Приказ Министерства образования и науки Удмуртской Республики от 24 июня 2019 г. N 755 "Об утверждении Положений об архиве и о постоянно действующей Центральной экспертной комиссии Министерства образования и науки Удмуртской Республики"

В целях организации работы по временному хранению документов, проведению экспертизы ценности и передаче дел на архивное хранение согласно Федеральному закону "Об архивном деле в Российской Федерации" 2004 г., Закону Удмуртской Республики "Об архивном деле в Удмуртской Республике", Положению о Министерстве образования и науки Удмуртской Республики, утвержденному постановлением Правительства Удмуртской Республики от 16.05.2005 N 83 "Об утверждении Положения о Министерстве образования и науки Удмуртской Республики", приказываю:

1. Утвердить прилагаемые Положения об архиве и о постоянно действующей Центральной экспертной комиссии Министерства образования и науки Удмуртской Республики (далее - Положения).

2. Начальнику отдела организационно-контрольной и аналитической работы Тимофеевой М.Ю. довести до сведения руководителей структурных подразделений министерства настоящие Положения для учета в работе.

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Министр

С.М.Болотникова

                                                           Утверждаю

                                         Министр образования и науки

                                               Удмуртской Республики

                                               24 июня 2019 г. N 755

Положение
об архиве Министерства образования и науки Удмуртской Республики

1. Общие положения

1.1. Документы, образующиеся в деятельности Министерства образования и науки Удмуртской Республики (далее - Министерство) и имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, являются частью Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ) и, как его составляющей - Архивного фонда Удмуртской Республики (АФ УР). Документы подлежат постоянному хранению в ГКУ "Центральный государственный архив Удмуртской Республики" (далее - ГКУ "ЦГА УР"), источником комплектования которого является Министерство.

1.2. Министерство осуществляет временное хранение документов Архивного фонда Удмуртской Республики до их передачи на постоянное хранение в ГКУ "ЦГА УР" в течение определенных законодательством Российской Федерации сроков:

1) управленческие документы постоянного хранения - 10 лет;

2) документы по личному составу, созданные до 2003 г. - 75 лет;

3) документы по личному составу, созданные с 2003 г. - 50 лет;

4) документы на электронных носителях - в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на традиционных носителях.

1.3. По истечении указанных сроков Министерство обеспечивает своевременную передачу документов Архивного фонда Удмуртской Республики на постоянное хранение. В необходимых случаях сроки временного хранения документов в архиве Министерства могут быть продлены по согласованию с Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссией Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее - ЭПМК Комитета по делам архивов) в установленном порядке. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств Министерства. За утрату и порчу документов архивного фонда должностные лица Министерства несут ответственность в соответствии со ст. 27 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" и со ст. 13.20 Кодекса Российской Федерации "Об административных правонарушениях".

1.4. С целью своевременного приема архивных документов от структурных подразделений (сотрудников) Министерства, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения, использования архивных документов, а также подготовки к передаче документов Архивного фонда Удмуртской Республики на постоянное хранение в Министерстве создается архив (далее - архив Министерства).

1.5. Министерство обеспечивает финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставляет помещение, отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов, и условия труда работников архива, необходимое оборудование, первичные средства хранения и т.д.

1.6. Архив Министерства входит в структуру отдела организационно-контрольной и аналитической работы. Приказом министра образования и науки Удмуртской Республики назначается сотрудник, ответственный за архив.

1.7. В своей работе архив Министерства руководствуется законодательными и нормативными актами Российской Федерации и Удмуртской Республики в области архивного дела, приказами, указаниями вышестоящих организаций, министра; Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526), другими нормативно-методическими документами Росархива, Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики, методическими документами ГКУ "ЦГА УР", Положением о Министерстве образования и науки Удмуртской Республики и настоящим Положением.

1.8. Положение об архиве Министерства разрабатывается на основе Примерного положения и утверждается министром после согласования с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) Министерства и ЭПМК Комитета по делам архивов.

1.9. В должностной инструкции сотрудника, ответственного за архив, к функциям по основной штатной деятельности добавляются функции по работе с архивом. Должностные инструкции согласовываются с управлением правового и кадрового обеспечения и утверждаются министром.

1.10. Архив Министерства работает по планам-графикам приема дел от структурных подразделений в архив, передачи дел на постоянное хранение в ГКУ "ЦГА УР", упорядочения документов, проведения проверки наличия дел и др., которые согласовываются с ГКУ "ЦГА УР" и утверждаются министром.

1.11. Контроль за деятельностью архива осуществляет министр, заместитель министра, курирующий деятельность отдела организационно-контрольной и аналитической работы.

1.12. Организационно-методическое руководство деятельностью архива Министерства осуществляет ГКУ "ЦГА УР".

