в Учреждение на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляется специалистом приемной.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
Полученный документ регистрируется в журналах. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит дату и регистрационный номер.
7.2.2. Документы, адресованные руководителям Учреждения, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются специалистом приемной, а затем направляются руководству или в подразделение.
Предварительное рассмотрение, поступивших документов проводится с целью их распределения на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
Рассмотренные руководством документы возвращаются в приемную, где в журнал регистрации вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
7.2.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
7.2.4. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
7.2.5. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";
подлежащий передаче документ регистрируется, подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
поступившие факсограммы регистрируются, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.
7.2.6. Документы в электронном виде, поступающие в Учреждение, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес Учреждения, осуществляется системным администратором.
Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются с учетом функционирующих в Учреждении технических и программных средств.
7.3. Организация обработки и передачи отправляемых документов
Документы, отправляемые Учреждением, передаются почтовой и электрической связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется специалистом приемной в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.
С помощью средств электрической связи организационный отдел осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.
Виды документов, отправляемых по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяются инструкцией по делопроизводству Учреждения с учетом использования технических и программных средств.
Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса, номера телефона, электронного адреса или с указанием на рассылку.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или управляющего делами Муниципального образования.
7.4. Порядок прохождения внутренних документов
7.4.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
7.4.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в организационный отдел, который осуществляет контроль за правильностью их оформления.
Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.
7.4.3. Размноженные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
7.4.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении. Документы передаются с соответствующей отметкой в журнале регистрации.
7.5. Учет количества документов
7.5.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по журналу по месту регистрации документов.
7.5.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ с учетом размноженных экземпляров.
Учет количества документов может проводиться по Учреждению в целом или по отдельным подразделениям.
Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. Образец оформления справки об объеме документооборота приведен в Приложении N 18. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).
7.6. Работа исполнителей с документами
Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Учреждения или руководством структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.
8. Поисковая система по документам
8.1. Регистрация документов
8.1.1. Регистрация документов - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт создания, отправления или получения, а также местонахождение исполненного (отправленного) документа.
8.1.2. Регистрации подлежат все документы, как создаваемые в Учреждении, так и поступающие из других организаций и от физических лиц.
8.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче из одного подразделения в другое документ повторно не регистрируется.
Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в приемной Учреждения или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.
8.1.4. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.
8.1.5. Документы регистрируются в журналах.
Для унификации регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации: наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата и индекс поступившего или отправляемого документа; заголовок документа или краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав основных реквизитов регистрации может дополняться другими реквизитами: гриф (отметка) ограничения доступа к документу; переадресация документа исполнителям; ключевые слова; количество листов документа; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом) и иное.
8.1.6. При наличии ссылки на ранее поступавшие документы в журналы регистрации включаются регистрационные номера этих документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
8.2. Организация поисковой системы по документам
8.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Учреждении создаются поисковые системы по документам. Поисковые системы могут создаваться как в традиционном, так и в электронном виде.
8.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, включается в поисковую систему, в которую входят картотеки. Могут формироваться следующие картотеки: справочные, контрольные, по письмам граждан, алфавитные и другие, в зависимости от задач поиска.
8.2.3. При передаче документов на архивное хранение передаются и поисковые системы.
9. Контроль исполнения документов
9.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат наиболее важные поступающие, отправляемые и внутренние документы.
9.2. Порядок контроля и сроки исполнения документов в Учреждении определяются в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Свердловской области.
9.3 Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
9.4 Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".
9.5. Контроль исполнения обеспечивается определенным в регламенте Учреждения структурным подразделением.
9.6. Структурное подразделение, обеспечивающее контроль исполнения, как правило, еженедельно представляет управляющему делами Муниципального образования Красноуфимский округ и руководителям структурных подразделений информацию о находящихся на контроле документах по форме, определенной руководителем Учреждения.
9.7. Документ считается исполненным после получения от исполнителя информации о результатах выполнения поручения. Если по представленным материалам даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений, срок исполнения поручений исчисляется со дня подписания данных поручений.
9.8. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
10. Организация работы с документами в делопроизводстве
Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архивный отдел администрации Муниципального образования Красноуфимский округ (далее - архивный отдел) в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству федеральными и областными органами исполнительной власти.
