Приложение N 1. Административный регламент исполнения муниципальной функции "Комплектование архивного отдела администрации Гаврилово-Посадского муниципального района документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами"

Приложение N 1
к постановлению администрации
Гаврилово-Посадского муниципального района
от 16.08.2011 N 363-п

Административный регламент
исполнения муниципальной функции "Комплектование архивного отдела администрации Гаврилово-Посадского муниципального района документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами"

1. Общие положения

1.1. Административный регламент исполнения архивным отделом администрации Гаврилово-Посадского муниципального района муниципальной функции "Комплектование архивного отдела администрации Гаврилово-Посадского муниципального района документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами" (далее - Административный регламент и муниципальная функция соответственно) определяет сроки и последовательность административных процедур при комплектовании архивного отдела администрации Гаврилово-Посадского муниципального района и порядок взаимодействия между источниками комплектования архивного отдела и архивным отделом.

1.2. Получателями муниципальной функции являются юридические и физические лица, выступающие источниками комплектования архивного отдела, ликвидируемые муниципальные организации, другие юридические и физические лица в соответствии с действующим законодательством.

2. Стандарт предоставления муниципальной функции

2.1. Наименование муниципальной функции: "Комплектование архивного отдела администрации Гаврилово-Посадского муниципального района документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами".

2.2. Исполнение муниципальной функции осуществляет архивный отдел администрации Гаврилово-Посадского муниципального района (далее - архивный отдел).

Место нахождение архивного отдела: 155000, Ивановская область, г. Гаврилов Посад, ул. Октябрьская, д. 3;

почтовый адрес: 155000, ул. Р.Люксембург, д. 3;

адрес официального сайта Гаврилово-Посадского муниципального района в сети Интернет - http://www.adm-gavrilovposad.ru;

адрес электронной почты: adm-gavrilovposad@adm-gavrilovposad.ru;

контактные телефоны: (8-49355) 2 18 35, факс (8-49355) 2 12 60.

Режим работы:

понедельник - пятница: 8.00 - 17.00;

обеденный перерыв: с 12.00 по 13.00;

суббота, воскресенье, нерабочие праздничные дни: выходные дни.

Информирование по процедуре предоставления муниципальной функции производится:

по письменным обращениям,

по электронной почте,

по телефону,

при личном обращении заявителя.

2.3. Исполнение муниципальной функции осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации,

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19;

- Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558;

- Основными правилами работы архивов организаций,

- Законом Ивановской области от 01.03.2006 N 18-ОЗ "Об архивном деле в Ивановской области";

- Уставом Гаврилово-Посадского муниципального района;

- Постановлением главы администрации Гаврилово-Посадского муниципального района от 06.04.2006 N 133 "Об утверждении положения об архивном отделе администрации Гаврилово-Посадского муниципального района".

2.4. Конечным результатом исполнения муниципальной функции является пополнение архивного отдела документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами и использование архивных документов в интересах граждан, общества и государства.

2.5. Основные термины, используемые в настоящем регламенте. Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. Документы по личному составу - документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.

Документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социально-экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

Постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное).

Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Комплектование архивного отдела - систематическое пополнение архивного отдела документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством.

Упорядочение - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц (дел) в соответствии с Правилами.

Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

2.6. Основанием для предоставления муниципальной функции является:

- список источников комплектования архивного отдела;

- график упорядочения и передачи документов в архивный отдел;

- договор между Администрацией Гаврилово-Посадского муниципального района и собственником архивных документов;

- решение арбитражного суда о возбуждении процедуры банкротства (ликвидации) или решение ликвидационной комиссии;

- заявление на предоставление муниципальной функции.

2.7. Основанием для отказа в предоставлении муниципальной функции служит:

- организация не является источником комплектования архивного отдела;

- отсутствие договора между администрацией Гаврилово-Посадского муниципального района и собственником архивных документов;

- непредоставление организацией документов о ликвидации, банкротстве (решение арбитражного суда о возбуждении процедуры банкротства (ликвидации) или решение ликвидационной комиссии);

- отсутствие заявления на получение муниципальной функции.

2.8. Исполнение муниципальной функции осуществляется архивным отделом путем:

- определения источников комплектования архивного отдела;

- составления и утверждения графика упорядочения и передачи документов в источниках комплектования;

- организации упорядочения документов в источниках комплектования;

- приема документов на хранение;

- заполнения основных (обязательных) и вспомогательных учетных документов.

2.9. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная функция:

- все помещения должны быть оборудованы системой кондиционирования воздуха (вентилятор), противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой охраны;

- помещения, в которых предоставляется муниципальная функция, должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам;

- рабочие места работников, осуществляющих муниципальную функцию оборудованы компьютерами и оргтехникой, позволяющей своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной функции;

- организация приема по информированию о предоставлении муниципальной функции осуществляется специалистами архивного отдела на рабочем месте в соответствии с графиками работы и приема;

- зал ожидания должен быть оборудован местами для сидения граждан.

