Постановление Администрации г. Сарапула Удмуртской Республики от 21 августа 2013 г. N 2273 "Об утверждении Порядка работы Управления по делам архивов Администрации города Сарапула по предоставлению муниципальной услуги "Предоставление гражданам и организациям архивной информации и копий архивных документов" в режиме "одного окна" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Администрации г. Сарапула Удмуртской Республики от 21 августа 2013 г. N 2273
"Об утверждении Порядка работы Управления по делам архивов Администрации города Сарапула по предоставлению муниципальной услуги "Предоставление гражданам и организациям архивной информации и копий архивных документов" в режиме "одного окна"

В целях организации работы по предоставлению муниципальной услуги "Предоставление гражданам и организациям архивной информации и копий архивных документов" во взаимодействии с государственными и муниципальными архивами Удмуртской Республики в режиме "одного окна", в соответствии с Законом УР от 29.12.2005 N 82-РЗ "О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела" Администрация города Сарапула постановляет:

1. Утвердить Порядок работы Управления по делам архивов Администрации города Сарапула по предоставлению муниципальной услуги "Предоставление гражданам и организациям архивной информации и копий архивных документов" в режиме "одного окна".

2. Контроль за исполнением настоящего Порядка возложить на начальника Управления по делам архивов Администрации города Сарапула В.Л. Мурашкину.

Глава Администрации города Сарапула

А.Н. Сизов

Порядок
работы Управления по делам архивов Администрации города Сарапула по предоставлению муниципальной услуги "Предоставление гражданам и организациям архивной информации и копий архивных документов" в режиме "одного окна"
(утв. постановлением Администрации города Сарапула Удмуртской Республики от 21 августа 2013 г. N 2273)

1. Общие положения

Участниками исполнения запросов социально-правового характера в режиме "Одного окна" выступают государственные и муниципальные архивы Удмуртской Республики (приложение 1).

Настоящий Порядок рассматривает вопросы приема, регистрации, исполнения, выдачи ответов на запросы социально-правового характера, под которыми понимаются запросы, касающиеся:

- гражданского состояния (метрические и актовые записи о рождении, смерти, бракосочетании);

- образования (об учебе, присвоении ученых степеней и званий, стипендиях, выплачиваемых в период обучения);

- служебно-трудовых и связанных с ними иных отношений (о трудовом стаже, заработной плате, особых условиях труда);

- военной службы, участия в Великой Отечественной войне 1941 - 1945 гг.;

- государственных и ведомственных наград, почетных званий, присуждения премий;

- медицинской и социальной помощи (о нанесении ущерба здоровью граждан, временной нетрудоспособности, инвалидности);

- опекунства, патроната, усыновления;

- уголовно-процессуальных действий, политических репрессий;

- эвакуации в тыл во время Великой Отечественной войны 1941 - 1945 гг.;

- прохождения государственной проверки после освобождения из немецко-фашистских лагерей;

- реабилитации и восстановления прав граждан, пострадавших в период массовых репрессий.

Данные категории запросов (в том числе копирование архивных документов) исполняются на безвозмездной основе.

Вопросы исполнения запросов тематического и генеалогического характера данным Порядком не регулируются.

Последовательность действий по исполнению поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства в данном Порядке не рассматривается; регулируется Административным регламентом Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства", утвержденным приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 28 декабря 2009 г. N 894, зарегистрированным Министерством юстиции Российской Федерации 12.02.2010 N 16397, Административным регламентом Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики предоставления государственной услуги "Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными архивами Удмуртской Республики, муниципальными архивами в Удмуртской Республике, иными органами и организациями, расположенными на территории Удмуртской Республики, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации" (утвержден приказом Комитета от 1 декабря 2010 г. N 117-п (в редакции приказа Комитета от 27 августа 2012 г. N 78-п), зарегистрированы в федеральном регистре нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации рег. N RU 18000201000536 от 06.12.2010, рег. N RU 18000201200584 от 29.08.2012).

ГАРАНТ:

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 28 декабря 2009 г. N 894 признан утратившим силу

См. приказ Минкультуры РФ от 31 мая 2012 г. N 566

В настоящем Порядке используются следующие основные термины и определения:

- архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;

- архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

- архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

- архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

- архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;

- временное хранение архивных документов - хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;

- документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;

- запросы социально-правового характера - запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- информационное письмо - письмо, составленное на бланке архива по запросу пользователя или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме;

- конфиденциальность персональных данных - обязательное для соблюдения оператором или иным получившим доступ к персональным данным лицом требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания;

- персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

- пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации;

- субъект персональных данных - человек, к которому относятся соответствующие персональные данные.

