Часть 1. Последовательность действий при рассмотрении письменного обращения

Часть 1. Последовательность действий при рассмотрении письменного обращения

Подготовка ответа на письменное обращение включает в себя следующие процедуры:

а) прием и регистрация обращения;

б) направление обращения должностному лицу;

в) рассмотрение обращения;

г) оформление дела по обращению, хранение;

1. Прием и регистрация обращения.

1.1. Основанием является поступление обращения гражданина в администрацию. Обращение может поступить в администрацию городского округа одним из следующих способов:

а) почтовым отправлением;

б) посредством факсимильной связи;

в) фельдъегерской связью;

г) по электронной почте;

д) нарочным (либо лично).

1.2. Прием обращений осуществляется заведующим канцелярией МКУ "АХУ" (далее - зав. канцелярией).

1.3. Первичная обработка и регистрация обращений граждан (проверка правильности адресации корреспонденции, чтение, определение содержания вопросов обращения, формирование электронной базы данных обращений с присвоением регистрационного номера, проверка истории обращений гражданина) осуществляется зав. канцелярией в течение рабочего дня, но не более трех дней с момента поступления. Датой поступления считается дата, указанная в регистрационном штампе.

1.4. Регистрация обращений осуществляется системой "Обращения граждан". При регистрации в "журнал документов" электронной базы данных системы "Обращения граждан" вносится следующая информация о поступившем обращении:

а) дата поступления обращения;

б) вид обращения (заявление, предложение, жалоба);

в) данные об обратившемся гражданине: фамилия, имя, отчество, категория заявителя, место его проживания (адрес);

г) данные о корреспонденте, направившем обращение, если таковой имеется, а также делается отметка о контроле, если корреспондент запрашивает информацию о результатах рассмотрения обращения;

д) тема (темы) обращения;

е) данные о наличии приложений.

Если обращение подписано двумя и более авторами, то обращение считается коллективным, о чем делается отметка в базе данных системы "Обращения граждан".

1.4.1. Использование системы "Обращения граждан" позволяет осуществлять текущий (оперативный) и заблаговременный (превентивный) контроль за сроками рассмотрения обращений граждан. Зав. канцелярией ежедневно проверяет списки обращений, подлежащих исполнению, при необходимости осуществляет напоминание по исполнению поручений исполнителям.

1.5. Все поступившие обращения подразделяются на следующие группы:

а) содержащие вопросы, которые не входят в компетенцию органов местного самоуправления;

б) содержащие вопросы, которые относятся к компетенции органов местного самоуправления;

в) содержащие вопросы, которые относятся к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц;

г) повторные обращения;

д) многократные обращения (три и более раз);

е) обращения, в которых содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем;

ж) обращения без подписи заявителя, но требующие ознакомления главы городского округа.

1.5.1. Все поступившие обращения проверяется на повторность. Повторные обращения граждан в обязательном порядке ставятся на контроль по исполнению поручений независимо от того, к компетенции какого органа относится рассмотрение поставленного вопроса. Обращения одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными и рассматриваются в дополнение одновременно с первоначальным. Не считаются повторными обращения одного и того же автора, но по разным вопросам.

1.6. На стадии предварительной обработки поступивших обращений зав. канцелярией отбирает обращения, которые не подлежат рассмотрению по существу вопросов согласно статье 11 Федерального закона N 59-ФЗ, в том числе:

а) обращения, содержащие нецензурные или оскорбительные выражения;

б) обращения, текст которых не поддается прочтению, или смысл которых не ясен;

в) обращения заявителей, с которыми прекращена переписка по поставленным вопросам, в том числе - многократные обращения (три и более раз) - по одному и тому же вопросу, по которому автору даны исчерпывающие ответы соответствующими компетентными органами.

г) обращения, в которых обжалуются судебные решения.

