Приложение N 2. Должностная инструкция начальника отдела архивной работы и записи актов гражданского состояния администрации муниципального района "Мосальский район"

Приложение N 2
к Распоряжению администрации
МР "Мосальский район"
от 18 октября 2016 г. N 268

Должностная инструкция
начальника отдела архивной работы и записи актов гражданского состояния администрации муниципального района "Мосальский район"

1. Общие положения

1.1. Должность начальника отдела архивной работы и записи актов гражданского состояния администрации МР "Мосальский район" (далее - начальник отдела) замещается без ограничения срока полномочий. Группа и категория должности начальника отдела устанавливается Реестром муниципальных должностей муниципальной службы Калужской области.

1.2. Начальник отдела подчиняется непосредственно Главе администрации МР "Мосальский район" и управляющему делами администрации муниципального района "Мосальский район".

1.3. Начальник отдела назначается и освобождается от должности распоряжением администрации муниципального района "Мосальский район" по представлению управляющего делами в порядке, установленном действующим законодательством.

1.4. Во время отсутствия начальника отдела его должностные обязанности исполняет специалист, назначенный распоряжением администрации муниципального района "Мосальский район".

1.5. Начальник отдела обеспечивает выполнение функций и задач, возложенных на отдел в соответствии с Положением об отделе.

2. Квалификационные требования

2.1. Квалификационные требования, предъявляемые к начальнику отдела:

- наличие высшего профессионального образования;

- не менее двух лет стажа муниципальной службы или четырех лет работы по специальности.

2.2. Начальник отдела должен знать Конституцию Российской Федерации, федеральные конституционные законы, федеральные законы, указы Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законы Калужской области, постановления Правительства Калужской области, постановления Законодательного Собрания Калужской области, распоряжения Губернатора Калужской области, Устав муниципального образования муниципальный район "Мосальский район", решения Районного Собрания представителей МО "Мосальский район", постановления и распоряжения администрации муниципального района, необходимые для исполнения должностных обязанностей, инструкцию по ведению делопроизводства, внутренний трудовой распорядок администрации, правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты, порядок работы со служебной информацией, аппаратного и программного обеспечения, возможностей и особенностей применения современных информационно-коммуникационных технологий, включая использование возможностей межведомственного документооборота, общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности.

2.3. Начальник отдела должен иметь профессиональные знания и навыки, включающие знания системы государственного и муниципального управления.

2.4. Начальник отдела должен владеть навыками работы в сфере, соответствующей деятельности отдела, использования организационной и компьютерной техникой, а также прикладными программами в пределах, необходимых для исполнения должностных обязанностей, работы с внутренними и периферийными устройствами компьютера, работы с информационно телекоммуникационными сетями, в том числе сетью Интернет, работы в операционной системе, управления электронной почтой, работы в текстовом редакторе, работы с электронными таблицами, подготовки презентаций, использования графических объектов в электронных документах, работы с базами данных.

3. Основные задачи

Основными задачами начальника отдела являются:

- обеспечение своевременного и качественного выполнения задач и функций, возложенных на отдел.

4. Должностные обязанности

Начальник отдела обязан соблюдать обязанности муниципального служащего, предусмотренные статьей 12 Федерального закона "О муниципальной службе в Российской Федерации", соблюдать ограничения и запреты, связанные с о муниципальной службой и предусмотренные статьями 13 и 14 Федерального закона "О муниципальной службе в Российской Федерации".

Начальник отдела обязан:

- обеспечивать соблюдение в рамках своей компетенции Конституции Российской Федерации, реализацию федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Устава Калужской области, законов Калужской области, постановлений Правительства Калужской области, постановлений Законодательного Собрания Калужской области, распоряжений Губернатора Калужской области, необходимых федеральных законов и законов Калужской области, Устава муниципального района "Мосальский район", муниципальных правовых актов;

- добросовестно исполнять должностные обязанности, в том числе исполнять приказы, распоряжения и указания вышестоящих в порядке подчиненности руководителей, отданные в пределах их должностных полномочий;

- осуществлять организацию и координацию мероприятий по поддержке института семьи в муниципальном районе "Мосальский район";

- осуществлять общее руководство отделом и организовать исполнение задач и функций отдела;

- представлять интересы отдела во всех организациях независимо от форм собственности, а также в судебных органах (по доверенности);

- разрабатывать и представлять на утверждение Главе администрации МР "Мосальский район" должностные инструкции работников отдела;

