Приказ Министерства социальной политики и труда Удмуртской Республики от 9 июля 2018 г. N 291 "Об утверждении Положения об архиве Министерства социальной политики и труда Удмуртской Республики"

В целях организации деятельности по хранению, комплектованию, учету и использованию документов, образовавшихся в деятельности Министерства социальной политики и труда Удмуртской Республики, приказываю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об архиве Министерства социальной политики и труда Удмуртской Республики.

2. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Министр

Т.Ю. Чуракова

Положение
об архиве Министерства социальной политики и труда Удмуртской Республики
(утв. приказом Министерства социальной политики и труда Удмуртской Республики от 9 июля 2018 г. N 291)

I. Общие положения

1.1. Документы, образующиеся в деятельности Министерства социальной политики и труда Удмуртской Республики (далее - Министерство), имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и, как его составляющей - Архивного фонда Удмуртской Республики, являются государственной собственностью и подлежат постоянному хранению в государственном казенном учреждении "Центральный государственный архив Удмуртской Республики" (далее - ГКУ "ЦГА УР"), источником комплектования которого является Министерство.

1.2. Министерство осуществляет временное хранение документов Архивного фонда Удмуртской Республики до их передачи на постоянное хранение в ГКУ "ЦГА УР" в течение определенных законодательством Российской Федерации сроков:

1) управленческие документы постоянного срока хранения - 10 лет;

2) документы по личному составу - 75 лет, начиная с 2003 года - 50 лет;

3) документы на электронных носителях - в течении сроков, предусмотренных для аналогических документов на традиционных носителя.

1.3. По истечении указанных сроков Министерство обеспечивает своевременную передачу документов Архивного фонда Удмуртской Республики на постоянное хранение. В необходимых случаях сроки временного хранения архивных документов Министерства могут быть продлены по согласованию с Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссией Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее - ЭПМК Комитета по делам архивов) в установленном порядке.

Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств Министерства.

1.4. С целью своевременного приема архивных документов от структурных подразделений Министерства, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения, использования архивных документов, а также подготовки к передаче документов Архивного фонда Удмуртской Республики на постоянное хранение в Министерстве создан архив (далее - архив Министерства), который входит в состав отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан Управления организационно-аналитического обеспечения и связей с общественностью.

1.5. Министерство обеспечивает финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставляет помещение, отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда сотрудников, ответственных за архив Министерства, а также необходимое оборудование, первичные средства хранения.

1.6. Ответственными за архив приказом Министерства назначаются заместитель начальника управления организационно-аналитического обеспечения и связей с общественностью и консультант отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан управления организационно-аналитического обеспечения и связей с общественностью (далее - специалисты Отдела). В должностные обязанности которых также включены вопросы, относящиеся к деятельности ведения архива.

1.7. В своей работе архив Министерства руководствуется законодательством Российской Федерации и Удмуртской Республики, нормативными и методическими документами Федерального архивного агентства, Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, действующими правилами работы архивов организаций, методическими разработками государственных архивов Удмуртской Республики, Положением о Министерстве и настоящим Положением.

1.8. Настоящее Положение разработано на основе Примерного положения об архиве государственной (муниципальной) организации, являющейся источником формирования Архивного фонда Удмуртской Республики, и утверждается приказом Министерства после согласования с Центральной экспертной комиссией Министерства (далее - ЦЭК Министерства) и ЭПМК Комитета по делам архивов.

1.9. Контроль за деятельностью архива осуществляет министр.

1.10. Организационно-методическое руководство деятельностью архива Министерства осуществляют ГКУ "ЦГА УР" и ЦЭК Министерства.

1.11. При смене сотрудника, ответственного за архив, прием-передача документов и учетно-справочного аппарата к ним, помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту приема-передачи. Акт приема-передачи подписывается сдающим и принимающим архив специалистами Отдела, членами комиссии и утверждается министром. Комиссия назначается приказом министра в составе не менее трех человек. Копия акта представляется в ГКУ "ЦГА УР".