По первым трем названным группам обращений, не подлежащим рассмотрению, зав. канцелярией готовит письменное уведомление (разъяснение) заявителю с обоснованием отказа в рассмотрении обращения по существу вопросов и направляет его вместе с обращением главе округа на подпись. Подписанное уведомление в установленном порядке направляется заявителю в течение семи дней со дня регистрации обращения.

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

1.6.1. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается, обращение направляется главе Нижнетуринского городского округа для ознакомления и списания "В дело".

1.6.2. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией в течение 5 дней со дня регистрации.

1.6.3. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации, за исключением случаев, когда текст письменного обращения не поддается прочтению.

1.6.4. По многократным обращениям глава округа на основании истории обращения рассматривает вопрос о безосновательности очередного обращения и о прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при одновременном наличии следующих условий:

а) в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями;

б) в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства.

Предложение о прекращении переписки с гражданином подготавливает зав. канцелярией по информации, полученной при первичной обработке поступивших обращений.

Акт о прекращении переписки подписывает глава округа. Уведомление о прекращении переписки по данному вопросу в установленном порядке направляется заявителю.

1.7. Обращения, соответствующие предъявляемым к ним требованиям, направляются зав. канцелярией главе округа. Административное действие (направление обращения главе округа для первичного рассмотрения и оформления поручения - резолюции) входит в административную процедуру по приему и регистрации обращения и не может превышать в общей сложности трех дней с момента поступления обращения.

2. Направление обращения должностному лицу администрации.

Основанием для начала административной процедуры является поступление зарегистрированного в установленном порядке обращения к главе округа.

2.1. Глава округа определяет:

а) относится ли к закрепленной за ним сфере деятельности рассмотрение поставленных в обращении вопросов;

б) относится ли решение поставленных в письменном обращении вопросов к компетенции одного или нескольких органов или должностных лиц;

2.2. Глава округа по результатам ознакомления с текстом обращения, прилагаемыми к нему документами:

а) определяет исполнителей, характер, сроки действий и сроки рассмотрения обращения;

б) дает необходимые поручения, в том числе о рассмотрении обращения с выездом на место;

в) ставит исполнение поручений и рассмотрение обращения на контроль.

Решением главы округа является подписанные резолюция и сопроводительные письма о переадресации обращений для рассмотрения по существу вопросов

2.3. Если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких органов местного самоуправления или должностных лиц, глава округа указывает в своей резолюции наименования органов и должностных лиц, которым необходимо в порядке ведомственного взаимодействия направить копии обращения. В случае разногласия между руководителями структурных (отраслевых, функциональных, территориальных) подразделений администрации по содержанию обращения, окончательное решение по данному вопросу принимается главой округа.

2.4. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в орган или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

В случае невозможности направления жалобы на рассмотрение в орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, в соответствии с резолюцией главы округа должностное лицо-исполнитель обращения готовит письмо гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

Письмо с решением о невозможности направления жалобы на рассмотрение в орган местного самоуправления или должностному лицу подписывается (в соответствии с резолюцией) и направляется гражданину в срок, не превышающий 3 дней.

2.5. По результатам рассмотрения обращений главой округа, зав. канцелярией:

а) вносит в базу данных системы "Обращения граждан" содержание резолюции, информацию о назначенном исполнителе (ответственном исполнителе и соисполнителях), отметку о постановке рассмотрения обращения на контроль, сроках исполнения поручений;

б) направляет копии обращения указанным в резолюции должностным лицам.

3. Рассмотрение обращения.

3.1. Основанием для начала административной процедуры является поступление обращения (с резолюцией главы округа или соответствующего его заместителя и прилагаемыми документами) исполнителю.

3.2. При рассмотрении обращения, отнесенного к категории предложений, исполнитель определяет, какие конкретные рекомендации содержатся в обращении:

1) по совершенствованию нормативных правовых актов;

2) по совершенствованию деятельности органов местного самоуправления;

3) по развитию общественных отношений;

4) по улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества.

В отношении каждого предложения исполнитель оценивает возможность его принятия или непринятия.

