Постановление Администрации муниципального образования город Ирбит Свердловской области от 17 апреля 2018 г. N 633-ПА "Об утверждении Административного регламента рассмотрения обращений граждан в администрации Муниципального образования город Ирбит"

Руководствуясь Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", иными законами Российской Федерации, правовыми актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Указами Губернатора Свердловской области, постановлениями Правительства Свердловской области, Уставом Муниципального образования город Ирбит, в целях повышения результативности работы с письменными и устными обращениями граждан и усиления контроля за их исполнением, администрация Муниципального образования город Ирбит постановляет:

1. Утвердить Административный регламент рассмотрения обращений граждан в администрации Муниципального образования город Ирбит (прилагается).

2. Возложить ответственность:

- за соблюдение требований настоящего Административного регламента рассмотрения обращений граждан в администрации Муниципального образования город Ирбит, контроль за качественной и своевременной подготовкой ответов на обращения граждан, на заместителей главы администрации Муниципального образования город Ирбит и начальников структурных подразделений администрации Муниципального образования город Ирбит;

- за организацию ведения делопроизводства по обращениям граждан в администрации Муниципального образования город Ирбит на ведущего специалиста в отделе организационной работы и документообеспечения администрации Муниципального образования город Ирбит, осуществляющей исполнение данной функции в соответствии с должностной инструкцией.

3. Признать утратившим силу постановление администрации Муниципального образования город Ирбит от 30 декабря 2016 года N 2292 "Об утверждении Административного регламента рассмотрения обращений граждан в администрации Муниципального образования город Ирбит".

4. Опубликовать настоящее постановление в общественно-политической газете "Восход", разместить на официальном сайте администрации Муниципального образования город Ирбит.

5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами (руководителя аппарата) администрации Муниципального образования город Ирбит.

Глава Муниципального образования горд Ирбит

Г. А. Агафонов

Утвержден
постановлением
администрации
Муниципального образования город Ирбит
от 17 апреля 2018 г. N 633-ПА

Административный регламент
рассмотрения обращений граждан в администрации Муниципального образования город Ирбит

1. Общие положения

1.1. Административный регламент рассмотрения обращений граждан в администрации Муниципального образования город Ирбит (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности исполнения муниципальной функции по рассмотрению обращений граждан в администрации Муниципального образования город Ирбит (далее - администрации), создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при рассмотрении обращений граждан, определяет сроки и последовательность действий при осуществлении полномочий по рассмотрению обращений граждан.

1.2. Рассмотрение обращений граждан осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, Федеральным законом от 02 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 06 октября 2003 года N 131 "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральным законом от 20 февраля 1995 года N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации", указами Губернатора Свердловской области, Законом Российской Федерации от 27 апреля 1993 г. N 4866-1 "Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан", Постановлениями Правительства Свердловской области, Законом Свердловской области от 14 июня 2005 года N 52-ОЗ "Об административных правонарушениях на территории Свердловской области", Государственной системой документационного обеспечения управления (М.: 1991), Государственным стандартом Российской Федерации от 01 июля 2003 года ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 08 ноября 2005 года N 536 "О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", Уставом Муниципального образования город Ирбит и другими нормативными актами.

1.3. В настоящем Административном регламенте используются следующие основные понятия:

1.3.1. Обращения граждан - направленные в орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа индивидуальные или коллективные предложения, заявления, жалобы, изложенные в письменной или устной форме:

1.3.1.1. письменные обращения граждан оформляются на бумажном или электронном носителе (распечатываются при направлении через информационные сети общего пользования) и содержат, как правило, наименование и адрес органа или должностного лица, которым они адресованы, изложение существа обращения, сведения, по которым можно установить личность (личности) обратившихся граждан, адрес для ответа, дату составления обращения и личную подпись (подписи) обратившихся;

1.3.1.2. устные обращения граждан (в ходе личного приема, встреч с населением, по телефону, через медиа-функции информационных сетей общего пользования) рассматриваются в тех случаях, когда изложенные в них факты и обстоятельства очевидны и не требуют дополнительной проверки, а личности обращающихся известны или установлены;

1.3.2. предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

1.3.3. заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

1.3.4. жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов или законных интересов других лиц;

1.3.5. коллективные обращения граждан - обращения двух или более граждан, в том числе обращения, принятые на митингах и собраниях;

1.3.6. повторные обращения граждан - обращения, поступившие от одного и того же лица (группы лиц) по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек срок, установленный федеральным и областным законодательством для рассмотрения данного обращения, или обратившийся не согласен с принятым по его обращению решением;

1.3.7. должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления.

