Постановление Администрации Серовского городского округа Свердловской области от 8 апреля 2019 г. N 829 "Об утверждении Порядка ведения и хранения личных дел работников муниципальных учреждений и предприятий Серовского городского округа" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Администрации Серовского городского округа Свердловской области от 8 апреля 2019 г. N 829
"Об утверждении Порядка ведения и хранения личных дел работников муниципальных учреждений и предприятий Серовского городского округа"

В целях регулирования порядка ведения личных дел и защиты персональных данных работников муниципальных учреждений и предприятий Серовского городского округа, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации, Федеральным законом от 06.10.2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральным законом от 27.07.2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных", руководствуясь ст. 26 Устава Серовского городского округа, постановляет:

1. Утвердить Порядок ведения и хранения личных дел работников муниципальных учреждений и предприятий Серовского городского округа (далее - Порядок) (прилагается).

2. Руководителям муниципальных учреждений и предприятий формирование личных дел работников производить в соответствии с утвержденным Порядком.

3. Постановление администрации Серовского городского округа от 05.04.2017 г. N 490 "Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения личных дел работников муниципальных учреждений и предприятий Серовского городского округа" признать утратившим силу.

4. Опубликовать настоящее постановление в газете "Серовский рабочий".

5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата администрации Серовского городского округа Поташного П. Ю.

Глава Серовского городского округа

В.В. Сизиков

Утвержден
постановлением
администрации
Серовского городского округа
от 8 апреля 2019 г. N 829

Порядок
ведения и хранения личных дел работников муниципальных учреждений и предприятий Серовского городского округа

I. Общие положения

1. Настоящий Порядок устанавливает алгоритм ведения и хранения личных дел работников муниципальных учреждений и предприятий Серовского городского округа.

2. Целью разработки Порядка послужила необходимость унифицированного подхода к формированию личных дел работников муниципальных учреждений и предприятий Серовского городского округа при отсутствии нормативных актов в этой области.

3. Порядок разработан в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных", Трудовым кодексом Российской Федерации, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. N 558, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры Российской Федерации от 31.03.2015 г. N 526.

4. Порядок предназначен для руководства в работе работников, ответственных за ведение кадровой документации в муниципальных учреждениях и предприятиях Серовского городского округа (далее - учреждениях).

5. Личное дело работника - это совокупность документов, содержащих персональные данные работника, сведения о его служебно-трудовой деятельности.

6. Персональные данные, внесенные в личное дело работника, иные сведения, содержащиеся в личном деле работника, относятся к сведениям конфиденциального характера, за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации.

7. Руководитель учреждения назначает лицо, ответственное за ведение и сохранность личных дел работников. Назначение производится соответствующим правовым актом (приказ, распоряжение) или путем включения соответствующих обязанностей в должностную инструкцию сотрудника, отвечающего за работу с кадрами (далее - специалист кадровой службы).

8. Личное дело работника оформляется после издания приказа (распоряжения) о назначении на должность, приеме на работу и заключении трудового договора.

II. Состав документов, включаемых в личное дело

9. Личное дело содержит следующие документы:

при приеме работника на работу:

1) сведения, сообщенные работником о себе при приеме на работу - собственноручно заполненный и подписанный личный листок по учету кадров с приложением фотографии (приложение N 1 к Порядку);

2) заявление о приеме на работу;

3) справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) данные уголовного преследования (при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с Трудовым кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию);

4) копию документов об образовании и (или) квалификации, профессиональной переподготовке, присвоении ученой степени;

5) распоряжение (приказ) о назначении на должность, приеме на работу;

6) согласие на обработку персональных данных, если не оговорено в трудовом договоре;

7) экземпляр трудового договора;

8) должностную инструкцию;

при ведении личного дела в течение трудовой деятельности работника:

9) дополнение к личному листку по учету кадров (приложение N 2 к Порядку);

10) экземпляры дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор;

11) приказ о прохождении аттестации;

12) копию документов о профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, специального звания;

13) копии документов о присвоении квалификационного разряда;

14) копии решений о поощрении, награждении наградами, присвоении почетных званий, ходатайство, характеристики;

15) распоряжение (приказ) о переводе работника на другую должность;

16) заявление об увольнении;

17) распоряжение (приказ) об освобождении от занимаемой должности или прекращении трудового договора;

18) лист ознакомления работника с документами его личного дела.

10. Специалист кадровой службы должен проинформировать работников учреждения об обязанности предоставлять оригиналы документов, подтверждающих изменение персональных данных, в срок, не превышающий 7 рабочих дней после получения документов. Специалист кадровой службы вносит изменения в необходимые документы и возвращает работнику.

11. Все персональные данные работника можно получать только у него самого, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами (п. 3 ст. 86 Трудового Кодекса Российской Федерации).

12. Все поступающие в личное дело документы располагаются в хронологическом порядке по дате поступления.