10.1. Составление номенклатур дел
10.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Учреждении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
10.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об Учреждении и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Учреждения, их виды, состав и содержание.
10.1.3. В Учреждении составляется номенклатура дел Учреждения Приложение N 19.
10.1.4. Номенклатура дел Учреждения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивным отделом и управляющим делами Муниципального образования.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в организационный отдел Учреждения.
10.1.5. Номенклатура дел составляется сотрудником, ответственным за делопроизводство при методической помощи архивного отдела.
10.1.6. Номенклатура дел Учреждения подписывается сотрудником, ответственным за делопроизводство, рассматривается экспертной комиссией (далее именуется - ЭК) Учреждения, согласовывается с экспертной проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) Управления архивами Свердловской области. Согласовывается номенклатура дел с Управлением архивами Свердловской области не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Учреждения.
10.1.7. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения Учреждения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
10.1.8. Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел организации делопроизводства. Второй используется в организационном отделе в качестве рабочего. Третий применяется в архивном отделе.
10.1.9. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Учреждения.
10.1.10. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Учреждения.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
10.1.11. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12 - 05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название органа местного самоуправления или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы о проведении семинаров, конференций работников
образовательных учреждений (планы, списки, доклады, информации)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда
Российской Федерации научно-технической документацией
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с Государственной финансовой академией при Правительстве
Российской Федерации по вопросам подготовки кадров
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с начальниками территориальных отделов о социальной
защите населения
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Например:
Переписка с Учебным центром Федеральной налоговой службы
(г. Екатеринбург) по вопросам подготовки кадров
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
Годовые планы финансовых мероприятий
Годовые статистические отчеты о расходах на содержание
автотранспорта
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку, помещенного в этот том документа.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.
В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти для продолжения и др.
10.1.12. Если в течение года в Учреждении возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
10.1.13. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
10.2. Формирование и оформление дел
10.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
10.2.2. Дела формируются в Учреждении децентрализовано, то есть в структурных подразделениях.
10.2.3. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны сдаваться исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Индекс дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. Уничтожение документов до проведения экспертизы ценности запрещается.
10.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство.
10.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением
"т. 1", "т. 2" и так далее.
10.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы органов исполнительной власти и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
10.2.7. Дела Учреждения подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками организационного отдела и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи архивного отдела Учреждения.
10.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме Приложение N 20; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела Приложение N 21; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела Приложение N 22; подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
10.2.9. Обложка дела постоянного, Приложение N 23; временного Приложение N 25 (свыше 10 лет) хранения и по личному составу Приложение N 24 оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются следующие реквизиты: наименование Учреждения (фондообразователя); наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Учреждения указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Учреждения; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Учреждения, согласованной с ЭПК Управления архивами Свердловской области; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датами дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архивном отделе черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Управления архивами Свердловской области (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архивного отдела, в который будут передаваться дела.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.
10.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
10.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
10.3. Организация оперативного хранения документов
10.3.1. С момента заведения и до передачи в архивный отдел дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архивный отдел администрации Красноуфимского округа.
10.3.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения управляющего делами Муниципального образования. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения управляющего делами Муниципального образования по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы администрации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
11. Порядок передачи документов на хранение в архив
Документы Учреждения являются муниципальной собственностью. После проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном законодательством в сфере архивного дела, документы постоянного срока хранения в течение 5 лет находятся на ведомственном хранении. По окончании срока ведомственного хранения документы подлежат передаче в архивный отдел Администрации Красноуфимского округа.
Подготовка документов к передаче на хранение в архивный отдел включает работу сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
11.1. Экспертиза ценности документов
11.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
11.1.2. Экспертиза ценности документов в Учреждении на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архивный отдел.
11.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Учреждении создается ЭК.
11.1.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем Учреждения. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с ЭПК Управления архивами Свердловской области.
Основными функциями ЭК являются: рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК Управления архивами Свердловской области предложений об установлении сроков хранения документов; участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов и методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизе ценности документов и отбору их на муниципальное хранение (перечней документов с указанием сроков хранения, номенклатур, инструкций по делопроизводству и так далее).
