Вопрос: Какими подтверждающими документами оформить списание бланков для награждения? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2023 г.)

Какими документами необходимо подтвердить выдачу грамот, благодарственных писем для дальнейшего их списания и составления акта по форме 0504230? Нужен ли протокол выдачи с указанием Ф.И.О. награждаемого, или можно списать общим количеством, указав только мероприятие, на котором выдавались грамоты?

Награждать планируется студентов и сотрудников. Бланки числятся в учете на счете 10536.

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Для оформления решения о списании грамот (благодарственных писем) с балансового учета применяется Акт о списании материальных запасов ф. 0504230, ф. 0510460. Перечень документов, подтверждающих обоснованность произведенных расходов, учреждению следует определить самостоятельно и закрепить в рамках формирования учетной политики учреждения.

Обоснование вывода:

Материальные ценности, приобретенные для награждения (вручения), в том числе бланки грамот и благодарственных писем в соответствии с Методическими рекомендациями по применению СГС "Запасы", подлежат учету на счете 105 06 "Прочие материальные запасы". Также для учета материальных ценностей для целей награждения (вручения) применяется забалансовый счет 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры". Учет бланков грамот (благодарственных писем) на данном счете осуществляется с момента выдачи с мест хранения работнику учреждения, ответственному за награждение (вручение), до момента их передачи (вручения) награждаемым.

Для оформления решения о списании грамот (благодарственных писем) с балансового учета (счета 105 06) применим Акт о списании материальных запасов ф. 0504230, ф. 0510460, при этом в данном акте целесообразно указать, что материальные ценности выданы для дальнейшего вручения. Вышеназванные акты будут служить основанием для списания материальных ценностей с балансового счета 105 06 и одновременно их постановки на забалансовый счет 07.

Дальнейшее списание со счета 07 производится при вручении грамот (благодарственных писем) на основании документов, подтверждающих факт их вручения в рамках проводимых мероприятий. Действующие нормативные акты в сфере бухгалтерского учета в учреждениях бюджетной сферы не устанавливают детальный порядок документального оформления операций с имуществом, учитываемым на забалансовом счете 07. Соответственно, учреждению нужно самостоятельно разработать порядок оформления списания материальных ценностей, израсходованных при проведении подобных мероприятий, а также перечень документов, подтверждающих обоснованность произведенных расходов, предусмотрев соответствующие положения в учетной политике (смотрите также письмо Минфина России от 26.04.2019 N 02-07-07/31230). Следует учесть, что разработанные учреждением самостоятельно документы должны содержать обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ , п. 25 СГС "Концептуальные основы".

Таким образом, в рассматриваемом случае материальные ценности (грамоты, благодарственные письма), числящиеся в учете учреждения на счете 105 36, при выдаче с мест хранения ответственному лицу для награждения подлежат списанию с балансового учета на основании Акта о списании материальных запасов ф. 0504230, ф. 0510460 и одновременной постановке на забалансовый счет 07. Основанием для списания грамот (благодарственных писем) с забалансового счета 07 при их вручении могут служить следующие документы: приказ (распоряжение) о награждении, план мероприятия, протокол выдачи, акт о вручении и т.п. При этом такие документы могут быть составлены с учетом допустимости отсутствия подписей награждаемых лиц.

Следует также отметить, что не исключены случаи, когда приобретаемые для награждения материальные ценности не хранятся в учреждении, а сразу передаются лицу, ответственному за их вручение. В этом случае забалансовый счет 07 не применяется, а документы, подтверждающие вручение материальных ценностей при проведении мероприятий, являются основанием для составлении Актов ф. 0504230, ф. 0510460.

Рекомендуем также ознакомиться с материалом:

- Энциклопедия решений. Счет 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры" (для бюджетной сферы) (октябрь 2023 г.).

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

советник государственной гражданской службы РФ 1 класса Клименко Галина

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

муниципальный советник 1 класса Селина Елена

16 октября 2023 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.