Приказ Министерства архитектуры и строительного комплекса Республики Саха (Якутия) от 25 декабря 2017 г. N 133-к "Об утверждении Инструкции по делопроизводству Министерства архитектуры и строительного комплекса Республики Саха (Якутия)"

3.1. Бланки документов

 

Документы, создаваемые в министерстве, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

При подготовке документов в Министерстве используются электронные шаблоны бланков документов.

Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов утверждаются приказом руководителя Министерства.

Бланки Министерства разрабатываются на основе продольного варианта расположения реквизитов. Реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля:

30 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Предусмотрено использование следующих видов бланков документов Министерства:

бланк приказа по основной деятельности;

бланк распоряжения по административно-хозяйственным вопросам;

бланк протокола;

бланк письма Министерства.

Устанавливаются следующий состав реквизитов для каждого вида бланков:

для бланка приказа по основной деятельности:

государственный герб Республики Саха (Якутия);

наименование Министерства;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты (дата его утверждения) и регистрационного номера.

Срок хранения приказов по основной деятельности - постоянно.

для бланка распоряжения по административно-хозяйственным вопросам:

государственный герб Республики Саха (Якутия);

наименование Министерства;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты (дата его утверждения) и регистрационного номера.

Срок хранения распоряжения по административно-хозяйственным вопросам - 5 лет.

для бланка протокола:

наименование Министерства;

место составления (издания) документа;

отметки для проставления даты (дата проведения заседания) и регистрационного номера.

Срок хранения протокола - постоянно

для бланка письма Министерства:

Государственный герб Республики Саха (Якутия);

наименование Министерства;

справочные данные о Министерстве (почтовый адрес, номера телефонов, телефона-факса, адрес электронной почты, адрес интернет-сайта, код организации, основной государственный регистрационный номер, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет и др. сведения);

отметки для проставления даты и регистрационного номера (регистрационный номер документа состоит из индекса структурного подразделения, индекса дела по номенклатуре дел и его порядкового номера, например: 01-11-185, где 01 - индекс структурного подразделения Министерства, 11 - индекс дела по номенклатуре дел, 185 - порядковый номер документа);

отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Образцы бланков документов Министерства приведены в приложениях N 1 - 4.

Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя Министерства или его заместителей. Соответствующие предложения вносятся руководителем отдела государственной службы и кадров вместе с образцами предлагаемых бланков.

 

3.2. Оформление реквизитов документов

 

Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Министерства, являются:

Государственный герб Республики Саха (Якутия);

наименование Министерства и сокращенное наименование, должно соответствовать его наименованию, указанному в Положении о Министерстве архитектуры и строительного комплекса Республики Саха (Якутия);

должность лица, подписавшего документ;

подпись должностного лица;

вид документа;

место составления (издания) документа;

справочные данные о министерстве;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа;

текст документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

отметка о наличии приложений;

гриф согласования;

гриф утверждения;

виза;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

указания по исполнению документа;

отметка о контроле документа;

отметка об исполнении документа;

отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в министерство; отметки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и др.

 

3.3. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов

 

Министерство разрабатывает и вносит на рассмотрение Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) проекты:

законодательных актов Республики Саха (Якутия);

указов и распоряжений Главы Республики Саха (Якутия);

постановлений и распоряжений Правительства Республики Саха (Якутия).

Подготовка и оформление проектов законодательных актов Республики Саха (Якутия), нормативных правовых актов Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) осуществляется Министерством в порядке, установленном актами Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия).

 

3.4. Подготовка нормативных правовых актов Министерства

 

Нормативные правовые акты Министерства издаются на основе и во исполнение федеральных и республиканских законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, Главы Республики Саха (Якутия), постановлений и распоряжений Российской Федерации, Правительства Республики Саха (Якутия), а также по инициативе Министерства в пределах компетенции.

Нормативный правовой акт - это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме в установленном порядке и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм.

В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.

В соответствии с пунктом 7 статьи 7 Закона Республики Саха (Якутия) от 25 декабря 2003 года З N 200-III "О правовых актах органов государственной власти Республики Саха (Якутия)" во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов, Конституции Республики Саха (Якутия), законов Республики Саха (Якутия), правовых актов Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) Министерство издает нормативные правовые акты в виде приказов, распоряжений, правил, инструкций, положений, регламентов.

Нормативные правовые акты Министерства, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций, органов власти или носящие межведомственный характер, подлежат обязательной государственной регистрации уполномоченным органом, определяемым Правительством Республики Саха (Якутия).

Правила государственной регистрации нормативных правовых актов устанавливается Правительством Республики Саха (Якутия). Наряду с нормативными правовыми актами, подлежащими государственной регистрации, Министерство издает правовые акты, не подлежащие представлению на государственную регистрацию:

индивидуальные правовые акты;

персонального характера (о назначении или освобождении от должности, о поощрении или наложении взыскания и т.п.);

действие которых исчерпывается однократным применением;

об отмене нормативных правовых актов, срок действия которых истек;

оперативно-распорядительного характера (разовые поручения);

акты, которыми решения вышестоящих государственных органов доводятся до сведения органов и организаций, подведомственных Министерству;

акты, направленные на организацию исполнения решений вышестоящих органов или собственных решений Министерства и не содержащие новых правовых норм;

акты рекомендательного характера.

Данные правовые акты, издаются в Министерстве в форме приказов и распоряжений. Как правило, приказы и распоряжения подписываются руководителем Министерства или лицом, исполняющим обязанности руководителя.

 

4.1. Состав документов министерства

 

В деятельности Министерства создается комплекс организационно-распорядительных документов:

приказы по основной деятельности;

приказы по кадровым вопросам (группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения);

распоряжения по административно-хозяйственной деятельности;

положения;

правила;

инструкции;

регламенты;

протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и др. органов);

акты;

аналитические справки;

докладные и служебные записки;

договоры (контракты, соглашения);

деловая (служебная) переписка и др.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии Министерства, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства Министерства с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и др. документов.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Министерства создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

В установленных законодательством случаях в Министерстве могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).

Инструкция по делопроизводству устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов.

 

4.2. Приказ

 

Приказами оформляются решения нормативного характера, а также по кадровым и другим вопросам работы Министерства.

Приказы делятся на пять групп:

приказы по основной деятельности, срок хранения которых - постоянно;

приказы о награждениях ведомственными наградами, срок хранения которых - постоянно;

кадровые приказы, срок хранения которых составляет 50 лет (приказы о назначении, переводе и увольнении гражданских служащих, о присвоении классного чина, об установлении окладов и надбавок, об изменении фамилии, об утверждении и изменении штатного расписания, о длительных и заграничных командировках);

кадровые приказы с ограниченным сроком хранения - 5 лет (приказы об отпусках, направлении на обучение);

кадровые приказы с ограниченным сроком хранения - 5 лет (приказы о командировках).

Приказы каждой группы регистрируются в отдельных журналах и хранятся в отдельных папках.

Номера приказов по основной деятельности нумеруются без букв (например, N 168), номера приказов о награждениях ведомственными наградами - с буквой "н" (например, N 168-н), номера кадровых приказов, срок хранения которых составляет 75 лет - с буквой "к" (например, N 168-к), номера кадровых приказов с ограниченным сроком хранения - с буквой "о" и с буквой "км" (например, N 168-о, 168-км).

Проекты приказов по основной деятельности готовят и вносят структурные подразделения на основании, поручений руководителя Министерства, его заместителей либо в инициативном порядке.

Проекты приказов о награждениях ведомственными наградами и по кадровым вопросам готовит ОГСК на основании соответствующих представлений или поручений руководства Министерства.