1.12. При ликвидации Министерства передача документов входит в обязанность ликвидационной комиссии. Документы постоянного хранения, включенные в состав Архивного фонда Удмуртской Республики, в упорядоченном виде передаются в ГКУ "ЦГА УР"; документы по личному составу в упорядоченном виде передаются в Государственное казенное учреждение "Государственный архив социально-правовых документов Удмуртской Республики".

1.13. При реорганизации Министерства с передачей его функций другой организации, последняя принимает незавершенные делопроизводством дела Министерства и его архив по акту приема-передачи дел.

1.14. В случае преобразования Министерства с изменением формы собственности архивные документы могут быть переданы на временное хранение вновь образованной организации-правопреемнику на основании договора между данными организациями и ГКУ "ЦГА УР".

1.15. При реорганизации Министерства путем разделения или выделения из его состава одной или нескольких организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются Правительством Удмуртской Республики по согласованию с Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.

1.16. При ликвидации или реорганизации Министерства передача документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, осуществляется только в упорядоченном виде, по описям, утвержденным и согласованным ЭПМК Комитета по делам архивов, и оформляется актом.

II. Состав документов архива

В архив Министерства поступают:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности Министерства, документы временного (свыше 10 лет) хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу реорганизованных органов исполнительной власти УР, правопреемником которых Министерство является, ликвидированных подведомственных организаций.

2.3. Фото, видеодокументы, образовавшиеся в деятельности Министерства.

2.4. Документы на электронных носителях, образовавшиеся в деятельности Министерства.

III. Задачи архива

Основными задачами архива Министерства являются:

3.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом II настоящего Положения.

3.2. Учет документов архива.

3.3. Обеспечение сохранности документов архива.

3.4. Создание и ведение научно-справочного аппарата (далее - НСА) к документам архива.

3.5. Использование хранящихся в архиве документов.

3.6. Подготовка и передача документов Архивного фонда Удмуртской Республики на постоянное хранение в ГКУ "ЦГА УР" в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральным архивным агентством и Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.

IV. Функции архива

В соответствии с возложенными задачами на архив Министерства, специалисты Отдела осуществляют следующие функции:

4.1. Принимают дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения структурных подразделений Министерства, оформленные в соответствии с действующими требованиями, не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения их в делопроизводстве. Передача дел структурными подразделениями в архив Министерства производится по номенклатуре дел.

4.2. Принимают документы по личному составу ликвидированных подведомственных организаций по описям дел, согласованным ЦЭК Министерства или ЭПМК Комитета по делам архивов, и оформляют акт приема-передачи дел.

4.3. Принимают документы временного (до 10 лет) хранения ликвидированных подведомственных организаций, срок хранения которых еще не истек, по сдаточным описям, оформляют акт приема-передачи дел.

4.4. Осуществляют учет документов, принятых в архив. Ведут следующие учетные документы: книга учета поступления и выбытия документов, список фондов, листы фондов, реестр описей, описи дел постоянного хранения, по личному составу, а также временного (свыше 10 лет) хранения, дела фондов, паспорт архива. Ежегодно предоставляют паспорт архива Министерства в ГКУ "ЦГА УР" по форме, установленной Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.5. Осуществляют работу по фондированию (определению, уточнению фондовой принадлежности) принятых документов;

4.6. Составляют сводные описи дел Министерства, справочный аппарат к ним (титульные листы, оглавления, предисловия, списки сокращенных слов) и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. После согласования ЦЭК Министерства представляют описи дел на утверждение или согласование ЭПМК Комитета по делам архивов не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве, в установленном порядке.

4.7. Проводят мероприятия по розыску дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но не поступивших в архив Министерства, привлекая сотрудников структурных подразделений Министерства;

4.8. Обеспечивают сохранность документов, принятых в архив, путем соблюдения установленных нормативных режимов хранения (противопожарный, охранный, температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический) и требований к размещению архивных документов.