ЭК создается распоряжением руководителем Учреждения. Заседания комиссии протоколируются, протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии.
11.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Учреждения непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК. До проведения экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.
11.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного хранения для передачи в архивный отдел; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
11.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел администрации Муниципального образования Красноуфимского округа путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
11.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
11.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
11.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
11.1.11. В организационно-методическом отделе администрации ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно. По этим описям документы сдаются в архивный отдел. Описи дел составляются по установленной форме Приложения N 22, 23, 24, 25 и представляются в архивный отдел не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве
11.1.12. Описательная статья описи дел Учреждения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
11.1.13. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
11.1.14. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
11.1.15. Опись дел Учреждения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается управляющим делами Муниципального образования. До утверждения опись дел должна быть согласована с ЭК. Опись дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах, опись дел по личному составу - в трех экземплярах.
11.1.16. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению. Приложение N 26. производится после составления описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Учреждения одновременно. Согласованные ЭК Учреждения акты утверждаются управляющим делами Муниципального образования Красноуфимский округ только после утверждения ЭПК Управления архивами Свердловской области описей дел постоянного хранения; после этого Учреждение имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
11.1.17. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Учреждения. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Приложение N 26.
11.2. Подготовка и передача документов в архивный отдел
11.2.1. В архивный отдел передаются дела постоянного хранения не позднее чем через пять лет после их завершения в делопроизводстве. Их передача производится только по описям дел.
11.2.2 Организация временного хранения документов (менее 10 лет) администрации Муниципального образования Красноуфимский округ и Думы Муниципального образования Красноуфимский округ осуществляется в следующем порядке:
Начальник структурного подразделения Учреждения подает главе администрации заявление о необходимости передачи документов временного хранения в архивный отдел.
Экспертная комиссия при непосредственном участии начальника структурного подразделения организации осуществляет отбор дел для временного хранения для передачи их в архив и пометкой "До минования надобности", дает заключение о передаче дел. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела хранят в скоросшивателях, не проводится пересистематизация документов в деле, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.
Начальник структурного подразделения организации на основании заключения экспертной комиссии:
- составляет опись документов, подлежащих передаче в архив;
- опечатывает документы согласно составленной описи.
Заведующий архивным отделом и начальник структурного подразделения организации подписывают акт приема-передачи документов временного хранения в архивный отдел.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) по истечении сроков хранения подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, согласованного с архивным отделом и утвержденного руководителем организации.
При изменении структуры органов местного самоуправления архивные документы передаются вновь формируемым органам местного самоуправления.
11.2.3. Передача дел в архивный отдел осуществляется по графику, составленному архивным отделом, утвержденному главой администрации.
11.2.4. В период подготовки дел организационным отделом к передаче в архивный отдел сотрудником архивного отдела предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Учреждения. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники организационного отдела обязаны устранить.
11.2.5. Прием каждого дела производится заведующим архивным отделом в присутствии работника организационного отдела, ответственного за ведение делопроизводства. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивным отделом и лица, передавшего дела.
11.2.6. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Администрации лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архивный отдел независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
Приложение N 1
к Инструкции
по делопроизводству
/--------\
| |
| ГЕРБ |
| |
\--------/
ДУМА МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
КРАСНОУФИМСКИЙ ОКРУГ
___________ ЗАСЕДАНИЕ ___________ СОЗЫВА
РЕШЕНИЕ
от _____________ N _______
г. Красноуфимск.
Название (о чем?)
