Вопрос: Оплата рублевой картой в зарубежной командировке. Курс на какую дату использовать при признании расходов? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, декабрь 2023 г.)

Сотрудник был направлен в командировку за границу. Перед поездкой на его личную карту были перечислены денежные средства в рублях. По возвращении из командировки он предоставил документы на проживание и проезд, но без чеков. На документах есть даты билетов и даты счета из отеля. По какому курсу (на какую дату) отражать расходы по командировке: на дату перечисления денежных средств или на дату утверждения авансового отчета, если справка банка о движении средств на его счете отсутствует?

Бухгалтерский учет

Стоимость активов и обязательств, выраженная в иностранной валюте, для отражения в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности подлежит пересчету в рубли (п. 4 ПБУ 3/2006 "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте", далее - ПБУ 3/2006). Для целей бухгалтерского учета указанный пересчет в рубли производится по курсу, действующему на дату совершения операции в иностранной валюте. Согласно п. 3 ПБУ 3/2006 дата совершения операции в иностранной валюте - день возникновения у организации права в соответствии с законодательством Российской Федерации или договором принять к бухгалтерскому учету активы и обязательства, которые являются результатом этой операции. Даты совершения отдельных операций в иностранной валюте для целей бухгалтерского учета приведены в приложении к ПБУ 3/2006.

Так, в частности, в общем случае датой совершения операции в иностранной валюте по расходам, связанным с командировками, признается дата утверждения авансового отчета, а по импортируемой услуге на дату признания расходов по услуге. Полагаем, что поскольку услуги потреблены командированным лицом, то и признаются они в составе расходов, связанных со служебными командировками и служебными поездками за пределы территории РФ по курсу на дату утверждения авансового отчета (в соответствии с установленными руководителем экономического субъекта сроками подп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).

С учетом п. 7 ПБУ 3/2006, выдав работнику аванс в рублях, организация операций в иностранной валюте не совершала, поэтому пересчет денежных средств и средств в расчетах она не производит; пересчет расходов, выраженных в иностранной валюте, производится единожды - при утверждении авансового отчета. Одновременно с этим, по п. 5 ПБУ 3/2006 пересчет стоимости обязательства, выраженной в иностранной валюте, в рубли производится по официальному курсу этой иностранной валюты к рублю, устанавливаемому ЦБ РФ; если для пересчета выраженной в иностранной валюте стоимости обязательства, подлежащей оплате в рублях, законом или соглашением сторон установлен иной курс, то пересчет производится по такому курсу.

Иными словами, порядок отражения в бухгалтерском учете командировочных расходов в случае, если средства на эти расходы перечисляются на банковскую карту в рублях, нормативно жестко не определен. В связи с этим организация может утвердить в учетной политике для целей бухучета свой вариант учета командировочных расходов в зависимости от отсутствия или наличия у работника документа, подтверждающего приобретение иностранной валюты:

- по курсу иностранной валюты, установленному ЦБ РФ на дату совершения операции, т. е. на дату утверждения авансового отчета;

- по курсу иностранной валюты, установленному ЦБ РФ на дату выдачи подотчетных сумм;

- по документально подтвержденному курсу обмена работником денежных средств, полученных в рублях, на иностранную валюту.

Если таких положений учетная политика не содержит, то, на наш взгляд, в бухгалтерском учете расходы в зарубежной командировке, оплаченные рублевой картой, признаются по курсу на дату утверждения авансового отчета.

Налог на прибыль организаций

Согласно п. 5 ст. 252 НК РФ понесенные налогоплательщиком расходы, стоимость которых выражена в иностранной валюте, учитываются в совокупности с расходами, стоимость которых выражена в рублях. Пересчет указанных расходов производится налогоплательщиком в зависимости от выбранного в учетной политике для целей налогообложения метода признания таких расходов в соответствии со ст. 272 и 273 НК РФ.