1.13. При смене сотрудника, ответственного за архив, прием-передача документов и учетно-справочного аппарата к ним, помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту. Акт приема-передачи подписывается сдающим и принимающим архив сотрудниками, членами комиссии и утверждается министром. Комиссия назначается приказом министра в составе не менее трех человек. Копия акта предоставляется в ГКУ "ЦГА УР".

1.14. При ликвидации Министерства прием-передача документов входит в обязанности комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии).

1.15. При реорганизации Министерства с передачей его функций другому ведомству последнее принимает по акту незавершенные делопроизводством дела в архив Министерства.

1.16. При ликвидации Министерства без передачи его функций другим ведомствам документы постоянного хранения, документы с не истекшими сроками временного хранения передаются в ГКУ "ЦГА УР".

1.17. При ликвидации или реорганизации Министерства или его подведомственных учреждений передача документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, осуществляется только в упорядоченном виде, по описям, утвержденным и согласованным ЭПМК Комитета по делам архивов, и оформляется актом.

2. Состав документов архива

В архив Министерства поступают:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений Министерства, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу Министерства.

2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу организации-предшественника.

2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных подведомственных учреждений Министерства.

2.4. Документы временного срока хранения учреждений-предшественников и подведомственных учреждений Министерства, срок хранения которых еще не истек.

2.5. Документы на электронных носителях, образовавшихся в деятельности Министерства.

2.6. Печатные ведомственные издания.

2.7. Научно-справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи архива

Основными задачами архива Министерства являются:

3.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

3.2. Учет документов архива;

3.3. Обеспечение сохранности документов архива;

3.4. Создание и ведение научно-справочного аппарата (НСА) к документам архива;

3.5. Использование хранящихся в архиве документов;

3.6. Подготовка и своевременная передача документов Архивного Фонда Удмуртской Республики на постоянное хранение в ГКУ "ЦГА УР" в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральным архивным агентством и Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики;

3.7. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Министерства и подведомственных учреждениях.

4. Функции архива

В соответствии с возложенными на него задачами архив Министерства осуществляет следующие функции:

4.1. Принимает дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения структурных подразделений Министерства, оформленные в соответствии с действующими требованиями, не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения их в делопроизводстве. Передача дел в архив Министерства производится по описям дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, подготовленным структурными подразделениями Министерства; либо по номенклатуре дел Министерства;

4.2. Принимает документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу ликвидированных подведомственных учреждений Министерства по описям дел, утвержденным и согласованным ЭПМК Комитета по делам архивов, и оформляет акт приема-передачи дел;

4.3. Осуществляет учет документов, принятых в архив. Ведет следующие учетные документы:

книга учета поступления и выбытия документов;

лист фонда;

реестр описей (при наличии более двух описей дел);

описи дел постоянного хранения, по личному составу, а также временного (свыше 10 лет) хранения;

дело фонда;

паспорт архива.

Ежегодно предоставляет паспорт архива Министерства в ГКУ "ЦГА УР" по форме, установленной Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

4.4. Осуществляет работу по фондированию (определению, уточнению фондовой принадлежности) принятых документов;

4.5. Составляет сводные описи дел Министерства, справочный аппарат к ним (титульные листы, оглавления, предисловие, списки сокращенных слов и т.д.) и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. После согласования ЦЭК Министерства представляет описи дел на утверждение или согласование ЭПМК Комитета по делам архивов не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве в установленном порядке;

4.6. Под методическим руководством ГКУ "ЦГА УР" проводит выявление и описание особо ценных документов (ОЦД);

4.7. Совместно с ответственным за делопроизводство Министерства проводит розыск дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но не поступивших в архив;

4.8. Обеспечивает сохранность документов, принятых в архив, путем соблюдения установленных нормативных режимов хранения (противопожарный, охранный, температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический) и требований к размещению архивных документов;

4.9. Проводит проверки наличия и состояния архивных документов, хранящихся в архиве, не реже 1 раза в 5 лет, по результатам проверки оформляет акт. Внеочередные проверки наличия и состояния дел проводит при перемещении документов и при смене сотрудника, ответственного за архив. При необнаружении дел организует их розыск, оформляет акт об утрате документов, представляет его на согласование ЦЭК Министерства и ЭПМК Комитета по делам архивов и утверждение министру;

4.10. Создает и ведет НСА к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с НСА ГКУ "ЦГА УР" (описи дел, каталоги, картотеки, базы данных и др.);

4.11. Участвует в работе ЦЭК Министерства;

4.12. Организует использование архивных документов:

- информирует министра, его заместителей и сотрудников Министерства о составе и содержании документов архива;

- исполняет запросы организаций и граждан по документам архива, в установленном порядке выдает копии документов, архивные справки и архивные выписки, консультирует граждан о местонахождении документов по личному составу;