При проведении этой оценки учитываются следующие обстоятельства:

а) нормативное регулирование вопросов, на совершенствование которых направлено предложение;

б) необходимость внесения в случае принятия предложения изменений в нормативные документы;

в) наличие предложений, не относящихся к компетенции органов местного самоуправления;

г) возможность принятия предложения с точки зрения технологических особенностей процедур, порядков, правил, реализация которых потребуется в случае их принятия;

д) возможность принятия предложения с учетом других особенностей вопроса.

По результатам рассмотрения предложения гражданину готовится ответ. Если предложение не принято, гражданин извещается о причинах, по которым его предложение не может быть принято, если принято, то в какой форме и в какие сроки оно будет реализовываться.

3.3. При рассмотрении обращения, отнесенного к категории заявления, исполнитель:

а) выделяет действие, на необходимость совершения которого гражданин указывает в целях реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц;

б) проводит анализ сообщения о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе органов местного самоуправления и должностных лиц.

Исполнитель проверяет наличие законных оснований для совершения испрашиваемого действия и возможность его совершения. В ответе сообщается об удовлетворении или неудовлетворении заявления, совершении или невозможности испрашиваемого действия. Если оно не может быть совершено, приводятся соответствующие аргументы.

Исполнитель проверяет, соответствуют или нет действия (бездействие) должностного лица (должностных лиц) положениям и предписаниям как законодательных и подзаконных актов, так и предписаниям нормативно-распорядительных документов.

Для этого исполнитель получает пояснения по факту нарушения у лица, чьи действия оспариваются, изучает материалы, представленные гражданином, запрашивает дополнительные материалы.

Если в результате проведенного анализа подтвердились отмеченные в заявлении факты, указывающие на неправомерность каких-либо действий, несоответствие этих действий положениям и предписаниям нормативных и других документов, заявление признается обоснованным. В случае признания заявления обоснованным, в ответе гражданину приносятся соответствующие извинения, перечисляются меры, которые принимаются для устранения нарушений законов и иных нормативных правовых актов, недостатков в работе органов местного самоуправления и должностных лиц, сроки их реализации.

Если заявление о нарушениях или недостатках признано необоснованным, в ответе даются разъяснения в отношении неправомерности предъявляемых претензий.

3.4. При рассмотрении обращения, отнесенного к жалобе, исполнитель обязан определить обоснованность просьбы гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц. Для этого исполнитель:

а) определяет обоснованность доводов о нарушении прав, свобод или законных интересов гражданина (других лиц) (принадлежность прав, свобод и законных интересов, их вид, какими действиями нарушены и др.);

б) устанавливает причины нарушения или ущемления прав, свобод или законных интересов, в том числе устанавливает, кто и по каким причинам допустил нарушение;

в) определяет меры, которые должны быть приняты для восстановления (восстановления положения существовавшего до нарушения права) или защиты (пресечения действий, нарушающих право или создающих угрозу его нарушения) нарушенных прав, свобод или законных интересов, а также лиц, ответственных за реализацию обозначенных мер;

В случае признания жалобы подлежащей удовлетворению, в ответе гражданину указывается, какие права, свободы или законные интересы подлежат восстановлению и в каком порядке (в том числе сроки и ответственные лица), принимаемые способы защиты прав, свобод или законных интересов.

В случае признания жалобы не подлежащей удовлетворению, в ответе аргументировано даются разъяснения в отношении отсутствия оснований для восстановления и защиты прав, свобод и законных интересов граждан.

3.5. В процессе рассмотрения обращения по существу исполнитель вправе:

а) запросить дополнительную информацию в исполнительных органах государственной власти, отраслевых, функциональных, территориальных подразделениях администрации, организациях города;

б) пригласить на личную беседу гражданина, запросить у него дополнительную информацию;

в) инициировать проведение проверки. Проведение проверки осуществляется в пределах полномочий по осуществлению внутреннего контроля (проверки правомерности либо неправомерности действий (бездействия) должностных лиц или органов местного самоуправления) или контрольно-надзорных полномочий в порядке, установленном действующим законодательством.

