Распоряжение Администрации города Омска от 26 июля 2016 г. N 350-р "О внесении изменений в распоряжение Администрации города Омска от 30 декабря 2014 года N 440-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Омска"

Руководствуясь Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом города Омска:

1. Внести в приложение "Инструкция по делопроизводству в Администрации города Омска" к распоряжению Администрации города Омска от 30 декабря 2014 года N 440-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Омска" следующие изменения:

1) в тексте слова "первые заместители" в соответствующих падежах заменить словами "первый заместитель" в соответствующих падежах;

2) пункт 17 изложить в следующей редакции:

"17. При подготовке документов используются электронные шаблоны бланков документов в цветном или черно-белом изображении.";

3) пункт 18 дополнить абзацем пятым следующего содержания:

"Отступы абзацев (красная строка) должны составлять 1,25 см.";

4) пункт 39 дополнить абзацами четырнадцатым - девятнадцатым следующего содержания:

"В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы.

Графы и строки таблицы должны иметь названия, выраженные именем существительным в именительном падеже.

Названия граф и строк указываются с прописной буквы. Точка в конце граф и строк не ставится.

Номера граф и строк таблицы указываются без точек. Названия последующих граф и строк грамматически должны быть согласованы с основным названием.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, наименование граф или их цифровое обозначение повторяется вверху на каждой странице.

Таблица может быть расположена вдоль длинной стороны листа. В этом случае таблица оформляется приложением к документу.";

5) абзацы третий, четвертый пункта 40 изложить в следующей редакции:

"Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о нем делается ниже текста документа и отделяется от текста документа 1 межстрочным интервалом. Слово "Приложение" (без кавычек) выравнивается по левому краю без отступа абзаца следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.";

6) абзац четвертый пункта 42 изложить в следующей редакции:

"При подготовке проекта документа на электронном бланке письма Мэра города Омска виза первого заместителя Мэра города Омска, заместителя Мэра города Омска, руководителя структурного подразделения, осуществляющего подготовку данного проекта документа, проставляется с оборотной стороны бумажного дубликата проекта документа с отметкой об исполнителе.";

7) в пункте 122:

- абзац первый изложить в следующей редакции:

"122. Приказам, распоряжениям присваиваются порядковые номера по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года в базе данных "Правовые акты" СЭДД раздельно для приказов и распоряжений.";

- абзац четвертый изложить в следующей редакции:

"Порядковая нумерация приказов, распоряжений по личному составу осуществляется при помощи буквенных обозначений "лс", "к" в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, утвержденной с учетом сроков хранения документов, установленных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".";

8) абзац четвертый пункта 142 изложить в следующей редакции:

"Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".";

9) пункт 153 изложить в следующей редакции:

"153. Прием, регистрацию и отправку телефонограмм осуществляет сотрудник структурного подразделения, обеспечивающий работу приемной руководителя Администрации города Омска.";

10) пункт 238 изложить в следующей редакции:

"238. Контроль за исполнением осуществляется по документам, содержащим указание необходимости исполнения и (или) сроки исполнения:

- деловых (служебных) писем, поступивших в Администрацию города Омска на имя Мэра города Омска, первого заместителя Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска - сектором по работе со служебной документацией;

- поручений Мэра города Омска по исполнению нормативных правовых актов государственных органов - Аппаратом Мэра города Омска;

- других документов, целесообразность постановки на контроль которых определяет Мэр города Омска, первый заместитель Мэра города Омска, заместители Мэра города Омска - советниками Мэра города Омска, советниками первого заместителя Мэра города Омска, советниками заместителей Мэра города Омска.";

11) пункт 245 изложить в следующей редакции:

"245. Сроком исполнения поручения считается не дата представления руководителю проекта ответа заявителю, а дата регистрации документа.

Ответственность за своевременное исполнение документа на каждом этапе его прохождения до момента регистрации несут:

- ответственный исполнитель, определенный руководителем;

- советники Мэра города Омска, советники первого заместителя Мэра города Омска, советники заместителей Мэра города Омска, советники руководителей структурных подразделений, сотрудники, назначенные осуществлять контроль в структурных подразделениях;

- сотрудники, обеспечивающие учет и прохождение документов в установленные сроки.

Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке ответа.";

12) абзац первый пункта 253 изложить в следующей редакции:

"253. Контроль за исполнением поручений, в том числе и по внутренним служебным документам, осуществляют советники Мэра города Омска, советники первого заместителя Мэра города Омска, советники заместителей Мэра города Омска, советники руководителей структурных подразделений, сотрудники, назначенные осуществлять контроль в структурных подразделениях.";

13) дополнить разделом 23 следующего содержания:

"23. Организация работы с кадровой документацией

404. Структура Администрации города Омска, изменения в структуре Администрации города Омска формируются Мэром города Омска и по его представлению утверждаются Омским городским Советом.

