Приложение 8. Порядок организации доставки, хранения и уничтожения экзаменационных материалов при проведении государственной итоговой аттестации по образовательным программам среднего общего образования

Приложение 8
к приказу Минобрнауки РТ
от 12 января 2017 г. N 19-д

Порядок
организации доставки, хранения и уничтожения экзаменационных материалов при проведении государственной итоговой аттестации по образовательным программам среднего общего образования

1. Общая информация по организации доставки ЭМ

Настоящий Порядок определяет организацию доставки экзаменационных материалов (далее - ЭМ) для проведения ГИА в форме ЕГЭ на территории Республики Тыва, процедуру взаимодействия лиц, участвующих в процессе доставки ЭМ, процедуру распределения, комплектации и выдачи ЭМ членам ГЭК.

По вопросам хранения, распределения и комплектации ЭМ Министерство образования и науки РТ назначает:

- сотрудника, отвечающего за координацию работ по взаимодействию лиц, участвующих в процессе доставки, распределения и выдачи ЭМ (далее - Ответственный сотрудник Министерства образования и науки РТ);

- сотрудника, ответственного за получение и распределение ЭМ в отделении специальной связи по Республике Тыва (далее - Ответственный грузополучатель);

- сотрудников РЦОИ, ответственных за проведение работ по распределению ЭМ по ППЭ, работе со специальным программным обеспечением "Удаленная станция приемки" (далее - сотрудники РЦОИ).

При осуществлении работ с ЭМ в отделении специальной связи по Республике Тыва обязательно присутствие Ответственного грузополучателя ЭМ.

Контактную информацию об Ответственном грузополучателе, его согласие на обработку персональных данных, информацию об организации-грузополучателе необходимо направить официальным письмом в ФЦТ (по запросу).

2. Схема доставки ЭМ на региональный склад в ОСС по РТ с последующей доставкой до отделений региональных складов сотрудниками ОСС по РТ

Ответственный сотрудник Министерства образования и науки РТ направляет представителю перевозчика в субъекте на согласование график проведения работ на территории регионального склада по распределению ЭМ, а также список сотрудников РЦОИ, ответственных за проведение работ по распределению ЭМ.

В графике необходимо указать: учебный предмет, планируемую дату и время проведения работ, ФИО Ответственного грузополучателя, количество и ФИО сотрудников РЦОИ с указанием паспортных данных, согласие на обработку персональных данных. При составлении графика необходимо учитывать время, требуемое на обработку и подготовку к выдаче спецпакетов с распределенными ЭМ. Возможно проведение работ в выходные и праздничные дни, а также в ночное время по предварительному согласованию с перевозчиком.

После согласования графика проведения работ по распределению ЭМ перевозчик готовит необходимое количество рабочих мест для сотрудников РЦОИ. Количество работников, одновременно осуществляющих распределение ЭМ по ППЭ, не должно превышать четырех человек (большее количество сотрудников согласовывается с перевозчиком в индивидуальном порядке).

Сотрудникам РЦОИ, Ответственному грузополучателю для допуска на территорию регионального склада необходимо иметь при себе документ, удостоверяющий личность (паспорт).

Согласно графику проведения работ представители перевозчика вручают Ответственному грузополучателю короба с ЭМ, не нарушая их целостности, по реестру Ф5.

ГАРАНТ:

Пример заполнения реестра формы Ф5 приводится в письме Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки от 25 декабря 2015 г. N 01-311/10-01

В отдельных случаях возможно вручение ЭМ сотруднику, на которого организацией-грузополучателем выписана доверенность на получение ЭМ с указанными в ней сроками действия. Сотруднику необходимо иметь при себе оригинал и копию доверенности. Оригинал возвращается грузополучателю, копия передается перевозчику.

При получении ЭМ необходимо проверить соответствие количества коробов, целостность их упаковки, информацию на адресной бирке:

адрес грузополучателя;

учебный предмет;

дата проведения соответствующего экзамена;

номера коробов, указанных в реестре Ф5.

