Приказ Министерства жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Новосибирской области от 17 ноября 2014 г. N 5 "Об утверждении инструкции по документационному обеспечению министерства жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Новосибирской области" (документ утратил силу)

Приказ Министерства жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Новосибирской области от 17 ноября 2014 г. N 5
"Об утверждении инструкции по документационному обеспечению министерства жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Новосибирской области"

В целях совершенствования документационного обеспечения в министерстве жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Новосибирской области (далее также - министерство), упорядочения работы с документами приказываю:

1. Утвердить инструкцию по документационному обеспечению министерства жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Новосибирской области.

2. Руководителям структурных подразделений министерства организовать изучение сотрудниками инструкции по документационному обеспечению министерства экономического развития Новосибирской области и обеспечить ее выполнение.

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Министр

Д.В. Вершинин

Инструкция
по документационному обеспечению министерства жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Новосибирской области
(утв. приказом министерства жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Новосибирской области от 17 ноября 2014 г. N 5)

I. Общие положения

1. Инструкция по документационному обеспечению министерства жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Новосибирской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерстве жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Новосибирской области (далее - Министерство).

2. Инструкция разработана в соответствии с законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 (далее - Правила), Методическими рекомендациями по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года N 76 (далее - Методические рекомендации), Инструкцией по документационному обеспечению Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области, утвержденной постановлением Губернатора Новосибирской области от 01.11.2010 N 345, Уставом и законами Новосибирской области, нормативными правовыми актами Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области.

Приведенные в Инструкции понятия соответствуют понятиям, изложенным в Методических рекомендациях.

3. Требования Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, регистрацию, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий.

4. Организацию работы с документами министерства жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Новосибирской области (далее - Министерство), ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство по подготовке документов и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами Министерства осуществляет общий отдел.

5. Ответственность за правильное ведение делопроизводства и организацию работы архива Министерства возлагается на уполномоченного сотрудника общего отдела. Ответственность за правильное ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства возлагается на уполномоченных сотрудников структурных подразделений. Назначение ответственных лиц осуществляется приказами Министерства.

6. Требования, установленные Инструкцией, обязательны для всех работников Министерства.

Работники несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за несоблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов, разглашение содержащейся в них служебной информации, передачу документов, их копий, проектов документов сторонним организациям.

7. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.

8. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку или увольнением работник обязан передать по акту находящиеся у него на исполнении документы в отдел организационно-контрольной, кадровой и правовой работы министерства, ответственному за делопроизводство или другому работнику по указанию непосредственного руководителя.

9. В случае утраты документа или разглашения работником сведений, содержащихся в документе для служебного пользования, начальник отдела организационно-контрольной, кадровой и правовой работы министерства обязан провести служебное расследование и о его результатах проинформировать Министра.

10. Правила и порядок работы с документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне, персональные данные, с обращениями граждан, с запросами пользователей информации о предоставлении информации о деятельности Министерства (далее - запрос), организации контроля за исполнением документов, подготовки документов к заседаниям Правительства Новосибирской области, подготовки долгосрочных целевых программ устанавливаются специальными правовыми актами.

11. Требования Инструкции к бухгалтерской и другой специальной документации распространяется лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов на архивное хранение.

II. Требования к бланкам документов

12. Документы, создаваемые в министерстве, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297) или в электронном виде и имеют установленный состав реквизитов.

13. Применяются следующие виды бланков документов:

бланк приказа;

бланк письма (сопроводительное письмо, письма-приглашения и т.п.);

общий бланк (протокол, выписка из протокола, доверенность, заключение, справка, акт и т.п.).

14. Бланки документов могут изготавливаться на основе углового и продольного расположения реквизитов.

При угловом расположении реквизиты бланка располагаются в левом верхнем углу (письма, справки, акты), при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля (приказы, протоколы, выписки из протоколов).

Каждый лист документа должен иметь поля: не менее 20 мм - левое (для приказов - 30 мм), 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее. Размер шрифта: текст - 14, отметка об исполнителе - 10, нумерация страниц - 10. Текст печатается через один межстрочный интервал и печатается с абзацного отступа на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Разработка и изготовление бланков:

1) образцы бланков документов разрабатываются службой делопроизводства и утверждаются приказом министерства;

2) бланки документов воспроизводятся исполнителями непосредственно при изготовлении.

Бланк министерства размещается в системе электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭДД) в подсистеме "Исходящие документы".

Образец общего бланка при угловом расположении приведен ниже:

МИНИСТЕРСТВО ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА И ЭНЕРГЕТИКИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ Отдел организационно-контрольной, кадровой и правовой работы ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА		Министру жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Новосибирской области Д.В. Вершинину
30.03.2011

При оформлении общего бланка при продольном расположении выглядит следующим образом:

МИНИСТЕРСТВО ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА И ЭНЕРГЕТИКИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ Отдел организационно-контрольной, кадровой и правовой работы СПРАВКА

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на листах бумаги формата А4 без использовании бланков.

15. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим организациям и лицам.

III. Состав и правила оформления реквизитов документов

16. Реквизиты документов. Документ состоит из отдельных реквизитов - обязательного элемента оформления документа.

При оформлении документов используются следующие реквизиты:

1) герб Новосибирской области;

2) наименование органа - министерство жилищно-коммунального хозяйства и энергетики;

3) должность лица, подписавшего документ (для должностных бланков);

4) подпись должностного лица;

5) вид документа (наименование вида документа);

6) место составления (издания) документа (г. Новосибирск);

7) справочные данные об органе, издавшем документ;

8) адресат;

9) дата документа;

10) регистрационный номер документа;

11) наименование документа (заголовок к тексту);

12) текст документа;

13) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта (ссылка на регистрационный номер и дату документа);

14) отметка о наличии приложений;

15) гриф согласования (гриф согласования документа);

16) гриф утверждения (гриф утверждения документа);

17) виза (виза согласования документа);

18) оттиск печати;

19) отметка о заверении копии;

20) отметка об исполнителе;

21) указания по исполнению документа (резолюция);

22) отметка о контроле документа;

23) отметка об исполнении документа (отметка об исполнении документа и направлении его в дело);

24) отметка о конфиденциальности;

25) отметка о поступлении документа в министерство жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Новосибирской области.

17. Герб Новосибирской области:

Размещается на бланках документов в соответствии с Законом Новосибирской области "О гербе Новосибирской области".

Размер изображения герба не более 2 см. Располагается на расстоянии 1 см от верхней границы листа по центру относительно реквизита наименование организации и отделяется от него одним межстрочным интервалом.

18. Наименование Министерства, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному законодательными и иными правовыми актами Новосибирской области. Наименование дается в именительном падеже, например:

МИНИСТЕРСТВО ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА И ЭНЕРГЕТИКИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ или

МИНИСТЕРСТВО ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА И ЭНЕРГЕТИКИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

19. Подпись должностного лица:

Подпись - это обязательный реквизит, обеспечивающий удостоверение документа и придающий ему юридическую силу.

В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Министр жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Новосибирской области	Подпись	Д.В. Вершинин
Или (НА БЛАНКЕ): Министр	Подпись	Д.В. Вершинин

Инициалы имени и отчества указываются перед фамилией и отделяются от фамилии пробелом.

При использовании должностного бланка наименование должности не указывается.

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель, имеющий право подписи в соответствии с распределением обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

Реквизит "Подпись должностного лица" печатается через три межстрочных интервала ниже текста (или приложения). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля. Допускается центровка наименования должности относительно самой длинной строки.

Документ может быть подписан временно исполняющим обязанности (исполняющим обязанности должностного лица), при этом перед наименованием должности указывается:

Исполняющий обязанности министра жилищно-коммунального хозяйства и энергетики И.И. Иванов

Подпись

или:

И.о. министра

Подпись

И.И. Иванов

В наименовании должности может быть указана должность, занимаемая в координационном или совещательном органе.

При подписании документов несколькими руководителями, равными по должности, но представляющими разные структурные подразделения, их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель министра - начальник управления экономики		Заместитель министра - начальник управления жилищно-коммунального хозяйства
Подпись Дата	П.П. Петрова	Подпись Дата	И.И. Иванов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии

Подпись

Д.В. Вершинин

Члены комиссии

Подпись Подпись Подпись

Д.Н. Архипов Е.С. Ким Е.В. Макавчик

При этом порядок расположения подписей членов комиссии соответствует алфавиту фамилий.

Расшифровка подписи в реквизите подпись располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

20. Вид документа (наименование вида документа):

Определяет принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения.

Реквизит обязателен для всех видов документов, за исключением писем, располагается ниже реквизита наименование организации и печатается прописными буквами: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и другие.

Реквизит выделяется полужирным шрифтом.

21. Место составления (издания) документа (г. Новосибирск):

Реквизит указывается на всех бланках документов, кроме писем.

Располагается ниже реквизита вид документа.

22. Справочные данные об органе, издавшем документ:

Справочные данные об органе, издавшем документ, включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов, факса, официальный адрес электронной почты, адрес web-страницы в Интернете.

Почтовый адрес оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 (далее - Правила оказания услуг почтовой связи).

ГАРАНТ:

Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221, утратили силу

См. Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные приказом Минсвязи России от 31 июля 2014 г. N 234

Реквизит обязателен для бланков писем, располагается ниже реквизита наименование организации.

23. Адресат:

Реквизит располагается в правом верхнем углу на следующих документах: письмо, справка, докладная (служебная) и объяснительная записки, заявление.

Реквизит должен содержать точную и полную информацию, на основе которой документ будет доставлен адресату.

Документы адресуют в органы государственной власти, органы местного самоуправления, организациям, их структурным подразделениям, должностным лицам, гражданам.

При направлении документа в орган государственной власти, орган местного самоуправления, организацию или ее структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

	Министерство экономического развития Российской Федерации
или:
	Министерство общественных связей и информации Новосибирской области Департамент массовых коммуникаций

При направлении документа руководителю или заместителю руководителя органа, организации наименование органа, организации входит в наименование должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Полномочному представителю Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе Н.Е. Рогожкину

При направлении документа руководителям нескольких органов или организаций их следует указывать следующим образом:

	Руководителям областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области
или:
	Главам муниципальных образований и городских округов Новосибирской области

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

В состав реквизита водит почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:

наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия и инициалы для гражданина);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики края, области, автономного округа (области), республики;

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

Например:

	Председателю Новосибирской областной ассоциации врачей
	С.Б. Дорофееву
	Серебренниковская ул., д. 42, г. Новосибирск, 630099
или:
	Аникиной А.В. Мира ул., д. 23, с. Новотырышкино, Колыванский район, Новосибирская обл., 633167

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в Новосибирской области, постоянным корреспондентам, направляемых через СЭДД "Lotus".

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово Копия перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки, который подписывает исполнитель.

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируется относительно самой длинной строки.

24. Дата документа:

Датой документа является:

дата его подписания (распорядительные документы, письма, телеграммы);

дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт);

для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Датой документа, изданного совместно двумя или более органами, является дата проставления более поздней подписи.

При написании даты используются способы словесно-цифровой (9 апреля 2010 года) и цифровой (06.02.2010 - день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами).

Реквизит обязателен для всех видов документов.

На документе, оформленном на бланке, дата проставляется в установленном для этого реквизита месте.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

25. Регистрационный номер документа:

Реквизит обязателен для всех видов документов, подлежащих регистрации, располагается на уровне даты и является цифровым или буквенно-цифровым обозначением документа, присвоенным при регистрации. Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Реквизит состоит из порядкового номера документа, как правило, в пределах календарного года, который может дополняться индексом дела по номенклатуре дел, индексом подразделения, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

26. Наименование документа (заголовок к тексту документа):

Наименование документа (заголовок к тексту документа) реквизит документа, выражающий краткое содержание документа, составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа.

Например:

Постановление, распоряжение, письмо (о чем?)

Правила (чего?).