2. Требования к оборудованию и оформлению мест приема запросов пользователей

2.1. Место для приема запросов пользователей в режиме "одного окна" оборудуется в помещении Управления по делам архивов Администрации города Сарапула (далее - Управление по делам архивов), находящегося по адресу: ул. Труда, д. 39, г. Сарапул.

2.2. Место приема пользователей оборудуется в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Административного регламента Администрации города Сарапула "Предоставление гражданам и организациям архивной информации и копий архивных документов". Рабочее место сотрудника, осуществляющего прием запросов пользователей в режиме "одного окна", должно быть оснащено телефоном, принтером, факсом, оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к сети Интернет и необходимым базам данных, сканирующим устройством, устройством для считывания штрих-кода. Исполнение запросов социально-правового характера в режиме "одного окна" осуществляется при условии доступа к единой базе данных "Учет запросов социально-правового характера в режиме "одного окна" (далее - БД) и ограничения несанкционированного доступа к ней.

3. Организация доступа к персональным данным пользователей, содержащихся в БД "Учет запросов социально-правового характера в режиме "одного окна"

3.1. Регистрация запросов социально-правового характера ведется с использованием единого программного комплекса "Учет запросов социально-правового характера в режиме "Одного окна", доступ к которой имеют специалисты Управления по делам архивов - участники исполнения запросов в режиме "Одного окна".

3.2. БД содержит персональные данные пользователей (ФИО, паспортные данные, адрес регистрации, год рождения, номер телефона - приложение 2), поэтому доступ к информации, содержащейся в ней, осуществляется с помощью паролей. Распоряжением Главы Администрации города Сарапула определяется круг лиц, имеющих доступ к этой информации.

3.3. В соответствии с Порядком проведения классификации информационных систем персональных данных, утвержденным совместными приказами Федеральной службы по техническому и экспортному контролю, ФСБ РФ и Министерства информационных технологий и связи РФ от 13 февраля 2008 г. N 55/86/20 БД относится к 3 категории обрабатываемых персональных данных, ко 2 категории - по объему обрабатываемых персональных данных. В общей сложности БД относится к третьему классу (КЗ) информационной системы, для которой нарушение заданной характеристики безопасности персональных данных, обрабатываемых в ней, может привести к незначительным негативным последствиям для субъектов персональных данных.

ГАРАНТ:

Приказ Федеральной службы по техническому и экспортному контролю, ФСБ РФ и Министерства информационных технологий и связи РФ от 13 февраля 2008 г. N 55/86/20 признан утратившим силу

См. Приказ ФСТЭК России, ФСБ России и Мининформсвязи России от 31 декабря 2013 г. N 151/786/461

3.4. Ответственность за обработку и защиту персональных данных пользователей архивной информацией в БД несут сотрудники Управления по делам архивов, имеющие к ней доступ.

4. Организация работы по приему и регистрации запросов социально-правового характера в режиме "одного окна"

4.1. Порядок приема запросов социально-правового характера в режиме "одного окна".

4.1.1. Запросы социально-правового характера могут быть приняты как почтовой, электронной связью, так и путем подачи заявления лично заявителем в любое из мест приема, указанных в приложении 1. Прием запросов социально-правового характера от пользователей в режиме "одного окна" осуществляется в соответствии с режимом работы Управления по делам архивов.

4.1.2. Время ожидания приема пользователями при подаче документов и получении сведений не должно превышать 15 минут.

4.1.3. Управление по делам архивов рассматривают запросы пользователей, поступившие: при личном обращении, по почте, факсу, электронной почте, через Портал государственных и муниципальных услуг, официальный сайт муниципального образования "Город Сарапул", информационный киоск, по электронным каналам связи в рамках межведомственного взаимодействия. Пользователи имеют право обратиться в Многофункциональный центр предоставления муниципальных услуг в городе Сарапуле за получением архивной информации.

4.1.4. При личном обращении к одному из участников исполнения запросов социально-правового характера в режиме "одного окна" или через Многофункциональный центр предоставления муниципальных услуг в городе Сарапуле пользователи представляют документы, указанные в п. 4.2.1 Порядка.

