Приложение 1. Стандарт муниципальной услуги Калязинского района"Прием документов на постоянное хранение от физических лиц и юридических лиц - источников комплектования архива"

Приложение 1
к постановлению
Главы Калязинского района
N 688 от 26.06.2013 г.

Стандарт
муниципальной услуги Калязинского района"Прием документов на постоянное хранение от физических лиц и юридических лиц - источников комплектования архива"

1. Общее описание муниципальной услуги Калязинского района

1.1. Цель оказания муниципальной услуги Калязинского района:

Обеспечение сохранности документов организаций, подлежащих долговременному хранению в установленном действующим законодательством порядке, а также документов граждан, поступающих в муниципальные архивы по договору, завещанию, решению суда.

1.2. Основные действия по оказанию муниципальной услуги Калязинского района:

составление плана-графика приема документов от организаций - источников комплектования архивов;

направление письма-обращения организации (гражданина) руководителю муниципального архива о приеме документов на хранение (приложение 1);

транспортировка документов в муниципальный архив (за счет средств организации / гражданина);

поединичный прием единиц хранения (дел, документов, негативов и т.д.) в муниципальный архив по описям, утвержденным (согласованным) Экспертно-проверочной комиссией при архивном отделе Тверской области;

проверка физического, санитарно-гигиенического и технического состояния документов, поступающих в муниципальный архив, и комплектности учетных документов;

составление акта приема-передачи документов (приложение 2).

1.3. Организация, оказывающая муниципальную услугу Калязинского района:

Муниципальное казенное учреждение "Архив Калязинского района" (далее, архив).

1.4. Потенциальные потребители муниципальной услуги Калязинского района.

Получателями муниципальной услуги являются физические и юридические лица, документы которых прошли государственную экспертизу ценности документов в соответствии с федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

1.5. Правовые основы оказания муниципальной услуги Калязинского района.

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии:

- Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993 г.;

- Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Перечнем сведений конфиденциального характера, утвержденным Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. N 188;

- "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19;

- иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Тверской области, Калязинского района.

1.6. Документы, необходимые для получения муниципальной услуги Калязинского района:

- письмо-обращение организации (гражданина) руководителю муниципального архива о приеме документов на государственное хранение;

- документ, удостоверяющий личность посетителя и его право на передачу документов (паспорт, военный билет, доверенность и пр.);

- решение Экспертно-проверочной комиссии при архивном отделе Тверской области о передаче документов на государственное хранение;

- решение руководителя МКУ "Архив Калязинского района" о приеме документов в архив;

- описи на документы, утвержденные (согласованные) Экспертно-проверочной комиссией при архивном отделе Тверской области;

- договор о приеме (для физических лиц и для организаций, не являющихся источниками комплектования государственного архива, а также для организаций, прием документов которых не предусмотрен ранее заключенными с ними договорами).

1.7. Основания для отказа в оказании муниципальной услуги Калязинского района:

- отсутствие описей на документы, утвержденных (согласованных) Экспертно-проверочной комиссией при архивном отделе Тверской области;

- неудовлетворительное физическое состояние архивных документов (обширные механические повреждения материального носителя, поражения биологическими вредителями, плесневыми грибками и т.д.);

- неправильное (неудовлетворительное) формирование и оформление дел;

- если не истекли сроки ведомственного хранения документов, за исключением случаев предусмотренных действующим законодательством;

- отсутствие свободных площадей архивохранилищ в муниципальном архиве.

2. Способы получения потребителями информации о муниципальной услуге Калязинского района

Способ	Характеристика
Информирование при личном обращении	В случае личного обращения получателя муниципальной услуги во время работы архива, сотрудники архива в вежливой (корректной) форме предоставляют информацию об оказываемой услуге. Время ожидания консультации получателем муниципальной услуги не превышает 15 минут.
Телефонная консультация	В случае обращения потребителя по телефону во время работы организации работники архива в вежливой форме предоставляют разъяснения о порядке получения муниципальной услуги, ограничениях связанных с предоставлением муниципальной услуги. При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, гражданину должен быть сообщён телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
Информация у входа в здание	Здание архива Калязинского района, предоставляющего муниципальную услугу, оборудуется информационной табличкой (вывеской) со следующей информацией: - наименование учреждения; - местонахождение и юридический адрес; - режим работы; - телефонный/факсовый номер.
Размещение информации в сети Интернет	В сети Интернет на сайте администрации Калязинского района должны быть размещены и поддерживаться в актуальном режиме: 3. информация о наименовании, адресе и контактных телефонах архива; 4. перечень услуг, оказываемых архивом; 5. текст стандарта муниципальной услуги; 6. перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги; 7. бланки (формы) заявлений; 8. режим приема граждан; 9. перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги; 10. информация о способах доведения получателями муниципальной услуги своих отзывов, замечаний и предложений о работе архива, оказывающего услугу.
Размещение информации в местах предоставления услуги	В помещениях архива в удобном для обозрения месте должна размещаться следующая информация: 11. перечень услуг, оказываемых архивом; 12. текст стандарта муниципальной услуги; 13. перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги и требования к ним; 14. бланки (формы) заявлений; 15. перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги; 16. информация о руководителе архива и графике приёма граждан; 17. информация о наименовании, адресе и контактных телефонах учредителя; 18. информация о способах доведения потребителями своих отзывов, замечаний и предложений о работе архива, оказывающего муниципальную услугу; 19. раздаточные материалы, содержащие перечень требуемых документов, режим приёма заявителей, почтовый адрес и номер контактного телефона архива, предоставляющего услугу.
Размещение информации в СМИ	Архив проводит информирование потенциальных получателей муниципальной услуги через средства массовой информации.

