Примерная форма правил документооборота (для бюджетной сферы)

ГАРАНТ:

Настоящая примерная форма может применяться в казенных, бюджетных и автономных учреждениях

Примечание

Документ подготовлен с учетом Общих требований, установленных Приложением N 2 к Стандарту "Учетная политика", которые необходимо применять при организации учетной политики начиная с 2024 года по мере организационной и технологической готовности, но не позднее 1 июля 2024 года.

Приложение N
к Учетной политике
[наименование государственного
(муниципального) учреждения]

Правила документооборота

1. Общие положения

1.1. Настоящие правила документооборота (далее - Правила) устанавливают единый порядок и принципы организации документооборота в [указать наименование учреждения] (далее - Учреждение).

1.2. Правила определяют механизм взаимодействия структурных подразделений Учреждения, а также лиц, осуществляющих ведение бухгалтерского учета, в целях эффективного распределения функций между ответственными за первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета лицами и организации движения документов бухгалтерского учета с момента их создания (поступления в Учреждение) до передачи в архив с соблюдением установленных для каждого документа в графике документооборота сроков.

1.3. Правила обеспечивают решение следующих задач:

- соблюдение порядка и сроков передачи (представления) в соответствии с утвержденным графиком документооборота первичных (сводных) учетных документов для отражения их в бухгалтерском учете;

- своевременное отражение объектов учета в бухгалтерском учете и (или) отчетности, в том числе передачу документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухучета и составление на их основе бухгалтерской (финансовой) отчетности;

- своевременное предоставление данных бухгалтерского учета и (или) отчетности, необходимых для осуществления учреждением своей деятельности;

- сохранность документов, предотвращение несанкционированного доступа к ним и недопущения необоснованного внесения в них изменений (изъятий документов).

1.4. Настоящие Правила обязательны для исполнения всеми сотрудниками [работниками] Учреждения.

1.5. Общий контроль за организацией документооборота возлагается на руководителя Учреждения [указать иное уполномоченное лицо].

2. Порядок применения форм документов

2.1. Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах, обязательствах, ином имуществе, об операциях, их изменяющих, и финансовых результатах указанных операций (доходах, расходах, источниках финансирования деятельности Учреждения) являются первичные учетные документы.

2.2. Первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета составляются по унифицированным формам, утвержденным:

а) Приказом Минфина России от 15.04.2021 N 61н;

б) Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н;

в) Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У;

г) правовыми актами уполномоченных органов исполнительной власти.

2.3. Унифицированные формы документов, утвержденные Приказом Минфина России от 15.04.2021 N 61н (далее также - Приказ N 61н), применяются в Учреждении с учетом положений о начале применения форм документов согласно приказам о внесении изменений в Приказ N 61н в следующем порядке.

2.3.1. Унифицированные формы документов, утвержденные первоначальной редакцией Приказа N 61н, а также Приказом N 61н в редакции приказа Минфина России от 30.09.2021 года N 142н, применяются в Учреждении:

[выберите нужное:

- c 01.01.2023;

- с "___" "______________ 202_ г. [укажите иную дату в случае начала досрочного применения всех документов одной датой с учетом п. 6 Приказа N 61н и п. 2 приказа Минфина России от 30.09.2021 N 142н];

- в сроки согласно приложению N __ к настоящим Правилам [при досрочном поэтапном переходе на применение унифицированных форм согласно п. 6 Приказа N 61н и п. 2 приказа Минфина России от 30.09.2021 N 142н составьте график - перечень форм с указанием даты начала применения каждой формы].

2.3.2. Унифицированные формы документов, утвержденные Приказом N 61н в редакции приказа Минфина России от 28.06.2022 N 100н, применяются в Учреждении:

[выберите нужное:

- c 01.01.2024;

- с "___" "______________ 202_ г. [укажите иную дату в случае начала досрочного применения всех документов одной датой с учетом п. 2 приказа Минфина России от 28.06.2022 N 100н];

- в сроки согласно приложению N __ к настоящим Правилам [при досрочном поэтапном переходе на применение унифицированных форм согласно п. 2 приказа Минфина России от 28.06.2022 N 100н составьте график - перечень форм с указанием даты начала применения каждой формы].

2.3.3. Унифицированные формы документов, утвержденные Приказом N 61н в редакции приказа Минфина России от 07.11.2022 N 157н, применяются в Учреждении:

[выберите нужное:

- c 01.01.2024;

- с "___" "______________ 202_ г. [укажите иную дату в случае начала досрочного применения всех документов одной датой с учетом п. 2 приказа Минфина России от 07.11.2022 N 157н];

- в сроки согласно приложению N __ к настоящим Правилам [при досрочном поэтапном переходе на применение унифицированных форм согласно п. 2 приказа Минфина России от 07.11.2022 N 157н составьте график - перечень форм с указанием даты начала применения каждой формы].

2.3.4. Унифицированные формы документов, утвержденные Приказом N 61н в редакции приказа Минфина России от 30.10.2023 N 174н, применяются в Учреждении:

[выберите нужное:

- c 01.01.2025;

- с "___" "______________ 202_ г. [укажите иную дату в случае начала досрочного применения всех новых и скорректированных унифицированных форм документов одной датой];

- в сроки согласно приложению N __ к настоящим Правилам [при досрочном поэтапном переходе на применение новых и скорректированных унифицированных форм составьте график - перечень форм с указанием даты начала применения каждой новой формы или уточненной формы документа в редакции приказа Минфина России от 30.10.2023 N 174н].

2.4. При отсутствии унифицированных форм первичных учетных документов и регистров бухучета в Учреждении используются формы, образцы которых приведены в Приложении N__ к учетной политике:

- рекомендованные финансовым органом;

- доведенные вышестоящим органом/учредителем;

- самостоятельно разработанные.

2.5. Неунифицированные формы первичных учетных документов должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование Учреждения;

- содержание факта хозяйственной жизни;

- величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

- подписи ответственных лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц;

- подписи руководителя или уполномоченных им на то лиц;

- информацию, необходимую для представления в Государственную информационную систему о государственных и муниципальных платежах в соответствии с порядком, установленным Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ [указывается дополнительно для администраторов доходов].

2.6. Неунифицированные формы регистров бухучета должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование регистра;

- наименование Учреждения;

- дату начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;

- хронологическую и (или) систематическую группировку объектов бухучета;

- величину денежного и (или) натурального измерения объектов бухучета с указанием единицы измерения;

- наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;

- подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц;

- иные реквизиты, предусмотренные для формирования унифицированных форм документов.

2.7. В унифицированных и неунифицированных формах первичных документов, в которых дата составления и/или подписания отличается от даты (периода) совершения факта хозяйственной жизни, дополнительно в качестве обязательного реквизита указывается информация о дате (периоде) совершения события.

2.8. Ответственные за создание документов лица вправе включать в первичный (сводный) учетный документ или регистр бухучета, сформированный на основе унифицированной формы, дополнительные реквизиты/данные.

Перед принятием такого решения ответственное лицо должно:

а) установить возможность обеспечения информационной совместимости государственных (муниципальных) информационных систем и информационных ресурсов, средствами которых осуществляется формирование и обмен информацией и документов в электронном виде (в форме электронных документов);

б) согласовать введение дополнительного реквизита с:

[выберите нужное:

- руководителем отдела/структурного подразделения;

- главным бухгалтером/иным уполномоченным лицом;

- руководителем Учреждения/иным уполномоченным лицом].

Согласование осуществляется уполномоченным лицом в форме визирования служебной/докладной записки, подготовленной ответственным за создание документа лицом.

Разрешается также изменение размера граф и строк, которые предусмотрены унифицированной формой, добавление вкладных листов.

Удаление отдельных реквизитов из форм первичных учетных документов, регистров бухучета не допускается.

3. Регламент составления, представления, обработки документов

3.1. В целях ведения бухгалтерского учета

[выберите нужное:

- в Учреждении используется система электронного документооборота (далее - СЭД);

- документооборот в Учреждении осуществляется посредством обмена документами (копиями документов) на бумажном носителе].

3.2. Первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета составляются в Учреждении

[выберите нужное:

а) в виде электронных документов;

б) на бумажном носителе в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документов исключительно на бумажном носителе;

в) на бумажном носителе в связи с отсутствием организационно-технической возможности формирования и хранения электронных документов].