Заголовок к тексту составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от левой границы текстового поля, оформляется с прописной буквы, без кавычек, точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке.

В проектах законодательных, иных нормативных правовых актах заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом.

27. Текст документа:

Документы составляются на русском языке - государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности.

Текст документа должен содержать достоверную и объективную информацию, не допускать двоякого толкования.

Содержание документа должно излагаться кратко, логично, точно и ясно.

Текст документа, как правило, состоит из двух частей.

В первой части, преамбуле, указываются факты, основания, цели составления документа, во второй, заключительной, - решения, поручения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации и др.

Текст документа может содержать только одну заключительную часть.

В тексте документа при ссылке на правовой акт указываются его реквизиты в следующей последовательности: вид документа, наименование органа или организации - автора документа, дата, регистрационный номер, наименование документа (заголовок к тексту).

Текст документа можно разбивать на разделы, пункты, подпункты, абзацы. Подзаголовки должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы в таблице должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Тексты документов излагаются от:

от первого лица единственного числа - в постановлениях, распоряжениях, докладных (служебных) записках, письмах:

постановляю, предлагаю, прошу, считаю;

от первого лица множительного числа - в совместных документах, в письмах:

постановляем; просим; направляем; слушали; решили; выступили;

от третьего лица единственного числа - в постановлениях, протоколах, письмах, актах:

Правительство Новосибирской области постановляет; министерство считает.

При указании фамилии, имени и отчества в тексте инициалы пишутся после фамилии: Иванов Е.С., Петров М.И., Сидоров Р.Т.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами в поле верхнего колонтитула, по центру.

28. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресата:

Ссылка на исходящий номер и дату документа адресата включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем письма при подготовке письма-ответа.

Располагается на бланке письма ниже реквизитов дата документа и регистрационный номер документа.

Реквизит включает регистрационный номер и дату документа адресата, на который дается ответ. Сведения в данный реквизит переносятся исполнителем с поступившего документа.

Наличие реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

29. Отметка о наличии приложений:

Реквизит оформляется в сопроводительных письмах, договорах, приложениях к правовым актам.

Отметка о наличии приложений в сопроводительных письмах печатается от левой границы текстового поля через два интервала ниже текста документа.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложения не названы, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Проект закона Новосибирской области на 3 л. в 1 экз. 2. Пояснительная записка к проекту закона на 1 л. в 1 экз.

Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

Приложение:

Письмо Минфина России от 10.07.2009 N 19-70/24-2 и приложения к нему, всего на 10 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложением к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение:

справка о финансовой задолженности предприятия, для служебного пользования, рег. N 51, на 3 л. в 1 экз.

В приложении к правовому акту на первом его листе в правом верхнем углу прописными буквами пишут Приложение N __, ниже - наименование вида правового акта, на следующей строке - дату и регистрационный номер правового акта. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к приказу министра жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Новосибирской области от 03.07.2014 N 24

30. Гриф согласования:

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются (внешнее согласование), оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись должностного лица" ближе к нижнему полю документа и выравнивается по левому краю либо центрируется относительно самой длинной строки.

Реквизит включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, которое печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия; ниже указывается наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации); личную подпись; расшифровку подписи, которая печатается через 1 межстрочный интервал ниже наименования должности. Дата согласования располагается под расшифровкой подписи.

При согласовании документа приказом реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования утверждающего документа в именительном падеже, номера и даты документа, например:

СОГЛАСОВАНО

Министр жилищно-коммунального хозяйства

и энергетики Новосибирской области

Подпись                               Д.В. Вершинин

                    Дата

или:

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от 12.01.2014 N 1

При наличии нескольких грифов согласования реквизиты располагают на одном уровне.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких должностных лиц, согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. В этом случае на документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается запись: Лист согласования прилагается.

31. Гриф утверждения:

Реквизит, придающий документу юридическую силу, располагается в правом верхнем углу первого листа документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

Утверждаются, как правило, положения, планы, уставы, перечни, штатные расписания и т.д.

В случае утверждения документа должностным лицом реквизит состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, полного наименования должности, подписи, ее расшифровки, даты утверждения и оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ Министр жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Новосибирской области           Подпись                     Д.В. Вершинин                              Дата

При утверждении документа правовым актом Министерства реквизит состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, номера и даты документа и оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДЕНО Приказом министерства жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Новосибирской области от 03.07.2014 N 24

При утверждении документа несколькими должностными лицами реквизиты располагают на одном уровне.

УТВЕРЖДАЮ Министр жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Новосибирской области			УТВЕРЖДАЮ Министр экономического развития Новосибирской области
Подпись	дата	Д.В. Вершинин	Подпись	О.В. Молчанова дата

Слово УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ) печатается прописными буквами, без кавычек и двоеточия. Ниже печатается с прописной буквы наименование должности руководителя, утверждающего документ, или ссылка на наименование документа, утверждающего документ, которые центрируются относительно слова УТВЕРЖДАЮ.

32. Виза:

Визирование (согласование) проекта документа с должностными лицами Министерства проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям и оформляется визой.

Представляемые на подпись Министру документы визируются исполнителем, руководителем структурного подразделения Министерства, где готовился проект документа.

На проекте правового акта виза проставляется в левой нижней части оборотной стороны последнего листа документа и включает должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, например:

Начальник

управления экономики

Подпись    П.П. Петров

17.03.2014

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием.

Визу оформляют следующим образом:

Имеются замечания (с учетом замечаний)

Начальник юридического отдела

Подпись     С.С. Степанова

дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

Визы проставляются ниже реквизита "Подпись" на последнем листе первого экземпляра документа от границы левого поля. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.

При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.

При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся.

Допускается полистное визирование документа и его предложений.

33. Оттиск печати:

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица и проставляется на документах в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами (на документах, содержащих сведения финансового характера, сертификатах, лицензиях, грамотах и благодарностях, а также документах, удостоверяющих права граждан). Печати проставляется таким образом, чтобы оттиск печати захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, не захватывая личной подписи должностного лица.

На документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать проставляется на специально отведенном месте, которое обозначается буквами МП.

Оттиск печати должен быть хорошо читаемым синего или фиолетового цвета.

34. Отметка о заверении копии:

Заверенная копия документа - копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу оригинального документа.

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом ниже реквизита подписи должностного лица оформляется реквизит отметка о заверении копии.

Реквизит включает: указание о месте нахождения подлинника документа, слово Верно, наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при предоставлении копии документа в другие организации или выдаче ее на руки), например:

Подлинник документа находится в отделе организационно-контрольной, кадровой и правовой работы в деле N 01-02 за 2014 год.

Верно Начальник (...) отдела дата

Подпись МП

С.С. Сидорова

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): Всего в копии 7 л. Допускается заверять отметкой Верно каждый лист многостраничной копии документа.

35. Отметка об исполнителе:

Реквизит включает инициалы (имя, отчество), фамилию исполнителя и номер его телефона. Он располагается в левом нижнем углу на лицевой стороне последнего листа документа от левой границы текстового поля шрифтом N 10, например:

М.В. Петрова

210-28-65

В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя указание количества отпечатанных экземпляров, номер телефона и дату печатания документа.

36. Указания по исполнению документа:

Указания по исполнению документа (резолюция) включает следующие элементы: фамилию (фамилии), инициалы исполнителя(-ей), содержание поручения (при необходимости), срок его исполнения, подпись руководителя и дату, например:

Архипову Д.Н. Прошу подготовить проект распоряжения к 23.12.2014 Подпись дата

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение является лицо, указанное первым. Ему предоставлено право созыва соисполнителей и координации их работы.

Реквизит может оформляться непосредственно на документе (в этом случае он размещается на лицевой стороне первого листа документа в заголовочной части на свободном от текста месте) либо на отдельном бланке должностного лица с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

37. Отметка о контроле документа:

Реквизит оформляется на всех документах, исполнение которых контролируется; обозначается буквой "К" или штампом "Контроль"; располагается в правой верхней части документа и бланка резолюции (если резолюция оформлена на отдельном бланке).

В копиях правовых актов отметка может проставляться на левом поле напротив контролируемого пункта документа.

38. Отметка об исполнении документа:

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты и располагается в левой нижней части исполненного документа.

При наличии документа, свидетельствующего об исполнении указания (правовой акт, служебное письмо), указывается его N, дата и оформляется отметка "В дело", подпись и дата, а при его отсутствии приводятся краткие сведения об его исполнении, например:

Принято распоряжение от 21.06.2010 N 32-р В дело N 01-03 С.С. Степанова дата

Проведено совещание 28.05.2014 В дело N 01-03 С.С. Сидорова дата

39. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или иному виду конфиденциальной информации, и имеет вид Для служебного пользования.

Отметка проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра, регистрационный номер документа в этом случае дополняется указанием ДСП.

40. Отметка о поступлении документа:

Реквизит помещается в правом нижнем углу первого листа документа путем проставления специального штампа.

МИНИСТЕРСТВО ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА И ЭНЕРГЕТИКИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ Входящий N ___________________________________ От ___________________________________________

Элементами реквизита являются: наименование организации; порядковый номер, который дополняется индексом структурного подразделения, и дата поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

IV. Состав документов министерства и порядок оформления отдельных видов документов

41. В деятельности министерства создается комплекс организационно распорядительных документов:

правовые акты (приказы);

положения, правила, инструкции, регламенты, административные регламенты;

протоколы заседаний (совещаний);

акты, аналитические справки, деловая переписка, планы, программы, отчеты и другие.

42. Правовые акты издаются Министерством в виде приказов. Приказ может носить как нормативный, так и ненормативный характер.

В Министерстве существует три вида приказов:

по основной деятельности,

по личному составу (о приеме, переводе, поощрении, премировании, увольнении, длительных командировках рабочих и служащих), при регистрации к порядковому номеру добавляется литера "- к";

временного хранения (о предоставлении отпусков, назначении дежурных, взысканиях, командировках), при регистрации к порядковому номеру добавляется литера "- в".

Приказы по основной деятельности Министерства делятся на две группы:

1) содержит правовые нормы (правила поведения), рассчитанные на многократное применение, устанавливающие права, обязанности, ответственность персонально не определенного круга лиц и (или) предусматривающие утверждение, введение в действие, толкование, приостановление либо прекращение действия нормативного правового акта;

2) содержит решения оперативных, организационных и других текущих вопросов, не имеющих нормативного характера, содержащих индивидуальные предписания, рассчитанные на однократное применение и адресованные конкретному лицу (лицам), при регистрации к порядковому номеру добавляется литера "-р".

Проекты приказов по основной деятельности готовятся и вносятся структурными подразделениями Министерства на основании поручений министра, должностного лица, его замещающего, либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит специалист отдела организационно-контрольной, кадровой и правовой работы на основании соответствующих представлений и заявлений сотрудников Министерства.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов по основной деятельности Министерства и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений Министерства, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет отдел организационно-контрольной, кадровой и правовой работы Министерства (далее - отдел ОККиПР).

Оформление проекта правого акта осуществляется в соответствии с требованиями:

Параметры страницы для текста проекта приказа:

размер А4 210 x 297 мм, вид - "разметка страницы", "ориентация - книжная":

верхнее поле - 2,0 см;

левое поле - 3 см;

нижнее поле - 1,5 см;

правое поле - 1,5 см.

Параметры страницы для приложений:

для страницы "ориентация - книжная" соответствуют параметрам страницы для текста проекта приказа.

для страницы "ориентация - альбомная":

верхнее поле - 3 см;

левое поле - 2,0 см;

нижнее поле - 1,5 см;

правое поле - 1,5 см.

Шрифт - Times New Roman.

Шрифт "обычный", размер:

для текста - 14;

для нумерации страниц - 10;

для указания исполнителя - 10;

для виз согласования и ознакомления, списка рассылки - 12.

Межстрочный интервал - одинарный.

Проекты приказов печатаются на бланках приказа установленной формы на листе формата А4. При оформлении текста на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине нижнего поля листа арабскими цифрами.