В соответствии с ___________________________________________________
_________________________________________________________________________
(констатирующая часть)
Дума Муниципального образования Красноуфимский округ
решила:
1. _________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
2. _________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
3. Контроль за исполнением постановления возложить на ______________
_________________________________________________________________________
(распорядительная часть)
Глава Муниципального образования
Красноуфимский округ Подпись П.М. Лосев
Расшифровка
подписи
Визы (на оборотной стороне последнего листа подлинника документа)
Образец оформления решения с продольным расположением реквизитов
Обязательное дополнение приложения N 1
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта муниципального правового акта
Название проекта "Об утверждении Положения "О порядке
материально-технического и организационного обеспечения органов местного
самоуправления Муниципального образования Красноуфимский округ"
Инициатор внесения проекту на рассмотрение Думы МО Красноуфимский
округ - Юридический отдел аппарата Думы МО Красноуфимский округ
"___"________________ 20 __ г.
|
Должность |
Фамилия, инициалы, дата вручения |
Замечания <*>, подпись, дата |
|
Глава администрации МО Красноуфимский округ |
Гусельников М.С. |
|
|
Зам. главы администрации МО Красноуфимский округ |
Борисовских Е.Ф. |
|
|
Управляющий делами МО Красноуфимский округ |
Емельянова Л.В. |
|
|
Начальник финансового управления |
Минина Г.А. |
|
Исполнитель - начальник юридического отдела Торгашова И.В. тел. 22001
____________________
(подпись)
Дата регистрации в юридическом отделе Думы _____________
Отметка о продлении срока согласования __________________________________
(дата, основание для продления
срока согласования)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Приложение N 2
к Инструкции
по делопроизводству
/--------\
| |
| ГЕРБ |
| |
\--------/
ДУМА
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
КРАСНОУФИМСКИЙ ОКРУГ
ул. Советская, 5, г. Красноуфимск,
Свердловская область, 623300
тел. 2-44-06, E-mail: admrn-kruf@mail.ru
ОКПО 9578506/ОГРН 1069619011241
ИНН/КПП 6619010407/ 661901001
___________ 2007 г. N ___________
На N ________ от _______________________
Образец бланка
служебного письма с угловым расположением реквизитов
Приложение N 3
к Инструкции
по делопроизводству
/--------\
| |
| ГЕРБ |
| |
\--------/
ДУМА МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
КРАСНОУФИМСКИЙ ОКРУГ
___________ ЗАСЕДАНИЕ ___________ СОЗЫВА
ПРОТОКОЛ
от ___________ N ________
г. Красноуфимск.
Председатель - И.О. Фамилия
Секретарь - И.О. Фамилия
Присутствовали: 30 человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О ...
Доклад
2. О ...
Доклад
1. СЛУШАЛИ
И.О. Фамилия - Текст прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
решили:
1.1.
1.2.
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
решили:
Глава МО Красноуфимский округ Подпись Расшифровка подписи
Образец оформления полного протокола
Приложение N 4
к Инструкции
по делопроизводству
/--------\
| |
| ГЕРБ |
| |
\--------/
ГЛАВА
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
КРАСНОУФИМСКИЙ ОКРУГ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от ___________ N ________
г. Красноуфимск.
Название (о чем?)
В соответствии с ___________________________________________________
_________________________________________________________________________
(констатирующая часть)
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. _________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
2. _________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
3. Контроль за исполнением постановления возложить на ______________
_________________________________________________________________________
(распорядительная часть)
Глава Муниципального образования
Красноуфимский округ Подпись П.М. Лосев
Расшифровка
подписи
Визы (на оборотной стороне последнего листа подлинника документа)
Образец оформления распоряжения с продольным расположением реквизитов
Обязательное дополнение приложений N 4, 5, 7, 8
Лист
согласования
|
Согласовано: |
И.О.Ф. |
|
|
Заместитель главы Администрации Муниципального образования Красноуфимский округ по строительству и ЖКХ |
|
Н.М. Кузнецов |
|
Управляющий делами Муниципального образования Красноуфимский округ |
|
Л.В. Емельянова |
|
Начальник юридического отдела |
|
И.В. Торгашова |
|
Исполнитель |
|
|
|
Рассылка: |
дело - 2, |
|
Приложение N 5
к Инструкции
по делопроизводству
/--------\
| |
| ГЕРБ |
| |
\--------/
ГЛАВА
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
КРАСНОУФИМСКИЙ ОКРУГ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от ___________ N ________
г. Красноуфимск.
Название (о чем?)
