Постановление Главы Волгограда от 22 июля 2016 г. N 91-п "Об утверждении Положения об электронном (безбумажном) документообороте в Волгоградской городской Думе" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Главы Волгограда от 22 июля 2016 г. N 91-п
"Об утверждении Положения об электронном (безбумажном) документообороте в Волгоградской городской Думе"

С изменениями и дополнениями от:

17 августа 2016 г.

В соответствии с Федеральными законами от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 06 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи", статьями 7, 29 Устава города-героя Волгограда, постановлением главы Волгограда от 23.12.2015 N 205-п "Об утверждении Положения об организации работы с документами в Волгоградской городской Думе", в целях создания единого информационного пространства и условий для эффективного документационного взаимодействия с органами местного самоуправления Волгограда постановляю:

ГАРАНТ:

Пункт 1 настоящего постановления вступает в силу с 1 января 2017 г.

1. Утвердить Положение об электронном (безбумажном) документообороте в Волгоградской городской Думе (далее - Положение) (прилагается).

2. Управляющему делами Волгоградской городской Думы:

2.1. Ознакомить работников Волгоградской городской Думы с настоящим постановлением.

2.2. До 01 августа 2016 г.:

2.2.1. Назначить лиц Волгоградской городской Думы, уполномоченных подписывать электронные документы и (или) заверять бумажные копии электронных документов.

2.2.2. Обеспечить получение ключей электронной подписи и квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи в количестве, необходимом для использования в электронном (безбумажном) документообороте для лиц Волгоградской городской Думы, уполномоченных подписывать электронные документы.

Информация об изменениях:

Постановлением Главы Волгограда от 17 августа 2016 г. N 102-п в подпункт 2.3 пункта 2 настоящего постановления внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

2.3. До 01 января 2017 г.:

2.3.1. Привести номенклатуру дел и документы по делопроизводству Волгоградской городской Думы в соответствие с Положением, утвержденным настоящим постановлением.

2.3.2. При осуществлении электронного (безбумажного) документооборота исключить бумажный документооборот.

2.4. До 01 января 2017 г. привести муниципальные правовые акты главы Волгограда в соответствие с настоящим постановлением.

3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания, за исключением пункта 1 настоящего постановления, который вступает в силу с 01 января 2017 г.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Глава Волгограда

А.В. Косолапов

ГАРАНТ:

Пункт 1 настоящего постановления, утверждающий настоящее Положение, вступает в силу с 1 января 2017 г.

Положение
об электронном (безбумажном) документообороте в Волгоградской городской Думе
(утв. постановлением главы Волгограда от 22 июля 2016 г. N 91-п)

1. Общие положения

1.1. Положение об электронном (безбумажном) документообороте в Волгоградской городской Думе (далее - Положение) определяет порядок работы с электронными документами, подписанными средствами электронной подписи (далее - ЭП), создание, хранение и использование которых в Волгоградской городской Думе осуществляется исключительно в электронной форме в системе автоматизации делопроизводства и документооборота "ДЕЛО" (далее - САДД "ДЕЛО").

Настоящее Положение применяется в отношении созданных в САДД "ДЕЛО" документов, отражающих:

переписку по организационным, правовым, административно-хозяйственным вопросам;

плановые и отчетные документы, подлежащие обобщению, информационные и справочные документы;

иные документы по оперативным вопросам, за исключением документов, содержащих сведения ограниченного доступа, а также документов, к которым действующим законодательством устанавливается требование об их составлении на бумажном носителе.

1.2. Обмен документами с организациями, с которыми не заключено соглашение об обмене электронными документами, подписанными ЭП, осуществляется на бумажном носителе в соответствии с Положением об организации работы с документами в Волгоградской городской Думе.

1.3. Целями электронного (безбумажного) документооборота являются:

сокращение сроков и упрощение процедуры передачи документов;

сокращение сроков рассмотрения и согласования документов;

предотвращение возможной утери информации о местонахождении документов;

создание единого информационного пространства и упрощение взаимодействия с органами местного самоуправления Волгограда.

Электронный (безбумажный) документооборот осуществляется в Волгоградской городской Думе под самостоятельным номенклатурным делом.

2. Электронный документ

2.1. Подлинником электронного документа является электронный документ, подписанный ЭП лица Волгоградской городской Думы, уполномоченного подписывать электронные документы, и зарегистрированный в САДД "ДЕЛО".

В Волгоградской городской Думе создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов, созданных на бумажном носителе.

Электронный документ либо электронный образ документа, подписанный ЭП в САДД "ДЕЛО", приравнивается к документу на бумажном носителе с собственноручной подписью.

2.2. Информация, содержащаяся в электронном документе, подписанном ЭП, может быть распечатана на бумажном носителе. Документ на бумажном носителе, подписанный ЭП и заверенный в порядке, определенном в разделе 4 настоящего Положения, является бумажной копией электронного документа.

3. Порядок работы с электронными документами

3.1. Электронные документы, подлежащие подписанию (подписанные) ЭП, создаются, обрабатываются и хранятся в САДД "ДЕЛО". Наименование электронного документа, подписанного ЭП, в САДД "ДЕЛО" должно отражать его содержание.

Электронный документ, подписанный ЭП, должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства Волгоградской городской Думы.

При рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в САДД "ДЕЛО" лицами Волгоградской городской Думы, уполномоченными подписывать электронные документы, используется ЭП.

