Раздел 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур (действий), требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме

Раздел 3. Состав, последовательность и сроки
выполнения административных процедур (действий),
требования к порядку их выполнения, в том числе особенности
выполнения административных процедур (действий) в электронной форме.

3.1. Состав административных процедур.

Предоставление юридическим и физическим лицам услуги включает в себя следующие административные процедуры:

1) приём, первичная обработка и регистрация обращения (запроса) о предоставлении услуги;

2) рассмотрение обращения (запроса), подготовка и направление заявителю ответа или мотивированного отказа в предоставлении услуги.

3.2. Блок-схема предоставления услуги представлена в Приложении N 3 к настоящему административному регламенту.

3.3. Последовательность, сроки и порядок выполнения административных процедур.

3.3.1. Прием, первичная обработка и регистрация обращения (запроса) о предоставлении услуги.

3.3.1.1. основание для начала предоставления услуги является поступление в "БРХКМ", МБУК "БЦРКТ", обращения (запроса) заявителя о записи на экскурсию.

Обращение (запрос) может поступить одним из следующих способов:

- при личном обращении или по телефону;

- почтовым отправлением или по электронной почте.

3.3.1.2. Прием, первичная обработка и регистрация устного обращения заявителя, поступившего при личном обращении либо по телефону, осуществляется по адресу и телефону, указанным в Приложении N 1 настоящего административного регламента.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты учреждения в вежливой (корректной) форме информируют заявителей по интересующим их вопросам. Информация предоставляется в устной форме.

Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании учреждения, фамилии, имени и отчестве специалиста, принявшего телефонный звонок. Время разговора не должно превышать 20 минут.

Лицами, ответственными за предоставление информации по запросам заявителей, поступившим при личном обращении либо обращении по телефону, являются специалисты "БРХКМ", МБУК "БЦРКТ", назначенные приказом директора учреждения (контактная информация в Приложении N 1 настоящего административного регламента).

Результатом исполнения административной процедуры является принятие учреждением и регистрация устного или письменного обращения (запроса) о предоставлении услуги, создание электронной карточки обращения.

3.3.1.3. Прием, первичная обработка и регистрация обращений заявителей, поступивших почтовой связью или по электронной почте, осуществляется по почтовому или электронному адресам, указанным в Приложении N 1 настоящего административного регламента.

Письменное обращение (запрос) заявителя оформляется на бланке (Приложение N 2 настоящего административного регламента) с указанием электронного или почтового адреса, по которому нужно направить уведомление о предоставлении/отказе в предоставлении услуги.

При первичной обработке письменного обращения специалист "БРХКМ", МБУК "БЦРКТ", ответственный за прием и регистрацию корреспонденции:

- проверяет правильность адресования и целостность упаковки (ошибочно доставленная корреспонденция возвращается без вскрытия конверта на почту);

- вскрывает конверт, проверяет наличие в нем документов, скрепляет обращение с конвертом;

- при получении обращения, нестандартного по весу, размеру, форме, имеющего неровности по бокам, заклеенного липкой лентой, имеющего странный запах и цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т. д.), передает, не вскрывая конверт, директору учреждения для принятия решения по отправке в правоохранительные органы.

Электронная почта просматривается специалистом "БРХКМ", МБУК "БЦРКТ", ответственным за прием и регистрацию корреспонденции не менее двух раз в день. Поступившее на адрес электронной почты обращение распечатывается и регистрируется аналогично поступившим обращениям на бумажном носителе.

Письменное обращение, в т.ч. в форме электронного документа, подлежит обязательной регистрации в день поступления обращения в "БРХКМ", МБУК "БЦРКТ". Регистрация обращений производится в день поступления за час до окончания рабочего дня. Обращения, поступившие позже указанного времени, регистрируются датой следующего рабочего дня.

Лицами, ответственными за организацию приёма, первичной обработки и регистрации корреспонденции, являются специалисты "БРХКМ", МБУК "БЦРКТ", назначенные приказом директора учреждения (контактная информация в Приложении N 1 настоящего административного регламента).

Результатом исполнения административной процедуры является создание электронной карточки обращения и передача обращения на рассмотрение специалисту, ответственному за подготовку информации.

3.3.2. Рассмотрение обращения (запроса), подготовка и направление заявителю ответа или мотивированного отказа в предоставлении услуги.

3.3.2.1. Основанием для начала исполнения процедуры является поступление обращений заявителя от специалиста, "БРХКМ", МБУК "БЦРКТ" ответственного за приём и регистрацию корреспонденции, специалисту "БРХКМ", МБУК "БЦРКТ", ответственному за предоставление услуги.

При устном обращении заявителя, поступившем при личном обращении либо по телефону, специалист "БРХКМ", МБУК "БЦРКТ", ответственный за предоставление услуги уточняет, на какой вид экскурсии, дату и время хочет записаться заявитель, определяет, имеется ли возможность осуществить запись и дает ответы на поставленные заявителем вопросы.

Экскурсия проводится для группы, в составе которой не менее 10 и не более 30 человек.

Результатом исполнения административной процедуры при личном обращении или по телефону является запись заявителя на обзорные, тематические и интерактивные экскурсии (в случае невозможности провести экскурсию в сроки, указанные заявителем, учреждение вправе предложить заявителю другую дату проведения экскурсии), либо обоснованный отказ в предоставлении услуги. Устное обращение считается рассмотренным, когда в журнале регистрации исполнитель сделал отметку с указанием результата рассмотрения.

Максимальное время предоставления услуги в устной форме составляет 15 минут.

При письменном обращении заявителя, поступившем почтовой связью или по электронной почте, специалист, ответственный за предоставление услуги, рассматривает заявление, полученное от специалиста ответственного за приём и регистрацию входящей корреспонденции, на предмет правильности его оформления, проверяет возможность предоставления услуги в запрашиваемые сроки.

В случае соответствия заявления установленным требованиям и возможности проведения экскурсии в указанные сроки специалист "БРХКМ", МБУК "БЦРКТ" готовит ответ о записи заявителя на экскурсию либо о невозможности проведения экскурсии в указанные сроки (учреждение вправе предложить заявителю другую дату проведения экскурсии) в доступной для восприятия заявителя форме, содержание которой максимально полно отражает объем предоставления запрашиваемой услуги.

Экскурсия проводится для группы, в составе которой не менее 10 и не более 30 человек.

В случае наличия оснований для отказа в предоставлении услуги, указанных в п. 2.8., специалист "БРХКМ", МБУК "БЦРКТ", ответственный за предоставление услуги, осуществляет подготовку обоснованного отказа в предоставлении услуги в доступной для восприятия заявителя форме, содержание которой максимально полно отражает основания для отказа в предоставлении услуги.

В ответе на письменное обращение заявителя указывается должность, фамилия, имя и отчество, а также номер телефона для справок должностного лица, "БРХКМ", МБУК "БЦРКТ" осуществляющего подготовку ответа. Письменный ответ направляется на подпись директору "БРХКМ", МБУК "БЦРКТ".

После подписания ответ на обращение передается специалисту "БРХКМ", МБУК "БЦРКТ". ответственному за прием и регистрацию корреспонденции, регистрируется с присвоением номера в журнале исходящей корреспонденции и направляется заявителю на указанный им адрес по почте (по электронной почте).

Результатом исполнения административной процедуры является рассмотрение обращения заявителя и предоставление запрашиваемой им услуги, либо обоснованный отказ в предоставлении услуги.

Максимальный срок исполнения процедуры составляет 5 дней.