Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним"

Приложение
к постановлению
Администрации
городского округа Шуя
от 12 июля 2016 г. N 1066

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним"

С изменениями и дополнениями от:

21 февраля 2017 г.

I. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним" (далее - муниципальная услуга) определяет сроки и последовательность выполнения административных процедур при предоставлении муниципальной услуги Муниципальным учреждением "Архив городского округа Шуя" (далее - Архив), а также последовательность действий Архива при предоставлении муниципальной услуги.

1.2. Целью разработки настоящего Административного регламента предоставления муниципальной услуги (далее - Административный регламент) является повышение качества предоставления муниципальной услуги, в том числе:

- определение должностных лиц, ответственных за выполнение отдельных административных процедур и административных действий;

- упорядочение административных процедур;

- устранение избыточных административных процедур;

- сокращение количества документов, представляемых заявителями для предоставления муниципальной услуги;

- сокращение срока предоставления муниципальной услуги, а также сроков исполнения отдельных административных процедур в процессе предоставления муниципальной услуги.

1.3. При исполнении муниципальной услуги руководствуется:

- Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

- Законом Ивановской области от 01.03.2006 года N 18-ОЗ "Об архивном деле в Ивановской области";

- Уставом Муниципального учреждения "Архив городского округа Шуя".

1.4. Муниципальная услуга предоставляется физическим и юридическим лицам, а также лицам, имеющим право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени (далее именуются - заявители).

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги - обеспечение доступа к архивным документам (копиям) и справочно-поисковым средствам к ним.

2.2. Орган, предоставляющий муниципальную услугу: Муниципальное учреждение "Архив городского округа Шуя" (МУ "АГОШ").

Место нахождения и адрес: 155900, Ивановская область, город Шуя, пл. Фрунзе, д. 8 Контактные телефоны: 8(49351)4-11-49 (стол справок, факс), 8(49351)4-11-91 (директор).

Адрес электронной почты: e-mail: arhiv-shuya@yandex.ru

Время работы читального зала: понедельник, среда - с 08.00 до 17.00 час.

2.3. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги:

- Закон Российской Федерации 21 июля 1993 года N 5485-1 "О государственной тайне";

- Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Указ Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 года N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию";

- Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера";

- постановление Правительства Российской Федерации от 7 июля 2011 г. N 553 "О порядке оформления и представления заявлений и иных документов, необходимых для предоставления государственных и (или) муниципальных услуг, в форме электронных документов";

- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- приказ Министерства культуры Российской Федерации от 3 июня 2013 г. N 635 "Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах".

2.4. Результатом предоставления муниципальной услуги является

- предоставление пользователю в читальном зале муниципального архива архивных документов (копий), справочно-поисковых средств к ним (путеводители, описи дел, базы данных, картотеки, каталоги, тематические перечни и др.) по теме исследования;

- отказ в предоставлении в читальный зал муниципального архива архивных документов (копий), справочно-поисковых средств к ним (путеводитель, описи дел, базы данных, картотеки, каталоги, тематические перечни и др.) по теме исследования.

2.5. Срок предоставления муниципальной услуги - 3 рабочих дня.

2.6. Для получения муниципальной услуги заявитель представляет в Архив следующие документы:

1) заявление, в котором должны быть указаны:

- наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя и отчество (последнее - при наличии);

- должность, ученое звание и ученая степень заявителя (при наличии), тема, хронологические рамки и цель исследования;

- личная подпись гражданина или подпись должностного лица (при личном обращении);

- электронный адрес (при направлении заявления в электронной форме);

2) анкету пользователя, работающего в читальном зале (по форме приложения к Порядку использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах, утвержденному приказом Министерства культуры Российской Федерации от 3 июня 2013 г. N 635 "Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах") (при личном обращении);

3) паспорт заявителя (при личном обращении);

4) документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации (для истребования документов, содержащих секретную или конфиденциальную информацию, а также выполнения условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при их передаче в архив) (при личном обращении).

2.7. При предоставлении муниципальной услуги Архив не вправе требовать от заявителя:

- представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;

- представления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ивановской области и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении органов, предоставляющих муниципальную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления и (или) подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных или муниципальных услуг, за исключением документов, указанных в части 6 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

2.8. При личном обращении в Архив, заявитель представляет документы, указанные в пункте 2.6. настоящего Административного регламента.

