Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива"

Приложение
к постановлению
администрации
муниципального образования
Одоевский район
от 23 ноября 2015 г. N 574

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Оказание
методической и практической помощи представителям
организаций, предприятий по ведению делопроизводства
и формированию ведомственного архива"

I. Общие положения

1. Предмет регулирования административного регламента

1.1. Настоящий административный регламент предоставления муниципальной услуги (далее - Административный регламент и муниципальная услуга соответственно) определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных процедур) предоставления муниципальной услуги по оказанию методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива сектором муниципального архива администрации муниципального образования Одоевский район.

2. Круг заявителей

2.1. Получателями муниципальной услуги являются органы государственной власти, органы местного самоуправления, юридические лица, представители организаций, предприятий, обращающиеся на законных основаниях к сектору муниципального архива для получения и использования необходимой информации. В ходе оказания муниципальной услуги сектор муниципального архива взаимодействует с отделом архивного дела министерства культуры и туризма Тульской области.

3. Требования к порядку информирования
о предоставлении муниципальной услуги

3.1. Информирование о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется в секторе муниципального архива администрации муниципального образования Одоевский район (далее - архив) с использованием средств почтовой, телефонной связи, публикаций в средствах массовой информации, электронного информирования, в том числе на РПГУ.

3.2. Местонахождение сектора муниципального архива, предоставляющего муниципальную услугу: ул. Карла Маркса, д. 150, п. Одоев, Тульская область, индекс 301440;

контактный телефон: 8(48736) 4-10-70;

адрес электронной почты: archiv.odoev@mail.ru;

адрес сайта муниципального образования Одоевский район: http://www.odoev.tulobl.ru.

3.3. График работы сектора муниципального архива:

понедельник - четверг 9.00 - 18.00

пятница 9.00 - 17.00

перерыв 13.00 - 13.48

суббота воскресенье - выходные дни

3.4. Основными требованиями к информированию заявителей о правилах предоставления муниципальной услуги являются:

- достоверность предоставляемой информации;

- четкость в изложении информации;

- полнота информирования;

- наглядность форм предоставляемой информации (при письменном информировании);

- удобство и доступность получения информации;

- оперативность предоставления информации.

3.5. При обращении заявителя лично или по телефону специалист сектора подробно и корректно информирует о порядке и сроках предоставления муниципальной услуги, а также предоставляет иную интересующую заявителя информацию по вопросу оказания муниципальной услуги.

Время ожидания ответа при устном информировании заявителя не может превышать 15 минут.

В случае отсутствия возможности ответить на поставленный вопрос в момент обращения специалист сектора предлагает обратившемуся перезвонить в конкретный день и к назначенному сроку готовит ответ.

3.6. При письменном обращении заявителя ответ направляется по почте или в электронном виде (в зависимости от способа доставки ответа, указанного в письменном обращении, или способа обращения заявителя за информацией).

3.7. При письменном обращении заявителя ответ направляется по почте или в электронном виде (в зависимости от способа доставки ответа, указанного в письменном обращении, или способа обращения заявителя за информацией).

При консультировании по письменным обращениям ответ направляется почтой в адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней с момента поступления обращения.

При консультировании по письменным обращениям, полученным посредством электронной почты, ответ направляется в электронный адрес заявителя в срок, не превышающий один рабочий день с момента поступления заявления.

Информация предоставляется в простой, четкой форме с указанием фамилии, имени, отчества и номера телефона непосредственного исполнителя за подписью соответствующего должностного лица сектора.

3.8. Информация о месте нахождения и графике работы сектора размещается на официальном сайте администрации и в МФЦ, на РПГУ. Размещаемая информация содержит:

- текст настоящего Административного регламента;

- форму заявления о предоставлении муниципальной услуги;

- блок-схему последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги (приложение N 1 к Административному регламенту).

3.9. При обращении на РПГУ заявитель авторизуется в системе и с помощью меню выбирает муниципальную услугу, реализованную в электронном виде. Заполнив необходимые поля, соответствующие входным данным из перечня представляемых документов, и прикрепив электронные копии документов, пользователь портала оставляет заявку на оказание услуги. Изменения статуса заявки муниципальной услуги заявитель может в режиме реального времени отслеживать в личном кабинете на РПГУ.