1.4. Настоящий Административный регламент является обязательным нормативным документом, устанавливающим порядок работы с обращениями граждан, поступающими в администрацию.

1.5. Административный регламент устанавливает порядок организации работы с обращениями граждан к должностным лицам администрации.

1.6. Действие настоящего Административного регламента не распространяется на следующие обращения граждан:

1.6.1. обращения, связанные с изобретениями, открытиями, рационализаторскими предложениями, порядок рассмотрения которых регламентируется федеральным законодательством;

1.6.2. обращения, рассматриваемые в порядке уголовного, гражданского, арбитражного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях;

1.6.3. обращения, отнесенные законодательством Российской Федерации к компетенции Конституционного Суда Российской Федерации, а законодательством Свердловской области - к компетенции Уставного Суда Свердловской области;

1.6.4. обращения с просьбой о толковании законодательства Российской Федерации и законодательства Свердловской области;

1.6.5. обращения, направляемые Уполномоченному по правам человека в Российской Федерации и Уполномоченному по правам человека Свердловской области;

1.6.6. обращения, вытекающие из отношений, складывающихся внутри коллективов организаций и общественных объединений, регулируемых Федеральным законодательством, их уставами и положениями;

1.6.7. запросы в архив;

1.6.8. иные обращения, в отношении которых законодательством Российской Федерации установлен специальный порядок рассмотрения.

1.7. Рассмотрение обращений граждан осуществляется бесплатно.

2. Требования к порядку исполнения функции по рассмотрению обращений граждан

2.1. Порядок информирования об исполнении функции

2.1.1. Информация о функции по рассмотрению обращения граждан предоставляется:

- непосредственно в здании администрации;

- с использованием средств массовой информации, телефонной связи, электронного информирования;

- посредством размещения в информационных системах общепользования (в том числе в сети Интернет).

2.1.2. Местонахождение администрации Муниципального образования город Ирбит:

улица Революции, 16, город Ирбит, 623850;

контактный телефон (телефон для справок): 8 (34355) 6-27-13

адрес электронной почты: adminhozirbit@mail.ru

адрес электронной приемной главы муниципального образования и администрации города: httр://www.moirbit.ru "Обращения граждан - Приемная онлайн".

2.1.3. Сведения о графике (режиме) работы администрации сообщаются по телефонам приемной администрации, а также размещаются:

- на официальном сайте администрации;

- на информационном стенде внутри здания администрации.

2.1.4. На информационных стендах в помещении администрации, а также на официальном Интернет-портале администрации, размещается следующая информация:

- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по выполнению функции по рассмотрению обращений граждан;

- график приема граждан должностными лицами администрации;

- порядок обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц, исполняющих функцию по рассмотрению обращений граждан.

2.1.5. При ответах на телефонные звонки и устные обращения, муниципальные служащие подробно, в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа местного самоуправления, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, должностного лица, принявшего телефонный звонок.

При невозможности служащего, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован на другое должностное лицо или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

2.1.6. Муниципальные служащие, осуществляющие прием и консультирование, обязаны относиться к обратившимся гражданам корректно и внимательно, не унижая их чести и достоинства.

2.1.7. Гражданин с учетом графика (режима) работы администрации с момента приема обращения имеет право на получение сведений о прохождении процедур по рассмотрению его обращения при помощи телефона, информационных сетей общего пользования, электронной почты.

2.1.8. Граждане в обязательном порядке информируются:

- о должностных лицах, которым поручено рассмотрения обращения;

- о переадресации обращения в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

- о невозможности рассмотрения обращения с указанием оснований для этого;

- о продлении сроков рассмотрения обращения с указанием оснований для этого.

2.2. Порядок получения консультаций (справок) об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан

2.2.1. Консультации (справки) по вопросам исполнения функции по рассмотрению обращений граждан предоставляются начальником отдела организационной работы и документообеспечения администрации, обеспечивающей исполнение данной функции.

2.2.2. Консультации предоставляются по вопросам: - требований к оформлению письменного обращения; - требований к заявителю, пришедшему на прием;

- мест и графиков личного приема должностными лицами администрации для рассмотрения устных обращений;

- порядка и сроков рассмотрения обращений;

- порядка обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе исполнения функции по рассмотрению обращений граждан.

2.2.3. Основными требованиями при консультировании являются:

- компетентность;

- четкость в изложении материала;

- полнота консультирования.

2.2.4. Консультации предоставляются при личном обращении, с использованием средств массовой информации, информационных систем общего пользования (в том числе сети Интернет, почты и телефонной связи, электронной почты).