[для варианта "в" п. 3.2]

Первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета, составленные по унифицированным формам электронных документов, утвержденным:

- разделами 4 и 5 Методических указаний к приказу Минфина России от 30.03.2015 N 52н;

- приказом Минфина России от 15.04.2021 N 61н,

составляются в Учреждении на бумажном носителе до наступления организационно-технической возможности и технологической готовности информационной системы, применяемой в целях комплексной автоматизации бухгалтерского учета и обеспечивающей ведение бухгалтерского учета в Учреждении (специализированного программного продукта), формировать электронные документы.

Переход на формирование унифицированных форм первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета в виде электронных документов, подписанных электронной подписью, осуществляется по факту технологической готовности информационной системы, обеспечивающей ведение бухгалтерского учета в Учреждении (специализированного программного продукта), но не ранее наступления даты начала применения в Учреждении унифицированных форм электронных документов согласно п. 2.3 настоящих Правил.

О технологической готовности формирования унифицированных форм первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, в виде электронных документов бухгалтерия/ЦБ уведомляет всех сотрудников Учреждения, имеющих отношение к учетным процедурам и ответственных за оформление фактов хозяйственной жизни и формирование и (или) представление в бухгалтерию/ЦБ документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, в порядке, предусмотренном пп. 3.20 - 3.21 настоящих Правил.

3.3. Для соблюдения принципа однократного ввода данных информация об объектах учета формируется непосредственно в информационной системе/базе данных [указать название(я)], применяемой в целях комплексной автоматизации бухгалтерского учета в Учреждении (специализированном программном продукте).

3.4.

[для варианта "а" п. 3.2]

В Учреждении используется электронный (цифровой) способ формирования документов бухгалтерского учета - документ составляется с применением программного(ых) средства(в) [указать название(я)] посредством формирования электронного документа, подписываемого электронными подписями.

Первичные (сводные) учетные документы, регистры бухучета, составленные в форме электронных документов, дополнительно на бумажных носителях не формируются, дубликаты электронных документов на бумажном носителе не создаются.

При необходимости, в том числе по требованию/запросу государственного органа или иных уполномоченных лиц о представлении электронного первичного учетного документа, электронного регистра на бумажном носителе формируются копии электронных документов.

Копии электронных документов формируются на бумажном носителе

[выберите нужное:

- скриншотом оригинала электронного документа;

- путем распечатывания;

- иной вариант].

Копия электронного документа, изготовленная на бумажном носителе, подлежит обязательному заверению. Копии электронных документов на бумажном носителе заверяются

[выберите нужное:

- лицом, ответственным за формирование документа (ответственным исполнителем);

- ответственным лицом, наделенным соответствующим полномочием [указать структурное подразделение/должность];

- главным бухгалтером/иным уполномоченным лицом [выберите нужное];

- руководителем Учреждения/иным уполномоченным лицом [выберите нужное];

- иной вариант].

На копиях электронных документов проставляется заверительная надпись "Копия электронного документа верна"; должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения. Заверение копии электронного документа удостоверяется печатью.

Копии электронных документов на бумажном носителе формируются и заверяются в течение [указать количество] рабочих дней с момента получения требования/запроса с составлением описи представляемых документов по форме

[выберите нужное:

- Реестра сдачи документов (ф. 0504053);

- согласно приложению N __ к учетной политике].

Опись оформляется в 2-х экземплярах - по одному экземпляру для каждой из сторон. Хранение описи с подписью и расшифровкой Ф.И.О. лица, получившего документ(ы), осуществляется сотрудником, ответственным за заверение копий электронных документов.

[для вариантов "б" и "в" п. 3.2]

Заполнение бухгалтерских документов на бумажных носителях осуществляется

[выберите нужное:

- собственноручно - документ составляется лицом, ответственным за совершение факта хозяйственной жизни, на бумажном носителе средством, обеспечивающим сохранность этих записей в течение срока хранения документов - шариковой (не гелевой) ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цветов;

- автоматически (полуавтоматически) - документ составляется с применением программного(ых) средства(в) [указать название(я)] посредством формирования электронного образа бумажного документа, содержащего обязательные реквизиты, предусмотренные формой документа и собственноручного подписания документа на бумажном носителе.

3.5. В Учреждении допускается:

а) оформление одного первичного учетного документа при осуществлении нескольких связанных между собой фактов хозяйственной жизни. На основе одного первичного документа в бухгалтерском учете могут отражаться:

- разные объекты учета;

- отдельные корреспонденции счетов разными датами при наступлении определенных событий.

Одним первичным документом оформляются следующие взаимосвязанные события:

[выберите нужное:

- начисление доходов будущих периодов и их признание в составе доходов текущего года;

- иной вариант].

б) оформление одним первичным учетным документом (ведомостью) совокупности однотипных фактов хозяйственной жизни/событий по разным контрагентам. Одним первичным документом оформляются однотипные факты по разным контрагентам в целях

[выберите нужное:

- отражения операций по начислению и уточнению доходов по группам плательщиков доходов;

- отражения операций по начислению доходов по однотипным долгосрочным договорам на оказание платных услуг, заключенным в течение календарного месяца;

- постановки на учет бюджетных (денежных) обязательств и проведения санкционирования;

- иной вариант].

в) оформление одним первичным учетным документом совокупности однотипных фактов хозяйственной жизни/событий, произошедших в одном календарном месяце, по разным объектам НФА. Одним первичным документом могут быть оформлены следующие однотипные факты

[выберите нужное:

- принятие решения о постановке на балансовый учет объектов НФА, приобретенных/созданных в течение одного календарного месяца;

- принятие решения о списании материальных запасов, бланков строй отчетности, израсходованных (потребленных) в течение одного календарного месяца;

- иной вариант].

3.6. Первичные документы, требующие предзаполнения, формируются в следующем порядке

[выберите один из вариантов:

1. Ответственное лицо бухгалтерии/ЦБ самостоятельно создает первичный документ, вносит в него все необходимые данные/сведения из регистров бухучета и передает "предзаполненный" документ иному ответственному лицу для завершения его формирования и подписания.

2. Документ формируется лицом, ответственным за его создание, а затем направляется при необходимости для заполнения иным ответственным лицом из состава бухгалтерской службы/ЦБ в части информации из регистров бухгалтерского учета. Такой способ предзаполнения документа предполагает внесение в уже сформированный документ данных и (или) отдельных реквизитов документа иным лицом, если лицо, ответственное за составление документа, не имеет возможности/доступа самостоятельно внести в документ необходимые данные из регистров бухучета.

Перечень документов, требующих предзаполнения, устанавливается графиком документооборота. Ответственные за предзаполнение первичных документов лица назначаются приказом/распоряжением руководителя под роспись об ознакомлении с возложенной на такие лица обязанностью. При этом у лиц, отвечающих за предзаполнение документов, должно быть обеспечено право доступа к соответствующей базе данных или предоставлены расширенные права (при необходимости).

Срок предзаполнения документов - в течение [указать срок] с момента

[выберите нужное:

- совершения факта хозяйственной жизни, требующего оформления первичного документа с предзаполнением [для варианта 1];

- получения текстового сообщения о необходимости предзаполнения посредством электронной почты, мессенджеров, корпоративных чатов и т.п. [для варианта 2];

- получения электронного оповещения в программном продукте [для варианта 2];

- иной вариант].

Информирование лица, ответственного за формирование документа, об окончании предзаполнения документа осуществляется в аналогичном порядке, выбранном выше, непосредственно [указать иной срок] после завершения предзаполнения первичного документа.

3.7. К бухгалтерскому учету принимаются

[выберите нужное:

а) электронные документы;

б) оригиналы/подлинники документов на бумажном носителе;

в) скан-копии бумажных документов].

[для варианта "б" п. 3.7]

При отсутствии возможности лицом, ответственным за формирование и (или) предоставление документа на бумажном носителе, своевременно передать оригинал/подлинник документа в бухгалтерию/ЦБ, такое лицо должно предоставить в бухгалтерию/ЦБ электронный образ бумажного документа с приложением электронной копии документа (скан-копии). Предоставление скан-копии не освобождает ответственных лиц от обязанности представить в бухгалтерию/ЦБ оригинал документа, сформированного на бумажном носителе, в течение [указать количество] рабочих дней с момента предоставления скан-копии такого документа. В случае нарушения указанного срока лицу, предоставившему скан-копию, направляется требование главного бухгалтера/иного уполномоченного им лица [выбрать нужное] в порядке, предусмотренном п. 4.4 настоящих Правил.

3.8. Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, принимается к бухгалтерскому учету при одновременном выполнении следующих условий:

- документ имеет все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой документа, при отсутствии унифицированной формы - обязательные реквизиты, предусмотренные пунктами 2.5 и 2.7 настоящих Правил;

- документ подписан действующим(ми) сертификатом(ами) электронной подписи;

- документ зарегистрирован в СЭД;

- при составлении и подписании документа были соблюдены требования Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ).