Возможность получения общей информации по регламенту муниципальной услуги, контактных данных специалистов реализована на региональном портале без необходимости обязательной авторизации.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

1. Наименование муниципальной услуги

1.1. В соответствии с настоящим Административным регламентом предоставляется муниципальная услуга "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива".

2. Наименование органа местного самоуправления,
непосредственно предоставляющего услугу

2.1. Муниципальную услугу предоставляет администрация муниципального образования Одоевский район.

Структурное подразделение администрации муниципального образования Одоевский район, ответственное за непосредственное предоставление муниципальной услуги, - сектор муниципального архива администрации муниципального образования Одоевский район.

2.2. В соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" сектор муниципального архива не вправе требовать от заявителей осуществления действий, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, организации.

3. Описание результатов предоставления
муниципальной услуги

3.1. Результатом предоставления муниципальной услуги по оказанию методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива является:

- рассмотренные и подготовленные описи, номенклатуры дел, утвержденные экспертно-проверочной комиссией министерства культуры и туризма Тульской области;

- оказание методической и практической помощи: в организации документов в делопроизводстве и формировании дел; по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение; по упорядочению документов по личному составу; по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении; по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела; по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб; в повышении профессиональной квалификации работников указанных служб;

- проведение семинаров для представителей организаций, предприятий по вопросам делопроизводства и архивного дела.

4. Срок предоставления муниципальной услуги

4.1. Срок предоставления муниципальной услуги:

- для организаций - источников комплектования - регулярно, по обоюдной договоренности;

- для организаций, не входящих в список организаций - источников комплектования, - согласно условиям договора;

- семинары проводятся согласно утвержденному плану работы сектора муниципального архива.

5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих
отношения, возникшие в связи с предоставлением
муниципальной услуги

5.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", N 237, 25.12.1993);

- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" ("Российская газета", N 202, 08.10.2003);

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Законом Тульской области от 11.01.2006 N 675-ЗТО "Об архивном деле в Тульской области" ("Тульские известия", N 11-12, 17.01.2006);

- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти РФ", N 20, 14.05.2007).

6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых
в соответствии с нормативными правовыми актами
для предоставления муниципальной услуги и услуг, которые
являются необходимыми и обязательными для предоставления
муниципальной услуги, подлежащих представлению заявителем,
способы их получения заявителем, в том числе в электронной
форме, порядок их представления

6.1. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

- утвержденный список организаций - источников комплектования сектора муниципального архива;

- договор на оказание методической и практической помощи по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива для организаций, предприятий, не входящих в список организаций - источников комплектования.

6.2. Способы получения заявителями:

- список организаций - источников комплектования сектора муниципального архива формируется сектором и доводится до сведения заинтересованных организаций;

- договоры на оказание услуги инициируются заявителями, составляются и подписываются сторонами, хранятся у сторон.

7. Исчерпывающий перечень документов, необходимых
в соответствии с нормативными правовыми актами
для предоставления муниципальной услуги, которые находятся
в распоряжении государственных органов, органов местного
самоуправления и иных органов, участвующих в предоставлении
муниципальной услуги, и которые заявитель вправе представить,
а также способы их получения заявителями, в том числе
в электронной форме, порядок их представления

7.1. В связи с тем, что предоставление муниципальной услуги реализуется исключительно в пределах компетенции уполномоченного органа, состав необходимых документов, находящихся в иных органах и организациях, отсутствует.

8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа
в приеме документов, необходимых для предоставления
муниципальной услуги

8.1. Основания для отказа в приеме документов отсутствуют.

9. Исчерпывающий перечень оснований для
приостановления и отказа в предоставлении
муниципальной услуги

9.1. Основанием для приостановления и (или) отказа в предоставлении муниципальной услуги является несоблюдение или ненадлежащее исполнение условий договора на оказание услуги.

10. Перечень услуг, необходимых и обязательных
для предоставления муниципальной услуги

10.1. При предоставлении муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива" в муниципальном образовании Одоевский район не предусмотрены дополнительные необходимые и обязательные услуги.

11. Порядок, размер и основания взимания государственной
пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление
муниципальной услуги

11.1. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче
запроса о предоставлении муниципальной услуги и
при получении результата предоставления
муниципальной услуги

12.1. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления услуги - 15 минут.

