Приложение 2. Инструкция по работе с персональными данными при проведении государственной итоговой аттестации обучающихся и единого государственного экзамена

Приложение 2
к приказу министерства образования
и науки Республики Тыва
от 29 января 2016 г. N 94/1-д

Инструкция
по работе с персональными данными при проведении государственной итоговой аттестации обучающихся и единого государственного экзамена

1. Общие положения

1.1. Инструкция по работе с персональными данными при проведении государственной итоговой аттестации обучающихся и единого государственного экзамена (далее - Инструкция) определяет требования к обеспечению безопасности персональных данных выпускников IX, XI (XII) классов общеобразовательных учреждений и участников единого государственного экзамена (далее - участники), работников пунктов проведения экзаменов (далее - работники), экспертов предметных комиссий (далее - эксперты) при их обработке в информационной системе персональных данных, содержащихся в региональной базе данных (далее - РБД).

1.2. Под персональными данными работника и эксперта понимается информация, касающаяся конкретного работника, привлекаемого к организации, проведению, проверке экзаменационных работ участников государственной итоговой аттестации IX, XI (XII) классов общеобразовательных учреждений и единого государственного экзамена (далее - ГИА и ЕГЭ), необходимая оператору для формирования базы данных по работникам и экспертам.

Под персональными данными участника понимается информация, касающаяся конкретного обучающегося IX, ХI (ХII) класса общеобразовательного учреждения, выпускника общеобразовательного учреждения прошлых лет, выпускника образовательного учреждения начального (среднего) профессионального образования, поступающего в образовательные учреждения среднего (высшего) профессионального образования, которая необходима оператору для формирования базы данных об участниках и результатах ГИА и ЕГЭ.

1.3. Персональные данные участников, работников и экспертов содержатся в РБД, которая формируется для проведения ГИА и ЕГЭ и в Республике Тыва.

1.4. В качестве операторов, осуществляющих обработку персональных данных участников, работников и экспертов выступают;

- Государственное бюджетное учреждение "Институт оценки качества образования Республики Тыва" (далее - ГБУ "ИОКО РТ"), осуществляющее организационно-технологическое и информационное сопровождение ГИА и ЕГЭ;

- органы местного самоуправления, осуществляющие управление в сфере образования;

- образовательные учреждения (общеобразовательные, начального профессионального образования, среднего профессионального образования, высшего профессионального образования) (далее - ОУ).

1.5. Уполномоченными лицами, которым оператор поручает обработку персональных данных в информационной системе, являются:

- работники ГБУ "ИОКО РТ", ответственные за формирование РБД, за передачу данных после обработки (в том числе персональных данных);

- работник муниципального органа управления образованием, ответственный за сбор и передачу данных об участниках и работниках;

- работники образовательных учреждений, ответственные за сбор и передачу данных об участниках;

- председатели предметных комиссий государственной и региональной экзаменационных комиссий.

1.6. Уполномоченные лица назначаются распорядительными документами министерства образования и науки Республики Тыва и регионального центра обработки информации.

1.7. Работники ГБУ "ИОКО РТ", ответственные за формирование РБД, за передачу данных после обработки, являются уполномоченными лицами, доступ которых к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе, необходим для выполнения служебных (трудовых) обязанностей.

1.8. Уполномоченные лица, указанные в пункте 1.5 настоящей Инструкции, обеспечивают ограниченный доступ к персональным данным и безопасность персональных данных при их обработке в информационной системе.

1.9. Обработка операторами (уполномоченными лицами) персональных данных в информационных системах включает сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, передачу, защиту, блокирование, уничтожение персональных данных участников, работников и экспертов.

2. Документы, содержащие сведения, составляющие персональные данные работников и экспертов:

- документ, удостоверяющий личность (паспорт);

- документы об образовании, квалификации;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- ИНН.

участников:

- документ, удостоверяющий личность участника (паспорт, свидетельство о рождении, временное удостоверение, вид на жительство, заграничный паспорт гражданина РФ и др.);

- документ об образовании (при наличии).

3. Принципы и условия проведения обработки персональных данных в информационных системах

3.1. Обработка персональных данных участников, работников и экспертов может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов по проведению ГИА и ЕГЭ.

3.2. Обработка персональных данных участников, работников и экспертов осуществляется на принципах достоверности и достаточности персональных данных для целей обработки, соблюдения конфиденциальности персональных данных и безопасности при их обработке.

3.3. Обработка персональных данных участников, работников и экспертов осуществляется в целях формирования РБД для последующей обработки результатов ГИА и ЕГЭ и выдачи документа установленного образца о результатах экзаменов, поэтому не требует согласия субъекта персональных данных на обработку в информационных системах.

4. Сбор персональных данных

4.1. В период подготовки, проведения и анализа результатов ГИА и ЕГЭ используются автоматизированные системы.

4.2. Состав и формат данных, назначение и порядок формирования файлов, используемых для обмена информацией между автоматизированными системами, определяется нормативными документами Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки (далее - Рособрнадзор).