В случае если проект приказа влечет за собой необходимость внесения изменений в другие приказы, эти изменения включаются в проект подготавливаемого приказа или представляются одновременно с ним в виде отдельного проекта приказа.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

В целях недопущения включения в проект приказа положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции, при подготовке проекта приказа учитываются требования Федерального закона "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов", а также используется методика проведения экспертизы проектов нормативных правовых актов и иных документов в целях выявления в них положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции (см. постановление Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2010 г. N 96 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов").

Контроль за правильностью оформления, недоработок редакционного и юридико-технического характера проектов приказов осуществляет ОГСК.

Проекты приказов визируются руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений и организаций Министерства, которым в проекте предусматриваются задания и поручения (руководителями заинтересованных подразделений), руководителем ОГСК, при необходимости и другими должностными лицами.

Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, могут быть изложены непосредственно по тексту рассмотренного проекта приказа. Для устранения отдельных недоработок редакционного и юридико-технического характера проект приказа с замечаниями и предложениями по тексту возвращается в структурное подразделение, являющееся его головным разработчиком.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию (визированию).

При разработке проекта приказа по правовым вопросам, он подлежит обязательному согласованию (визированию) сотрудником, осуществляющего правовую и антикоррупционную экспертизу.

Замечания и предложения, содержащиеся в заключении, подготовленном по итогам правовой экспертизы, а также положения проекта приказа, способствующие созданию условий для проявления коррупции, выявленные при проведении экспертизы на коррупциогенность, подлежат устранению структурным подразделением, являющимся головным исполнителем.

В случае несогласия структурного подразделения, являющегося головным исполнителем, с замечаниями и предложениями, изложенными в заключении, подготовленном по итогам правовой экспертизы, а также с результатами экспертизы на коррупциогенность в пояснительной записке к проекту приказа излагается обоснование такого несогласия.

После устранения замечаний и учета предложений, изложенных в заключениях правовой экспертизы и экспертизы на коррупциогенность, структурное подразделение, являющееся головным исполнителем, повторно представляет проект приказа.

Необходимость направления приказа на государственную регистрацию определяется при визировании проекта приказа, сотрудником, осуществляющего правовую и антикоррупционную экспертизу. Им делается соответствующая запись о необходимости государственной регистрации ("Подлежит направлению на государственную регистрацию").

В этом случае структурное подразделение, являющееся головным исполнителем, направляет оформленный приказ на обязательную государственную регистрацию в уполномоченный орган, определяемым Правительством Республики Саха (Якутия) согласно Правилам государственной регистрации нормативных правовых актов, установленных Правительством Республики Саха (Якутия).

Контроль своевременной государственной регистрацией данных приказов проводится сотрудником, осуществляющим правовую и антикоррупционную экспертизу.

Согласование (виза) проекта приказа производится путем проставления личной подписи должностного лица, ее расшифровки и даты согласования.

К представляемому на подпись руководителю Министерства проекту приказа прилагается заключение экспертизы на коррупциогенность в случае, если такая экспертиза проводилась.

Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы шрифтом Times New Roman размером 14, через междустрочный интервал 18 пт.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года: приказы по основной деятельности, по личному составу нумеруются отдельно.

Приказ имеет следующие реквизиты:

Герб Республики Саха (Якутия);

Наименование - Министерство архитектуры и строительного комплекса Республики Саха (Якутия) слева и на якутском языке справа;

Наименование вида документа - (ПРИКАЗ);

Дата и номер приказа.

Дата и номер приказа проставляется ОГСК при регистрации документа. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год, например: 18 января 2017 г.

номер состоит из знака "N " и порядкового номера приказа.

Заголовок

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа (отделяется от реквизита "Место составления (издания) документа" 2 одинарными интервалами). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается жирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, например:

Например: Приказ (о чем?)

"Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников министерства"

Письмо (о чем?)

"Об оказании консультативной помощи"

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа, например:

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Министерстве архитектуры и строительного комплекса Республики Саха (Якутия)

Заголовок к приказу выравнивается по центру.

Текст приказа отделяется от заголовка 2 одинарными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 через междустрочный интервал 18 пт, от левой границы текстового поля. Текст выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца (красная строка или отступ) начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях...", "Во исполнение...", "В соответствии с постановлением Правительства Республики Саха (Якутия) от 13 августа 2017 г. N 1009." и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок, а также источник публикации, например:

"В связи с вступлением в силу Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации"...".

Распорядительная часть начинается со слова "приказываю:", которое печатается прописными буквами в один межбуквенный интервал, без отступа.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, например:

1.

1.1. Произвести оплату согласно договору...

1.2. Принять к исполнению.

1.2.1 и т. д.

После цифр обозначения пункта или подпункта ставится точка и слова пишутся с прописной буквы.

Если подпункты обозначены арабскими цифрами со скобкой, то точка не ставится, а слова за скобкой пишутся со строчной буквы. Например:

1) произвести оплату согласно договору.

2) принять к исполнению.

Когда обозначение пункта или подпункта приводится в составе предложения, то после последней цифры обозначения пункта или подпункта точка не ставится. Например:

"Согласно пункту 1.2.1 постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 01.01.2017 N 555 " утвердить.".

При перечислении абзацев без нумерации в конце предложения ставится двоеточие и абзацы начинаются с красной строки со строчной буквы, в конце каждого абзаца ставится знак точка-запятая, в конце перечисления ставится точка. Например:

Направить письма в:

Министерство образования Республики Саха (Якутия);

Министерство финансов Республики Саха (Якутия);

муниципальные образования Республики Саха (Якутия).

Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Допускается использование только полных наименований структурных подразделений Министерства.

Ответственный исполнитель - наименование структурного подразделения и организации-исполнителя, фамилия руководителя в дательном падеже, (например, И.И. Иванову) и помещаются в круглые скобки, содержание задания (предписываемое действие), срок исполнении (дата).

Ответственный исполнитель - наименование должности, фамилия и инициалы в дательном падеже, содержание задания (предписываемое действие), срок исполнения (дата).

Несколько разных по характеру заданий (поручений) одному ответственному исполнителю в один срок оформляются следующим образом:

3. Ответственный исполнитель:

3.1. Содержание задания (предписываемое действие), срок исполнения (дата):

3.2. То же...

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения приказа. Например,

Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на... указывается структурное подразделение, фамилия лица, на которое возлагается контроль или наименование должности, фамилия и инициалы.

Если приказ изменяет, дополняет или отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу..." или "Отменить..."

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Приказы подписывает руководитель министерства, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом, например:

 

И.о. министра

Подпись

И.О. Фамилия

 

или

 

Исполняющий обязанности министра

Подпись

И.О. Фамилия

 

Многострочные реквизиты "Гриф утверждения", "Гриф согласования", "Гриф приложения" располагаются в правом верхнем углу листа документа и печатаются от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами. Заголовок реквизита - слова УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДАЮ, СОГЛАСОВАНО, ПРИЛОЖЕНИЕ - отделяются от последующих строк реквизита полуторным интервалом.

Остальные строки многострочного реквизита печатаются через одинарный интервал.