3.9. Первичные учетные документы, оформленные на бумаге, принимаются к бухгалтерскому учету при одновременном соблюдении следующих условий:

- отражения в них всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа, при отсутствии унифицированной формы - обязательных реквизитов, предусмотренных пунктами 2.5 и 2.7 настоящих Правил;

- при наличии на документе собственноручной подписи руководителя/уполномоченных им на то лиц [выберите нужное].

Без подписи руководителя и главного бухгалтера/уполномоченных ими на то лиц [выберите нужное] не принимаются к бухгалтерскому учету:

- денежные и расчетные документы;

- документы, оформляющие финансовые вложения;

- договоры займа, кредитные договоры.

Исключение - документы, подписываемые руководителем органа государственной власти (государственного органа), органа местного самоуправления, особенности оформления которых определяются законодательными и (или) иными нормативными правовыми актами РФ.

В случаях разногласий между руководителем Учреждения и главным бухгалтером по осуществлению отдельных фактов хозяйственной жизни, указанные документы могут приниматься к исполнению и учету без подписи главного бухгалтера. Основанием для такого рода действий должностных лиц бухгалтерии может быть только письменное распоряжение руководителя Учреждения (уполномоченного им на то лица), который несет ответственность, предусмотренную законодательством РФ за осуществление соответствующей операции.

3.10. Скан-копии документов принимаются к бухгалтерскому учету только при условии подписания их усиленной квалифицированной электронной подписью должностным лицом, ответственным за соответствие такой скан-копии подлиннику документа.

Ответственность за соответствие скан-копии подлиннику документа возлагается на

[выберите нужное:

- лицо, ответственное за оформление указанным документом факта хозяйственной жизни;

- лицо, ответственное за формирование скан-копии [указать структурное подразделение/должность];

- лицо, ответственное за передачу скан-копии [указать структурное подразделение/должность];

- лицо, ответственное за подписание оригинала бумажного документа (ответственный исполнитель);

- иной вариант].

3.11. В регистрах бухгалтерского учета данные отражаются в хронологической последовательности, с группировкой по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Регистры бухучета подписываются

[выберите нужное:

- лицами, подписи которых предусмотрены формой документа;

- главным бухгалтером/иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета;

- лицом, ответственным за формирование документа;

- главным бухгалтером и лицом, ответственным за формирование документа;

- руководителем/главным бухгалтером централизованной бухгалтерии [при осуществлении централизуемых полномочий];

- иной вариант].

При формировании регистров бухгалтерского учета на бумажном носителе:

- листы регистров должны быть сброшюрованы и пронумерованы;

- количество листов должно быть заверено руководителем и главным бухгалтером и скреплено печатью Учреждения (при наличии).

3.12 .Не допускается принятие к бухгалтерскому учету следующих документов, содержащих исправления:

- документов, оформляющих операции с наличными денежными средствами (ПКО, РКО, Объявления на взнос наличными и иных документов);

- документов, оформляющих операции с безналичными денежными средствами;

- бланков строгой отчетности.

В иных первичных (сводных) учетных документах исправления допускаются.

При исправлении первичных документов, созданных/оформленных в Учреждении на бумаге, стирать, подчищать, использовать корректирующую жидкость запрещено. Внесение исправлений в бумажные первичные документы осуществляется в следующем порядке:

1. Зачеркнуть одной чертой исправляемую запись или сумму так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое.

2. Надписать над зачеркнутым правильное содержание документа или суммы.

3. Подписать теми лицами, кто изначально подписывал документ, указывая:

- "Исправленному верить" или "Исправлено";

- фамилию и инициалы;

- дату исправления

- иные реквизиты, необходимые для идентификации указанных лиц (например, реквизиты доверенности/приказа, согласно которой(ому) они наделены полномочиями на подписание определенных документов).

В случае, если лицо, изначально подписавшее документ, на момент внесения в него исправлений уволено, или находится в отпуске по беременности и родам, отпуске по уходу за ребенком (ином длительном отпуске), заверение исправлений осуществляется иными сотрудниками Учреждения, на которые в момент корректировки возложены обязанности по формированию таких документов. Порядок действий при отсутствии лиц, подписи которых необходимо проставить на исправляемом документе, см. в п. 5.13 настоящих Правил.

Исправления в первичный электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, не вносятся, так как это приведет к нарушению его целостности. Изменение информации, содержащейся в электронном документе, осуществляется путем создания корректирующего документа и/или аннулирования первоначально созданного электронного документа. Не допускается удаление из СЭД аннулированного электронного документа, так как в определенный момент времени этот электронный документ имел юридическую силу, т. е. подтверждал наличие объекта бухгалтерского учета.

3.13. Прием бумажных документов от контрагентов осуществляется службой делопроизводства [указать структурное подразделение/должность]. Документы, полученные сотрудниками от других организаций, также предоставляются в службу делопроизводства для регистрации входящей документации.

Первичные документы, оформленные контрагентами в бумажном и электронном виде (двухсторонние документы), признавать ошибочными в одностороннем порядке нельзя.

В первичные документы, оформленные контрагентами на бумаге, вносить исправления не допускается. В таком случае ответственный за получение документов извне сотрудник Учреждения [указать структурное подразделение, должность], в рамках делового документооборота должен подготовить обращение в адрес контрагента с предложением о внесении исправлений в предоставленный ранее документ или его замене на корректирующий. Обращение составляется в свободной письменной форме на фирменном бланке Учреждения с регистрацией исходящего номера.

Исправление ранее составленного двустороннего документа, оформленного в электронном виде, осуществляется

[выберите нужное:

- при наличии технической возможности - путем аннулирования электронного документа с использованием программного обеспечения оператора ЭДО;

- при отсутствии технической возможности - путем заключения соглашения об аннулировании электронного документа в бумажном виде].

Отсутствие в первичном документе печати контрагента не является основанием для непринятия к учету произведенных расходов и не опровергает факта совершения хозяйственной операции, если наличие оттиска печати не является обязательным реквизитом формы документа. Первичные документы контрагентов без печати принимаются к бухгалтерскому учету в общем порядке. При наличии сомнений проверка факта совершения операции осуществляется в рамках внутреннего контроля.

3.14. В документах о приемке, оформляемых при исполнении договоров и контрактов, стоимостные показатели должны отражаться в рублях и копейках (в рублях с точностью до второго десятичного знака после запятой).

3.15. В регистрах бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправления в регистрах бухучета должны содержать:

- дату исправления;

- подписи лиц, ответственных за ведение конкретного регистра (с указанием Ф.И.О. либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц).

3.16. К бухгалтерскому учету принимаются первичные (сводные) учетные документы, регистры бухучета, составленные на русском языке.

Первичные (сводные) учетные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык. При переводе документов

[выберите нужное:

- допускается сохранять некоторые слова на иностранном языке, если они являются зарегистрированным товарным знаком или их значение для подтверждения факта хозяйственной жизни/расходов несущественно;

- переводится весь текст документа, в том числе расшифровки подписей].

Построчный перевод первичных учетных документов, составленных на иностранных языках, осуществляется

[выберите нужное:

- ответственным лицом Учреждения, наделенным соответствующим полномочием в рамках исполнения должностных обязанностей;

- специализированной организацией на основании заключенного договора на предоставление услуг по переводу;

- профессиональным переводчиком на договорной основе;

- иным способом].

Правильность перевода удостоверяется

[выберите нужное:

- датой перевода и подписью переводчика с ее расшифровкой;

- указанием реквизитов документа, удостоверяющего специальное образование переводчика;

- приложением копии документа, подтверждающего соответствующее образование переводчика;

- иные документы].

Перевод [указать категорию первичных документов, например, финансовых] дополнительно заверяется нотариусом.

Перевод составляется в виде отдельного документа с указанием количества листов и прикладывается к первичным документам, оформленным на иностранном языке.

3.17. В Учреждении применяются единые справочники (классификаторы), необходимые и используемые при работе с бухгалтерскими документами.

Единые справочники содержатся в информационной системе, обеспечивающей ведение бухгалтерского учета (бухгалтерской программе). Формирование справочников осуществляется лицами, ответственными за ведение бухгалтерского учета.

Каждый из участников документооборота имеет абсолютные права на доступ ко всем справочникам, за исключением сведений, составляющих персональные данные, а также может инициировать работу по внесению изменений/уточнений/дополнений в справочники в целях поддержания справочников в актуальном состоянии.

