Распоряжение Коллегии Администрации Кемеровской области от 21 июня 2016 г. N 237-р "Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в исполнительных органах государственной власти Кемеровской области"

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в исполнительных органах государственной власти Кемеровской области.

2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя Губернатора - руководителя аппарата Администрации Кемеровской области А.А. Зеленина.

3. Распоряжение вступает в силу со дня подписания.

Губернатор Кемеровской области

А.М. Тулеев

Инструкция
о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в исполнительных органах государственной власти Кемеровской области
(утв. распоряжением Коллегии Администрации Кемеровской области от 21 июня 2016 г. N 237-р)

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет общий порядок обращения с документами, изданиями и иными материальными носителями<*> информации (далее - документы, издания), содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в исполнительных органах государственной власти Кемеровской области (далее - органы исполнительной власти).

Настоящая Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.2. Настоящая Инструкция разработана на основе положений Инструкции о порядке обращения с документированной служебной информацией ограниченного распространения в организациях, учреждениях, предприятиях и т.д., утвержденной Главгосэкспертизой России 16.05.2000.

При работе с документами с пометкой "Для служебного пользования", кроме настоящей Инструкции, следует руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила).

1.3. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).

1.4. Государственные служащие органов исполнительной власти, имеющие отношение к работе с документами и изданиями "Для служебного пользования", должны быть в обязательном порядке ознакомлены с настоящей Инструкцией.

Государственным служащим органов исполнительной власти, работающим с документами и изданиями "Для служебного пользования", запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было сведения, содержащиеся в этих документах и изданиях, если это не вызывается служебной необходимостью.

1.5. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.

1.6. В случае упразднения органа исполнительной власти решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает специально созданная комиссия.

<*> Требования настоящей Инструкции распространяются на порядок обращения с иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации).

2. Порядок отнесения документов к разряду ограниченного распространения

2.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности органов исполнительной власти, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая в органы исполнительной власти несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами, законами Кемеровской области.

2.2. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, органов исполнительной власти, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;

описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек, архивов, информационных системах органов исполнительной власти и организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

2.3. Заместители Губернатора Кемеровской области в пределах своей компетенции определяют:

категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения;

порядок снятия пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения;

организацию защиты служебной информации ограниченного распространения.

2.4. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем документа, руководителем органа исполнительной власти (его подразделения) или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, в соответствии с перечнем видов служебной информации, которую необходимо относить к разряду ограниченного распространения (утверждается руководителем органа исполнительной власти).

2.5. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 2.2 настоящей Инструкции.

3. Порядок приема и учета, размножения и рассылки документов и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

3.1. Прием и учет (регистрация) поступающей в Коллегию Администрации Кемеровской области, Администрацию Кемеровской области корреспонденции, учет (регистрация), рассылка, отправка и хранение правовых актов Губернатора Кемеровской области, Коллегии Администрации Кемеровской области, Администрации Кемеровской области, исходящих служебных писем Губернатора Кемеровской области, Коллегии Администрации Кемеровской области и Администрации Кемеровской области с пометкой "Для служебного пользования" осуществляются департаментом документационного обеспечения Администрации Кемеровской области (далее - департамент документационного обеспечения).

3.2. Прием и учет (регистрация) документов, служебных писем и изданий с пометкой "Для служебного пользования", содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются отделом служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов с пометкой "Для служебного пользования" или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю.

Ошибочно поступившие документы и издания с пометкой "Для служебного пользования" возвращаются отправителю.

На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном письме к изданиям с пометкой "Для служебного пользования" проставляется штамп, в котором указывается регистрационный номер документа и дата его поступления.

Тираж издания с пометкой "Для служебного пользования", полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером.

Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

3.3. Акты Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, с пометкой "Для служебного пользования" регистрируются и хранятся в отделе учета и контроля за исполнением документов департамента документационного обеспечения, осуществляющем контроль за их исполнением.

3.4. Проекты правовых актов Губернатора Кемеровской области, Коллегии Администрации Кемеровской области, Администрации Кемеровской области, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, печатаются исполнителем и подлежат согласованию в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Кемеровской области. Запрещается осуществлять согласование указанных проектов в автоматизированной системе "Документооборот". После согласования и подписания распорядительный документ с пометкой "Для служебного пользования" и его отпечатанные экземпляры в количестве согласно указателю рассылки передаются исполнителем в отдел распорядительных документов департамента документационного обеспечения для регистрации и рассылки.