13. Срок и порядок регистрации запроса заявителя
о предоставлении муниципальной услуги, в том числе
в электронной форме

13.1. Регистрация запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в день подачи заявления в документах внутреннего делопроизводства. При подаче заявления на РПГУ оно автоматически фиксируется в режиме реального времени в электронной системе. С учетом особенностей ведения процедур по данной муниципальной услуге ответственный специалист регистрирует заявление, поданное в электронном виде, в документах внутреннего делопроизводства с сохранением присвоенного системой индивидуального номера.

14. Требования к помещениям, в которых предоставляется
муниципальная услуга, к месту ожидания и приема заявителей,
размещению и оформлению визуальной, текстовой и
мультимедийной информации о порядке предоставления
муниципальной услуги

14.1. Центральный вход в здание сектора муниципального архива оборудуется вывеской, содержащей информацию о его наименовании и режиме работы.

В помещении сектора должен быть установлен информационный стенд, на котором размещается следующая информация:

- текст настоящего Административного регламента;

- извлечения из нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги;

- перечень документов, представление которых необходимо для предоставления муниципальной услуги.

14.2. Для приема заявителей, заполнения необходимых для получения муниципальной услуги документов отводятся места, оборудованные стульями, столами, канцелярскими принадлежностями для возможности оформления документов.

15. Показатели доступности и качества
муниципальной услуги

15.1. Соблюдение установленной продолжительности ожидания приема заявителем при подаче заявления.

Определяется как отношение количества заявителей, ожидавших в очереди для подачи документов с целью предоставления муниципальной услуги более установленного срока, к общему количеству заявителей.

15.2. Соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги.

Определяется как отношение количества заявлений, рассмотренных с нарушением сроков, к общему количеству рассмотренных заявлений за отчетный период.

15.3. Жалобы граждан по вопросам предоставления муниципальной услуги.

Определяется как количество обоснованных жалоб заявителей на качество и доступность муниципальной услуги, поступивших в администрацию муниципального образования, правительство Тульской области, иные органы и организации за отчетный период.

15.4. Удовлетворенность заявителей качеством и доступностью муниципальной услуги.

Определяется путем присвоения рейтинга по итогам проведения мониторинга качества предоставления муниципальной услуги. Присвоение рейтинга осуществляется в порядке, установленном администрацией.

15.5. Полнота, актуальность и доступность информации о порядке предоставления муниципальной услуги.

Определяется путем присвоения рейтинга по итогам проведения мониторинга качества предоставления муниципальной услуги.

15.6. Контрольные показатели при анализе доступности, информирования и обращений граждан по качеству предоставления муниципальной услуги:

- удовлетворенность населения качеством информирования (процент от числа опрошенных) - 98 - 100%;

- удовлетворенность населения качеством предоставления муниципальной услуги - не менее 90%;

- процент обоснованных жалоб - не более 0,5%.

16. Иные требования, в том числе учитывающие особенности
предоставления муниципальной услуги в многофункциональных
центрах предоставления государственных и муниципальных услуг
и особенности предоставления муниципальной услуги
в электронной форме

16.1. Предоставление муниципальной услуги в соответствии с настоящим Административным регламентом обеспечивается при обращении заявителя непосредственно в сектор муниципального архива, направлением соответствующих документов с помощью почтовой связи либо информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети "Интернет", а также с использованием РПГУ.

16.2. Сведения о муниципальной услуге размещаются на РПГУ в порядке, установленном следующими документами:

- постановлением Правительства Российской Федерации от 24 октября 2011 г. N 861 "О федеральных государственных информационных системах, обеспечивающих предоставление в электронной форме государственных и муниципальных услуг (осуществление функций) (в ред. постановления Правительства РФ от 28.11.2011 N 977);

- постановлением правительства Тульской области от 31 июля 2012 г. N 413 "О государственной информационной системе "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Тульской области";

- постановлением правительства Тульской области от 17 ноября 2011 г. N 161 "О реестре государственных услуг (функций) Тульской области".

III. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования к порядку
их выполнения, в том числе особенности выполнения
административных процедур в электронной форме

1. Перечень административных процедур

Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1.1. Рассмотрение и подготовка номенклатур дел и описей архивных документов для утверждения экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры и туризма Тульской области в целях качественного комплектования документами архивного фонда.