Внесение изменений в справочники осуществляется ответственным лицом бухгалтерии/ЦБ [указать структурное подразделение/должность] в течение 1 (одного) рабочего дня [указать иной срок] со дня поступления соответствующей информации в виде служебной/докладной записки от ответственного участника документооборота. Ответственное лицо бухгалтерии/ЦБ в целях актуализации единых справочников согласует с главным бухгалтером/иным уполномоченным лицом реквизитный состав (содержание) справочников. Уточнения и дополнения в справочники вносятся ответственным лицом бухгалтерии/ЦБ по мере необходимости с учетом положений, изложенных выше.

Наполнение таких справочников, как "Контрагенты", "Договоры и обязательства" [указать/дополнить иные названия справочников при необходимости] осуществляется участниками документооборота самостоятельно в соответствии с предоставленными правами доступа к программному продукту/СЭД.

Ответственность за представление сведений в целях формирования и актуализации справочников в части, касающейся сотрудников Учреждения (ФИО, должность, иная информация) возлагается на кадровую службу Учреждения.

3.18. В целях исполнения Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", а также главы 14 ТК РФ в Учреждении разработано и утверждено Положение о работе с персональными данными сотрудников. Нормами данного локального акта регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, включающие в себя осуществляемые в Учреждении детальные действия по получению, обработке, хранению, передаче персональных данных сотрудников или иному их использованию, с целью защиты персональных данных сотрудников от несанкционированного доступа, а также неправомерного их использования и утраты.

ГАРАНТ:

Примерную форму положения о работе с персональными данными работников см. здесь.

Передача документов, содержащих персональные данные сотрудников, осуществляется в порядке, предусмотренном ст. 88 ТК РФ, и утвержденным Положением.

С сотрудниками бухгалтерии, кадровой службы, работающими с документами, содержащими персональные сведения, заключаются соглашения о неразглашении персональных данных. Все сотрудники, в том числе вновь принимаемые на работу, ознакамливаются под роспись с документами Учреждения, устанавливающими порядок обработки персональных данных сотрудников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

Предоставление допуска сотрудников к работе с документами, содержащими персональные сведения, осуществляется

[выберите нужное:

- главным бухгалтером/иным уполномоченным лицом;

- начальником кадровой службы;

- руководителем Учреждения/иным уполномоченным лицом;

- иной вариант].

Ответственность за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных сотрудников возлагается на лиц, непосредственно допустивших нарушение правил обработки персональных данных, установленных федеральным законодательством, и норм Положения о работе с персональными данными, а также требований к защите персональных данных.

3.19. Формирование бухгалтерских документов со сведениями, составляющими государственную тайну, осуществляется обособленно с соблюдением норм Закона РФ от 21.07.1993 N 5485-I "О государственной тайне".

Обязанности по ведению секретного делопроизводства, оформлению допуска сотрудникам Учреждения к секретным сведениям, содержащим государственную тайну, возложены на [указать структурное подразделение, должность и Ф.И.О. сотрудника].

Подготовка, обработка и размножение документов, содержащих сведения, отнесенных к государственной тайне, осуществляется только на сертифицированных средствах вычислительной техники, расположенных в специальном помещении Учреждения.

Мероприятия, связанные с созданием, проверкой, согласованием, подписанием, утверждением и отражением в бухгалтерском учете документов, содержащих государственную тайну, осуществляются исключительно в порядке и в соответствии с нормами инструкции, регламентирующей порядок работы с документами, содержащими особой важности, совершенно секретные и секретные сведения.

3.20. Уведомление о переходе на формировании документов в виде электронных документов (далее также - Уведомление о применении электронных документов, Уведомление) может формироваться в отношении как одной унифицированной формы первичного учетного документа, регистра бухгалтерского учета, так и нескольких унифицированных форм первичных учетных документов и регистров.

В Уведомлении о применении электронных документов должна содержаться следующая информация:

а) наименование унифицированной формы первичного учетного документа, регистра бухгалтерского учета и код формы по ОКУД;

б) наименование приказа Минфина России, которым утверждена унифицированная форма первичного учетного документа, регистра бухгалтерского учета;

в) дата начала применения электронного документа унифицированной формы - дата перехода на формирование первичного (сводного) учетного документа, регистра бухгалтерского учета, составленного по унифицированной форме, в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

3.21. Уведомление о применении электронных документов формируется ответственным сотрудником бухгалтерии/ЦБ, подписывается Главным бухгалтером и направляется сотрудникам Учреждения для ознакомления не позднее чем за [указать количество] рабочих дней до даты начала применения электронного документа, указанной в подп. "в" п. 3.20 настоящих Правил.

С Уведомлением о применении электронных документов должны быть ознакомлены сотрудники Учреждения, имеющие отношение к учетному процессу и (или) оформлению электронного документа, информация о котором содержится в Уведомлении о применении электронных документов.

[для варианта направления Уведомления посредством СЭД]

При направлении Уведомления о применении электронных документов посредством СЭД сотрудник считается ознакомленным с даты направления ему такого Уведомления.

При отсутствии технической возможности направить сотруднику Уведомление через СЭД факт ознакомления должен быть подтвержден путем проставления сотрудником Учреждения его собственноручной подписи и даты ознакомления в листе ознакомления к Уведомлению о применении электронного документа. Ознакомить сотрудников необходимо с соблюдением срока, установленного настоящим пунктом.

3.22. По решению Главного бухгалтера при условии технологической готовности информационной системы, обеспечивающей ведение бухгалтерского учета в Учреждении, могут приниматься к учету в виде электронных документов первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета, составленные:

а) по унифицированным формам, утвержденным разделами 1 - 3 Методических указаний к приказу Минфина России от 30.03.2015 N 52н;

б) по неунифицированным формам, утвержденным Приложением N __ к Учетной политике.

Переход на формирование документов, указанных в настоящем пункте Правил, в виде электронных документов, осуществляется в порядке, предусмотренном пп. 3.20 - 3.21 настоящих Правил.

Первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета, указанные в настоящем пункте Правил, принимаются к учету в виде электронных документов при условии их подписания квалифицированной электронной подписью (ЭЦП) всеми лицами, подписи которых предусмотрены формой документа. Подписание документов, указанных в настоящем пункте Правил, простой электронной подписью (ЭП) не допускается.

3.23. По факту направления Уведомления о применении электронных документов главным бухгалтером/иным уполномоченным лицом [выбрать нужное] вносятся соответствующие изменения в График документооборота.

3.24. Первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета, в отношении которых были сформированы Уведомления о применении электронных документов, с даты, указанной в подп. "в" п. 3.20 настоящих Правил, формируются ответственными исполнителями и принимаются к учету бухгалтерией/ЦБ в виде электронного документа.

В случае предоставления в бухгалтерию/ЦБ сформированного на бумажном носителе первичного (сводного) учетного документа, регистра бухгалтерского учета, составленного по форме, в отношении которой сотрудники были уведомлены о применении электронных документов, при этом дата формирования документа на бумажном носителе совпадает с датой, указанной в подп. "в" п. 3.20 настоящих Правил, или наступила после такой даты, документ к учету не принимается. Лицу, ответственному за формирование представленного документа, направляется уведомление о результатах внутреннего контроля в порядке, предусмотренном п. 4.4 настоящих Правил.

4. Сроки и периодичность составления, согласования, подписания, утверждения, передачи и обработки документов

4.1. Сроки составления, согласования, подписания, утверждения, передачи и обработки первичных учетных документов и регистров для отражения их в бухгалтерском учете устанавливаются в соответствии с Графиком документооборота (Приложение N ___ к учетной политике).

ГАРАНТ:

Примерную форму графика документооборота на 2024 год см. здесь.

Ответственные за формирование, подписание, утверждение, передачу и обработку таких документов несут персональную ответственность за своевременность совершения указанных действий.

Допускается оформление первичных учетных документов в иные сроки при условии, что документы, оформляющие факты хозяйственной жизни, которые произошли в течение одного календарного месяца, представлены в бухгалтерскую службу не позднее дня закрытия данного календарного месяца, установленного в учетной политике.

4.2. Составление первичных (сводных) учетных документов осуществляется с учетом мероприятий внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни. Внутренний контроль, в том числе за бухгалтерскими документами, осуществляется в соответствии с утвержденным в Учреждении Положением о внутреннем контроле (приложение N___ к учетной политике).

ГАРАНТ:

Примерную форму Положения о внутреннем контроле для государственного (муниципального) учреждения см. здесь.

