Постановление Администрации города Твери от 4 марта 2019 г. N 233 "Об утверждении Положения об управлении проектами в Администрации города Твери" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Администрации города Твери от 4 марта 2019 г. N 233
"Об утверждении Положения об управлении проектами в Администрации города Твери"

В целях организации работы по внедрению проектно-ориентированной системы управления в Администрации города Твери, постановляю:

1. Утвердить Положение об управлении проектами в Администрации города Твери (прилагается).

2. Настоящее постановление вступает в силу со дня издания.

3. Настоящее постановление подлежит опубликованию и размещению на официальном сайте Администрации города Твери в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

Глава города Твери

А.В. Огоньков

Утверждено
постановлением
Администрации города Твери
от "04" марта 2019 г. N 233

Положение об управлении проектами
в Администрации города Твери

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об управлении проектами в Администрации города Твери (далее - Положение) в целях организации работы по внедрению проектно-ориентированного управления в Администрации города Твери определяет принципы и порядок организации проектной деятельности в Администрации города Твери.

1.2. Основными целями проектного управления являются:

- обеспечение соблюдения и (или) сокращения сроков достижения запланированных результатов;

- обеспечение эффективного использования трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов;

- обеспечение прозрачности, обоснованности и своевременности принимаемых решений в ходе реализации проектов;

- повышение эффективности взаимодействия структурных подразделений Администрации города Твери;

- обеспечение эффективного контроля на всех этапах жизненного цикла проекта.

1.3. Настоящее Положение распространяется на проекты, реализуемые Администрацией города Твери за счет средств бюджета города Твери, средств областного бюджета Тверской области, а также с привлечением внебюджетных источников финансирования.

1.4. В настоящем Положении используются следующие термины:

блок мероприятий (суммарная задача) - часть проекта, объединяющая мероприятия в рамках одной предметной области управления с целью достижения определенного результата в проекте;

жизненный цикл проекта - набор последовательных и иногда перекрывающихся этапов проекта, выполняемых в ходе его реализации;

заказчик проекта - отраслевое структурное подразделение Администрации города Твери, осуществляющее основные полномочия в сфере реализации проекта;

инструмент проектного управления - средство практической реализации управленческого решения; к документарным инструментам проектного управления относятся паспорт проекта, план-график проекта, план контрольных событий проекта и отчет по проекту;

исполнители проекта - участники проекта, ответственные за реализацию мероприятий проекта для достижения контрольных событий проекта;

команда проекта - временная организационная структура проекта, состоящая из руководителя проекта и исполнителей;

контрольное событие проекта - значимое событие проекта, отражающее получение измеримых результатов и имеющее только срок окончания;

куратор проекта - должностное лицо Администрации города Твери, занимающее должность не ниже заместителя Главы Администрации города Твери, отвечающее за обеспечение проекта ресурсами и разрешение вопросов, выходящих за рамки полномочий руководителя проекта;

мероприятие - набор связанных, выполняемых для достижения целей проекта действий, имеющий сроки начала и окончания;

отчет о статусе проекта - инструмент проектного управления, включающий информацию о фактическом достижении контрольных событий, прогнозе достижения контрольных событий, причинах их недостижения, нарушении сроков, рисках проекта и способах их снятия/минимизации, достигнутых результатах, открытых вопросах, требующих решения руководства;

паспорт проекта - инструмент проектного управления, документ, в котором утверждается ключевая информация по проекту, а именно: наименование проекта, описание необходимости его реализации, участники проекта, цели, задачи, результаты, критерии успеха, период реализации, риски, взаимосвязь с другими проектами, план контрольных событий проекта;

план-график проекта - инструмент проектного управления, включающий в себя блоки мероприятий, мероприятия, контрольные события по проекту, связи между ними, а также ответственных исполнителей, сроки реализации мероприятий и достижения контрольных событий;

план контрольных событий - инструмент проектного управления, укрупненный план проекта, который является частью Паспорта проекта, включает наиболее значимые контрольные события, сроки их выполнения, ответственных исполнителей и служит основой для создания Плана-графика проекта;

проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленный на достижение уникального результата в условиях временных и ресурсных ограничений;

проектный комитет - постоянно действующий коллегиальный совещательный орган, созданный при Администрации города Твери для организации, планирования, руководства и координации проектной деятельности на стратегическом уровне. Порядок работы и персональный состав проектного комитета утверждается распоряжением Администрации города Твери;

