Приложение 1. Положение об организации проектной деятельности в администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области

Приложение 1
к постановлению
администрации Суровикинского
муниципального района
от 10 апреля 2018 г. N 228

Положение
об организации проектной деятельности в администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок организации проектной деятельности в администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области.

1.2. Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия:

проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на достижение цели и уникальных результатов в условиях временных и ресурсных ограничений;

жизненный цикл проекта - набор обязательных последовательных этапов реализации проекта: инициирование проекта, планирование проекта, реализация проекта, закрытие проекта;

проектная деятельность - деятельность, осуществляемая на всех этапах жизненного цикла проекта;

приостановление проекта - временное прекращение реализации мероприятий проекта с возможностью последующего возобновления их выполнения;

управление проектом - деятельность, связанная с планированием, организацией и контролем за использованием трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов, выделенных для реализации проекта;

проектная документация - предложение по проекту, паспорт проекта, план проекта, итоговый отчет по проекту;

этап реализации проекта - ограниченный во времени набор мероприятий проекта, объединенных с целью достижения основного результата выделенной (обособленной) части проекта;

мероприятие проекта - имеющий сроки начала и окончания комплекс связанных действий, выполняемых для достижения результата проекта;

блок мероприятий проекта - часть проекта, объединяющая несколько мероприятий проекта с целью достижения цели проекта;

результат проекта - измеримое выражение социальных, экономических и иных эффектов, полученных в результате реализации проекта;

контрольная точка проекта - значимое событие проекта, отражающее получение измеримых результатов проекта и имеющее срок окончания;

бюджет проекта - сумма финансовых средств, необходимых для реализации проекта;

мониторинг проектной деятельности - систематический сбор информации и ее анализ с целью прогнозирования и оценки хода реализации проекта.

1.3. Уполномоченным органом по вопросам внедрения проектной деятельности является отдел экономики и инвестиционной политики администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области (далее - уполномоченный орган).

1.4. Реализации в соответствии с настоящим Положением подлежат проекты, направленные на достижение целей и задач, определенных в нормативных правовых актах администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области и Администрации Волгоградской области.

1.5. Факторами, свидетельствующими о целесообразности реализации проекта с применением проектной деятельности, являются:

нацеленность проекта на достижение уникального и (или) инновационного результата на территории Суровикинского муниципального района Волгоградской области;

необходимость при реализации проекта без применения проектной деятельности внесения изменений в деятельность администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области (организационной структуры, процессов управления);

необходимость интеграции нормативных, контрольных и финансовых (бюджетных, внебюджетных) инструментов для реализации проекта;

необходимость организации для реализации проекта эффективного внутриведомственного, межведомственного и межуровневого взаимодействия, а также взаимодействия с хозяйствующими субъектами, которых планируется привлечь для реализации проекта.

1.6. Функциональная структура системы управления проектной деятельностью включает в себя:

а) постоянные органы управления проектной деятельностью:

Совет при главе Суровикинского муниципального района Волгоградской области по проектам (далее - Совет);

муниципальный проектный офис (далее - проектный офис);

б) временный орган управления проектной деятельностью - команда проекта, в которую входят:

руководитель рабочей группы проекта и рабочая группа проекта, состоящая из администратора проекта, специалистов, ответственных за реализацию блоков мероприятий проекта, специалистов, ответственных за реализацию входящих в блоки мероприятий проекта отдельных мероприятий проекта, специалиста - оператора мониторинга проекта.

1.7. Функции органов управления проектной деятельностью и лиц, входящих в состав команды проекта, определяются настоящим Положением и функциональной структурой системы управления проектной деятельностью в администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области.

1.8. Управление проектами и взаимодействие между участниками проектной деятельности осуществляется с использованием информационной системы управления проектами (далее - ИСУП) со дня ввода ее в эксплуатацию.

2. Инициирование проекта

2.1. Началом этапа инициирования проекта является направление инициатором предложения по проекту в проектный офис.

2.2. Инициатором проекта могут выступать:

структурные подразделения администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области;

органы местного самоуправления поселений, входящих в состав Суровикинского муниципального района Волгоградской области;

муниципальные предприятия или учреждения, в отношении которых администрация Суровикинского муниципального района Волгоградской области осуществляет функции и полномочия учредителя;

иные организации, заинтересованные в реализации проекта.

2.3. Предложение по проекту должно содержать следующие сведения о проекте:

наименование проекта;

цель проекта;

примерное местонахождение земельного участка, на котором предполагается реализация проекта (при необходимости);

бюджет проекта и источники его финансирования (при необходимости);

основные мероприятия, необходимые для реализации проекта;

результат проекта;

факторы, свидетельствующие о целесообразности реализации проекта с применением проектной деятельности;

предполагаемые органы исполнительной власти Волгоградской области, органы местного самоуправления, должностные лица, хозяйствующие субъекты, специалисты в определенной сфере деятельности, участие которых, по мнению инициатора проекта, необходимо для реализации проекта;

предполагаемый руководитель рабочей группы проекта;

иные сведения, касающиеся реализации проекта.

