Приложение N 1. Регламент предоставления государственной услуги Тверской области "Исполнение запросов социально-правового характера по документам ГКУ ТО "Государственный архив Тверской области"

Приложение N 1

к приказу ГКУ ТО

"Государственный архив Тверской области"

от 16 января 2017 г. N 01-07/06

СОГЛАСОВАНО

Начальник Архивного отдела Тверской области

Д.А. Ефремов

Регламент
предоставления государственной услуги Тверской области "Исполнение запросов социально-правового характера по документам ГКУ ТО "Государственный архив Тверской области"

I. Общие положения

1. Регламент предоставления государственной услуги Тверской области "Исполнение запросов социально-правового характера по документам ГКУ ТО "Государственный архив Тверской области" (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества предоставления государственной услуги, создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при предоставлении государственной услуги, и определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных процедур) ГКУ ТО "Государственный архив Тверской области" при исполнении запросов социально-правового характера, выдаче архивных справок, подтверждающих право граждан на получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации.

2. Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Конституция Российской Федерации;

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации";

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федеральный закон от 15.11.1997 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" (в редакции Федерального закона от 25.10.2001 N 138-ФЗ);

Закон Российской Федерации от 18.10.1991 N 1761-1 "О реабилитации жертв политических репрессий";

Федеральный закон от 27 июля 2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";

Закон Тверской области от 23.12.2005 N 162-ЗО "Об архивном деле в Тверской области";

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007), утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19, зарегистрированные Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007 г. (рег. N 9059);

Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации 3 июня 2013 г. N 635;

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, Министерства внутренних дел Российской Федерации, Федеральной службы безопасности Российской Федерации от 25.07.2006 г. N 375/584/352 "Об утверждении Положения о порядке доступа к материалам, хранящимся в государственных архивах и архивах государственных органов Российской Федерации, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц, подвергшимся политическим репрессиям, а также фильтрационно-проверочных дел", зарегистрированный Министерством юстиции Российской Федерации 15.09.2006 (рег. N 8296);

Устав ГКУ ТО "Государственный архив Тверской области", утвержденный приказом Архивного отдела Тверской области от 19.12.2011 N 01-06/37.

3. Организацией, предоставляющей государственную услугу "Исполнение запросов социально-правового характера по документам ГКУ ТО "Государственный архив Тверской области", является ГКУ ТО "Государственный архив Тверской области" (далее - Архив).

Непосредственно предоставлением государственной услуги занимаются: заведующий отделом информации, публикации и научного использования документов, главный архивист, ведущий архивист, архивист I категории отдела информации, публикации и научного использования документов, сотрудник Архива, ответственный за прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции Архива, директор Архива или лицо, его заменяющее.

4. Потенциальные получатели государственной услуги Тверской области:

- граждане Российской Федерации;

- иностранные граждане;

- лица без гражданства;

- судебные, правоохранительные и иные уполномоченные органы.

5. Архив предоставляет услугу по исполнению запросов социально-правового характера бесплатно.

6. Информация и консультации по предоставлению государственной услуги могут быть получены в Архиве:

- при устном обращении (лично или по телефону);

- при письменном обращении (в том числе по электронной почте);

- на информационном стенде в помещении Архива;

- на сайте Архива www.tverarchive.ru

Информирование по вопросам предоставления государственной услуги осуществляется также в государственном автономном учреждении Тверской области "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг" (далее - ГАУ "МФЦ") и его филиалах.

Сведения о графике работы Архива и ГАУ "МФЦ" представлены в Приложении 1 к настоящему Регламенту.

7. При обращении по телефону и при личном обращении получателя государственной услуги сотрудник Архива, ответственный за консультирование получателей государственной услуги, выясняет у получателя государственной услуги цели его обращения; предоставляет получателю государственной услуги в вежливой (корректной) форме подробную информацию о государственной услуге и о порядке ее получения. Если предмет обращения находится вне рамок компетенции Архива, разъясняет получателю государственной услуги, в какой орган (учреждение) следует обратиться по интересующему его вопросу, если сотрудник Архива обладает такой информацией; вносит запись о предоставленной консультации в программе "Учет обращений граждан и организаций" и в журнал регистрации консультаций о порядке получения государственной услуги (Приложение 2).