2.3. Результат исполнения функции по рассмотрению обращений граждан

2.3.1. Конечными результатами исполнения функции могут являться:

- ответ на поставленные в обращении вопросы;

- уведомление о переадресовании обращения в соответствующие органы или должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

- отказ в рассмотрении обращения.

2.3.2. Процедура исполнения функции завершается путем направления ответа или отказа по существу обращения заявителя и получения гражданином результата рассмотрения обращения в письменной или устной форме.

2.4. Общий срок исполнения функции по рассмотрению обращений граждан

2.4.1. Общий срок рассмотрения обращения не должен превышать 30 дней с момента регистрации обращения.

2.4.2. В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращениях, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены соответствующими должностными лицами не более чем на 30 дней с сообщением об этом обратившемуся гражданину и обоснованием необходимости продления сроков.

Для продления срока рассмотрения обращений граждан исполнитель по согласованию с заместителем главы администрации, курирующим данное направление деятельности, направляет в адрес главы Муниципального образования город Ирбит служебную записку с обоснованием продления сроков рассмотрения.

2.4.3. Главой Муниципального образования город Ирбит, его заместителями, а также вышестоящими органами государственной власти, могут устанавливаться сокращенные сроки рассмотрения обращений, если того требуют интересы дела. Поручения по обращениям граждан подлежат исполнению в соответствии с резолюцией в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения: имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "незамедлительно" - в 5-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок; имеющие пометку "безотлагательно" - в 15-дневный срок, остальные - в срок не более месяца со дня первичной регистрации обращения.

2.5. Требования к местам для информирования

Места информирования, предназначенные для ознакомления граждан с информационными материалами, оборудуются:

- информационными стендами;

- стульями и столами для оформления документов.

2.6. Требования к местам для ожидания

2.6.1. Места ожидания должны соответствовать комфортным условиям для граждан и оптимальным условиям работы специалистов и должностных лиц.

2.6.2. Места ожидания в очереди на предоставление информации могут быть оборудованы стульями, кресельными секциями, банкетками. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но не может составлять менее трех мест.

2.7. Требования к местам приема граждан

2.7.1 Прием граждан должностными лицами в администрации осуществляется в рабочих кабинетах, закрепленных за ними для осуществления своей профессиональной деятельности.

2.7.2. На кабинетах, в которых осуществляется прием граждан должностными лицами, в обязательном порядке должны присутствовать таблички.

2.7.3. Место для приема гражданина должно быть снабжено стулом, иметь место для письма и раскладки документов.

В целях обеспечения конфиденциальности сведений о гражданах, должностным лицом одновременно ведется прием только одного гражданина, за исключением случаев коллективного обращения граждан.

3. Административные процедуры

3.1. Последовательность административных действий (процедур) при рассмотрении письменного обращения

3.1.1. Исполнение функции по рассмотрению обращения включает в себя следующие административные процедуры:

- прием и регистрация обращения;

- направление обращения должностному лицу;

- рассмотрение обращения должностным лицом;

- рассмотрение обращения исполнителем;

- направление ответа гражданину;

- оформление дела по обращению;

- анализ обращений граждан.

3.1.2. Прием и регистрация обращения

3.1.2.1. Основанием для начала исполнения функции по рассмотрению обращения является поступление обращения гражданина в администрацию.

3.1.2.2. Обращение может поступить в администрацию одним из следующих способов:

- почтовым отправлением;

- посредством факсимильной связи;

- фельдъегерской связью;

- по электронной почте;

- через онлайн приемную, размещенную на официальном сайте администрации (moirbit.ru);

- нарочным либо лично.

3.1.2.3. Прием обращений осуществляется ведущим специалистом в отделе организационной работы и документообеспечения администрации, осуществляющей исполнение функции по рассмотрению обращений граждан в соответствии с должностной инструкцией.

Для приема обращений граждан в форме электронного документа через онлайн приемную применяется специализированное программное обеспечение, предусматривающее заполнение гражданином реквизитов, необходимых для работы с обращениями, поступившими в форме электронного документа, и в случае незаполнения указанных реквизитов, информирующее гражданина о невозможности принять его обращение. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые материалы и документы только в электронной форме.

3.1.2.4. Принятые обращения граждан передаются в порядке делопроизводства в отдел организационной работы и документообеспечения администрации.

3.1.2.5. Первичная обработка и регистрация обращений граждан (проверка правильности адресации корреспонденции, чтение, определение содержания вопросов обращения, формирование электронной базы данных обращений с присвоением регистрационного номера, проверка истории обращений гражданина) осуществляется ведущим специалистом в отделе организационной работы и документообеспечения администрации, осуществляющим исполнение функции по рассмотрению обращений граждан в соответствии с должностной инструкцией, как правило, в течение рабочего дня, но не более 3 дней с даты поступления.