Форма предложения по проекту и требования к подготовке предложения по проекту утверждаются нормативным правовым актом администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области.

2.4. Разработанное предложение по проекту направляется сопроводительным письмом инициатора проекта в проектный офис. Проектный офис в течение 10 рабочих дней со дня получения предложения по проекту:

1) осуществляет регистрацию предложения по проекту;

2) осуществляет рассмотрение предложения по проекту на предмет наличия факторов, свидетельствующих о целесообразности реализации проекта с применением проектной деятельности, а также осуществляет проверку предложения по проекту на соответствие утвержденной форме и требованиям к его подготовке;

3) в случае отсутствия факторов, свидетельствующих о целесообразности реализации проекта с применением проектной деятельности, отклоняет предложение по проекту и уведомляет инициатора проекта об отклонении предложения по проекту с указанием причин;

4) в случае несоответствия предложения по проекту утвержденным форме и (или) требованиям к его подготовке направляет предложение по проекту инициатору проекта на доработку;

5) в случае наличия факторов, свидетельствующих о целесообразности реализации проекта с применением проектной деятельности, и соответствия предложения по проекту утвержденным форме и требованиям к его подготовке направляет предложение по проекту на согласование:

главе Суровикинского муниципального района Волгоградской области;

в органы исполнительной власти Волгоградской области, органы местного самоуправления, указанные в предложении по проекту, к сфере деятельности которых относится решение вопросов, связанных с реализацией проекта (далее именуются - согласующие органы), - для согласования в части целесообразности реализации проекта на территории Суровикинского муниципального района Волгоградской области, а также участия должностных лиц указанных органов в реализации проекта;

в хозяйствующие субъекты, указанные в предложении по проекту, а также в хозяйствующие субъекты, к сфере деятельности которых относится решение вопросов, связанных с реализацией проекта, для согласования в части участия в реализации проекта работников хозяйствующего субъекта;

руководителям должностных лиц, специалистов в определенной сфере деятельности, указанных в предложении по проекту.

Взаимодействие инициатора проекта и проектного офиса при доработке предложения по проекту в случае его несоответствия утвержденным форме и требованиям к подготовке предложения по проекту осуществляется в соответствии с регламентом администрирования проектов, утвержденным нормативным правовым актом администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области (далее именуется - Регламент).

2.5. Должностные лица, курирующие сферу деятельности, к которой относится проект и согласующие органы (органы исполнительной власти Волгоградской области - с их согласия):

1) рассматривают предложение по проекту;

2) по результатам рассмотрения направляют в проектный офис заключение, которое должно содержать:

выводы о целесообразности реализации проекта на территории Суровикинского муниципального района Волгоградской области с предложениями по кандидатурам для включения в предполагаемый состав рабочей группы проекта;

замечания к предложению по проекту (при их наличии) с мотивированным обоснованием либо выводы о нецелесообразности реализации проекта на территории Суровикинского муниципального района Волгоградской области с мотивированным обоснованием (далее именуются - замечания к предложению по проекту).

2.6. При наличии в заключении выводов о целесообразности реализации проекта и при отсутствии замечаний в течение трех рабочих дней проектный офис направляет его в Совет для рассмотрения.

2.7. Проектный офис, при согласии с замечаниями к предложению по проекту, в течение пяти рабочих дней с момента поступления заключения, совместно с инициатором проекта обеспечивает внесение соответствующих изменений в предложение по проекту и направление предложения по проекту на рассмотрение в Совет.

2.8. Проектный офис, в случае несогласия с замечаниями к предложению по проекту, обеспечивает обсуждение по проекту.

Если в процессе обсуждения замечания к предложению по проекту не устраняются (не поддерживаются), проектный офис не позднее шести рабочих дней после обсуждения направляет предложения по проекту инициатору на доработку.

2.9. При устранении замечаний к предложению по проекту (отклонении замечаний к предложению по проекту) проектный офис на следующий рабочий день после согласования предложения по проекту направляет его на рассмотрение в Совет с приложением презентации проекта.

2.10. Совет в течение двадцати рабочих дней со дня получения согласованного предложения по проекту принимает решение:

об открытии проекта с присвоением ему статуса "районный проект", подготовке паспорта проекта с учетом рекомендаций Совета и утверждении состава рабочей группы проекта;

об отклонении проекта.

Решение об отклонении проекта принимается Советом в случае, если цели и задачи проекта не соответствуют целям и задачам, указанным в пункте 1.4 настоящего Положения.

2.11. Решение об открытии районного проекта (далее - решение об открытии проекта) направляется в проектный офис на следующий рабочий день после принятия соответствующего решения.

