Приказ Комитета государственного заказа Правительства Хабаровского края от 13 июля 2018 г. N 7-д "Об утверждении Порядка рассмотрения обращений граждан и организаций, поступивших в комитет государственного заказа Правительства Хабаровского края" (с изменениями и дополнениями)

Приказ Комитета государственного заказа Правительства Хабаровского края от 13 августа 2018 г. N 7
"Об утверждении Порядка рассмотрения обращений граждан и организаций, поступивших в комитет государственного заказа Правительства Хабаровского края"

На основании Федерального закона от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", постановления Губернатора Хабаровского края от 03 июля 2017 г. N 74 "Об утверждении порядка рассмотрения обращений граждан и организаций, поступивших в Правительство Хабаровского края" приказываю:

1. Утвердить прилагаемый Порядок рассмотрения обращений граждан и организаций, поступивших в комитет государственного заказа Правительства Хабаровского края (далее - комитет).

2. Признать утратившим силу приказ комитета от 21.08.2017 N 5-д "Об утверждении Порядка рассмотрения обращений граждан и организаций".

3. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Председатель комитета

А.В. Лучин

Порядок
рассмотрения обращений граждан и организаций, поступивших в комитет государственного заказа Правительства Хабаровского края
(утв. приказом комитета государственного заказа Правительства Хабаровского края от 13 августа 2018 г. N 7)

1. Общие положения

1.1. Порядок рассмотрения обращений граждан и организаций, поступивших в комитет государственного заказа Правительства Хабаровского края (далее - Порядок), разработан в целях повышения качества работы по рассмотрению обращений граждан и организаций (далее - обращения), организации личных приемов граждан, представителей организаций (далее - граждане), а также совершенствования форм и методов работы с обращениями, повышения качества защиты конституционных прав и законных интересов граждан.

1.2. Настоящий Порядок определяет процедуру подачи и рассмотрения обращений, организации личного приема граждан, правила ведения делопроизводства по обращениям в комитете государственного заказа Правительства Хабаровского края (далее - Комитет).

1.3. Настоящий Порядок распространяется на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений:

- граждан Российской Федерации;

- иностранных граждан и лиц без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом;

- объединений граждан, в том числе юридических лиц;

- организаций и общественных объединений.

1.4. Понятия и термины, применяемые в настоящем Порядке, используются в тех же значениях, что и в Федеральном законе от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Закон).

1.5. В Комитете рассматриваются обращения по вопросам, входящим в его компетенцию.

1.6. Рассмотрение обращений осуществляется председателем Комитета (лицом, исполняющим обязанности председателя Комитета) и заместителями председателя Комитета с использованием системы электронного документооборота Правительства Хабаровского края (далее - СЭД).

1.7. Организация работы по рассмотрению обращений, направленных в письменной форме или в форме электронного документа, в том числе через официальный сайт Комитета, с использованием информационного интернет-портала "Открытый регион" (далее - портал "Открытый регион"), осуществляется сотрудником, ответственным за организацию работы с обращениями граждан.

1.8. При рассмотрении обращений не допускается разглашение персональных данных, сведений, содержащихся в обращениях, а также сведений, касающихся частной жизни граждан, без их согласия.

1.9. Сведения о местонахождении Комитета, почтовый адрес Комитета, график личного приема председателем Комитета, контактные телефоны размещаются на:

- официальном сайте Комитета: https://gz.khabkrai.ru/;

- информационном стенде Комитета.

1.10. Обращения граждан принимаются:

- в письменной форме в приемной Комитета по адресу: 680000, г. Хабаровск, ул. Фрунзе, д. 71, каб. 512 или по факсу (4212) 41-91-12;

- в форме электронного документа на адрес электронной почты gz@adm.khv.ru, а также через портал "Открытый регион" https://open27.ru/;

- в устной форме в ходе проведения личного приема граждан.

1.11. Телефон для консультаций (справок) о порядке рассмотрения обращений, о порядке записи на личный прием: (4212) 40-21-01.

1.12. Телефонные звонки по вопросам рассмотрения обращений и записи на личный прием принимаются ежедневно с 09.00 до 13.00 часов и с 14.00 до 18.00 часов (кроме выходных и нерабочих праздничных дней).

1.13. При ответах на телефонные звонки сотрудник, ответственный за организацию работы с обращениями граждан подробно и в вежливой (корректной) форме информирует обратившихся граждан по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании Комитета.