После сдачи-приемки коробов ответственный грузополучатель расписывается и ставит печать Министерства образования и науки РТ/РЦОИ при ГБУ "ИОКО РТ" в двух экземплярах реестра Ф5. Один экземпляр реестра Ф5 остается у Ответственного грузополучателя, второй передается перевозчику.

Сотрудники РЦОИ под контролем Ответственного грузополучателя проводят сканирование коробов с ЭМ с помощью специального программного обеспечения "Удаленная станция приемки". Работы по сканированию коробов, проводимые ранее чем за 5 календарных дней до даты экзамена, возможны только по официальному согласованию с ФЦТ. Исключение составляют короба с ЭМ по технологии "Печать КИМ в ППЭ", имеющие отметку "Печать КИМ в ППЭ". Работы по сканированию таких коробов могут проводиться заранее.

При соответствии отсканированных коробов с количеством заказанных ЭМ сотрудники РЦОИ проводят вскрытие коробов с ЭМ и сканирование доставочных пакетов (пачек) с ИК. Короба с ЭМ по технологии "Печать КИМ в ППЭ" упакованы адресно для каждого ППЭ и вскрытию не подлежат.

При соответствии количества ИК указанному на адресной бирке (Приложение 3) Ответственный грузополучатель ставит печать Министерства образования и науки РТ/РЦОИ при ГБУ "ИОКО РТ" и расписывается в акте приема-передачи ЭМ (в четырех экземплярах): один экземпляр передается Ответственному грузополучателю, три экземпляра остаются у перевозчика.

Ответственным грузополучателем полученные коробы доставляются на склад РЦОИ РТ для последующего хранения и распределения в ППЭ.

Далее работники РЦОИ комплектуют и распределяют ЭМ по ППЭ в соответствии с количеством запланированных участников (в том числе ВДП и ДБО).

Комплект материалов для ППЭ должен содержать:

ЭМ (доставочные пакеты, содержащие по 5 или 15 ИК);

ДБО;

ВДП;

дополнительные спецпакеты с заранее подготовленными адресными бирками и реестрами;

пакет руководителя ППЭ (акты, протоколы, формы апелляции, списки распределения участников ГИА и работников ППЭ, ведомости, отчеты и др.).

Сотрудники РЦОИ передают запечатанные секъюрпаки с ЭМ ответственному члену ГЭК согласно приказу Министерства образования и науки Республики Тыва на хранение по реестру Ф1. Форму реестра Ф1 сотрудники РЦОИ заполняют самостоятельно в двух экземплярах.

ГАРАНТ:

Пример заполнения реестра формы Ф5 приводится в письме Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки от 25 декабря 2015 г. N 01-311/10-01

На заполненных формах Ф1 сотрудники РЦОИ, член ГЭК расписываются и ставят печати своих организаций. Один экземпляр реестра Ф1 передается члену ГЭК, второй остается в РЦОИ РТ.

Принятые секъюрпаки, согласно реестра по графику проведения экзаменов в ППЭ, хранятся в помещениях, определенных приказом Минобрнауки РТ.

Ответственный член ГЭК несет персональную ответственность за получение ЭМ в РЦОИ РТ, доставку в ППЭ, хранение, комплектование, передачу ЭМ в ППЭ, прием ЭМ из ППЭ, доставку ЭМ в РЦОИ РТ.

В день экзамена до 07.30 ч. по местному времени ответственный член ГЭК передает по форме ППЭ-14-01 руководителю ППЭ ЭМ по предмету, согласно графику проведения экзаменов.

