Приложение N 1. Положение об отделе архивной работы и записи актов гражданского состояния администрации МР "Мосальский район"

Приложение N 1
к Распоряжению администрации
МР "Мосальский район"
от 18 октября 2016 г. N 268

Положение
об отделе архивной работы и записи актов гражданского состояния администрации МР "Мосальский район"

1. Общие положения

1.1. Отдел архивной работы и записи актов гражданского состояния администрации МР "Мосальский район" (далее - отдел архивной работы и ЗАГС) создан для осуществления руководства архивным делом на территории муниципального образования муниципальный район "Мосальский район" и хранения документов архивного фонда Калужской области, образовавшихся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, объединений (далее - организации) и граждан района, а также для осуществления полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния.

1.2. Отдел архивной работы и ЗАГС - структурное подразделение администрации МР "Мосальский район" без права юридического лица имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и своим собственным наименованием, штампы, необходимые в работе.

1.3. Сокращенное наименование отдела архивной работы и записи актов гражданского состояния администрации МР "Мосальский район" - отдел архивной работы и ЗАГС администрации МР "Мосальский район".

1.4. В своей деятельности отдел архивной работы и ЗАГС руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства юстиции Российской Федерации, Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федерального архивного агентства России (Росархива), Уставом, законами и иными нормативными правовыми актами Калужской области, Уставом муниципального образования муниципальный район "Мосальский район", муниципальными правовыми актами, настоящим Положением.

1.5. Отдел архивной работы и ЗАГС подотчетен Главе администрации МР "Мосальский район" и управляющему делами администрации МР "Мосальский район".

2. Основные задачи

Основными задачами отдела архивной работы и ЗАГС являются:

2.1. Обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, и создание и обеспечение сохранности архивного фонда записей актов гражданского состояния муниципального образования "Мосальский район".

2.2. Комплектование архивными документами и их использование.

2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов администрации МР "Мосальский район", государственных и муниципальных организаций района; содействие организациям и гражданам в работе по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности.

2.4. Контроль над соблюдением организациями - источниками комплектования архива, собственниками документов Архивного фонда Российской Федерации законодательства Российской Федерации, правовых актов органов государственной власти Калужской области, администрации МР "Мосальский район" по вопросам архивного дела.

2.5. Государственная регистрация актов гражданского состояния в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

3. Основные функции отдела архивной работы и ЗАГС

Отдел архивной работы и ЗАГС в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

3.1. Осуществляет хранение и учет архивных документов и представляет в Управление по делам архивов Калужской области сведения о хранящихся фондах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

3.2. Разрабатывает и по согласованию с Управлением по делам архивов Калужской области представляет на утверждение Главе администрации МР "Мосальский район" списки организаций - источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в архив; ведет систематическую работу по уточнению списков; организует отбор и осуществляет прием архивных документов на постоянное хранение (кроме секретных документов).

3.3. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся архивным документам с целью оперативного использования содержащейся в них информации.

3.4. Использует архивные документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях, на выставках, радио и телевидении, в периодической печати; в установленном порядке представляет документы организациям и гражданам с целью их научного и практического использования; исполняет их запросы социально-правового характера.

3.5. Осуществляет организационно-методическое руководство ведением делопроизводства организаций - источников комплектования, а также негосударственных организаций на основании договорных отношений с ними; ведет пофондовый и статистический учет документов организаций, участвует в работе их экспертных комиссий.

3.6. Вносит на рассмотрение Главе администрации МР "Мосальский район" предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архиве и архивах организаций, совершенствованию работы ведомственных архивов и ведению делопроизводства организаций, участвует в подготовке и рассмотрении проектов распорядительных документов, планов по архивному делу и делопроизводству.

3.7. Проверяет исполнение организациями законодательства Российской Федерации, правовых актов органов государственной власти Калужской области, постановлений и распоряжений администрации МР "Мосальский район" в области архивного дела и делопроизводства.

3.8. Информирует управляющего делами администрации МР "Мосальский район", Управление по делам архивов Калужской области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в организациях, других нарушениях законодательства в области архивного дела на территории города.

3.9. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии Управления по делам архивов Калужской области описи дел постоянного хранения организаций, фондов личного происхождения, описи фотодокументов и акты о выделении к уничтожению дел и документов со сроком хранения 10 и свыше 10 лет.

3.10. Рассматривает и представляет на согласование экспертно-проверочной комиссии Управления по делам архивов Калужской области положения экспертных комиссиях, инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел организаций, описи дел по личному составу.

3.11. Изучает и обобщает деятельность организаций в области архивного дела и делопроизводства, распространяет их положительный опыт; проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи экспертных комиссий и ведения делопроизводства.

3.12. Осуществляет полномочия по государственной регистрации актов гражданского состояния: рождение, заключение брака, расторжение брака, усыновление (удочерение), установление отцовства, перемена имени и смерть на территории муниципального образования "Мосальский район".

3.13. Обеспечивает торжественную обстановку при государственной регистрации рождения и заключения брака по желанию граждан.

3.14. Вносит исправления и изменения в записи актов гражданского состояния в порядке, установленном законодательством.

3.15. Осуществляет восстановление и аннулирование записей актов гражданского состояния.

3.16. Осуществляет учет и обработку первых экземпляров записей актов, формирование архивного фонда записей актов, в том числе создание электронной базы данных, обеспечение его хранения и передача в Государственное казенное учреждение Калужской области "Государственный архив Калужской области" актовых книг в соответствии с законодательством.

3.17. Предоставляет сведения о государственной регистрации актов гражданского состояния в случаях и в порядке, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами, соглашениями о взаимодействии.

3.18. Осуществляет прием населения, рассматривает заявления, письма и жалобы граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдел архивной работы ЗАГС, выдает в установленном порядке организациям и гражданам архивные справки, копии, выписки из архивных документов, направляет ответы в соответствии с законодательством.

3.19. Внедряет в практику работы прогрессивные методы труда, в том числе автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации, консервации и реставрации архивных документов. Разрабатывает и осуществляет мероприятия по совершенствованию организации труда, повыше