Штатные расписания структурных подразделений составляются в соответствии с перечнем должностей муниципальной службы города Омска, утверждаемым правовым актом Администрации города Омска.

405. Приказы (распоряжения) по личному составу являются основными документами, определяющими служебное положение работников Администрации города Омска (далее по тексту настоящего раздела - работники), и служат основанием для внесения соответствующих записей в их учетные документы.

Формулировка приказа (распоряжения) должна соответствовать действующему законодательству.

Фамилия, имя, отчество в приказе (распоряжении) по личному составу указываются полностью, а наименование должности должно соответствовать наименованию, указанному в штатном расписании, без сокращения наименования структурного подразделения.

На основании приказа (распоряжения) по личному составу заполняется личная карточка (форма N Т-2ГС(МС) и вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора оформляется при увольнении работника. На основании данного приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в трудовую книжку и личную карточку работника.

406. Личные дела работников ведутся кадровой службой (специалистом, осуществляющим ведение кадрового делопроизводства) структурного подразделения, наделенного правами юридического лица. Личные дела работников, входящих в номенклатуру кадров Мэра города Омска, ведутся специалистами департамента правового обеспечения и муниципальной службы Администрации города Омска (далее - департамент правового обеспечения и муниципальной службы).

407. Трудовой договор составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в личном деле работника, а другой остается у работника.

408. График отпусков применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников аппарата управления Администрации города Омска, структурных подразделений на календарный год по месяцам. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности аппарата управления Администрации города Омска, структурных подразделений и пожелания работников.

При согласии работника, входящего в номенклатуру кадров Мэра города Омска, Мэра города Омска, первого заместителя (заместителя) Мэра города Омска, руководителя структурного подразделения (при наличии) отпуск работника может быть перенесен на другой срок Мэром города Омска.

При согласии работника и руководителя структурного подразделения, не наделенного правами юридического лица, отпуск работника может быть перенесен на другой срок управляющим делами.

При согласии работника и руководителя структурного подразделения, наделенного правами юридического лица, отпуск работника может быть перенесен на другой срок руководителем структурного подразделения, наделенного правами юридического лица.

При переносе срока отпуска на другое время кадровой службой (специалистом, осуществляющим ведение кадрового делопроизводства) соответствующего структурного подразделения в график отпусков вносятся записи о соответствующих изменениях.

График отпусков работников, входящих в номенклатуру кадров Мэра города Омска, является сводным графиком отпусков и формируется департаментом правового обеспечения и муниципальной службы на основании письменных предложений, представленных заместителю Мэра города Омска, директору департамента правового обеспечения и муниципальной службы первым заместителем (заместителем) Мэра города Омска (в отношении себя и в отношении должностных лиц, входящих в номенклатуру кадров Мэра города Омска, замещающих должности муниципальной службы в структурных подразделениях, деятельность которых регулируется соответствующим первым заместителем (заместителем) Мэра города Омска), руководителями структурных подразделений, деятельность которых регулируется Мэром города Омска (в отношении себя и в отношении должностных лиц, входящих в номенклатуру кадров Мэра города Омска, замещающих должности муниципальной службы в соответствующих структурных подразделениях).

График отпусков подписывается заместителем Мэра города Омска, директором департамента правового обеспечения и муниципальной службы и утверждается Мэром города Омска.

График отпусков работников управления делами и структурных подразделений, не наделенных правами юридического лица, является сводным графиком отпусков и составляется на основании письменных предложений руководителей структурных подразделений, не наделенных правами юридического лица, аппарата управления Администрации города Омска (в отношении советников руководителей Администрации города Омска), представленных управляющему делами. График отпусков визируется руководителем кадровой службы управления делами и утверждается управляющим делами.

График отпусков работников структурных подразделений, наделенных правами юридического лица, визируется руководителем кадровой службы (специалистом, осуществляющим ведение кадрового делопроизводства) соответствующего структурного подразделения и утверждается руководителем структурного подразделения, наделенного правами юридического лица.";

14) в приложениях NN 1 - 6 слова "644099, г. Омск, ул. Гагарина, 34" заменить словами "Гагарина ул., д. 34, Омск, 644099";

15) приложение N 14 "Перечень документов, не подлежащих регистрации в секторе по работе со служебной документацией общего отдела управления делами Администрации города Омска" дополнить пунктами 8 - 11 следующего содержания:

"8. Пакеты с пометкой "Лично".

9. Неподписанные документы.

10. Документы на иностранных языках без перевода.

11. Бухгалтерские документы.".

2. Департаменту информационной политики Администрации города Омска опубликовать настоящее распоряжение в средствах массовой информации и разместить в сети "Интернет" на официальном сайте Администрации города Омска.

Мэр города Омска

В.В. Двораковский