проектный офис - организационная структура, предназначенная для поддержки управления проектами, организующая планирование и контроль проектной деятельности в Администрации города Твери;

проектная роль - объем полномочий должностного лица (структурного подразделения), связанный с участием в реализации проекта;

риск проекта - вероятностное событие в жизненном цикле проекта, наступление которого может отрицательно или положительно повлиять на результаты проекта;

руководитель проекта - должностное лицо, занимающее должность не ниже руководителя структурного подразделения Администрации города Твери, которое отвечает за достижение целей проекта, руководит процессом планирования, исполнения, контроля, завершения проекта, осуществляет оперативное управление проектом;

участники проекта - должностные лица и структурные подразделения Администрации города Твери, а также представители внешних организаций, участвующие в реализации и управлении проектом в соответствии с закрепленными за ними проектными ролями.

1.5. Управление проектами включает следующие группы процессов:

а) инициирование проекта;

б) планирование проекта;

в) реализация проекта;

г) корректировка проекта;

д) контроль за исполнением проекта;

е) закрытие проекта.

2. Инициирование проектов

2.1. Целью инициирования проекта является принятие решения о целесообразности реализации проекта, распределение проектных ролей и утверждение паспорта проекта.

2.2. Инициирование проекта осуществляется на основании перечня задач, для реализации которых могут быть применены принципы проектного управления.

Формирование перечня задач осуществляется проектным офисом на основании предложений структурных подразделений Администрации города Твери и выносится на рассмотрение проектного комитета.

2.3. Проектный комитет определяет задачи (задачу), которые будут реализовываться в текущем году в порядке проектного управления, назначает куратора, руководителя и заказчика проекта и устанавливает срок разработки паспорта проекта и представления его на утверждение проектного комитета.

2.4. Руководитель проекта наделяется полномочиями по оперативному управлению проектом, координации и контролю действий членов команды проекта на всех этапах жизненного цикла проекта.

2.5. Руководитель проекта определяет состав команды проекта, организует ее работу и распределяет задачи между членами команды проекта.

Поручения руководителя проекта, касающиеся вопросов реализации проекта, доводятся руководителем проекта непосредственно до каждого члена команды проекта, независимо от должности, замещаемой членом команды проекта.

Все члены команды проекта по вопросам, связанным с реализацией проекта, подотчетны непосредственно руководителю проекта.

2.6. Проектный комитет закрепляет за руководителем проекта персональную ответственность за достижение цели проекта, эффективное использование выделенных ресурсов, материально-техническое обеспечение и организацию документооборота по проекту.

2.7. Руководитель проектного офиса назначает ответственного сотрудника проектного офиса по контролю за процессом реализации конкретного проекта.

2.8. Одно лицо не может являться одновременно куратором и руководителем одного и того же проекта.

2.9. Руководитель проекта формирует команду проекта и организует разработку паспорта проекта.

Состав команды проекта утверждается распоряжением Администрации города Твери и включает в себя представителей заказчика проекта, а также структурных подразделений Администрации города Твери, деятельность которых прямо или косвенно связана со сферой реализации проекта.

Подготовку и согласование проекта распоряжения Администрации города Твери о составе команды проекта обеспечивает руководитель проекта. Проект распоряжения Администрации города Твери о составе команды проекта должен быть согласован с руководителями структурных подразделений Администрации города Твери, сотрудники которых включены в состав команды проекта.

2.10. Команда проекта разрабатывает паспорт проекта по форме приложения 1 к настоящему Положению.

Паспорт проекта подписывается руководителем проекта, согласовывается куратором проекта и представляется на утверждение проектного комитета.

Оригинал паспорта проекта хранится в деле проекта в проектном офисе.

2.11. После утверждения паспорта проекта проект считается открытым.

3. Планирование проекта

3.1. На этапе планирования проекта проводится разбиение проекта на отдельные блоки мероприятий (мероприятия) с выделением контрольных событий в разрезах: отчетные периоды (неделя, месяц, квартал, год), этапы проекта, весь проект.

3.2. Планирование проекта осуществляется руководителем проекта и командой проекта путем детализации содержащегося в паспорте проекта плана контрольных событий проекта и составления плана-графика по форме приложения 2 к настоящему Положению.

3.3. Подписанный руководителем проекта план-график направляется на согласование в проектный офис.

