Постановление Правительства Новосибирской области от 25 сентября 2018 г. N 423-п "О государственной информационной системе "Система электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Правительства Новосибирской области от 25 сентября 2018 г. N 423-п
"О государственной информационной системе "Система электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области"

В соответствии со статьей 7 Закона Новосибирской области от 15.10.2017 г. 138-ОЗ "О государственных информационных системах, государственных информационных ресурсах, территориальной информационной системе Новосибирской области", распоряжением администрации Новосибирской области от 15.09.2008 N 362-ра "О внедрении системы электронного документооборота в исполнительных органах государственной власти Новосибирской области", постановлением администрации Новосибирской области от 19.01.2009 N 9-па "Об электронном документообороте в исполнительных органах государственной власти Новосибирской области", в целях повышения эффективности организации электронного документооборота и делопроизводства Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области, администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области, областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области Правительство Новосибирской области постановляет:

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного Закона Новосибирской области следует читать как "15.10.2007 г."

1. Утвердить прилагаемое Положение о государственной информационной системе "Система электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области".

2. Установить, что:

1) функции оператора и государственного заказчика по созданию, развитию, тиражированию и технической поддержке государственной информационной системы "Система электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области" (далее - ГИС "СЭДД Правительства НСО") реализует департамент информатизации и развития телекоммуникационных технологий Новосибирской области;

2) функции уполномоченного органа ГИС "СЭДД Правительства НСО" реализуют:

а) департамент контроля и документационного обеспечения администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области в части обеспечения единой системы организации работы с документами, разработки регламентов, инструкций в сфере управления документационным обеспечением;

б) управление по работе с обращениями граждан - общественная приемная Губернатора Новосибирской области администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области в части обеспечения единой системы организации работы с обращениями граждан, разработки инструкций, устанавливающих порядок работы с обращениями граждан;

в) министерство юстиции Новосибирской области в части организации работы с судебными делами и их автоматизированного учета в ГИС "СЭДД Правительства НСО", в части правовой, антикоррупционной и юридико-технической экспертиз проектов нормативных правовых актов в ГИС "СЭДД Правительства НСО", правовой и юридико-технической экспертиз проектов правовых актов в ГИС "СЭДД Правительства НСО", разработки регламентов и инструкций, устанавливающих порядок работы с судебными делами, порядок проведения правовой, антикоррупционной и юридико-технической экспертиз.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на временно исполняющего обязанности первого заместителя Губернатора Новосибирской области Петухова Ю.Ф.

Губернатор Новосибирской области

А.А. Травников

Положение
о государственной информационной системе
"Система электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области"
(утв. постановлением Правительства Новосибирской области от 25 сентября 2018 г. N 423-п)

I. Общие положения

1. Положение о государственной информационной системе "Система электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области" (далее - ГИС "СЭДД Правительства НСО") определяет назначение ГИС "СЭДД Правительства НСО", состав участников информационного взаимодействия с использованием ГИС "СЭДД Правительства НСО" и их полномочия.

2. ГИС "СЭДД Правительства НСО" является государственной информационной системой Новосибирской области, предназначенной для организации электронного документооборота и делопроизводства Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области, администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области, областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области, в том числе в части регистрации, учета и хранения, отправки на ознакомление, обсуждение, исполнения входящих, исходящих, внутренних, организационно-распорядительных документов и нормативных правовых актов, обращений граждан, поручений; согласования и подготовки проектов документов; контроля исполнения документов, резолюций, поручений; построения отчетных форм; работы с договорами, судебными делами, документами, сопровождающими проведение совещаний коллегиальных органов управления, публикации организационно-распорядительных документов и нормативных правовых актов.

3. Основная задача ГИС "СЭДД Правительства НСО" - это комплексная автоматизация бизнес-процессов и задач, связанных с организацией документооборота и делопроизводства Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области, администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области, исполнительных органов государственной власти Новосибирской области, с учетом требований Федеральных законов от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации", от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", постановления Губернатора Новосибирской области от 01.11.2010 N 345 "Об утверждении инструкции по документационному обеспечению Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области", постановления Губернатора Новосибирской области от 01.04.2013 N 73 "О признании электронных документов в системе электронного документооборота и делопроизводства в Правительстве Новосибирской области, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью".