1.2. Консультирование специалистами сектора муниципального архива по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива, оказание методической и практической помощи:

- в организации документов в делопроизводстве и формировании дел (группировке исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел);

- по отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;

- по упорядочению документов по личному составу;

- по составлению исторической справки (предисловия к описи);

- по составлению актов о выделении документов к уничтожению;

- по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении.

1.3. Проведение семинаров в целях совершенствования работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб организаций - источников комплектования архива:

- в ходе взаимодействия сектора муниципального архива с представителями организаций, предприятий выявление наиболее часто встречающихся вопросов и проблем, связанных с ведением делопроизводства и формированием ведомственных архивов; анализ, изучение и включение таких вопросов и проблем в темы семинаров;

- семинары включаются в план работы сектора муниципального архива на следующий год; при необходимости срочного ознакомления с изменениями в законодательстве, правилах и методических рекомендациях, используемых в работе ведомственных архивов, семинары могут проводиться вне плана.

Последовательность действий при предоставлении муниципальной услуги отражена в блок-схеме в приложении N 1 к административному регламенту.

2. Рассмотрение и подготовка номенклатур дел и описей
архивных документов для утверждения экспертно-проверочной
комиссией министерства культуры и туризма Тульской области
в целях качественного комплектования документами архивного фонда

2.1. Основанием для начала данной процедуры является обращение в произвольной форме представителя организации или предприятия.

2.2. Поступившие в сектор муниципального архива письменные обращения заявителей регистрируются в день поступления в установленном порядке. Регистрация письменного обращения является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

2.3. Рассмотрение обращения и подготовка ответа.

2.3.1. Основанием для начала административного действия является обращение о рассмотрении и подготовке номенклатур дел и описей архивных документов для утверждения ЭПК.

2.3.2. Ответственным за рассмотрение обращения и подготовку ответа является начальник сектора муниципального архива.

2.3.3. Критериями принятия решения при рассмотрении обращения и подготовки ответа являются соответствие поставленных в обращении вопросов компетенции сектора муниципального архива и отсутствие оснований для отказа в исполнении муниципальной услуги.

2.4. Результатом выполнения административной процедуры являются:

- составление номенклатуры дел;

- составление исторической справки (предисловия к описи);

- составление описей дел;

- утверждение экспертно-проверочной комиссией министерства культуры и туризма Тульской области описей дел архивных документов.

2.5. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры - годовой отчет сектора муниципального архива.

3. Консультирование по ведению делопроизводства
и формированию ведомственного архива, оказание
методической и практической помощи

3.1. Основанием для начала административной процедуры является обращение об оказании методической и практической помощи по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива.

3.2. Поступившие в сектор муниципального архива письменные обращения заявителей регистрируются в день поступления в установленном порядке. Регистрация письменного обращения является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

3.3. Рассмотрение обращения и подготовка ответа.

3.3.1. Основанием для начала административного действия является обращение об оказании методической и практической помощи по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива.

3.3.2. Ответственным за рассмотрение обращения и подготовку ответа является начальник сектора муниципального архива.

3.3.3. Критериями принятия решения при рассмотрении обращения и подготовке ответа являются соответствие поставленных в обращении вопросов компетенции сектора муниципального архива и отсутствие оснований для отказа в исполнении муниципальной услуги.

3.4. Результатом выполнения административной процедуры являются:

- составление номенклатуры дел;

- составление исторической справки (предисловия к описи);

- составление описей дел;

- составление актов о выделении документов к уничтожению;

- помощь в оформлении дел для передачи на хранение в сектор муниципального архива;

- помощь по ведению делопроизводства и учету архивных документов.

3.5. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры - годовой отчет сектора муниципального архива.

4. Проведение семинаров

4.1. Основанием для начала административной процедуры является включение семинара в план работы сектора муниципального архива на следующий год. При необходимости срочного ознакомления всех работников архивов организаций и предприятий с изменениями в законодательстве, правилах и методических рекомендациях семинары могут проводиться вне плана.

4.2. Ответственным за административную процедуру является начальник сектора муниципального архива.