III. Порядок заполнения документов и оформления личного дела работника

13. Работником учреждения собственноручно заполняется личный листок по учету кадров (приложение N 1 к Порядку).

На все вопросы даются полные ответы без каких-либо сокращений, прочерков, исправлений и помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах. Специалист кадровой службы, принимая от работника заполненный листок, проверяет полноту заполнения и правильность указанных сведений, соответствие личным документам.

14. К личному делу оформляется лист ознакомления с документами личного дела работника, в котором кроме подписи работника, имеются отметки о проведении проверок наличия и состояния личного дела, проводимые специалистом кадровой службы ежегодно (приложение N 4 к Порядку).

15. К личному делу оформляется внутренняя опись.

Внутренняя опись - это документ, содержащий перечень документов, входящих в состав личного дела. Оформляется на отдельном листке по установленной форме (приложение N 5 к Порядку).

Во внутреннюю опись записываются по мере поступления в дело все документы.

При нумерации листов личного дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Итоговая запись к внутренней описи подписывается ее составителем, специалистом кадровой службы с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления итоговой записи.

16. Документы, приобщенные к личному делу, брошюруются в папку-скоросшиватель в картонной обложке, листы нумеруются в правом верхнем углу карандашом. Запрещено формировать документы личного дела в папки на завязках или в файлы.

17. На обложке личного дела указывают:

1) наименование организации;

2) индекс дела по номенклатуре;

3) заголовок дела;

4) дата дела;

5) количество листов в деле;

6) срок хранения дела.

Форма обложки личного дела приведена в приложении N 6 к Порядку.

18. В личное дело не включаются документы временного срока хранения (до 50 лет), а также дублетные экземпляры документов.

19. Допускается регистрация личных дел работников в журнале регистрации личных дел с присвоением регистрационных номеров.

20. В обязанности специалиста, осуществляющего ведение личных дел работников, входит:

1) приобщение документов, указанных в подпунктах 9-17 пункта 9 настоящего Порядка, к личным делам работников;

2) обеспечение сохранности личных дел работников;

3) ознакомление работников с документами своего личного дела не реже одного раза в год и во всех иных случаях, предусмотренных действующим законодательством.

21. Работники учреждения, на которых возложено ведение и хранение личных дел, привлекаются к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах (ст. 90 Трудового Кодекса Российской Федерации).

IV. Порядок выдачи личных дел во временное пользование

22. Личные дела работников могут выдаваться во временное пользование работодателю, работникам кадровой службы.

Запрещается выдача личных дел на руки работникам, на которых они ведутся.

V. Порядок хранения личных дел

23. Личные дела хранятся как документы для служебного пользования отдельно от трудовых книжек и личных карточек (Ф. Т-2).

24. Личные дела на работников учреждения хранятся отдельно от личных дел уволенных.

25. Личные дела хранятся в специально выделенном для этих целей металлическом сейфе или надежно закрываемом металлическом шкафу, в котором личные дела располагаются по алфавиту или в порядке номеров личных дел.

26. Ежегодно специалист кадровой службы проводит проверку наличия и состояния личных дел на предмет сохранности включенных в него документов и своевременное заполнение.

27. Факт проведения проверки фиксируется в "Листе ознакомления с документами личного дела работника".

VI. Порядок оформления личных дел после увольнения работника

28. При увольнении работника документы дела подшиваются на 4 прокола, листы нумеруются в правом верхнем углу карандашом. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов дела. Внутренняя опись нумеруется отдельно от документов личного дела.

29. В личное дело вкладывается лист-заверитель (приложение N 7 к Порядку).

В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, особенности нумерации (литерные листы, пропущенные листы) и отдельно количество листов внутренней описи. Ниже характеризуются особенности физического состояния документов, порядка формирования дела и номера листов. Лист удостоверяется подписью специалиста кадровой службы.

30. Оформляется обложка дела, проставляется количество листов и конечная дата дела. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении работника.

31. Личные дела уволенных работников учреждения включаются в опись документов по личному составу учреждения и передаются в ведомственный архив, хранятся 50 лет.

Приложение N 1
к Порядку ведения
и хранения личных дел
работников муниципальных
учреждений и предприятий
Серовского городского округа

                          ЛИЧНЫЙ ЛИСТОК

                         ПО УЧЕТУ КАДРОВ

1. Фамилия _________________________________________________

имя _________________________ отчество _____________________

2. Пол ______________3. Число, м-ц и год рождения __________  Место для

4. Место рождения __________________________________________ фотокарточки

                   (село, деревня, город, район, область)

____________________________________________________________

____________________________________________________________

5. Национальность _______________________________________________________

6. Образование __________________________________________________________

Название учебного заведения и его местонахождения	Факультет или отделение	Форма обучения (дневн., вечер., заоч.)	Год поступления	Год окончания или ухода	Если не окончил, то с какого курса ушел	Какую специальность получил в результате окончания учебного заведения, указать N диплома или удостоверения

7. Какими иностранными языками владеете _________________________________

_________________________________________________________________________

   (читаете и переводите со словарем, читаете и можете объясняться,

                    владеете свободно)

8. Ученая степень, ученое звание ________________________________________

9. Какие имеете научные труды и изобретения _____________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

10. Выполняемая  работа  с  начала трудовой деятельности (включая учебу в

высших и  средних специальных учебных заведениях, военную службу, участие

в партизанских отрядах и работу по совместительству)

     При  заполнении данного пункта учреждения, организации и предприятия

необходимо  именовать  так,  как  они  назывались  в  свое время, военную

службу записывать с указанием должности.