4. Основными функциями ГИС "СЭДД Правительства НСО" являются:

1) организация работы с входящими документами: получение, регистрация, ознакомление, обсуждение, вынесение резолюций, контроль исполнения, списание в дело;

2) организация работы с внутренними документами: подготовка проектов документов, согласование, подписание/утверждение, регистрация, ознакомление с документами, обсуждение, вынесение резолюций, контроль исполнения, списание в дело;

3) организация работы с исходящими документами: подготовка проектов документов, согласование, подписание/утверждение, регистрация, отправка адресату, списание в дело;

4) организация работы с организационно-распорядительными документами: подготовка проектов документов, в том числе нормативных правовых актов, правовых актов, согласование, подписание/утверждение, регистрация, публикация, ознакомление, вынесение резолюций, контроль исполнения, списание в дело;

5) организация работы с обращениями граждан: информационная поддержка и автоматизация документационного обеспечения процессов рассмотрения обращений граждан и запросов информации, обеспечение учета и регистрации обращений граждан, получение адресатами, вынесение резолюций, контроль исполнения, списание в дело;

6) организация работы с договорами: подготовка проектов договоров и соглашений к ним, согласование, подписание, регистрация, контроль исполнения, списание в дело;

7) организация работы с поручениями: обеспечение автоматизации процесса контроля исполнения самостоятельных поручений, не связанных с документом;

8) организация работы с судебными делами: регистрация судебных дел, распределение судебных дел между ответственными за ведение и исполнение, установка связей с необходимыми документами, фиксация событий по делу, отслеживание статуса судебных дел;

9) обеспечение целостности, управляемости и прозрачности процесса подготовки, согласования и обработки документов в рамках выполнения определенной цели - адаптивное управление кейсами;

10) обеспечение участия в электронном документообороте мобильных рабочих мест руководителей высшего звена;

11) обеспечение учета нормативных правовых актов;

12) обеспечение учета фактов возврата нормативных правовых актов на доработку;

13) обеспечение учета расходов на тиражирование нормативных правовых актов;

14) обеспечение возможности актуализации справочников и классификаторов;

15) обеспечение возможности поиска и аналитической обработки данных;

16) обеспечение автоматизации формирования и рассылки уведомлений по различным событиям/действиям с документом/проектом документа (например, наступление, истечение срока исполнения; по визированию, подписанию, регистрации и др.);

17) обеспечение разграничения доступа к информации, содержащейся в ГИС "СЭДД Правительства НСО";

18) обеспечение посредством базовых и технологических сервисов работы и взаимодействия всех модулей ГИС "СЭДД Правительства НСО", а также обеспечение взаимодействия с иными информационными системами.

5. Модули ГИС "СЭДД Правительства НСО":

1) модуль "Входящие документы";

2) модуль "Исходящие документы";

3) модуль "Внутренние документы";

4) модуль "Организационно-распорядительные документы";

5) модуль "Обращения граждан";

6) модуль "Договоры";

7) модуль "Поручения";

8) модуль "Адаптивное управление кейсами";

9) модуль "Судебные дела";

10) модуль "Мобильное рабочее место руководителя высшего звена";

11) модуль "Учет проектов правовых актов";

12) модуль "Учет возвратов";

13) модуль "Тиражирование";

14) сервисный модуль.

6. ГИС "СЭДД Правительства НСО" интегрирована с другими информационными системами:

1) с Управлением Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций, официальными сайтами Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области (далее - портал Правительства Новосибирской области) и областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области в части получении и работы с обращениями граждан;

2) с порталом ССТУ.РФ (Сетевой Справочный Телефонный Узел) для автоматической выгрузки результатов рассмотрения обращений граждан в его специализированный раздел "Результаты рассмотрения обращений" (РРО);

3) с порталом Правительства Новосибирской области в части публикации нормативных правовых актов;

4) с порталом www.nsopravo.ru в части публикации нормативных правовых актов;

5) с реестром государственного имущества Новосибирской области;

6) с модулем "Инспектирование жилищного фонда" единой базы информационных ресурсов Новосибирской области;

7) с федеральной информационной адресной системой;

8) с системой межведомственного электронного документооборота.

7. Сведения, составляющие государственную тайну, предназначенные для служебного пользования, не подлежат обработке в ГИС "СЭДД Правительства НСО".