В соответствии с ___________________________________________________
_________________________________________________________________________
(констатирующая часть)
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. _________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
2. _________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на _______________
_________________________________________________________________________
(распорядительная часть)
Глава Муниципального образования
Красноуфимский округ Подпись П.М. Лосев
Расшифровка
подписи
Визы (на оборотной стороне последнего листа подлинника документа)
Образец оформления распоряжения с продольным расположением реквизитов
Приложение N 6
к Инструкции
по делопроизводству
/--------\
| |
| ГЕРБ |
| |
\--------/
ДУМА
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
КРАСНОУФИМСКИЙ ОКРУГ
ул. Советская, 5, г. Красноуфимск,
Свердловская область, 623300
тел. 2-44-06, E-mail: admrn-kruf@mail.ru
___________ 2007 г. N ___________
На N ________ от _______________________
Образец бланка служебного письма с угловым расположением реквизитов
Приложение N 7
к Инструкции
по делопроизводству
/--------\
| |
| ГЕРБ |
| |
\--------/
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
КРАСНОУФИМСКИЙ ОКРУГ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от _____________ N _______
г. Красноуфимск.
Название (о чем?)
В соответствии с ___________________________________________________
_________________________________________________________________________
(констатирующая часть)
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. _________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
2. _________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
3. Контроль за исполнением постановления возложить на ______________
_________________________________________________________________________
(распорядительная часть)
Глава администрации
Муниципального образования
Красноуфимский округ Подпись М.С. Гусельников
Расшифровка
подписи
Визы (на оборотной стороне последнего листа подлинника документа)
Образец оформления распоряжения с продольным расположением реквизитов
Приложение N 8
к Инструкции
по делопроизводству
/--------\
| |
| ГЕРБ |
| |
\--------/
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
КРАСНОУФИМСКИЙ ОКРУГ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от _____________ N _______
г. Красноуфимск.
Название (о чем?)
В соответствии с ___________________________________________________
_________________________________________________________________________
(констатирующая часть)
1. _________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
2. _________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на _______________
_________________________________________________________________________
(распорядительная часть)
Глава администрации
Муниципального образования
Красноуфимский округ Подпись М.С. Гусельников
Расшифровка
подписи
Визы (на оборотной стороне последнего листа подлинника документа)
Образец оформления распоряжения с продольным расположением реквизитов
Приложение N 9
к Инструкции
по делопроизводству
/--------\
| |
| ГЕРБ |
| |
\--------/
АДМИНИСТРАЦИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ
КРАСНОУФИМСКИЙ ОКРУГ
ул. Советская, 5, г. Красноуфимск,
Свердловская область, 623300
тел. 2-44-06, E-mail: admrn-kruf@mail.ru
ОКПО 04041668, ОГРН 1026601228763
ИНН /КПП 6645002113/ 661901001
___________ 2007 г. N ___________
На N ________ от _______________________
Образец бланка служебного письма с угловым расположением реквизитов
Приложение N 10
к Инструкции
по делопроизводству
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
КРАСНОУФИМСКИЙ ОКРУГ
ПРОТОКОЛ
(наименование совещания, собрания и т.д.)
от ___________ N ________
г. Красноуфимск.
Председатель - И.О. Фамилия
Секретарь - И.О. Фамилия
Присутствовали: 30 человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О ...
Доклад
2. О ...
Доклад
1. СЛУШАЛИ
И.О. Фамилия - Текст прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1.
1.2.
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Председатель Подпись Расшифровка подписи
Секретарь Подпись Расшифровка подписи
Образец оформления полного протокола
Приложение N 11
к Инструкции
по делопроизводству
/--------\
| |
| ГЕРБ |
| |
\--------/
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
КРАСНОУФИМСКИЙ ОКРУГ
КОМИТЕТ ПО УПРАВЛЕНИЮ ИМУЩЕСТВОМ
ПРИКАЗ
________________________ N ______________
г. Красноуфимск.
О создании постоянно действующей экспертной комиссии
В целях ____________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(констатирующая часть)
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. _________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
2. _________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
3. Контроль за исполнением приказа возложить на ____________________
_________________________________________________________________________
(распорядительная часть)
Председатель Подпись Расшифровка
подписи
Визы (на оборотной стороне последнего листа подлинника документа)
Образец оформления распорядительного документа структурного
подразделения с продольным расположением реквизитов
Приложение N 12
к Инструкции
по делопроизводству
/--------\
| |
| ГЕРБ |
| |
\--------/
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
КРАСНОУФИМСКИЙ ОКРУГ
ПРОТОКОЛ
(наименование совещания, собрания и т.д.)