8. При поступлении письменного обращения получателя государственной услуги, в том числе по электронной почте, за информацией (консультацией) сотрудник Архива, ответственный за консультирование получателей государственной услуги, выяснив, что цель обращения находится в рамках оказания государственной услуги, подготавливает информационное письмо об условиях и порядке получения государственной услуги, распечатывает его на бланке Архива, прикладывает к письму бланк заявления на получение государственной услуги и передает руководству Архива для подписания; после подписания информационного письма руководством Архива передает документы сотруднику Архива, ответственному за прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции Архива, для отправки по почте (в том числе по электронной почте).

9. Архив исполняет следующие категории социально-правовых запросов, относящиеся к составу хранящихся в Архиве документов:

- об избрании на выборные должности;

- о присвоении почётных званий;

- о награждении государственными и другими наградами;

- о применении репрессий (раскулачивании, лишении избирательных прав).

10. Основанием для предоставления государственной услуги является заявление получателя государственной услуги в письменной форме, полученное Архивом при личном обращении получателя государственной услуги, по почте (в том числе по электронной почте), по факсу, через ГАУ "МФЦ".

В заявлении (запросе) указывается следующая информация:

- наименование организации, которой адресован запрос;

- фамилия, имя, отчество получателя государственной услуги (на момент подачи заявления и на период, о котором запрашиваются сведения, если ФИО изменялись);

- почтовый адрес (для направления ответа), адрес электронной почты (при наличии);

- предмет запроса (о применении репрессий, о награждении и др.);

- наименование организации, в которой получатель государственной услуги был представлен к награждению, избран на выборные должности и т.д. на период, о котором запрашиваются сведения;

- ведомственная подчиненность организации, в которой получатель государственной услуги был представлен к награждению, избран на выборные должности и т.д. на период, о котором запрашиваются сведения (в случае, если получатель государственной услуги обладает указанной информацией);

- название населенного пункта (города, поселка и т.д.), района Тверской (Калининской) области, на территории которого проживал гражданин или функционировала организация в период, о котором запрашиваются сведения;

- временной период, за который запрашиваются сведения.

11. К запросу могут быть приложены копии документов, связанных с темой запроса.

При личном обращении получателя государственной услуги для получения сведений, содержащих персональные данные, заявление принимается к рассмотрению при предъявлении документа, удостоверяющего личность (паспорт, военный билет). К заявлению, поступившему по почте (в том числе по электронной почте) и факсу, должна быть приложена копия документа, удостоверяющего личность получателя государственной услуги (паспорт, военный билет).

Для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия получателя государственной услуги, предусмотренные законодательством Российской Федерации (доверенность или другие документы, подтверждающие полномочия получателя государственной услуги).

12. Основанием для отказа в приеме заявления и предоставлении услуги является:

- отсутствие в запросе необходимых для его исполнения сведений, указанных в пункте 10;

- отсутствие в запросе фамилии, имени, отчества, почтового или электронного адреса получателя государственной услуги;

- отсутствие у получателя государственной услуги, запрашивающего персональные данные, документов, удостоверяющих личность;

- отсутствие у получателя государственной услуги, запрашивающего персональные данные о третьих лицах, документов, удостоверяющих личность и документов, подтверждающих его полномочия, предусмотренные законодательством Российской Федерации;

- не принимаются к рассмотрению запросы, написанные неразборчиво или содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.

Отказ в принятии заявления должен быть мотивирован. При неправильном оформлении заявления получателю государственной услуги должны в письменном виде даваться исчерпывающие разъяснения о порядке устранения недостатков.

13. Результатом предоставления государственной услуги является выдача получателю государственной услуги подписанных руководством и заверенных печатью Архива документов: архивной справки, архивной выписки, копии архивного документа, изготовленной техническими средствами Архива (с сопроводительным письмом), информационного письма об отсутствии в документах запрашиваемых сведений или отсутствии необходимых документов на хранении в Архиве.