II. Организация деятельности

8. Участниками информационного взаимодействия в рамках ГИС "СЭДД Правительства НСО" являются оператор ГИС "СЭДД Правительства НСО", уполномоченные органы ГИС "СЭДД Правительства НСО", пользователи ГИС "СЭДД Правительства НСО", иные пользователи ГИС "СЭДД Правительства НСО":

1) оператор ГИС "СЭДД Правительства НСО" - областной исполнительный орган государственной власти Новосибирской области, обеспечивающий проведение мероприятий по созданию, развитию, тиражированию и технической поддержке ГИС "СЭДД Правительства НСО";

2) уполномоченный орган ГИС "СЭДД Правительства НСО" в части обеспечения единой системы организации работы с документами, разработки регламентов, инструкций в сфере управления документационным обеспечением;

3) уполномоченный орган ГИС "СЭДД Правительства НСО" в части обеспечения единой системы организации работы с обращениями граждан, разработки инструкций, устанавливающих порядок работы с обращениями граждан;

4) уполномоченный орган ГИС "СЭДД Правительства НСО" в части организации работы с судебными делами и их автоматизированного учета в ГИС "СЭДД Правительства НСО", правовой, антикоррупционной и юридико-технической экспертиз проектов нормативных правовых актов в ГИС "СЭДД Правительства НСО", правовой и юридико-технической экспертиз проектов правовых актов в ГИС "СЭДД Правительства НСО", разработки регламентов и инструкций, устанавливающих порядок работы с судебными делами, порядок проведения правовой, антикоррупционной и юридико-технической экспертиз;

5) пользователи ГИС "СЭДД Правительства НСО":

Губернатор Новосибирской области, Правительство Новосибирской области, администрация Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области, областные исполнительные органы государственной власти Новосибирской области, осуществляющие деятельность в ГИС "СЭДД Правительства НСО", используя функции ГИС "СЭДД Правительства НСО" согласно пункту 4 настоящего Положения;

6) иные пользователи ГИС "СЭДД Правительства НСО":

подведомственные учреждения органов исполнительной государственной власти Новосибирской области и территориальные органы государственной власти Новосибирской области, осуществляющие деятельность в ГИС "СЭДД Правительства НСО", используя функции ГИС "СЭДД Правительства НСО" в рамках и целях, установленных соглашением об информационном взаимодействии;

администрации муниципальных районов и городских округов Новосибирской области, осуществляющие деятельность в ГИС "СЭДД Правительства НСО", используя функции ГИС "СЭДД Правительства НСО" в рамках и целях, установленных соглашением об информационном взаимодействии;

администрации сельских и городских поселений муниципальных районов Новосибирской области, осуществляющие деятельность в ГИС "СЭДД Правительства НСО", используя функции ГИС "СЭДД Правительства НСО" в рамках и целях, установленных соглашением об информационном взаимодействии;

Законодательное Собрание Новосибирской области, осуществляющее деятельность в ГИС "СЭДД Правительства НСО", используя функции ГИС "СЭДД Правительства НСО" в рамках и целях, установленных соглашением об информационном взаимодействии;

Контрольно-счетная палата Новосибирской области, осуществляющая деятельность в ГИС "СЭДД Правительства НСО", используя функции ГИС "СЭДД Правительства НСО" в рамках и целях, установленных соглашением об информационном взаимодействии;

Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Новосибирской области, осуществляющее деятельность в ГИС "СЭДД Правительства НСО", используя функции ГИС "СЭДД Правительства НСО" в рамках и целях, установленных соглашением об информационном взаимодействии;

Главное управление Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по Новосибирской области, осуществляющее деятельность в ГИС "СЭДД Правительства НСО", используя функции ГИС "СЭДД Правительства НСО" в рамках и целях, установленных соглашением об информационном взаимодействии;

прокуратура Новосибирской области, осуществляющая деятельность в ГИС "СЭДД Правительства НСО", используя функции ГИС "СЭДД Правительства НСО" в рамках и целях, установленных соглашением об информационном взаимодействии.

9. Подключение иных пользователей к ГИС "СЭДД Правительства НСО" осуществляется оператором ГИС "СЭДД Правительства НСО" на основании заключения соглашения об информационном взаимодействии.

10. Взаимодействие ГИС "СЭДД Правительства НСО" с иными информационными системами осуществляется в порядке, согласованном с оператором ГИС "СЭДД Правительства НСО".

11. Для пользователей ГИС "СЭДД Правительства НСО" использование ГИС "СЭДД Правительства НСО" является обязательным.

12. Для иных пользователей ГИС "СЭДД Правительства НСО" использование ГИС "СЭДД Правительства НСО" является обязательным в рамках и целях, установленных соглашением об информационном взаимодействии.

