Вопрос: Можно ли вести книгу учета бланков трудовых книжек в электронном виде? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2023 г.)

Можно ли вести книгу учета бланков трудовых книжек в электронном виде?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Ведение книги учета бланков трудовой книжки в электронном виде на сегодняшний день не предусмотрено.

Обоснование позиции:

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек устанавливаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

Во исполнение данной нормы приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н утвержден Порядок ведения и хранения трудовых книжек (далее - Порядок). Пункт 40 Порядка предусматривает, что работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек. В книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее фиксируются сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. При этом такая книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).

По нашему мнению, приведенные требования к книге учета движения бланков трудовых книжек позволяют заключить, что данный документ надлежит вести в бумажном виде.

При этом трудовое законодательство предусматривает ведение электронного документооборота в сфере трудовых отношений, который регулируется статьями 22.1-22.3 ТК РФ.

Согласно части первой ст. 22.1 ТК РФ под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений (далее - электронный кадровый документооборот, ЭКДО) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных статьями 22.1-22.3 ТК РФ.

В силу части второй ст. 22.1 ТК РФ положения статей 22.1-22.3 ТК РФ применяются к документам, в отношении которых трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под подпись, за исключением документов, указанных в части третьей ст. 22.1 ТК РФ.

В части третьей ст. 22.1 ТК РФ оговорено, что правила ЭКДО, предусмотренные статьями 22.1-22.3 ТК РФ, не применяются в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников, актов о несчастном случае на производстве по установленной форме, акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником.

Применения ЭКДО в отношении книги учета бланков трудовых книжек часть третьей ст. 22.1 ТК РФ не исключает. При этом, как мы уже отмечали выше, по смыслу Порядка (который является нормативным актом, содержащим нормы трудового права) предполагается оформление книги учета бланков трудовых книжек именно на бумажном носителе. Соответственно, ответ на вопрос о том, применимы ли положения трудового законодательства об ЭКДО к данному документу, будет зависеть от того, можно ли считать его документом, связанным с работой. К сожалению, трудовое законодательства данного понятия не раскрывает. Представляется, что любой документ так или иначе связан с чьей-либо работой, однако вряд ли законодатель предполагал, что на все документы распространяются требования ТК РФ об электронном документообороте. Нам кажется логичным предположение, что речь в части первой ст. 22.1 ТК РФ идет о документах, регулирующих и оформляющих трудовые отношения либо отдельные юридические факты в рамках таких отношений. Если трактовать термин "документы, связанные с работой" таким образом, то правомерность включения в состав таких документов книги учета бланков трудовых книжек вызывает сомнения. Сам по себе данный документ всего лишь фиксирует движение бланков и ни с какими юридическими фактами трудовых отношений не связан.

Если же исходить из того, что положения трудового законодательства об ЭКДО к книге учета движения трудовых книжек не применимы, то, по нашему мнению, придется прийти и к заключению о том, что данный документ не может вестись в электронном виде. Так, ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ (далее - Закон N 63-ФЗ) предусматривает, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. А, как мы уже отмечали, по нашему мнению, пункт 40 Порядка предполагает оформление книги учета бланков трудовых книжек именно в бумажном виде. Тем более не может идти речи об оформлении этого документа в электронном виде с использованием неквалифицированной электронной подписи или простой электронной подписи: такие документы признаются равнозначными документам на бумажном носителе лишь в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, нормативными актами Центрального банка Российской Федерации (далее - нормативные правовые акты) или соглашением между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платежных систем (ч. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).

С учетом сказанного, на наш взгляд, ведение книги учета бланков трудовых книжек в электронном виде на сегодняшний день нормативно не предусмотрено. Однако отметим, что мы высказали лишь наше экспертное мнение, которое может не совпадать с точкой зрения иных специалистов. Обнаружить какие-либо разъяснения органов власти или судебную практику по данному вопросу нам не удалось.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Сутулин Павел

Ответ прошел контроль качества

21 сентября 2023 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.