Приложение 3. Регламент взаимодействия по исполнению государственных контрактов и договоров, заключаемых на поставку лекарственных препаратов и медицинских изделий для обеспечения государственных нужд

Приложение 3
к приказу Минздрава Хакасии
от 17 марта 2017 г. N 255

Регламент взаимодействия по исполнению государственных контрактов и договоров, заключаемых на поставку лекарственных препаратов и медицинских изделий для обеспечения государственных нужд

С изменениями и дополнениями от:

15 августа 2017 г.

1. Отдел экономики и финансов Министерства здравоохранения Республики Хакасия:

1.1. По подписанным в установленном порядке контрактам, договорам, после присвоения номеров бюджетных обязательств в АСФК (СУФД):

1.1.1. формирует реестры, раздельно по кодам бюджетной классификации расходов, в разрезе контрактов и договоров, с указанием планового срока поставки товара, номеров бюджетных обязательств;

1.1.2. актуализирует реестры в едином информационном ресурсе Минздрава Хакасии, вносит изменения по мере заключения контрактов, договоров, их расторжения, или подписания дополнительных соглашений;

1.1.3. отправляет на электронные адреса уполномоченных специалистов ГБУ РХ "Ресфармация", ГКУ РХ "УЦО Минздрава Хакасии", в день внесения данных о номере бюджетного обязательства.

1.2. При поступлении в канцелярию Минздрава Хакасии от ГБУ РХ "Ресфармация" первичных документов на поставку товара с сопроводительным реестром:

1.2.1. в день поступления, регистрирует в журнале произвольной формы, с присвоением порядковых номеров по каждому реестру;

1.2.2. обрабатывает первичные документы для размещения в ЕИС в течение 3-х рабочих дней;

1.2.3. обеспечивает визирование документов у министра или заместителя министра;

1.2.4. передает документы под роспись уполномоченному специалисту ГКУ РХ "УЦО Минздрава Хакасии", с проставлением даты передачи на реестрах, и с отметкой в журнале по соответствующим реестрам, не позднее рабочего дня, следующего за днем визирования документов.

1.3. При получении письменной информации от ГБУ РХ "Ресфармация" или ГКУ РХ "УЦО Минздрава Хакасии" о расхождениях в информации из документов на поставку лекарственных препаратов и медицинских изделий, и условий контрактов, договоров:

1.3.1. в течение 3 рабочих дней направляет письменные уведомления поставщикам, о расхождении в наименовании товара в спецификациях к контрактам и в документах на поставку, в датировании документов на поставку ранее дат заключения контрактов (договоров), других ошибок в заполнении документов на поставку, препятствующих их принятию на учет;

1.3.2. устанавливает другие причины расхождения между перечнем документов, подтверждающих в ГБУ РХ "Ресфармация" поставку товара, и перечнем документов, принятых ГКУ РХ "УЦО Минздрава" к учету денежных обязательств, на основании результатов сверки, организованной ГКУ РХ "УЦО Минздрава Хакасии", обеспечивает контроль за оперативным принятием мер к устранению расхождений.

1.3.3. не позднее 3 рабочих дней после получения от поставщиков исправленных первичных документов, передает в ГКУ РХ "УЦО Минздрава Хакасии";

1.3.4. на основании карточек счета по соответствующим контрактам (договорам), полученным по электронной почте от ответственных исполнителей ГКУ РХ "УЦО Минздрава", контролирует учет документов, в течение 3 рабочих дней с даты передачи исправленных документов.

1.4. Осуществляет сверку фактических сроков поставок и сроков поставок по условиям контрактов, на основании:

1.4.1. актуализированных данных о поставке, внесенных в реестры в едином информационном ресурсе Минздрава Хакасии;

1.4.2. карточек счета 302.62 "Расчеты по пособиям по социальной помощи населению" или счета 302.34 "Расчеты по приобретению материальных запасов" ГКУ РХ "УЦО Минздрава Хакасии" и срока по условиям контракта, не позднее 9 рабочих дней, с даты завершения срока поставки по условиям контракта, или в течение 10 рабочих дней со дня получения от поставщика письма на возврат сумм обеспечения, но не позднее утверждения приказа Минздрава Хакасии на возврат обеспечения.

1.5. Направляет претензии поставщикам, не позднее 9 рабочих дней, следующих за датами поставок, предусмотренных условиями контрактов;

в тексте претензий предусматривает право на взыскание неустоек в судебном порядке, в случае неполучения от поставщика в течение 10 банковских дней оплаты по претензии, или мотивированного ответа.