4.1.5. При обращении посредством традиционной почтовой связи и электронной почты пользователи представляют документы, указанные в п. 4.2.2 Порядка.

4.1.6. При обращении путем размещения запросов на официальном сайте муниципального образования "Город Сарапул" (http://www.adm-sarapul.ru), Портале государственных и муниципальных услуг (http://www.gosuslugi.ru), через информационные киоски пользователи заполняют анкеты-заявления, размещенные на указанных серверах для приема запросов в электронном виде.

4.1.7. Запросы, поступившие по электронным каналам связи в рамках межведомственного взаимодействия с Отделением Пенсионного фонда РФ по Удмуртской Республике, оформляются в соответствии с Соглашениями, заключенными между Отделением ПФР по УР и его управлениями с Администрацией муниципального образования "Город Сарапул".

4.1.8. Запросы, поступившие через Многофункциональный центр предоставления муниципальных услуг в городе Сарапуле, оформляются в соответствии с Соглашениями, заключенными МФЦ с Администрацией муниципального образования "Город Сарапул".

4.1.9. В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 227-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" запрос, присланный в электронной форме, должен быть подписан электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи.

4.1.10. Причинами отказа заявителям в приеме запросов социально-правового характера в соответствии с законодательством могут служить:

- отсутствие в запросе необходимых сведений для поисковой работы;

- отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию;

- отсутствие в запросе ФИО пользователя;

- невозможность прочтения запроса;

- содержание в запросе ненормативной лексики, оскорбительных высказываний.

4.1.11. Отказ в приеме запроса оформляется в письменном виде не позднее пяти календарных дней после поступления (приложение 3), может быть обжалован пользователем в установленном порядке.

4.2. Перечень документов, необходимых пользователям при оформлении запросов социально-правового характера.

4.2.1. При личном обращении в Управление по делам архивов пользователи представляют следующие документы:

Физические лица:

- документы, удостоверяющие личность (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность);

- документы, подтверждающие полномочия представителя физического лица действовать от его имени (доверенность, оформленная в установленном порядке, и документ, удостоверяющий личность);

- анкета-заявление установленного образца, которая по согласованию с заявителем может быть оформлена с его слов посредством внесения сведений в автоматизированную базу данных;

- иные документы для ускорения процесса поиска необходимой информации (оригинал или копию трудовой книжки для получения справки о трудовом стаже и заработной плате; оригинал или копию документа, подтверждающего образование, для получения справки об учебе; оригинал или копию документа, подтверждающего награждение, для получения справки о награждении и др.).

Юридические лица:

- заявление или запрос в произвольной форме на бланке организации с подписью руководителя, в котором указаны цели получения необходимой информации;

- документ, подтверждающий личность и полномочия представителя юридического лица действовать от имени юридического лица (доверенность или удостоверение сотрудника);

- иные документы для ускорения процесса поиска необходимой информации (оригиналы или копии документов, необходимых для подготовки и выдачи запрашиваемой информации).

4.2.2. При письменном обращении в Управление по делам архивов заявители представляют следующие документы:

физические лица:

- заявление (запрос) в произвольной форме;

- копии документов, необходимых для подготовки и выдачи запрашиваемой информации (по возможности);

юридические лица:

- заявление (запрос) в произвольной форме, оформленное на бланке организации с подписью руководителя, в котором указаны цели получения необходимой информации;

- копии документов, необходимых для подготовки и выдачи запрашиваемой информации (по возможности).

4.2.3. При оформлении заявления (запроса) в произвольной форме в обязательном порядке указываются: перечень запрашиваемых сведений, реквизиты заявителя (ФИО физического лица или полное наименование юридического лица), способ получения сведений (лично или почтой), почтовый адрес доставки.

4.3. Регистрация запросов социально-правового характера.

4.3.1. При личном обращении в Управление по делам архивов регистрация запросов социально-правового характера осуществляется в момент обращения пользователя архивной информацией.

4.3.2. При поступлении запросов социально-правового характера посредством почтовой связи их регистрация осуществляется не позднее следующего рабочего дня после получения.

4.3.3. Запросы, поступившие посредством электронных каналов связи, распечатываются на бумажный носитель, регистрируются не позднее следующего рабочего дня после получения.

