Новая форма ЕФС-1 с 01.01.2024: обзор нововведений (подготовлено экспертами компании "Гарант", 2024 г.)

Новая форма ЕФС-1 с 01.01.2024:
обзор нововведений

январь 2024 г.

С 2023 года действует единая форма сведений, представляемых страхователями для индивидуального (персонифицированного) учета в системах ОПС и ОСС, включающая сведения о начисленных страховых взносах на травматизм (ЕФС-1).

И спустя год СФР утвердил новую форму ЕФС-1 и порядок ее заполнения. Одновременно утверждены и новые форматы сведений для ЕФС-1.

Новые форма и форматы применяются с 1 января 2024 года. Форма и форматы, в прошлом году введенные ПФР, утратили силу.

Изменения не глобальные, и можно было бы обойтись только корректировками, но потребовалось утвердить именно новый документ, потому как "старые" формы были утверждены в бытность ПФР.

Что изменилось, на что обратить внимание при представлении отчетности по новой ЕФС-1, обо всем этом вы узнаете из нашей статьи.

Рекомендуем:

Образцы заполнения Пример заполнения ЕФС-1

Титульный лист

На Титульном листе появилось новое поле "Код категории страхователя - физического лица".

Его заполняют страхователи - физические лица, производящие выплаты в пользу других физических лиц (п. 28 Порядка).

К примеру, индивидуальные предприниматели в этом поле указывают код ИП01, нотариусы, занимающиеся частной практикой - ФЛ03.

Сведения о трудовой деятельности, предусмотренные п. 2.1 ст. 6 Закона N 27-ФЗ

1. Перечень разделов и подразделов, входящих в ЕФС-1 при представлении указанных сведений, не изменился. По-прежнему, при осуществлении кадровых мероприятий страхователь должен представить в СФР форму ЕФС-1, включающую в себя:

1) Титульный лист

2) Раздел 1:

- Подраздел 1;

- Подраздел 1.1.

2. Изменения и дополнения внесены в порядок заполнения Подраздела 1.1 в отношении таких кадровых мероприятий, как "Увольнение" и "Переименование".

а) Увольнение

Уточняется, в каких случаях представляются сведения с указанием в графе 3 "Сведения о приеме, переводе, увольнении, начале договора ГПХ, окончании договора ГПХ" кадрового мероприятия "Увольнение".

С 01.01.2024 графа 3 заполняется не только при увольнении работника (к примеру, по собственному желанию), но также и при прекращении трудового договора в связи с осуществлением перевода работника по его просьбе или с его согласия на постоянную работу к другому работодателю (п. 43 Порядка).

б) Переименование

Внесены изменения в правила заполнения подраздела 1.1 для кадрового мероприятия "Переименование".

Представление ЕФС-1 по такому кадровому мероприятию необходимо не только при изменении наименования страхователя, но в том числе и в случаях:

- реорганизации страхователя;

- перевода зарегистрированного лица из одного обособленного подразделения юридического лица в другое;

- снятия с учета в СФР юридического лица по месту нахождения обособленного подразделения (на зарегистрированных лиц, продолжающих работать в организации) (п. 53 Порядка).

Мероприятие "Переименование" заполняется в отношении каждого договора (трудового договора, трудового договора по совместительству, договора гражданско-правового характера), зарегистрированного лица со страхователем.

В графе "Сведения о приеме, переводе, увольнении, начале договора ГПХ, окончании договора ГПХ" отдельной строкой указывается:

- кадровое мероприятие "Переименование";

- прежний и новый регистрационные номера страхователя в СФР.

Примечание

Если переименование страхователя производится без изменения регистрационного номера, то в графе "Сведения о приеме, переводе, увольнении, начале договора ГПХ, окончании договора ГПХ" действующий регистрационный номер в СФР указывается 2 раза.

Пример

3. С 01.01.2024 в подразделе 1.1 придется указывать сведения о:

- виде трудового договора (в графе 5);

- режиме рабочего времени (в графе 6),

что в результате повлияет и на частоту представления Сведений о трудовой деятельности.

При этом наименования указанных граф не изменились.