4.3. Порядок сбора данных для формирования РБД (в том числе обработка персональных данных участников, работников и экспертов) определяется соответствующими инструкциями Федерального центра тестирования (далее - ФЦТ) и Федерального института педагогических измерений (далее - ФИПИ).

4.4. Для обеспечения достоверности персональных данных участники, работников и экспертов обязаны предоставлять оператору точные сведения о себе.

4.5. В случае изменения сведений, составляющих персональные данные, участник, работник и эксперт обязаны незамедлительно сообщить об этом оператору.

4.6. Право доступа к персональным данным участников, работников и экспертов имеет только оператор (уполномоченное оператором лицо), а также лица, уполномоченные действующим законодательством.

5. Хранение, уточнение и использование персональных данных

5.1. Персональные данные участников, работников и экспертов хранятся у оператора на бумажных и электронных носителях.

5.2. Личные заявления участников хранятся в образовательном учреждении 1 год согласно номенклатуре дел.

5.3. Доступ к персональным данным работников и экспертов без получения специального разрешения имеют:

директор и работники ГБУ "ИОКО РТ" ответственные за формирование РБД;

руководители органов местного самоуправления, осуществляющие управление в сфере образования;

председатели (зам. председателей) предметных комиссий по проверке заданий части "С" ГИА и ЕГЭ.

5.4. Доступ к персональным данным участников без получения специального разрешения имеют:

директор и работники ГБУ "ИОКО РТ", ответственные за формирование РБД;

представители органов местного самоуправления, осуществляющие управление в сфере образования, ответственные за работу с персональными данными;

руководящие и педагогические работники ОУ, ответственные за работу с персональными данными.

5.5. Участник, работник и эксперт имеет право на ознакомление со своими персональными данными, вправе требовать от оператора уточнения, исправления персональных данных, а также уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, недостоверными, незаконно полученными.

5.6. При необходимости, с целью проверки достоверности персональных данных участников, оператор может представлять участнику информацию с персональными данными на бумажных носителях.

5.7. В случае выявления недостоверных персональных данных оператор в срок, не превышающий трех рабочих дней, обязан изменить или уничтожить такие данные и уведомить об этом участника, работника и эксперта.

5.8. Оператор обязан использовать персональные данные участников, работников и экспертов лишь в целях, для которых они были предоставлены.

6. Распространение (в том числе передача) персональных данных

6.1 Формирование РБД производится на уровне ГБУ "ИОКО РТ", РБД содержит персональные данные участников, работников и экспертов.

6.2. Передача операторами персональных данных участников, работников и экспертов в ГБУ "ИОКО РТ" осуществляется на электронных и бумажных носителях. Оператор несет ответственность за своевременность передачи данных, соблюдение конфиденциальности персональных данных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6.3. Передача РБД (в том числе персональных данных участников, работников и экспертов) в ФЦТ производится с помощью специальных программных средств, предоставляемых ФЦТ, по специальным каналам связи в установленные Рособрнадзором сроки. Ответственным за передачу данных в ФЦТ является сотрудник ГБУ "ИОКО РТ" назначаемый приказом министерства образования и науки Республики Тыва.

6.4. Персональные данные не могут быть сообщены третьей стороне без письменного согласия участника, работника и эксперта, за исключением случаев, когда это установлено федеральным законом.

6.5. Передача персональных данных участников, работников и экспертов их представителям может быть осуществлена в установленном действующим законодательством порядке только в том объеме, который необходим для выполнения указанными представителями их функций.

6.6. Распространение персональных данных участников после обработки результатов экзаменов производится на электронных (результаты экзаменов) и бумажных носителях (копии протоколов государственной экзаменационной комиссии Республики Тыва об утверждении результатов экзаменов, свидетельства о результатах ЕГЭ, данных о результатах ГИА).

6.7. Распространение персональных данных участников после обработки результатов экзаменов осуществляется через уполномоченных лиц, ответственных за доставку и выдачу экзаменационных материалов, в соответствии с инструкциями Рособрнадзора.

7. Обеспечение безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах

7.1. Безопасность персональных данных достигается путем исключения несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным участников, работников и экспертов.

Безопасность персональных данных участников, работников и экспертов при их обработке в информационных системах обеспечивается с помощью системы защиты персональных данных, включающих организационные мероприятия и технические средства.

7.2. Организационные мероприятия включают:

- утверждение уполномоченного лица за обработку персональных данных;

- обучение уполномоченных лиц работе с персональными данными;

- установку оборудования и программ по обработке персональных данных;

- охрану помещений, в которых ведется работа с персональными данными;

- сохранность носителей персональных данных в специально оборудованных местах.

7.3. Технические средства включают:

- установку персонального идентификатора и пароля на компьютере оператора (уполномоченного лица), не передаваемого другим лицам;

- блокирование оператором (уполномоченным лицом) компьютера в свое отсутствие;

- установку пароля при входе в базу данных, содержащую персональные данные организаторов и участников;

- обмен персональными данными при их обработке в информационных системах по каналам связи путем шифрования и дешифрования информации.