Задачами внутреннего контроля на данном этапе являются:

- обеспечение соблюдения требований к оформлению первичных документов в части реквизитного состава и корректного выбора формы для конкретной хозяйственной ситуации, т. е. проверка качества подготовленных документов;

- обеспечение достоверности данных о фактах хозяйственной жизни при их оформлении в части недопущения отражения в учете мнимого или притворного объекта бухгалтерского учета, в частности, неосуществленных расходов, несуществующих обязательств, не имевших места событий.

Внутренний контроль, за исключением самоконтроля, осуществляется путем оповещения ответственным лицом уполномоченного на проведение контроля лица о создании/поступлении первичного документа и направлении его на проверку. Способ оповещения - посредством направления текстового сообщения на электронный адрес, в корпоративный чат, электронного уведомления в СЭД и т.п. [выбрать нужное]. В случае выявления недостатков и нарушений по результатам внутреннего контроля первичного документа оповещение с требованием исправления обнаруженных ошибок направляется в аналогичном порядке. Повторное направление скорректированного/исправленного документа в адрес уполномоченного на проведение внутреннего контроля лица обязательно.

Передача учетных функций централизованной бухгалтерии не освобождает уполномоченных лиц Учреждения от проведения внутреннего контроля при подготовке/составлении первичных (сводных) учетных документов.

Первичные (сводные) учетные документы должны поступать в бухгалтерию/ЦБ по результатам внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни.

4.3. Первичные (сводные) учетные документы принимаются к учету бухгалтерской службой по результатам внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни.

Задачами внутреннего контроля на этом этапе являются:

- проверка наличия подписей должностных лиц;

- проверка достоверности содержащихся в первичных документах данных на предмет соответствия правилам формирования документа и отражения в документе информации с использованием единых справочников;

- проверка сведений на предмет соответствия данных в документе информации, которая отражена в регистрах бухгалтерского учета;

- проверка наличия документов (сведений), являющихся основанием для формирования первичных учетных документов;

- исключение нарушений законодательства РФ в части документального оформления фактов хозяйственной жизни, включая соблюдение требований к электронной подписи.

Внутренний контроль представленных в бухгалтерию/ЦБ документов, должен осуществляться в течение [указать срок] с момента передачи документа в бухгалтерию/ЦБ.

4.4. В случае выявления ошибок в представленных первичных документах такие документы отклоняются без исполнения с обоснованием отправителю причин возврата. При этом ответственное за внутренний контроль принимаемых к бухгалтерскому учету документов лицо должно направить ответственному за оформление и (или) подписание [выбрать нужное] данного первичного документа уведомление о результатах внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни с информацией о содержащейся в документе ошибке и необходимости ее исправления с указанием конкретного срока представления нового (исправленного, корректирующего) документа.

В случае выявления факта непредставления или несвоевременного представления документов/сведений, необходимых для ведения бухгалтерского учета, в том числе в случае выявления фактов, указывающих на наличие ошибки в учете и отчетности в связи с непередачей либо несвоевременной передачей первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, ответственное за внутренний контроль принимаемых к бухгалтерскому учету документов лицо должно направить ответственному за оформление, представление и (или) подписание [выбрать нужное] данного первичного документа, иной информации/сведений требование, которое обязывает ответственных за создание/формирование и (или) подписание [выбрать нужное] документов лиц предоставить в бухгалтерию/ЦБ необходимые или дополнительные документы (информацию, пояснения) в установленный срок.

Уведомления, требования направляются

[выбрать нужное

- в форме бумажных документов, образцы которых разработаны самостоятельно;

- в свободной форме посредством электронной почты, мессенджеров, корпоративных чатов;

- посредством настроенного электронного оповещения в СЭД;

- иной вариант].

Срок исполнения ответственными за оформление или подписание документов [выбрать нужное] уведомлений и требований единый и составляет [указать срок] с момента их получения.

Время получения уведомления или требования фиксируется

[выбрать нужное:

- направлением ответного сообщения лицу, ответственному за внутренний контроль документов, тем самым информируя его о том, что уведомление или требование принято к исполнению;

- посредством времени направления электронного оповещения в СЭД;

- иной вариант].

Требование в письменной форме главного бухгалтера/иного уполномоченного лица о представлении документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, обязательны для всех сотрудников Учреждения.

Результаты положительного внутреннего контроля за принимаемыми к бухгалтерскому учету документами уведомлениями и (или) требованиями не оформляются. Документы, составленные в соответствии с настоящими Правилами, принимаются к бухгалтерскому учету.

4.5. Общие сроки оформления первичных документов составляют [указать сроки и время исходя из объема документов, количества задействованных ответственных лиц и пр.]:

- создание - не позднее 10:00 следующего рабочего дня [указать иной срок ] с момента совершения фактов/событий хозяйственной жизни. Исключение - первичные документы, для которых установлена иная периодичность составления (см. п. 4.6 настоящих Правил);

- предзаполнение - в течение [указать срок] с момента поступления уведомления о необходимости предзаполнения документа (подробнее см. п. 3.6 настоящих Правил);

- отправка на проверку в рамках внутреннего контроля - в течение [указать срок] после создания/оформления документа (при необходимости);

- внутренний контроль - в течение [указать срок] с момента поступления документа на проверку. Мероприятия, связанные с направлением оповещения о корректировке документа, его исправление, повторная отправка и проверка должны быть осуществлены в течение [указать срок] (при необходимости);

- согласование с одним должностным лицом - в течение [указать срок] с момента создания документа или возврата по результатам внутреннего контроля (при необходимости), с двумя и более - в течение [указать срок];

- подписание - в зависимости от количества подписей лиц, предусмотренных формой первичного документа. Срок подписания документа составляет [указать срок], но не позднее окончания рабочего дня с момента поступления документа на подписание;

- утверждение - не позднее 10:00 следующего рабочего дня [указать иной срок] с момента поступления подписанного документа;

- передача в бухгалтерию/ЦБ - в течение [указать срок] с момента утверждения документа;

- внутренний контроль представленных документов в бухгалтерию/ЦБ - в течение [указать срок] с момента передачи документа в бухгалтерию/ЦБ;

- обработка/принятие к учету документа - не позднее следующего рабочего дня после получения документа. Обработка поступающих документов начинает осуществляться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочие дни. Документы и информация, поступившие после 16 часов 30 минут текущего дня [указать иной срок], считаются полученными на следующий рабочий день.

4.6. Первичные (сводные) учетные документы могут составляться не только в момент совершения фактов хозяйственной жизни или непосредственно после их окончания, но и с иной периодичностью.

Иная периодичность оформления первичных учетных документов устанавливается в отношении следующих хозяйственных операций

[выбрать нужное:

- для списания ГСМ - Акт о списании материальных запасов (ф. 0510460) формируется 1 раз в последний рабочий день каждого календарного месяца [указать иную периодичность, к примеру, 1 раз в неделю];

- для реализации готовой продукции и товаров при условии однотипной отгрузки в адрес одного и того же контрагента - УПД формируется ежемесячно [указать иную периодичность, к примеру, 1 раз в неделю];

- проведение заседаний постоянно действующей комиссии по поступлению и выбытию активов в целях оформления Решения о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441) для объектов основных средств (движимого имущества) - 2 раза в месяц, (15 и 30 числа соответственно) [указать иную периодичность, к примеру, ежемесячно]. В случае, если указанные даты выпадают на нерабочие дни, то заседания проводятся днем ранее (14 и 29 соответственно);

- иной вариант].

4.7. Записи в регистры бухучета осуществляются по мере совершения операций и принятия к бухгалтерскому учету первичного (сводного) учетного документа, но не позднее следующего дня после получения первичного (сводного) учетного документа при условии положительных результатов внутреннего контроля документа в порядке, установленном п. 4.3 настоящих Правил.

4.8. Периодичность формирования регистров бухучета устанавливается следующая

[выбрать нужное:

- кассовая книга (ф. 0504514) формируется [укажите периодичность: ежедневно, ежемесячно, ежеквартально, ежегодно];

- накопительные ведомости по приходу/расходу продуктов питания (ф. 0504037, ф. 0504038) формируются [укажите периодичность, например: ежемесячно, ежеквартально];

- Журналы учета (ф. 0504064, ф. 0504071 и иные) формируются [укажите периодичность: ежемесячно, ежеквартально];

- [далее по списку применяемых в Учреждении регистров],

- другие регистры, не указанные выше, заполняются по мере необходимости, и формируются (подписываются) в целях их хранения не реже 1 раза в год.

Периодичность составления регистров бухучета не может быть реже периодичности, установленной для составления бухгалтерской отчетности, формируемой на основании данных определенного регистра. Для регистров, на основании которых составляется бухгалтерская (финансовая) отчетность, установлена предельная дата их составления - [указать дату].