3. Требования к удобству и комфортности муниципальной услуги Калязинского района

Требование	Характеристика
Режим работы организации, предоставляющей услугу	Приём получателей муниципальной услуги проводится по рабочим дням в соответствии с графиком приёма, утверждённым руководителем архива, предоставляющего услугу.
Сроки ожидания приема работником архива	Время ожидания посетителем приёма работником архива не должно превышать 15 минут при отсутствии сидячих мест для ожидающих лиц и 30 минут при наличии сидячих мест для ожидающих лиц.
Продолжительность оказания муниципальной услуги	Рассчитывается на основе Норм времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами (М., 2007). Прием документов в течение одного рабочего дня не должен превышать предусмотренные нормы.

4. Требования к организации учёта мнения потребителей муниципальной услуги Калязинского района

4.1. Получатель муниципальной услуги имеет право дать свои предложения по улучшению качества обслуживания при предоставлении муниципальной услуги.

4.2. Не принимаются к рассмотрению предложения, содержащие ненормативную лексику, либо не относящиеся к вопросам, регулируемым стандартом муниципальной услуги.

Требование	Характеристика
Книга отзывов и предложений	Архив, оказывающий муниципальную услугу, должен предоставлять потребителям услуги, по их требованию, книгу отзывов и предложений. Отзывы и предложения потребителей рассматриваются один раз в неделю с принятием при необходимости мер и информированием потребителя, оставившего запись, о принятых мерах. Рассмотрение предложений и подготовка ответов осуществляется в месячный срок.
Письменные обращения потребителей (жалобы, предложения)	Архив организует приём, регистрацию, рассмотрение письменных заявлений, предложений, жалоб потребителей и подготовку в течение 15 рабочих дней с момента регистрации ответов на них. В случае обжалования отказа архива в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня их регистрации.
Опросы потребителей муниципальной услуги	Архив должен не реже одного раза в год опрос потребителей о качестве муниципальной услуги после приема документов в архив. Анализ результатов опроса проводится не реже одного раза в год и оформляется в виде справки. Результаты опроса рассматриваются на дирекции архива, принимаются решения об учете предложений.

5. Требования к материально-техническому обеспечению оказания муниципальной услуги Калязинского района

Требование	Характеристика
Требования к зданию	Архив должен располагаться в специально предназначенном здании, доступном для населения (не более 10 минут пешком от остановок общественного транспорта). Состояние здания не должно быть аварийным. Здание должно быть подключено к системам централизованного отопления и канализации. Вход в здание должен быть оборудован осветительными приборами. Помещение для оказания муниципальной услуги размещается на нижних этажах здания.
Требования к информатизации и компьютеризации	Архив, оказывающий муниципальную услугу, должен иметь не менее одного рабочего места, оборудованного персональным компьютером с выходом в сеть Интернет

6. Требования к законности и безопасности оказания муниципальной услуги Калязинского района

Требование	Характеристика
Учредительные документы	Архив, предоставляющий муниципальную услугу должен иметь: 1. Устав учреждения; 2. свидетельство о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц.
Санитарное состояние	В местах предоставления муниципальной услуги предусматривается: - наличие гардероба и туалетной комнаты для посетителей; - ежедневная уборка помещений; - наличие урн для мусора, в том числе около входа в здание архива, оказывающего услугу.
Криминальная безопасность	В местах предоставления муниципальной услуги должна быть установлена кнопка экстренного вызова милиции, организована круглосуточная охрана.
Пожарная безопасность	Места предоставления муниципальной услуги оборудуются системами пожарной и охранной сигнализаций, средствами пожаротушения. В местах ожидания на видном месте размещаются схемы размещения средств пожаротушения и путей эвакуации посетителей и работников архива. На видных местах должна быть размещена информация о запрете курения в здании архива.

7. Требования к уровню кадрового обеспечения оказания муниципальной услуги Калязинского района

Требование	Характеристика
Образовательный уровень работников	В соответствии с квалификационными требованиями, предъявляемыми в должностных инструкциях работников муниципальных архивов.
Уровень компьютерной грамотности работников	Владение персональным компьютером на уровне пользователя.

8. Показатели оценки качества оказания муниципальной услуги Калязинского района

Наименование показателя, единицы измерения	Методика расчёта	Источник информации
Удовлетворенность получателей муниципальной услуги качеством оказываемых услуг, %	Отношение количества получателей муниципальной услуги, удовлетворенных качеством услуги, к общему числу опрошенных, умноженное на 100%.	Листы опроса получателей муниципальной услуги (приложение 3).
Количество обоснованных жалоб получателей муниципальной услуги на качество предоставления муниципальной услуги	Абсолютная величина (количество).	Книга отзывов и предложений, обращения получателей муниципальной услуги в архивный отдел Тверской области и другие инстанции по вопросам предоставления услуги, поступившие письма-жалобы, письма-предложения.