Длина строки составных частей реквизитов не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем документа, например:

 

УТВЕРЖДАЮ Министр архитектуры и строительного комплекса Республики Саха (Якутия) Подпись И.О. Фамилия Дата

 

При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

 

УТВЕРЖДЕНО приказом Министерства архитектуры и строительного комплекса Республики Саха (Якутия) от 15.03.2017 N 65

 

На приложениях справочного характера к приказам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (ПРИЛОЖЕНИЕ N 1, ПРИЛОЖЕНИЕ N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

 

ПРИЛОЖЕНИЕ к приказу Министерства архитектуры и строительного комплекса Республики Саха (Якутия) от 15.03.2017 N 65

 

Если приложением к документу (например, к приказу) является утвержденный документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже гриф утверждения документа, например:

 

ПРИЛОЖЕНИЕ N 1 УТВЕРЖДЕНО приказом Министерства архитектуры и строительного комплекса Республики Саха (Якутия) Республики Саха (Якутия) от 15.03.2017 N 65

 

Отметка о структурном подразделении, подготовившего приказ, печатается шрифтом Times New Roman размером 10, курсивом, на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем левом углу. При этом слово "Подготовил", "Вносит" не пишется. Реквизит печатается от левой границы текстового поля, например:

Отдел государственной службы и кадров, или ОГСК и указывается номер телефона исполнителя, через запятую.

В самом приказе слово "Рассылка" внизу не пишется. Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Копии приказов или их размноженные экземпляры, в случае необходимости, заверяются печатью ОГСК и направляются адресатам в соответствии с листом рассылки, в виде отдельного листа и прикладывается к приказу. Копия приказа также обязательно направляется исполнителю.

Согласование со структурными подразделениями Министерства, располагаются на оборотной стороне приказа., с перечислением отделов и строкой для подписи и даты. Подлинники приказов хранятся по месту их регистрации.

Образец оформления приказа приведены в Приложении N 5 к настоящей инструкции.

 

4.3. Распоряжение

 

Распоряжениями оформляются решения по административно-хозяйственной деятельности, а также по текущим оперативным, организационным и другим вопросам работы Министерства. Срок хранения распоряжений по административно-хозяйственной деятельности - 5 лет.

Проекты распоряжений печатаются на стандартных бланках установленной формы шрифтом Times New Roman размером 14 через интервал 18 пт.

Распоряжения нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например N 153-р.

Распоряжение имеет следующие реквизиты:

Герб Республики Саха (Якутия);

Наименование - Министерство архитектуры и строительного комплекса Республики Саха (Якутия);

Наименование вида документа - (РАСПОРЯЖЕНИЕ);

Дата и номер распоряжения.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и распорядительную часть.

Порядок оформления, согласования (визирования) проектов распоряжения аналогичен оформлению, согласованию (визированию) к проектам приказов.

Подлинники распоряжений хранятся по месту их регистрации.

Образец оформления распоряжения приведены в Приложениях N 6 к настоящей инструкции.

 

4.4. Положение, правила, инструкция

 

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем Министерства, или как акты, утверждаемые Министерством; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении министерства.

Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке Министерства. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "о чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностной регламент), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностной регламент главного специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел 1 "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Нумерация глав, пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Образец оформления положения приведен в .

 

4.5. Протокол заседания (совещания)

 

Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы и фамилия председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствовавших на заседании превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "о" ("Об"), которое печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае делается в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается".

Постановление (решение) в тексте протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержались - ...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), секретаря, а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "присутствовали:" печатается от границы левого поля с красной строки, после слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

 

ПРИСУТСТВОВАЛИ:
Заместитель министра архитектуры и строительного комплекса Республики Саха (Якутия)	И.О. Фамилия

 

или

 

заместители министра архитектуры и строительного комплекса Республики Саха (Якутия)	И.О. Фамилия
	И.О. Фамилия

 

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые по ним решения.

вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру;

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрировано размером шрифта N 12 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Датой протокола является дата заседания (совещания).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Копии протоколов, при необходимости, заверяются печатью ОГСК.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью ОГСК.

Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта N 12 и имеют следующие реквизиты:

Герб Республики Саха (Якутия)

Наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, жирным шрифтом размером N 12 и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается жирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него чертой и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N " и порядкового номера протокола. Форматируется по правовому краю документа.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Подлинники протоколов хранятся по месту их регистрации, в ОГСК.

Образец оформления полного протокола приведен в Приложении N 8.

Образец оформления краткого протокола приведен в Приложении N 9.

 

4.6. Служебная переписка

 

Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

Виды деловой переписки и их названия - деловое (служебное) письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение) - сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи.

Деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи.

Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.

Телекс (телетайпограмма) - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети.

Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.

Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.

Служебные письма министерства готовятся:

как доклады о выполнении поручений Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия);

как доклады Министерства на поручения вышестоящих организаций;

как исполнение поручений Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции министерства;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Республики Саха (Якутия), проектов актов Главы Республики Саха (Якутия) и актов Правительства Республики Саха (Якутия);

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

При оформлении служебных писем используются реквизиты:

Государственный герб Республики Саха (Якутия);

наименование Министерства;

справочные данные о министерстве;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

наименование либо аннотация документа;

адресат;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

должность лица, автора документа;

подпись должностного лица;

виза;

отметка об исполнителе.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью министерства, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности".

Служебные письма печатаются на бланках установленной формы; служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов исполнительной власти Республики Саха (Якутия), оформляются на стандартном листе бумаги формата A4, при этом наименования органов власти Республики Саха (Якутия) - авторов документа указываются в реквизите "Подпись должностного лица";

сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюцией руководителя, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений Министерства;

тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства;

к служебным письмам составляется реквизит наименование документа (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос "о чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма;

в служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма, над текстом и/или "с уважением," в заключительной части письма, перед подписью); этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма;

служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.), от 3-го лица единственного числа ("Министерство не считает возможным...", "Министерство предлагает рассмотреть возможность...");

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Письмо должно иметь краткий заголовок, который раскрывает его содержание. Если в письме отражено несколько вопросов, то его заголовок может быть сформулирован обобщенным. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок к тексту печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через один интервал (размер шрифта соответствует размеру шрифта текста письма N 12 или N 14), например:

 

О рассмотрении проекта плана юбилейных мероприятий на 2017 год

 

Строка заголовка не должна превышать 28 печатных знаков, объем заголовка не должен превышать 140 печатных знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки в 28 печатных знаков).

Текст письма отделяется от заголовка 3 одинарными интервалами и печатается через 1,5 интервала размером N 12 или через 18 пт интервал размером N 14.

Ответы на обращения граждан заголовка не имеют.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, как правило, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Служебные письма подписываются руководителем Министерства, заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей между руководителями, установленным приказом.

Датой письма является дата его подписания и регистрации.

Служебные письма регистрируются в отдельном журнале и хранятся в отдельных папках в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения. Как правила, переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

Отметка о наличии приложений.

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем, а также в случае приложения к письму необходимых документов.

В письмах, содержащих приложение, отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля, с красной строки. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

 

Приложение:

на 3 л. в 1 экз.

 

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:

 

Приложения:	1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.
	2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.

 

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

 

Приложение:

на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

 

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

Виза

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами республиканского органа исполнительной власти оформляется визой.

Служебные письма, при необходимости, проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами Министерства. В этом случае, письма готовятся в двух экземплярах. Визы проставляются на 2 экземпляре документа, помещаемом в дело Министерства, или на оборотной стороне первого листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте или курьером. Необходимость согласования (визирования) определяется руководителем Министерства, либо лицом, подготовившим письмо.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

 

Руководитель департамента Подпись И.О. Фамилия Дата

 

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

 

Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)
Руководитель департамент
Подпись	И.О. Фамилия
Дата

 

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

Визирование проектов решений Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия)

На листах согласования руководитель проставляет визу с расшифровкой подписи, указанием должности и даты визирования. Если имеются замечания и предложения, рядом с визой делается пометка "с замечаниями", которые оформляются на бланке Министерства, подписываются, датируются и прилагаются к проекту решения.