а) Графа 5 "Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение":

В данной графе наряду с записью о наименовании трудовой функции в соответствии со штатным расписанием работодателя, при совершении таких кадровых мероприятий, как "Прием" и "Перевод" необходимо указать вид договора и срок его действия (п. 45 Порядка):

Трудовой договор
по основному месту работы		по совместительству
Код	Срок действия договора	Код	Срок действия договора
0	бессрочный	1	без указания срока
0.1	срочный, на срок до 6-ти месяцев	1.1	до 6-ти месяцев
0.2	срочный, на срок более 6 месяцев	1.2	более 6-ти месяцев

Пример

При приеме на постоянную работу юрисконсульта в графе 5 следует указать "Юрисконсульт 0".

В случае, если юрисконсульт будет принят на работу по совместительству на срок до 6 месяцев, в графе 5 будет указано "Юрисконсульт 1.1".

Указание информации о виде заключаемого трудового договора необходимо для назначения работающим лицам пособия по временной нетрудоспособности (ч. 4 ст. 6 Закона N 255-ФЗ).

В случае изменения условий трудового договора (к примеру, при переводе совместителя на постоянную работу) необходимо представить ЕФС-1 по кадровому мероприятию "Перевод" с указанием в графе 5 значения, соответствующего новому виду договора.

Если изменение срока действия договора будет осуществляться не в порядке перевода, а путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору, т.е. путем внесения изменений в действующий договор, то в этом случае необходимо представить корректировку ранее поданного кадрового мероприятия (п. 52 Порядка). В этом случае специалисты СФР рекомендуют одновременно представить:

- отмену кадрового мероприятия с кодом вида трудового договора "0.1";

- и новое кадровое мероприятие "Прием" с указанием в графе 5 кода вида трудового договора "0.2" и реквизитов дополнительного соглашения в подразделе "Основание".

Пример

Договор изначально был срочный (менее 6 мес.), затем дополнительным соглашением его признали бессрочным.

В этом случае необходимо одновременно:

- отменить ранее поданное кадровое мероприятие с кодом вида договора "0.1";

- представить новое кадровое мероприятие, указав в графе 5 код "0" (бессрочный трудовой договор);

- в подразделе "Основание" указать реквизиты дополнительного соглашения.

б) Графа 6 "Код выполняемой функции":

В этой графе, наряду с кодом выполняемой функции, страхователям предстоит указывать и сведения о режиме работы сотрудника.

Новым Порядком предусмотрено несколько новых кодов:

Код	Когда указывается	Примечание
"ОСОБ"	При представлении госорганами сведений о трудовой деятельности в отношении отдельных категорий зарегистрированных лиц в соответствии с абзацем вторым п. 10 ст. 11 Закона N 27-ФЗ, дополнительно к коду ОКЗ. К таким категориям, в частности, относятся госслужащие	-
"НЕПД"	В случае приема (перевода) сотрудника на работу на условиях неполного рабочего дня	Коды "НЕПД" и "НЕПН" указываются в случаях: - приема (перевода) сотрудника на работу на условиях неполного рабочего времени в трудовом договоре постоянно (ст. 93 ТК РФ); - установления режима неполного рабочего времени временно в дополнительном соглашении к трудовому договору; - при переводе на режим неполного рабочего времени по распоряжению работодателя (ч. 5 ст. 74 ТК РФ).  Внимание При переводе с неполного рабочего дня на полный страхователь представляет Сведения о трудовой деятельности с указанием кадрового мероприятия "ПЕРЕВОД" без указания дополнительных кодов в графе "Код выполняемой функции"
"НЕПН"	В случае приема (перевода) сотрудника на работу на условиях неполной рабочей недели
"ДИСТ"	При приеме (переводе) работника на дистанционную (удаленную) работу (кадровое мероприятие "ПРИЕМ" ("ПЕРЕВОД")), дополнительно к коду ОКЗ	К дистанционной работе относится, в т.ч. и выполнение трудовой функции дистанционно периодически, при условии чередования периодов выполнения работником трудовой функции: дистанционно и на стационарном рабочем месте (ст. 312.1 ТК РФ). Поэтому код "ДИСТ" указывается и при комбинированном графике работы
"НДОМ"	При приеме (переводе) работника на работу на дому (кадровое мероприятие "ПРИЕМ" ("ПЕРЕВОД")), дополнительно к коду ОКЗ	-

Порядком предусмотрено, что в графе 6 указывается только один из вышеуказанных кодов в соответствии со следующей приоритетностью:

1) "НЕПД";

2) "НЕПН";

3) "НДОМ";

4) "ДИСТ".

Поэтому если сотрудник работает на условиях неполной рабочей недели дистанционно, то в форме указывается только код "НЕПН".

