Приложение 4. Положение об архивном отделе управления протокола и документационного обеспечения администрации Кемеровского муниципального района

Приложение 4
к распоряжению
Администрации Кемеровского
муниципального района
от 17 марта 2016 г. N 93-р

Положение
об архивном отделе управления протокола и документационного обеспечения администрации Кемеровского муниципального района

1. Общие положения

1.1. Архивный отдел управления протокола и документационного обеспечения администрации Кемеровского муниципального района (далее - отдел) является структурным подразделением управления протокола и документационного обеспечения администрации Кемеровского муниципального района (далее - управление).

1.2. Отдел подчиняется начальнику управления протокола и документационного обеспечения (далее - начальник управления), заместителю главы Кемеровского муниципального района по организационно - территориальным вопросам (далее - заместитель главы района), главе Кемеровского муниципального района (далее - глава района).

1.3. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, законами и иными нормативными правовыми актами Кемеровской области, Уставом Кемеровского муниципального района, иными правовыми актами Кемеровского муниципального района, настоящим положением.

1.4. Положение об отделе, а также вносимые в него изменения и дополнения утверждаются распоряжением администрации Кемеровского муниципального района (далее - администрация района).

1.5. В структуру отдела входит начальник отдела, архивариус.

2. Основные задачи отдела

2.1. Обеспечение сохранности и учета архивных документов, подлежащих постоянному хранению, в т.ч.:

- хранение и учет документов, принятых в муниципальный архив;

- представление в установленном порядке учетных данных в орган управления архивным делом по Кемеровской области;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

2.1.1. Отдел обеспечивает:

- хранение, комплектование (формирование), учет на различных видах носителей и использование архивных документов и архивных фондов: Кемеровской области, находящихся на территории Кемеровского муниципального района, органов местного самоуправления Кемеровского муниципального района, муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений (далее - муниципальные организации);

- решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности Кемеровского муниципального района, в собственность Российской Федерации, Кемеровской области, иных муниципальных образований;

- хранение архивных фондов поселений, входящих в состав Кемеровского муниципального района; печатных и других материалов, дополняющих муниципальные фонды; учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.

2.1.2. Принятие на хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности, посредством заключения от имени администрации района договора с собственником (владельцем) таких документов; а также принятие на хранение, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, архивных документов, документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, образовавшихся в процессе деятельности негосударственных организаций при их ликвидации, в том числе в результате банкротства, посредством заключения от имени администрации района договора с ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим.

3. Основные функции отдела

3.1. Комплектование муниципального архива документами, образовавшимися и образующимися в деятельности органов местного самоуправления Кемеровского муниципального района, деятельности муниципальных организаций, а также архивными документами юридических и физических лиц, переданных на законном основании на хранение в муниципальный архив:

- составление муниципальным архивом списков источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в муниципальный архив;

- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, принимаемых на хранение в муниципальный архив;

- прием документов в муниципальный архив.

3.2. Оказание организационно - методического содействия в деятельности ведомственных архивов и организаций, в работе с архивными документами органов местного самоуправления Кемеровского муниципального района, муниципальных организаций.

3.3. Рассмотрение и согласование описей архивных дел организаций, документы которых подлежат приему в муниципальный архив.

3.4. Информирование органов местного самоуправления, иных заинтересованных лиц о составе и содержании документов отдела по актуальной тематике.

3.5. Организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью.

3.6. Исполнение социально - правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием пользователей (заявителей).

3.7. Создание и совершенствование научно - справочного аппарата к архивным документам, архивных справочников о составе и содержании документов.

3.8. Обеспечение обмена опытом в сфере делопроизводства, архивного дела между муниципальными образованиями Кемеровской области.

3.9. Оказание гражданам с ограниченными возможностями здоровья помощи в преодолении информационных барьеров, ограничивающих предоставление государственных и муниципальных услуг.

3.10. Осуществление иных функций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

4. Полномочия отдела

4.1. В соответствии с возложенными задачами при осуществлении своих функций отдел имеет право:

4.1.1. Взаимодействовать в работе со структурными подразделениями администрации района, органами государственной власти, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями, организациями Кемеровского муниципального района по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

4.1.2. Вносить предложения руководству по вопросам улучшения организации работы отдела.

4.1.3. Обращаться к руководству для оказания содействия в исполнении задач, возложенных на отдел.

4.1.4. Запрашивать и получать в пределах своих полномочий от руководителей структурных подразделений администрации района пояснения, материалы, документы, необходимые для выполнения задач отдела.

4.1.5. Давать в пределах своей компетенции указания структурным подразделениям по вопросам работы с документами.

4.1.6. Не принимать документы, оформленные с нарушением установленных требований.

4.1.7. Пользоваться в установленном порядке информационными банками администрации района, компьютерной, копировальной и множительной техникой, использовать муниципальные системы связи и коммуникации.

4.2. Отдел решает стоящие перед ним задачи во взаимодействии с заместителями главы Кемеровского муниципального района, а также самостоятельными подразделениями в составе администрации района, предоставляя им аналитические, информационные и справочные материалы, подготавливаемые в рамках компетенции отдела.

4.3. Информационное, документационное, материально-техническое и транспортное обеспечение деятельности отдела осуществляют соответствующие подразделения администрации района и подведомственные ей учреждения.

5. Руководство деятельностью отдела

5.1. Отдел возглавляется начальником отдела, непосредственно подчиненным начальнику управления. Начальник отдела назначается на должность и освобождается от должности приказом администрации района.

5.2. Начальник отдела несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел функций.

5.3. Начальник отдела:

5.3.1. Обеспечивает организацию работы и руководство деятельностью отдела.

5.3.2. Определяет полномочия и распределяет обязанности между работниками отдела.

5.3.3. Осуществляет координацию работы работников отдела в выполнении возложенных на них задач и функций.

5.3.4. Подписывает документы в соответствии с компетенцией отдела.

5.3.5. Обеспечивает подготовку и представление отчетов о деятельности отдела.

5.3.6. Обеспечивает совершенствование стиля и методов работы, отвечает за внедрение и использование современных технических средств для улучшения деятельности отдела, принимает меры к соблюдению служебной дисциплины и высокой организованности труда, проводит работу по воспитанию и повышению квалификации сотрудников отдела.

5.3.7. Осуществляет иные права и обязанности, предусмотренные законодательством Российской Федерации, Кемеровской области, муниципальными правовыми актами Кемеровского муниципального района, настоящим положением, должностной инструкцией.

5.3.8. В период отсутствия начальника отдела его обязанности в полном объеме исполняет должностное лицо управления на основании приказа администрации района по ходатайству начальника управления.

5.4. Отдел взаимодействует в пределах своей компетенции со структурными подразделениями администрации района, органами государственной власти, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями, организациями Кемеровского муниципального района по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

6. Ответственность

6.1. Начальник отдела несет ответственность за полное, своевременное и качественное выполнение задач и функций, возложенных на отдел, с учетом прав, предоставленных ему настоящим положением, должностной инструкцией.

6.2. Степень ответственности других работников отдела устанавливается их должностными инструкциями.