Вопрос: Какие документы являются основанием для уплаты вознаграждений за использование произведений и фонограмм по договорам с РАО и ВОИС? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2024 г.)

Государственное бюджетное учреждение заключило договор с Общероссийской общественной организацией "Российское Авторское Общество" (РАО) и Всемирной организацией интеллектуальной собственности (ВОИС).

Какие документы должны представить эти организации в бухгалтерию для выплаты вознаграждений?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Основанием для выплаты вознаграждений являются договоры, заключенные учреждением с указанными организациями, в которых определены размеры вознаграждения и периодичность выплаты. В целях начисления расходов на выплату вознаграждений учреждение может оформлять Бухгалтерскую справку (ф. 0504833) с приложением отчетов об использовании произведений и фонограмм. Порядок документального оформления данных фактов хозяйственной жизни необходимо закрепить в учетной политике учреждения.

Обоснование вывода:

Согласно чч. 1, 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", п. 20, 21 Стандарта "Концептуальные основы" каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Такой документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.

Первичные учетные документы принимаются к бухгалтерскому учету, если они составлены по утвержденным унифицированным формам документов либо неунифицированным, содержащим обязательные реквизиты, предусмотренные п. 25 Стандарта "Концептуальные основы".

Унифицированные формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета для организаций бюджетной сферы утверждены Приказом N 52н (в части документов, оформляемых на бумажном носителе) и Приказом N 61н (в части электронных документов).

По общим правилам документальным подтверждением расходов являются документы, оформленные в соответствии с законодательством РФ и обычаями делового оборота. Например, при осуществлении расходов, связанных с поставкой товаров, выполнением работ, оказанием услуг, первичным учетным документом, оформляющим факт поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг, может являться Акт приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452), который формируется на основании документов, подтверждающих поставку товаров, выполнение (сдачу) работ (услуг).

В случае, когда для отражения хозяйственной операции не предусмотрено формирование специального унифицированного первичного учетного документа, а правовое регулирование не указывает на обязанность сторон (поставщик/получатель) подтверждать факт хозяйственной жизни каким-либо первичным учетным документом, применяют Бухгалтерскую справку (ф. 0504833)*(1). Например, для отражения расходов учреждения, которые оно обязано произвести в силу законодательства РФ (уплата налогов, госпошлин, штрафных санкций). Для подтверждения достоверности сумм, отраженных в Бухгалтерской справке прикладываются документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы (в т.ч. налоговые декларации, соответствующие расчеты, отчеты, предписания).

В силу п. 318 Инструкции N 157н перечень документов, подтверждающих принятие (возникновение) обязательств учреждения, должен быть утвержден в рамках формирования учетной политики, с учетом требований к документам, предусмотренным порядком санкционирования оплаты денежных обязательств, установленных финансовым органом.

Учреждения здравоохранения для создания комфортной обстановки во время ожидания очереди на получение медицинской услуги или во время получения пациентом медицинской услуги (например, при оказании услуг физиотерапии), или в иных случаях могут использовать записи музыкальных или художественных произведений. Отношения, возникающие по фактам хозяйственной деятельности в области права пользования результатами интеллектуальной деятельности и средствами индивидуализации, регулируются разделом VII ГК РФ. Например, учреждение может заключить договора с общероссийской общественной организацией "Российское Авторское Общество" (далее - РАО) об использовании произведений способом публичного исполнения на праве неисключительной лицензии и со Всемирной организацией интеллектуальной собственности (далее - ВОИС) о публичном исполнении фонограмм, опубликованных в коммерческих целях. Такая хозяйственная ситуация определена в рассматриваемом вопросе.

РАО и ВОИС являются организациями, не оказывающими услуги по предоставлению музыкальных или художественных произведений, а осуществляют деятельность по управлению правами на коллективной основе в целях достижения коллективных интересов и общественных благ в области формирования эффективной системы правовой защиты авторских и смежных прав и имеют государственную аккредитацию на осуществление данных видов деятельности. Информация об этом размещена на официальных сайтах указанных обществ и содержится в самих договорах, заключенных с пользователями (типовые формы указанных договоров размещены на сайтах обществ: https://rao.ru/for-users/predpriyatiyam-sotsialnoj-sfery/; https://rosvois.ru/upload/newdocs/2020/dogovor_univers_2020.pdf).