3.2. Электронные документы, поступающие в Волгоградскую городскую Думу от организаций, с которыми заключено соглашение об обмене электронными документами, подписанными ЭП, в обязательном порядке проходят в отделе документационного обеспечения Волгоградской городской Думы проверку:

подлинности ЭП лица, подписавшего электронный документ;

правильности адресата;

наличия приложений, если они указаны в тексте документа.

При положительном результате проведения проверки электронный документ, подписанный ЭП, принимается к регистрации в САДД "ДЕЛО", при отрицательном - возвращается отправителю.

4. Порядок работы с бумажными копиями электронных документов

4.1. Электронный документ, подписанный ЭП, может быть распечатан на бумажном носителе при необходимости получения его бумажной копии.

4.2. Заверение бумажных копий электронных документов, подписанных ЭП, осуществляется лицами Волгоградской городской Думы, уполномоченными заверять бумажные копии электронных документов, внесенными в Реестр лиц Волгоградской городской Думы, уполномоченных подписывать электронные документы и (или) заверять бумажные копии электронных документов, (далее - Реестр).

4.3. Бумажная копия электронного документа должна содержать обязательную отметку, состоящую из следующих реквизитов:

надписи "Копия электронного документа. Сертификат электронной подписи выдан: ______________________________________________________

(фамилия и инициалы лица, которому выдан

________________________________________________________________";

сертификат электронной подписи)

даты и времени распечатки бумажной копии электронного документа;

наименования организации, фамилии, инициалов и собственноручной подписи внесенного в Реестр лица Волгоградской городской Думы, уполномоченного заверять бумажные копии электронных документов.

4.4. Отметка о заверении бумажной копии электронного документа проставляется в нижнем правом углу страницы, содержащей реквизит "Подпись" лица, подписавшего электронный документ.

4.5. Электронный документ, подписанный ЭП, и его бумажная копия должны быть аутентичными.

5. Хранение электронных документов

5.1. Электронные документы, подписанные ЭП, после их исполнения подлежат обязательному хранению в электронных архивах САДД "ДЕЛО" Волгоградской городской Думы в течение сроков хранения, предусмотренных законодательством для аналогичных документов на бумажных носителях.

5.2. Электронные документы, подписанные ЭП, подлежат хранению в том же формате, в котором они были созданы, сформированы, отправлены или получены.

5.3. Хранение электронных документов, подписанных ЭП, должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей ЭП и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки ЭП хранимых электронных документов.

5.4. По истечении установленного срока хранения:

электронные документы, подписанные ЭП, временного срока хранения подлежат уничтожению;

электронные документы, подписанные ЭП, постоянного срока хранения подлежат передаче на хранение в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5.5. До принятия правового акта, устанавливающего порядок приема электронного документа на хранение, на хранение в архив Волгоградской городской Думы передается заверенная в порядке, определенном разделом 4 и настоящим разделом, бумажная копия электронного документа, подлежащего постоянному хранению.

Бумажная копия электронного документа, передаваемого на хранение в архив Волгоградской городской Думы, заверяется собственноручной подписью внесенного в Реестр лица Волгоградской городской Думы, уполномоченного заверять бумажные копии электронных документов.

5.6. Бумажная копия электронного документа, переданного на постоянное хранение в архив Волгоградской городской Думы, должна содержать оттиск печати Волгоградской городской Думы "Для документов", который размещается на бумажной копии электронного документа рядом с реквизитом "Подпись".

6. Формирование и ведение Реестра

6.1. Реестр формируется и ведется в целях учета лиц Волгоградской городской Думы, уполномоченных подписывать электронные документы и (или) заверять бумажные копии электронных документов.

6.2. В Реестре учитываются лица Волгоградской городской Думы, уполномоченные распоряжением главы Волгограда, решением Волгоградской городской Думы подписывать электронные документы и (или) заверять бумажные копии электронных документов.

6.3. Ведение Реестра осуществляется отделом информационных технологий и компьютерного обеспечения Волгоградской городской Думы.

6.4. Внесение сведений в Реестр о лице Волгоградской городской Думы, уполномоченном подписывать электронные документы и (или) заверять бумажные копии электронных документов, осуществляется на основании распоряжения главы Волгограда, решения Волгоградской городской Думы.

6.5. На основании распоряжения главы Волгограда, решения Волгоградской городской Думы отделом информационных технологий и компьютерного обеспечения Волгоградской городской Думы в Реестр вносятся следующие сведения о лице Волгоградской городской Думы, уполномоченном подписывать электронные документы и (или) заверять бумажные копии электронных документов:

должность, фамилия, имя, отчество;

дата начала и окончания срока полномочий по подписанию электронных документов и (или) заверению бумажных копий электронных документов.

6.6. Для исключения из Реестра сведений о лице Волгоградской городской Думы, уполномоченном подписывать электронные документы и (или) заверять бумажные копии электронных документов, в отдел информационных технологий и компьютерного обеспечения Волгоградской городской Думы направляются копии распоряжения главы Волгограда, решения Волгоградской городской Думы, в которых указываются причины для исключения указанных сведений из Реестра (изменение должностных обязанностей, увольнение, снятие депутатских полномочий и т.п.).

7. Заключительные положения

7.1. Сведения, содержащиеся в Реестре, являются открытыми и общедоступными и подлежат размещению на официальном сайте Волгоградской городской Думы.

7.2. Изменения в настоящее Положение вносятся постановлением главы Волгограда в установленном порядке.

Отдел информационных технологий
и компьютерного обеспечения
Волгоградской городской Думы