По результатам рассмотрения плана-графика проектный офис согласовывает его либо возвращает руководителю проекта на доработку.

3.4. Согласованный проектным офисом план-график представляется на утверждение проектного комитета.

Оригинал плана-графика хранится в деле проекта в проектном офисе.

4. Реализация проекта

4.1. Реализация проекта осуществляется в соответствии с утвержденными паспортом проекта и планом-графиком.

Финансирование проекта осуществляется при наличии утвержденных проектным комитетом паспорта проекта и плана-графика.

4.2. Участники проекта реализуют запланированные мероприятия (блоки мероприятий) и достигают контрольные события, при этом своевременно доводят до руководителя проекта возникающие проблемы и риски посредством формирования отчетов о статусе проекта.

4.3. При необходимости участники проекта подготавливают запросы на корректировку проекта. Руководитель проекта осуществляет общее управление проектом и при необходимости решения проблемных вопросов, выходящих за рамки его полномочий, обращается к куратору проекта.

4.4. Отчеты о статусе проекта формируются при достижении контрольного события или завершения реализации блока мероприятий (мероприятия) либо при возникновении препятствий к дальнейшей реализации мероприятия (блока мероприятий) и представляются на рассмотрение проектного комитета.

4.5. Руководитель проекта в течение реализации мероприятия (блока мероприятий) проводит периодические совещания команды проекта с участием ответственного представителя проектного офиса, в ходе которых производится оперативный обмен информацией о текущем состоянии проекта.

4.6. Заседания проектного комитета проводятся по мере необходимости (для рассмотрения отчетов о статусе проекта), но не реже одного раза в месяц.

5. Корректировка, приостановление или досрочное прекращение проекта

5.1. Участник проекта вправе внести руководителю проекта предложение по корректировке проекта, касающееся паспорта проекта (в том числе в части плана контрольных событий проекта), плана-графика, состава команды проекта.

5.2. Руководитель проекта рассматривает предложение по корректировке проекта и согласовывает свою позицию с куратором проекта.

5.3. Изменения в паспорт проекта, план-график и состав команды проекта вносятся путем формирования и утверждения новой редакции паспорта проекта, план-графика и состава команды проекта в порядке, установленном настоящим Положением.

5.4. В случае возникновения неустранимых препятствий в процессе реализации проекта, при которых его дальнейшая реализация не может быть продолжена, руководитель проекта инициирует приостановление или досрочное прекращение проекта.

5.5. Решение о приостановлении или досрочном прекращении проекта принимается проектным комитетом.

5.6. При принятии решения о приостановлении или досрочном прекращении проекта руководитель проекта в течение 15 рабочих дней подготавливает итоговый (промежуточный) отчет по проекту, согласовывает его с куратором проекта и направляет в проектный офис для представления на утверждение проектного комитета.

5.7. В случае принятия решения о приостановлении или досрочном прекращении проекта деятельность команды проекта приостанавливается либо прекращается.

5.8. Возобновление приостановленного проекта осуществляется по инициативе руководителя или куратора проекта. Проект возобновляется по решению проектного комитета.

5.9. В случае принятия решения о досрочном прекращении проекта проектным комитетом после исследования всех обстоятельств, приведших к необходимости принятия такого решения, может быть рекомендовано применить меры дисциплинарной ответственности к руководителю проекта и (или) члену команды проекта в соответствии с действующим законодательством.

6. Закрытие проекта

6.1. По итогам выполнения командой проекта всех задач проекта проектным комитетом принимается решение о закрытии проекта.

6.2. Решение о закрытии проекта принимается на основании итогового отчета по проекту, сформированного руководителем проекта по форме приложения 3 к настоящему Положению.

6.3. Итоговый отчет по проекту подлежит обязательному согласованию с куратором проекта и утверждению проектным комитетом.

6.4. По результатам рассмотрения итогового отчета по проекту проектным комитетом проекту присваивается один из следующих статусов:

- "проект реализован успешно без отклонений" - в случае, если цель проекта достигнута полностью, результат получен, выполнены требования к результату проекта, отсутствуют отклонения по срокам и бюджету проекта;

- "проект реализован успешно с незначительными отклонениями" - в случае, если цель проекта достигнута полностью, результат получен, имеются отклонения по одному из следующих ограничений: выполнение требований к результату, соблюдение сроков и бюджета проекта;

- "проект реализован успешно со значительными отклонениями" - в случае, если цель проекта достигнута полностью, результат получен, имеются отклонения по двум из следующих ограничений: выполнение требований к результату, соблюдение сроков или бюджета проекта;

- "проект не реализован, ресурсы не использованы" - в случае, если цель проекта не была достигнута, все ресурсы не использованы;

- "проект не реализован, ресурсы использованы" - в случае, если цель проекта не была достигнута, часть ресурсов или все ресурсы использованы.

