Приложение. Порядок использования архивных документов в отделе архивной службы администрации города Бердска

Приложение
постановлению администрации
города Бердска
от 28 июня 2017 г. N 1788

Порядок
использования архивных документов в отделе архивной службы администрации города Бердска

I. Общие положения

1. Настоящий Порядок использования архивных документов в отделе архивной службы администрации города Бердска (далее - Порядок) разработан в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19, приказом Министерства культуры Российской Федерации от 03.06.2013 N 635 "Об утверждении порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах", Уставом города Бердска, положением об отделе архивной службы администрации города Бердска, утвержденным распоряжением администрации города Бердска от 23.09.2011 N 82-р и регулирует отношения в части организации работы пользователей в отделе архивной службы администрации города Бердска (далее - отдел архивной службы).

2. Порядок регламентирует организацию работы пользователей с документами Архивного фонда Российской Федерации, другими архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну (далее - дела, документы) и справочно-поисковыми средствами, а так же регулирует порядок ознакомления пользователей информацией с информацией о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, находящейся в архивных фондах.

3. Пользователи обладают равными правами на доступ к делам, документам, хранящимся в отделе архивной службы и справочно-поисковым средствам к ним в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4. Платные услуги пользователям отдел архивной службы не предоставляет.

II. Порядок допуска пользователя в отдел архивной службы

1. Пользователь допускается для работы в специально отведенное помещение-читальный зал, находящийся в отделе архивной службы, на основании личного заявления или письма направившей его организации, в которых указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученое звание, ученая степень, тема, хронологические рамки и цель исследования.

2. Пользователь заполняет анкету рекомендованного образца (приложение N 1 к Порядку) и предъявляет паспорт сотруднику отдела архивной службы для идентификации личности.

3. Разрешение на работу в читальном зале дается начальником отдела архивной службы или уполномоченным им лицом на срок не более одного года.

Срок работы в читальном зале может быть продлен начальником отдела архивной службы по заявлению пользователя. Об изменении темы и хронологических рамок исследования пользователь информирует в письменном виде сотрудника отдела архивной службы.

4. Пользователь допускается в читальный зал отдела архивной службы в строго в установленное время посещений:

понедельник - 9.00-12.00;

среда - 9.00-12.00; пятница - 13.00-16.12.

III. Права и обязанности пользователя

1. Пользователь вправе:

1) получать для изучения дела, документы в виде подлинников и/или копий фонда пользования, прошедшие научное описание, техническое оформление и находящиеся в удовлетворительном физическом состоянии.

Дела, документы, содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, выдаются при наличии письменного разрешения гражданина, а после его смерти - с письменного разрешения наследников данного гражданина до истечения 75 лет со дня создания документов. Дела, документы, принятые в архив от собственников или их владельцев, выдаются, если это не противоречит условиям их передачи на хранение.

Подлинники дел, документов при наличии копий фонда пользования, выдаются только в случае проведения специальных научных работ по текстологии, палеографии, изучения водяных знаков и других внешних особенностей документов и организации их фототипического издания с письменного разрешения начальника отдела архивной службы.

2) пользоваться справочно-поисковыми средствами к делам, документам, печатными изданиями и другими материалами научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архивного отдела по теме исследования;

3) получать непосредственно в отделе архивной службы или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий информацию о распорядке работы отдела архивной службы, порядке и условиях предоставления отделом архивной службы услуг;

4) заказывать непосредственно в отделе архивной службы или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий дела, документы, справочно-поисковые средства к ним по теме исследования для работы в читальном зале;

5) заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа:

до 20 дел общим объемом не более 1500 листов (либо одно дело объемом более 1500 листов) из архивных фондов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций или не более 500 листов (либо одно дело объемом более 500 листов) из архивных фондов личного происхождения, до 10 единиц хранения аудивизуальных электронных документов. Количество дел, документов, копий фонда пользования, находящихся одновременно у пользователя, не может превышать 20 единиц хранения.

Пользование описями, документами, содержащимися в электронных базах данных (далее БД) не ограничено.

Дела, документы, копии фонда пользования выдаются на срок до одного месяца, подлинники особо ценных дел, документов - на срок не более двух недель.

6) получать описи дел, документов, печатные издания и другие справочно-информационного материалы отдела архивной службы, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в отделе архивной службы, в день заказа;

7) получать консультации специалистов отдела архивной службы по составу и содержанию дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования;

8) получать информацию о существующих ограничениях на доступ к отдельным категориям дел, документов по теме исследования, о необходимых процедурах для получения разрешения на доступ к ним, а также о сроках завершения научного описания, технического оформления и/или специальной обработки дел, документов;

9) делать выписки из предоставленных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним;

10) пользоваться оборудованием отдела архивной службы, предназначенным для работы пользователей;

11) использовать при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к локальной сети отдела архивной службы. Использование собственных технических средств допускается, если это не влияет на работу других пользователей;

12) вносить в читальный зал и выносить предметы письма, личные вещи, выписки, сделанные пользователем из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копии архивных документов, печатных изданий на всех видах носителей, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы. Вносить и выносить копии архивных документов, печатные издания, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы;

13) привлекать, в случае необходимости, к работе в читальном зале помощников или переводчиков. Оформление сопровождающих пользователя лиц для работы в читальном зале осуществляется на общих основаниях;

14) обращаться с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам работы в читальном зале к начальнику отдела архивной службы;

15) предоставлять отделу архивной службы справку и/или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных фондов, для учета архивных документов, введенных в научный оборот;

16) обжаловать отказ в выдаче дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2. Пользователь обязан:

1) соблюдать настоящий Порядок;

2) соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и чистоту в читальном зале во время работы;