Приказ имеет следующие обязательные реквизиты:

"герб Новосибирской области";

"наименование министерства";

"вид документа";

"дата и регистрационный номер документа";

"заголовок к тексту приказа";

"подпись должностного лица";

"отметка о наличии приложений (при их наличии)";

"отметка об исполнителе";

на оборотной стороне последнего листа документа приказа:

"согласование";

"ознакомление" (при необходимости);

"список рассылки";

"уровень доступа в СЭДД".

Заголовок к приказу пишется с прописной буквы и располагается через 2 межстрочных интервала от реквизита "дата и регистрационный номер документа". Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно реквизита "наименование министерства". Точка в конце заголовка не ставится.

Текст приказа печатается с абзацного отступа на расстоянии 1,25 см от левой границы поля и располагается через 1 межстрочный интервал от заголовка.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа, преамбула в проектах приказов завершается словом "приказываю", которое печатается строчными буквами полужирным шрифтом, буквы разделяются жестким пробелом (одновременное нажатие трех клавиш Ctrl + Shift + пробел), например:

В целях совершенствования документационного обеспечения и организации работы с документами в министерстве жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Новосибирской области и в соответствии с постановлением Правительства Новосибирской области от 01.11.2010 N 345 "Об утверждении Инструкции по документационному обеспечению Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области" п р и к а з ы в а ю:.

Распорядительная часть содержит поручения с указанием исполнителя и сроков исполнения и может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. При нумерации пунктов, подпунктов арабскими цифрами с точкой, после точки ставится жесткий пробел. Автоматическая нумерация не используется.

Размер денежных средств указывается цифрами с точностью до десятой после запятой. Перед первой цифрой и после последней цифры ставится жесткий пробел.

При оформлении состава комиссии (рабочей группы, оргкомитета) используется режим "таблица (обрамление отсутствует)" с тремя колонками согласно образцу. Сначала указывается председатель комиссии, его заместитель, секретарь комиссии, потом члены комиссии (располагаются в алфавитном порядке, без указания нумерации). Сокращение наименования должности, места работы не допускается, например:

Петров П.П.		заместитель министра - начальник управления экономики министерства жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Новосибирской области, председатель комиссии;
Иванова И.И.		консультант отдела организационно-контрольной, кадровой и правовой работы министерства жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Новосибирской области, секретарь комиссии
Сидорова С.С.		Юрисконсульт министерства жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Новосибирской области
Журавлева Н.Н.		Главный бухгалтер министерства жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Новосибирской области

Если комиссия создается в большом составе, то состав комиссии оформляется в виде приложения к приказу.

Если приказ изменяет ранее изданный документ, то один из пунктов текста приказа должен начинаться словами "Признать утратившим силу..." (ссылка на отменяемый документ с указанием его даты, номера и заголовка).

В приказ не следует включать пункты "Приказ довести до сведения ...", "Направить копию приказа в ...", "Разместить приказ на сайте ..." и "Принять меры для опубликования приказа". Органы, учреждения, средства массовой информации, а также структурные подразделения Министерства (должностные лица), до сведения которых доводится распорядительный документ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Последний пункт распорядительной части приказа должен содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения приказа.

Подпись оформляется через 3 межстрочных интервала от текста приказа и состоит из сокращенного наименования должности лица, подписавшего документ (Министр, И.о. министра) личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля. Приказы подписывает министр либо должностное лицо его замещающее.

Реквизит "отметка об исполнителе" размещается на лицевой стороне последнего листа правового акта, содержит фамилию, инициалы, рабочий телефон. Виза исполнителя при этом не ставится.

Реквизит "согласование" в обязательном порядке оформляется для приказов по основной деятельности визой согласования, которая включает в себя должность визирующего, подпись и расшифровку подписи. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приказа.

Проект приказа в обязательном порядке должен быть согласован с:

1) руководителем структурного подразделения Министерства, ответственным за подготовку проекта приказа;

2) руководителями структурных подразделений Министерства, которым в проекте приказа предусматриваются поручения;

3) юристом отдела ОККиПР Министерства;

4) начальником отдела ОККиПР.

В случае отсутствия кого-либо из вышеперечисленных руководителей проект приказа согласовывается с лицом, исполняющим его обязанности.

Реквизит "ознакомление" оформляется при необходимости не менее чем через 3 межстрочных интервала после окончания реквизита "согласование" и включает должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Список рассылки оформляется ниже реквизитов "визы согласования" и/или "ознакомление", от левого поля документа, в столбик, например:

Список рассылки:

1) Прокуратура Новосибирской области

2) Законодательное Собрание Новосибирской области;

3) Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Новосибирской области;

4) Министерство юстиции Новосибирской области;

5) Web-страница министерства

6) МЖКХиЭ НСО: управление ЖКХ, отдел ОККиПР

В указатель рассылки для приказов по основной деятельности Министерства содержащих правовые нормы (правила поведения), рассчитанные на многократное применение, устанавливающие права, обязанности, ответственность персонально не определенного круга лиц и (или) предусматривающие утверждение, введение в действие, толкование, приостановление либо прекращение действия нормативного правового акта в обязательном порядке входят следующие адресаты:

- прокуратура Новосибирской области,

- Законодательное Собрание Новосибирской области,

- главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Новосибирской области,

- министерство юстиции Новосибирской области.

В остальных случаях список рассылки определяется исполнителем проекта приказа самостоятельно.

Ниже реквизита "список рассылки" через 1 межстрочный интервал указывается уровень доступа к приказу "общедоступный" (при регистрации в СЭДД автоматически размещается на сайте Правительства Новосибирской области) или "ограниченный".

Приложения к проектам приказов печатаются на отдельных листах бумаги.

Если в тексте приказа дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" и дается ссылка на приказ. Реквизит оформляется в соответствии с п. 29 Инструкции. При этом размер самой длинной строки не должен превышать 8 см и ограничивается правым полем документа.

При наличии в тексте правового акта формулировки "Утвердить прилагаемое Положение... (состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на первой странице приложения слово "УТВЕРЖДЕН" ("УТВЕРЖДЕНО", "УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ") согласуется в роде и числе с первым словом заголовка приложения, например:

регламент - УТВЕРЖДЕН;

положение - УТВЕРЖДЕНО;

программа - УТВЕРЖДЕНА;

мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Расстояние от реквизита "приложение" до заголовка текста приложения должно быть не менее двух интервалов.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом, выделяется полужирным шрифтом. Первое слово заголовка приложения может печататься прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.), например:

ПОЛОЖЕНИЕ

о комиссии ....

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы, которую допускается выполнять с помощью табличного редактора Excel. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. В таблицах допускается использовать шрифты N 12, 11, 10. Цифры в колонках таблиц выравниваются по правому полю.

Если таблицы печатают более чем на одной странице, заголовочная часть (нумерация граф) повторяется на каждой странице.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой "*". Текст сноски печатается через один межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

Приложения к проектам приказа визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект на оборотной стороне последнего листа приложения.

При наличии нескольких приложений приложения нумеруются (ПРИЛОЖЕНИЕ N 1 и т.д.).

В каждом приложении устанавливается самостоятельная нумерация страниц.

Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.

Совместные приказы исполнительных органов государственной власти Новосибирской области печатаются на стандартных листах бумаги формата A4.

При оформлении совместного приказа:

наименования исполнительных органов государственной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - ПРИКАЗ - располагается центрованным образом;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами власти, состоит из регистрационных номеров, присвоенных документу каждым органом власти, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

Образец приказа Министерства приведен в приложении N 1 к настоящей Инструкции.

При оформлении кадровых приказов (о приеме, увольнении и прочих видов приказов) могут применяться унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Подготовленный в соответствии с требованиями Инструкции проект согласованного приказа в единственном экземпляре на бумажном носителе и в электронном виде в формате Word (имя файла должно соответствовать заголовку проекта правового акта) передается сотруднику отдела ОККиПР Министерства, ответственному за регистрацию приказов.

Сотрудник отдела ОККиПР Министерства, ответственный за регистрацию приказов:

1) проверяет:

- комплектность правового акта (текст и приложения к нему, наличие и полноту реквизитов);

- комплектность сопроводительных документов (пояснительная записка (при необходимости), письма, справки, заявления, ходатайства и другие поясняющие документы, копии ранее принятых правовых актов, в которые вносятся изменения данным актом);

- соответствие оформления проекта правового акта требованиям настоящей Инструкции.

2) имеет право:

- вернуть разработчику проект правового акта, оформленный с нарушением требований настоящей Инструкции;

- запросить дополнительную информацию и документы.

Неподписанный приказ возвращается сотруднику, подготовившему проект нормативного правового акта, для доработки согласно резолюции.

Подписанный Министром приказ возвращается в отдел ОККиПР для регистрации и рассылки. Сотрудник, ответственный за регистрацию приказов, регистрирует правовой акт, проставляя номер и дату.

Дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 июня 2014 г. следует оформлять 05.06.2014. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 05 июня 2014 года.

Приказы по основной деятельности регистрируются в СЭДД "Lotus" в разделе "Организационно-распорядительные документы" ("ОРД") сотрудником отделе ОККиПР по порядку номеров в пределах календарного года. К карточке документа в СЭДД прикрепляется файл в формате Word, а после подписания приказа скан приказа в формате PDF.

Проставление даты и номера приказа на бумажном носителе приказа осуществляется вручную. Приказы по основной деятельности, временные приказы, приказы по личному составу регистрируются отдельно.

При наличии отметки об общедоступности к приказу Министерства, сотрудником отдела ОККиПР обеспечивается "общий" или "ограниченный" уровень доступа в разделе "ОРД" СЭДД.

Копии приказов на бумажном носителе или в электронном виде (в т.ч. посредством СЭДД, если применимо) в 7-дневный срок со дня их подписания сотрудник отдела ОККиПР, ответственный за регистрацию приказов, направляет адресатам в соответствии со списком рассылки, указанного исполнителем приказа. Оригинал приказа, со всеми приложениями остается в отделе ОККиПР Министерства для подшивки в дело и дальнейшего хранения.

После размещения в СЭДД приказ размещается на официальном Web-сайте Министерства (если это указано в списке рассылке приказа).

Нормативные правовые акты по вопросам защиты прав и свобод человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, подлежат официальному опубликованию в газете "Ведомости Законодательного Собрания Новосибирской области" или газете "Советская Сибирь", за исключением правовых актов или их отдельных положений, содержащих сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну, либо сведения конфиденциального характера, в течение 10 (десяти) дней после дня их подписания.

43. Протокол заседания (совещания) - документ, фиксирующий ход рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях (совещаниях) коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов.

Реквизит "Наименование министерства" печатается от границы верхнего поля и выравнивается по центру. Слово ПРОТОКОЛ печатается через один межстрочный интервал от наименования министерства прописными буквами и выравнивается по центру. На следующей строке строчными буквами печатается вид заседания и наименование коллегиального органа в родительном падеже, слова выравниваются по центру и выделяются полужирным шрифтом. Ниже через один межстрочный интервал шрифтом N 12 печатается место проведения совещания, реквизит выравнивается по центру (г. Новосибирск; г. Бердск; и др.). Дата оформляется цифровым способом, отделяется от предыдущего реквизита одним межстрочным интервалом и печатается от левой границы поля документа. Номер протокола располагают на одной строке с датой от границы правого поля документа. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года, записываются арабскими цифрами и выравниваются по правому краю документа.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части протокола оформляются следующие реквизиты: Председатель, Секретарь, Присутствовали.

Слова Председатель, Секретарь, Присутствовали оформляются от левой границы текстового поля полужирным шрифтом, печатаются с прописной буквы.

После слов Председатель, Секретарь ставится тире, после слова Присутствовали - двоеточие.

Реквизит присутствовали состоит из списка членов коллегиального органа, участвовавших в заседании, и списка приглашенных.