4.3. Критериями принятия решения является повышение профессиональной квалификации работников архивов предприятий и организаций и совершенствование работы делопроизводственных и архивных служб организаций - источников комплектования архива.

4.4. Результатом выполнения административной процедуры являются:

- подготовленные описи, номенклатуры дел, утвержденные экспертно-проверочной комиссией министерства культуры и туризма Тульской области;

- описанные документы, упорядоченно хранящиеся в организации;

- оформленные должным образом документы, передаваемые на хранение в сектор муниципального архива.

4.5. Способ фиксации результата выполнения административной процедуры - годовой отчет сектора муниципального архива.

5. Особенности выполнения административных
процедур в электронной форме

5.1. Заявителям обеспечивается возможность получения муниципальной услуги на РПГУ.

При обращении на региональный портал государственных услуг заявитель авторизуется в системе и в меню портала выбирает муниципальную услугу, реализованную в электронном виде. Заполнив необходимые поля, соответствующие входным данным из перечня представляемых документов, и прикрепив копии документов в электронном виде согласно перечню пункта 6 раздела II настоящего регламента, пользователь портала отправляет заявку на получение муниципальной услуги.

5.2. Заявка регистрируется на портале автоматически в режиме реального времени.

Изменения статуса заявки муниципальной услуги заявитель сможет отслеживать в режиме реального времени в личном кабинете на РПГУ.

5.3. Со стороны ведомства ответственный специалист, являющийся пользователем системы исполнения регламентов (СИР), принимает заявку и обрабатывает ее в соответствии с настоящим регламентом. В случае необходимости корректировки представленных данных специалист сможет направлять сообщения в личный кабинет заявителя.

5.4. Ответственный специалист отправляет необходимые межведомственные запросы, определенные данным регламентом, в Системе межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), реализованной в СИР.

В случае отсутствия возможности направления запроса посредством СМЭВ специалист запрашивает сведения по почте, электронной почте, по факсу.

5.5. Получив данные, уполномоченный специалист, являющийся пользователем СИР, выполняет проверку документов и принимает решение о наличии права заявителя на получение муниципальной услуги.

5.6. Административные процедуры выполняются согласно пунктам 2 - 4 раздела III настоящего регламента без изменений.

Использование РПГУ гарантирует неразглашение и сохранность конфиденциальной информации, достоверность сведений за счет использования в электронной системе электронных подписей, полученных в доверенном удостоверяющем центре.

IV. Формы контроля над предоставлением муниципальной услуги

1. Порядок осуществления текущего контроля над соблюдением
и исполнением ответственными должностными лицами положений
Административного регламента и иных нормативных правовых актов,
устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги,
а также принятием решений ответственными лицами

1.1. Текущий контроль над соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием в ходе их исполнения решений осуществляет глава администрации или один из его заместителей.

1.2. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения ответственным специалистом положений настоящего Административного регламента, нормативных правовых актов Российской Федерации, Тульской области, органов местного самоуправления муниципального образования при предоставлении муниципальной услуги.

1.3. Руководители, ответственные за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, определяют должностные обязанности сотрудников, осуществляют контроль над их исполнением, принимают меры по совершенствованию форм и методов служебной деятельности, обучению подчиненных, несут персональную ответственность за соблюдение законности.

1.4. Специалист, ответственный за консультирование и информирование граждан, несет персональную ответственность за полноту, грамотность и доступность проведенного консультирования.

1.5. Специалист, непосредственно ответственный за предоставление муниципальной услуги, несет персональную ответственность за достоверность сведений, своевременность и правильность оформления результата предоставления муниципальной услуги.

1.6. Физические лица, их объединения и организации вправе получать информацию о порядке предоставления муниципальной услуги, а также направлять замечания и предложения по улучшению качества предоставления муниципальной услуги.

1.7. По результатам осуществления текущего контроля в случае выявления нарушений законодательства Российской Федерации, законодательства Тульской области виновные лица несут дисциплинарную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2. Порядок и периодичность осуществления плановых
и внеплановых проверок полноты и качества предоставления
муниципальной услуги, в том числе порядок и формы контроля
над полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги

2.1. При осуществлении контроля над соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, глава администрации может проводить плановые и внеплановые проверки полноты и качества предоставления муниципальн