Сведения о заключении и прекращении с физлицами договоров гражданско-правового характера (ГПХ)

Графа 6 "Код выполняемой функции" заполняется и при заключении договоров ГПХ. Перечень кодов, подлежащих в этом случае заполнению в графе 6, приведен в п. 46 Порядка.

С 01.01.2024 этот Перечень дополнен новыми кодами:

Код	Когда указывается
ДГПХФЛНС	При заключении договора ГПХ, предметом которого является выполнение работ (оказание услуг), в соответствии с которым страхователь обязан уплачивать страховые взносы от НС и ПЗ
ДАВТФЛНС	При заключении договора авторского заказа, в соответствии с которым страхователь обязан уплачивать страховые взносы от НС и ПЗ

При этом внесены уточнения в коды ДГПХ, ДАВТ, которые подлежат указанию при заключении соответствующих договоров, в случаях, когда указанные договоры не предусматривают обязанность уплаты страховых взносов от НсиПЗ.

Сведения о страховом стаже (Подраздел 1.2 подраздела 1)

1. Сведения, предусмотренные пп. 3 п. 2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ, представляются не по всем работникам, а только в отношении отдельных категорий лиц, у которых условия труда отличаются от обычных.

Закрытый перечень этих лиц приведен в п. 3 ст. 11 Закона N 27-ФЗ.

В новом Порядке уточнено, что Подраздел 1.2 подраздела 1 заполняется и представляется страхователями в отношении указанных лиц за весь период их работы у страхователя в отчетном периоде, т.е. с 01.01. по 31.12., с указанием периодов работы не только с вредными и опасными условиями труда, но и в обычных условиях (п. 6 Порядка).

2. Назначение выплат по ОСС:

В поле "Тип сведений" предусмотрено указание нового типа представляемой формы "Назначение выплат по ОСС" (п. 55 Порядка):

Представляется указанная форма для целей обязательного социального страхования на застрахованное лицо, которое подало заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком, для учета периода работы календарного года, срок представления отчетности за который не наступил.

Порядок заполнения формы с типом "Назначение выплат по ОСС" по сути аналогичен порядку заполнения формы с типом "Назначение пенсии".

Однако в отличие от формы, представляемой для целей назначения пенсии, при заполнении формы для целей назначения выплат по ОСС графа "Период работы" заполняется 2-мя строками (п. 58 Порядка):

1) указываются даты от начала отчетного периода до даты начала отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком;

2) отражается один день отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком (дата фактического начала отпуска) с указанием в графе 7 "Дополнительные сведения" кода "ДЕКРЕТ" или "ДЕТИ" ("ДЕТИПРЛ").

Пример

Иванова Н.Н. работает в организации с 2019 года. 24.01.2024 ушла в декрет.

Следовательно, в графе "Период работы":

- в строке 1 будет указан период с 01.01.2024 по 23.01.2024;

- в строке 2 - 24.01.2024 : 24.01.2024. При этом в графе 7 будет указано "ДЕКРЕТ":

3. Новые коды территориальных условий:

Справочник кодов дополнен новым кодом "ОКУ" (см. также п. 65 Порядка).

Данный код указывается графе 4 в отношении работающих в местностях с особыми климатическими условиями, за исключением районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей. Введен для целей назначения пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам, исходя из МРОТ.

4. Правила заполнения Подраздела 1.2 по СОУТ:

Для страхователей, у которых проведена СОУТ, уточнено, что если в подразделе 1.2 заполнены графы 8 "Особые условия труда (код)" и (или) графа 9 "Основание (код)" подраздела "Условия досрочного назначения пенсии", то в этом случае обязательно должны быть заполнены графы 11 "Индивидуальный номер рабочего места" и 12 "Класс (подкласс) условий труда" (п. 105 Порядка).

Информация о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений (Подраздел 1.3)

1. Из Справочников:

- "Коды типа организаций..." исключен код 6.0 "Иные организации, не заполняющие формы статистического наблюдения в соответствии с приказом Росстата от 30 июля 2021 г. N 457";

- "Коды категорий персонала..." исключен код 600 "Работники организаций, не представляющих формы статистической отчетности в соответствии с приказом Росстата от 30 июля 2021 г. N 457".

Указанные коды исключены в связи с тем, что учреждения, в обязанность которых входит представление Подраздела 1.3 не освобождены от представления статистических данных в соответствии с указанным Приказом Росстата.