14. Общий максимальный срок предоставления государственной услуги - 30 дней с момента регистрации заявления в делопроизводстве Архива. В исключительных случаях руководство Архива вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, о чем получатель государственной услуги уведомляется письменно.

II Стандарт государственной услуги Тверской области "Исполнение запросов социально-правового характера по документам государственных архивов Тверской области"

1. Требования к материально-техническому обеспечению оказания государственной услуги Тверской области:

1.1. Архив должен располагаться в специально предназначенном здании, доступном для населения (не более 10 минут пешком от остановок общественного транспорта).

1.2. Состояние здания не должно быть аварийным.

1.3. Здание должно быть подключено к системам централизованного отопления и канализации.

1.4. Вход в здание должен быть оборудован осветительными приборами.

1.5. Помещение для оказания государственной услуги размещается на нижних этажах здания.

1.6. Архив, оказывающий государственную услугу, должен иметь не менее одного рабочего места, оборудованного персональным компьютером с выходом в сеть Интернет.

2. Требования к законности и безопасности оказания государственной услуги Тверской области:

2.1. Архив, предоставляющий государственную услугу должен иметь:

- устав государственного учреждения;

- свидетельство о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц.

2.2. Места предоставления государственной услуги оборудуются системами пожарной и охранной сигнализацией, дымовыми извещателями, средствами пожаротушения.

2.3. В местах ожидания на видном месте размещаются схемы размещения средств пожаротушения и путей эвакуации посетителей и работников Архива.

2.4. На видных местах должна быть размещена информация о запрете курения в здании Архива.

2.5. В местах предоставления государственной услуги должна быть установлена кнопка экстренного вызова милиции, организована круглосуточная охрана.

2.6. В местах предоставления государственной услуги предусматривается:

- наличие гардероба и туалетной комнаты для посетителей;

- ежедневная уборка помещений;

- наличие урн для мусора, в том числе около входа в здание Архива, оказывающего услугу.

3. Требования к уровню кадрового обеспечения оказания государственной услуги Тверской области:

3.1. Образовательный уровень работников должен соответствовать квалификационным характеристикам должностей работников государственного архива.

3.2. Владение персональным компьютером на уровне пользователя.

3.3. Сотрудники Архива, оказывающего услугу, не реже одного раза в 5 лет должны повышать свою квалификацию.

3.4. Сотрудники Архива, оказывающего услугу, не реже одного раза в 4 года должны проходить аттестацию.

III. Административные процедуры

Предоставление государственной услуги включает в себя выполнение следующих административных процедур:

1. Прием заявления (отказ в приеме заявления) о предоставлении государственной услуги;

2. Рассмотрение поступивших заявлений руководством Архива, регистрация заявлений и направление исполнителю;

3. Исполнение запроса;

4. Подготовка ответа получателю государственной услуги;

5. Выдача (направление) ответа получателю государственной услуги. Блок-схема последовательности административных процедур приведена в Приложении 3 к настоящему Регламенту.

Процедура 1. Прием заявления (отказ в приеме заявления) о предоставлении государственной услуги

1.1. Основанием для начала выполнения процедуры является обращение получателя государственной услуги:

- личное;

- по почте, в том числе по электронной почте, по факсу;

- через ГАУ "МФЦ".

При личном обращении необходимо предоставить следующие документы:

- письменное заявление (Приложение 4);

- документы, удостоверяющие личность (паспорт, военный билет) или документы, подтверждающие полномочия получателя государственной услуги, предусмотренные законодательством Российской Федерации (доверенность, другие документы), если запрашиваются персональные данные о третьих лицах;

- копию документа, подтверждающего изложенный в заявлении факт: о награждении, присвоении почетных званий и т.п. (при наличии у получателя государственной услуги такого документа).