III. Полномочия и обязанности

13. Оператор ГИС "СЭДД Правительства НСО":

1) организует подключение участников информационного взаимодействия к ГИС "СЭДД Правительства НСО" путем предоставления прав доступа для сотрудников участников информационного взаимодействия согласно направленной участниками информационного взаимодействия информации в соответствии с установленным порядком и право-ролевой политикой;

2) по письменному запросу участников информационного взаимодействия обеспечивает генерацию ключей простых электронных подписей, подтверждающих полномочия и права подписанта;

3) по письменному запросу участников информационного взаимодействия обеспечивает приостановление, возобновление и аннулирование действия ключей простых электронных подписей;

4) обеспечивает приостановление либо аннулирование действия ключей простых электронных подписей при возникновении инцидентов информационной безопасности;

5) обеспечивает создание, ведение и поддержание в актуальном состоянии реестра ключей простых электронных подписей участников информационного взаимодействия согласно информации, предоставленной участниками информационного взаимодействия;

6) обеспечивает конфиденциальность при создании и хранении ключей простых электронных подписей в ГИС "СЭДД Правительства НСО";

7) обеспечивает функционирование комплекса программно-технических средств ГИС "СЭДД Правительства НСО" в порядке, установленном эксплуатационной документацией, в том числе комплекса мероприятий по технической защите информации, содержащейся в ГИС "СЭДД Правительства НСО", включая защиту от несанкционированного доступа, резервное хранение и восстановление информации;

8) обеспечивает актуализацию справочников и классификаторов, необходимых для реализации функций ГИС "СЭДД Правительства НСО", согласно информации, предоставляемой участниками информационного взаимодействия;

9) осуществляет информационную и консультационную поддержку участников информационного взаимодействия по вопросам подключения к ГИС "СЭДД Правительства НСО" и работе в ГИС "СЭДД Правительства НСО";

10) разрабатывает инструкции по эксплуатации ГИС "СЭДД Правительства НСО";

11) определяет порядок предоставления прав доступа к информации, содержащейся в ГИС "СЭДД Правительства НСО";

12) определяет право-ролевую политику в целях обеспечения разграничения прав доступа к информации, содержащейся в ГИС "СЭДД Правительства НСО";

13) не несет ответственность за полноту и достоверность информации, размещаемой участниками информационного взаимодействия в ГИС "СЭДД Правительства НСО".

14. Уполномоченные органы ГИС "СЭДД Правительства НСО":

1) утверждают состав информации, размещаемой в ГИС "СЭДД Правительства НСО", в рамках своих полномочий и обязанностей;

2) определяют порядок работы с информацией в ГИС "СЭДД Правительства НСО" в рамках своих полномочий и обязанностей по согласованию с оператором ГИС "СЭДД Правительства НСО";

3) осуществляют контроль над соблюдением установленного порядка работы с информацией в рамках своих полномочий и обязанностей;

4) осуществляют методическое руководство по утвержденному порядку работы с информацией в ГИС "СЭДД Правительства НСО" в рамках своих полномочий и обязанностей;

5) осуществляют согласование расширения прав доступа к информации, содержащейся в ГИС "СЭДД Правительства НСО", в рамках своих полномочий и обязанностей;

6) осуществляют разработку в рамках своих полномочий и обязанностей регламентов, инструкций и доводят их требования до участников информационного взаимодействия ГИС "СЭДД Правительства НСО".

15. Пользователи ГИС "СЭДД Правительства НСО", иные пользователи ГИС "СЭДД Правительства НСО":

1) назначают ответственных сотрудников, уполномоченных осуществлять информационное и техническое взаимодействие с оператором ГИС "СЭДД Правительства НСО", и предоставляют информацию об ответственных сотрудниках оператору ГИС "СЭДД Правительства НСО";

2) предоставляют оператору ГИС "СЭДД Правительства НСО" в целях получения прав доступа и реализации подпункта 2 пункта 12 раздела III настоящего Положения:

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Имеется в виду "подпункта 2 пункта 13 раздела III"

а) перечень сотрудников, наделенных правом подписи документов на бумажных носителях;

б) перечень сотрудников, наделенных правом проставления простой электронной подписи в ГИС "СЭДД Правительства НСО" за сотрудников, наделенных правом подписи документов на бумажном носителе;

в) перечень делопроизводителей в ГИС "СЭДД Правительства НСО";

г) перечень иных сотрудников, которые должны осуществлять деятельность в ГИС "СЭДД Правительства НСО";

3) в целях обеспечения актуальности реестра простых электронных подписей:

а) незамедлительно доводят до оператора ГИС "СЭДД Правительства НСО" информацию в случае изменения права подписи, отзыва права подписи, возникновения права подписи или в случае изменения фамилии, имени или отчества (при наличии) сотрудников, имеющих право доступа к информации, содержащейся в ГИС "СЭДД Правительства НСО";