Структурное подразделение по своему направлению деятельности, на основании поручений руководителя Министерства, его заместителей, готовит заключения к проектам решений Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) (далее - проекты решений), вносимыми в Правительство членами Правительства и руководителями исполнительных органов государственной власти Республики Саха (Якутия), органов местного самоуправления, территориальных органов исполнительной власти в Республике Саха (Якутия).

При наличии предложений и разногласий по проекту решения, структурное подразделение, готовит и вносит проект заключения на согласование (визирование) руководству Министерства в двух экземплярах. В случае отсутствия замечаний и предложений в заключении указывается об этом.

Датой письма (заключения) является дата его подписания и регистрации.

Письмо (заключение) регистрируется ОГСК и второй экземпляр заключения остается и хранится в месте регистрации в отдельной папке в соответствии с номенклатурой дел.

Срок согласования проектов решений определяется в соответствии с Регламентом Правительства Республики Саха (Якутия), утвержденный постановлением Правительства Республики Саха (Якутия) от 03 ноября 2010 г. N 490.

В случае несоблюдения установленного срока по объективным причинам, структурное подразделение направляет официальный ответ о причине задержки и окончательном сроке согласования.

Отказ в согласовании без мотивированного заключения не допускается.

Подпись должностного лица

Служебные письма подписываются руководителем Министерства, заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей между руководителями, установленным приказом министерства.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля, например:

 

Заместитель министра

Подпись

И.О. Фамилия

 

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

 

И.о. Министра

Подпись

И.О. Фамилия

 

или:

 

Исполняющий обязанности
Министра	Подпись	И.О. Фамилия

 

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей, а при равенстве должностей в алфавитном порядке их фамилий.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: слово "Копия верна", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

 

Копия верна
Ведущий специалист	Подпись	И.О. Фамилия
Дата	Печать

 

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа):

"Всего прошито и пронумеровано ____ л.". Допускается заверять отметкой "Копия верна каждый лист многостраничной копии документа.

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе служебного письма проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа, курсивом, размером шрифта N 10, от левой границы текстового поля. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

 

П.О. Николаев

(4112) 44-55-50

 

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.

Образцы оформления служебных письма приведены в приложении N 10.

 

4.7. Записка (аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)

 

В министерстве устанавливается следующие виды записок, которые используются для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, сотрудниками: докладная; служебная; объяснительная; аналитическая записки.

Устанавливается следующие обязательные реквизиты докладной (аналитической, служебной, объяснительной) записки:

наименование структурного подразделения - автора документа;

вид документа;

дата документа,

название документа (заголовок к тексту), если текст более 4 - 5 строк;

адресат (должностное лицо министерства);

подпись.

До представления соответствующему должностному лицу записки (докладные, аналитические, служебные, объяснительные) при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Образец оформления служебной записки приведен в приложении N 11.

 

5.1. Принципы организации документооборота

 

Организация документооборота представляет собой совокупность видов работ, устанавливающих:

прием и первичную обработку поступающих документов;

предварительное рассмотрение документов;

порядок регистрации поступающих документов;

порядок рассмотрения документов руководством министерства и доведения документов до исполнителей;

порядок регистрации отправляемых документов;

порядок отправки документов;

порядок обработки и учета иностранной корреспонденции;

порядок регистрации и прохождения внутренних документов;

учет и анализ объемов документооборота:

организацию работы с документами в структурных подразделениях министерства.

При установлении требований к организации документооборота в Министерстве следует исходить из следующих принципов:

централизация операций по приему, контролю исполнения и отправке документов;

распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократность регистрации документов;

устранение необоснованных согласований проектов документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

В документообороте Министерства в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация.

В составе входящей и исходящей документации выделяются:

документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы, Совета Федерации Федерального Собрания и других вышестоящих организаций;

документы, поступившие из Правительства Республики Саха (Якутия), Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия), Государственного Собрания (Ил Тумэн) Республики Саха (Якутия) и других вышестоящих организаций Республики Саха (Якутия);

документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления;

документы территориальных органов федеральных органов исполнительной власти в Республике Саха (Якутия);

обращения граждан;

запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных органов Республики Саха (Якутия) и органов местного самоуправления;

документы из государственных и негосударственных предприятий, организаций, подведомственных и не подведомственных министерству;

документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

В министерстве доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, курьерской, фельдъегерской связи и электросвязи.

 

5.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

 

Структурным подразделением осуществляющее прием и обработку поступающей в министерство корреспонденции является - ОГСК.

Ответственный сотрудник ОГСК производит:

проверку правильности адресования поступающих документов, правильности доставки и комплектности документов;

сортировку документов на подлежащие и не подлежащие регистрации;

выделение документов, адресованных в структурные подразделения министерства для передачи документов непосредственно в структурное подразделение, минуя руководство;

сохранение конверта, в котором поступил документ, в случаях, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки;

определенный порядок действий в случае обнаружения некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки), наличия на конверте (упаковке) грифа ограничения доступа к документу ("Секретно", "Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и др. и пометки "Лично"), пометки "Срочно", "Оперативно" и др.

Документы, поступившие в министерство в рабочее время, проходят первичную обработку и регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день.

Документы, поступившие с отметками "Срочно", "Оперативно" и др., передаются на регистрацию незамедлительно

При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах (один акт остается в ОГСК, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа).

 

5.3. Предварительное рассмотрение документов

 

ОГСК должен произвести предварительное рассмотрение документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством Министерства. Документы, поступившие в Министерство по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа на вынесение резолюции (поручения) руководителю Министерства или заместителям руководителя в соответствии с установленным в министерстве распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами.

 

5.4. Регистрация поступающих документов

 

Вся поступающая корреспонденция регистрируется в ОГСК.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки и регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.

На поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется штамп о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа, служащих уникальным идентификатором документа в автоматизированной информационной системе управления документами.

Соответствующие сведения о поступающем электронном документе вносятся в заводимую в системе электронного документооборота регистрационную электронную карточку документа.

Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

наименование организации (автора или корреспондента);

наименование вида документа;

дата и регистрационный номер документа:

заголовок к тексту (краткое содержание документа):

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения документа:

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

внутренняя переадресация документов по исполнителям;

код по тематическому классификатору;

ключевые слова:

количество листов документа;

наличие приложений;

должностное лицо, поставившее документ на контроль, дата и номер поручения;

промежуточные сроки исполнения;

перенос сроков исполнения;

срок хранения документа;

статус документа (проект, версия);

вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

Чтобы обеспечить наличие в системе электронных копий регистрируемых документов, для эффективной работы пользователей с информацией, возможно сканирование документов с помощью сканирующего устройства, перевода его в электронный вид и прикреплении электронного (отсканированного) варианта документа к создаваемой регистрационной карточке при регистрации документов.

 

5.5. Организация поисковой системы по документам

 

Для обеспечения эффективного использования информации создаются поисковые системы по документам.

Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и словари-справочники.

Эффективность работы поисковой системы достигается путем использования словарей-справочников:

группы документов;

организации;

подразделения (и должностные лица);

тематического рубрикатора и т.д.

В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

 

5.6. Порядок рассмотрения документов руководством министерства и доведения документов до исполнителей

 

Документы передаются на рассмотрение руководителю и иным должностным лицам Министерства только после регистрации сотрудником ОГСК.