от ___________ N ________
г. Красноуфимск.
Председатель - И.О. Фамилия
Секретарь - И.О. Фамилия
Присутствовали: 30 человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О ...
Доклад
2. О ...
Доклад
1. СЛУШАЛИ
И.О. Фамилия - Текст прилагается
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
И.О. Фамилия - краткая запись выступления
ПОСТАНОВИЛИ:
1.1.
1.2.
2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ:
Председатель Подпись Расшифровка подписи
Секретарь Подпись Расшифровка подписи
Образец оформления полного протокола
Приложение N 13
к Инструкции
по делопроизводству
Положение
о (наименование структурного подразделения)
1. Общие положения
2. Задачи
3. Структура
4. Функции
5. Права
6. Взаимоотношения с другими организациями
(структурными подразделениями)
7. Ответственность
Руководитель структурного
подразделения Подпись Расшифровка
подписи
Образец оформления положения
Приложение N 14
к Инструкции
по делопроизводству
ПРОТОКОЛ
оперативного совещания у главы Муниципального образования
Красноуфимский округ (главы администрации Муниципального образования
Красноуфимский округ, заместителя главы администрации Муниципального
образования Красноуфимский округ)
И.О. Фамилия
________________________ N ______________
г. Красноуфимск
Присутствовали:
Наименование должности И.О. Фамилия
Наименование должности И.О. Фамилия
Наименование должности И.О. Фамилия
Наименование должности И.О. Фамилия
1. О ...
Фамилия И.О.
Фамилия И.О.
1. ...(постановили)
2. ...(постановили)
2. О ...
Фамилия И.О.
Фамилия И.О.
1. ...(постановили)
2. ...(постановили)
Заместитель главы
Администрации И.О. Фамилия
Образец оформления краткого протокола
Приложение N 15
к Инструкции
по делопроизводству
/--------\
| |
| ГЕРБ |
| |
\--------/
АДМИНИСТРАЦИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ
КРАСНОУФИМСКИЙ ОКРУГ
АКТ
__________ N ________
г. Красноуфимск
______________________________
______________________________
(заголовок)
Основание _______________________________________________________________
Составлен комиссией
Председатель - __________________________________________________________
(должность, Фамилия И.О.)
Члены комиссии - ________________________________________________________
(должность, Фамилия И.О.)
Присутствовали
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(Констатирующая часть с изложением фактов, событий,
выводов и предложений)
Составлен в _____________ экземплярах:
1-й -
2-й -
Председатель Подпись Расшифровка подписи
Члены комиссии Подпись Расшифровка подписи
Образец оформления акта на общем бланке с угловым расположением
реквизитов (может оформляться на бланке с продольным
расположением реквизитов)
Приложение N 16
к Инструкции
по делопроизводству
/--------\
| |
| ГЕРБ |
| |
\--------/
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
КРАСНОУФИМСКИЙ ОКРУГ
ул. Советская 5,Красноуфимск, Свердловская область, 623300
тел. 2-44-06 E-mail: admrn-kruf@mail.ru
ОКПО 04041668/ОГРН 1026601228763 ИНН/ КПП 6645002113/ 661901001
_________________________________
_________________________________
_________________________________
(адресат)
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
________________________ N ______________
г. Красноуфимск
_________________________________
_________________________________
_________________________________
(заголовок)
____________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(изложение вопроса, факта, события с выводами и предложениями
автора документа)
Руководитель исполнительного органа Подпись Расшифровка подписи
Образец оформления внешней докладной записки на общем бланке с
продольным расположением реквизитов (может оформляться на общем бланке
с угловым расположением реквизитов)
Приложение N 17
к Инструкции
по делопроизводству
Наименование подразделения _________________________________
_________________________________
_________________________________
(адресат)
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
_________________________________
(дата)
_________________________________
_________________________________
_________________________________
(заголовок)
____________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(изложение вопроса, факта, события с выводами и предложениями
автора документа)
Наименование должности автора Подпись Расшифровка подписи
Образец оформления внутренней докладной записки
Приложение N 18
к Инструкции
по делопроизводству
СПРАВКА
об объеме документооборота
за ______________ 200 __ года
(месяц)
|
Документы |
Количество документов |
Всего |
|
|
Подлинники |
Тираж |
||
|
поступающие |
|
|
|
|
отправляемые |
|
|
|
|
внутренние |
|
|
|
|
Итого: |
|
|
|
Наименование должности
руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи
Дата
Образец оформления справки об объеме документооборота
Приложение N 19
к Инструкции
по делопроизводству
|
Администрация Муниципального образования Красноуфимский округ
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ____________ N ___________ __________________________ (место составления)
на ___________ год |
