Приложение 3. Положение об отделе документационного обеспечения управления протокола и документационного обеспечения администрации Кемеровского муниципального района

Приложение 3
к распоряжению
Администрации Кемеровского
муниципального района
от 17 марта 2016 г. N 93-р

Положение
об отделе документационного обеспечения управления протокола и документационного обеспечения администрации Кемеровского муниципального района

1. Общие положения

1.1. Отдел документационного обеспечения управления протокола и документационного обеспечения администрации Кемеровского муниципального района (далее - отдел) является структурным подразделением управления протокола и документационного обеспечения администрации Кемеровского муниципального района (далее - управление).

1.2. Отдел подчиняется начальнику управления протокола и документационного обеспечения (далее - начальник управления), заместителю главы Кемеровского муниципального района по организационно - территориальным вопросам (далее - заместитель главы района), главе Кемеровского муниципального района (далее - глава района).

1.3. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, законами и иными нормативными правовыми актами Кемеровской области, Уставом Кемеровского муниципального района, иными правовыми актами Кемеровского муниципального района, настоящим положением.

1.4. Положение об отделе, а также вносимые в него изменения и дополнения утверждаются распоряжением администрации Кемеровского муниципального района (далее - администрация района).

1.5. В структуру отдела входит начальник отдела.

2. Основные задачи отдела

2.1. Обеспечение единого порядка организации и ведения делопроизводства в администрации района.

2.2. Организационно-методическое руководство работой с документами в администрации района.

2.3. Осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением документов, анализ исполнительской дисциплины в администрации района.

2.4. Разработка нормативно-методических документов по ведению делопроизводства, по работе с обращениями граждан, объединений граждан, в т.ч. юридических лиц (далее - обращения) в администрации района.

2.5. Обеспечение режима доступа к документам и использования документов.

3. Основные функции отдела

3.1. Участие в разработке проектов нормативных правовых актов главы района, Совета народных депутатов Кемеровского муниципального района, отнесенных к компетенции отдела.

3.2. Формирование и совершенствование системы делопроизводства в администрации района.

3.3. Соблюдение установленных действующими нормативными правовыми актами правил оформления документов и порядка документооборота.

3.4. Участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании автоматизированных информационных систем документооборота.

3.5. Упорядочение состава документов, оптимизация документопотоков и документооборота в целом.

3.6. Ведение делопроизводства по обращениям (база данных поступающих обращений, исходящих документов, оформление обращений в архив).

3.7. Осуществление контроля за сроками рассмотрения обращений.

3.8. Осуществление проверки качества рассмотрения обращений (выезд к заявителю, общение с заявителем посредством телефонной связи, фото - видеоконтроль и др.).

3.9. Осуществление контроля соблюдения срока исполнения, указанного исполнителями в ответе по обращениям заявителям, путем личной беседы (встреч) с заявителем.

3.10. Подготовка аналитической информации, связанной с работой отдела.

3.11. Подготовка отчетов, связанных с деятельностью отдела.

3.12. Подготовка материалов для публикации в средствах массовой информации по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

3.13. Организация информационного сопровождения выездных приемов, прямых линий, проводимых главой района, заместителями главы района.

3.14. Осуществление подготовки материалов к проведению заседаний коллегий администрации района в пределах компетенции отдела.

3.15. Оказание гражданам с ограниченными возможностями здоровья помощи в преодолении информационных барьеров, ограничивающих предоставление государственных и муниципальных услуг.

3.16. Осуществление других функций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

4. Полномочия отдела

4.1. В соответствии с возложенными задачами при осуществлении своих функций отдел имеет право:

4.1.1. Взаимодействовать в работе со структурными подразделениями администрации района, органами государственной власти, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями, организациями Кемеровского муниципального района по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

4.1.2. Вносить предложения руководству по вопросам улучшения организации работы отдела.

4.1.3. Обращаться к руководству для оказания содействия в исполнении задач, возложенных на отдел.

4.1.4. Запрашивать и получать в пределах своих полномочий от руководителей структурных подразделений администрации района пояснения, материалы, документы, необходимые для выполнения задач отдела.

4.1.5. Давать в пределах своей компетенции указания структурным подразделениям по вопросам работы с обращениями.

4.1.6. Не принимать документы, оформленные с нарушением установленных требований.

4.1.7. Пользоваться в установленном порядке информационными банками администрации района, компьютерной, копировальной и множительной техникой, использовать муниципальные системы связи и коммуникации.

4.2. Отдел решает стоящие перед ним задачи во взаимодействии с заместителями главы района, а также самостоятельными подразделениями в составе администрации района, предоставляя им аналитические, информационные и справочные материалы, подготавливаемые в рамках компетенции отдела.

4.3. Информационное, документационное, материально-техническое и транспортное обеспечение деятельности отдела осуществляют соответствующие подразделения администрации района и подведомственные ей учреждения.

5. Руководство деятельностью отдела

5.1. Отдел возглавляется начальником отдела, непосредственно подчиненным начальнику управления. Начальник отдела назначается на должность и освобождается от должности приказом администрации района.

5.2. Начальник отдела несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел функций.

5.3. Начальник отдела:

5.3.1. Обеспечивает организацию работы и руководство деятельностью отдела.

5.3.2. Определяет полномочия и распределяет обязанности между работниками отдела.

5.3.3. Осуществляет координацию работы работников отдела в выполнении возложенных на них задач и функций.

5.3.4. Подписывает документы в соответствии с компетенцией отдела.

5.3.5. Обеспечивает подготовку и представление отчетов о деятельности отдела.

5.3.6. Обеспечивает совершенствование стиля и методов работы, отвечает за внедрение и использование современных технических средств для улучшения деятельности отдела, принимает меры к соблюдению служебной дисциплины и высокой организованности труда.

5.3.7. Осуществляет иные права и обязанности, предусмотренные законодательством Российской Федерации, Кемеровской области, муниципальными правовыми актами Кемеровского муниципального района, настоящим положением, должностной инструкцией.

5.3.8. В период отсутствия начальника отдела его обязанности в полном объеме исполняет должностное лицо управления на основании приказа администрации района по ходатайству начальника управления.

5.4. Отдел взаимодействует в пределах своей компетенции со структурными подразделениями администрации района, органами государственной власти, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями, организациями Кемеровского муниципального района по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

6. Ответственность

6.1. Начальник отдела несет ответственность за полное, своевременное и качественное выполнение задач и функций, возложенных на отдел, с учетом прав, предоставленных ему настоящим положением, должностной инструкцией.

6.2. Степень ответственности других работников отдела устанавливается их должностными инструкциями.