1.6. Осуществляет контроль по претензиям, в случае неисполнения поставщиком обязательств по поставке, и не представления мотивированного ответа:

1.6.1. обеспечивает направление документов для взыскания неустоек в судебном порядке, по истечение 10 рабочих дней с даты отправки претензии, или с даты расторжения контракта;

1.6.2. осуществляет анализ исполнения контрактов, договоров в разрезе поставщиков, с указанием количества дней просрочки, доли контрактов, исполненным с просрочкой, по количеству и суммам, для принятия обоснованного решения по расторжению контракта в одностороннем порядке, и внесения данных в реестр недобросовестных поставщиков;

1.6.3. подготавливает для подписания министром уведомления о расторжении контрактов в одностороннем порядке, в соответствии со статьей 95 Закона N 44-ФЗ, направляет письма поставщикам с почтовым уведомлением;

1.6.4. после расторжения контракта передает в установленном порядке сведения для внесения в реестр недобросовестных поставщиков, направляет информацию в ФАС.

1.7. Подготавливает расчет пеней и неустоек после исполнения контрактов, или на дату расторжения контракта, в случае несоблюдения условий поставки, направляет требование поставщику, до даты утверждения приказа на возврат обеспечения.

1.8. На основании письменных обращений поставщиков по возврату сумм обеспечения по исполненным контрактам:

1.8.1. не позднее рабочего дня, следующего за днем их получения, передает в отдел организации фармацевтической деятельности и лекарственного обеспечения Минздрава Хакасии копии писем поставщиков, для сверки по данным ГБУ РХ "Ресфармация" полноты и своевременности поставок по контрактам;

1.8.2. после получения отметок отдела организации фармацевтической деятельности и лекарственного обеспечения Минздрава Хакасии о соблюдении сроков поставки, дополнительной сверки по реестрам в информационном ресурсе Минздрава Хакасии, по карточкам счета 302.62 "Расчеты по пособиям по социальной помощи населению" или счета 302.34 "Расчеты по приобретению материальных запасов" ГКУ РХ "УЦО Минздрава Хакасии", готовит приказ Минздрава Хакасии на возврат сумм обеспечения с лицевого счета "05" Минздрава Хакасии, для проведения платежа ГКУ РХ "УЦО Минздрава":

1.8.2.1. на всю сумму обеспечения, при полной и своевременной поставке товара;

1.8.2.2. при получении отметок о полной, но несвоевременной поставке, готовит приказ Минздрава Хакасии на перечисление из суммы обеспечения по соответствующему контракту с лицевого счета "05" Минздрава Хакасии:

- в доход республиканского бюджета сумм пени и неустоек, начисленных в соответствии с условиями контракта, на основании уведомления, направленного поставщику;

- поставщику возврат сумм обеспечения за вычетом сумм удержания;

- ведет претензионную и судебную работу с поставщиком, в случае недостаточности сумм обеспечения для погашения задолженности по пеням, штрафам, неустойкам.

1.8.2.3. направляет уведомление поставщику о причинах не возврата (неполного возврата) сумм обеспечения;

1.8.2.4. осуществляет сверку проведения операций со средствами на лицевом счете Министерства "05", осуществленных по приказам Министерства, контролирует срок возврата обеспечения, который не должен превышать 15 рабочих дней с даты получения письма поставщика.

1.9. В соответствии со статьей 103 Закона N 44-ФЗ, постановлением Правительства Российской Федерации от 28.11.2013 N 1084 "О порядке ведения реестра контрактов, заключенных заказчиками, и реестра контрактов, содержащего сведения, составляющие государственную тайну", приказом Минфина России от 24.11.2014 N 136н "О порядке формирования информации, а также обмена информацией и документами между заказчиком и Федеральным казначейством в целях ведения реестра контрактов, заключенных заказчиками", для присвоения уникального номера и включения в реестр контрактов:

1.9.1. направляет информацию в орган Федерального казначейства, в течение 3 рабочих дней с даты изменения, исполнения, расторжения контракта, о приемке товара (на основании документов, получаемых от ГБУ РХ "Ресфармация" и ГКУ РХ "УЦО Минздрава"), начислении неустоек (штрафов, пеней), копии решений комиссии по пункту 7 части 2 статьи 83 и пункту 28 части 1 статьи 93 Закона N 44-ФЗ, а также копий контрактов, заключенных в соответствии с пунктом 25 части 1 статьи 93 Закона N 44-ФЗ, информацию о потребительских свойствах товаров по перечню, утвержденному Минэкономразвития России;

1.9.2. в случае получения протокола об отклонении информации без исполнения, в течение 1 рабочего дня устраняет выявленные несоответствия, повторно направляет информацию и копии документов в орган Федерального казначейства.