4.3.4. Регистрация запросов осуществляется в соответствии с Памяткой о порядке заполнения полей БД "Учет запросов социального правового характера в режиме "одного окна", которая разработана с целью унификации заполнения полей БД и оказания помощи специалистам, осуществляющим прием граждан и регистрацию запросов физических и юридических лиц.

4.3.5. Если в запросе требуется предоставление сведений на несколько человек, регистрация каждого лица осуществляется отдельно.

4.3.6. Если в запросе требуются сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях, запрос регистрируется как один запрос, информация включается в одну архивную справку. Разделение одного запроса на два или более проводится только по тематическому признаку (о стаже, учебе, льготном стаже и т.д.) с учетом места хранения документов.

4.3.7. Запрос о подтверждении размера заработной платы одного лица по одному месту работы регистрируется как один запрос независимо от количества запрашиваемых лет.

4.3.8. Все поступающие запросы проходят проверку на повторность. Повторным считается запрос, поступивший от одного и того же лица по одному и тому же вопросу в случае, если пользователь не удовлетворен выданным ему ответом, потерял ранее выданный ответ или указывает дополнительные сведения, необходимые для поиска документов. Не считаются повторными запросы одного и того же пользователя по разным вопросам.

4.3.9. При регистрации запроса осуществляется сканирование личных документов пользователя (паспорт, трудовая книжка, документы о награждении, документы, подтверждающие право пользователя на конфиденциальную информацию, и др.). Сканированные образы личных документов прикрепляются к карточке регистрации запроса в БД "Учет запросов социально-правового характера в режиме "Одного окна".

4.3.10. Карточка регистрации и учета исполнения запроса состоит из двух частей: зарегистрированный запрос с подписью пользователя остается в архиве, извещение о регистрации запроса выдается гражданину, пришедшему лично. При регистрации запросов, принятых посредством традиционной почты, извещение о регистрации запроса не формируется.

4.3.11. В случае если архив, принявший запрос, и архив-исполнитель не совпадают, карточка регистрации и учета исполнения запроса с подписью пользователя архивной информации сканируется и прикрепляется в поле "Предоставленные документы" БД "Учет запросов социально-правового характера в режиме "Одного окна". Регистрационные карточки с оригиналом подписи пользователя, пришедшего лично, хранятся в архиве, который принял запрос, в течение 5 лет.

4.3.12. Специалист Управления по делам архивов, регистрирующий запросы социально-правового характера, ежедневно отслеживает в БД "Учет запросов социального правового характера в режиме "Одного окна" запросы, зарегистрированные для исполнения Управлением по делам архивов, во вкладке "Регистрация".

4.3.13. При поступлении запроса на исполнение архив-исполнитель распечатывает на бумажный носитель сканированные личные документы пользователя (при необходимости), карточку регистрации и учета исполнения запроса и др. документы.

4.3.14. Карточка регистрации и учета исполнения запроса с прикрепленными к ней документами направляется начальнику Управления по делам архивов для оформления резолюции.

4.3.15. Запросы, поступившие в электронном виде, распечатываются на бумажный носитель, и в дальнейшем работа с ними ведется аналогично с документами на бумажном носителе. Пользователю направляется уведомление в электронном виде о приеме обращения (запроса) к рассмотрению (приложение 4).

4.3.16. На запросе (письмо, анкета) в правом нижнем углу проставляется штамп с указанием даты регистрации и регистрационного номера.

4.4. Определение местонахождения документов для исполнения запросов социально-правового характера.

4.4.1. Определение архива, в котором хранятся документы, необходимые для исполнения конкретного запроса, осуществляется с помощью БД "Архивный фонд Удмуртской Республики", БД "Местонахождение документов по личному составу" (подробнее смотри Техническое задание и Инструкцию пользователя), размещенные на официальном сайте "Архивная служба Удмуртии". Доступ к БД "Местонахождение документов по личному составу" возможен через БД "Учет запросов социально-правового характера в режиме "Одного окна".

4.4.2. После определения архива, в котором находятся архивные документы, необходимые пользователю, в БД "Учет запросов социально-правового характера в режиме "Одного окна" заполняется поле "Архив-исполнитель".

4.4.3. В случае обращения граждан по вопросам поиска документов, которые не поступали на хранение в государственные и муниципальные архивы Удмуртской Республики (непрофильные запросы), их место хранения определяется с помощью БД "Местонахождение документов по личному составу". Кроме того, может использоваться любая поисковая система сети Интернет или сайт Управления Федеральной налоговой службы России по Удмуртской Республике (http://www.r18.nalog.ru), где размещена БД "Сведения, внесенные в Единый государственный реестр юридических лиц".