2.10. Исполнение муниципальной функции осуществляет начальник архивного отдела.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1 Реализация муниципальной функции заключается в систематическом пополнении архивного отдела (комплектовании) документами постоянного хранения и по личному составу (ликвидированных предприятий, организаций, учреждений), отражающими основные направления социально-экономического развития района, и включает в себя определение источников комплектования архивного отдела, определение состава архивных документов, подлежащих приему в архивный отдел, прием-передачу документов на хранение в архивный отдел.

3.2. Определение источников комплектования архивного отдела.

3.2.1. Комплектование архивного отдела архивными документами осуществляется в соответствии со списком источников комплектования архивного отдела.

3.2.2. Органы местного самоуправления Гаврилово-Посадского муниципального района включаются в список источников комплектования архивного отдела в обязательном порядке.

Муниципальные предприятия и муниципальные учреждения Гаврилово-Посадского муниципального района (далее - муниципальные организации), в процессе деятельности которых образуются документы Архивного Фонда Российской Федерации, могут быть включены в список источников комплектования архивного отдела.

Организации частных форм собственности, а также граждане могут быть включены в список источников комплектования на основании договора.

3.2.3. Список источников комплектования архивного отдела составляется начальником архивного отдела на основании законодательства об архивном деле в Российской Федерации, установленных критериев отнесения юридических лиц к источникам комплектования архивов и на основании изучения состава архивных документов муниципальных организаций. Составленный начальником архивного отдела список источников комплектования архивного отдела представляется на согласование экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти Ивановской области в сфере архивного дела и утверждается постановлением администрации Гаврилово-Посадского муниципального района.

3.2.4. Уточнение списка источников комплектования архивного отдела производится по мере необходимости. Основанием для этого являются: создание, реорганизация, ликвидация органов местного самоуправления Гаврилово-Посадского муниципального района и муниципальных организаций.

Муниципальные организации могут быть исключены из списка комплектования архивного отдела, если в процессе их деятельности перестали образовываться документы Архивного фонда Российской Федерации.

3.3. Определение состава архивных документов, подлежащих приему в архивный отдел.

3.3.1. Приему на архивное хранение в архивный отдел подлежат образовавшиеся в деятельности источников комплектования архивного отдела документы Архивного фонда Российской Федерации (архивные документы постоянного хранения), а также документы по личному составу ликвидируемых (в том числе в результате банкротства) муниципальных организаций, органов местного самоуправления Гаврилово-Посадского муниципального района (далее - документы по личному составу), организаций частных форм собственности на основании договора при наличии свободных площадей.

3.3.2. Перечень архивных документов постоянного хранения, подлежащих приему на архивное хранение в архивный отдел, определяется номенклатурой дел, принятой в органах местного самоуправления Гаврилово-Посадского муниципального района и муниципальных организациях, включенных в список источников комплектования архивного отдела.

3.3.3. Архивные документы, в том числе документы по личному составу, передаются на архивное хранение в архивный отдел в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом. При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования.

3.3.4. Органы местного самоуправления Гаврилово-Посадского муниципального района, в том числе их структурные подразделения, отнесенные к самостоятельным источникам комплектования архивного отдела, и муниципальные организации, включенные в список источников комплектования архивного отдела, обеспечивают подготовку архивных документов к сдаче на архивное хранение в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации об архивном деле и руководящими документами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела.

3.3.5. Подготовка архивных документов к сдаче на архивное хранение включает проведение экспертизы ценности архивных документов, формирование заголовков дел, подшивку дел, нумерацию листов в делах, составление описей дел.

3.3.6. При проведении экспертизы ценности архивных документов и определении сроков их хранения органы местного самоуправления Гаврилово-Посадского муниципального района и муниципальные организации руководствуются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утверждены Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558), действующими в Российской Федерации отраслевыми перечнями типовых архивных документов, а также сроками хранения отдельных видов архивных документов, которые устанавливаются законодательством Российской Федерации.

3.3.7. Архивный отдел рассматривает и направляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти Ивановской области в сфере архивного дела:

- описи дел (документов) постоянного хранения, образовавшихся в деятельности источников комплектования архивного отдела;

- акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения, находящихся в ведомственных архивах организаций-источников комплектования архивного отдела.

3.3.8. Архивный отдел рассматривает и направляет на согласование экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти Ивановской области в сфере архивного дела:

- номенклатуры дел организаций-источников комплектования архивного отдела и ликвидированных предприятий;

- описи дел по личному составу, представляемые организациями-источниками комплектования архивного отдела и ликвидированными предприятиями;

3.4. Порядок приема-передачи архивных документов в архивный отдел.

3.4.1. От источников комплектования архивного отдела документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются архивным отделом 1 раз в год по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации.

