Постановление Избирательной комиссии Калужской области от 16 мая 2019 г. N 415/55-VI "О Положении об архиве Избирательной комиссии Калужской области"

В соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года N 42 "Об утверждении примерного положения об архиве организации", Избирательная комиссия Калужской области постановляет:

1. Утвердить Положение об архиве Избирательной комиссии Калужской области (далее - Положение) (прилагается).

2. Направить настоящее Положение в Управление по делам архивов Калужской области.

3. Разместить настоящее постановление на официальном сайте Избирательной комиссии Калужской области.

Председатель Избирательной комиссии Калужской области

В.Х. Квасов

Секретарь Избирательной комиссии Калужской области

И.А. Алехина

Утверждено
постановлением
Избирательной комиссии
Калужской области
от 16.05.2019 N 415/55-VI

Положение
об архиве Избирательной комиссии Калужской области

I. Общие положения

1. Положение об архиве Избирательной комиссии Калужской области (далее - Положение) разработано в соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 42 "Об утверждении примерного положения об архиве организации".

2. Архив Избирательной комиссии Калужской области (далее - Архив Комиссии) осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Избирательной комиссии Калужской области, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в государственный архив, источником комплектования которого выступает Избирательная комиссия Калужской области (далее - Комиссия).

3. Комиссия разрабатывает положение об Архиве Комиссии. Положение об Архиве Комиссии подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению, утвержденному приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 42, с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве Комиссии с экспертно-проверочной комиссией Управления по делам архивов Калужской области (далее - ЭПК).

После согласования положение об Архиве Комиссии утверждается постановлением Комиссии.

4. Архив Комиссии в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317, N 22, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596; 2018, 31, ст. 19), законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, Калужской области в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами Комиссии.

II. Состав документов Архива Комиссии

5. Архив Комиссии хранит:

а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности организации;

б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда (ов) организаций-предшественников (при их наличии);

в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии);

г) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива Комиссии.

III. Задачи Архива Комиссии

6. К задачам Архива Комиссии относятся:

6.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Положения.

6.2. Комплектование Архива Комиссии документами, образовавшимися в деятельности организации.

6.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве Комиссии.

6.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве Комиссии.

6.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный архив.

6.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях Комиссии и своевременной передачей их в Архив Комиссии.

IV. Функции Архива Комиссии

7. Архив Комиссии осуществляет следующие функции:

7.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Комиссии, в соответствии с утвержденным графиком.

7.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве Комиссии.

7.3. Представляет в государственный архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве Комиссии документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации

7.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив Комиссии, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Комиссии.

7.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Комиссии описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии Управления по делам архивов Калужской области (далее - ЭПК архивного учреждения) описи дел постоянного хранения;

в) на согласование ЭПК архивного учреждения описи дел по личному составу;

г) на согласование ЭПК архивного учреждения акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

д) на утверждение руководителю организации описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения.

7.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный архив.

7.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве Комиссии в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

7.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве Комиссии.

7.9. Организует информирование руководства и работников Комиссии о составе и содержании документов Архива Комиссии.

7.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

7.11. Ведет учет использования документов Архива Комиссии.

7.12. Создает фонд пользования Архива Комиссии и организует его использование.

7.13. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива Комиссии.

7.14. Участвует в разработке документов Комиссии по вопросам архивного дела и делопроизводства.

7.15. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства Комиссии в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и работникам Комиссии в подготовке документов к передаче в Архив Комиссии.

V. Права Архива Комиссии

8. Архив Комиссии имеет право:

а) представлять руководству Комиссии предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве Комиссии;

б) запрашивать в структурных подразделениях Комиссии сведения, необходимые для работы Архива Комиссии;

в) давать рекомендации структурным подразделениям Комиссии по вопросам, относящимся к компетенции Архива Комиссии;

г) информировать структурные подразделения Комиссии о необходимости передачи документов в Архив Комиссии в соответствии с утвержденным графиком;

д) принимать участие в заседаниях ЭПК Управления по делам архивов Калужской области.