При обращении по почте (в том числе по электронной почте) и факсу, необходимо предоставить: заполненную форму заявления (формы заявлений представлены на сайте Архива www.tverarchive.ru.); копию документа удостоверяющего личность получателя государственной услуги; копию документа, подтверждающего полномочия получателя государственной услуги, предусмотренные законодательством Российской Федерации (доверенность, другие документы), если запрашиваются персональные данные о третьих лицах; копию документа, подтверждающего изложенный в заявлении факт (при наличии).

1.2. Сотрудник Архива, ответственный за прием заявления: - устанавливает личность заявителя, удостоверяется в том, что заявитель является получателем государственной услуги;

- проверяет в присутствии получателя государственной услуги (его представителя) личное заявление на предмет правильности заполнения бланка заявления;

- удостоверяется, что информация, содержащаяся в заявлении, соответствует информации, содержащейся в удостоверяющих личность получателя государственной услуги документах и документе, подтверждающем изложенный в заявлении факт (при наличии у получателя государственной услуги такого документа);

- при соответствии содержания заявления всем необходимым требованиям принимает заявление;

- отказывает в приеме заявления в случаях, если у получателя государственной услуги отсутствуют необходимые документы; представленные документы не соответствуют установленным требованиям; при невозможности получателя государственной услуги в настоящий момент устранить выявленные недостатки;

- в случае, если в заявлении запрашивается информация, не относящаяся к составу хранящихся в Архиве документов, сотрудник Архива, ответственный за прием заявления, при наличии в Архиве информации о месте хранения документов, дает рекомендации о том, куда получателю государственной услуги следует обратиться;

- в случае, если получатель государственной услуги уже обращался в рекомендованные учреждения и необходимые ему сведения не были найдены, то он может оставить заявление Архиву для получения информационного письма об отсутствии запрашиваемых документов в Архиве.

Заявления, поступившие по почте (в том числе по электронной почте) и факсу, получает сотрудник Архива, ответственный за прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции и документов Архива, и направляет на рассмотрение руководству Архива.

При поступлении в Архив интернет-обращения (запроса) получателя государственной услуги с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа ведется с ним в установленном порядке.

1.3. Результатом исполнения административной процедуры является прием заявления от получателя государственной услуги или мотивированный отказ в приеме заявления.

1.4. Общий максимальный срок выполнения процедуры составляет 30 минут.

Процедура 2. Рассмотрение поступивших заявлений руководством Архива, регистрация заявлений и направление исполнителю

2.1. Основанием для начала выполнения процедуры является направление заявлений (запросов) о предоставлении государственной услуги, принятых сотрудником Архива, ответственным за прием заявлений, в результате личного обращения получателя государственной услуги, и запросов, поступивших на почтовый (электронный) адрес и по факсу, принятые сотрудником Архива, ответственным за прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции Архива, на рассмотрение руководству Архива.

2.2. Руководство Архива накладывают резолюцию на запросе с указанием соответствующего подразделения Архива - отдела информации, публикации и научного использования документов, которое будет исполнять запрос, или непосредственного исполнителя.

2.3. Рассмотренный руководством Архива запрос поступает к сотруднику Архива, ответственному за прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции Архива для регистрации в программе "Учет обращений граждан и организаций". В первый рабочий день каждого месяца производится распечатка журнала регистрации входящих документов из программы.

Все поступившие запросы подлежат обязательной регистрации в течение трех рабочих дней с момента поступления. В случае поступления запросов в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация их может производиться в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.

2.4. Сотрудник Архива, ответственный за прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции Архива, относит запрос в отдел информации, публикации и научного использования документов или непосредственному исполнителю. При получении запроса заведующий отделом информации, публикации и научного использования документов или непосредственный исполнитель расписывается в получении запроса.

2.5. Заведующий отделом информации, публикации и научного использования документов распределяет запросы между исполнителями внутри отдела.

2.6. Результатом исполнения административной процедуры является рассмотрение заявлений руководством Архива, резолюция руководства Архива, регистрация заявлений в программе "Учет обращений граждан и организаций" и в журнале регистрации входящих документов и передача исполнителю.

2.7. Общий максимальный срок процедуры - 3 рабочих дня.