5. Ответственные лица, право подписи

5.1. Перечень лиц, ответственных за составление, согласование, подписание, утверждение, передачу и обработку первичных учетных документов и регистров бухучета устанавливается руководителем Учреждения.

Уточнение прав по формированию финансовых и первичных учетных документов, а также прав доступа к записям в регистры бухучета осуществляется по мере необходимости, но не реже 1 раза в 6 месяцев, начиная с начала календарного года [указать иной срок].

5.2. Перечень должностных лиц, ответственных за составление, согласование, подписание, утверждение, передачу и обработку первичных учетных документов, счетов-фактур, денежных и расчетных документов, финансовых обязательств, регистров бухучета [выбрать нужное, заменить на нужное]:

N п/п	Наименование документов	Должность	Фамилия и инициалы [указать при необходимости]
1	Денежные, расчетные, финансовые документы, финансовые обязательства, счета-фактуры Первичные учетные документы, форма которых предусматривает подпись руководителя, главного бухгалтера	Руководитель (право первой подписи) Заместитель руководителя (право первой подписи при отсутствии руководителя) Главный бухгалтер (право второй подписи) Заместитель главного бухгалтера (право второй подписи при отсутствии главного бухгалтера)	__________________ __________________ __________________ __________________
2	Первичные учетные документы, форма которых предусматривает утверждение руководителя	Руководитель (право утверждения) Заместитель руководителя (право утверждения при отсутствии руководителя)	__________________ __________________
3	Первичные учетные документы, форма которых предусматривает согласование	Руководители соответствующих структурных подразделений (право подписи согласовывающих лиц)	__________________ __________________ __________________
4	Первичные документы по учету НФА	Секретарь, члены и председатель комиссии по поступлению и выбытию активов, состав которой утвержден отдельным приказом/распоряжением (право подписи ответственных или уполномоченных лиц) Должностные лица, ответственные за совершение фактов хозяйственной жизни и их оформление - завхоз, кладовщик, старшая медицинская сестра и т.д. (право подписи ответственных исполнителей)	__________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________
5	Первичные документы по расчетам с подотчетными лицами	Подотчетные лица, перечень которых утвержден отдельным приказом/распоряжением (право подписи ответственных исполнителей) Бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами (право подписи ответственного лица)	__________________ __________________ __________________ __________________ __________________
6	Первичные документы по расчетам с дебиторами и кредиторами	Секретарь, члены и председатель комиссии по поступлению и выбытию активов или инвентаризационной комиссии, состав которых утвержден отдельным приказом/распоряжением (право подписи ответственных или уполномоченных лиц) Бухгалтер по расчетам с контрагентами (право подписи ответственного лица)	__________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ ___________________
7	Первичные документы по расчетам с бюджетами	Руководитель финансово-экономического отдела (право подписи ответственного лица) Заместитель главного бухгалтера (право подписи ответственного лица)	____________________ ____________________
8	Первичные учетные документы по расчетам с сотрудниками	Бухгалтер-расчетчик (право подписи ответственного лица) Кассир (право подписи ответственного исполнителя) Раздатчик (право подписи ответственного исполнителя)	____________________ ____________________ ____________________
9	Первичные документы по расчетам в сфере закупок	Секретарь, члены и председатель приемочной комиссии, состав которой утвержден отдельным приказом/распоряжением (право подписи ответственных или уполномоченных лиц) Руководитель юридического отдела, юрист (право подписи ответственных или уполномоченных лиц) Бухгалтер по расчетам с контрагентами (право подписи ответственного лица)	__________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________
10	Первичные учетные документы по учету кассовых операций	Кассир (право подписи ответственного исполнителя) Бухгалтер по учету кассовых операций (право подписи ответственного лица)	__________________ __________________
11	Документы по инвентаризации	Секретарь, члены и председатель инвентаризационной комиссии или комиссии по поступлению и выбытию активов, состав которых утвержден отдельным приказом/распоряжением (право подписи ответственных или уполномоченных лиц)	__________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________
12	Регистры бухгалтерского учета	Главный бухгалтер (право подписи уполномоченного лица) Бухгалтер отдела отчетности (право подписи ответственного исполнителя)	__________________ __________________
13	Бухгалтерская, налоговая, статистическая и иная отчетность	Руководитель (право первой подписи) Главный бухгалтер (право второй подписи Бухгалтер отдела отчетности (право подписи ответственного исполнителя)	__________________ __________________ ___________________
	_____________________________________	____________________	________________________

5.3. Списки ответственных лиц, на которых возлагается обязанность составления первичных документов в Учреждении и которым предоставляется право их подписи, представляются

[выбрать нужное:

- руководителю централизованной бухгалтерии;

- главному бухгалтеру Учреждения.

5.4. За несвоевременное, некачественное оформление и составление первичных документов, задержку передачи их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за недостоверность содержащихся в документах данных, а также за составление документов, отражающих незаконные операции, несут ответственность должностные лица, составившие и подписавшие эти документы.

5.5. Первичные документы, оформленные на бумаге, подписываются участниками документооборота собственноручно.

Кроме того, в Учреждении допускается использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи (факсимиле руководителя и главного бухгалтера). Собственноручная подпись и подпись факсимиле имеют равную юридическую силу.

Факсимиле нельзя использовать на:

- финансовых и платежных документах;

- налоговой отчетности и налоговых декларациях;

- запросах и заявлениях в государственные/муниципальные органы;

- бухгалтерской отчетности;

- доверенностях;

- счетах-фактурах;

- векселях;

- заявках на участие в конкурсе;

- карточках с образцами подписей;

- [указать нужное].

5.6. Документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Закона N 63-ФЗ, что подразумевает наличие электронной подписи для каждого из участников электронного взаимодействия.

Первичные учетные документы и регистры бухучета, составленные в форме электронных документов, подписываются:

- квалифицированной электронной подписью (далее - ЭЦП);

- в случаях, предусмотренных законодательством, простой электронной подписью (далее - ЭП).

5.7. Квалифицированная электронная подпись предоставляется

[выбрать нужное

- руководителю Учреждения;

- заместителю руководителя Учреждения;

- главному бухгалтеру;

- заместителю главного бухгалтера;

- председателю комиссии по поступлению и выбытию активов;

- председателю инвентаризационной комиссии;

- руководителям структурных подразделений;

- сотрудникам бухгалтерской службы;

- лицам с полной материальной ответственностью;

- иной вариант].

Всем остальным участникам документарного взаимодействия, поименованным в пункте 5.2 настоящих Правил, предоставляется простая электронная подпись.

5.8. Порядок использования применяемых в Учреждении электронных подписей представлен в таблице [выбрать нужное]:

Вид подписи	При подписании каких документов используется
Простая ЭП	Обращение заявителей - юридических лиц за получением государственных и муниципальных услуг, при условии, что иной вид ЭП не предусмотрен НПА или не установлен запрет на электронное обращение
	Первичные учетные документы, формирующие внутренний документооборот организации (наряды на работу и т.п.)
	Первичные документы, если соглашением, принятым участниками электронного документооборота, установлен этот вид ЭП в качестве возможного и предусмотрен порядок ее проверки
	Первичные (сводные) учетные документы, регистры бухучета, составленные в форме электронного документа по унифицированным формам, в случаях, предусмотренных Приложением N 5 к Приказу N 52н, Приложением N 5 к Приказу N 61н, иными нормативными правовыми актами, регулирующими ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Квалифицированная ЭП	Сообщения, подлежащие передаче в налоговый орган, предусмотренные пп. 2, 2.1 ст. 23 НК РФ
	Согласие налогоплательщика (плательщика страховых взносов) на признание сведений, составляющих налоговую тайну, общедоступными
	Заявление о зачете (возврате) излишне уплаченного (взысканного) налога (сбора, страховых взносов, пеней, штрафа), сумм НДС, подлежащих возмещению
	Налоговые декларации (расчеты по авансовым платежам), расчет по страховым взносам
	Обязательный экземпляр годовой бухгалтерской отчетности и аудиторское заключение о ней
	Заявление о постановке на учет (снятии с учета) в налоговом органе по основаниям, предусмотренным НК РФ
	Документы, истребуемые налоговым органом при проведении налоговой проверки
	Счета-фактуры
	Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, книга покупок и книга продаж
	Скан-копии бумажных документов
	Сведения индивидуального (персонифицированного) учета
	Первичные (сводные) учетные документы, регистры бухучета, составленные в форме электронного документа по унифицированным формам, в случаях, предусмотренных Приложением N 5 к Приказу N 52н, Приложением N 5 к Приказу N 61н, иными нормативными правовыми актами, регулирующими ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности
	Бухгалтерская (финансовая) отчетность, составленная в виде электронного документа

5.9. Принятие к бухгалтерскому учету первичных учетных документов, оформляющих факт заключения договора, выполнения услуги/работы по договору (акт выполненных работ/оказанных услуг), подписанных уполномоченным представителем Учреждения квалифицированной электронной подписью, с одной стороны, и простой электронной подписью со стороны участника договорных отношений, допускается.