Регистрация обращений граждан осуществляется в информационной системе "Обращения граждан".

При регистрации в информационной системе "Обращения граждан" вносится следующая информация о поступившем обращении:

- краткое содержание;

- адресат (при получении от органов государственной власти);

- кратность поступления;

- форма поступления;

- способ ответа;

- канал поступления;

- организация-корреспондент;

- вопросы в обращении (в соответствии с классификатором);

- коллективное (в случае такового);

- фамилия, имя, отчество;

- индекс, страна, область, населенный пункт, адрес;

- адрес электронной почты (при наличии);

- телефон (при наличии);

- социальное положение (при наличии);

- льготная категория (при наличии);

- количество приложений и количество листов в приложении (при наличии)

- количество обращений в текущем году;

Дата поступления обращения проставляется информационной системой "Обращения граждан" автоматически.

Датой поступления считается дата, указанная в регистрационном штампе.

Если обращение подписано двумя и более авторами, то обращение считается коллективным.

Обращение проверяется на повторность. Повторными обращениями считаются предложения, заявления, жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения и заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Обращения одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными и рассматриваются в дополнение одновременно с первоначальным. Не считаются повторными обращения одного и того же автора, но по разным вопросам.

3.1.3. Направление обращения должностному лицу администрации.

3.1.3.1. На стадии предварительной обработки поступивших обращений ведущий специалист в отделе организационной работы и документообеспечения администрации, осуществляющий исполнение функции по рассмотрению обращений граждан, отбирает обращения, которые не подлежат рассмотрению по существу вопросов согласно статье 11 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", в том числе:

- обращения, содержащие нецензурные или оскорбительные выражения, угрозы жизни здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;

- обращения, текст которых не поддается прочтению, или суть которых не ясен;

- обращения заявителей, с которыми прекращена переписка по поставленным вопросам, в том числе - многократные обращения (три и более раз) - по одному и тому же вопросу, по которому автору даны исчерпывающие ответы соответствующими компетентными органами;

- обращения, в которых обжалуются судебные решения.

По четырем названным группам обращений специалист юридического отдела готовит письменное уведомление (разъяснение) заявителю с обоснованием отказа в рассмотрении обращения по существу вопросов и направляет его вместе с обращением на подпись должностному лицу. Подписанное уведомление в установленном порядке отправляется заявителю, о чем делается отметка в информационной системе "Обращения граждан".

Максимальный срок подготовки и отправки уведомления - 7 дней со дня регистрации обращения.

3.1.3.2. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается, а письмо направляется соответствующему заместителю главы администрации согласно сферы деятельности для ознакомления и списания в дело.

Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

3.1.3.3. В случае поступления в орган местного самоуправления или должностному лицу письменного обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен на официальном сайте администрации в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", специалист в отделе организационной работы и документообеспечения администрации, осуществляющий исполнение функции по рассмотрению обращений граждан в соответствии с должностной инструкцией, в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщает гражданину, направившему обращение, электронный адрес официального сайта в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается.

3.1.3.4. Направление обращения соответствующему руководителю для первичного рассмотрения и оформления поручения-резолюции входит в административную процедуру по приему и регистрации обращения и не может превышать в общей сложности трех дней с момента поступления об ращения.

3.1.4. Рассмотрение обращения главой Муниципального образования город Ирбит.

3.1.4.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление обращения вместе с приложениями в отдел организационной работы и документообеспечения администрации.

3.1.4.2. Ведущий специалист в отделе организационной работы и документообеспечения администрации, осуществляющий исполнение функции по рассмотрению обращений граждан, рассматривает вопрос об отнесении к компетенции органов местного самоуправления рассмотрения вопросов, содержащихся в обращении, и наличии оснований для переадресации обращения. Проводит проверку истории обращений заявителя с использованием информационной системы "Обращения граждан".

Все поступившие обращения подразделяются на следующие группы:

- содержащие вопросы, которые не входят в компетенцию органов местного самоуправления;

- содержащие вопросы, которые относятся к компетенции органов местного самоуправления;

- содержащие вопросы, которые относятся к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц;

- повторные обращения;

- многократные обращения (три и более раз);

- обращения, в которых содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем;

- обращения без подписи заявителя, но требующие ознакомления главы Муниципального образования город Ирбит.