Договор с РАО заключается в соответствии со статьей 1243 ГК РФ, а с ВОИС - на основании статьи 1326 ГК РФ. В силу указанных статей, а также анализируя условия договоров, размещенных на официальных сайтах, можно выделить основные критерии, влияющие на принятие решения о выборе документа, на основании которого учреждение сможет признать расходы в учете и принять обязательства, в т.ч. денежные:

- пользователю (учреждению) предоставляются права использования объектов авторских и смежных прав (произведений) или публичное исполнение фонограмм;

- РАО и ВОИС собирают с пользователя вознаграждение за использование этих произведений или фонограмм, а далее распределяют его между правообладателями;

- пользователь ежемесячно уплачивает фиксированное авторское вознаграждение, которое рассчитывается на основании нормативных документов, опубликованных на официальных сайтах этих организаций;

- пользователь предоставляет РАО и ВОИС "Отчеты об использовании в течение отчетного периода (месяца) объектов авторских и смежных прав или фонограмм". Однако количество использованных материалов и частота использования не влияют на размер выплачиваемого вознаграждения, которое по норме договора не зависит от фактического исполнения произведений из репертуара РА или ВОИС. Поэтому можно предположить, что такие "Отчет об использовании..." необходимы обществам для распределения полученного вознаграждения между правообладателями, а следовательно, могут рассматриваться только как косвенное подтверждение полученной услуги. В случае, когда учреждение не использовало в своей деятельности фонограммы или музыкальные/художественные произведения, документом, подтверждающим факт хозяйственной деятельности, является только договор;

- срок заключаемого договора не превышает года. Кроме того, договор можно расторгнуть или приостановить.

Таким образом, выплата через РАО и ВОИС вознаграждений авторам, исполнителям произведений и изготовителям фонограмм является обязательным условием правомерного использования авторских и смежных прав. Следовательно, расходы по договорам, заключенным с РАО и ВОИС, являются обязанностью учреждения, предусмотренной гражданским законодательством.

Дополнительно отметим, что в целях бухгалтерского учета получаемые медицинским учреждением права на пользование объектами авторских и смежных прав, а также фонограмм в рамках заключенных договоров с РАО и с ВОИС:

- не будут признаваться объектами нефинансовых активов, так как согласно договору используются в деятельности учреждения не более 12 месяцев (п. 6 Стандарта Нематериальные активы);

- могут не учитываться в составе расходов будущих периодов, поскольку выплата вознаграждения по договору осуществляется ежемесячно, но общая стоимость договора не может быть определена, так как сам договор по соглашению сторон может прерываться либо может быть расторгнут в любое время.

На основании изложенного считаем, что:

- расходы на выплату авторского вознаграждения в рамках договора с РАО и с ВОИС учитываются в составе расходов текущего финансового года;

- документом-основанием для ежемесячной выплаты вознаграждения является договор;

- документом, косвенно подтверждающим использование учреждением произведений и фонограмм, может являться "Отчет об использовании...", который учреждение обязано ежемесячно представлять обществу. Форма "Отчета об использовании..." разработана и определена обществами (РАО и ВОИС) и не содержит всех необходимых реквизитов для первичного документа;

- в учете учреждение может начислить такие расходы на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833)*(1) с приложением соответствующего "Отчета об использовании...", т.к. оформление иных документов в рамках указанных договоров не предусмотрено, а приказами N 61н и N 52н для учреждений бюджетной сферы не определены самостоятельные первичные документы для оформления похожих хозяйственных операций.

Порядок документального оформления данных фактов хозяйственной жизни необходимо закрепить в учетной политике учреждения.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Сизонова Ольга

Ответ прошел контроль качества

7 февраля 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Бухгалтерская справка (ф. 0504833) используется в том числе в целях отражения операций, совершаемых в ходе ведения хозяйственной деятельности, для отражения которых не установлены унифицированные формы первичных учетных документов (формы электронных первичных учетных документов), операций, в результате которых не требуется предоставления плательщиком (физическим, юридическим лицом) первичного учетного документа для совершения факта хозяйственной жизни (смотрите Методические указания к приказу Минфина России от 30.03.2015 N 52н.).