- выдает документы во временное пользование или для занятий в помещении архива заинтересованным сотрудникам Министерства, сторонним пользователям;

4.14. Осуществляет учет использования архивных документов, ведет следующие учетные документы: журнал учета выдачи дел из архивохранилища, акты выдачи дел во временное пользование, журнал регистрации запросов и выданных архивных справок;

4.15. Подготавливает и в установленном порядке передает архивные документы и НСА к ним на хранение в ГКУ "ЦГА УР" в сроки, указанные в п. 1.2 настоящего Положения. В случае угрозы сохранности архивных документов архивные документы могут быть переданы досрочно по согласованию с ГКУ "ЦГА УР";

4.16. Контролирует соблюдение требований к формированию и оформлению дел на стадии делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, проведению экспертизы ценности документов при подготовке дел к передаче в архив Министерства;

4.17. Оказывает методическую помощь сотрудникам Министерства по вопросам работы с документами. Участвует в составлении (или составляет) номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, других нормативных документов по организации работы с документами Министерства;

4.18. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации в области архивного дела и документационного обеспечения управления, организуемых руководством Министерства или ГКУ "ЦГА УР".

5. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив Министерства имеет право:

5.1. Требовать от министра создания оптимальных условий обеспечения сохранности архивных документов и их использования;

5.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях;

5.3. Запрашивать от сотрудников Министерства сведения, необходимые для работы архива;

5.4. Вносить предложения министру о совершенствовании архивного дела и документационного обеспечения управления в Министерстве;

5.5. Получать необходимую методическую помощь от ГКУ "ЦГА УР" в виде проведения семинаров, лекций, консультаций;

5.6. Пользоваться услугами государственных архивов Удмуртской Республики, оказываемыми на платной основе;

5.7. Участвовать в мероприятиях, проводимых архивными учреждениями Удмуртской Республики по вопросам архивного дела и делопроизводства.

6. Ответственность архива

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

7.1. Архив совместно с министром несет ответственность за:

- несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

- утрату и несанкционированное уничтожение документов;

- необоснованный отказ в приеме на хранение управленческих документов временного (до 10 лет) хранения и по личному составу организации при ликвидации организации или изменении формы собственности;

- нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

СОГЛАСОВАНО	СОГЛАСОВАНО
ЦЭК Министерства образования и науки Удмуртской Республики	ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики
(протокол от 21 мая 2019 г. N 2)	(протокол от 31 мая 2019 г. N 6)

                                                           Утверждаю

                                         Министр образования и науки

                                               Удмуртской Республики

                                                    С.М. Болотникова

                                               24 июня 2019 г. N 755

Положение
о постоянно действующей центральной экспертной комиссии (ЦЭК) Министерства образования и науки Удмуртской Республики

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая Центральная экспертная комиссия (ЦЭК) Министерства образования и науки Удмуртской Республики (далее - Министерство) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и, как его составляющей - Архивного фонда Удмуртской Республики, образующихся в процессе деятельности структурных подразделений Министерства и подведомственных ему учреждений.

1.2. ЦЭК Министерства является совещательным органом, ее решения вступают в силу после утверждения их министром, а в необходимых случаях после их согласования или утверждения Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссией Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее - ЭПМК Комитета по делам архивов).

1.3. Персональный состав ЦЭК назначается приказом министра из числа руководителей структурных подразделений Министерства под председательством министра. В состав комиссии в обязательном порядке включается ответственный за архив и делопроизводство. В состав ЦЭК могут быть включены представители подведомственных учреждений.

1.4. В своей работе ЦЭК руководствуется законодательством Российской Федерации и Удмуртской Республики, в том числе в области архивного дела, нормативными и распорядительными документами органов государственной власти, вышестоящей организации, руководства Министерства, нормативными и методическими документами Федерального архивного агентства, Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), Комитета по делам архивов, решениями Центральной экспертно-проверочной комиссии Федерального архивного агентства и ЭПМК Комитета по делам архивов, методическими разработками государственных архивов Удмуртской Республики, Положением Министерства образования и науки Удмуртской Республики и настоящим Положением.

1.5. Положение о ЦЭК Министерства разрабатывается на основе Примерного положения и утверждается министром после согласования с ЭПМК Комитета по делам архивов.

2. Задачи ЦЭК

Основными задачами ЦЭК Министерства являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел;

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив Министерства;

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в ГКУ "Центральный государственный архив Удмуртской Республики" (далее - ГКУ "ЦГА УР"), в том числе аудиовизуальной и другой специальной документации;

2.4. Организация внедрения ГОСТов, нормативных и методических документов по вопросам документационного обеспечения управления и работы архива Министерства.