3) регистрироваться при каждом посещении в журнале учета посещений читального зала;

4) оставлять в холле верхнюю одежду, сумки размером более 200 x 300 мм, зонты, пакеты и другие предметы, кроме указанных в подпунктах 11, 12 пункта 1;

5) вносить в читальный зал предметы письма и личные вещи в прозрачном пакете и/или сумке размером не более 200 x 300 мм.;

6) проверять при получении заказанных описей, дел, документов, копий фонда пользования их целостность и сохранность и расписываться в заказе за получение каждой (каждого) из них;

7) незамедлительно сообщать работникам отдела архивной службы об обнаружении повреждений или дефектов описей, дел, документов, копий фонда пользования, отсутствии листов, неправильной нумерации, наличии посторонних вложений, не указанных в листах-заверителях полученных дел;

8) обеспечивать при пользовании сохранность дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копий фонда пользования;

9) заполнять листы использования просмотренных дел, документов;

10) сдавать сотруднику отдела архивной службы после окончания работы при каждом посещении читального зала, предоставленные ему дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, копии фонда пользования, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива;

11) соблюдать технические требования обращения с оборудованием, копиями фонда пользования, аудиовизуальными и электронными документами, автоматизированными справочно-поисковыми средствами;

12) соблюдать общественный порядок, а также права и законные интересы работников отдела архивной службы и других пользователей;

13) выполнять требования работников отдела архивной службы, охранной службы в чрезвычайных ситуациях (пожар, авария, угроза террористического акта);

14) предъявлять работникам отдела архивной службы, в случае необходимости, имеющиеся материалы и предметы, указанные подпунктах 11, 12 пункта 1 ;

15) при невозможности посещения читального зала в течение срока, на который выданы дела, сообщать об этом работникам отдела архивной службы для продления срока нахождения документов в читальном зале;

16) указывать при использовании документов в опубликованной работе источник информации - место хранения дел, документов, их поисковые данные;

17) нести ответственность за хищение и порчу дел, документов, причинение материального ущерба имуществу отдела архивной службы в соответствии с законодательством Российской Федерации.

IV. Порядок выдачи пользователям дел, документов, печатных изданий , предоставления научно-справочного аппарата

1. Для получения архивных документов в соответствии с темой исследования пользователь оформляет бланк заказа (приложение N 2 к Порядку).

Неправильно оформленные бланки заказов, а также бланки заказов на выдачу дел, несоответствующих теме исследования, к исполнению не принимаются.

Архивные документы и другие материалы выдаются пользователям под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала.

2. Сроки выдачи описей, дел, документов и других материалов устанавливаются начальником отдела архивной службы, но не должны превышать 2-х рабочих дней со дня оформления заказа. Представителям организации-фондообразователя или держателю личного фонда документы предоставляются в день заказа, после согласования с начальником отдела архивной службы.

3. Справочная литература, справочник по фондам отдела архивной службы, экземпляры описей, хранящиеся в читальном зале, выдаются пользователям в тот же день.

4. По окончании работы в день посещения читального зала дела и описи сдаются сотруднику отдела архивной службы.

5. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:

1) их плохого физического состояния;

2) ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

3) необходимости выполнения служебных заданий работниками отдела архивной службы (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной и муниципальной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов и др.);

4) выдачи дел и документов во временное пользование другим организациям;

5) экспонирования заказанных материалов на выставке;

6) выдачи их другому пользователю.

Для работы пользователям не выдаются дела (документы), не прошедшие научного описания и технического оформления.

7. В случае непосещения читального зала пользователем в течение двух недель подряд, полученные им дела, документы, описи, справочные материалы, печатные издания, возвращаются в хранилища. Сроки повторной выдачи устанавливаются начальником отдела архивной службы или лицом его замещающим.

V. Порядок копирования архивных документов и выдачи копий, изготовленных по заказам пользователей

1. В зависимости от технических возможностей службы и физического состояния документов по заказам пользователей работниками отдела архивной службы, при необходимости, могут быть изготовлены ксерокопии просмотренных ими документов по теме исследования с обязательным указанием поисковых данных документов.

2. Копирование документов производится с разрешения начальника отдела архивной службы на основании заполненного пользователем бланка заказа (приложение N 3 к Порядку), который передается работникам отдела архивной службы.

Копирование документов осуществляется в течение недели на бесплатной основе.

3. Копирование документов фондов негосударственных организаций, а также документов фондов личного происхождения производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователем или его правопреемником (наследником), передавшим документы на постоянное или депозитарное хранение.

При отсутствии ограничений на копирование, установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.

4. Объем, сроки, и виды изготавливаемых копий устанавливаются начальником отдела архивной службы с учетом технических возможностей и физического состояния документов.

Не принимаются заказы на копирование документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию; сброшюрованные в дела, объемом свыше 200 л., а также документов, находящихся в плохой физической сохранности.

Вопрос о копировании уникальных, ценных документов, а также документов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается начальником отдела архивной службы в каждом конкретном случае.

6. Копирование описей и других архивных справочников, печатных изданий, баз данных отдела архивной службы в полном объеме не производится. Допустимые объемы копирования согласуются с начальником отдела архивной службы в каждом конкретном случае.

7. При отсутствии в архиве необходимых технических возможностей допускается копирование документов техническими средствами пользователей.

При самостоятельном копировании подлинных архивных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним пользователями используются бесконтактные виды копирующих технических средств (телефоны, фотоаппараты, планшеты) с выключенными функциями вспышки и подачи звуковых сигналов. Копирование осуществляется в присутствии сотрудника отдела архивной службы.

Ответственность за качество копирования документов, проведенное техническими средствами пользователей, отдел архивной службы не несет.