По окончании экзамена руководитель ППЭ в присутствии члена ГЭК упаковывает в отдельные спецпакеты использованные ЭМ, использованные КИМ, неиспользованные ЭМ (в том числе неиспользованные ИК из вскрытых пачек), формы, протоколы, акты, ведомости и др. материалы ППЭ, использованные черновики. Последние упаковываются в отдельный секъюрпак, на котором должна быть указана следующая информация: код региона, номер ППЭ, наименование образовательной организации, на базе которой расположен ППЭ, адрес ППЭ, номер аудитории, код учебного предмета, название учебного предмета, по которому проводится ЕГЭ. Использованные черновики хранятся в ППЭ, по окончании экзаменационного периода уничтожаются.

Руководитель ППЭ передает вышеперечисленные материалы члену ГЭК по форме ППЭ-14-01. Форма ППЭ-14-01 заполняется в двух экземплярах.

Ответственный член ГЭК обеспечивает учет и хранение вышеперечисленных материалов до окончания соответствующего периода проведения экзаменов.

Ответственный член ГЭК секъюрпаки с неиспользованными ЭМ, секъюрпаки с использованными ЭМ, неиспользованные коробы с ЭМ резервных дней, индивидуальные комплекты участников экзаменов передает в РЦОИ РТ через 3 дня после завершения соответствующего периода проведения экзаменов.

Прибыв в РЦОИ, член ГЭК передает все материалы из ППЭ ответственному сотруднику РЦОИ по форме ППЭ-14-01. Сотрудник РЦОИ проверяет количество и комплектность передаваемых материалов форме ППЭ-14-01. После проверки сотрудник РЦОИ расписывается, указывает ФИО и ставит дату приемки материалов в двух экземплярах формы ППЭ-14-01.

Один экземпляр формы ППЭ-14-01 остается в РЦОИ, второй передается Члену ГЭК.

3. Работа с удаленной станцией приемки ЭМ

"Удаленная станция приемки" предназначена для автоматизации работ по приемке и выдаче материалов без соединения с ЕРБД.

Специалисты РЦОИ посредством функционала "Удаленная станция приемки" делают выгрузку данных об ЭМ из ЕРБД на электронные носители.

После поступления ЭМ на региональный склад, согласно графику проведения работ, работники РЦОИ прибывают на склад с данными об ЭМ из ЕРБД и с оборудованием, на котором установлена "Удаленная станция приемки".

ЭМ регистрируются с помощью специального программного обеспечения "Удаленная станция приемки", а именно производится:

сканирование и регистрация данных коробов и пакетов с ЭМ;

выявление предмета ЭМ в коробах и пакетах;

определение состава коробов с ЭМ в соответствии с выгруженными из ЕРБД данными;

печать ведомостей, полученных из типографии коробок и пакетов с экзаменационными материалами;

просмотр информации обо всех зарегистрированных объектах с возможностью фильтрации по статусу и предмету.

Далее ЭМ распределяются с помощью специального программного обеспечения "Удаленная станция приемки" по ППЭ, а именно производится:

фиксация наименования ППЭ, которому выдаются ЭМ - наименование ППЭ выбирается из выгруженных из ЕРБД списков;

фиксация наименования муниципального органа управления образования, если ППЭ не определен - наименование муниципального органа управления образования выбирается из выгруженных из ЕРБД списков;

определение допустимого списка предметов для выдачи в ППЭ;

сканирование и регистрация в "Удаленной станции приемки" выдаваемых коробов и пакетов с ЭМ с проверкой на допустимость предмета;

печать акта приема-передачи ЭМ для ППЭ (распечатывается со станции приемки) или составление и заполнение акта приема-передачи ЭМ для ППЭ в свободной форме;

просмотр информации обо всех зарегистрированных объектах с возможностью фильтрации по статусу и предмету.

По окончании работ сотрудники РЦОИ передают файл с данными о распределении ЭМ по ППЭ в РЦОИ (на основную станцию приемки).

Неиспользованные ЭМ также регистрируются в "Удаленной станции приемки" специалистами РЦОИ на региональном складе перевозчика.

ГАРАНТ:

Приложение не приводится