3.5.1. В случае необходимости получения дополнительной информации по вопросам, поставленным в обращении, в иных органах местного самоуправления, в органах государственной власти, организациях исполнителем подготавливается запрос.

Запрос должен содержать:

а) данные об обращении, по которому запрашивается информация;

б) вопрос обращения, для разрешения которого необходима информация;

в) вид запрашиваемой информации, содержание запроса;

г) срок, в течение которого необходимо предоставить информацию по запросу, но не более 15 дней. В исключительных случаях при наличии оснований для продления сроков рассмотрения обращения гражданина данный срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней.

Запрос подписывается главой округа или соответствующим его заместителем, давшим поручение исполнителю по рассмотрению обращения. Запрос направляется в соответствующий орган государственной власти, иной орган местного самоуправления или организацию.

При подготовке ответа на запрос в обязательном порядке указываются реквизиты запроса, по которому подготовлена информация, сведения об обращении и запрашиваемая информация по вопросам обращения, а также сведения о причинах нарушения сроков (в случае нарушения сроков подготовки информации по запросу) или причинах невозможности предоставления запрашиваемой информации.

3.5.2. В случае необходимости получения дополнительной информации у гражданина, направившего обращение, уточнения обстоятельств, изложенных в обращении, определения мотивации, исполнитель может пригласить гражданина на личную беседу.

Приглашение гражданина на беседу осуществляется по телефону, факсу, посредством использования электронных средств связи, почтой и другими способами, но не позднее, чем за пять дней до назначенной даты проведения беседы.

В случае отказа гражданина (или неявки при наличии подтверждения о приглашении гражданина предложенным способом в надлежащий срок) ответ на обращение подготавливается по существу рассмотренных вопросов с указанием на то, что недостаточность информации, обусловленная неявкой гражданина на личную беседу, может повлечь недостаточно детальное рассмотрение обращения. При этом в ответе на обращение перечисляются вопросы, факты и обстоятельства, по которым необходимо пояснение гражданина для всестороннего и полного разрешения вопросов, поставленных в обращении.

При установлении исполнителем невозможности явки гражданина на личную беседу по состоянию здоровья или по иным причинам, не позволяющим гражданину явиться лично, исполнителем может быть принято решение о выезде по месту нахождения гражданина для беседы и получения дополнительных материалов.

Гражданин уведомляется о дате и времени его посещения исполнителем.

В ответе на обращение, рассмотрение которого производилось с выездом на место, указывается информация о полученных на выезде сведениях и дается им оценка при подготовке ответа на поставленные в обращении вопросы.

3.6. При рассмотрении обращения исполнитель применяет все предоставленные ему полномочия в соответствии с должностным регламентом.

В случае недостаточности полномочий исполнителя (запрос информации, координация деятельности, согласование документов и др.) для всестороннего и полного решения вопросов, поставленных в обращении, оформление необходимых документов и совершение действий осуществляется через главу округа.

3.7. В случае необходимости исследования при рассмотрении обращения материалов и объектов, которые не могут быть истребованы или представлены по месту рассмотрения обращения, исполнитель с предварительного разрешения главы округа выезжает по месту нахождения данных материалов или месту нахождения исследуемых объектов.

3.8. В случае если рассмотрение обращения поручено нескольким исполнителям, ответственный исполнитель определяет порядок и сроки подготовки ответа на обращение. Ответственный исполнитель осуществляет контроль за полнотой и правильностью подготовки материалов по обращению всеми соисполнителями и соблюдение ими установленных сроков. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде отдельных дополнительных резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. Ответственный исполнитель формирует окончательный ответ по обращению при поступлении материалов от соисполнителей.

3.9. Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, то по решению главы округа (в соответствии с резолюцией) должностное лицо-исполнитель обращения готовит сообщение гражданину о невозможности дать ответ по существу поставленного в обращении вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

3.10. Подготовленные по результатам рассмотрения обращений ответы должны соответствовать следующим требованиям:

а) ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении (что, когда и кем сделано или будет делаться);

б) если просьба, изложенная в обращении, не может быть решена положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть удовлетворена;

в) в ответе должно быть указано, кому он направлен, дата отправки, регистрационный номер обращения, фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя.

г) ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, на обращение, поступившее в письменной форме. Кроме того, на поступившее обращение, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен с соблюдением требований части 2 статьи 6 Федерального закона N 59-ФЗ на официальном сайте администрации Нижнетуринского городского округа в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

3.11. Глава округа или его заместитель, давший поручение:

а) рассматривает предоставленную информацию о рассмотрении обращения либо проект ответа;

б) дает поручения об исполнении действий, рекомендованных исполнителем в случае удовлетворения обращения гражданина;

в) в случае согласия с проектом ответа подписывает его;

г) определяет вид и порядок привлечения к ответственности лиц в случае установления при рассмотрении обращения фактов нарушения предписаний нормативных правовых актов, прав, свобод или законных интересов граждан;

д) при необходимости ставит рассмотрение обращения на дополнительный контроль.

3.12. Основанием для возврата главой округа проекта ответа на повторное рассмотрение может являться:

а) оформление проекта ответа с нарушением установленной формы;

б) противоречие выводов, изложенных исполнителем в проекте ответа, действующему законодательству;

в) отсутствие полной информации по поставленным вопросам;

г) необходимость дополнительного рассмотрения обращения по обстоятельствам, выявленным в ходе рассмотрения обращения;

д) иные основания в соответствии с компетенцией органа местного самоуправления.

3.12.1. В случае возврата проекта ответа, исполнитель в зависимости от оснований возврата обязан:

а) устранить выявленные нарушения;

б) провести повторное (дополнительное) рассмотрение обращения по существу.

3.13. Решение об окончании рассмотрения обращения, поставленного на контроль, принимает глава округа.

Обращение считается рассмотренным, если даны ответы на все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры, дан исчерпывающий письменный ответ гражданину. В этом случае глава снимает обращение с контроля. Датой завершения рассмотрения обращения является дата подписи ответа заявителю главой округа или дата списания "В дело" материалов по обращению с копией ответа заявителю, полученного от исполнителя.

3.14. Подписанный ответ направляется гражданину в порядке делопроизводства. По желанию гражданина ответ на обращение может быть вручен ему лично, отправлен почтовым отправлением, по факсимильной связи, электронной почтой.

4. Оформление дела по обращению, хранение.

4.1. Исполнитель передает материалы рассмотрения обращения в канцелярию МКУ "АХУ". При формировании дела по обращению гражданина подшиваются: обращение, все материалы по рассмотрению обращения, в том числе листы резолюций (поручения) и сопроводительные письма, поступившие ответы на запросы, справки, служебные пояснительные записки исполнителей, копия ответа заявителю, контрольно-учетная карточка. Обращения граждан, ответы и копии ответов на них, документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

4.1.1. Зав. канцелярией проверяет материалы дела по обращению, правильность внесения информации в базу данных системы "Обращения граждан", где делает отметку о поступлении дела на хранение.

4.1.2. Датой снятия с оперативного контроля является дата ответа заявителю, дата отправки ответа на запрос корреспондента. Процедура контроля результата рассмотрения обращения осуществляется при ознакомлении с ответом и списании "В дело".

4.2. Документы в делах располагаются в хронологическом порядке. Контрольно-регистрационные карточки рассмотренных обращений подшиваются к делу. Сформированные дела помещаются в специальные папки текущего архива и располагаются в них в соответствии с порядковыми номерами. Хранение рассмотренных обращений и материалов к ним обеспечивается зав. канцелярией в текущем архиве в течение 5 лет.

4.3. По истечении сроков хранения в текущем архиве соответствующие обращения и материалы их рассмотрения в соответствии с заключением экспертной комиссии администрации Нижнетуринского городского округа уничтожаются в установленном порядке либо передаются на государственное хранение.