5.10. Двусторонний (многосторонний) первичный учетный документ, сформированный в электронной форме, должен быть подписан электронными подписями обеих (всех) сторон сделки. Замена подписи одной из сторон на собственноручную не допускается.

Исключение - первичные учетные документы, порядок формирования которых прямо предусматривает возможность подписания одной из сторон копии электронного документа согласно Приложению N 5 к Приказу N 61н.

5.11. Ответственным за оформление, замену, выдачу электронных подписей является [указать структурное подразделение, должность, Ф.И.О. сотрудника]. Оформление электронной подписи, а также ее аннулирование (компрометация ключа) осуществляется на основании заявки, направленной руководителем структурного подразделения по согласованию с руководителем/главным бухгалтером [выбрать нужное] в адрес лица, ответственного за оформление электронных подписей.

Простая электронная подпись предоставляется посредством регистрации доступа пользователя к информационной базе (системе). При этом для получения простой электронной подписи не требуется установки дополнительного программного обеспечения и сертификатов электронной подписи. Пользователь получает доступ к информационной базе посредством ввода логина и пароля, предоставленных лицом, ответственным за оформление электронных подписей. В документах, сформированных указанным пользователем, будет содержаться информация о нем как о лице, подписавшем электронный документ (в определенном поле электронного документа отображается соответствующая информация).

Квалифицированная электронная подпись предоставляется посредством выдачи ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи, указанных в соответствующем сертификате. Квалифицированная электронная подпись предоставляется

[выбрать нужное:

- территориальным органом Федерального казначейства;

- аккредитованным удостоверяющим центром [указать название]].

5.12. Передача права использования электронной подписи от владельца ее сертификата иному лицу, в том числе сотруднику Учреждения, запрещена.

5.13. В случае увольнения или отсутствия лиц, ответственных за оформление и (или) подписание документов, передача такого полномочия иному ответственному лицу сопровождается:

- оформлением отдельного приказа/распоряжения о постоянном/временном возложении соответствующих обязанностей на иное лицо с указанием видов документов, которые имеет право оформлять/подписывать вновь уполномоченный сотрудник, а также вида предоставляемой электронной подписи (при необходимости), с ознакомлением под роспись в день подписания приказа/распоряжения руководителем;

- уточнением утвержденного перечня ответственных лиц (при увольнении);

- внесением дополнений/изменений в трудовой договор, должностную инструкцию, служебный контракт сотрудника, наделяемого полномочиями по формированию/подписанию бухгалтерских документов (при необходимости).

Приказ/распоряжение о постоянном/временном наделении соответствующим(и) полномочием(ями) оформляет ответственный сотрудник кадровой службы [указать должность, Ф.И.О.] по согласованию в части назначения нового ответственного за формирование/подписание документов лица с руководителем/главным бухгалтером Учреждения [выбрать нужное]. Внутренний распорядительный документ оформляется в день получения/предоставления [указать иной срок].в кадровую службу информации об увольнении или отсутствии на рабочем месте лица, изначально ответственного за формирование/подписание документов.

Уточнение перечня лиц, ответственных за составление, согласование, подписание, утверждение, передачу и обработку первичных учетных документов и регистров бухучета, в настоящих Правилах и иных документах Учетной политики осуществляется главным бухгалтером/иным уполномоченным лицом [выбрать нужное] в течение 2 (двух) рабочих дней [указать иной срок].с момента подписания руководителем соответствующего приказа/распоряжения.

При увольнении сотрудника простая электронная подпись отзывается посредством блокировки доступа пользователя к информационной базе (системе). Сертификат квалифицированной электронной подписи отзывается из того удостоверяющего центра, в котором он был оформлен, лицом, ответственным за оформление, замену, выдачу, аннулирование (компрометацию ключа) электронных подписей согласно п. 5.11 настоящих Правил. Информирование лица, ответственного за электронные подписи, возлагается на ответственного сотрудника кадровой службы и осуществляется в день подписания [указать иной срок] приказа/распоряжения об увольнении или передаче права подписи документов иному лицу.

Предоставление электронных подписей новым назначенным ответственным лицам осуществляется в порядке, предусмотренном п. 5.11 настоящих Правил.

6. Порядок взаимодействия учреждения и ЦБ

6.1. При осуществлении централизуемых полномочий взаимодействие Учреждения и централизованной бухгалтерии обеспечивается информационной совместимостью государственных/муниципальных [выбрать нужное] информационных систем и информационных ресурсов, средствами которых осуществляются формирование и обмен информацией и документами в электронном виде (в форме электронных документов), межведомственным обменом информацией и однозначной идентификацией объектов правоотношений в правовых актах.

6.2. Учреждение - субъект централизованного учета и ЦБ приказом/распоряжением из числа своих сотрудников назначают ответственных лиц, которым делегируется право подписи документов, формируемых и используемых в рамках взаимодействия в части документооборота.

6.3. Взаимодействие Учреждения и ЦБ осуществляется в [указать название информационной системы] в соответствии с распределением функций (ролей), перечень которых определен в пункте 6.4 настоящего раздела.

6.4. Распределение в программном обеспечении "ролей" для должностных лиц Учреждения и ЦБ осуществляется в следующем порядке [выбрать нужное, заменить на нужное]:

Ролевая модель	Функционал	Операции, совершаемые в ПП (роль)	Принадлежность роли (функций)
Экономист	Формирование и проверка на корректность оформления первичных документов, служащих основанием для отражения в учете операций по разделу Санкционирование (Бюджетные данные; Расходное расписание, Принятие бюджетных обязательств; Детализация данных документов в разрезе КОСГУ)	ввод данных согласование подписание	Учреждение
	Формирование документов принятию денежных обязательств, в том числе документов-оснований для выплаты подотчетному лицу
	Подписание документов, предусматривающих подпись специалиста планово- экономической службы
Кадровик	Подписание (согласование) решений на командирование	согласование подписание	Учреждение
Кассир	Формирование документов, оформляемых при движении денежных средств в кассе, с проставлением корреспонденций счетов: поступление и выбытие/выдача под отчет наличных денежных средств/денежных документов, подтверждение расхода денежных средств подотчетным лицом	ввод данных согласование подписание	Учреждение
	Подписание документов, предусматривающих подпись кассира в разрезе следующих операций: поступление и выбытие/выдача под отчет наличных денежных средств/денежных документов, подтверждение расхода денежных средств подотчетным лицом
Бухгалтер	Проверка на корректность оформления первичных документов с последующим проведением документа и отражением в учете		ЦБ
	Формирование документов с проставлением корреспонденций счетов
	Подписание документов, предусматривающих подпись бухгалтера для отражения в учете
Главный бухгалтер	Проверка на корректность корреспонденции счетов соответствующих операций в документах	ввод данных согласование подписание утверждение "главный бухгалтер"	ЦБ
	Подписание документов, требующих визирования главного бухгалтера (уполномоченное лицо, наделенного правом второй подписи)
	Контроль учетных процессов и формирования регламентированной отчетности
Руководитель	Утверждение документов, подлежащих регистрации в учете в разрезе операций; Подписание документов, предусматривающих подпись руководителя (уполномоченное лицо, наделенного правом первой подписи)	ввод данных согласование подписание утверждение "руководитель"	Учреждение

6.5. Ответственные лица Учреждения самостоятельно оформляют, согласовывают, подписывают и утверждают первичные и иные документы в части

[выбрать нужное:

- наличных денежных расчетов в интересах Учреждения ((относится к компетенции сотрудника(ов) Учреждения, наделенного (ых) полномочием по ведению кассовых операций);

- составления и исполнения бюджетной сметы/Плана ФХД; (относится к компетенции планово-экономического/финансового отдела);

- размещения информации в ЕИС (относится к функционалу контрактной службы/контрактного управляющего);

- определения справедливой стоимости объектов НФА (относится к компетенции комиссии по поступлению и выбытию активов Учреждения);

- принятия решения о соответствии имущества понятию "актив" в рамках проведения годовой инвентаризации (относится к компетенции комиссии по поступлению и выбытию активов или инвентаризационной комиссии Учреждения);

- иной вариант].