Процедура 3. Исполнение запроса

3.1. Основанием для начала выполнения процедуры является поступление запроса на исполнение в отдел информации, публикации и научного использования документов или непосредственному исполнителю.

3.2. При поступлении запроса заведующему отделом информации, публикации и научного использования документов заведующий в программе "Учет обращений граждан и организаций" назначает ответственного исполнителя, устанавливает срок исполнения запроса и передает запрос непосредственному исполнителю.

3.3. Запрос получателя государственной услуги исполняется Архивом при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового и/или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации. При отсутствии указанных сведений получателю государственной услуги направляется отказ в предоставлении государственной услуги с указанием сведений, которые необходимо включить в запрос.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в Архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя или пользователю дается соответствующая рекомендация.

В случае отсутствия сведений о месте хранения документов, необходимых для исполнения запроса, Архив уведомляет об этом пользователя.

3.4. Запрос, относящийся к составу хранящихся в Архиве документов, и оформленный в соответствии с требованиями, передается непосредственному исполнителю для выявления запрашиваемых сведений по научно-справочному аппарату и архивным документам.

3.5. Непосредственный исполнитель определяет, по каким каталогам, картотекам, архивным фондам следует проводить выявление запрашиваемых сведений; просматривает каталоги, картотеки, описи архивных фондов; заказывает в установленном порядке в отделе обеспечения сохранности документов и государственного учета документов АФ РФ архивные дела, в которых могут содержаться запрашиваемые сведения.

3.6. После получения дел исполнитель просматривает документы; в случае выявления запрашиваемых сведений делает выписки из документов для составления архивной справки, архивной выписки или готовит документы для передачи на копирование техническими средствами Архива.

3.7. Запросы, поступившие в Архив и относящиеся к составу хранящихся в Архиве архивных документов, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях руководство Архива вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, о чем получатель государственной услуги уведомляется письменно.

3.8. Результатом исполнения административной процедуры является: составление информационного письма об отсутствии в Архиве запрашиваемых документов с рекомендацией о возможном месте их хранения (об отсутствии сведений о месте хранения документов) или пересылка запроса, не относящегося к составу хранящихся в Архиве документов по месту их хранения; составление информационного письма уточняющего характера, если в запросе содержатся не все сведения, указанные в п. 3.3, необходимые для его исполнения; выявление сведений по архивным документам для исполнения запроса, относящегося к составу хранящихся в Архиве документов.

3.9. В случае, если в запросе получателя государственной услуги содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства, Архив вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки по данному вопросу. О данном решении уведомляется получатель государственный услуги, направивший запрос.

3.10. Максимальный срок процедуры для запросов, не относящихся к составу хранящихся в Архиве документов, или запросов, содержащих не все сведения, необходимые для его исполнения - 5 рабочих дней, для запросов, относящихся к составу хранящихся в Архиве документов - 28 дней.

Процедура 4. Подготовка ответа получателю государственной услуги (составление и оформление архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма об отсутствии в документах запрашиваемых сведений или отсутствии необходимых документов на хранении в Архиве)

4.1. Основанием для начала выполнения процедуры является выявление информации по документам Архива, в которых могут содержаться запрашиваемые сведения.

4.2. В случае выявления запрашиваемых сведений исполнитель составляет архивную справку (Приложение 5) или архивную выписку (Приложение 6), оформленные в соответствии с действующими правилами.

4.3. В случае если требуется предоставить получателю государственной услуги архивную копию, изготовленную техническими средствами Архива, исполнитель выполняет процедуры, предусмотренные Регламентом предоставления государственной услуги Тверской области "Копирование архивных документов, находящихся на хранении в ГКУ ТО "Государственный архив Тверской области".

4.4. В случае если при просмотре документов запрашиваемые сведения не обнаружены или при просмотре каталогов, картотек, описей архивных фондов выясняется, что необходимые документы в Архиве отсутствуют, исполнитель составляет информационное письмо об отсутствии запрашиваемой информации и рекомендациями по дальнейшему поиску документов (по возможности).

