Вопрос: Документы по оплате труда для бухгалтерского и налогового учета (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2023 г.)

Организация выплачивает заработную плату сотрудникам на карты через систему зарплатного проекта и через кассу за отработанное время и надбавки производственного характера, удерживает НДФЛ и платит страховые взносы. Какие обязательные первичные документы для учёта труда и заработной платы должны быть у организации для налогового и бухгалтерского учёта, так как при выездной проверке инспекторы запрашивают большой перечень документов, которые могут быть не обязательными?

Первичные документы для учёта труда и заработной платы определяются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются - лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ). Закон N 402-ФЗ не предусматривает обязательного применения бланков, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. Однако при разработке собственных первичных учетных документов организации могут в качестве образца использовать и унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда приведены в Заполняемые формы первичной учетной документации (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ).

Отметим, что минимального обязательного перечня первичных документов для учёта труда и заработной платы законодательством не установлено.

Первичными документами, на основании которых в бухгалтерском и налоговом учете отражаются расходы на оплату труда, в частности, являются:

- трудовой договор;

- штатное расписание;

- табели учета рабочего времени;

- ведомости начисления и выплаты заработной платы (расчетно-платежная ведомость либо расчетная ведомость, платежная ведомость);

- прочие документы, связанные с расчетами по оплате труда (например, при выплате премий - документы, подтверждающие отношение выплат в виде премий к системе оплаты труда в организации и др.);

- документы, подтверждающие выплату заработной платы (расходный кассовый ордер, платежное поручение).

При перечислении заработной платы на банковские карты сотрудников применяют, как правило, расчетную ведомость и платежное поручение для перечисления заработной платы на банковские счета сотрудников. Вместо платежки на зарплату каждого из них оформляется общее распоряжение с реестром. Подробнее о документах при перечислении заработной платы на банковские карты сотрудников смотрите Энциклопедию решений. Учет при перечислении заработной платы на банковские карты сотрудников (июль 2023).

Выплату зарплаты из кассы проводят по РКО, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям (п. 6 Указания N 3210-У), подробнее смотрите Энциклопедия решений. Учет выплаты заработной платы из кассы (июль 2023).

Для целей налогообложения смотрите примерная форма регистра учета расходов на оплату труда, принимаемых при расчете налога на прибыль (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

- Энциклопедия решений. Учет заработной платы (июль 2023);

- Энциклопедия решений. Бухгалтерский учет расходов на оплату труда (июль 2023);

- Энциклопедия решений. Расходы на оплату труда при налогообложении прибыли (июль 2023);

- Энциклопедия решений. Истребование документов у налогоплательщика при проведении выездных налоговых проверок (июль 2023);

- Регистры налогового учета. Примерные формы (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ);

- Вопрос: Является ли обязательным ведение лицевых счетов сотрудников по форме N Т-54 или N Т-54а, если каждый месяц оформляются расчетные листки на каждого сотрудника, расчетная ведомость (форма N Т-51), платежная ведомость (форма N Т-53), табель учета рабочего времени (форма N Т-13), карточки учета страховых взносов за год и регистры налогового учета по НДФЛ по каждому сотруднику, ведутся личные карточки (форма N Т-2), при увольнении оформляется записка-расчет (форма N Т-61)? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", февраль 2023 г.).

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Полякова Елизавета

Ответ прошел контроль качества

26 июля 2023 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной устной консультации, оказанной в рамках услуги Советы экспертов. Проверки, налоги, право. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.