4.4.4. При определении местонахождения документов, хранящихся в федеральных архивах или архивах других регионов России, может использоваться портал "Архивы России" официального сайта Росархива или сайты соответствующих федеральных или региональных архивов.

4.5. Пересылка запросов в действующие организации, федеральные, региональные архивы по месту хранения документов по личному составу.

4.5.1. Запросы, поступившие по почтовым и электронным каналам связи, документы для исполнения которых в государственных и муниципальных архивах Удмуртской Республики отсутствуют, регистрируются в установленном порядке, направляются по месту хранения документов не позднее пяти рабочих дней с момента регистрации (приложение 5). В случае если нельзя определить, куда следует направлять запрос, пользователю направляется информационное письмо об отсутствии документов на хранении (приложение 6).

4.5.2. При личном приеме пользователям при регистрации запроса выдается ответ об отсутствии документов на хранении с рекомендациями об их месте хранения (приложение 7).

4.5.3. В случае если нельзя определить, куда следует направлять запрос, пользователю направляется информационное письмо о необходимости уточнения информации и возможном алгоритме дальнейшего поиска (приложение 8).

5. Порядок и сроки исполнения запросов социально-правового характера в режиме "одного окна"

Исполнение запросов социально-правового характера осуществляется в соответствии с Методическими рекомендациями по исполнению запросов социально-правового характера (М., ВНИИДАД, 2012), решением межархивного семинара по их изучению от 1 ноября 2012 года. Архивные справки и архивные выписки из документов оформляются в соответствии со Сборником образцов архивных справок социально-правового характера и ответов на запросы граждан (Ижевск, 2005 г., с изменениями 2008 года - протокол ЭПМК Комитета от 26.09.2008).

5.1. Порядок исполнения запросов социально-правового характера в режиме "Одного окна".

5.1.1. Запросы пользователей, поступившие в архив, рассматриваются начальником Управления по делам архивов (в его отсутствие уполномоченным должностным лицом). После оформления резолюции и определения исполнителя запросы направляются в структурное подразделение архива, занимающееся исполнением запросов социально-правового характера или конкретному исполнителю.

5.1.2. Ход исполнения запросов социально-правового характера отображается в БД "Учет запросов социально-правового характера в режиме "Одного окна" методом выбора стадии исполнения: в ожидании, в работе, исполнен, выслан/выдан, направлен на уточнение. Данная информация необходима для мониторинга (отслеживания) процесса исполнения запроса пользователями через сеть Интернет на сайте "Архивная служба Удмуртии" (приложение 9).

5.1.3. Архивные справки и архивные выписки проверяются и визируются должностным лицом, ответственным за исполнение запросов социально-правового характера, подписываются начальником Управления по делам архивов (в его отсутствие уполномоченным лицом), заверяются гербовой печатью.

5.2. Сроки исполнения запросов социально-правового характера в режиме "Одного окна".

5.2.1. Срок исполнения запроса социально-правового характера не должен превышать 30 календарных дней без учета праздничных и выходных дней (суббота, воскресенье).

5.2.2. В исключительных случаях (дополнительные сведения, полученные архивом от пользователя, большой объем просматриваемой информации, размещение архивохранилищ вне основной территории архива, проходящая научно-техническая обработка документов, их реставрация и т.д.) на основании приказа начальника Управления по делам архивов срок исполнения запроса может быть продлен (не более чем на 30 календарных дней), с обязательным уведомлением пользователя (приложение 10) и отметкой в БД "Учет запросов социально-правового характера в режиме "Одного окна" (поле "Дата исполнения").

5.2.3. В ускоренном порядке исполняются запросы, поступившие от органов государственной власти и местного самоуправления, управлений ПФР других регионов РФ, от граждан, достигших 80-летнего возраста; удостоенных звания Герой Советского Союза, Герой России, Герой Социалистического Труда и лиц, приравненных к ним; принимавших участие в ликвидации последствий Чернобыльской аварии и др. аварий; участников Великой Отечественной войны и региональных военных конфликтов; по медицинским показателям (инвалидность); в связи с утратой кормильца; для оформления инвалидности при досрочном выходе на пенсию.