4.5. Подготовленный по запросу получателя государственной услуги ответ (архивная справка, архивная выписка, копии архивного документа, изготовленные техническими средствами Архива (с сопроводительным письмом), информационное письмо об отсутствии в документах запрашиваемых сведений или отсутствии необходимых документов на хранении в Архиве) передается исполнителем сотруднику Архива, ответственному за прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции Архива, для передачи руководству Архива для подписания и заверения печатью.

4.6. Результатом исполнения административной процедуры является подготовленный ответ получателю государственной услуги в виде:

- архивной справки;

- архивной выписки;

- копии архивного документа, изготовленной техническими средствами Архива (с сопроводительным письмом);

- информационного письма об отсутствии в документах Архива запрашиваемых сведений или об отсутствии необходимых документов на хранении в Архиве.

4.7. Общий максимальный срок процедуры - 1 рабочий день.

Процедура 5. Выдача (направление) ответа получателю государственной услуги

5.1. Основанием для начала выполнения процедуры является направление исполнителем архивной справки, архивной выписки, копии архивного документа, изготовленной техническими средствами Архива (с сопроводительным письмом), информационного письма об отсутствии в документах Архива запрашиваемых сведений или об отсутствии необходимых документов на хранении в Архиве, сотруднику Архива, ответственному за прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции Архива.

5.2. Сотрудник Архива, ответственный за прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции Архива передает архивную справку, архивную выписку, копию архивного документа, изготовленную техническими средствами Архива (с сопроводительным письмом), информационное письмо об отсутствии в документах Архива запрашиваемых сведений или об отсутствии необходимых документов на хранении в Архиве руководству Архива для подписания и заверения документов печатью.

5.3. Сотрудник Архива, ответственный за прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции Архива, после подписания документов и заверения их печатью, регистрирует ответ получателю государственной услуги в программе "Учет обращений граждан и организаций". В первый рабочий день каждого месяца производится распечатка журнала регистрации исходящих документов из программы.

5.4. Зарегистрированный ответ сотрудник Архива, ответственный за прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции и документов Архива вкладывает в конверт, на котором надписывает адрес, указанный в запросе (заявлении), и отправляет простым письмом.

5.5. В программе "Учет обращений граждан и организаций" вносится запись об отправке письма по конкретному адресу. Реестр почтовых отправлений распечатывается 1 раз в месяц.

5.6. В случае личной явки получателя государственной услуги ответ выдается лично получателю государственной услуги под расписку на втором экземпляре ответа при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего личность документа; доверенному лицу - при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего личность документа и доверенности, оформленной в установленном порядке.

5.7. Результатом предоставления услуги является выдача получателю государственной услуги ответа при личной явке или направление ответа обычной почтой.

5.8. Общий максимальный срок процедуры - 1 рабочий день.

IV. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги

1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, осуществляется руководством Архива.

1.1. Должностные лица, занятые в предоставлении государственной услуги, несут персональную ответственность за соблюдение порядка и сроков выполнения административных процедур.

1.1.1. Сотрудники Архива, ответственные за консультирование получателя государственной услуги, несут персональную ответственность за достоверность предоставленной получателю государственной услуги информации о государственной услуге и о порядке ее получения.

1.1.2. Сотрудники Архива, ответственные за прием заявления, несут персональную ответственность за:

- соблюдение порядка приема заявления,

- правильность заполнения бланка заявления,

- полноту предоставленных сведений, необходимых для получения государственной услуги Тверской области,

- соблюдение порядка отказа в приеме заявления.

1.1.3. Сотрудники Архива, ответственные за исполнение запроса получателя государственной услуги, несут персональную ответственность за:

- качество проведенного выявления запрашиваемых сведений;

- правильность оформления результатов выявления запрашиваемых сведений;

- соблюдение сроков исполнения заявления и порядка передачи конечного результата предоставления государственной услуги для направления получателю государственной услуги по почте.