По каждому обращению глава Муниципального образования город Ирбит выносит резолюцию (поручения) по рассмотрению обращения, в том числе поручение о постановке обращения на контроль, о рассмотрении обращения с выездом на место либо комиссионного рассмотрения вопроса с привлечением специалистов различных отраслей и органов власти (межведомственной комиссией).

Повторные обращения граждан в обязательном порядке ставятся на контроль по исполнению поручений независимо от того, к компетенции какого органа относится рассмотрение поставленного вопроса.

3.1.4.3. Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, оно направляется в территориальные органы федеральных органов государственной власти в соответствии с их компетенцией.

Максимальный срок направления обращения в орган, компетентный рассматривать информацию о противоправном деянии - 5 дней со дня регистрации.

3.1.4.4. По многократным обращениям специалист администрации, которому на исполнение передано обращение, на основании истории обращения рассматривает вопрос о безосновательности очередного обращения и готовит главе Муниципального образования город Ирбит предложение (документ) о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при одновременном наличии следующих условий:

- в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями;

- в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства.

Документ о прекращении переписки подписывает глава Муниципального образования город Ирбит.

3.1.4.5. Если обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации, то должностное лицо, которому направлено на рассмотрение обращение граждан, готовит:

- сопроводительное письмо о направлении обращения в государственный орган, в иной орган местного самоуправления, должностному лицу, к компетенции которых относится рассмотрение вопросов, поставленных в обращении;

- уведомление гражданину, направившему обращение, о переадресации обращения.

3.1.4.6. Ведущий специалист в отделе организационной работы и документообеспечения администрации, осуществляющий исполнение функций по рассмотрению обращений граждан в соответствии с должностной инструкцией, передает поступившие обращения на рассмотрение и согласование главе Муниципального образования город Ирбит.

3.1.4.7. Глава Муниципального образования город Ирбит в соответствии с должностными регламентами заместителей главы администрации, положениями об отделах администрации определяет:

- относится ли к закрепленной за ним сфере деятельности рассмотрение поставленных в обращении вопросов;

- относится ли решение поставленных в письменном обращении вопросов к компетенции одного или нескольких органов или должностных лиц;

- накладывает на поступившее обращение резолюцию;

- обоснованность постановки рассмотрения обращения на контроль и других поручений.

В случае разногласия между начальниками структурных подразделений администрации по содержанию обращения, окончательное решение по данному вопросу принимается главой Муниципального образования город Ирбит.

3.1.4.8. Глава Муниципального образования город Ирбит по результатам ознакомления с текстом обращения, прилагаемыми к нему документами:

- определяет исполнителей, характер, сроки действий и сроки рассмотрения обращения;

- дает необходимые поручения, в том числе о рассмотрении обращения с выездом на место;

- ставит исполнение поручений и рассмотрение обращения на контроль.

Решением главы Муниципального образования город Ирбит является подписанные резолюция и сопроводительные письма о переадресации обращений для рассмотрения по существу вопросов.

3.1.4.9. Если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких органов местного самоуправления или должностных лиц, глава Муниципального образования город Ирбит указывает в своей резолюции наименования органов и должностных лиц, которым необходимо в порядке ведомственного взаимодействия направить копии обращения.

3.1.4.10. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

В случае невозможности направления жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, в соответствии с резолюцией главы Муниципального образования город Ирбит специалист, по поручению главы Муниципального образования город Ирбит, готовит письмо гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

Письмо с решением о невозможности направления жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, подписывается (в соответствии с резолюцией) и направляется гражданину в срок не более 7 дней.

3.1.4.11. Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, то по решению главы Муниципального образования город Ирбит (в соответствии с резолюцией) специалист администрации готовит сообщение гражданину о невозможности дать ответ по существу поставленного в обращении вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

Сообщение гражданину подписывается главой Муниципального образования город Ирбит и направляется гражданину в срок не более 7 дней.

3.1.4.12. По результатам рассмотрения обращений главой Муниципального образования город Ирбит ведущий специалист в отделе организационной работы и документообеспечения администрации, осуществляющий исполнение функций по рассмотрению обращений граждан в соответствии с должностной инструкцией:

- вносит в информационную систему "Обращение граждан" содержание резолюции, информацию о назначенном исполнителе (ответственном исполнителе и соисполнителях), отметку о постановке рассмотрения обращения на контроль, сроках исполнения поручений;

- направляет копии обращения указанным в резолюции должностным лицам;

3.1.4.13. Ведущий специалист в отделе организационной работы и документообеспечения администрации, осуществляющий исполнение функций по рассмотрению обращений граждан в соответствии с должностной инструкцией, направляет обращения и прилагаемые к ним документы исполнителям. Максимальный срок подготовки и направления обращений для рассмотрения по компетенции 3 дня со дня регистрации обращения.