Оригиналы документов/скан-копии документов [выбрать нужное], созданные, согласованные, подписанные и утвержденные в рамках вышеперечисленных операций ответственный исполнитель Учреждения обязан направить в ЦБ в течение 1 (одного) рабочего дня [указать иной срок] с момента их подписания/утверждения. Ответственным(и) за соответствие скан-копии подлиннику документа является сотрудник(и) Учреждения, создавший/подписавший(е) документ [выбрать нужное].

6.6. В случае невозможности передачи документов по телекоммуникационным каналам связи уполномоченный сотрудник Учреждения в сроки, установленные единым графиком документооборота, оформляет и передает документы

[выбрать нужное:

- на сменном магнитном носителе (флеш-карта, жесткий диск и т.п.);

- на бумажных носителях].

Первичные учетные документы, которые представляются в ЦБ на бумажных носителях, передаются ответственными сотрудниками Учреждения на основании реестра документов, составленного в 2-х экземплярах. Документы считаются переданными с даты отметки входящей корреспонденции на экземпляре Учреждения.

6.7. Первичные учетные документы передаются Учреждением в ЦБ в соответствии с графиком документооборота, утвержденным приказом/распоряжением ЦБ в рамках формирования единой учетной политики. После получения первичных и иных документов ЦБ осуществляет их проверку на предмет полноты и корректности в сроки, установленные в едином графике документооборота.

6.8. Учреждение или ЦБ по письменному запросу вправе обмениваться скан-копиями и (или) копиями бухгалтерских документов, необходимых для внутреннего пользования. Запрос должен содержать точный перечень запрашиваемых документов, срок и форму их предоставления.

6.9. Ответственные за документооборот в Учреждении сотрудники обязаны:

[выбрать нужное:

- оформлять все осуществляемые факты хозяйственной жизни подтверждающими первичными учетными документами, служащими в дальнейшем основанием для их принятия к бухгалтерскому учету;

- своевременно предоставлять ЦБ необходимую информацию, сведения, первичные учетные и иные документы по согласованным срокам и формам в соответствии с единым графиком документооборота;

- получать согласия сотрудников - субъектов персональных данных и иных лиц, персональные данные которых обрабатывает Учреждение на передачу персональных данных ЦБ для их обработки;

- утверждать приказы/распоряжения на проведение инвентаризации имущества и обязательств учреждения в сроки и в порядке, установленные ЦБ в рамках формирования единой учетной политики, а также в случаях, когда проведение инвентаризации является обязательным;

- обеспечивать идентичность и достоверность электронных документов и скан-копий бумажных документов оригиналам первичных учетных документов;

- соблюдать сроки подписания первичных учетных документов и иной информации, необходимой для выполнения ЦБ обязанностей;

- иной вариант].

6.10. Ответственные за документооборот в ЦБ сотрудники обязаны:

[выбрать нужное:

- исполнять в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ, условиями заключенного соглашения, локальными нормативными правовыми актами Учреждения централизуемые полномочия в полном объеме и в установленные сроки согласно графику документооборота;

- в рамках внутреннего контроля при обнаружении ошибок, недочетов или недостатков в представленных первичных учетных документах и иной информации не позднее дня их обнаружения [указать иной срок] уведомлять об этом Учреждение с указанием на конкретные ошибки, недочеты или недостатки;

- в случае необходимости направлять требования о предоставлении ответственными лицами Учреждения дополнительных документов, информации, пояснений;

- принимать исчерпывающие меры по обеспечению безопасности персональных данных сотрудников Учреждения и не использовать персональные данные для целей, не связанных с исполнением наделенных полномочий;

- своевременно подготавливать и представлять Учреждению бухгалтерскую, налоговую, статистическую и иную отчетность;

- консультировать Учреждение по вопросам, возникающим в процессе ведения бухгалтерского учета, предоставлять необходимые пояснения по содержанию отчетности;

-  иной вариант].

6.11. Сотрудники Учреждения - участники документооборота имеют право:

[выбрать нужное:

- запрашивать у ЦБ информацию, необходимую для осуществления деятельности при отсутствии технической возможности ее получения из информационной системы/СЭД;

- требовать своевременного и полного исполнения обязательств ЦБ в рамках заключенного соглашения;

-  иной вариант].

6.12. Ответственные за документооборот в ЦБ сотрудники имеют право:

[выбрать нужное:

- определять самостоятельно формы и методы работы, а также технологию обработки учетной информации;

- направлять рекомендации и (или) предложения о внесении соответствующих изменений во внутренние распорядительные документы Учреждения;

- взаимодействовать при необходимости с государственными и иными организациями при рассмотрении спорных вопросов в части ведения бухгалтерского учета и составления отчетности с целью обеспечения качественного исполнения централизуемых полномочий;

- отказаться выполнять письменные поручения Учреждения, если эти указания могут повлечь за собой материальные/финансовые риски, а также риски нарушения законодательства для Учреждения и ЦБ, указав при этом на возможность возникновения рисков и их причины;

- иной вариант].

6.13. Доступ к единой базе электронных документов осуществляется согласно закрепленным полномочиям сотрудников по согласованию с руководителем Учреждения и ЦБ.

6.14. В случае издания Учреждением дополнений и изменений к локальным документам, а также новых локальных актов и внутренних распорядительных документов, касающихся документооборота бухгалтерских документов, полномочий ответственных за их формирование лиц, копии данных документов Учреждение представляет ЦБ в течение 3 (трех) рабочих дней [указать иной срок] с момента их издания. Передача копий данных документов осуществляется

[выбрать нужное:

- в виде электронного документа,

- скан-копии с применением квалифицированной электронной подписи уполномоченного сотрудника [указать структурное подразделение, должность, Ф.И.О.];

- на бумажном носителе;

- иной вариант].

7. Хранение документов

7.1. [Для Учреждения]

Хранение документов бухгалтерского учета организуется руководителем Учреждения.

[При централизации учета]

Хранение документов бухгалтерского учета организуется

[выбрать нужное:

а) руководителем Учреждения;

б) руководителем централизованной бухгалтерии].

[Для варианта "а"]

ЦБ обеспечивает сохранность переданных Учреждением оригиналов документов на бумажном носителе до момента их возврата Учреждению в согласованные сторонами сроки. ЦБ не осуществляет архивное хранение полученных от Учреждения, а также подготовленных ЦБ для Учреждения оригиналов бумажных экземпляров документов. Учреждение самостоятельно осуществляет функцию ведения архива, а именно:

- контроль за сдачей документов в архив;

- обеспечение сохранности документов в течение установленных сроков хранения;

- своевременное уничтожение документов.

7.2. Обязанности по обеспечению сохранности первичных документов, регистров бухучета, бухгалтерской и иной отчетности, оформлению и передаче их в архив возлагаются на

[выбрать нужное:

- главного бухгалтера Учреждения/ЦБ;

- заместителя главного бухгалтера Учреждения/ЦБ;

- иной вариант].

7.3. Обеспечение сохранности документов в течение сроков их хранения осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в РФ";

- Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

- Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях";

- Приказом Росархива от 09.12.2020 N 155 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях";

- Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения";

- Приказом Росархива от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления";

- Приказом Росархива от 11.04.2018 N 42 "Об утверждении примерного положения об архиве организации".

Хранение первичных (сводных) документов, регистров бухучета, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, осуществляется с соблюдением норм законодательства РФ о защите государственной тайны.

7.4. Учреждение обеспечивает хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухучета, бухгалтерской (финансовой) отчетности в течение сроков, установленных в соответствии с правилами организации государственного архивного дела в РФ, но не менее пяти лет после окончания отчетного года, в котором (за который) они составлены.

Документы для исчисления и уплаты страховых взносов хранятся не менее шести лет.

Учитывая разные требования к срокам хранения бухгалтерских и налоговых документов в Учреждении установлен в отношении всех вышеперечисленных документов минимальный срок хранения, равный шести годам.

7.5. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за отчетным годом.

7.6. Хранение электронных архивных документов осуществляется

[выбрать нужное:

- в системе хранения электронных документов;

- на физически обособленных носителях;

- в системе хранения электронных документов и на физически обособленных носителях;

- на бумажных носителях].

7.7. При хранении первичных (сводных) учетных документов, регистров бухучета, бухгалтерской (финансовой) отчетности ответственный сотрудник Учреждения [указать структурное подразделение, должность, Ф.И.О.] обеспечивает защиту их данных от несанкционированных исправлений.

7.8. Детальный порядок хранения документов утвержден в Положении о хранении (подшивке) первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности. Хранение документов Учреждения осуществляется в соответствии с нормами данного локального акта.

ГАРАНТ:

Примерную форму положения о хранении (подшивке) первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности см. здесь.