После рассмотрения руководством документы возвращаются в ОГСК для перенесения указаний по исполнению (резолюции) в регистрационно-контрольную картотеку.

В соответствии с указаниями по исполнению подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения - ответственному исполнителю, соисполнителям направляются копии документов (изготовление копий документов для рассылки исполнителям производится ОГСК).

Передача документов между структурными подразделениями министерства осуществляется ОГСК.

 

5.7. Контроль исполнения документов

 

Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "к" или словом (штампом) "Контроль".

Контроль исполнения документов осуществляется ОГСК.

Для снятия исполненного документа с контроля исполнитель представляет в ОГСК информацию об исполнении (копию ответа, служебную записку с резолюцией руководства министерства и т.п.).

ОГСК ежемесячно представляет руководству министерства и руководителям структурных подразделений статистическую информацию об исполнении контрольных поручений.

Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных.

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Руководители структурных подразделений при рассмотрении поступивших контролируемых документов при необходимости могут уточнять состав исполнителей и порядок исполнения. Все уточнения вносятся в контрольную карточку и сообщаются в ОГСК.

Ответственным за организацию исполнения поручения считается подразделение или должностное лицо, указанные в резолюции первым, либо указанные специально.

При этом ответственность за выполнение поручения в равной степени несут все исполнители.

Контроль за исполнением должен осуществляться постоянно, чтобы была возможность принять меры для своевременного выполнения поручений.

В ходе координации работы по исполнению документов ОГСК имеет право знакомиться с документами, подготовленными в ходе исполнения наиболее важных документов (приказов, распоряжений, указаний руководства) и документов с долговременными сроками исполнения, запрашивать сведения о состоянии работы по их исполнению в письменном виде.

Руководители структурных подразделений обязаны систематически рассматривать ход исполнения контролируемых документов.

Исполнители в обязательном порядке контролируют ход рассмотрения писем, направленных ими в другие организации, если на них требуется ответ.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока.

Все стадии исполнения фиксируются на регистрационной контрольной карточке.

Исполнитель сообщает в ОГСК результаты хода исполнения документа, а также вносит необходимые данные в электронную регистрационную карточку:

наименование органа исполнительной власти (организации), наименование должностного лица, куда направлен ответ;

номер и дату документа;

краткую информацию о содержании документа.

Документы, поставленные на контроль, считаются исполненными, если решен не только основной вопрос, но и все подвопросы, составляющие комплекс проблем документа, имеется документированное подтверждение исполнения.

Промежуточный ответ не является основанием для признания документа исполненным.

Для анализа исполнительской деятельности используются результаты текущих проверок исполнения и данные (справки и иная информация).

Периодически в ОГСК составляются аналитические справки о ходе исполнения поручений вышестоящих органов для доклада руководителю и его заместителям.

 

5.8. Организация работы с отправляемыми документами

 

Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными в Министерстве правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами министерства (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение - исполнителя документа.

Проекты документов Министерства готовятся на бланках установленной формы:

для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма;

до представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки;

проекты документов визируются исполнителем (руководителем структурного подразделения), при необходимости работниками других структурных подразделений.

 

5.9. Регистрация отправляемых документов

 

Документы, подписанные руководителем (заместителем руководителя) Министерства передаются на регистрацию в ОГСК (документы, подготовленные структурными подразделениями министерства, регистрируются в структурных подразделениях и передаются на отправку в ОГСК).

ОГСК осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

Сведения о регистрируемых документах вносятся в регистрационно-контрольную картотеку базы данных министерства, используемой для учета, поиска, хранения и использования документов (сведения о регистрируемых документах в структурном подразделении, вносятся в структурных подразделениях).

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка. Регистрация исходящих документов ведется в соответствии с индексами структурного подразделения, номера дела по номенклатуре и порядкового исходящего номера.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

Копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом).

 

5.10. Отправка документов

 

Отправку исходящих документов производит ОГСК.

ОГСК проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в структурное подразделение.

Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

Документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в подразделение, отвечающее за работу с документами, содержащими государственную тайну.

Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение-исполнитель.

Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой "Для служебного пользования" составляется реестр, который затем возвращается в ОГСК с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.

С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, (телетайпограмм, телексов), факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе межведомственного (ведомственного) электронного документооборота.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется ОГСК в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221, документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.

При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

 

Министерство образования Республики Саха (Якутия)

 

или:

 

Администрация Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) Департамент по государственно - правовым вопросам

 

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

 

Министру образования и науки Республики Саха (Якутия) И.О. Фамилия

 

Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, реквизиты адреса на почтовых отправлениях и бланках почтовых переводов денежных средств пишутся в следующем порядке:

для гражданина - фамилия, имя, отчество;

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс, например

 

Косоруковой А.В. Вяземская ул. д. 1 кв. 123 г. Хабаровск 680022

 

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные и республиканские органы исполнительной власти, постоянным корреспондентам и д.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

 

5.11. Регистрация и прохождение внутренних документов

 

Проекты распорядительных документов (приказы, распоряжения) после подготовки передаются в ОГСК для визирования, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления, проводит правовую и антикоррупционную экспертизу, далее производится согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами.

Оформленные документы передаются на подпись руководству и после подписания регистрируются.

Подлинники приказов, распоряжений, протоколов хранятся по месту их регистрации, в ОГСК.

Размноженные экземпляры подписанных руководителем и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы, а также заинтересованным лицам согласно листу рассылки.

Передача документов между структурными подразделениями министерства осуществляется через ОГСК.

 

5.12. Учет и анализ объемов документооборота

 

Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Министерство и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются ОГСК и представляются руководству Министерства в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Министерство и созданных им за определенный период времени (месяц, год).

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в месте регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

Количество исходящих документов, созданных за определенный период времени (месяц, год), рассчитывается суммарно по всем структурным подразделениям.

 

6.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

 

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в министерстве, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда министерства. Документальный фонд министерства - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд министерства составляют документы, созданные в министерстве и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив министерства лежит на ОГСК.

Номенклатура дел составляется на основе изучения положения о Министерстве, регламента министерства, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность министерства и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности министерства.

В министерстве составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 12) и сводная номенклатура дел (приложение N 13).

Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается с ОГСК, подписывается руководителем подразделения и представляется в ОГСК.

Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в ОГСК.

Сводная номенклатура дел министерства составляется ОГСК из номенклатур дел структурных подразделений.

Методическую помощь при составлении номенклатуры дел министерства оказывают ГКУ РС (Я) "Национальный архив Республики Саха (Якутия)". Контроль осуществляет Центральная экспертная комиссия министерства (далее - ЦЭК).

Один раз в 5 лет номенклатура дел министерства согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Министерства культуры и духовного развития Республики Саха (Якутия).

Сводная номенклатура дел министерства, подписанная руководителем ОГСК, утверждается руководителем министерства после ее согласования с ЭПК Министерства культуры и духовного развития Республики Саха (Якутия) не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

В случае изменения функций и структуры Министерства номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК Министерства культуры и духовного развития Республики Саха (Якутия).

Номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения, помещается в дело ОГСК, 2-й используется в ОГСК как рабочий экземпляр, 3-й - применяется в архиве министерства, 4-й - в ГКУ РС (Я) "Национальный архив Республики Саха (Якутия)". Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в ОГСК в электронном виде.

Названиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия структурных подразделений и направления деятельности. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой министерства.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые работы министерства.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Графы номенклатур заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве цифрового обозначения структурного подразделения (внутри структурного подразделения индексы дел делятся по направлениям деятельности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 04-06, где 04 - обозначение структурного подразделения, 06 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("Разные материалы", "Входящие документы", "Исходящие документы", "Общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований республиканских органов исполнительной власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.), название республиканского органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документа, дела; название местности (территории), с которой связано содержание документа, дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основы разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам деятельности Федерального архивного агентства (планы, списки, доклады, информации)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с Якутским государственным университетом по вопросам трудоустройства выпускников

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с главами муниципальных образований о социальной защите населения.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

Переписка с Якутским государственным университетом по вопросам трудоустройства выпускников

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовые планы финансовых мероприятий

Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку, помещенного в этот том документа. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой республиканский орган исполнительной власти для продолжения и др.

Если в течение года в министерстве возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру, в графе "Примечание" делается отметка "Начато в 2009 г.". Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

 

6.2. Формирование дел и их текущее хранение

 

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела формируются в министерстве, как правило, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.

Исполненные и законченные делопроизводством документы должны сдаваться исполнителем, в ОГСК или лицам ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется Службой делопроизводства.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать документы постоянного и временных сроков хранения; помещать ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики, по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом деле с добавление "т.1", "т.2" и т.д.

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологическом, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов, формируются копии принятых республиканских законов, актов Главы Республики Саха (Якутия), актов Правительства Республики Саха (Якутия) и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Республики Саха (Якутия).

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов Главы Республики Саха (Якутия) или Правительства Республики Саха (Якутия), находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки с соответствующим адресатом за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы, распоряжения группируются отдельно.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления по разделам.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы министерства и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Дела министерства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками ОГСК и соответствующих ответственных лиц в структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 14); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение N 15); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение N 16); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование министерства (фондообразователя); наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела: архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование министерства указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел министерства; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел министерства, согласованной с ЭК министерства; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности министерства, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве министерства черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК министерства (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования республиканского архива, в который будут передаваться дела, кодов республиканского архива и министерства по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

 

6.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

 

С момента заведения и до передачи в архив министерства дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив министерства.

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в министерстве создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях (далее - ЭК), действующие на основании положений, утверждаемых, соответственно, руководителем министерства или руководителем структурного подразделения.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях министерства работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) под методическим руководством архива.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив министерства; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли;

отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел министерства.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению;

по завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела министерства подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение;

оформление дел проводится ответственными по делопроизводству;

полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) подлежат частичному оформлению;

полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Выдача дел, находящихся в архиве министерства, другим подразделениям производится с разрешения руководителя ОГСК. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя министерства или его заместителей, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя министерства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

 

6.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

 

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за тот же период.

Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение N 17).

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2004 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2008 г.);

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего министерства (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

Согласованные ЭК министерства акты утверждаются руководителем министерства только после утверждения ЭПК Министерства культуры и духовного развития Республики Саха (Якутия) описей дел постоянного хранения;

После утверждения руководителем министерства актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел министерства проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

 

6.5. Передача дел на архивное хранение

 

В архив министерства передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу.

Передача документов в архив министерства производится по утвержденным описям дел.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив министерства не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив министерства, как правило, не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).

Передача дел в архив министерства осуществляется по графику, составленному ответственными за делопроизводство и согласованному с руководителями структурных подразделений.

Прием дел производится ОГСК в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника ОГСК и лица, передавшего дела).

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы).

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения министерства, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив министерства, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

 

6.6. Особенности работы с электронными документами

 

В данном разделе Инструкции по делопроизводству устанавливается порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения ведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений.

Прием электронных документов из других органов власти и организаций и отправка электронных документов осуществляются уполномоченным сотрудником.

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота министерства. Документы, создаваемые в министерстве и поступающие в министерство на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа).

Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота министерства, в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству. Система электронного документооборота министерства должна предусматривать регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота.

При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота министерства реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.

Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Республики Саха (Якутия).

При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, справок, сводок и др.), создаваемых в электронной форме, в системе электронного документооборота министерства могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется. Такие правила могут быть установлены при условии, что программные средства, используемые в Министерстве, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.

В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота министерства в соответствии с Правилами делопроизводства в министерстве используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приведенной таблицей.

 

Наименование сведений о документе	Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку
Адресант	Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина)
Адресат	Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом "Адресат")
Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ	В соответствии с реквизитом "Подпись"
Вид документа	В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа
Дата документа	В соответствии с датой, обозначенной в документе автором или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует
Номер документа	В соответствии с номером, присвоенным документу автором
Дата поступления документа	Дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе)
Входящий номер документа	Номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе)
Ссылка на исходящий номер и дату документа	В соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите
Наименование текста	Краткое содержание документа (заголовок к тексту)
Индекс дела	Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа
Сведения о переадресации документа	На основании резолюции на документе (реквизит "Указания по исполнению")
Количество листов основного документа	Количество листов основного документа
Количество приложений	Количество приложений
Общее количество листов приложений	Общее количество листов приложений
Указания по исполнению документа	Резолюция, или поручение руководителя, определяющее характер исполнения документа и срок исполнения
Должность, фамилия и инициалы исполнителя	Должность, фамилия и инициалы исполнителя
Отметка о конфиденциальности	В соответствии с реквизитом "Гриф ограничения доступа к документу" ("Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и др.)

 

В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота министерства. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

После отправки электронного документа, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации", заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел министерства. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы",

например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в министерстве программно-технических средств и нормативных и методических документов.

Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем министерства, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

Поступившие из структурных подразделений в архив министерства электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

 

6.7. Работа исполнителя с документами

 

Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта исходящего документа (письма, телеграммы) или внутреннего документа (приказа, распоряжения), его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководству министерства, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

Поручения, содержащиеся в приказах, распоряжениях министерства и протоколах, доводятся до исполнителей путем направления им копии приказа, распоряжения, протокола (выписок из этих документов).

Подлинник подлежащего исполнению документа с поручением руководителя министерства направляется заместителю руководителя министерства, указанному в поручении (резолюции) первым, который организует работу по исполнению данного документа (поручения).

Подлинник документа с поручением (резолюцией) после рассмотрения заместителем руководителя министерства направляется ответственному исполнителю.

В случае если поручение (резолюция) руководителя министерства адресовано только заместителям, то заместитель руководителя министерства, указанный в поручении (резолюции) первым, определяет ответственного исполнителя данного документа (поручения).

Если поручение дано заместителем руководителя министерства, то подлинник документа с его поручением направляется ответственному исполнителю.

Если поручение (резолюция) руководителя министерства или его заместителей адресовано руководителям структурных подразделений, то подлинник подлежащего исполнению документа с этим поручением (резолюцией) направляется непосредственно ответственному исполнителю - руководителю структурного подразделения, указанному в поручении (резолюции) первым, либо против фамилии которого стоит отметка "отв.". "свод" и т.п.

Другие исполнители, указанные в поручении (резолюции), являются соисполнителями документа (поручения) и осуществляют подготовку соответствующих материалов по копии документа с поручением (резолюцией).

Ответственный исполнитель при необходимости дает соисполнителям конкретные задания по подготовке соответствующих материалов с указанием сроков их выполнения, а также может затребовать материалы от подразделений, которые не указаны в поручении (резолюции).

Ответственный исполнитель персонально отвечает за качество исполнения документа (поручения), полноту и достоверность информации и соблюдение сроков его выполнения.

Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют ответственному исполнителю предложения, подписанные руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, и отвечают за их качество.

