Приложение N 1. Положение о проведении городского конкурса на лучший архив организации среди организаций -источников комплектования Управления по делам архивов Администрации города Воткинска

Приложение N 1
к постановлению Администрации
города Воткинска
от 10 апреля 2018 г. N 499

Положение
о проведении городского конкурса на лучший архив организации среди организаций -источников комплектования Управления по делам архивов Администрации города Воткинска

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок проведения городского конкурса на лучший архив организации среди организаций -источника комплектования Управления по делам архивов Администрации города Воткинска (далее организаций -ИК архива, конкурс). Конкурс проводится Управлением по делам архивов Администрации города Воткинска.

1.2. В конкурсе могут принять участие организации -источники комплектования Управления по делам архивов Администрации города Воткинска (далее -участники конкурса), осуществляющие хранение документов.

2. Цели и задачи проведения конкурса

2.1. Цели проведения конкурса:

1) обеспечение сохранности, учета и использование документов в организации.

2) обобщение и распространение положительного опыта в практической деятельности архивов организаций.

2.2. Задачи конкурса:

1) привлечение внимания руководителей организаций к проблемам комплектования, сохранности, учета и использования документов, а также к вопросам улучшения материально-технической базы хранения документов в архивах организаций;

2) разработка и реализация мер по повышению качества хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве организации;

4) обеспечение нормативных требований хранения и учета документов;

5) совершенствование профессиональных навыков работников, ответственных за архив организации.

3. Порядок проведения конкурса и определение его победителей

3.1. Конкурс объявляется постановлением Администрации города Воткинска.

3.2. Для проведения конкурса постановлением Администрации города Воткинска создается конкурсная комиссия, которая оценивает архивы организаций по установленным критериям и подводит итоги конкурса.

3.3. Конкурс проводится среди организаций-ИК архива раздельно по трем группам:

- Администрация города Воткинска и ее структурные подразделения;

- муниципальные учреждения города Воткинска;

- организации и предприятия, осуществляющие деятельность на территории муниципального образования "Город Воткинск".

В каждой группе определяется победитель "Лучший архив организации" (при условии, что в группе участвует не менее 3 архивов).

Также может быть отмечена работа архивов организаций, вне зависимости от группы по следующим номинациям:

"Лучшее обеспечение сохранности и учета документов";

"Лучшее комплектование архива организации";

"Лучшая организация использования документов".

3.4. Конкурс проводится в 3 этапа:

1 этап: с 27 марта по 27 апреля 2018 года -участники конкурса не позднее 27 апреля 2018 года представляют в архив заполненную анкету по форме, согласно приложению N 1 к настоящему Положению.

Поступившие в архив анкеты участников регистрируются в день поступления.

Анкеты, поступившие после 27 апреля 2018 года, не рассматриваются.

2 этап: с 30 апреля по 25 мая - рассмотрение архивом представленных на конкурс анкет участников, подведение предварительных результатов для представления их на районную конкурсную комиссию.

3 этап: с 28 мая по 15 июня 2018 года -ознакомление конкурсной комиссии с анкетами, отобранных участников конкурса, определение победителей в каждой группе и по номинациям.

Конкурсная комиссия вправе запросить дополнительную информацию о состоянии архива организации и ознакомиться с его работой непосредственно в организации. По результатам рассмотрения анкет конкурсная комиссия подводит итоги конкурса и определяет победителей.

Церемонию награждения победителей и призеров конкурса планируется провести в торжественной обстановке в сентябре - октябре 2018 года.

4 этап: с 18 июня до 13 июля 2018 года подготовка и направление анкет победителей для участия в республиканском конкурсе на лучший архив организации.

4. Критерии оценки при проведении итогов Конкурса

4.1. Каждый из выдвинутых на Конкурс архив организации оценивается конкурсной комиссией по результатам рассмотрения анкет с присвоением рейтинга в баллах на основании основных критериев оценки.

4.2. Оценка деятельности архива организации осуществляется посредством расчета итогового рейтинга, рассчитанного путем сложения рейтингов по каждому критерию оценки, установленному в п. 4.3. настоящего Положения.

4.3. Для оценки архива организации -источника комплектования по установленным критериям каждому из них выставляется значение в баллах равное сумме баллов по соответствующему показателю:

4.3.1. "Обеспечение нормативно-правовой и методической документацией":

Сумма показателя по данному критерию рассчитывается по формуле:

ОНПМД = НД + ИЗ + КД + ЕС + ИД + ПЭК + ПА + ДОУ + Опд + ПрЭК + СЭК + ПРА + ИПБ + ИОР, где:

НД - актуальная номенклатура дел, переработанная и согласованная с ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (1 раз в 5 лет - 1 балл; ранее 5 лет -2 балла);

ИЗ - ежегодное заполнение итоговой записи к номенклатуре дел (1 балл);

КД - ежегодное заполнение графы количество дел (томов) (1 балл);