6.5. В зависимости от присвоенного статуса проектным комитетом может быть рекомендовано применение мер поощрения либо дисциплинарного воздействия к руководителю и (или) членам команды проекта.

7. Контроль за реализацией проекта

7.1. После открытия проекта руководитель проекта организует совещание команды проекта, на котором проводится первичный инструктаж по ведению периодической отчетности по проекту, фиксируются отчетные периоды (не реже 1 раза в месяц) и формы отчетности, а также определяют порядок использования при формировании отчетности информационных систем (при их наличии).

7.2. Датой предоставления отчета является последний рабочий день отчетного периода.

7.3. В день предоставления отчета в течение 1 рабочего дня член команды проекта в своей части предоставляет информацию ответственному за формирование отчета члену команды проекта о фактическом достижении контрольных событий за отчетный период, прогноз прохождения запланированных контрольных событий на ближайший отчетный период (отчетные периоды), а также сведения о рисках, проблемах, достигнутых и планируемых результатах проекта, не вошедших в утвержденный план-график, по форме приложения 4 к настоящему Положению.

7.4. В течение 3 рабочих дней с момента получения отчетов от членов команды проекта ответственный за формирование отчета член команды проекта подготавливает отчет о статусе проекта по форме приложения 4 к настоящему Положению и представляет его руководителю проекта.

7.5. В течение 2 рабочих дней после предоставления отчета руководитель проекта подписывает отчет о статусе проекта.

7.6. Подписанный руководителем проекта отчет о статусе проекта направляется в проектный офис для представления на рассмотрение проектного комитета.

По решению руководителя проекта отчеты о статусе проекта могут рассматриваться на совещаниях команды проекта.

Отчеты о статусе проекта рассматриваются и утверждаются проектным комитетом.

И. о. начальника правового управления администрации города Твери

А.А. Воронцова

Приложение 1
к Положению об управлении проектами
в Администрации города Твери

Утвержден

решением Проектного комитета при

Администрации города Твери

"__" __________ 20___ г.

протокол N ____

Паспорт проекта

Наименование проекта
Куратор проекта
Руководитель проекта
Заказчик проекта

Описание проекта

Основания для инициирования проекта
Цель (цели) проекта
Задачи проекта
Результат (результаты) проекта
Оценка финансового обеспечения проекта (в т. ч. источники финансирования)
Критерии успеха проекта*
Период реализации проекта
Риски реализации проекта**
Взаимосвязь с другими проектами (при наличии)

*указывается измеримый критерий (критерии) успешного завершения проекта

**указываются факторы, ограничивающие исполнение проекта (ресурсные ограничения, ограничения, связанные с законодательством и проч.), а также идентифицируются риски проекта

План контрольных событий проекта

N п/п	Наименование задачи/ контрольного события	Ответственный исполнитель	Дата решения задачи/ наступления контрольного события
1	2	3	4
1.	Наименование задачи		До дд.мм.гг.
1.1.	Наименование контрольного события проекта		дд.мм.гг.
1.2.			дд.мм.гг.
...	...
2.	Наименование задачи		До дд.мм.гг.
2.1.	Наименование контрольного события проекта		дд.мм.гг.
2.2.	Наименование контрольного события проекта		дд.мм.гг.
...	...

     Руководитель проекта   подпись    /расшифровка/

     Согласовано

     Куратор проекта        подпись    /расшифровка/

Приложение 2
к Положению об управлении проектами
в Администрации города Твери

Утвержден

решением Проектного комитета при

Администрации города Твери

"__" __________ 20___ г.

протокол N ____

План-график

______________________________________________

(наименование проекта)

N п/п	Наименование блока мероприятий/ мероприятия/ контрольного события	Длительность (в рабочих днях)	Дата начала	Дата окончания/ достижения контрольного события	Ответственный исполнитель
1.	Наименование блока мероприятий
1.2.	Наименование мероприятия
...	...
	Наименование контрольного события	х	х		х
2.	Наименование блока мероприятий
2.1.	Наименование мероприятия
...	...
	Наименование контрольного события	х	х		х
...	...