Дополнительная рассылка актов Губернатора Кемеровской области, Коллегии Администрации Кемеровской области, Администрации Кемеровской области с пометкой "Для служебного пользования" исполнительным органам власти или сторонним организациям осуществляется по указанию заместителя Губернатора - руководителя аппарата Администрации Кемеровской области либо по заявкам руководителей органов исполнительной власти или подразделений, их готовивших.

3.5. Регистрация и отправка исходящих писем Губернатора Кемеровской области, Коллегии Администрации Кемеровской области, Администрации Кемеровской области, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, с пометкой "Для служебного пользования" осуществляются отделом служебной корреспонденции департамента документационного обеспечения.

3.6. Прием и учет, размножение и рассылка документов и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, поступающих непосредственно в органы исполнительной власти и подготавливаемых ими, осуществляется работником или подразделением органа исполнительной власти, выполняющим делопроизводственные функции, в соответствии с порядком, указанном в настоящем разделе.

3.7. Документы с пометкой "Для служебного пользования":

подлежат регистрации в автоматизированной системе "Документооборот" без размещения документа в электронном виде;

учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка "дсп";

передаются работникам исполнительных органов власти под расписку;

пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

не могут передаваться по незащищенным каналам связи (сеть "Интернет", факс, телетайп и др.);

размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения руководителя органа исполнительной власти или подразделения, подготовившего документ. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

3.8. При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем органа исполнительной власти или подразделения, подготовившего документ.

4. Порядок обработки документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

4.1. Проекты документов, отнесенных к разряду ограниченного распространения:

печатаются исполнителем, ответственным за подготовку документов с пометкой "Для служебного пользования", с использованием персональной компьютерной техники;

печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра количества отпечатанных экземпляров, фамилии и инициалов исполнителя, печатавшего документ, и даты печатания документа.

Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа (в необходимых случаях и на их проектах), на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

4.2. Отпечатанные и подписанные документы с пометкой "Для служебного пользования" передаются для регистрации работнику органа исполнительной власти, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются исполнителем с подтверждением факта уничтожения записью на обороте последнего листа экземпляра, остающегося в деле: "Черновик (и варианты) уничтожены. Исп. Ф.И.О. Дата. Подпись".

4.3. Файлы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, должны храниться на машинных носителях информации, учтенных в соответствующем порядке у исполнителя, ответственного за подготовку документов с пометкой "Для служебного пользования" в органе исполнительной власти или его структурном подразделении. Машинные носители информации должны храниться в соответствии с требованиями настоящей Инструкции к хранению документов с пометкой "Для служебного пользования".

5. Группировка исполненных документов в дела

5.1. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

5.2. Документы с пометкой "Для служебного пользования" в зависимости от производственной необходимости допускается группировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.

В случаях когда образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" и без этой пометки, целесообразно предусматривать их обособленное формирование в дела. При этом в графе номенклатуры "Индекс дела" к номеру дела с документами "Для служебного пользования" добавляется пометка "ДСП".

При включении документа с пометкой "Для служебного пользования" в дело с несекретными документами, не имеющими аналогичного грифа, данное дело получает пометку "Для служебного пользования" и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел текущего года.

В органах исполнительной власти, в деятельности которых образуется небольшое количество документов с пометкой "Для служебного пользования", номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется "Документы "Для служебного пользования". Срок хранения такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка "ЭК" (экспертная комиссия).

5.3. По окончании делопроизводственного года дело "Документы "Для служебного пользования" просматривается экспертной комиссией полистно и, в случае необходимости, принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в деле документы постоянного срока хранения группируются в отдельное дело (дела), которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел.

Если в дело "Документы "Для служебного пользования" включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку хранения содержащихся в нем документов. Отметка "ЭК" в графе номенклатуры дел "Срок хранения" зачеркивается и заменяется уточненным сроком хранения.

5.4. Дела с документами постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения должны иметь внутренние описи.