3.4.2. Прием архивных документов осуществляется архивным отделом в установленном порядке в соответствии с планом-графиком приема архивных документов в архивный отдел (далее - план-график), утвержденным распоряжением администрации Гаврилово-Посадского муниципального района.

Внеплановый прием документов Архивного фонда Российской Федерации, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляются в случае ликвидации источника комплектования архивного отдела или в случае угрозы сохранности архивных документов.

3.4.3. Архивный отдел информирует организации- источники комплектования архивного отдела о сроках и объемах передачи на хранение архивных документов путем направления им выписок из распоряжения администрации Гаврилово-Посадского муниципального района.

В исключительных случаях по просьбе источников комплектования архивного отдела, изложенной в письменной форме, начальник архивного отдела вправе вносить изменения в утвержденный план-график, направленные на корректировку сроков приема-передачи архивных документов в архивный отдел в пределах календарного года.

3.4.4. Исполнение муниципальной функции осуществляется бесплатно. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение в архивный отдел, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования архивного отдела, передающих указанные документы.

3.4.5. Архивный отдел осуществляет прием архивных документов в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации об архивном деле и руководящими документами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела. При приеме архивных документов проводится проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверка комплектности учетных документов.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах по установленной форме. Один экземпляр остается в архивном отделе, другой - в соответствующем источнике комплектования архивного отдела.

3.4.6. В случае ликвидации органов местного самоуправления Гаврилово-Посадского муниципального района и муниципальных организаций, являющихся источниками комплектования архивного отдела, образовавшиеся в их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу в упорядоченном состоянии передаются на архивное хранение в архивный отдел.

В случае ликвидации муниципальных организаций, не являющихся источниками комплектования архивного отдела, образовавшиеся в их деятельности документы по личному составу, в упорядоченном состоянии передаются на архивное хранение в архивный отдел.

Прием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидируемых организаций осуществляется архивным отделом в порядке, установленном настоящим Административным регламентом, при этом ликвидационная комиссия (конкурсный управляющий - в случае ликвидации в процессе банкротства) организует упорядочение архивных документов в соответствии с установленными требованиями.

Ликвидирующиеся юридические лица, граждане, в случае прекращения предпринимательской деятельности, представляют в обязательном порядке в архивный отдел историческую справку о юридическом лице (индивидуальном предпринимателе) и справку об отсутствии документов, подлежащих передаче на муниципальное хранение, если отдельные виды документов не создавались, или были утрачены.

3.4.7. Не принимаются на хранение в архивный отдел:

- архивные документы, неупорядоченные в соответствии с установленными требованиями и не прошедшие научно-техническую обработку;

- архивные документы до наступления установленных сроков приема-передачи на архивное хранение.

4. Контроль за исполнением муниципальной функции

4.1. Организация работы по реализации административного регламента осуществляется начальником архивного отдела.

4.2. Контроль за полнотой и качеством исполнения административного регламента включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения получателя муниципальной функции, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

4.3. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав пользователей, к виновным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.4. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению получателя муниципальной функции.

4.5. Результаты проверок оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную функцию

5.1. Обжалование действия (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения муниципальной функции, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.2. Заявитель в своей жалобе (обращении) в обязательном порядке указывает: фамилию, имя, отчество (в случае обращения с жалобой представителя - фамилию, имя, отчество заинтересованного лица, а также фамилию, имя, отчество уполномоченного представителя);

полное наименование юридического лица (в случае обращения от имени юридического лица);

почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

изложение сути жалобы;

личную подпись и дату.

5.3. При необходимости к письменной жалобе могут быть приложены документы и материалы, подтверждающие суть жалобы, либо их копии. Начальник отдела:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием получателя муниципальных услуг, направившего жалобу, или его законного представителя;

- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов пользователя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

5.4. Ответ на жалобу подписывается начальником отдела.

Ответ на жалобу, поступившую в архивный отдел, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

5.5. Письменная жалоба, поступившая в архивный отдел, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях начальник архивного отдела, вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения пользователя, направившего жалобу.

Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

При получении письменной жалобы, в которой содержатся оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить пользователю, направившему жалобу, о недопустимости злоупотребления правом.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Если в письменной жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник архивного отдела вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в архивный отдел. Заявитель, направивший жалобу, уведомляется о данном решении.

5.6. Заявители вправе обратиться с жалобой на действия (бездействия) и решения, принятые работниками архивного отдела при предоставлении муниципальной функции, устно или письменно непосредственно к Главе администрации Гаврилово-Посадского муниципального района или к заместителю главы администрации, курирующего архивный отдел.

5.7. Заявитель имеет право обратиться с жалобой в суды общей юрисдикции, если считает, что неправомерными действиями (решениями) служащих архивного отдела нарушены его права и свободы, в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.