ЕС - ежегодное согласование ЭК и утверждение руководителем организации номенклатуры дел (1 балл);

ИД - актуальная инструкция по делопроизводству, своевременно переработанная и согласованная с ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (после 2010 года - 1 балл; актуализация в соответствии с последними изменениями, после 2015 года - 2 балла);

ПЭК - актуальное положение об экспертной комиссии, своевременно переработанное и согласованное с ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (1 балл);

ПА - актуальное положение об архиве организации, своевременно переработанное и согласованное с ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (1 балл);

ДОУ - наличие ответственного за ведение делопроизводства и архив (2 балла -за наличие ответственного за ведение делопроизводства и архив; 1 балл -за наличие ответственного только за архив; 1 балл -за наличие ответственного только за ведение делопроизводства);

ПрЭК - наличие протоколов заседаний экспертных комиссий за 2015 - 2017 годы (2 протокола в год -1 балл).

СЭК - наличие приказов о составе ЭК и об его обновлении (1 бал -приказ о составе; 2 балла -приказ о составе с последующим обновлением состава);

ПРА - наличие утвержденного плана работы архива организации (1 бал);

ИПБ - наличие отдельной инструкции по пожарной безопасности в архиве организации (1 балл);

ИОР - наличие отдельной инструкции об охранном режиме (1 балл).

4.3.2. "Обеспечение сохранности и учет":

Сумма показателей по критерию рассчитывается по формуле:

ОСУ = ПНД + Ок + Жтв + Опд + КИП + А + СП + СО + В + МШ + МД + ОР + СГ + НСА + ПАСПОРТ, где:

ПНД - проверка наличия и состояния документов (1 балл);

Ок - объем закартонированных дел архива организации (5 баллов);

Жтв - наличие журналов регистрации с записями показаний приборов температуры и влажности воздуха (3 балла; с записями в установленные сроки -5 баллов);

Опд - описи дел постоянного хранения и по личному составу, утвержденные и согласованные с ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики за 2012 - 2013 годы (3 балла) по 2014 год (5 баллов);

КИП - наличие контрольно-измерительных приборов (1 балл);

А - наличие отдельного помещения под архивохранилище (3 балла);

СП - наличие пожарной сигнализации (1 балл);

СО - наличие охранной сигнализации (1 балл);

В - наличие приточно-вытяжной вентиляции или системы кондиционирования воздуха (1 балл);

МШ - наличие металлических шкафов (стеллажей) (3 балла);

МД - наличие металлической противопожарной двери в архивохранилище(ах) (1 балл);

ОР - наличие оконных решеток на окнах нижнего этажа (1 бал);

СГ - соблюдение санитарно-гигиенического режима (1 балл);

НСА - наличие научно-справочного аппарата к архивным документам: картотеки, каталоги, базы данных и др. (1 балл);

ПАСПОРТ - паспорт архива организации по состоянию на 01.12.2017 (3 балла).

4.3.3. "Комплектование":

Сумма показателей по данному критерию рассчитывается по формуле:

К=ГПД + ОК + ЭОД, где:

ГПД - наличие графика приема дел от структурных подразделений (1 балл);

ОК - обеспечение приема документов не позднее 3 лет после окончания делопроизводства (1 балл);

ЭОД - наличие электронных образов документов, позволяющих передавать их на постоянное хранение в муниципальный архив с архивными документами на бумажной основе (за каждую ед. хр. 1 балл, но в сумме не более 10).

4.3.4. "Использование":

Сумма показателей по данному критерию рассчитывается по формуле:

И = РЗ + УСИЗ + ОиУ + Ж, где:

РЗ - регистрация поступающих запросов (1 балл);

УСИЗ - соблюдение установленных сроков исполнения запросов (1 балл);

ОиУ - оформление и учет выдачи архивных дел (1 балл);

Ж - отсутствие жалоб (1 балл).

4.4. При равенстве баллов, набранных участниками конкурса, применяются дополнительные критерии, дающие преимущество участникам конкурса, имеющему (последовательно):

- лучшую организацию работы архива организации;

- лучшие условия хранения документов;

- лучшую организацию использования архивных документов.

4.5. Результаты конкурса подводятся на итоговом заседании конкурсной комиссии, оформляются протоколом.

4.6. По итогам Конкурса организации-победители конкурса награждаются Почетными грамотами Главы муниципального образования "Город Воткинск" и ценными подарками. Организации, отмеченные в номинациях, и не вошедшие в число победителей, награждаются Благодарственными письмами Главы муниципального образования "Город Воткинск". Анкеты победителей конкурса направляются для участия в республиканском конкурсе на лучший архив организации.

4.7. Информация об итогах Конкурса и материалы о его победителях размещаются на официальном сайте муниципального образования "Город Воткинск".

5. Организационное, техническое и информационное обеспечение проведения конкурса

5.1. Организационное, техническое и информационное обеспечение конкурса осуществляется Управлением по делам архивов Администрации города Воткинска.