1.9.3. размещает в личном кабинете в реестре контрактов информацию об исполнении контракта (отдельного этапа) и направляет на проверку в уполномоченный орган для дальнейшего размещения на официальном сайте http://zakupki.gov, в соответствии с частью 5 статьи 99 Закона N 44-ФЗ.

1.9.4. размещает отчет об исполнении государственных контрактов (отдельных этапах исполнения), в соответствии с порядком, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 28.11.2013 N 1093 "О порядке подготовки и размещения в Единой информационной системе в сфере закупок отчета об исполнении государственного (муниципального) контракта и (или) о результатах отдельного этапа его исполнения", в течение 7 рабочих дней со дня принятия Минздравом Хакасии документов на поставку товара и исполнения документов по оплате обязательств, расторжения или изменения контракта, других предусмотренных законодательством документов.

1.10. При получении претензий или исковых заявлений о взыскании задолженности по оплате за поставленный товар, а также пеней, государственной пошлины:

1.10.1. на основании резолюции министра, или заместителя министра, совместно с ГКУ РХ "УЦО Минздрава Хакасии", осуществляет:

- регистрацию документа в реестре произвольной формы, с указанием реквизитов претензии, контракта, суммах и принятых мерах;

- сверку задолженности по соответствующим контрактам, сумм неустоек, пеней, штрафов, не позднее 3-го рабочего дня, следующего за днем получения претензии от поставщика;

1.10.2. обеспечивает подготовку и подписание у министра отзыва на исковое заявление, о подтверждении (не подтверждении) задолженности, а также сумм пени, неустоек, штрафов, других расходов, связанных с исполнением контракта, не позднее 3-го рабочего дня, следующего за днем получения претензии от поставщика;

1.10.3. при разногласии по суммам задолженности, предъявляемым поставщиком, с данными Минздрава Хакасии, осуществляет досудебные и судебные процедуры в установленном порядке.

1.11. При предъявлении исполнительных документов к лицевому счету "03" Минздрава Хакасии:

1.11.1. на основании резолюции министра, или заместителя министра, совместно с ГКУ РХ "УЦО Минздрава Хакасии", осуществляет:

- регистрацию документа в реестре произвольной формы, с указанием реквизитов претензии, контракта, суммах и принятых мерах;

- сверку задолженности по соответствующим контрактам, сумм неустоек, пеней, штрафов, не позднее 3-го рабочего дня, следующего за днем получения претензии от поставщика;

1.11.2. в случае указания в исполнительном документе, рассчитывает пени, неустойки, штрафы за период до оплаты задолженности, обеспечивает подписание приказа для учета начислений по обязательствам Минздрава Хакасии;

1.11.3. формирует в АСФК (СУФД) сведение о бюджетном обязательстве, с указанием номера обязательства в реестре произвольной формы, в котором учитываются исполнительные документы, предъявляемые к лицевому счету "03" Минздрава Хакасии с начала года;

1.11.4. обеспечивает взаимодействие с Минфином Хакасии по своевременному доведению лимитов бюджетных обязательств, финансирования, при необходимости, внесению изменений в сводную бюджетную роспись.

1.12. Осуществляет контроль за своевременностью проведения операций, связанных с исполнением обязательств по поставке лекарственных препаратов и изделий медицинского назначения, на лицевых счетах Минздрава Хакасии, на основании копий платежных поручений (с отметкой органа Федерального казначейства об исполнении), получаемых от ГКУ РХ "УЦО Минздрава Хакасии":

1.12.1. на лицевом счете "05", по возврату сумм обеспечения поставщикам по исполненным контрактам, перечислению в доход республиканского бюджета пеней, штрафов и неустоек, удержанных из сумм обеспечения;

1.12.2. на лицевом счете "04", по поступлению в доход республиканского бюджета сумм неустоек, пеней, штрафов по претензиям Минздрава Хакасии, или по судебным решениям.

1.12.3. на лицевом счете "03", по оплате задолженности по контрактам, в том числе на основании исполнительных документов.

2. Отдел организации фармацевтической деятельности и лекарственного обеспечения Министерства здравоохранения Республики Хакасия:

2.1. Обеспечивает еженедельный контроль за своевременностью поставки лекарственных препаратов по условиям государственных контрактов, заключаемых Министерством с поставщиками, на основании данных ГБУ РХ "Ресфармация".