Так что данное изменение можно считать обычной технической правкой.

2. Работники, не включаемые в расчет среднесписочной численности:

Подраздел 1.3 дополнен новой графой 4 "Работники, не включаемые в расчет среднесписочной численности".

Заполняется в соответствии с п. 122 Порядка:

Код	В каких случаях указывается
1	Если работник в отчетном периоде относился (начал относиться) к одной из следующих категорий: - женщины, находившиеся в отпусках по беременности и родам, лица, находившиеся в отпусках в связи с усыновлением ребенка со дня рождения усыновленного ребенка, а также в отпусках по уходу за ребенком (кроме работающих на условиях неполного рабочего времени или на дому с сохранением права на получение пособия по государственному социальному страхованию); - работники, обучающиеся в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, и находившиеся в дополнительном отпуске без сохранения заработной платы, а также поступающие в организации, осуществляющие образовательную деятельность, находившиеся в отпуске без сохранения заработной платы для сдачи вступительных экзаменов в соответствии с законодательством РФ; - работники, призванные по мобилизации, и добровольцы на весь период прохождения военной службы или оказания добровольного содействия ВС РФ
0	Если работник в отчетном периоде не относился ни к одной из вышеуказанных категорий

Если в отчетном периоде (не с начала периода) работник начал или перестал относиться к одной из вышеуказанных категорий, то в таком случае в подразделе сведения о выплатах представляются в отдельных строках с указанием в графах 2 и 3 периодов "до" начала отнесения к категориям, периодов отнесения и периодов "после" окончания отнесения к категориям.

Сведения о начисленных страховых взносах от НСиПЗ в соответствии с Законом N 125-ФЗ (Раздел 2)

Для отдельных категорий работодателей появилось новое поле "Льгота" (п. 162 Порядка):

К ним относятся:

- общественные организации инвалидов, доля инвалидов в которых и их законных представителей составляет не менее 80 %;

- организации, уставный капитал которых полностью состоит из вкладов общественных организаций инвалидов и в которых среднесписочная численность инвалидов составляет не менее 50 %, а доля заработной платы инвалидов в ФОТ составляет не менее 25 %;

- учреждения, созданные для достижения образовательных, культурных, лечебно-оздоровительных, физкультурно-спортивных, научных, информационных и иных социальных целей, а также для оказания правовой и иной помощи инвалидам, детям-инвалидам и их родителям, единственными собственниками имущества которых являются указанные общественные организации инвалидов.

Указанные организации в поле "Льгота" проставляют знак "X".

Представление ЕФС-1 при ликвидации

В новом Порядке более подробно расписаны правила представления ЕФС-1 в случае ликвидации организации (прекращении деятельности ИП).

В этом случае сведения подраздела 1.1 "Сведения о трудовой (иной) деятельности" и подраздела 1.2 "Сведения о страховом стаже" подраздела 1 представляются на всех работающих у страхователя (работавших в отчетном периоде) застрахованных лиц.

Государственные (муниципальные) учреждения, осуществляющие виды деятельности, определенные постановлением Минтруда РФ от 02.09.2022 N 507н, представляют при ликвидации также подраздел 1.3 подраздела 1.

Страхователи, перечисляющие дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию застрахованных лиц и взносы работодателя в пользу застрахованных лиц (в случае их уплаты) в соответствии с Федеральным законом от 30.04.2008 N 56-ФЗ, представляют при ликвидации подраздел 3 подраздела 1.

По какой форме сдавать в СФР отчетность за 2023 год?

Приказ СФР, которым утверждена новая форма ЕФС-1, вступил в силу 01.01.2024. При этом документ не уточняет, что данная форма применяется, начиная именно с отчетности за 2024 год. Исходя из разъяснений территориальных отделений СФР сведения за 2023 год должны представляться по новой форме (письмо ОСФР по Омской области от 24.01.2024 N ЕК-55-05/22209л).

Однако в связи с тем, что новые форма и формат ЕФС-1 были утверждены в Минюсте только в конце декабря 2023 г., в течение января 2024 г. сведения по форме ЕФС-1 будут приниматься территориальными органами СФР как по новой, так и по "старой" форме ЕФС-1, утв. постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 N 245п (информация от 10.01.2024 ОСФР по Тверской области).

Титова Елена
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ,
член Палаты налоговых консультантов