Фамилии и инициалы членов присутствующих перечисляются в алфавитном порядке через запятую (Абросимов В.А., Никонов В.А., Пыхтин С.И.).

Если количество присутствующих превышает 15 человек, делается ссылка на список, например:

Присутствовали: список прилагается.

В списке приглашенных фамилии перечисляются в алфавитном порядке и указываются наименования должностей.

Наименования должностей можно указывать обобщенно (члены Правительства, министры и др.), например:

Руководители областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области: Дядченко Л.Н., Кошелев А.В., Попов В. Д., Яров В.В

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается от границы левого поля. Вводная часть протокола отделяется от основной части сплошной чертой.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня и отделяется от вводной 1 межстрочным интервалом. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ

Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ пишутся прописными буквами, каждое - от левой границы текстового поля, после них ставится двоеточие. Перед словом СЛУШАЛИ проставляется номер вопроса повестки дня, а также может указываться наименование обсуждаемого вопроса.

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола, оформляется в виде текста согласно п. 29. Текст доклада может прилагаться к протоколу, в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Решение в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

При оформлении протокола реквизиты располагаются следующим образом:

наименование министерства;

место проведения совещания (г. Новосибирск);

дата протокола;

номер протокола

Образец оформления протокола приведен в приложении N 2 к настоящей Инструкции.

Принятые решения до заинтересованных лиц обычно доводятся в виде выписок из протокола или решений.

Выписка из протокола - это точная копия части протокола, в которой воспроизводится вводная часть согласно настоящей Инструкции, далее указывается пункт, из которого делается выписка. Нумерация пунктов не меняется (если пункт был вторым, то он останется вторым и в выписке). Из основной части полностью переносится текст необходимого пункта. Реквизит "Подпись" оформляется без указания личных подписей. Для придания юридической силы выписке оформляется реквизит "Отметка о заверении копии". При направлении выписки в сторонние организации подпись заверяется оттиском печати.

Образец оформления выписки из протокола приведен в приложении N 3 к настоящей Инструкции.

44. Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, утверждение которых оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте не используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Образец оформления положения приведен в приложении N 4 к настоящей Инструкции.

45. В зависимости от способов передачи деловой информации (по каналам почтовой связи или посредством электросвязи) в министерстве применяются: деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение).

Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый министерством, должностным лицом адресату (органу власти, организации или гражданину) по почтовой связи.

Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или гражданину) по телеграфной сети общего пользования.

Телекс (телетайпограмма) - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети.

Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.

Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.

Первая страница письма, как правило, оформляется на установленных в настоящей Инструкции бланках письма (приложение N 5), остальные - на листах бумаги формата А4.

В письмах указывается точное наименование адресата, который оформляется в соответствии с пунктом 23 настоящей Инструкции.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим..., направляем) или от третьего лица единственного числа (министерство здравоохранения Новосибирской области считает..., комиссия рассмотрела...).

Текст письма может начинаться с обращения, которое выравнивается по центру и заканчивается восклицательным знаком.

Письмо, как правило, составляется по схеме: вступление, основная часть, заключение.

Вступительная часть содержит ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта.

В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Текст письма не должен превышать, как правило, одной страницы.

Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний.

Письмо может содержать только одну заключительную часть.

В письме-просьбе приводятся убедительные доказательства, прилагаются расчеты, сметы и другие подтверждающие основания и обычно, выражаются словами: прошу, просим:

Просим оказать содействие...;

Просим выслать в наш адрес...;

Просим принять участие...;

Прошу довести до сведения...;

Прошу ликвидировать задолженность...;

Прошу принять меры....

В письме-приглашении указываются условия участия, место и время проведения мероприятий и начинаются со слов:

Приглашаю...;

Приглашаем...;

Правительство Новосибирской области приглашает...;

Позвольте пригласить...;

Прошу направить представителя...

В гарантийных письмах обычно указываются платежные реквизиты и составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и могут начинаться со слов:

управление гарантирует;

гарантируем;

просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии);

оплату гарантируем;

возврат гарантируем...

В гарантийном письме подпись заверяется печатью.

Письмо-ответ обычно начинается с повторения просьбы. Далее излагаются результаты рассмотрения просьбы, мотивируются причины отказа (если это письмо-отказ) и констатируется сам отказ.

Тексты ответных писем должны соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям руководителей.

Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов. Текст письма состоит из двух частей: сообщения о высылаемом материале и уточняющих сведениях (приложения) и обычно начинаются со слов:

Направляю информацию...;

Возвращаем справочные материалы...;

Возвращаем подписанный с нашей стороны договор...

Отметка о наличии приложений, подпись должностного лица, виза, отметка об исполнителе оформляются в соответствии с главой 3 настоящей Инструкции.

Перед реквизитом может располагаться формула вежливости:

С уважением,...С наилучшими пожеланиями,.... и другие.

Формула вежливости печатается с абзаца и отделяется от должности запятой, например:

С уважением, министр жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Новосибирской области

Подпись

Д.В. Вершинин

После подписания письмо регистрируется в СЭДД.

Датой письма является дата его подписания.

При направлении писем зарубежным адресатам текст письма начинается, как правило, с обращения, формулируемого в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц. Отметка об исполнителе на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляется и указывается на копии письма, остающегося в деле. Международные письма оформляются согласно Инструкции по документационному обеспечению Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области.

46. Акт - документ, составленный уполномоченными лицами, подтверждающий установленный факт (событие, действие, состояние) и оформляется на установленных бланках согласно пункту 13. настоящей Инструкции.

В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты, но и содержат выводы и предложения (акты проверок, обследований, ревизий).

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей).

Требования к отдельным видам актов определяются нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Наименование документа обычно начинается со слов: "О проведении проверки...", "О состоянии...".

Через три межстрочных интервала оформляется реквизит текст.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Вводная часть начинается словом Основание, которое печатается с абзаца, ставится двоеточие и указывается распорядительный документ в именительном падеже, его дата, номер и заголовок.

С новой строки от границ левого текстового поля пишутся слова:

Составлен комиссией: и перечисляются лица, участвующие в составлении акта. При перечислении лиц указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность, и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Если акт составлялся в присутствии проверяемых или других лиц, то пишется "Присутствовали" и перечисляются должности и фамилии.

Слова: Основание, Председатель, Члены комиссии, Присутствовали пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются сущность, характер, сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, оформлено в виде таблиц. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров и месте их нахождения. Запись: "Составлен в экз." оформляется через два межстрочных интервала.

Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акт подписывают председатель и члены комиссии. При подписании должности не указываются.

С актами обследований и ревизий должны быть ознакомлены должностные лица, деятельность которых отражена в актах. Некоторые акты утверждаются руководителем.

Образец оформления акта приведен в приложении N 6 к настоящей Инструкции.

При оформлении акта по итогам проверки юридического лица, он оформляется в соответствии с формой, утвержденной приказом министерства экономического развития Российской Федерации от 30.04.2009 N 141.

47. Заключение - документ, содержащий мнение, выводы комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключение оформляется на общем бланке согласно пункту 13. настоящей Инструкции или стандартных листах бумаги при продольном расположении реквизитов.

Через 1 межстрочный интервал ниже реквизита "Наименование министерства" указывается наименование документа или вопроса, на который оно подготовлено. Заголовок выделяется полужирным шрифтом N 14.

Текст заключения состоит из двух частей. В первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения.

При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается "По проекту ... замечаний нет".

Заключение может содержать только одну заключительную часть.

После подписания заключения регистрируются в подразделениях, их подготовивших. При регистрации заключения проставляется входящий номер зарегистрированного в СЭДД (учтенного в подразделениях) поступившего на экспертизу проекта документа.

48. Записки - документы справочно-информационного характера, которые используются для информационного обмена между должностными лицами и структурными подразделениями министерства.

Различают следующие виды записок:

а) докладная записка;

б) служебная записка;

в) пояснительная записка;

г) объяснительная записка;

д) аналитическая записка

Докладная записка - внутренний документ, адресованный руководителю высшего ранга по отношению к составителю записки. Докладная записка информирует адресата о сложившейся ситуации, явлении, факте и служит основанием для принятия им решений.

Образец оформления докладной записки приведен в приложении N 7 к настоящей Инструкции.

Служебная записка - документ, предназначенный для письменного сообщения между собой лиц, находящихся на одном должностном уровне (руководители структурных подразделений, начальники отделов), и содержащий предложения, оценку каких-либо управленческих действий или информацию о них, фиксирующий факт передачи материальных ценностей.

Пояснительная записка - записка, поясняющая содержание отдельных положений документа (проекта закона области, правового акта, программы, плана, отчета).

Объяснительная записка - записка, объясняющая причины какого-либо факта, поступка, невыполнения должностных обязанностей.

Аналитическая записка - документ, в котором дается краткий анализ существа проблемы и тенденции ее развития, излагаются выводы, даются рекомендации.

Записки оформляются на общем бланке или стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты: наименование министерства, вид документа, дата документа, регистрационный номер документа, адресат, наименование документа (заголовок к тексту), текст документа, отметка о наличии приложений (при наличии), виза, подпись должностного лица, отметка об исполнителе.

Текст записки состоит из двух частей: в первой, констатирующей, излагаются причины, факты, события, описывается ситуация; во второй - излагаются выводы, предложения, просьбы.

49. Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление поручений, предметов, лиц, объектов, работ, мероприятий.

Перечень оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: гриф утверждения, вид документа, наименование документа (заголовок к тексту), текст документа, виза, подпись должностного лица, отметка об исполнителе и выделяются полужирным шрифтом.

В тексте формулируются поручения, сроки их исполнения, ответственные исполнители, ставится реквизит "Подпись должностного лица", составляющими их и направляются исполнителям по СЭДД.

50. Решение координационного или совещательного органа оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: наименование координационного, совещательного органа, вид документа, вид заседания, дата документа, регистрационный номер документа, место проведения совещания, текст документа, подпись, оттиск печати.

Номера решений, принятых на заседаниях (совещаниях) состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения в пределах вопроса, которые проставляются через дробь.

51. Справка - документ информационно-справочного характера, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.

Справки оформляются на общем бланке министерства.

Текст справки, подтверждающей юридический факт, начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте справки не должно быть архаических оборотов - "настоящая справка", "действительно работает". В конце справки может быть указано название учреждения, куда она представляется. В таком случае не оформляется реквизит "Адресат".

Образцы оформления внутренней и внешней справки приведены в приложениях N 8, 9 к настоящей Инструкции.

52. Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.

При оформлении телефонограммы сообщаются такие реквизиты как: вид документа, адресат, текст документа, регистрационный номер документа, дата документа, подпись должностного лица, должность, фамилия, номер телефона исполнителя, передавшего телефонограмму, должность, фамилия, номер телефона сотрудника, принявшего телефонограмму, время передачи (приема) телефонограммы.

Телефонограммы записываются в журнал.

В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются министром. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список на рассылку с указанием номеров телефонов.

Принятые телефонограммы передаются министру (адресату), после их рассмотрения направляются, при необходимости, исполнителю.

53. Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), передаваемого по каналам факсимильной связи.

Факсограммами передаются, как правило, служебные письма, приглашения и информационные сообщения.

54. Электронное письмо (сообщение) - документ информационного-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.

Электронное сообщение состоит из адреса электронной почты, заголовка, содержащего служебную информацию, текста, подписи, регистрационного номера документа и даты документа.

К документам, отправляемым по электронной почте, предъявляются следующие требования:

документы готовятся либо с помощью текстового редактора Word или табличного редактора Excel либо в формате PDF с использованием шрифта Times New Roman размером 14 и не должны содержать изображение герба Новосибирской области и других графических изображений.

V. Порядок подготовки законопроектов, проектов правовых актов Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области

55. Подготовка законопроектов и проектов правовых актов Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области производится в соответствии с Законом Новосибирской области от 25 декабря 2006 года N 80-ОЗ "О нормативных правовых актах Новосибирской области" и разделами IV-IX Инструкции по документационному обеспечению Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области, утвержденной постановлением Губернатора Новосибирской области от 01.11.2010 N 345.