При методе начисления по п. 10 ст. 272 НК РФ расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату признания соответствующего расхода, если иное не установлено указанной нормой. Требования (обязательства), стоимость которых выражена в иностранной валюте, пересчитываются в рубли курсу на дату прекращения (исполнения) требований (обязательств) и (или) на последнее число текущего месяца в зависимости от того, что произошло раньше. При этом согласно подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления расходов на командировки (к ним, напомним, относится расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, наем жилого помещения) признается дата утверждения авансового отчета.

Так, есть ряд разъяснений для ситуации оплаты наличной иностранной валютой, приобретенной командированным лицом. В этом случае, по мнению чиновников, для случаев приобретения израсходованного количества валюты на территории иностранного государства при применении подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ затраты организации на командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам на приобретение валюты (!). Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты. При наличии первичных учетных документов, подтверждающих курс обмена иностранной валюты, расходы на командировки организации определяются исходя из истраченной суммы валюты по курсу, указанному в справке о приобретении валюты. В случае если командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, то пересчет суммы в иностранной валюте производится по официальному курсу на дату выдачи подотчетных сумм (пп. 10 ст. 272 НК РФ). Смотрите письма Минфина России от 19.06.2020 N 03-03-06/1/52967, от 24.09.2019 N 03-03-06/1/73293, от 05.07.2019 N 03-03-06/1/49809 и пр.

В свою очередь, в письмах Минфина России от 22.01.2016 N 03-03-06/1/2318, от 17.07.2015 N 03-03-06/41128, разъяснено для ситуации оплаты непосредственно банковской картой услуг проживания - расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных государств, следует определять исходя из истраченной суммы по обменному курсу, установленному банком на дату списания денежных средств, а датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета. Курс обмена может быть подтвержден справкой о движении денежных средств на счете, заверенной банком (письмо Минфина России от 10.07.2015 N 03-03-06/39749).

Оперативно мы не встретили примеров судебной практики по налоговым спорам с аналогичными обстоятельствами, с учетом положений п. 7 ст. 3 НК РФ, полагаем, что при непредставлении сотрудником документа о движении средств по его счету использование курса на дату утверждения авансового отчета в части расходов на проживание в гостинице (проезд), не может быть квалифицировано в качестве ошибки. То есть и для целей налогообложения организация вправе признать расходы по зарубежной командировке с определением их величины по курсу на дату утверждения авансового отчета.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

- Энциклопедия решений. Как учитывать расходы в иностранной валюте по загранкомандировке;

- Энциклопедия решений. Как учесть командировочные расходы при расчете налога на прибыль;

- Вопрос: Работнику, направляемому в загранкомандировку в Кению, был выдан аванс в рублях. Далее работник покупает валюту (доллары) и представляет с авансовым отчетом справку о покупке валюты. Расходы по найму жилого помещения представлены двумя квитанциями: по первой гостинице - расходы в долларах, по второй - в кенийских шиллингах. Согласно устным пояснениям работника, проживание во второй гостинице он также оплачивал в долларах (наличными), но квитанцию получил в кенийских шиллингах. Курс в квитанции не указан. Возникает ли в данной ситуации курсовая разница с точки зрения бухгалтерского и налогового учета (налог на прибыль, метод начисления)? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2016 г.);

- Вопрос: Сотрудник организации был командирован за границу. После возвращения из командировки он представил счет за гостиницу и билеты на проезд в валюте страны пребывания. Эти расходы оплачивал с зарплатной карты. Если пересчитать стоимость проезда и гостиницы в рубли на дату утверждения авансового отчета, сумма получается больше, чем та, которую списали с карты сотрудника. Выписки банка сотрудник не представлял. Сотрудник нес расходы за счет личных средств. На какую дату нужно пересчитать подтвержденные документами расходы, чтобы возместить сотруднику понесенные расходы и списать их в бухгалтерском и налоговом учете (метод начисления по налогу на прибыль)? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2015 г.).

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Волкова Ольга

Ответ прошел контроль качества

15 декабря 2023 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.