Проект документа, представляемый на подпись руководителю министерства, должен быть завизирован руководителями заинтересованных подразделений, а также заместителем, в ведении которого находятся рассматриваемые вопросы.

Проект документа, представляемый на подпись заместителю руководителя министерства, должен быть завизирован руководителями заинтересованных структурных подразделений.

Проект документа представляется на подпись вместе с подлинником документа (поручения), на основании которого он подготовлен, и другими необходимыми материалами. На проекте письма (телеграммы) указывается фамилия, инициалы и телефон исполнителя, подготовившего документ, на лицевой стороне последнего листа письма (телеграммы) в левом нижнем углу.

При подготовке приглашений для участия в мероприятиях, проводимых министерством, в тексте приглашения указываются фамилия, имя, отчество и контактные телефоны ответственных за подготовку мероприятия.

Исходящий документ, подписанный руководителем министерства или его заместителем, передается в ОГСК или сотруднику, ответственному за делопроизводство в структурных подразделениях министерства, где производится сверка соответствия текстов подписанного и визового экземпляров документа, его регистрация и подготовка к отправке либо рассылке, согласно составленному исполнителем указателю рассылки.

Если руководитель министерства либо его заместитель внес при подписании в подготовленный проект документа исправления, то исполнитель документа должен перепечатать его с учетом исправлений и внести соответствующие изменения в визовой экземпляр документа.

Телеграммы принимаются ОГСК завизированными, подписанными, датированными и с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 222.

Если для исполнения поручения руководителя министерства или его заместителей требуется подготовка приказа, распоряжения, протокола, то ответственный исполнитель готовит проект подписного экземпляра документа с визами согласования и указателем рассылки.

Сроки исполнения документов определяются руководителем, который дает поручение (подписывает резолюцию), исходя из срока, установленного вышестоящей организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации и Республики Саха (Якутия). Сроки исполнения документов указываются в поручении (резолюции).

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других республиканских органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

 

с конкретной датой исполнения	в указанный срок
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", "весьма срочно"	в 3-дневный срок
имеющие пометку "оперативно"	в 10-дневный срок
остальные	в срок не более месяца, т. е. 30 календарных дней
законопроект, поступивший на заключение в Правительство от субъекта права законодательной инициативы и направленный Председателем Правительства или по его поручению заместителем Председателя Правительства для подготовки проекта заключения в соответствующие исполнительные органы государственной власти	в течение 5 календарных дней с момента поступления
поправки и предложения по поручению Председателя Правительства или его заместителей к законопроектам, принятым Государственным Собранием (Ил Тумэн) в первом чтении	не более чем через 5 дней со дня получения
по запросам депутатов Государственной Думы, (депутатскому запросу) и обращениям	не позднее чем через 15 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса (обращения) срок
по запросам депутатов Государственного Собрания (Ил Тумэн) (депутатскому запросу) и обращениям	не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса (обращения) срок по парламентскому запросу - не позднее чем через 15 дней со дня его получения
рассмотрение устных и письменных обращений граждан	рассматривается в течение 30 календарных дней со дня его регистрации
по вопросу согласования проектов постановлений и распоряжений Правительства Республики Саха (Якутия)	не может быть более 5 рабочих дней со дня поступления; касающихся социально-экономического развития республики и отраслей экономики до 10 дней; по итогам социально-экономического развития Республики Саха (Якутия) за истекший период и задачах на предстоящий квартал, вносимых ежеквартально не более 2 рабочих дней
проект договора или соглашения	в срок не более 5 календарных дней
правовая и антикоррупционная экспертиза проектов нормативных правовых актов Правительства	7 рабочих дней, в случае необходимости направления запросов и получения дополнительных материалов и информации у заинтересованных в экспертизе органов и должностных лиц, срок может быть увеличен до 10 рабочих дней
резолюции руководителя Министерства либо его заместителей "Прошу доложить", "Прошу переговорить"	в 3-дневный срок, если руководителем Министерства либо его заместителями не установлен иной срок

 

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего этому нерабочему дню.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя министерства или его заместителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

О продлении срока исполнения документа ответственный исполнитель своевременно информирует ОГСК.

Сроки исполнения документов с пометками "срочно", "весьма срочно", "оперативно" не продлеваются.

Документ (поручение) считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия, рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы и даны соответствующие письменные (устные) ответы или поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке. О результатах должно быть сообщено автору документа (когда это требуется по содержанию документа).

Запросы по исполняемому документу в подведомственные и другие организации, а также промежуточные доклады о ходе исполнения не могут являться основанием для признания документа (поручения) исполненным.

После исполнения документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Исполнитель обязан после исполнения документа положить его в папку в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Особенности исполнения поручений Главы Республики Саха (Якутия), поручений, содержащихся в актах Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) (далее - акты и поручения Главы и Правительства), протоколах заседаний Правительства Республики Саха (Якутия), поручений Председателя Правительства Республики Саха (Якутия), Заместителя Председателя Правительства Республики Саха (Якутия), писем Администрации Главы Республики Саха (Якутия) и Правительства Республики Саха (Якутия) (далее - органы):

поручения, а также письма, поступающие в министерство непосредственно из указанных в настоящем пункте Инструкции органов исполнительной власти, исполняются в министерстве в порядке и сроки, установленные этими органами (см. таблицу выше). Если не указан срок исполнения, то документ обычно исполняется в срок не более 30 дней с даты его подписания;

ответы направляются непосредственно в органы и организации в соответствии с указанием вышеупомянутых органов;

по поручениям, не исполненным в установленный срок, руководители структурных подразделений, ответственные за исполнение поручения, в течение 3-х дней после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляют руководству министерства объяснения о причинах его неисполнения с указанием мер ответственности в отношении виновных в этом работников.

Подразделение, определенное ответственным исполнителем поручения, представляет проект доклада (ответа) руководству министерства для подписания не позднее чем за 2 дня до истечения установленного в поручении (резолюции) срока.

Изменение ответственного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется:

по документам, направленным на исполнение поручением руководителя министерства или заместителя руководителя, - на основании резолюции руководителя (заместителя руководителя), давшего поручение, или по договоренности соответствующих руководителей структурных подразделений;

по документам, направленным на исполнение ОГСК, - по договоренности соответствующих руководителей структурных подразделений.

Изменение ответственного исполнителя и соисполнителей оформляется (учитывается) ОГСК.

Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

 

6.8. Организация работы с запросами и обращениями членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Государственного Собрания (Ил Тумэн) Республики Саха (Якутия) (депутатские запросы)

 

Подготовка и направление ответов на парламентские запросы, запросы и обращения членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы, а также на обращения комитетов и комиссий палат Федерального Собрания Российской Федерации осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы.

В качестве запроса или обращения рассматривается письмо на бланке члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы, имеющее соответствующую подпись и дату, а депутатский запрос, кроме этого, имеет заголовок "Депутатский запрос" или в тексте содержится ссылка на статью 14 Федерального закона "О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации". Должностное лицо министерства, которому направлен парламентский или депутатский запрос, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее 30 календарных дней со дня его получения или в иной согласованный с инициатором обращения срок.

Подготовка и направление ответов на парламентские запросы, запросы и обращения Государственного Собрания (Ил Тумэн) Республики Саха (Якутия) осуществляется в соответствии с законодательством Республики Саха (Якутия) о статусе народного депутата Государственного Собрания (Ил Тумэн) Республики Саха (Якутия). Должностное лицо министерства, которому направлен парламентский или депутатский запрос, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее 30 дней со дня его получения или в иной согласованный с инициатором обращения срок.