5.3. Направление ответов на запросы социально-правового характера по месту приема пользователей.

5.3.1. Сведения из подготовленных архивных справок и архивных выписок (дата ответа, основание, исполнитель, характер ответа, дата отправления) вносятся в соответствующие поля БД "Учет запросов социально-правового характера в режиме "Одного окна".

5.3.2. С помощью БД формируется Реестр исполненных документов для отправки в место приема пользователей (приложение 11). Реестр подписывается руководителем архива-исполнителя и руководителем архива, принявшего запрос.

5.3.3. Реестры и ответы на запросы социально-правового характера (архивные справки, выписки, копии, отрицательные ответы) направляются непосредственно в место приема пользователей либо через Комитет посредством курьерской доставки или традиционной почты.

5.3.4. Второй экземпляр архивной справки или выписки, информационного письма с отметкой пользователя о получении и второй экземпляр реестра направляются архиву-исполнителю.

5.3.5. В случае если пользователь изъявил желание получить ответ на свой запрос в государственном (муниципальном) архиве, который не является архивом-исполнителем или архивом, принявшим запрос, архивные справки, выписки, копии документов направляются туда с сопроводительным письмом.

6. Организация контроля за исполнением запросов социально-правового характера в режиме "одного окна"

6.1. Ответственность за соблюдение сроков и качества исполнения запросов социально-правового характера в Управлении по делам архивов возлагается на начальника сектора информационного обслуживания.

6.2. Контроль за приемом и регистрацией запросов, поступивших через Портал государственных и муниципальных услуг, возлагается на специалиста Управления по делам архивов, ответственного за прием и регистрацию электронной почты.

6.3. Контроль за сроками и качеством исполнения запросов социально-правового характера осуществляет начальник сектора информационного обслуживания, который с помощью БД "Учет запросов социально-правового характера в режиме "одного окна" еженедельно отслеживает и контролирует корректность заполнения ее полей, сроки исполнения запросов.

7. Порядок выдачи ответов на запросы социально-правового характера пользователям в режиме "одного окна"

7.1. Специалист Управления по делам архивов выдает архивные справки, архивные выписки, копии архивных документов лично пользователям при предъявлении ими следующих документов:

- документа, удостоверяющего личность пользователя (предъявляется всеми категориями пользователей);

- письменного нотариально заверенного разрешения гражданина - субъекта информации (предъявляется доверенными лицами, третьими лицами);

- документа, подтверждающего полномочия заявителя, - официальное письмо, служебное удостоверение и др. (предъявляется юридическими лицами и третьими лицами).

7.2. Архивные справки, архивные выписки, копии архивных документов, могут быть направлены пользователям посредством почтовой связи простыми письмами.

7.3. При личном приеме на втором экземпляре архивной справки, архивной выписки пользователь при получении указывает дату получения и ставит личную подпись.

7.4. В случае отправки ответов на запросы социально-правового характера простым письмом сотрудник Управления по делам архивов, отвечающий за прием и отправку корреспонденции, проставляет на втором экземпляре архивной справки или выписки дату отправления письма. В БД "Учет запросов социально-правового характера в режиме "Одного окна" заполняется поле "Дата отправления".

7.5. Управление по делам архивов может выслать архивную справку, архивную выписку, подписанную электронной цифровой подписью.

8. Хранение документов (копий личных документов заявителей, запросов и ответов на них, карточек регистрации) и персональных данных пользователей архивной информацией

8.1. Хранение документов (копий личных документов пользователей, запросов социально-правового характера и ответов на них, карточек регистрации) осуществляет архив - исполнитель запросов.

8.2. В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М., 2010) копии архивных справок, выданные по запросам граждан; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним подлежат хранению в течение 5 лет (ст. 253).

8.3. Уничтожение документов после истечения срока их временного хранения осуществляется методом сожжения или измельчения в машине для уничтожения бумаги. В акте о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, ставится отметка о методе уничтожения.

8.4. Возможна экспертиза документов с целью отбора на постоянное хранение в составе тематических коллекций наиболее интересных запросов.

8.5. Уничтожение персональных данных пользователей архивной информацией (паспортные данные, место жительства, телефон), которые хранятся в БД "Учет запросов социально-правового характера в режиме "Одного окна" в течение 5 лет, возлагается на ГКУ "ГАСПД УР".

Начальник Управления по делам архивов

В.Л. Мурашкина