2. Прием и первичная обработка обращений

2.1. Все обращения и материалы, связанные с их рассмотрением, поступают в Комитет.

2.2. При приеме и первичной обработке обращений производится проверка правильности адресности, наличия указанных в обращении вложений, к письму прикладывается конверт.

2.3. При отсутствии текста обращения, отдельных листов в обращении или в приложении к обращению, отсутствии приложения к обращению при наличии ссылки на приложение в тексте обращения, обнаружении во вложении оригиналов документов (паспорт, военный билет, свидетельства и т.п.), денежных купюр и других ценностей в течение трех дней со дня поступления обращения составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается у сотрудника Комитета, принимающего почту, второй приобщается к поступившему обращению, а третий отправляется гражданину в течение двух дней со дня составления акта.

2.4. Обращения направляются в письменной форме почтовым отправлением, факсом или в форме электронного документа, представляются лично в приемную Комитета.

2.5. Письменное обращение в обязательном порядке должно содержать наименование Комитета, либо фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) соответствующего должностного лица Комитета, либо должность соответствующего должностного лица Комитета, а также фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись и дату.

В случае необходимости к письменному обращению прилагаются документы и материалы (в подлинниках или копии).

2.6. Обращение, поступившее в форме электронного документа, в обязательном порядке должно содержать фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина, адрес электронной почты, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения. К обращению могут прилагаться необходимые документы и материалы в электронной форме.

В случае направления обращения посредством портала "Открытый регион" гражданин вправе поставить отметку о согласии или несогласии на получение ответа только в личном кабинете на портале "Открытый регион".

Обращения, поступившие в форме электронного документа, в том числе посредством портала "Открытый регион", подлежат рассмотрению в порядке, установленном Законом.

3. Регистрация поступивших обращений

3.1. Обращения подлежат обязательной регистрации в Комитете в течение трех дней со дня их поступления.

3.2. Сотрудник, ответственный за делопроизводство в Комитете, производит регистрацию обращений в СЭД. На каждое обращение создается учетная карточка, в которой:

- указываются в именительном падеже фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина и его адрес. Если обращение подписано двумя и более гражданами, то регистрируются первые два или три, в том числе гражданин, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также бесфамильные обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;

- отмечается способ доставки обращения (письмо, электронная почта, нарочно, телефон, "Открытый регион" и т.п.);

- определяются категория вопроса, вид документа, предмет ведения;

- определяется вид контроля (внутренний контроль, особый контроль, чрезвычайная ситуация). Все поступившие обращения ставятся на контроль председателю Комитета (лицу, исполняющему обязанности председателя Комитета);

- указываются номер и дата поступления предыдущего обращения (при повторном обращении). Не считаются повторными обращения одного и того же гражданина, но по разным вопросам;

- проставляется код вопроса в соответствии с Тематическим классификатором обращений и запросов граждан и организаций Правительства Хабаровского края, утвержденным распоряжением Губернатора Хабаровского края от 29.12.2017 N 762-р. Если в обращении содержится несколько вопросов, то по каждому из них проставляется соответствующий код.

3.3. Обращения аннотируются. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении.

3.4. При регистрации:

- обращению автоматически присваивается регистрационный номер в пределах календарного года;

- создается электронный образ обращения путем применения технологии сканирования, который присоединяется к учетной карточке обращения;

- если обращение перенаправлено в адрес Комитета, то указывается автор сопроводительного письма (Администрация Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, Министерство Российской Федерации по развитию Дальнего Востока, Законодательная Дума Хабаровского края, прокуратура Хабаровского края и т.д.), проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма.

3.5. На поступившее в Комитет обращение проставляется регистрационный штамп в правом нижнем углу первой страницы обращения. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом, штамп может быть поставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

3.6. Запросы граждан, организаций и общественных объединений о предоставлении информации о деятельности Комитета в письменной, электронной, устной формах регистрируются и рассматриваются в соответствии с Федеральным законом от 09 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", Порядком предоставления информации о деятельности органов исполнительной власти Хабаровского края по запросам пользователей информации, утвержденным постановлением Правительства Хабаровского края от 30 июня 2015 г. N 167-пр "О порядке организации доступа к информации о деятельности органов исполнительной власти Хабаровского края".

4. Рассмотрение обращений

4.1. Зарегистрированные обращения направляются в день их регистрации на рассмотрение председателю Комитета (лицу, исполняющему обязанности председателя Комитета).