     Руководитель проекта   подпись    /расшифровка/

     Согласовано

     Руководитель

     Проектного офиса       подпись    /расшифровка/

Приложение 3
к Положению об управлении проектами
в Администрации города Твери

Утвержден

решением Проектного комитета при

Администрации города Твери

"__" __________ 20___ г.

протокол N ____

Итоговый отчет по проекту

______________________________________________

(наименование проекта)

Куратор проекта
Руководитель проекта

Достижение результатов проекта

N п/п	Запланированные результаты	Окончательный статус*	Комментарий**
1.
2.
3.
Итого достигнуто результатов		(указывается количество и процент достигнутых результатов)	(в случае частичного получения некоторых результатов необходимо привести комментарий, как вычислялось итоговое количество и процент)

*Получен/получен частично/ не получен

**Для статусов, отличающихся от "Получен", приводится комментарий, объясняющий недостижение (частичное достижение) результата

Достижение качества результатов проекта

N п/п	Установленные в Паспорте проекта критерии успеха	Окончательный статус*	Комментарий**
1.
2.
...	...
Итого достигнутых критериев успеха		(указывается количество и процент достигнутых критериев успеха)	(в случае частичного недостижения некоторых критериев успеха необходимо привести комментарий, как вычислялось итоговое количество и процент)

*достигнут/ не достигнут/ достигнут частично.

**для статусов, отличающихся от "Достигнут", приводится комментарий, объясняющий несоответствие критерию успеха

Соблюдение сроков проекта

Плановая длительность проекта/блока мероприятий	Фактическая длительность проекта/блока мероприятий	Отклонение (в рабочих днях и %)
Дополнительные комментарии к соблюдению сроков завершения проекта*

*указать дополнительные комментарии к соблюдению сроков завершения проекта в случае необходимости, например, указав зафиксированные сроки начала и завершения проекта или причины отклонения

Достижение контрольных событий

N п/п	Наименование контрольного события	Плановый срок	Фактический срок	Отклонение (в рабочих днях и %)	Примечание*

*указываются причины отклонения

Исполнение бюджета проекта

Источники финансирования		План	Факт	Отклонение (в рублях и %)	Примечание*
Бюджетные источники финансирования	областной бюджет Тверской области
	бюджет города Твери
Внебюджетные источники финансирования
Итого

*указываются причины отклонения

     Руководитель проекта   подпись    /расшифровка/

     Согласовано

     Куратор проекта        подпись    /расшифровка/

Приложение 4
к Положению об управлении проектами
в Администрации города Твери

Утвержден

решением Проектного комитета при

Администрации города Твери

"__" __________ 20___ г.

протокол N ____

Отчет о статусе проекта

_________________________________________

(наименование проекта)

на "____" ______________ 20____ г.

Статус исполнения блоков мероприятий (мероприятий)

N п/п	Наименование блока мероприятий/ мероприятий	План	Факт	Отклонение (в днях и %)	Примечание*
1.	Наименование блока мероприятий
1.1.	Наименование мероприятия
...	...
2.	Наименование блока мероприятий
2.1.	Наименование мероприятия
...	...

*указываются причины отклонения, и оценивается критичность отклонения

Статус исполнения контрольных событий

N п/п	Наименование контрольного события	Плановый срок	Факт/ Прогноз	Ответственное лицо	Примечание*

*содержательное описание результата, полученного вследствие наступления контрольного события, количественная и качественная оценка влияния результата на достижение целей проекта (описание факторов, влияние которых приводит к нарушению сроков наступления контрольных событий или достижению плановых значений)

Проблемы и риски

N п/п	Описание проблемы/риска	Комментарий (в т. ч. предложения о снятии/минимизации проблемы (риска))
1.
2.
...

Результаты, не вошедшие в план-график

(указываются при наличии)

Достигнутый результат*	Запланированный результат**
Наименование блока мероприятий (мероприятия) и ответственное лицо
1.	1.
2.	2.
...	...

*указывается результат, достигнутый в рамках реализации блока мероприятий (мероприятия), но не включенный в план-график

**описывается результат или событие в рамках блока мероприятий (мероприятия), не включенные в план-график, но который будет реализован или достигнут в ближайший отчетный период

     Руководитель проекта   подпись    /расшифровка/

     Согласовано

     Куратор проекта        подпись    /расшифровка/