б) за 3 рабочих дня до предполагаемого события доводят до оператора ГИС "СЭДД Правительства НСО" информацию в случае плановых изменений, касающихся сотрудников (в том числе при их увольнении), имеющих право доступа к информации, содержащейся в ГИС "СЭДД Правительства НСО";

4) предоставляют оператору ГИС "СЭДД Правительства НСО" информацию для актуализации справочников и классификаторов, необходимых для реализации функций ГИС "СЭДД Правительства НСО", по мере необходимости и ежеквартально не позднее пятого числа месяца, следующего за отчетным;

5) обеспечивают защиту информации на рабочих местах с использованием средств криптографической защиты информации и иных технических средств, согласованных с оператором ГИС "СЭДД Правительства НСО";

6) обеспечивают достоверность и полноту размещаемой в ГИС "СЭДД Правительства НСО" информации;

7) обеспечивают неразглашение информации, содержащейся в ГИС "СЭДД Правительства НСО", третьим лицам без согласования с оператором ГИС "СЭДД Правительства НСО" и уполномоченными органами в рамках их полномочий и обязанностей.

16. Оператор ГИС "СЭДД Правительства НСО" совместно с уполномоченными органами ГИС "СЭДД Правительства НСО", пользователями ГИС "СЭДД Правительства НСО" и иными пользователями ГИС "СЭДД Правительства НСО" при работе в ГИС "СЭДД Правительство НСО" соблюдают:

1) требования постановления Губернатора Новосибирской области от 01.04.2013 N 73 "О признании электронных документов в системе электронного документооборота и делопроизводства в Правительстве Новосибирской области, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью" и других нормативных правовых актов согласно пункту 3 настоящего Положения;

2) требования настоящего Положения, а также регламентов, инструкций, инструкций по эксплуатации ГИС "СЭДД Правительства НСО", регулирующих деятельность в ГИС "СЭДД Правительства НСО".

IV. Права

17. Оператор ГИС "СЭДД Правительства НСО" имеет право:

1) запрашивать актуальную информацию о сотрудниках участников информационного взаимодействия, осуществляющих деятельность в ГИС "СЭДД Правительства НСО";

2) изменять (приостанавливать, прекращать) право доступа к информации, содержащейся в ГИС "СЭДД Правительства НСО", сотрудникам участников информационного взаимодействия как по письменным запросам участников информационного взаимодействия, так и в одностороннем порядке при выявлении инцидентов информационной безопасности;

3) отклонять запросы на предоставление прав доступа к информации, содержащейся в ГИС "СЭДД Правительства НСО", в соответствии с установленным порядком предоставления прав доступа к информации, содержащейся в ГИС "СЭДД Правительства НСО, и право-ролевой политикой;

4) определять требования к защите информации на рабочих местах участников информационного взаимодействия, имеющих доступ к ГИС "СЭДД Правительства НСО";

5) определять настройки сервисного модуля, включающего в себя базовые и технологические сервисы, обеспечивающие работу и взаимодействие всех модулей ГИС "СЭДД Правительства НСО", а также взаимодействие с иными информационными системами;

6) определять время проведения регламентных работ для поддержания работоспособности ГИС "СЭДД Правительства НСО" в соответствии с требованиями эксплуатационной документации.

18. Уполномоченные органы ГИС "СЭДД Правительства НСО" имеют право:

1) вносить предложения оператору ГИС "СЭДД Правительства НСО" о необходимых изменениях в целях оптимизации и развития модулей ГИС "СЭДД Правительства НСО";

2) отклонять запросы на расширение прав доступа к информации, содержащейся в ГИС "СЭДД Правительства НСО", в рамках своих полномочий и обязанностей.

19. Пользователи ГИС "СЭДД Правительства НСО", иные пользователи ГИС "СЭДД Правительства НСО" имеют право:

1) запрашивать права доступа к информации, содержащейся в ГИС "СЭДД Правительства НСО", в объеме, необходимом для выполнения служебных обязанностей и полномочий;

2) инициировать актуализацию информации о сотрудниках, осуществляющих деятельность в ГИС "СЭДД Правительства НСО", предоставив необходимые данные оператору ГИС "СЭДД Правительства НСО";

3) вносить предложения уполномоченным органам ГИС "СЭДД Правительства НСО" и оператору ГИС "СЭДД Правительства НСО" о необходимых изменениях в целях оптимизации и развития модулей ГИС "СЭДД Правительства НСО".