VI. Правовая и антикоррупционная экспертиза нормативных правовых актов, их подписание, регистрация и рассылка

56. В целях обеспечения соответствия нормативных правовых актов министерства Конституции Российской Федерации, федеральному законодательству, законодательству Новосибирской области, а также правильности применения в принимаемых нормативных правовых актах норм материального права и соблюдения правил юридической техники проекты нормативных правовых актов министерства должны проходить правовую экспертизу.

57. К проекту нормативного правового акта, представленному для проведения правовой экспертизы, прилагаются:

- перечень правовых актов и других документов, послуживших основанием для подготовки проекта;

- перечень нормативных правовых актов, подлежащих изменению, дополнению, признанию утратившими силу в связи с принятием вносимого проекта;

- пояснительная записка, содержащая необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических, финансовых и иных последствий реализации предлагаемых решений.

58. Правовая экспертиза проектов нормативных правовых актов проводится в течение семи рабочих дней со дня поступления проекта на экспертизу.

59. По решению министра срок проведения правовой экспертизы наиболее объемных и сложных проектов может быть продлен, но не должен превышать 30 дней со дня поступления проекта акта на экспертизу.

60. При необходимости сокращения сроков проведения антикоррупционной экспертизы к проекту прилагается докладная записка на имя министра жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Новосибирской области с соответствующей резолюцией

61. При проведении правовой экспертизы проект нормативного правового акта подлежит оценке с точки зрения:

- соответствия Конституции Российской Федерации, федеральному законодательству, законодательству Новосибирской области;

- соответствия содержания и вида акта компетенции министерства;

- отсутствия внутренних противоречий, взаимоисключающих положений;

- наличия норм, позволяющих определить порядок реализации проекта;

- необходимости изменения или отмены положений действующих нормативных правовых актов в случаях противоречия представленному проекту;

- соблюдения правил юридической техники.

62. По результатам правовой экспертизы проекта нормативного правового акта в его текст вносятся замечания, готовятся предложения по его доработке или составляется экспертное заключение, которое подписывается сотрудником, проводившим правовую экспертизу. При отсутствии замечаний по проекту нормативного правового акта сотрудник, проводивший правовую экспертизу, визирует проект.

63. При наличии замечаний, предложений или экспертного заключения по результатам правовой экспертизы проект нормативного правового акта вместе с замечаниями, предложениями или экспертным заключением направляется сотруднику, подготовившему проект нормативного правового акта, для обязательного рассмотрения, доработки акта, и представления его на повторную правовую экспертизу.

Повторная правовая экспертиза проекта нормативного правового акта проводится в порядке, аналогичном проведению первичной правовой экспертизы.

64. Возникшие в процессе правовой экспертизы проекта нормативного правового акта разногласия рассматриваются сотрудником, проводившим правовую экспертизу, и сотрудником, подготовившим проект.

65. При наличии разногласий, не урегулированных в установленном порядке, эти замечания прилагаются к проекту нормативного правового акта.

66. Под антикоррупционной экспертизой нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов Министерства (далее - антикоррупционная экспертиза) понимается деятельность, направленная на выявление в нормативных правовых актах или проектах нормативных правовых актов коррупциогенных факторов и их последующего устранения.

67. Антикоррупционной экспертизе подлежат проекты законов Новосибирской области, вносимые в Законодательное Собрание Новосибирской области Губернатором Новосибирской области, проекты постановлений Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области, подготовленные министерством, проекты нормативных правовых актов министерства (далее - проект нормативного правового акта).

Антикоррупционная экспертиза проектов нормативных правовых актов проводится в министерстве согласно методике, определенной Правительством Российской Федерации (далее - Методика).

68. Антикоррупционная экспертиза действующих нормативных правовых актов Министерства проводится уполномоченным должностным лицом Министерства.

69. Антикоррупционная экспертиза нормативного правового акта (проекта нормативного правового акта) проводится в течение пяти рабочих дней со дня поступления акта (проекта акта) на экспертизу.

К проектам нормативных правовых актов прилагается информация о его размещении на официальном сайте Министерства в сети Интернет с указанием дат начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы и приложением поступивших заключений по результатам экспертизы.

70. По решению Министра проведение экспертизы наиболее объемных и сложных нормативных правовых актов (проектов нормативных правовых актов) может быть продлен, но не должен превышать 30 дней со дня поступления проекта акта на антикоррупционную экспертизу.

71. Выявленные в нормативном правовом акте (проекте нормативного правового акта) коррупциогенные факторы отражаются в заключении, составляемом при проведении антикоррупционной экспертизы.

В заключении отражаются следующие сведения:

1) наименование структурного подразделения Министерства, проводившего антикоррупционную экспертизу;

2) дата и регистрационный номер заключения;

3) основание для проведения антикоррупционной экспертизы;

4) реквизиты нормативного правового акта или проекта нормативного правового акта (наименование вида документа, дата, регистрационный номер и заголовок);

5) выявленные положения нормативного правового акта, проекта нормативного правового акта, содержащие коррупциогенные факторы, с указанием структурных единиц проекта документа (раздела, главы, статьи, части, пункта, подпункта, абзаца);

6) предложения по устранению коррупциогенных факторов.

В заключении также отражаются возможные негативные последствия сохранения в проекте нормативного правового акта выявленных коррупциогенных факторов.

Заключение подписывается уполномоченным на проведение антикоррупционной экспертизы должностным лицом.

72. Заключение подлежит рассмотрению соответствующим должностным лицом, подготовившим нормативный правовой акт или проект нормативного правового акта.

73. Проекты нормативных правовых актов, содержащие коррупциогенные факторы, подлежат доработке и повторной антикоррупционной экспертизе.

Повторная антикоррупционная экспертиза нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов проводится в порядке, установленном Инструкцией.

74. При отсутствии замечаний по проекту нормативного правового акта должностное лицо, уполномоченное на проведение антикоррупционной экспертизы, визирует проект.

75. Проекты нормативных правовых актов, не прошедшие антикоррупционную экспертизу в соответствии с Инструкцией, не передаются на подпись Министру.

VII. Организация работы с поступающими (входящими) документами

76. Работу с поступающими (входящими) документами организует отдел организационно-контрольной, кадровой и правовой работы министерства (далее - Отдел), который, сотрудники которого производят прием, первоначальную обработку, распределение и регистрацию поступающих документов.

Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

77. Доставка документов в министерство осуществляется, как правило, средствами почтовой связи (письма, почтовые карточки, бандероли, посылки, мелкие пакеты, печатные издания), электрической связи (факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения), а также курьерской и фельдъегерской связью.

Конверты (бандероли) вскрываются, за исключением тех, на которых проставлен гриф "Лично".

Электронные сообщения, подлежащие регистрации, распечатываются на бумажном носителе и регистрируются в установленном порядке. Электронные сообщения, не подлежащие регистрации, пересылаются исполнителям по электронной почте.

Первоначальная обработка корреспонденции производится в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.

78. Поступившие документы распределяются на регистрируемые, учитываемые и не подлежащие регистрации.

Регистрации подлежат документы, требующие исполнения.

К учитываемым документам относятся:

факсимильные сообщения;

документы, поступившие по заказной почте (передаваемые для рассмотрения в областные исполнительные органы государственной власти области);

обращения граждан.

К не подлежащим регистрации относятся:

Письма, присланные для сведения (копии);

Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок;

Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня;

Графики, наряды, заявки, разнарядки;

Сводки и информация, присланные для сведения;

Учебные планы, программы;

Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций;

Прейскуранты;

Технические условия;

Поздравительные письма;

Пригласительные билеты;

Документы по заключению коллективных договоров;

Бухгалтерские документы;

Планово-финансовые документы;

Печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

Формы статистической отчетности;

Корреспонденция, адресованная специалистам министерства с пометкой "лично";

Объяснительные записки.

79. Регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе.

Регистрация документов производится в день поступления, при его поступлении не позднее, чем за 1,5 часа до окончания рабочего дня, или в первый рабочий день, при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.

При регистрации документа оформляется реквизит "Отметка о поступлении документа" в соответствии с п. 3.23. настоящей Инструкции.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду пункт 40 настоящей Инструкции

Поступившие документы регистрируются в подсистеме "Входящие документы" СЭДД.

Регистрация документа осуществляется путем создания регистрационно-контрольной карточки (далее - РКК), в которой заполняются следующие реквизиты:

входящий номер документа;

дата поступления документа;

адресант;

адресат;

вид документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

наименование документа;

фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

количество листов основного документа;

наличие приложений и количество листов приложения;

отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов в зависимости от задач использования информации о документе может дополняться другими реквизитами.

После заполнения РКК документа осуществляется преобразование текста (сканирование) документа, поступившего на бумажном носителе, в электронную форму (образ), кроме документов, не подлежащих сканированию.

Перечень входящих документов, не подлежащих сканированию, утверждается министром.

Электронная форма документа прикрепляется к РКК.

Документы, поступившие в министерство в электронной форме, распечатываются на бумажный носитель, оформляется реквизит отметка о поступлении документа в министерство, электронная форма документа прикрепляется к РКК.

Структура регистрационного номера входящего документа включает порядковый номер, который дополняется делопроизводственным индексом пользователей, включенных в СЭДД (далее - делопроизводственный индекс), номером дела по номенклатуре дел (для правительственных документов).

Структура учитываемого номера факсимильного сообщения включает порядковый номер, делопроизводственный индекс с добавлением буквы Ф.

80. При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота министерства, реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.

Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел министерства. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы", например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы

VIII. Порядок рассмотрения зарегистрированных в СЭДД документов и организация работы с отправляемыми (исходящими) документами

81. Зарегистрированные документы на бумажном носителе передаются непосредственно в день регистрации специалистом приемной для рассмотрения министру.

82. Документы, поступившие с пометкой "Срочно" передаются немедленно после регистрации.

83. Документы с отметкой о конфиденциальности передаются под роспись.

84. Документы, не подлежащие сканированию, предаются специалистом Отдела министру (адресату).

85. Адресаты, получившие уведомление о поступлении документа, рассматривают документ в день его получения согласно постановлению Администрации Новосибирской области от 19.01.2009 N 9-па "Об электронном документообороте в исполнительных органах государственной власти Новосибирской области".

86. Подготовка документов для отправки почтовой связью производится в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

Телефонограммы передаются лицом, инициировавшим подготовку телефонограммы.

Телеграммы передаются сотрудником Отдела, ответственным за документооборот в министерстве.

Передача документа по факсу осуществляется в случае срочного доведения информации до адресата. Переданные документы с протоколом об отправке документа возвращаются исполнителю.

Направляемые электронной почтой документы должны быть подтверждены подписанным оригиналом документа.

В одном электронном сообщении, как правило, пересылается один документ. Если необходимо переслать несколько документов, они подлежат обязательной упаковке в архивах. Документ объемом более 50 кБайт архивируется. Архивы не должны быть самораскрывающимися. Упаковка архивов запрещается. В архивах не должно быть директорий. Файлы не должны содержать пробелов в названии, при необходимости, их можно заменить на подчеркивание, символы в названии должны быть написаны латинскими буквами и не превышать восьми букв.

Перед отправкой документа по электронной почте необходимо проверить его на наличие вирусов.

Ответственный за делопроизводство делает в РКК отметку об отправке письма, заполняя способ и дату отправки.

Передача документов из одного структурного подразделения в другое осуществляется этими подразделениями самостоятельно.

IX. Разработка и ведение номенклатуры дел

87. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в министерстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел служит основой для формирования документов в делопроизводстве министерства.

Проект номенклатуры дел структурного подразделения составляют лица, ответственные за делопроизводство или другие сотрудники, назначенные приказом министра.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

88. При составлении номенклатуры дел министерства следует руководствоваться Положением о министерстве, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, требованиями Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива 06.02.2002; Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010, Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 N 1182, отраслевыми перечнями типовых документов, а также номенклатурами дел министерства за предшествующие годы.