Месяц и год		Должность с указанием учреждения, организации, предприятия, а также министерства (ведомства)	Местонахождение учреждения, организации, предприятия
вступления	ухода

11. Пребывание за границей

Месяц и год		В какой стране	Цель пребывания за границей (работа, служебная командировка, туризм)
с какого времени	по какое время

12. Какие имеете правительственные награды ______________________________

                                               (когда и чем награждены)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

13. Отношение к воинской обязанности и воинское звание __________________

_________________________________________________________________________

Состав __________________________________________________________________

        (командный, политический, административный, технический и т.д.)

Род войск _______________________

14. Семейное положение в момент заполнения личного листка _______________

                          (перечислить членов семьи с указанием возраста)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

15. Домашний адрес и домашний телефон: __________________________________

_________________________________________________________________________

16. Паспорт: _________________________

                     (серия)

             _________________________

                     (номер)

_________________________________________________________________________

                           (выдан: кем, когда)

"____" _______________ 20 _____ г.      Личная подпись __________________

      (дата заполнения)                               (писать разборчиво)

                                                      Формат А4 (210х297)

Приложение N 2
к Порядку ведения
и хранения личных дел
работников муниципальных
учреждений и предприятий
Серовского городского округа

                            ДОПОЛНЕНИЕ

                 к личному листку по учету кадров

  Фамилия _______________ Имя _________________ Отчество ____________

1. Данные о работе после заполнения личного листка

Должность с указанием наименования организации	Местонахождение организации	Число, месяц, год		Решение
		вступления в должность	ухода с должности	об утверждении работника	об освобождении работника

2. Данные  об  изменениях  в учетных признаках работника после заполнения

личного листка

2.1. Записи о награждении орденами и медалями

Когда награжден (число, месяц, год)	За что награжден	Название награды	Основание записи

2.2. Записи о наложении и снятии взысканий

Дата (число, месяц, год)	Кем наложено взыскание	За что (сущность дела)	Какое наложено взыскание	Основание записи	Когда взыскание снято	Основание записи

2.3. Записи об изменениях в остальных учетных признаках работника

Дата происшедшего изменения (число, месяц, год)	Характер изменения	Основание записи

                                                      Формат А4 (210х297)

Приложение N 3
к Порядку ведения
и хранения личных дел
работников муниципальных
учреждений и предприятий
Серовского городского округа

                 Отметка о заверении копии документа

Верно

Специалист по кадрам           Соломина               О.К. Соломина

11.02.2016

Приложение N 4
к Порядку ведения
и хранения личных дел
работников муниципальных
учреждений и предприятий
Серовского городского округа

                           ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ

                  с документами личного дела работника

Фамилия _________________________________________________________________

Имя _____________________________________________________________________

Отчество ________________________________________________________________

N п/п	Дата	Подпись работника кадровой службы о проведении проверки наличия документов в личном деле	Подпись работника об ознакомлении с личным делом	Примечание

                                                      Формат А4 (210х297)

Приложение N 5
к Порядку ведения
и хранения личных дел
работников муниципальных
учреждений и предприятий
Серовского городского округа

                          ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

                          документов дела

Ф.И.О. __________________________________________________________________

N п/п	Дата занесения документа в личное дело	Наименование документа	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5

Итого ________________________________________________________ документов

                    (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _____________________________________.

                                          (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                      Подпись          Расшифровка подписи

Дата

                                                      Формат А4 (210х297)

Приложение N 6
к Порядку ведения
и хранения личных дел
работников муниципальных
учреждений и предприятий
Серовского городского округа

         _________________________________________________

               (наименование организации, учреждения)

                        Личное дело N ____

                       ____________________

                       ____________________

                       ____________________

                     (фамилия, имя, отчество

                      в именительном падеже)

                         (крайние даты)

                                                        На _____ листах

                                                        Хранить _____ лет

          Примерная форма титульного листа личного дела

                                                      Формат А4 (210х297)

Приложение N 7
к Порядку ведения
и хранения личных дел
работников муниципальных
учреждений и предприятий
Серовского городского округа

                   ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ___________

В деле подшито и пронумеровано ___________________________________ листов

                                      (цифрами и прописью)

с N ________________________ по N _________________________, в том числе:

литерные номера листов __________________________________________________

пропущенные номера листов _______________________________________________

+ листов внутренней описи _______________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности

работника                     Подпись            Расшифровка подписи

Дата

                                                      Формат А4 (210х297)