3.1.5. Рассмотрение обращения исполнителем

3.1.5.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление обращения с резолюцией главы Муниципального образования город Ирбит или соответствующего его заместителя и прилагаемыми документами исполнителю.

3.1.5.2. При рассмотрении обращения, отнесенного к категории предложений, исполнитель определяет, какие конкретные рекомендации содержатся в обращении:

- по совершенствованию нормативных правовых актов;

- по совершенствованию деятельности органов местного самоуправления;

- по развитию общественных отношений;

- по улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества.

В отношении каждого предложения исполнитель оценивает возможность его принятия или непринятия.

При проведении этой оценки учитываются следующие обстоятельства:

- нормативное регулирование вопросов, на совершенствование которых направлено предложение;

- необходимость внесения в случае принятия предложения изменений в нормативные документы;

- наличие предложений, не относящихся к компетенции органов местного самоуправления;

- возможность принятия предложения с точки зрения технологических особенностей процедур, порядков, правил, реализация которых потребуется в случае их принятия;

- возможность принятия предложения с учетом других особенностей вопроса.

По результатам рассмотрения предложения гражданину готовится ответ. Если предложение не принято, гражданин извещается о причинах, по которым его предложение не может быть принято, если принято, то в какой форме и в какие сроки оно будет реализовываться.

3.1.5.3. При рассмотрении обращения, отнесенного к категории заявления, исполнитель:

- выделяет действие, на необходимость совершения которого гражданин указывает в целях реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц;

- проводит анализ сообщения о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе органов местного самоуправления и должностных лиц.

Исполнитель проверяет наличие законных оснований для совершения испрашиваемого действия и возможность его совершения. В ответе сообщается об удовлетворении или неудовлетворении заявления, совершении или невозможности испрашиваемого действия. Если оно не может быть совершено, приводятся соответствующие аргументы.

Исполнитель проверяет, соответствуют или нет действия (бездействие) должностного лица (должностных лиц) положениям и предписаниям как законодательных и подзаконных актов, так и предписаниям нормативно-распорядительных документов.

Для этого исполнитель получает пояснения по факту нарушения у лица, чьи действия оспариваются, изучает материалы, представленные гражданином, запрашивает дополнительные материалы.

Если в результате проведенного анализа подтвердились отмеченные в заявлении факты, указывающие на неправомерность каких-либо действий, несоответствие этих действий положениям и предписаниям нормативных и других документов, заявление признается обоснованным. В случае признания заявления обоснованным, в ответе гражданину приносятся соответствующие извинения, перечисляются меры, которые принимаются для устранения нарушений законов и иных нормативных правовых актов, недостатков в работе органов местного самоуправления и должностных лиц, сроки их реализации.

Если заявление о нарушениях или недостатках признано необоснованным, в ответе даются разъяснения в отношении неправомерности предъявляемых претензий.

3.1.5.4. При рассмотрении обращения, отнесенного к жалобе, исполнитель обязан определить обоснованность просьбы гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц. Для этого исполнитель:

- определяет обоснованность доводов о нарушении прав, свобод или законных интересов гражданина (других лиц) (принадлежность прав, свобод и законных интересов, их вид, какими действиями нарушены и др.);

- устанавливает причины нарушения или ущемления прав, свобод или законных интересов, в том числе устанавливает, кто и по каким причинам допустил нарушение;

- определяет меры, которые должны быть приняты для восстановления или защиты (пресечения действий, нарушающих право или создающих угрозу его нарушения) нарушенных прав, свобод или законных интересов, а также лиц, ответственных за реализацию обозначенных мер;

- организует привлечение к ответственности (дисциплинарной, административной) лиц, виновных в нарушении прав, свобод или законных интересов граждан в пределах своей компетенции.

В случае признания жалобы подлежащей удовлетворению, в ответе гражданину указывается, какие права, свободы или законные интересы подлежат восстановлению и в каком порядке (в том числе сроки и ответственные лица), принимаемые способы защиты прав, свобод или законных интересов.

В случае признания жалобы, не подлежащей удовлетворению, в ответе аргументировано даются разъяснения в отношении отсутствия оснований для восстановления и защиты прав, свобод и законных интересов граждан.

3.1.5.5. В процессе рассмотрения обращения по существу исполнитель вправе:

- запросить дополнительную информацию в исполнительных органах государственной власти, органах местного самоуправления;

- пригласить на личную беседу гражданина, запросить у него дополнительную информацию;

- инициировать проведение проверки. Проведение проверки осуществляется в пределах полномочий по осуществлению внутреннего контроля (проверки правомерности либо неправомерности действий (бездействия) должностных лиц или органов местного самоуправления).