89. В министерстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел министерства.

Номенклатуры дел структурных подразделений составляются и подписываются руководителями либо должностными лицами структурных подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, а затем передаются в службу делопроизводства лицу, ответственному за правильное ведение делопроизводства и организацию работы архива, для составления сводной номенклатуры дел министерства.

Номенклатура дел министерства составляется должностным лицом, ответственным за ведение делопроизводства и организацию работы архива, из номенклатур дел структурных подразделений; дополняется титульным листом, выполненным на общем бланке организации, и итоговой записью о категориях и количестве заведенных дел.

Методическую помощь при составлении номенклатуры дел министерства и проверку соответствия ее содержания установленным требованиям осуществляет уполномоченный сотрудник Государственного архива Новосибирской области.

Номенклатура дел министерства разрабатывается не реже 1 раза в 5 лет, подписывается лицом, ответственным за ее разработку, согласовывается с ЭК министерства, а затем с экспертно-проверочной комиссией управления государственной архивной службы Новосибирской области (ЭПК управления ГАС НСО).

Сводная номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения, второй используется Отделом в качестве рабочего, третий находится в качестве учетного документа в архиве организации, а четвертый передается в Государственный архив Новосибирской области для хранения в наблюдательном деле организации.

После согласования с ЭПК управления ГАС НСО, сводная номенклатура дел министерства утверждается министром.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

Досрочное усовершенствование и повторное согласование сводной номенклатуры дел (до истечения 5 лет после предыдущего согласования) с архивными органами производится только в случае коренных изменений функций и структуры министерства.

В случае утверждения новой редакции Перечня типовых документов, который применялся при разработке номенклатуры дел министерства, лицо, ответственное за делопроизводство управления в обязательном порядке проводит сверку сроков хранения, предусмотренных утвержденной номенклатурой дел организации, со сроками хранения этих же видов документов, установленных новой редакцией Перечня. При выявлении различий в сроках хранения одних и тех же видов документов, сроки хранения дел устанавливаются в соответствии с новой редакцией Перечня.

В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой министерства.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Титульный лист сводной номенклатуры дел выполняется на общем бланке министерства, содержит реквизиты "Вид документа" и "Гриф утверждения", а также таблицу, отражающую структуру номенклатуры дел и принятую индексацию структурных подразделений. Наименованиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) министерства. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию. Всем структурным подразделениям присваиваются двузначные индексы, обозначаемые арабскими цифрами. Например: 01, 02,...10 и т.д.

Образец титульного листа сводной номенклатуры дел приведен в приложении N 10

90. В номенклатуру дел включаются документы Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области, заместителей Губернатора Новосибирской области, заместителей Председателя Правительства Новосибирской области, администрации, касающиеся сферы полномочий министерства.

91. Номенклатура дел министерства состоит из номенклатуры дел структурных подразделений министерства.

Графы номенклатуры дел структурного подразделения министерства заполняются следующим образом:

В графе N 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения (в соответствии с принятой индексацией структурных подразделений) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 03-05, где 03 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу N 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", "входящая", "исходящая" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); наименование министерства или структурного подразделения (автора документа); название органа (организации), которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "Документы", а далее в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

"Документы (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов) о проведении тематических выставок".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

"Переписка с Правительством Новосибирской области по вопросам планирования".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам деятельности управляющих организаций".

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с главами районов и городских округов Новосибирской области о реализации программы "Лифты...".

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:

Переписка с отделом газификации администрации Ордынского района Новосибирской области.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы отчеты, например:

Отчет о работе Совета ЖКХ за 2013 год".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, затем плановую и отчетную.

В конце номенклатуры дел указываются дела, содержащие информацию справочного характера (справки, переписка, журналы регистрации).

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа N 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе N 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010.

В случае отсутствия каких-либо видов документов в применяемом Перечне сроки хранения отдельных категорий документов могут устанавливаться приказами либо решениями ЦЭК федеральных отраслевых органов исполнительной власти, согласованными с Росархивом. В таком случае в графе N 4 указывается срок хранения дела без указания статьи, а в графе "примечание" указываются реквизиты соответствующего документа.

В графе N 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2010 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.

Образец формы номенклатуры дел структурного подразделения приведен в приложении N 11.

92. Если в течение года в министерстве возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Образец итоговой записи сводной номенклатуры дел приведен в приложении N 12.

X. Порядок формирования дел в делопроизводстве

93. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела формируются в структурных подразделениях министерства.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства в министерстве, а также структурных подразделениях министерства.

94. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

1) помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

2) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

3) помещать приложения вместе с основными документами;

4) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

5) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

6) включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

7) помещать в дела ксерокопии факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

8) помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);

9) не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

10) не превышать в деле объем в 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "т. 1", "т. 2" и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении, премировании работников, о предоставлении отпусков без сохранения заработной платы, имеющие срок хранения 75 лет, формируются отдельно от приказов об отпусках, командировках, взысканиях 5-летнего срока хранения.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления и учитываются во внутренней описи дела.

Лицевые счета формируются в дело строго по алфавиту.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы управления и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел министерства, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

95. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

XI. Организация оперативного хранения документов

96. С момента заведения и до передачи в архив министерства дела хранятся по месту их формирования.

97. В каждом структурном подразделении выделяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Руководители подразделений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.

98. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

99. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

100. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

101. Дела документального фонда министерства, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив министерства, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

102. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации министерства или ее структурного подразделения, после возникновения чрезвычайных происшествий (затопления помещений, пожаров и т.д.).

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

103. В случае утраты документов и дел в течение нескольких месяцев проводится их розыск и поиск возможностей восстановления, а также расследование причин утраты. При неудовлетворительном результате розыска составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых утрачены. Акт проверки наличия документов, в результате которой впервые была выявлена утрата дел и акт о необнаружении документов, пути розыска которых утрачены, представляются в Государственный архив Новосибирской области для принятия решения о снятии дел с государственного учета и внесения изменений в учетные формы.

104. Выдача дел во временное пользование сотрудникам подразделений министерства производится лицом, ответственным за сохранность документов архива, под роспись в журнале выдачи дел во временное пользование. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения министра или его заместителя, по актам.

105. Отдельные документы временного (до 10 лет включительно) хранения, включенные в дело и находящееся на текущем хранении в структурных подразделениях, могут быть временно изъяты из дела и выданы по запросу уполномоченных сотрудников министерства им во временное пользование. В этом случае на место выданных документов вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ, а в журнале выдачи документов во временное пользование делается соответствующая пометка.

106. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения министра с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

XII. Порядок проведения экспертизы ценности документов

107. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

формирование и оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

108. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их на постоянное хранение. Экспертиза ценности документов в министерстве на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив управления.

Отбор документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации проводится лицами, ответственными за ведение делопроизводства, в министерстве, на основе комплексного применения критериев происхождения документов (функционально-целевого назначения управления с учетом ее роли или типового характера, времени и места создания документа и т.п.), содержания документов (значимости информации, в том числе ее уникальности, типичности или повторяемости, вида документа, его подлинности), внешних особенностей документов (формы фиксирования и передачи содержания, удостоверения и оформления документа).

Экспертиза ценности документов проводится на основе действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления; Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук с изменениями, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16.02.2009 N 68, Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002, Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010, сводной номенклатуры дел; нормативно-методических документов Федерального архивного агентства и управления.

109. Методическую помощь министерству в проведении экспертизы ценности документов и контроль за правильностью оформления результатов экспертизы ценности осуществляет уполномоченный специалист Государственного архива Новосибирской области.

Полномочия по включению документов министерства, отобранных на постоянное хранение, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляет экспертно-проверочная комиссия управления государственной архивной службы Новосибирской области (ЭПК управления ГАС НСО).

110. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке их к передаче на государственное хранение в министерстве создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).

ЭК назначается приказом министерства из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. Председателем комиссии назначается заместитель министра. Министр утверждает Положение о ЭК.

Регламент работы ЭК предполагает работу с документами, на всех стадиях подготовки их к заседанию, организацию и проведение ЭК, а так же контроль исполнения принятых решений. В своей деятельности ЭК министерства руководствуется Положением о ЭК, согласованным с ЭПК управления ГАС НСО.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) на этапе формирования документов в делопроизводстве проводится в структурных подразделениях министерства должностными лицами, ответственными за ведение делопроизводства и сохранность документов, под методическим руководством уполномоченного специалиста Государственного архива Новосибирской области.

111. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи на государственное хранение; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел министерства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих дальнейшему хранению.

Дела с отметкой "ЭПК" переформировываются, а выделенные из их состава документы присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК министерства.

XIII. Правила оформления дел и передачи дел на архивное хранение

112. Дела министерства подлежат оформлению при их заведении и, при необходимости, переоформлению не позднее, чем через два года после завершения их в делопроизводстве, а также при подготовке их к архивному хранению.

Оформление дел в делопроизводстве проводится соответствующими структурными подразделениями и включает в себя комплекс работ по оформлению титульного листа, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

113. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению. Полное оформление дела предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

подшивку дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке (титульном листе) дела указываются реквизиты:

полное официальное наименование министерства, принятое на момент формирования дела (фондообразователя),

наименование структурного подразделения,

делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела;

дата дела (тома, части);

количество листов в деле;

срок хранения дела и номер статьи по перечню;

архивный шифр дела.

Если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний". Заголовок дела переносится из утвержденной номенклатуры дел, в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.

Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных.

Далее указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за ... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество листов на обложке дела проставляется на основании листа-заверителя дела.

Образец формы листа-заверителя дела приведен в приложении N 13.

Указание срока хранения дела и номер статьи по перечню переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или отраслевом перечне типовых документов; при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела, который состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи, проставляется на обложках дел постоянного хранения чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК управления ГАС НСО (до этого он проставляется карандашом).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

114. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

Образец формы внутренней описи дела приведены в приложении N 14.

115. Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Указания по исполнению документа руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Образец обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения приведен в приложении N 15.

116. Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Архивный шифр дела и количество листов в деле на обложках дел временного (до 10 лет включительно) хранения не указываются.

Документы министерства, в результате проведения экспертизы их ценности отобранные на постоянное хранение, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, подлежат передаче на постоянное хранение в Государственный архив Новосибирской области как часть Архивного фонда Российской Федерации.

117. На все завершенные в делопроизводстве министерства дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с установленными правилами, составляются описи дел.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

Описи составляются отдельно на:

дела постоянного хранения;

дела временного (свыше 10 лет) хранения;

дела по личному составу и иные однотипные дела;

дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов;

служебные ведомственные издания.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Перед внесением заголовков дел в опись проверяют качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел министерства.

При просмотре дел проверяют: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи дела и ее правильность; правильность оформления обложки дела; наличие и правильность заверительной надписи дела. В случае обнаружения нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел управления, структурными подразделениями принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается министром и представляется вместе с описью дел управления и научно-справочным аппаратом к ней на рассмотрение ЭПК управления ГАС НСО.

Описательная статья описи дел постоянного хранения включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

примечание.

Описательная статья описей дел временного (более 10 лет) хранения и по личному составу, помимо элементов, характерных для описей дел постоянного хранения, содержит дополнительную графу "Крайний срок хранения дела".

При составлении описи дел министерства необходимо соблюдать следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

систематизация дел в описи и присвоение номера описи устанавливается архивом министерства по согласованию с Государственным архивом Новосибирской области. Как правило, систематизация дел в описи соответствует их систематизации в номенклатуре дел министерства;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, особенностях формирования и др.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).

Опись дел министерства подписывается ее составителем с указанием его должности и руководителем службы делопроизводства.

К описи дел министерства составляется научно-справочный аппарат, включающий лист переименований и предисловие (историческую справку).

Опись с научно-справочным аппаратом к ней до ее представления на рассмотрение ЭПК управления ГАС НСО должна быть рассмотрена и одобрена экспертной комиссией министерства (ЭК).

После утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу за соответствующий хронологический период с ЭПК управления ГАС НСО, описи утверждает министр.

Опись дел министерства - организации-источника комплектования Государственного архива Новосибирской области составляется в четырех экземплярах, три из которых передаются после утверждения (согласования) ЭПК управления ГАС НСО и утверждения министром направляются в Государственный архив Новосибирской области, а четвертый - остается в качестве контрольного экземпляра в министерстве.

Образец формы описи дел постоянного хранения приведен в приложении N 16, формы описи дел по личному составу - в приложении N 17 к настоящей Инструкции.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

117. Отбор документов к уничтожению и составление на них акта производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот период.

Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК министерства одновременно с описями дел. Утверждение актов о выделении документов и дел к уничтожению министром производится после утверждения описей дел постоянного хранения за этот период ЭПК управления ГАС НСО.

Образец оформления акта о выделении документов и дел к уничтожению приведен в приложении N 18.

XIV. Порядок применения печатей и штампов

118. Для удостоверения подлинности подписи или соответствия копий документов подлинникам применяются следующие печати:

гербовая печать министерства;

гербовая печать министерства для финансовых документов;

простая круглая печать для документов.

119. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

120. Ответственность и контроль за применением, хранением и уничтожение печатей и штампов возлагается на лицо, назначенное приказом министерства.

121. Гербовая печать хранится у начальника Управления экономики министерства.

Простые печати и штампы хранятся у ответственных лиц, которые обеспечивают их применение и сохранность и принятыми ими под подпись в журнале учета оттисков печатей, пломбиров и штампов.

Образец формы журнала учета оттисков печатей, штампов приведен в приложении N 19.

122. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати уничтожаются, о чем составляется акт.

123. Гербовой печатью министерства заверяется подпись министра или его заместителя на документах министерства.

XV. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

124. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей изложенных в данном разделе.

125. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документе, а в случае необходимости и на его проекте, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, определяется разработчиком документа, министром.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении документа к информации ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений. Пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке титульного листа издания, а также на первой странице сопроводительного листа, содержащего информацию ограниченного распространения.

Пометка помещается в правом верхнем углу, номер экземпляра проставляется ниже пометки ограничения.

Для служебного пользования

Экз. N 1

126. Регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется совместно с остальными документами. При этом к регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП". На обратной стороне листа подлинника и копии отправляемого документа указывается количество экземпляров документа, фамилия исполнителя, номер его телефона и дата, например:

отп. 2 экз.

экз. N 1 - адресату

экз. N 2 - в дело

исп. А.С. Петров

223 81 54

Дата

127. Документы "Для служебного пользования" не могут передаваться по незащищенным каналам компьютерно-модемной, факсимильной связи.

128. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с правилами, изложенными в разделе XVIII Инструкции по документационному обеспечению Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области. При необходимости направления таких документов в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором у каждого адреса проставляется соответствующий номер экземпляра отправляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем.

129. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения министерства.

130. В случае обнаружения факта утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации, руководитель структурного подразделения министерства проводит служебное расследование обстоятельств утраты или разглашения, о результатах которого докладывает министру.

XVI. Заключение

Инструкция по делопроизводству содержит основные направления работы с документами в министерстве. С изменением архивного законодательства, внедрением новых методических рекомендаций по вопросам организации делопроизводства в Российской Федерации возможны дополнения и изменения в Инструкцию, которые будут рассматриваться специалистами министерства, согласовываться на уровне экспертной комиссии министерства и ЭПК управления ГАС НСО.

Согласовано

Протокол ЭК

от _________ N ___

Приложения
к Инструкции

Приложение N 1
к Инструкции (к п. 42)

Образец оформления приказа

				|	1 межстрочный интервал
МИНИСТЕРСТВО ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА И ЭНЕРГЕТИКИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
				|	1 межстрочный интервал
			ПРИКАЗ
				|	1 межстрочный интервал
25.01.2014					N 3
			г. Новосибирск
				|	1 межстрочный интервал
Об утверждении методики расчета платы за оказание государственных платных услуг
				| |	2 межстрочных интервала
через 1 межстрочный интервал	| | | | | | |	1,25 -- Во исполнение постановления Правительства Новосибирской области от 13.10.2010 N 169-п "О перечне платных услуг, оказываемых организациями в целях предоставления исполнительными органами государственной власти Новосибирской области государственных услуг" приказываю: Утвердить методику расчета цен на предоставление государственных платных услуг подведомственными учреждениями министерства. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой. | | | 3 межстрочных интервала Министр Подпись Д.В. Вершинин

П.В. Иванов

223 77 92

Визы (на оборотной стороне последнего листа)

Приложение N 2
к Инструкции (к п. 43)

Образец оформления протокола

МИНИСТЕРСТВО ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА И ЭНЕРГЕТИКИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
			|		1 межстрочный интервал
ПРОТОКОЛ заседания экспертной комиссии
			|		1 межстрочный интервал
г. Новосибирск
			|		1 межстрочный интервал
14 ноября 2014 года					N 1
			|		1 межстрочный интервал
Председатель     -	Фамилия И.О.
Секретарь           -	Фамилия И.О.
Присутствовали:	Фамилия И.О., ...
Приглашенные:	Наименование должности (в именительном падеже), наименование организации (в родительном падеже), Фамилия И.О., ...
			|		1 межстрочный интервал
ПОВЕСТКА ДНЯ:
			|		1 межстрочный интервал
1. О выполнении плана работы ЭК министерства на 2010 год Доклад председателя ЭК министерства И.О. Фамилия 2. О .......................................... ...................
			|		1 межстрочный интервал
1. СЛУШАЛИ: Фамилия И.О. - текст доклада прилагается ВЫСТУПИЛИ: Фамилия И.О. - краткая запись выступления Фамилия И.О. - краткая запись выступления РЕШИЛИ: 1) 2) 2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: РЕШИЛИ:
			| | |		3 межстрочных интервала
Председатель				Подпись		И.О. Фамилия
			|		1 межстрочный интервал
Секретарь				Подпись		И.О. Фамилия

Приложение N 3
к Инструкции (к п. 43)

Образец оформления выписки из протокола

МИНИСТЕРСТВО ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА И ЭНЕРГЕТИКИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
			|		1 межстрочный интервал
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА заседания экспертной комиссии
			|		1 межстрочный интервал
г. Новосибирск
			|		1 межстрочный интервал
14 ноября 2014 года					N 1
			|		1 межстрочный интервал
Председатель       -	Фамилия И.О.
Секретарь             -	Фамилия И.О.
Присутствовали:	Фамилия И.О., ...
Приглашенные:	Наименование должности (в именительном падеже), наименование организации (в родительном падеже), Фамилия И.О., ...
			|		1 межстрочный интервал
1. СЛУШАЛИ: Фамилия И.О. - текст доклада прилагается ВЫСТУПИЛИ: Фамилия И.О. - краткая запись выступления Фамилия И.О. - краткая запись выступления РЕШИЛИ: 1) 2)
			| | |		3 межстрочных интервала
Председатель				Подпись		И.О. Фамилия
			|		1 межстрочный интервал
Секретарь				Подпись		И.О. Фамилия
			|		1 межстрочный интервал
Верно Секретарь Дата				Подпись		И.О. Фамилия
			|		1 межстрочный интервал

Приложение N 4
к Инструкции (к п. 44)

Образец оформления самостоятельных

правовых актов положений (правил,

инструкций), как приложений к документу

                                                                    УТВЕРЖДЕНО

                                                            постановлением Губернатора

                                                               Новосибирской области

                                                                от 21.10.2014 N 160

                                           |

                                           |

                                                                2 межстрочных интервала

                                       ПОЛОЖЕНИЕ

              о министерстве жилищно-коммунального хозяйства и энергетики

                                 Новосибирской области

                                           |                      1 межстрочный интервал

                                   I. Общие положения

                                           |                      1 межстрочный интервал

1,25

-- 1. Министерство жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Новосибирской  области

(далее - министерство) является областным исполнительным органом государственной  власти

Новосибирской области, осуществляющим государственное управление и нормативное  правовое

регулирование    в    сфере    строительства,    архитектуры    и    градостроительства,

жилищно-коммунального  хозяйства  Новосибирской  области   в   пределах,   установленных

федеральным законодательством и законодательством Новосибирской  области   полномочий, а

также координацию и контроль  за  деятельностью  находящихся  в  его  ведении  областных

исполнительных  органов  государственной   власти   Новосибирской       области, а также

подведомственных  унитарных  предприятий   Новосибирской   области   и   государственных

учреждений Новосибирской области.

                                           |                      1 межстрочный интервал

                                    II. Полномочия

     3....

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

                              IV. Организация деятельности

                                           |                      1 межстрочный интервал

1,25

-- 52. Министерство возглавляет министр, назначаемый на должность и  освобождаемый  от

должности Губернатором Новосибирской области.

     ...

     99.  Министерство  может  быть  переименовано,  реорганизовано  или    упразднено в

соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством  Новосибирской

области.

                                                                 2 межстрочных интервала

                                     ______________

                                         2-3 см

                                        ------

Приложение N 5
к Инструкции (к п. 45)

Образец оформления сопроводительного письма

МИНИСТЕРСТВО ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА И ЭНЕРГЕТИКИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ (МЖКХиЭ НСО) Красный проспект, 18, г. Новосибирск, 630011 тел. 223-06-06 E-mail: mingkh@nso.ru

Директору ГБУ ГАНО О.К. Кавцевич

02.03.2015

N

125/21

на N

от

|

1 межстрочный интервал

Об организации семинара по делопроизводству

| | |

3 межстрочных интервала

Уважаемая Ольга Константиновна!

|

1 межстрочный интервал

Просим провести семинар по вопросам организации делопроизводства и работы архива в организациях-источниках комплектования Государственного архива Новосибирской области. Направляем перечень вопросов, требующих подробного рассмотрения в ходе семинара.

| |

2 межстрочных интервала

Приложение: Перечень вопросов на 5 л. в 1 экз.

| | |

3 межстрочных интервала

Министр И.О. Фамилия 223-06-06

Подпись

Д.В. Вершинин

Приложение N 6
к Инструкции (к п. 46)

Образец оформления акта

МИНИСТЕРСТВО ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА И ЭНЕРГЕТИКИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ ОТДЕЛ ОРГАНИЗАЦИОННО-КОНТРОЛЬНОЙ, КАДРОВОЙ И ПРАВОВОЙ РАБОТЫ АКТ				УТВЕРЖДАЮ Министр жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Новосибирской области __________ Д.В. Вершинин "____"____________ 20__ г.
15.09.2015	N 2
г. Новосибирск
			|		1 межстрочный интервал
О приеме в эксплуатацию системы электронного документооборота
			| | |		3 межстрочных интервала
Основание: распоряжение администрации Новосибирской области от 03.04.2009 N 101-ра "О создании рабочей группы по внедрению системы электронного документооборота в органах исполнительной власти Новосибирской области"
			|		1 межстрочный интервал

Составлен рабочей группой:

Начальник общего отдела				-	Фамилия И.О.
Члены рабочей группы:
Консультант общего отдела				-	Фамилия И.О.
Консультант общего отдела					Фамилия И.О.
Специалист 1-ого разряда				-	Фамилия И.О.
Рабочая группа отмечает, что в целях выполнения распоряжения администрации области от 03.04.2008 N 101-ра проделана следующая работа: система электронного документооборота и делопроизводства "Company Media" прошла тестовую эксплуатацию в приемной и других структурных подразделениях министерства. В рамках тестовой эксплуатации системы проведено обследование существующей системы документооборота, сформированы визуальные схемы прохождения документов. Система "Company Media" установлена на рабочий сервер, проведены приемо-сдаточные испытания, установлены и настроены 12 рабочих мест, обучены специалисты указанных подразделений администрации области по работе в новой системе, а также выполнены доработки новой системы в соответствии с требованиями специалистов государственно-правового департамента. Ход внедрения системы обсуждался на заседаниях рабочей группы. Итоговое испытание новой системы электронного документооборота проведено в приемной министерства 29.07.2008. В соответствии с государственным контрактом от 31.03.2008 N 30, заключенным между исполнителем ЗАО "ИнтерТраст-Сибирь" и Правительством Новосибирской области исполнитель выполнил весь объем работ. Замечаний и претензий к качеству выполненных работ рабочая группа не имеет.
			|				1 межстрочный интервал
Составлен в 3 экземплярах: 1-й экземпляр - министерство жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Новосибирской области; 2-й экземпляр - комитет компьютерных технологий администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области; 3-й экземпляр - ЗАО "ИнтерТраст-Сибирь".
			| | |				3 межстрочных интервала
Руководитель рабочей группы	Подпись					И.О. Фамилия
Члены комиссии (в алфавитном порядке начальных букв фамилий)	Подпись					И.О. Фамилия 1 межстрочный интервал
	Подпись					И.О. Фамилия
			|			1 межстрочный интервал
	Подпись					И.О. Фамилия

Приложение N 7
к Инструкции (к п. 48)

Образец оформления докладной записки

МИНИСТЕРСТВО ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА И ЭНЕРГЕТИКИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ					Министру жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Новосибирской области
ОТДЕЛ ОРГАНИЗАЦИОННО-КОНТРОЛЬНОЙ, КАДРОВОЙ И ПРАВОВОЙ РАБОТЫ					Д.В. Вершинину
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
30.10.2010
			|		1 межстрочный интервал
Об архивном помещении
			| | |		3 межстрочных интервала
Уважаемый Денис Владимирович!
			|		1 межстрочный интервал
Довожу до Вашего сведения, что министерство не обеспечено специальным помещением для хранения документов, создаваемых в процессе своей деятельности. Помещение, используемое с этой целью в настоящее время, ввиду малой площади не способно вместить все документы постоянного и длительного сроков хранения и, кроме того, по ряду показателей не соответствует санитарно-гигиеническим требованиям, предъявляемым к архивным помещениям. Прошу Вас, Денис Владимирович, оказать помощь в выделении необходимого помещения и оснащении его необходимым оборудованием.
			| | |		3 межстрочных интервала
Начальник					И.О. Фамилия

Приложение N 8
к Инструкции (к. п. 50)

Образец оформления внутренней справки

МИНИСТЕРСТВО ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА И ЭНЕРГЕТИКИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
		|		1 межстрочный интервал
ОТДЕЛ ОРГАНИЗАЦИОННО-КОНТРОЛЬНОЙ, КАДРОВОЙ И ПРАВОВОЙ РАБОТЫ
		|		1 межстрочный интервал
СПРАВКА
		|		1 межстрочный интервал
о работе с входящими и исходящими документами на 01.10.2014
		|		1 межстрочный интервал
Документооборот отдела с входящими и исходящими документами, включенными в систему электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭДД) за текущий период 2014 года составил 5515 документов. Зарегистрировано 2765 входящих документа и 2750 исходящих письма. В приемной министерства зарегистрировано 165 документов, в том числе 100 входящих их и 65 исходящих документов. Организация работы с документами в СЭДД осуществляется в соответствии с Инструкцией, утвержденной постановлением администрации Новосибирской области от 19.01.2009 N 9-па.
		| | |		3 межстрочных интервала
Начальник Дата			И.О. Фамилия

Приложение N 9
к Инструкции (к п. 50)

Образец оформления внешней справки

МИНИСТЕРСТВО ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА И ЭНЕРГЕТИКИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ СПРАВКА									Управление пенсионного фонда Российской Федерации Новосибирской области
21.11.2014		N 10/21
г. Новосибирск
						|	1 межстрочный интервал
Об Иванове И.И.
						| | |	3 межстрочных интервала
Иванов Иван Иванович принят на должность консультанта министерства ЖКХ и Ж НСО 10 марта 2014 года (приказ министерства жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Новосибирской области от 09.03.2014 N 14) и работает в этой должности по настоящее время.
						| | |	3 межстрочных интервала
Министр					Подпись			Д.В. Вершинин

 И.О. Фамилия

 203-06-06

Приложение N 10
к Инструкции (к п. 89)

Образец титульного листа сводной номенклатуры дел

			|	1 межстрочный интервал
МИНИСТЕРСТВО ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА И ЭНЕРГЕТИКИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ
			| |	2 межстрочных интервала
СВОДНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на ________год				УТВЕРЖДАЮ Министр жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Новосибирской области __________Д.В. Вершинин "____"____________ 20__ г.
			| |	2 межстрочных интервала

N п/п	Наименование структурного подразделения	Индексы
1	2	3
1	Отдел организационно-контрольной, кадровой и правовой работы	01
2	Управление экономики	02
3	Управление жилищной политики и развития жилищно-коммунального хозяйства	03
4	Управление жилищно-коммунального хозяйства	04
5	...	05
6	...	06

Приложение N 11
к Инструкции (к п. 91)

Образец номенклатуры дел структурного подразделения

МИНИСТЕРСТВО ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА И ЭНЕРГЕТИКИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ УПРАВЛЕНИЕ ЖИЛИЩНОЙ ПОЛИТИКИ И РАЗВИТИЯ ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на 2015 - 2020 годы				Индекс 03
		|			1 межстрочный интервал

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения дела и NN статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
01-01	--наименование отдела---
01-02

| | |

3 межстрочных интервала

Начальник управления "___" ___________ 20__ г.

И.О. Фамилия

Приложение N 12
к Инструкции (к п. 92)

Образец оформления итоговой записи

о категориях и количестве дел в сводной

номенклатуре дел

|

1 межстрочный интервал

Итоговая запись

о категориях и количестве дел, заведенных

в ______________________________________________________ в 20__ году

|

1 межстрочный интервал

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

| | |

3 межстрочных интервала

Должность Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК от 27.02.2015 N 1

Подпись

И.О. Фамилия

Приложение N 13
к Инструкции (к п. 113)

Образец листа - заверителя дела

ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ____

                                 |             1 межстрочный интервал

В деле подшито и пронумеровано _________________________ листов,

                                                 (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов ______________________________________________

пропущенные номера листов ___________________________________________

+ листов внутренней описи ___________________________________________

                                 |            2 межстрочных интервала

                                 |

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

                                 |            3 межстрочных интервала

                                 |

Должность Дата

Подпись

И.О. Фамилия

Приложение N 14
к Инструкции (к п. 114)

Образец оформления внутренней описи документов дела

 ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА N ___

|

1 межстрочный интервал

N п/п	Индекс док-та	Дата док-та	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание

Итого		документов
	(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи
(цифрами и прописью)

| | |

3 межстрочных интервала

Должность Дата

Подпись

И.О. Фамилия

Приложение N 15
к Инструкции (к п. 115)

Образец обложки дела постоянного и временного

(более 10 лет) хранения

МИНИСТЕРСТВО ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА И ЭНЕРГЕТИКИ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ								Ф. N _______________ Оп. N ______________ Д. N _______________
			| |			2 межстрочных интервала
НАИМЕНОВАНИЕ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
			|			1 межстрочный интервал
ИНДЕКС ДЕЛА N ________
			| |			2 межстрочных интервала
(ЗАГОЛОВОК ДЕЛА)
			|			1 межстрочный интервал
ТОМ N ____				НАЧАТО
				ОКОНЧЕНО
									Дата
			| |			2 межстрочных интервала
						На ________ листах Хранить __________ 1 межстрочный интервал
Ф. N ______________ Оп. N _____________ Д. N ______________

Приложение N 16
к Инструкции (к п. 117)

Образец оформления описи дел

постоянного хранения

3 см ---	7,3 см ---------------------------			7,7 см --------------------------
	Министерство жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Новосибирской области			УТВЕРЖДАЮ Министр жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Новосибирской области __________Д.В. Вершинин "____"____________ 20__ г.
	| | |	3 межстрочных интервала
	Фонд N _____________ 1 межстрочный интервал ОПИСЬ N ____________ дел постоянного хранения за _________________год
	| | |	3 межстрочных интервала

	N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
	1	2	3	4	5	6
	Наименование структурного подразделения

      В данный раздел описи внесено      ____ (___________) дел

      с N   _____   по N   _____   в том числе:

      литерные номера: _________________________________________________

      пропущенные номера: ______________________________________________

....................................|.............1 межстрочный интервал

      Наименование должности составителя              И.О. Фамилия

      описи                              Подпись

....................................|.............1 межстрочный интервал

      Ведущий специалист                 Подпись      И.О. Фамилия

....................................|.............1 межстрочный интервал

      Дата

....................................|.............1 межстрочный интервал

      СОГЛАСОВАНО

      Протокол ЭК министерства

      от "___"__________ 2014 г. N ___

Приложение N 17
к Инструкции (к п. 117)

Образец оформления описи дел

по личному составу

----
3 см	Министерство жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Новосибирской области 3 |межстрочных интервала Фонд N _____________ 1 |межстрочный интервал ОПИСЬ N ____________ дел по личному составу за _________________год		УТВЕРЖДАЮ Министр жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Новосибирской области __________Д.В. Вершинин "____"____________ 20__ г.

| | |

3 межстрочных интервала

	N п/п	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Крайний срок хранения дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Примечание
	1	2	3	4	5	6	7

....................................|.............1 межстрочный интервал

           В данный раздел описи внесено      ____ (___________) дел

       с N   _____   по N   _____   в том числе:

       литерные номера: ________________________________________________

       пропущенные номера: _____________________________________________

....................................|.............1 межстрочный интервал

       Наименование должности составителя             И.О. Фамилия

       описи                              Подпись

....................................|.............1 межстрочный интервал

       Дата

....................................|.............1 межстрочный интервал

      СОГЛАСОВАНО

      Протокол ЭК министерства

      от "___"__________ 2014 г. N ___

Приложение N 18
к Инструкции (к п. 119)

Образец оформления акта о выделении

к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Министерство жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Новосибирской области АКТ	УТВЕРЖДАЮ Министр жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Новосибирской области __________Д.В. Вершинин "____"____________ 20__ г.
от "___"__________ 2014 N ___
|1 межстрочный интервал О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

....................................|................1 межстрочный интервал

На основании
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы министерства жилищно-коммунального хозяйства и энергетики Новосибирской области

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок документов	Крайние даты	Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи	Кол-во ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

....................................|................1 межстрочный интервал

Итого		ед. хр. за	годы.
	(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за            ____________ годы                утверждены, описи по личному составу согласованы с ЭПК управления ГАС НСО протокол              от        ______________ N      ______________

| | |

3 межстрочных интервала

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу ценности

документов                        Подпись             Расшифровка подписи

....................................|................1 межстрочный интервал

Дата

....................................|................1 межстрочный интервал

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от    ______ N  ________

....................................|................1 межстрочный интервал

Документы в количестве ___________________________________________ ед. хр.,

                                                       (цифрами и прописью)

весом ______ кг сданы в ___________________________________________________

                                      (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _____________ N_____

....................................|

                                    |...............2 межстрочных интервала

Наименование должности работника,

сдавшего документы                 Подпись              Расшифровка подписи

....................................|................1 межстрочный интервал

Дата

....................................|................1 межстрочный интервал

Изменения в учетные документы внесены.

....................................|

                                    |...............2 межстрочных интервала

Наименование должности работника

архива, внесшего изменения в

учетных документах                 Подпись              Расшифровка подписи

....................................|................1 межстрочный интервал

Дата

Приложение N 19
к Инструкции (к п. 120)

Форма журнала учета оттисков печатей

и штампов

ЖУРНАЛ УЧЕТА ОТТИСКОВ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ
N п/п	Оттиск печати (штампа)	Наименование печати (штампа)	Дата получения печати (штампа) от изготовителя	Предприятие-изготовитель, дата и номер сопроводительного документа	Кому выдана (должность, подразделение)	Роспись работника	Дата возврата печати	Роспись работника	Дата уничтожения печати	Дата, номер акта
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11