2.2. Еженедельно актуализирует реестры в едином информационном ресурсе Минздрава Хакасии по срокам поставки по конкретным контрактам, договорам, на основании оперативных данных ГБУ РХ "Ресфармация".

2.3. Обеспечивает оперативное взаимодействие с поставщиками по установлению причин расхождений, в случае поступления от ГБУ РХ "Ресфармация" письменных уведомлений на бумажном носителе и (или) на электронные адреса заместителей министра и ответственных исполнителей Минздрава Хакасии, о несоответствии стоимости единицы товара по документам на поставку и сведений в спецификации к контракту, размещенному в ЕИС. Доведение информации до заместителей министра, для оперативного принятия управленческих решений, в том числе по подписанию дополнительных соглашений.

2.3. В случае направления поставщиком дополнительных соглашений к контрактам:

2.3.1. получает от ГБУ РХ "Ресфармация" экземпляры дополнительных соглашений для подписания, направленных одновременно с документами на поставку товара;

2.3.2. получает через канцелярию Минздрава Хакасии экземпляры дополнительных соглашений, направленные по почте;

2.3.3. обеспечивает согласование и подписание дополнительных соглашений, передачу в отдел экономики и финансов Минздрава Хакасии, не позднее 3-х рабочих дней с даты поступления документа в Минздрав Хакасии;

2.3.4. обеспечивает подписание дополнительных соглашений на расторжение контрактов, предоставленных поставщиками, или возвращает без подписания с уведомлением о причинах, на основании комиссионного рассмотрения на соответствие Федеральному закону N 44-ФЗ, не позднее 5 рабочих дней после даты поступления в Минздрав Хакасии;

2.3.5. ведет регистрацию поступивших дополнительных соглашений в журнале произвольной формы, с указанием даты поступления документа в Минздрав Хакасии, даты подписания, даты передачи в отдел экономики и финансов Минздрава Хакасии, или N исходящей регистрации уведомления на возврат дополнительного соглашения.

3. ГКУ РХ "УЦО Минздрава Хакасии".

3.1. Осуществляет учет обязательств по контрактам и договорам, включенным Министерством в реестры, в том числе по приказам Министерства по неисполненным контрактам и договорам предыдущего года. Письменно уведомляет Министерство о документах, отражение которых в учете ведет к превышению:

- бюджетных обязательств по контрактам и договорам над лимитами бюджетных обязательств, учтенными на лицевом счете "03" Министерства, в течение трех рабочих дней с даты установления факта такого превышения, но не позднее чем за 5 дней до формирования отчетности за соответствующий период;

- денежных обязательств над принятыми бюджетными обязательствами по соответствующим контрактам и договорам, не позднее трех рабочих дней с даты получения документов, в соответствии с отметкой Министерства о передаче реестра с документами Исполнителю.

3.2. Предоставляет в Министерство карточки счета 302.62 "Расчеты по пособиям по социальной помощи населению", счета 302.34 "Расчеты по приобретению материальных запасов", с указанием должности, Ф.И.О. и телефона ответственного исполнителя, с отправкой на электронные адреса специалистов отдела экономики и финансов Минздрава Хакасии:

- в день устного запроса по контрактам, плановый срок поставки по которым истек;

- не позднее 3 рабочих дней по контрактам, по которым получены от Минздрава Хакасии исправленные поставщиками документам;

3.3. Предоставляет в Минздрав Хакасии сводную информацию по контрактам, договорам, с сопроводительным письмом, и на электронные адреса специалистов отдела экономики и финансов, не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным.

3.4. Не позднее 3-х рабочих дней с даты получения от Минздрава Хакасии документов на поставку товара, письменно уведомляет Минздрав Хакасии и ГБУ РХ "Ресфармация", в разрезе контрактов, договоров, счетов - фактур, о расхождениях:

- в наименовании товара в спецификациях к контрактам и в документах на поставку;

- выявления фактов датирования документов на поставку ранее дат контрактов или договоров, повторного включения в реестр документов, других ошибок в заполнении документов на поставку товара, препятствующих принятию к учету денежных обязательств.

3.5. Осуществляет сверки с ГБУ РХ "Ресфармация", по мере поступления документов на поставку товара, в целях недопущения расхождений между данными о принятом от поставщиков товаре, и принятых к учету первичных документов. Письменно информирует Минздрав Хакасии о расхождениях, не позднее 5 рабочих дней с даты получения документов.