6. Использование документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения. Снятие с дел пометки "Для служебного пользования"

6.1. К работе с делами "Для служебного пользования" допускаются имеющие к ним непосредственное отношение должностные лица, к документам и изданиям - согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руководителей органов исполнительной власти, их структурных подразделений.

6.2. Запрещается пользоваться сведениями из документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования" для открытых выступлений или опубликования в открытой печати, передачах по радио и телевидению, экспонировать такие документы и издания на выставках, демонстрировать на стендах и т.д.

6.3. Ознакомление работников органов исполнительной власти и их структурных подразделений, иных организаций с документами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимися на архивном хранении в департаменте документационного обеспечения, снятие с них рукописных, машинописных, ксерокопий, а также производство выписок из указанных документов осуществляется с согласия заместителя Губернатора - руководителя аппарата Администрации Кемеровской области либо руководителей подразделений, готовивших документы (формировавших дела), при наличии письменного запроса с указанием темы выполняемого задания.

6.4. Дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" выдаются работникам указанных органов во временное пользование на срок не более 10 дней и принимаются от них под расписку в журнале учета выдаваемых дел и изданий.

6.5. Дела постоянного и временного сроков хранения с пометкой "Для служебного пользования" периодически просматриваются с целью возможного снятия этого грифа.

Решение вопроса о снятии пометки "Для служебного пользования" возлагается на создаваемую в установленном порядке специальную комиссию, в состав которой включаются представители департамента документационного обеспечения, отдела режима и секретного делопроизводства и руководители подразделений, готовивших рассматриваемые комиссией документы.

Решение комиссии оформляется составляемым в произвольной форме актом, который утверждается руководителем подразделения, готовившего рассматриваемые комиссией документы. В акте перечисляются дела, с которых пометка "Для служебного пользования" снимается.

Один экземпляр акта передается в архив Администрации Кемеровской области, а на дела постоянного срока хранения - в Государственный архив Кемеровской области.

На обложках дел пометка "Для служебного пользования" погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия.

При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах, изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

6.6. При использовании документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, а также снятии пометки "Для служебного пользования" с дел, находящихся на архивном хранении в иных органах исполнительной власти, рекомендуется руководствоваться порядком, установленном в соответствии с требованиями настоящего раздела для документов, находящихся на архивном хранении в департаменте документационного обеспечения.

7. Отбор документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, для хранения и к уничтожению

7.1. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов и дел с пометкой "Для служебного пользования", рассмотрение и утверждение её результатов производится в соответствии с требованиями и порядком, установленными для несекретных материалов (Правила, раздел 4).

7.2. Дела с пометкой "Для служебного пользования" постоянного хранения передаются в Государственный архив Кемеровской области в установленном порядке с обязательной полистной проверкой включенных в них документов (Правила, раздел 6).

7.3. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", не имеющих исторической ценности и утративших свое практическое значение, производится по акту. При этом в графе "Заголовки дел" после номеров этих дел проставляется отметка "ДСП". В учетных формах об этом делается соответствующая отметка со ссылкой на соответствующий акт.

8. Обеспечение сохранности документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения. Проверка их наличия

8.1. Документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых шкафах (хранилищах). При этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность (Правила, раздел 2).

8.2. В органах исполнительной власти не реже одного раза в год проводится проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования". Для проведения проверки образуется комиссия, состав которой определяется руководителем органа исполнительной власти. В состав комиссии включается работник, ответственный за учет и хранение этих документов.

В архиве органа исполнительной власти проверки документов с пометкой "Для служебного пользования" проводятся не реже одного раза в 5 лет.

Результаты проверок оформляются актом.

8.3. О фактах утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель органа исполнительной власти информирует курирующего заместителя Губернатора области, заместителя Губернатора Кемеровской области (по координации работы правоохранительных органов и органов военного управления) и проводит служебное расследование. Результаты расследования также докладываются курирующему заместителю Губернатора области и заместителю Губернатора Кемеровской области (по координации работы правоохранительных органов и органов военного управления).

8.4. На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного хранения утверждаются курирующим заместителем Губернатора и передаются для хранения в архив соответствующего органа исполнительной власти.

8.5. Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника другому осуществляется с разрешения руководителя соответствующего органа исполнительной власти.

8.6. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается руководителем соответствующего органа исполнительной власти.