|
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя исполнительного органа
Подпись Расшифровка подписи Дата |
|
Индекс дела |
Заголовок дела (тома, части) |
Количество дел (томов, частей) |
Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
Название раздела | ||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Наименование должности руководителя
службы делопроизводства
Администрации подпись Расшифровка подписи
Дата
Виза зав. ведомственным архивом
(лица, ответственного за архив)
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Протокол ЭПК Управления
от _________ N ________ архивами Свердловской области
Образец оформления сводной номенклатуры дел (исполнительного органа)
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных
в ______ году в исполнительном органе
|
По срокам хранения |
Всего |
В том числе: |
|
|
переходящих |
с отметкой "ЭПК" |
||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
постоянного |
|
|
|
|
временного (свыше 10 лет) |
|
|
|
|
временного (до 10 лет включительно) |
|
|
|
|
Итого: |
|
|
|
Наименование должности руководителя
службы делопроизводства
исполнительного органа подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в ведомственный архив
Наименование должности руководителя
службы делопроизводства
исполнительного органа подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение N 20
к Инструкции
по делопроизводству
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
КРАСНОУФИМСКИЙ ОКРУГ
ДЕЛО N ____ том N _____
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(заголовок дела)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
(дата)
от "____" ________ 2007 г.
На ____________ лист
Хранить _______________
Ф. N ______________
Оп. N _____________
Д. N _______________
Образец оформления реквизитов обложки дела
Приложение N 21
к Инструкции
по делопроизводству
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ
ДЕЛА N _______
В деле подшито и пронумеровано _________________________________ лист(ов)
(цифрами и прописью)
в том числе литерные листы __________ пропущенные номера ________________
+ листов внутренней описи _______________________________________________
|
Особенности физического состояния и формирования дела |
N листов |
|
1 |
2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата
Образец оформления листа-заверителя дела
Приложение N 22
к Инструкции
по делопроизводству
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N __________
|
N п/п |
Индекс документа |
Дата документа |
Заголовок документа |
Номер листов дела |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Итого ________________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ______________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должностного лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Образец оформления внутренней описи документов дела
Приложение N 23
к Инструкции
по делопроизводству
Наименование исполнительного органа
Фонд N ____________ УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N __________ Наименование должности
дел постоянного хранения руководителя исполнительного
органа
за ________________ год
Подпись расшифровка
подписи
Дата
|
N п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Дата дела (тома, части) |
Количество листов в деле (томе, части) |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
Название раздела | |||||
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено __________________________ единиц хранения,
с N _______________________________ по N __________________, в том числе:
(цифрами и прописью)
литерные номера: ________________________________________________________
пропущенные номера: _____________________________________________________
Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
Наименование должности руководителя
архива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
Утверждено ОДОБРЕНО
Протокол ЭПК Управления архивами Протокол ЭК исполнительного органа
Свердловской области
от __________ N ________________ от ______________ N _____________
Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
Приложение N 24
к Инструкции
по делопроизводству
Наименование исполнительного органа
Фонд N ____________ УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N __________ Наименование должности
дел постоянного составу руководителя исполнительного
органа
за ________________ год
Подпись расшифровка
подписи
Дата
|
N п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Дата дела (тома, Части) |
Срок хранения |
Количество листов в деле (томе, части) |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
Название раздела | ||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено __________________________ единиц хранения,
с N _______________________________ по N __________________, в том числе:
(цифрами и прописью)
литерные номера: ________________________________________________________
пропущенные номера: _____________________________________________________
Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