При предоставлении муниципальной услуги в электронном виде заявитель представляет документ, указанный в подпункте 1 пункта 2.6. настоящего Административного регламента.

Информация об изменениях:

Постановлением Администрации городского округа Шуя Ивановской области от 21 февраля 2017 г. N 255 пункт 2.8 настоящего приложения дополнен подпунктом 2.8.1

2.8.1. Оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, не имеется.

2.9. Основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

1) в заявлении не указано наименование юридического лица (для гражданина - фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии);

2) в заявлении отсутствуют тема, хронологические рамки и цель исследования;

3) заявитель отказался от заполнения анкеты пользователя, работающего в читальном зале;

4) отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, несоблюдение условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при их передаче в архив;

5) отсутствие у заявителя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц;

6) неудовлетворительное физическое состояние запрашиваемых архивных фондов и документов.

2.10. Архив, предоставляющий муниципальную услугу, при наличии у него соответствующих архивных документов обязан бесплатно предоставлять в читальном зале заявителю дела, документы и справочно-поисковые средства к ним.

2.11. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.

2.12. Срок регистрации обращения о предоставлении муниципальной услуги - 1 рабочий день.

2.13. Информирование заявителей о предоставлении муниципальной услуги осуществляется следующими способами:

- на первичной консультации в Архиве;

- по телефону;

- на информационных стендах;

- по письменному обращению;

- по электронной почте.

2.14. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга.

2.14.1. Вход в помещение, где располагается муниципальный архив, должен быть оборудован информационной табличкой, содержащей наименование муниципального архива, его местонахождение и режим работы.

2.14.2. Помещение муниципального архива должно быть оборудовано противопожарной системой, средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации. Выход из помещения оборудуется соответствующим указателем с автономным источником бесперебойного питания.

2.14.3. Места для информирования заявителей, получения информации должны быть оборудованы информационными стендами, стульями и столами для возможности оформления документов.

2.14.4. Информационные стенды размещаются с учетом высоты стен помещения на одном уровне в удобном для ознакомления месте и обеспечивают свободное прочтение содержащейся в них информации.

2.14.5. Места для ожидания и приема заявителей должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы специалистов.

2.14.6. Для инвалидов и других маломобильных групп населения предусматривается:

- возможность парковки автотранспортных средств инвалидов на территории учреждения;

- содействие со стороны должностных лиц, при необходимости, инвалиду при входе в учреждение и выходе из него, а также сопровождение по территории учреждения;

- возможность самостоятельного передвижения или с помощью должностных лиц по учреждению к месту предоставления муниципальной услуги;

- обеспечение допуска в учреждение собаки-проводника при наличии документа, подтверждающего ее специальное обучение, установленной федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере социальной защиты населения;

- оказание должностными лицами инвалидам необходимой помощи, связанной с разъяснением с разъяснением в доступной для них форме, порядка предоставления и получения услуги, оформлением необходимых для ее предоставления документов, ознакомлением инвалидов последовательностью действий, необходимых для получения услуги;

- обеспечение допуска сурдопереводчика, тифлосурдопереводчика, а также иного лица, владеющего жестовым языком;

- предоставление инвалидам возможности получения муниципальной услуги в электронном виде;

- оказание должностными лицами учреждения иной необходимой инвалидам помощи в преодолении барьеров, мешающих получению ими услуг наравне с другими лицами.

2.15. Требования к форме и характеру взаимодействия должностных лиц с заявителями:

1) при ответе на телефонные звонки или при личном обращении заявителя должностные лица представляются, назвав свою фамилию, имя, отчество, должность, предлагают представиться собеседнику, выслушивают и уточняют суть вопроса, дают ответ на заданный заявителем вопрос;

2) в конце консультирования (по телефону или лично) должностные лица, осуществляющие консультирование, должны кратко подвести итоги и перечислить меры, которые должен принять заявитель (кто именно, когда и что должен сделать) по существу поставленных в обращении вопросов;

3) письменный ответ на обращения дается в простой, четкой и понятной форме по существу поставленных в обращении вопросов с указанием фамилии и инициалов, номера телефона должностного лица, подготовившего ответ заявителю. Письменный ответ на обращение подписывает директор архива или лицо, его замещающее.