- обеспечивать соблюдение и защиту прав и законных интересов граждан, поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения своих должностных обязанностей;

- нести персональную ответственность за деятельность отдела;

- в пределах своих должностных обязанностей своевременно рассматривать обращения граждан, организаций, общественных объединений, органов государственной власти, соблюдать установленные в администрации правила внутреннего трудового распорядка, порядок работы со служебной информацией, исполнять должностные инструкции;

- хранить государственную и иную охраняемую законом тайну, а также не разглашать ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей сведения, затрагивающие частную жизнь, честь и достоинство граждан;

- осуществлять контроль над хранением, учетом и использованием бланков строгой отчетности;

- обеспечивать сохранность материальных ценностей;

- организовывать работу по государственной регистрации актов гражданского состояния, по внесению изменений и исправлений в записи актов гражданского состояния, восстановлению и аннулированию актовых записей.

Начальник отдела в рамках своей компетенции выполняет следующие функции:

- осуществляет государственную регистрацию рождения, заключения брака, расторжения брака, установления отцовства, усыновления (удочерения), перемены имени, смерти;

- вносит исправления и изменения в записи актов гражданского состояния;

- производит восстановление и аннулирование записей актов гражданского состояния в порядке, установленном законодательством;

- при государственной регистрации актов гражданского состояния, внесении исправлений и изменений в записи актов, восстановлении и аннулировании записей актов осуществляет административные процедуры, предусмотренные административным регламентом, утвержденным приказом Минюста России от 29 ноября 2011 г. N 412;

- ведет делопроизводство;

- обучает специалистов отдела архивной работы и записи актов гражданского состояния администрации МР "Мосальский район" порядку государственной регистрации актов гражданского состояния и ведению делопроизводства;

- контролирует работу сотрудников отдела, проверяет правильность составления записей актов гражданского состояния, свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, книг учета расходования свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

- сокращает или увеличивает в порядке, установленном в законе, срок, по истечении которого производится государственная регистрация заключения брака;

- обеспечивает торжественную обстановку при регистрации заключения брака;

- ведет прием граждан, рассматривает предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния;

- в случаях, предусмотренных федеральными законами, передает сведения о государственной регистрации актов гражданского состояния в установленном нормативными правовыми актами порядке;

- в установленные сроки и порядке представляет ведомственную отчетность;

- обеспечивает подготовку к передаче в Государственный архив Калужской области актовых книг, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг;

- обеспечивает организацию обработки персональных данных, их обезличиванию при передаче уполномоченным органам;

- проводит мероприятия по обезличиванию обрабатываемых персональных данных с применением современных информационно-коммуникационных технологий, включая использование возможностей межведомственного документооборота;

- обеспечивает правильное использование и сохранность печатей и штампов;

- составляет план работы отдела архивной работы и записи актов гражданского состояния администрации МР "Мосальский район" и отчет о его выполнении;

- осуществляет хранение и учет документов и представляет в управление по делам архивов Калужской области сведения о хранящихся фондах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

- разрабатывает и по согласованию с управлением по делам архивов Калужской области представляет на утверждение Главе администрации МР "Мосальский район" список учреждений, документы которых подлежат передаче на муниципальное хранение, ведет систематическую работу по уточнению этого списка; организует отбор и осуществляет прием документов на хранение (кроме секретных документов);

- проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, находящихся на хранении;

- создает и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся документам с целью оперативного использования содержащейся в них информации;

- информирует администрацию МР "Мосальский район" и учреждения о составе и содержании документов отдела архивной работы, исполняет их запросы;

- использует документы в социально-экономических и культурно-просветительных целях, на выставках, в периодической печати, в установленном порядке предоставляет документы учреждениям и гражданам с целью их научного и практического использования, исполняет социально-правовые запросы населения;

- осуществляет организационно-методическое руководство и контроль по организации документов в делопроизводстве учреждений - источников комплектования, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений с ними;

- ведет пофондовый и статистический учет документов учреждений, участвует в работе их экспертных комиссий;

- проводит мероприятия по улучшению работы экспертных комиссий, а также по организации документов в делопроизводстве на базе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации кадров;

- вносит на рассмотрение администрации муниципальный район "Мосальский район" предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в отделе архивной работы и записи актов гражданского состояния администрации МР "Мосальский район" и архивах учреждений, совершенствованию работы по организации документов в делопроизводстве учреждений, участвует в подготовке и рассмотрении проектов распорядительных документов, планов по архивному делу и делопроизводству;