Начальник службы кадров (инспектор
по кадрам) Подпись Расшифровка подписи
Дата
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК исполнительного органа Протокол ЭПК Управления архивами
Свердловской области
от __________ N ________________ от ______________ N _____________
Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу
Приложение N 25
к Инструкции
по делопроизводству
Наименование исполнительного органа
Фонд N ____________ УТВЕРЖДАЮ
ОПИСЬ N __________ Наименование должности
дел временного (свыше 10 лет) руководителя исполнительного
хранения органа
за ________________ год
Подпись расшифровка
подписи
Дата
|
N п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Дата дела (тома, части) |
Количество листов в деле (томе, части) |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
Название раздела | |||||
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено __________________________ единиц хранения,
с N _______________________________ по N __________________, в том числе:
(цифрами и прописью)
литерные номера: ________________________________________________________
пропущенные номера: _____________________________________________________
Наименование должности составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
Наименование должности руководителя
архива (лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи
Дата
ОДОБРЕНО
Протокол ЭК исполнительного органа
от ______________ N _____________
Форма годового раздела сводной описи дел временного
(свыше 10 лет) хранения
Приложение N 26
к Инструкции
по делопроизводству
Администрация Муниципального УТВЕРЖДАЮ
образования Красноуфимский округ
Бухгалтерский отдел Наименование должности
руководителя исполнительного
АКТ органа
_____________ N _________________ Подпись расшифровка
_________________________________ подписи
(место составления)
г. Красноуфимск Дата
О выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании _______________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с
указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда N ______________________
(название фонда)
|
N п/п |
Заголовок дела или групповой заголовок дел |
Дата дела или крайние даты дел |
Номера описей (номенклатур) за годы |
Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или N дела по описи |
Количество дел (томов, частей) |
Сроки хранения дела (тома, номера), N статей по перечням |
Примечание |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Итого: _________________________________ дел за _______________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ________________ годы утверждены,
и по личному составу согласованы с ЭПК Управления архивами Свердловской
области (протокол от ___________ N ________________).
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
ОДОБРЕНО
Протокол ЭК исполнительного органа
от _______________ N _____________
Документы в количестве _____________________________________________ дел,
(цифрами и прописью)
весом ____________ кг сданы в _________________________ на переработку по
(наименование
исполнительного органа)
приемо-сдаточной накладной от ________________ N ________________________
Наименование должности работника
исполнительного органа, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника архива
(отдела ДОУ), внесшего изменения в учетные
документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение N 27
к Инструкции
по делопроизводству
Наименование
Муниципального образования и органов местного самоуправления
1. Дума городского округа
2. глава городского округа
3. администрация (исполнительно-распорядительный орган местного самоуправления).
4. ревизионная комиссия городского округа
5. избирательная комиссия городского округа
6. комитет по управлению имуществом городского округа
7. муниципальный отдел управления образованием городского округа
8. финансовый отдел городского округа.
Приложение N 28
к Инструкции
по делопроизводству
Перечень
документов, заверяемых гербовой печатью
1. Акты
2. Доверенности
3. Договоры
4. Заказы на поставку продукции (работ, услуг) для государственных нужд
5. Заявки на оборудование
6. Извещение о заключении предварительного договора поставки продукции
7. Инструкции
8. Карточки учета
9. Командировочные удостоверения
10. Номенклатура
11. Образцы оттисков печатей.
12. Описи
13. Перечни
14. Письма гарантийные
15. Планы
16. Положения
17. Программы
18. Протоколы
19. Сведения
20. Сметы
21. Соглашения
22. Справки
23. Структура и штатная численность
24. Титульные списки
25. Уставы
26. Штатные расписания и изменения к ним
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Решение Думы Муниципального образования Красноуфимский округ Свердловской области от 31 января 2008 г. N 422 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах муниципального образования Красноуфимский округ"
Текст решения официально опубликован не был
В настоящий документ внесены изменения следующими документами:
Решение Думы Муниципального образования Красноуфимский округ Свердловской области от 28 августа 2008 г. N 68