Энциклопедия решений. Сроки хранения архивных кадровых документов (январь 2025)

Сроки хранения архивных кадровых документов Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и индивидуальные предприниматели должны обеспечивать сохранность архивных кадровых документов (как поступивших к ним, так и созданных ими в процессе деятельности) в течение законодательно установленных сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ (далее - Закон N 125-ФЗ)). Внимание Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (далее - Перечень). Сроки хранения кадровых документов предусмотрены разделом 7 "Трудовые отношения" и разделом 8 "Кадровое обеспечение" Перечня. Соблюдать сроки хранения кадровых документов очень важно. Во-первых, в течение этих сроков документы могут быть затребованы контролирующими органами, например, трудовой инспекцией. В соответствии со ст. 27 Закона N 125-ФЗ юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле, несут ответственность, установленную законодательством РФ. Согласно ст. 13.20 КоАП РФ нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 КоАП РФ, влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 1 тыс. до 3 тыс. рублей; на должностных лиц - от 3 тыс. до 5 тыс. рублей; на юридических лиц - от 5 тыс. до 10 тыс. рублей. Во-вторых, небрежное отношение к сохранности архивных кадровых документов может повлечь за собой проблемы для отдельного лица, например, невозможность документального подтверждения уровня заработной платы или факта осуществления трудовой деятельности на работах с вредными условиями труда препятствует начислению пенсии или влечет невозможность ее перерасчета. Закон N 125-ФЗ (см. пп. 12, 13 ст. 3) выделяет две группы сроков хранения кадровых документов: - временный срок хранения; - постоянный срок хранения или бессрочный. Согласно п. 4.4 Инструкции по применению Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 N 237 (далее - Инструкция), срок хранения "Постоянно", установленный Перечнем для определенных видов документов, означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников* комплектования государственных или муниципальных архивов, включаются в состав Архивного фонда РФ и подлежат передаче на постоянное хранение в соответствующие архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях: - 15 лет для документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов РФ, а также для документов государственных внебюджетных фондов, государственных корпораций, государственных компаний и федеральных организаций; - 10 лет для документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов РФ и организаций субъектов РФ; - 5 лет для документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций. Негосударственные организации, выступающие источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, передают документы со сроком хранения "Постоянно" в соответствующие архивы в сроки, определенные договором** о передаче документов на постоянное хранение. Срок хранения "Постоянно" для документов, образовавшихся в деятельности организаций, не выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, означает, что указанные документы хранятся в организациях не менее 10 лет. В Перечне предусмотрены также следующие сроки хранения архивных кадровых документов: - "до замены новыми" (например, для локальных нормативных правовых актов, предусматривающих введение, замену, пересмотр норм труда, см. п. 394 Перечня; данные документы хранятся до их отмены и замены новыми, см. п. 4.7 Инструкции); - "до востребования" (например, для трудовых книжек, дипломов, аттестатов, удостоверений, свидетельств, п. 449 Перечня); - "до минования надобности" (например, для планов повышения квалификации работников и профессиональной переподготовки работников, см. п. 482 Перечня; организация сама определяет срок хранения указанных документов, однако этот срок не может быть менее одного года, см. п. 4.6 Инструкции). Срок хранения 50/75 лет, установленный для некоторых документов (например, для трудовых договоров, служебных контрактов, соглашений об их изменении, расторжении, см. п. 435 Перечня), означает следующее: - срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством до 01.01.2003, составляет 75 лет; - срок хранения указанных документов, законченных делопроизводством после 01.01.2003, составляет 50 лет; - по истечении данных сроков хранения документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов, подлежат экспертизе ценности; - документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения. Отметка "ЭПК", проставленная к срокам хранения отдельных видов документов (например, к срокам хранения документов (заключений, справок, сведений) о причинах заболеваемости работников организаций, см. п. 418 Перечня, к срокам хранения трудовых договоров, служебных контрактов, соглашений об их изменении, расторжении, см. п. 435 Перечня), означает, что указанные документы или часть указанных документов могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности (см. п. 4.9 Инструкции). Сроки хранения архивных документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством; временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение (ч. 2 ст. 21.1 Закона N 125-ФЗ, п. 4.1 Инструкции). Например, исчисление срока хранения документов, законченных делопроизводством в 2023 году, начинается с 01.01.2024. ______________________________ *(1) Источниками комплектования государственных и муниципальных архивов выступают госорганы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда РФ и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, см. ст. 20 Закона N 125-ФЗ. *(2) См. ст. 21 Закона N 125-ФЗ

Тема Хранение, уничтожение и восстановление документов организаций и индивидуальных предпринимателей См. также Обеспечение сохранности документов Истребование трудовой инспекцией документов Хранение первичных и отчетных документов в электронном виде