- проверяет выполнение учреждениями, организациями документов, требований законодательства Российской Федерации, об архивном деле, иных правовых актов Калужской области; постановлений и распоряжений МР "Мосальский район" в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве;

- информирует администрацию МР "Мосальский район", управление по делам архивов Калужской области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об архивном деле в РФ;

- рассматривает и представляет на согласование экспертно-проверочной комиссии управления по делам архивов Калужской области Положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел учреждений, инструкции по делопроизводству;

- рассматривает и представляет на утверждение (согласование) экспертно-проверочной комиссии управления по делам архивов Калужской области, поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения, а также описи фотодокументов, описи дел по личному составу;

- изучает и обобщает практику деятельности по организации документов в делопроизводстве учреждений, распространяет их положительный опыт, участвует в проведении совещаний, семинаров по вопросам организации и методики работы экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве;

- организует работу по предоставлению муниципальных услуг в соответствии с Административными регламентами;

- рассматривает заявления, запросы и заказы граждан и организаций, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела архивной работы и записи актов гражданского состояния администрации МР "Мосальский район", выдает в установленном порядке учреждениям и гражданам архивные справки, в том числе социально-правового характера, копии, выписки из документов;

- внедряет в практику работы отдела прогрессивные методы труда, в том числе автоматизированные технологии обработки и поиска документной информации

- обеспечивает соблюдение правил и норм по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности.

5. Права

Начальник отдела имеет права, предусмотренные статьей 11 и другими положениями Федерального закона "О муниципальной службе в Российской Федерации".

Кроме того, в связи с осуществляемыми им функциями начальник отдела имеет право:

- представлять отдел в отношениях со структурными подразделениями администрации МР "Мосальский район", органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими, физическими и должностными лицами;

- участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей;

- подписывать (визировать) документы от имени отдела и совершать от имени отдела иные юридические действия в пределах своей компетенции;

- представлять на утверждение Главе администрации МР "Мосальский район" проект положения об отделе;

- представлять Главе администрации МР "Мосальский район" представление для назначения на должность и освобождения от должности работников отдела, а также представлять Главе администрации МР "Мосальский район" представление на поощрение работников отдела и применение к ним мер дисциплинарной ответственности в порядке, предусмотренном действующим законодательством;

- знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества работы, со всеми материалами своего личного дела, отзывами о своей деятельности и другими документами до внесения их в личное дело;

- получать от должностных лиц администрации МР "Мосальский район" документы, справки, заключения, необходимые для выполнения работы, входящей в компетенцию отдела;

- вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию начальника отдела;

- проходить переподготовку и повышение квалификации за счет соответствующего бюджета;

- посещать в установленном порядке для исполнения должностных обязанностей организации независимо от форм собственности;

- принимать решения и участвовать в их подготовке в соответствии с должностными обязанностями;

- вносить предложения по совершенствованию работы отдела архивной работы и записи актов гражданского состояния администрации МР "Мосальский район";

- по доверенности, выданной администрацией МР "Мосальский район", в пределах возложенных полномочий представлять интересы администрации МР "Мосальский район" в судах;

- принимать участие в совещаниях, семинарах и других мероприятиях, проводимых органами власти Калужской области.

6. Ответственность

Начальник отдела несет персональную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Калужской области, трудовым договором и настоящей должностной инструкцией за:

- совершение дисциплинарного проступка, то есть за неисполнение или ненадлежащее исполнение им по своей вине возложенных на него должностных обязанностей настоящей должностной инструкцией;

- действие или бездействие, которые могут повлечь нарушение прав и законных интересов граждан;

- разглашение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую федеральным законом тайну, а также сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в том числе сведений, касающихся частной жизни и здоровья граждан или затрагивающих их честь и достоинство;

- несоблюдение ограничений, связанных с прохождением муниципальной службы;

- причинение имущественного ущерба, связанного со служебной деятельностью;

- несвоевременное выполнение приказов и распоряжений вышестоящих начальников Управления по делам архивов Калужской области и Управления ЗАГС по Калужской области, управляющего делами администрации муниципального района "Мосальский район" и Главы администрации МР "Мосальский район";

- правил пожарной безопасности и охраны труда;

- нарушение служебной и исполнительской дисциплины.

С должностной инструкцией ознакомлена: ________________ _________________

                                          (подпись)          (Ф.И.О.)