4.2. Обращения рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации, за исключением случая, указанного в абзаце третьем настоящего пункта.

Если установленный срок рассмотрения обращения истекает в выходной или праздничный день, последним днем рассмотрения считается следующий за ним рабочий день.

В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в другой государственный орган, орган местного самоуправления, должностному лицу должностное лицо, указанное в абзаце 4 пункта 4.2 настоящего раздела, вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив гражданина, направившего обращение, о продлении срока рассмотрения обращения.

Решение о продлении срока рассмотрения обращений принимает председатель Комитета (лицо, исполняющее обязанности председателя Комитета). Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения направляется гражданину до истечения срока, указанного в абзаце 1 пункта 4.2 настоящего раздела.

4.3. Председателем Комитета (лицом, исполняющим обязанности председателя Комитета) к поступившему обращению готовится резолюция. Резолюция должна содержать фамилии, имена, отчества (последнее - при наличии) должностных лиц Комитета, которым дается поручение, лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись с расшифровкой и датой. Резолюция может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения. Резолюция на обращение оформляется в СЭД. Срок оформления резолюции в СЭД не должен превышать двух рабочих дней со дня регистрации обращения в Комитете.

4.4. Исполнитель, указанный в поручении первым, либо в отношении которого сделаны особые отметки в поручении, является ответственным исполнителем по рассмотрению обращения.

Ответственный исполнитель:

- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения;

- запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина, направившего обращение;

- готовит письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

- готовит уведомление гражданину о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу указанных органов в соответствии с их компетенцией.

4.5. Соисполнители, которым поручено рассмотрение обращения, не позднее семи дней до истечения срока рассмотрения обращения обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки сводного ответа гражданину.

4.6. Обращения, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию Комитета, в течение семи дней со дня регистрации направляются в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением в этот же срок гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в пункте 4.10 раздела 4 настоящего Порядка.

Уведомление гражданину о переадресации обращения направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем в форме электронного документа или в личный кабинет на портале "Открытый регион" в случае, если обращение было подано через портал "Открытый регион" и заявитель поставил отметку о согласии на получение ответа только в личном кабинете на портале "Открытый регион", и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в письменной форме.

В случае если решение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

4.7. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

4.8. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

4.9. Должностное лицо Комитета при получении обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

4.10. В случае если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

4.11. В случае если текст обращения не позволяет определить суть обращения, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение.

4.12. В случае поступления обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен в соответствии с пунктом 5.9. раздела 5 настоящего Порядка на сайте Комитета, гражданину, направившему обращение, в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается электронный адрес сайта Комитета, на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается.

4.13. Обращение, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, направляется также в течение пяти дней со дня регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти, осуществляющий правоприменительные функции, функции по контролю, надзору и оказанию государственных услуг в сфере миграции, и высшему должностному лицу субъекта Российской Федерации (руководителю высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации) с уведомлением об этом гражданина, направившего обращение, за исключением случая, указанного в пункте 4.10 раздела 4 настоящего Порядка.

4.14. Прекращение переписки с гражданином возможно, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства,

Переписка прекращается один раз председателем Комитета (лицом, исполняющим обязанности председателя Комитета) на основании служебной записки ответственного исполнителя. О данном решении до истечения срока рассмотрения обращения уведомляется гражданин, направивший обращение.

На обращения, поступившие после прекращения переписки и не содержащие новых доводов или обстоятельств, ответ по существу не дается, о чем уведомляется гражданин. Решение об оставлении обращения без ответа по существу на основании служебной записки ответственного исполнителя принимается председателем Комитета (лицом, исполняющим обязанности председателя Комитета).

Переписка возобновляется в случае, если обращение содержит новые доводы или обстоятельства.

4.15. На отправления, не являющиеся заявлениями, предложениями, жалобами в соответствии с Законом (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.), ответы не даются.

4.16. В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

4.17. В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в Комитет.

5. Требования к оформлению ответа на обращение

5.1. Ответ на обращение подписывают председатель Комитета (лицо, исполняющее обязанности председателя Комитета) и заместители председателя Комитета.

5.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, необходимо исчерпывающе давать ответы на все поставленные в обращении вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в обращении, в ответе следует указывать, какие меры приняты по обращению.

5.3. В ответе в федеральные государственные органы должно быть четко указано, что гражданину дан письменный ответ о результатах рассмотрения его обращения. В ответах на коллективные обращения указывается, кому именно из граждан дан ответ.