2.16. Показателями доступности предоставления муниципальной услуги являются:

- предоставление заявителям информации о правилах предоставления муниципальной услуги с пунктом 2.13. настоящего Административного регламента;

- обеспечение заявителям возможности обращения за предоставлением муниципальной услуги через представителя;

- обеспечение заявителям возможности взаимодействия с Архивом по электронной почте в сети "Интернет" по электронному адресу arhiv-shuya@yandex.ru;

- предоставление муниципальной услуги на безвозмездной основе;

2.17. Показателями качества муниципальной услуги являются:

- отсутствие случаев нарушения сроков предоставления муниципальной услуги;

- отсутствие жалоб о ненадлежащем качестве предоставления муниципальной услуги;

- отсутствие случаев удовлетворения в судебном порядке заявлений заявителей, оспаривающих действия (бездействие) работников Архива.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя выполнение следующих административных процедур (Блок-схема оказания муниципальной услуги - приложение 1 Административного регламента):

1) регистрация заявления;

2) анализ тематики заявления;

3) выдача разрешения на работу в читальном зале архива.

3.2. Регистрация заявления.

Юридическим фактом для начала административной процедуры является личное обращение заявителя с документами, предусмотренными пунктом 2.6. настоящего Административного регламента, в архив.

Должностными лицами, ответственными за исполнение административной процедуры, являются начальник отдела использования архивных документов и главный специалист этого отдела.

При поступлении электронного документа, предусмотренного подпунктом 1 пункта 2.6. настоящего Административного регламента, указанный документ распечатывается на бумажном носителе, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном для письменных запросов порядке. При этом заявителю в течение 1 рабочего дня со дня поступления документа, предусмотренного подпунктом 1 пункта 2.6. настоящего Административного регламента, в архивный отдел, по электронной почте направляется уведомление о принятии документов.

Поступившие заявления регистрируются специалистами читального зала в журнале регистрации пользователей и проводится анализ тематики заявлений.

Результатом выполнения административной процедуры является регистрация запроса заявителя в журнале регистрации пользователей, присвоение ему регистрационного номера и передача документов должностным лицам, ответственным за анализ тематики заявлений.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 1 рабочий день со дня поступления документов.

3.3. Анализ тематики заявлений.

Специалисты читального зала осуществляют анализ тематики поступивших заявлений с использованием имеющихся в архиве архивных справочников в традиционной форме и электронном виде, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения заявлений. При этом определяется:

1) правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих сведения конфиденциального характера, выполнения условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при их передаче в архив;

2) степень полноты сведений, содержащихся в запросе заявителя, необходимых для проведения поисковой работы;

3) местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения заявления.

При наличии оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги,

предусмотренных пунктом 2.9. настоящего Административного регламента, специалисты читального зала готовят уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги, в котором указывают основания для отказа, и выдают его (или направляют по почте) заявителю. Уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги составляется в письменной форме, подписывается директором архива и направляется заявителю.

При отсутствии оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги, предусмотренных пунктом 2.9. настоящего Административного регламента, специалисты читального зала передают документы заявителя директору архива или уполномоченному лицу для согласования разрешения на работу заявителя в читальном зале. Директор архива или уполномоченное лицо согласовывает разрешение на работу заявителя в читальном зале.

Результатом выполнения административной процедуры является:

1) согласование директором архива или уполномоченным лицом разрешения на работу заявителя в читальном зале;

2) направление заявителю уведомления об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 1 рабочий день.

3.4. Выдача разрешения на работу в читальном зале архива.

Юридическим фактом для начала административной процедуры является согласование директором архива или уполномоченным лицом разрешения на работу заявителя в читальном зале

Должностными лицами, ответственными за исполнение административной процедуры, являются специалисты читального зала.

На основании согласованных директором архива или уполномоченным лицом разрешения на работу заявителя в читальном зале документов заявителя в читальном зале заявителю предоставляется доступ к справочно-поисковым средствам и информации об этих средствах, а также представляются подлинники и (или) копии архивных документов.

Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 1 рабочий день.

3.5. Муниципальная услуга в многофункциональных центрах предоставления муниципальных услуг не предоставляется.