3. Функции ЦЭК

ЦЭК Министерства выполняет следующие функции:

3.1. Рассматривает и представляет на утверждение ЭПМК Комитета проекты инструкции по делопроизводству, перечни документов, подлежащих передаче в ГКУ "ЦГА УР", положение о ЦЭК Министерства и подведомственных ему учреждений, а также проекты других нормативно-методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки документов для архивного хранения;

3.2. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов, формирования и описания дел;

3.3. Определяет совместно с архивом и отделом организационно-контрольной и аналитической работы Министерства порядок проведения работы по отбору документов на хранение и уничтожение в структурных подразделениях Министерства и в подведомственных ему учреждениях;

3.4. Рассматривает, выносит решение о согласовании и направляет:

3.4.1. На утверждение ЭПМК Комитета по делам архивов, а затем на утверждение министра:

- описи дел постоянного хранения (управленческих, электронных) - не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве;

- описи (перечни номеров) особо ценных дел;

3.4.2. На согласование ЭПМК Комитета по делам архивов, а затем на утверждение министром в порядке, установленном Административным регламентом Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики по предоставлению государственной услуги "Согласование нормативно-методических документов по организации деятельности архивов, служб документационного обеспечения управления и экспертных комиссий организаций-источников комплектования государственных архивов Удмуртской Республики и муниципальных архивов в Удмуртской Республике":

- описи дел по личному составу (не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве);

- номенклатуру дел Министерства (не реже чем один раз в пять лет);

- инструкцию по делопроизводству Министерства;

- положения об архиве и ЦЭК Министерства;

- акты об утрате документов;

- акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

3.5. По согласованию с Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики может выносить решения о предоставлении права экспертной комиссии структурных подразделений Министерства и подведомственных ему учреждений самостоятельно уничтожать документы с истекшими сроками хранения по актам установленной формы после рассмотрения описей постоянного хранения за соответствующий хронологический период;

3.6. Оказывает содействие и методическую помощь подведомственным учреждениям по вопросам разработки, рассмотрения и согласования номенклатуры дел, составлению пособий по организации, хранению и учету документов;

3.7. Совместно с сотрудниками отдела организационно-контрольной и аналитической работы и архивом Министерства, а также при поддержке ГКУ "ЦГА УР" проводит для сотрудников Министерства семинары, консультации по внедрению ГОСТов, нормативных и методических документов по вопросам документационного обеспечения управления и работы архива Министерства, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.

4. Права ЦЭК

При выполнении возложенных на нее функций ЦЭК имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям Министерства и подведомственным ему учреждениям по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дел по личному составу, по порядку упорядочения и оформления документов и др.;

4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений Министерства и подведомственных ему учреждений:

- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе документов по личному составу;

- предложения и замечания, необходимые для определения сроков хранения документов, улучшения состояния документационного обеспечения управления и сохранности архивных документов;

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений Министерства о качестве и сроках подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, о причинах утраты документов;

4.4. ЦЭК в лице ее председателя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку некачественные и небрежно подготовленные документы;

4.5. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений Министерства и учреждений его системы, а также представителей ГКУ "ЦГА УР", других заинтересованных организаций;

4.6. Информировать министра по вопросам своей компетенции;

4.7. Представлять в установленном порядке Министерство в Комитете по делам архивов, ГКУ "ЦГА УР";

4.8. Принимать участие в организации и проведении смотров-конкурсов и проверок состояния документационного обеспечения управления и обеспечения сохранности документов Министерства.

5. Организация работы ЦЭК

5.1. ЦЭК Министерства работает в контакте с ЭПМК Комитета по делам архивов, ГКУ "ЦГА УР".

5.2. ЦЭК Министерства работает по плану, утвержденному министром, и отчитывается перед ним о результатах своей деятельности.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЦЭК Министерства, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Поступившие на рассмотрение ЦЭК документы рассматриваются на ее заседаниях не реже чем через 10 дней. Все заседания комиссии протоколируются, протоколы утверждаются министром.

5.4. Заседания ЦЭК Министерства и принятые на них решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЦЭК. Консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса и в голосовании не участвуют. Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов ЦЭК. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЦЭК и министр (в необходимых случаях по согласованию с ЭПМК Комитета по делам архивов и ГКУ "ЦГА УР").

5.5. Ведение делопроизводства ЦЭК Министерства, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых решений возлагаются на секретаря комиссии.

6. Ответственность ЦЭК

6.1. Члены ЦЭК Министерства несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации, за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на них обязанностей.

СОГЛАСОВАНО	СОГЛАСОВАНО
ЦЭК Министерства образования и науки Удмуртской Республики	ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики
(протокол от 21 мая 2019 г. N 2)	(протокол от 31 мая 2019 г. N 6)