1.1.5. Сотрудник Архива, ответственный за прием, регистрацию и отправку почтовой корреспонденции Архива, несет персональную ответственность за:

- соблюдение сроков и порядка регистрации заявлений о предоставления государственной услуги, принятых сотрудником Архива, ответственным за прием заявлений в результате личного обращения получателя государственной услуги, и заявлений, поступивших на почтовый и электронный адреса Архива;

- соблюдение сроков и порядка регистрации и направления получателю государственной услуги конечного результата предоставления государственной услуги по почте или выдачи лично под расписку.

1.1.6. Директор Архива несет персональную ответственность за:

- организацию работы по предоставлению государственной услуги;

- правомерность принятия решения об отказе в приеме заявления о предоставлении государственной услуги;

- соблюдение сроков исполнения соответствующих административных процедур.

2. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения сотрудниками Архива положений Регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Тверской области.

3. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав получателей государственной услуги, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения получателей государственной услуги, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Архива.

3.1. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав физических и юридических лиц осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.2. Проверки полноты и качества предоставления государственной услуги осуществляются на основании приказов директора Архива.

3.3. Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы Архива) и внеплановыми. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением государственной услуги (комплексные проверки) или отдельные вопросы (тематические проверки). Проверка также может проводиться по конкретному обращению получателя государственной услуги.

3.4. Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются должностные лица Архива.

Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Справка подписывается членами комиссии.

4. Несоблюдение требований настоящего Регламента должностными лицами, ответственными или уполномоченными сотрудниками Архива влечет их дисциплинарную и иную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) ГКУ ТО "Государственный архив Тверской области", предоставляющего государственную услугу, а также его должностных лиц

1. Получатель государственной услуги вправе обжаловать действия (бездействие) или решения Архива, а также его должностных лиц в досудебном (внесудебном) порядке.

2. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования является решение или действие (бездействие) Архива, его должностных лиц по обращению получателя государственной услуги, принятое или осуществленное ими в ходе предоставления государственной услуги.

3. Получатель государственной услуги имеет право обратиться с жалобой в досудебном (внесудебном) порядке, в том числе в следующих случаях:

а) нарушение срока регистрации запроса получателя государственной услуги о предоставлении государственной услуги;

б) нарушение срока предоставления государственной услуги;

в) истребование у получателя государственной услуги документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Тверской области для предоставления государственной услуги;

г) отказ в приеме у получателя государственной услуги документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Тверской области для предоставления государственной услуги;

д) отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Тверской области;

е) истребование с получателя государственной услуги при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Тверской области.

4. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе или в электронной форме в Архив, филиалы ГАУ "МФЦ".

5. Жалоба может быть направлена по почте, подана через филиал ГАУ "МФЦ", сайт Архива, а также может быть принята при личном приеме получателя государственной услуги в Архиве.

6. Жалоба должна содержать:

а) наименование Архива, должностного лица Архива, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

б) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства получателя государственной услуги - физического лица, наименование, сведения о месте нахождения получателя государственной услуги - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ получателю государственной услуги;

в) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Архива, должностного лица Архива;

г) доводы, на основании которых получатель государственной услуги не согласен с решением и действием (бездействием) Архива, должностного лица Архива. Получателем государственной услуги могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы получателя государственной услуги, либо их копии.

7. Жалоба, поступившая в Архив, подлежит рассмотрению директором Архива в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации;

8. Рассмотрение жалобы не может быть поручено должностным лицам, решения или действия (бездействие) которых обжалуются.

9. По результатам рассмотрения жалобы Архив принимает одно из следующих решений:

а) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, возврата получателю государственной услуги денежных средств, взимание которых не предусмотрено законодательством, а также в иных формах;

б) отказывает в удовлетворении жалобы.

10. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения об удовлетворении (отказе в удовлетворении) жалобы, получателю государственной услуги в письменной форме и по желанию получателя государственной услуги в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

11. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления директор Архива незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

12. Решение по жалобе может быть обжаловано в Архивный отдел Тверской области, а также в судебном порядке в соответствии с действующим законодательством.