5.4. Приложенные к обращению подлинники документов, присланные гражданином, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об их возврате.

5.5. Ответ в письменной форме печатается на бланке письма установленной формы в соответствии с инструкцией по делопроизводству Комитета (далее - инструкция по делопроизводству).

Ответ в форме электронного документа, в том числе размещаемый на портале "Открытый регион", направляется в виде сканированной копии оформленного на бланке ответа.

5.6. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) исполнителя и номер его служебного телефона.

5.7. Если по обращению дается ответ о продлении срока рассмотрения обращения, то в тексте указывается окончательный срок предоставления ответа.

5.8. После завершения рассмотрения обращения ответ, подписанный должностным лицом, указанным в пункте 5.1 настоящего раздела, регистрируется в СЭД и направляется гражданину в форме электронного документа, в том числе размещаемый на портале "Открытый регион", на адрес электронной почты, указанный гражданином при направлении обращения, или в личный кабинет на портале "Открытый регион" в случае, если обращение было подано через портал "Открытый регион" и гражданин поставил отметку о согласии на получение ответа только в личном кабинете на портале "Открытый регион", и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в письменной форме. Отправление ответов без регистрации в Комитете не допускается. На поступившее обращение, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен с соблюдением требований пункта 1.8 раздела 1 настоящего Порядка на сайте Комитета.

5.9. После направления ответа гражданину ответственный исполнитель в течение двух дней направляет отчет об исполнении резолюции в СЭД.

5.10. Итоговое оформление дел для передачи в архив осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству.

5.11. Обращения, находящиеся на контроле у Губернатора края, Председателя Правительства края, вице-губернатора края, исполняющего обязанности Председателя Правительства края, поступившие в Управление по работе с обращениями граждан и организаций Губернатора и Правительства края (далее - Управление) и перенаправленные в Комитет, рассматриваются в соответствии с Порядком рассмотрения обращений граждан и организаций, поступивших в Правительство Хабаровского края, утвержденным постановлением Губернатора Хабаровского края от 03.07.2017 N 74 "Об утверждении Порядка рассмотрения обращений граждан и организаций, поступивших в Правительство Хабаровского края".

6. Организация личного приема граждан

6.1. Личный прием граждан ведется председателем Комитета (лицом, исполняющим обязанности председателя Комитета) каждый понедельник с 18.00 до 19.00 (кроме нерабочих праздничных дней).

6.2. Организацию личного приема граждан осуществляет сотрудник, ответственный за организацию работы с обращениями граждан в Комитете.

6.3. Запись на личный прием граждан осуществляется ежедневно с 09.00 до 13.00 часов и с 14.00 до 18.00 часов (кроме выходных и нерабочих праздничных дней), в том числе с использованием универсальных автоматизированных рабочих мест.

В ходе предварительной записи у гражданина выясняются фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес места жительства и телефон (при наличии), содержание вопроса. Во время записи устанавливается кратность обращения гражданина в Комитет.

В случае невозможности проведения личного приема (командировка, болезнь, отпуск и др.) прием переносится, о чем гражданин уведомляется не позднее, чем за день до даты приема.

6.4. Отдельные категории граждан в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, пользуются правом на личный прием в первоочередном порядке.

6.5. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

6.6. На каждый проведенный прием оформляется карточка личного приема в СЭД, в которой указываются:

- в именительном падеже фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина и его адрес;

- краткое содержание вопроса(-ов);

- вид контроля;

- фамилия ведущего личный прием;

- номер и дата предыдущего приема (при повторном приеме).

6.7. В случае если изложенные на личном приеме факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Комитета, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

6.8. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в соответствии с настоящим Порядком.

6.9. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

6.10. Не допускается использование и распространение информации о частной жизни граждан, ставшей известной во время проведения личного приема, без их согласия.

6.11. В случае грубого, агрессивного поведения гражданина личный прием прекращается, о чем делается запись в карточке личного приема.

6.12. В случае если гражданин повторно обратился с просьбой о личном приеме, необходимость проведения повторного приема определяется председателем Комитета (лицом, исполняющим обязанности председателя Комитета) исходя из информации по предыдущим обращениям и проведенным личным приемам гражданина.

6.13. Сведения о количестве принятых граждан в Комитете представляются в Управление ежемесячно до 05 числа месяца, следующего за отчетным.

7. Обжалование решений, принятых по обращению

Граждане вправе обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в соответствии с законодательством Российской Федерации.