3.1.5.6. В случае необходимости получения дополнительной информации по вопросам, поставленным в обращении, исполнителем подготавливается запрос в иные органы местного самоуправления, в органы государственной власти, организации.

Запрос должен содержать:

- данные об обращении, по которому запрашивается информация;

- вопрос обращения, для разрешения которого необходима информация;

- вид запрашиваемой информации, содержание запроса;

- срок, в течение которого необходимо предоставить информацию по запросу, но не более 15 дней. В исключительных случаях при наличии оснований для продления сроков рассмотрения обращения гражданина данный срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней.

Запрос подписывается главой Муниципального образования город Ирбит или соответствующим его заместителем, давшим поручение исполнителю по рассмотрению обращения. Запрос направляется в соответствующий орган государственной власти, орган местного самоуправления или организацию.

При подготовке ответа на запрос в обязательном порядке указываются реквизиты запроса, по которому подготовлена информация, сведения об обращении и запрашиваемая информация по вопросам обращения, а также сведения о причинах нарушения сроков (в случае нарушения сроков подготовки информации по запросу) или причинах невозможности предоставления запрашиваемой информации.

3.1.5.7. В случае необходимости получения дополнительной информации у гражданина, направившего обращение, уточнения обстоятельств, изложенных в обращении, определения мотивации, исполнитель может пригласить гражданина на личную беседу.

Приглашение гражданина на беседу осуществляется по телефону, факсу, посредством использования электронных средств связи, почтой и другими способами, но не позднее, чем за пять дней до назначенной даты проведения беседы.

В случае отказа гражданина (или неявки при наличии подтверждения о приглашении гражданина предложенным способом в надлежащий срок) ответ на обращение подготавливается по существу рассмотренных вопросов с указанием на то, что недостаточность информации, обусловленная неявкой гражданина на личную беседу, может повлечь недостаточно детальное рассмотрение обращения. При этом в ответе на обращение перечисляются вопросы, факты и обстоятельства, по которым необходимо пояснение гражданина для всестороннего и полного разрешения вопросов, поставленных в обращении.

3.1.5.8. При установлении исполнителем невозможности явки гражданина на личную беседу по состоянию здоровья или по иным причинам, не позволяющим гражданину явиться лично, исполнителем может быть принято решение о выезде по месту нахождения гражданина для беседы и получения дополнительных материалов.

Гражданин уведомляется о дате и времени его посещения исполнителем.

В ответе на обращение, рассмотрение которого производилось с выездом на место, указывается информация о полученных на выезде сведениях и дается им оценка при подготовке ответа на поставленные в обращении вопросы.

3.1.5.9. При рассмотрении обращения исполнитель применяет все предоставленные ему полномочия в соответствии с должностным регламентом.

В случае недостаточности полномочий исполнителя (запрос информации, координация деятельности, согласование документов и др.) для всестороннего и полного решения вопросов, поставленных в обращении, оформление необходимых документов и совершение действий осуществляется через главу Муниципального образования город Ирбит.

3.1.5.10. В случае необходимости исследования при рассмотрении обращения материалов и объектов, которые не могут быть истребованы или представлены по месту рассмотрения обращения, исполнитель с предварительного разрешения главы Муниципального образования город Ирбит выезжает по месту нахождения данных материалов или месту нахождения исследуемых объектов.

3.1.5.11. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде отдельных дополнительных резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. Ответственный исполнитель, который значится первым, определяет порядок и сроки подготовки ответа на обращение, формирует окончательный ответ по обращению при поступлении материалов от соисполнителей.

3.1.5.12. Подготовленные по результатам рассмотрения обращений ответы должны соответствовать следующим требованиям:

- ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении (что, когда и кем сделано или будет делаться);

- если просьба, изложенная в обращении, не может быть решена положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть удовлетворена;

- в случае неудовлетворения обращения, исполнитель обязан разъяснить заявителю о возможности обжалования решений, действий с указанием на орган, в который может быть направлена жалоба;

- в ответе должно быть указано, кому он направлен, дата отправки, регистрационный номер обращения, присвоенный администрацией города, фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя;

- если обращение, направленное исполнителю на рассмотрение по компетенции, ставилось на контроль, исполнитель должен направить главе Муниципального образования город Ирбит или соответствующему его заместителю, дававшему поручение, информацию о результатах рассмотрения обращения в установленные им сроки либо направить копию ответа, данного заявителю;

- если ответ гражданину по аналогичному вопросу дается повторно, его необходимо направлять за подписью главы Муниципального образования город Ирбит.