4.9. Проводят проверки наличия и состояния архивных документов, хранящихся в архиве, не реже 1 раза в 5 лет, по результатам проверки оформляют акт. Внеочередные проверки наличия и состояния дел проводятся при перемещении документов и при смене ответственного за архив. При необнаружении дел организуется их розыск, оформляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны. Акт представляется на согласование ЦЭК Министерства и ЭПМК Комитета по делам архивов, после чего на утверждение министру.

4.10. Создают и ведут НСА к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивают его преемственность с НСА ГКУ "ЦГА УР".

4.11. Участвуют в работе ЦЭК Министерства.

4.12. Организуют использование архивных документов:

- информируют руководство и специалистов Министерства о составе и содержании документов архива;

- исполняют запросы организаций и граждан по документам архива, в установленном порядке выдают копии документов, архивные справки и архивные выписки, консультируют граждан о местонахождении документов по личному составу;

- выдают документы во временное пользование в целях служебного и научного использования специалистами Министерства.

4.13. Осуществляют учет использования архивных документов, ведут журнал учета выдачи дел из архива во временное пользование.

4.14. Подготавливают и в установленном порядке передают архивные документы и НСА к ним на хранение в ГКУ "ЦГА УР" в сроки, указанные в пункте 1.2. настоящего Положения.

4.15. Контролируют соблюдение требований к формированию и оформлению дел на стадии делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, проведению экспертизы ценности документов при подготовке дел к передаче в архив Министерства.

4.16. Оказывают методическую помощь сотрудникам Министерства по вопросам работы с документами. Составляют номенклатуру дел, инструкцию по делопроизводству, другие нормативные документы по организации работы с документами в Министерстве.

4.17. Оказывают методическую помощь специалистам территориальных органов Министерства и подведомственных Министерству организаций, при составлении номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, упорядочении документов, подготовке к передаче документов на хранение в архивы организаций и муниципальный архив.

4.18. Участвуют в проведении мероприятий по повышению квалификации в области архивного дела и документационного обеспечения управления, организуемых руководством Министерства или ГКУ "ЦГА УР".

4.19. Участвуют в разработке методических рекомендаций, предложений по составлению примерных инструкций по делопроизводству, положений об архивах и экспертных комиссиях, номенклатур дел для территориальных органов Министерства, подведомственных Министерству организаций.

V. Права архива

В соответствии с задачами и функциями архива Министерства специалисты Отдела имеют право:

5.1. Требовать от руководства Министерства создания оптимальных условий обеспечения сохранности архивных документов и их использования.

5.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Министерства, территориальных органах Министерства и подведомственных Министерству организациях.

5.3. Запрашивать от структурных подразделений Министерства сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5.4. Вносить предложения руководству Министерства о совершенствовании архивного дела и документационного обеспечения управления в Министерстве, территориальных органах Министерства и подведомственных Министерству организациях.

5.5. Получать необходимую методическую помощь от ГКУ "ЦГА УР" в виде проведения семинаров, лекций, консультаций.

5.6. Участвовать в мероприятиях, проводимых архивными учреждениями Удмуртской Республики по вопросам архивного дела и делопроизводства.

VI. Взаимоотношения со структурными подразделениям Министерства

6.1. Для выполнения задач, функций и реализации прав, предусмотренных настоящим Положением, специалисты Отдела взаимодействуют со структурными подразделениями Министерства по вопросам:

- соблюдения требований к формированию и оформлению дел;

- составления номенклатуры дел;

- подготовки и представления дел постоянного и временного (свыше 10 лет) в архив Министерства;

- выдачи архивных дел во временное пользование в целях служебного и научного использования;

- розыска дел постоянного срока хранения и временного (свыше 10 лет), заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но не поступивших в архив Министерства.

VII. Ответственность архива

7.1. Специалисты Отдела совместно с министром несут ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций в соответствии с законодательством.

СОГЛАСОВАНО		СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК Министерства социальной политики и труда Удмуртской Республики от "04" июня 2018 года N 2		Протокол ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики от "29" июня 2018 года N 6