IV. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий в ходе предоставления муниципальной услуги осуществляет директор муниципального архива путем проведения проверок соблюдения и исполнения должностными лицами читального зала положений настоящего административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, муниципальных правовых актов.

4.2. Контроль за предоставлением архивом данной муниципальной услуги осуществляет заместитель главы Администрации городского округа Шуя, курирующий деятельность архива.

4.3. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений порядка регистрации и рассмотрения обращений, организации личного приема граждан.

Периодичность проведения проверок может носить плановый характер (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы) или внеплановый характер (по конкретному обращению заявителя).

4.4. В случае выявления нарушений порядка и сроков предоставления муниципальной услуги осуществляется привлечение должностных лиц муниципального архива к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.5. Ответственность сотрудников архива, осуществляющих предоставление муниципальной услуги, определяется их должностными инструкциями.

4.6. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений при предоставлении муниципальной услуги, директор архива или лицо, его замещающее, принимает решение об их устранении и при необходимости меры по привлечению виновных лиц к ответственности в установленном порядке.

4.7. Порядок и формы контроля предоставления муниципальной услуги, указанные в настоящем разделе, применяются ко всем административным процедурам.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц или муниципальных служащих

5.1. Решения и действия (бездействие) архива, принятые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги, могут быть обжалованы заявителем в досудебном (внесудебном) порядке.

Досудебный (внесудебный) порядок обжалования, установленный настоящим разделом, применяется ко всем административным процедурам, перечисленным в разделе 3 настоящего регламента, в том числе заявитель вправе обратиться с жалобой в случае нарушения срока регистрации запроса о предоставлении муниципальной услуги; нарушения срока предоставления муниципальной услуги; требования у заявителя предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении муниципального архива, а также иных документов, не предусмотренных настоящим регламентом для предоставления муниципальной услуги; в случае отказа в приеме документов и отказа в предоставлении муниципальной услуги; взимания с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ивановской области, муниципальными правовыми актами; в случае отказа муниципального архива в исправлении допущенных опечаток в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах.

5.2. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования являются жалоба заявителя на решения, действия (бездействие) муниципального архива, принятые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги, которая может быть подана непосредственно директору архива в письменной форме на бумажном носителе по адресу: Ивановская обл., г. Шуя, пл. Фрунзе, 8 или в электронной форме, в том числе по электронной почте e-mail: arhiv-shuya@yandex.ru

Личный прием проводится директором архива в здании учреждения, по адресу: г. Шуя, пл. Фрунзе, 8. Приёмные дни - вторник, четверг, часы приёма - с 9.00 до 12.00.

Жалоба может быть принята при личном приеме заявителя.

Жалоба может быть направлена заявителем Зам. Главы Администрации городского округа Шуя, руководителю аппарата - куратору муниципального архива по адресу: г. Шуя, ул. Советская, 48, а также в электронном виде на официальный сайт администрации: admin@okrugshuya.ru

5.3. Жалоба должна содержать:

- наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностных лиц архива, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя

- физического лица;

- для юридического лица - наименование, сведения о месте нахождения, номер контактного телефона, адрес электронной почты (при наличии), почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) муниципального архива.

5.4. Доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) муниципального архива.

Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Жалоба заявителя подлежит регистрации в течение одного рабочего дня с момента ее поступления в архив.

Жалоба подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15 дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа администрации, должностного лица администрации в приёме документов у заявителя, либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок, или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является подача заявителем жалобы в соответствии с требованиями части 5 статьи 11.2 Федерального закона от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для составления и обоснования жалобы, при условии, что это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц, и если указанные информация и документы не содержат сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну.

5.5. Случаев, при которых ответ на жалобу не даётся, законодательством не предусмотрено.

5.6. По результатам рассмотрения жалобы администрация, муниципальный архив, предоставляющий муниципальную услугу, принимает одно из следующих решений:

- удовлетворяет жалобу, в том числе в форме исправления допущенных муниципальным архивом опечаток и ошибок в документах, выданных в результате предоставления муниципальной услуги;

- отказывает в удовлетворении жалобы.

5.7. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 5.4. настоящего Административного регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.8. Решения, принятые по результатам рассмотрения жалобы, могут быть обжалованы заявителем в судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.9. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения, или преступления должностные лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, наделенные полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляют имеющиеся материалы в органы прокуратуры.