3.1.6. Работа с обращениями, поставленными на контроль

3.1.6.1. Ведущий специалист в отделе организационной работы и документообеспечения администрации, осуществляющий исполнение функций по рассмотрению обращений граждан в соответствии с должностной инструкцией, еженедельно проверяет списки обращений, подлежащих исполнению, при необходимости осуществляет напоминание по исполнению поручений исполнителям.

3.1.6.2. Основанием для начала административной процедуры является поступление на рассмотрение главе Муниципального образования город Ирбит или соответствующему его заместителю, дававшему поручение:

- информации от исполнителя о результатах рассмотрения обращения;

- подготовленного исполнителем проекта ответа по обращению гражданина.

Глава Муниципального образования город Ирбит или соответствующий его заместитель, дававший поручение:

- рассматривает предоставленную информацию о рассмотрении обращения либо проект ответа;

- дает поручения об исполнении действий, рекомендованных исполнителем в случае удовлетворения обращения гражданина;

- определяет вид и порядок привлечения к ответственности лиц в случае установления при рассмотрении обращения фактов нарушения предписаний нормативных правовых актов, прав, свобод или законных интересов граждан;

- при необходимости ставит рассмотрение обращения на дополнительный контроль.

3.1.6.3. Основанием для возврата проекта ответа на повторное рассмотрение может являться:

- оформление проекта ответа с нарушением установленной формы;

- противоречие выводов, изложенных исполнителем в проекте ответа, действующему законодательству;

- отсутствие полной информации по поставленным вопросам;

- необходимость дополнительного рассмотрения обращения по обстоятельствам, выявленным в ходе рассмотрения обращения;

- иные основания в соответствии с компетенцией органа местного самоуправления.

3.1.6.4. В случае возврата проекта ответа, исполнитель в зависимости от оснований возврата обязан:

- устранить выявленные нарушения;

- провести повторное (дополнительное) рассмотрение обращения по существу.

3.1.6.5. Решение об окончании рассмотрения обращения, поставленного на контроль, принимает глава Муниципального образования город Ирбит или соответствующий его заместитель, дававший поручение. Ответ на обращение подписывается главой Муниципального образования город Ирбит или соответствующим его заместителем, дававшим поручение.

Обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры, дан исчерпывающий письменный ответ гражданину.

В этом случае глава Муниципального образования город Ирбит или соответствующий его заместитель, дававший поручение, снимает обращение с контроля, списывая "В дело" ответы, полученные от исполнителей.

3.1.7. Оформление дела по обращению, хранение

3.1.7.1. Подписанный ответ направляется гражданину в порядке делопроизводства. Ответ на обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем в орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме.

3.1.7.2. При формировании дела по обращению гражданина подшиваются: обращение, все материалы по рассмотрению обращения, в том числе сопроводительные письма, поступившие ответы на запросы, справки, служебные пояснительные записки исполнителей, копия ответа заявителю, контрольно-учетная карточка.

В информационную систему "Обращения граждан" сканируются и заносятся ответы на поступившие обращения для автоматической регистрации номера и даты, а также дополнительные материалы, прилагаемые к ответу, делается отметка о результате рассмотрения.

Датой завершения конечного рассмотрения обращения является дата его регистрации в информационной системе "Обращения граждан", направление ответа заявителю и списания "В дело".

Датой снятия с контроля является дата отправки ответа заявителю, дата отправки ответа на запрос корреспондента.

Максимальный срок рассмотрения обращения с момента его регистрации не может превышать 30 календарных дней за исключением случаев, предусмотренных законом, с уведомлением об этом заявителя.

3.1.7.3. Ведущий специалист в отделе организационной работы и документообеспечения администрации, осуществляющий исполнение функций по рассмотрению обращений граждан в соответствии с должностной инструкцией, обращения граждан, ответы и копии ответов на них, документы, связанные с их рассмотрением, формирует в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел администрации.

В случае рассмотрения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к делу с первичным обращением.

Документы в делах располагаются в хронологическом порядке.

Сформированные дела помещаются в специальные папки и располагаются в них в соответствии с порядковыми номерами.

Хранение рассмотренных обращений и материалов к ним обеспечивается в текущем архиве в течение пяти лет.

По истечении сроков хранения в отделе организационной работы и документообеспечения администрации соответствующие обращения и материалы их рассмотрения в соответствии с заключением экспертной комиссии администрации уничтожаются в установленном порядке.