3.6. Получает в Минздраве Хакасии исправленные первичные документы, предоставленные поставщиками, обеспечивает:

- взаимодействие с ГБУ РХ "Ресфармация" по проставлению отметок в исправленных документах, являющихся основанием для приемки товара;

- учет документов, с предоставлением в Минздрав Хакасии по электронной почте карточек счетов по соответствующим контрактам, не позднее 3-х рабочих дней с даты получения в Минздраве Хакасия исправленных документов.

3.7. Сверяет реквизиты поставщика на дату перечисления средств по принятым обязательствам, с данными, размещенными Минздравом Хакасии в единой информационной системе по государственным закупкам, и с копиями дополнительных соглашений к контрактам, полученным от Минздрава Хакасии.

3.8. По суммам кредиторской задолженности и неисполненным обязательствам на начало года, в том числе за счет возврата остатка неиспользованных субсидий прошлого года из федерального бюджета, осуществляет:

- оперативную сверку и предоставление в Минздрав Хакасии информации о расхождении в учетных данных и данных ГБУ РХ "Ресфармация", а также уточненной информации по результатам года - не позднее 10 дней до сдачи годового отчета, для их исправления поставщиками и учета в кредиторской задолженности на начало года;

- учет задолженности предыдущего года по расходам, не запланированным на очередной финансовый год в республиканском бюджете, после внесения изменений в лимиты бюджетных обязательств по соответствующему коду бюджетной классификации расходов текущего года на лицевых счетах Минздрава Хакасии.

3.9. Осуществляет подготовку платежных документов на списание, передает в Минздрав Хакасии в электронном виде с сопроводительным письмом копии платежных поручений (с отметкой органа Федерального казначейства об исполнении), в день получения выписки из лицевых счетов:

3.9.1. на лицевом счете "05" Минздрава Хакасии, по возврату сумм обеспечения поставщикам по исполненным контрактам, перечислению в доход республиканского бюджета пеней, штрафов и неустоек, удержанных из сумм обеспечения;

3.9.2. на лицевом счете "04" Минздрава Хакасии, по поступлению в доход республиканского бюджета сумм неустоек, пеней, штрафов по претензиям Минздрава Хакасии, или по судебным решениям.

3.10. Осуществляет проверку и подписание актов сверок, предоставленных поставщиками, ежеквартально.

4. ГБУ РХ "Ресфармация":

Информация об изменениях:

Приказом Министерства здравоохранения Республики Хакасия от 15 августа 2017 г. N 826 пункт 4.1 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.1. Не позднее 3 рабочих дней, за днем поступления товара от поставщика, в соответствии с отметкой в товарно-транспортной накладной, осуществляет приемку товара, заказчиком которого является Минздрав Хакасии, и передачу первичных документов на поставку в ГКУ РХ "УЦО Минздрава Хакасии" и Минздрав Хакасии, с реестром под подпись в журнале регистрации, ведение которого осуществляет отдел экономики и финансов Минздрава Хакасии;

4.2. Принимает товар на ответственное хранение, оформляет акт формы торг-2 "Акт об установлении расхождений по количеству и качеству" в 4-х экземплярах, в день выявления, направляет письменное уведомление, с указанием расхождений, и экземпляр акта:

- поставщику;

- в Минздрав Хакасии;

- в ГКУ РХ "УЦО Минздрава Хакасии"

- для оперативного учета в ГБУ РХ "Ресфармация".

4.3. в случае направления поставщиком дополнительных соглашений к контрактам при получении документов на поставку товара, не позднее рабочего дня, следующего за днем получения товара, передает в Минздрав Хакасии экземпляры дополнительных соглашений, под роспись в журнале регистрации, ведение которого осуществляет отдел организации фармацевтической деятельности и лекарственного обеспечения Минздрава Хакасии.

4.4. Осуществляет сверку с ГКУ РХ "УЦО Минздрава Хакасии", в целях недопущения расхождений между данными о принятом от поставщиков товаре, и принятых к учету первичных документов.

4.5. Осуществляет контроль за соблюдением сроков поставки товара в соответствии с условиями контрактов. Еженедельно направляет информацию на электронные адреса заместителей министра и ответственных исполнителей Минздрава Хакасии, о фактах несоответствия в сроках поставки.

4.6. Осуществляет сверку и простановку отметок о приемке товара, при получении информации от ГКУ РХ "УЦО Минздрава Хакасии" о поступлении от поставщиков исправленных документов.

4.7. Обеспечивает своевременный учет операций по приемке товара, хранению, передаче в аптечные учреждения, исполнению рецептов.