Прием, учет, регистрацию и направление на рассмотрение поступающих в министерство парламентских запросов, запросов и обращений народных депутатов, а также контроль за их исполнением осуществляет ОГСК в соответствии с установленным Инструкцией порядком работы с входящими документами.

Ответы на парламентские запросы, запросы и обращения народных депутатов подписываются руководством министерства.

Парламентские запросы, запросы и обращения народных депутатов и документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

 

6.9. Организация работы с обращениями граждан

 

Данный раздел Инструкции касается организации работы с обращениями граждан в министерстве в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Обращения граждан могут поступать в министерство в виде письменного предложения, заявления, жалобы по почтовой связи, по информационным системам общего пользования (Интернет-обращения) и факсимильной связи, а также в устной форме.

Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в министерство путем заполнения регистрационно-контрольной карточки (РКК).

При получении повторных обращений граждан им присваиваются те же регистрационные номера, что и первоначально поступившим, а на лицевой стороне РКК вверху указывается, что обращение является повторным. В этом случае в графе РКК "Краткое содержание" указывается, кому направлялось на решение предыдущее обращение.

Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же гражданина по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения и ответ заявителю не дан или заявитель не удовлетворен ответом, данным ему по первоначальному обращению.

Дубликатом обращения являются обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в министерство, или обращения с одинаковым текстом.

Все дубликаты обращений регистрируют под одним и тем же номером, что и первоначально поступившие обращения. При этом в РКК после проставления присвоенного номера указывается дата поступления дубликатного обращения.

Обращение, поступившее в министерство, подлежит обязательному рассмотрению. В случае необходимости обращение может быть рассмотрено с выездом на место.

Письменные обращения граждан, поступившие в министерство из Администрации Президента и Правительства Республики Саха (Якутия) с поручениями руководства, регистрируются в Службе делопроизводства и докладываются руководителю министерства или его заместителю для принятия решения и направления исполнителям.

Письменные обращения граждан, поступившие непосредственно в министерство, после регистрации докладываются руководителю министерства или его заместителю для принятия решения в зависимости от их содержания и направляются Службой делопроизводства в соответствующие подразделения для рассмотрения и ответа заявителям.

Обращения органов государственной власти Республики Саха (Якутия), органов местного самоуправления или иных организаций, а также граждан, содержащие жалобы на неудовлетворительную работу руководителей подведомственных министерству государственных учреждений и республиканских государственных унитарных предприятий представляются руководителю министерства или его заместителю для принятия решения.

Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

В случае если в соответствии с запретом, невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

Министерство в пределах своей компетенции обеспечивает рассмотрение обращений граждан, принятие по ним решений и направление ответа заявителям:

письменное обращение, поступившее в министерство в соответствии с ее компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации;

в исключительных случаях руководитель министерства (заместитель руководителя) либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения сообщается непосредственно автору письменного обращения и в ОГСК, с пояснением причин.

Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию министерства, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

В министерстве должно быть обеспечено объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение.

В этих целях:

при необходимости запрашиваются документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

принимаются меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина:

дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

или сообщается гражданину о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

В случае если в министерство направлен в установленном порядке запрос иного государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, то необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы предоставляются в соответствующий орган (должностному лицу) в течение 15 дней с даты поступления запроса, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

Обеспечение своевременного рассмотрения обращений граждан и подготовки ответа осуществляют руководители соответствующих структурных подразделений.

Ответ на обращение подписывается руководителем министерства (заместителем руководителя), в компетенцию которого входят поставленные в обращении вопросы.

Ответ на обращение, поступившее в министерство по информационным системам общего пользования направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

Министерство при направлении письменного обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу может в случае необходимости запрашивать в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.

Порядок рассмотрения отдельных обращений:

в случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившим, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией;

обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;

министерство при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;

в случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению:

в случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель министерства (заместитель руководителя) вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение;

в случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

Организация личного приема граждан в министерстве:

личный прием граждан проводится руководителем министерства, заместителями руководителя и уполномоченными на то лицами. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан:

при личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность;

содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией;

в случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию министерства, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться;

в ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Передача зарегистрированных в ОГСК письменных обращений граждан из одного подразделения министерства в другое подразделение производится по согласованию с ОГСК.

Письменное обращение гражданина, по которому было дано поручение руководителем министерства или его заместителем с указанием доложить о результатах рассмотрения, снимаются с контроля по решению этих должностных лиц после рассмотрения доклада об исполнении.

Письменные обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны ответы заявителям.

Письменные обращения граждан, а также все документы, связанные с их рассмотрением, формируют в дела в структурных подразделениях министерства в соответствии с номенклатурой дел.

 

7.1. Учет печатей и штампов

 

Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.

Министерство применяет печать с изображением Государственного герба Республики Саха (Якутия).

Кроме печати с изображением Государственного герба Республики Саха (Якутия) в министерстве могут использоваться печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов ("Для документов", "Для договоров", "Для копий"), металлические выжимные печати для опечатывания помещений.

Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях. Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководство министерства.

Заявка на изготовление печати и ее эскиз оформляются в соответствующих подразделениях и передаются в ОГСК, который размещает заказ на предприятии - изготовителе печатей.

В случае служебной необходимости по решению руководителя министерства допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

Гербовой печатью заверяются подпись руководителя министерства, его первого заместителя, главного бухгалтера, а также документы, требующих воспроизведения оттиска гербовой печати действующими нормативными актами.

Учет имеющихся в министерстве печатей и штампов ведет ОГСК в журнале (приложение N 18) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются);

выдача печатей и штампов работникам, персонально ответственным за их использование и хранение, осуществляется под роспись в журнале учета печатей и штампов;

печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах;

передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений, не допускается;

ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением Государственного герба Республики Саха (Якутия) возлагается на главного бухгалтера, ответственность за надежность хранения, законность использования других печатей возлагается на руководителей соответствующих подразделений.

Печати и штампы, пришедшие в негодность и утратившие значение, подлежат возврату по месту выдачи, где они уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях проверяется ОГСК.

 

-------------------------------------------------------------------------

-------------------------------------------------------------------------

1. Министр архитектуры и строительного комплекса Республики Саха (Якутия) (Кузакова В.А.):

Генеральному директору ГКУ "Служба государственного заказчика Республики Саха (Якутия)" (Поисеев Д.Н.):

2. Директору ГАУ "Региональный центр Республики Саха (Якутия) по ценообразованию в строительстве" (Гермогенов Г.Г.):

 

Заместитель Председателя Правительства Республики Саха (Якутия)

И.Г. Никифоров

 

Согласованно:

Министр _____________________ В.А. Кузакова

 

1. Акты (проверок и ревизий; приема выполненных работ (услуг); экспертизы, передачи дел и т.д.).

2. Инструкции (правила) - по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.

3. Регламенты - должностные и т.д.

4. Нормативы (расхода материалов; численности работников и т.д.)

5. Отчеты (о деятельности, командировках и т.д.).

6. Планы (сводный план работы, работы и т.д.).

7. Положения (о структурном подразделении, об оплате труда, премировании и т.д.).

8. Программы (проведения мероприятий, семинаров, совещаний и т.д.).

9. Сметы (расходов на содержание и т.д.).

10. Структура и штатная численность.

11. Формы унифицированных документов.

12. Штатное расписание и изменения к ним.

13. Сводная номенклатура дел.

14. Инструкция по делопроизводству.

15. Описи дел постоянного хранения и по личному составу.

16. Протоколы коллегии, планерных совещаний и т.д.

17. Графики отпусков и т.д.

18. Приказы

19. Распоряжения