2.12. Цель проекта после принятия решения об открытии проекта не подлежит изменению на протяжении всего жизненного цикла проекта.

2.13. Инициатор проекта в срок, не превышающий 15 рабочих дней со дня принятия решения об открытии проекта, обеспечивает подготовку паспорта проекта и согласование его с проектным офисом.

Форма паспорта проекта и требования к его подготовке утверждаются нормативным актом администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области.

2.14. Паспорт проекта утверждается председателем Совета (заместителем председателя Совета) в течение пяти рабочих дней после дня завершения его подготовки.

2.15. При отсутствии утвержденного паспорта проекта более 60 рабочих дней со дня принятия решения об открытии проекта проектным офисом обеспечивается закрытие проекта.

2.16. С даты утверждения паспорта проекта завершается этап инициирования проекта и начинается этап планирования проекта.

3. Планирование проекта

3.1. Началом этапа планирования проекта является формирование рабочей группы проекта.

Формирование рабочей группы проекта осуществляется в порядке и в сроки, установленные Регламентом.

Рабочая группа проекта осуществляет подготовку плана проекта на основе утвержденного паспорта проекта.

Форма плана проекта и требования к его подготовке утверждаются нормативным правовым актом администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области.

Взаимодействие руководителя рабочей группы проекта с проектным офисом при согласовании плана проекта осуществляется в соответствии с Регламентом.

Подготовка и согласование плана проекта осуществляются не позднее 15 рабочих дней со дня утверждения паспорта проекта.

3.2. План проекта должен предусматривать календарный план-график проведения мероприятий проекта (далее именуется - план-график), бюджет проекта (при наличии), риски проекта.

3.3. Подготовленный план проекта подписывается руководителем рабочей группы проекта и представляется им на согласование в проектный офис.

Условием согласования плана проекта муниципальным проектным офисом является соответствие плана проекта утвержденным форме и требованиям к подготовке.

Проектный офис согласовывает план проекта в течение 3 рабочих дней.

3.4. Согласованный план проекта утверждается Советом в течение пяти рабочих дней со дня согласования его с проектным офисом.

3.5. С даты утверждения плана проекта завершается этап планирования проекта и начинается этап реализации проекта.

4. Реализация проекта

4.1. Этап реализации проекта состоит из следующих стадий:

выполнение мероприятий проекта в соответствии с планом-графиком;

внесение изменений в проект (при необходимости).

4.2. Выполнение мероприятий проекта в соответствии с планом-графиком организует руководитель рабочей группы проекта.

4.3. Рабочая группа проекта под управлением руководителя рабочей группы проекта осуществляет выполнение мероприятий проекта в соответствии с планом-графиком и обеспечивает размещение документов, подтверждающих выполнение мероприятий проекта, в соответствии с Регламентом.

4.4. Стадия внесения изменений в проект включает в себя внесение изменений в план проекта и (или) паспорт проекта.

4.4.1. Основаниями для внесения изменений в план проекта и (или) паспорт проекта являются установленные в ходе реализации проекта членами рабочей группы проекта:

отклонения фактических показателей выполнения мероприятий проекта, достигнутых в ходе реализации проекта (далее именуются - фактические показатели), от плановых показателей, предусмотренных планом-графиком и паспортом проекта (далее именуются - плановые показатели);

необходимость совершения опережающих действий с целью предупреждения возникновения возможных (ожидаемых) отклонений фактических показателей от плановых показателей.

4.4.2. Для внесения изменений в план проекта и (или) паспорт проекта рабочая группа проекта готовит ведомость изменений проекта, которая подписывается руководителем рабочей группы проекта. Ведомость изменений проекта подлежит согласованию Советом.

Утвержденная ведомость изменений проекта является неотъемлемой частью плана проекта и (или) паспорта проекта, в который вносятся изменения.

4.5. В случае если внесение изменений в проект повлекло включение в план-график новых мероприятий проекта и (или) детализацию мероприятий проекта, включенных в план-график, руководитель рабочей группы проекта, при необходимости, принимает меры к изменению состава рабочей группы проекта.

4.6. Этап реализации проекта завершается после выполнения всех мероприятий проекта и получения всех результатов проекта, предусмотренных планом проекта и паспортом проекта.

5. Закрытие проекта

5.1. Началом этапа закрытия проекта является подготовка рабочей группой проекта итогового отчета по проекту.

Подготовка и согласование итогового отчета по проекту осуществляется не позднее 15 рабочих дней со дня выполнения последнего мероприятия проекта в соответствии с планом проекта.

5.2. Итоговый отчет по проекту готовится в соответствии с формой и требованиями по подготовке итогового отчета по проекту, утвержденными нормативным правовым актом администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области, и должен содержать следующую информацию:

1) о достижении результатов проекта, цели проекта;

2) об использовании выделенных для реализации проекта ресурсов;

3) о факторах, повлиявших на реализацию проекта;

4) о статусе реализации проекта:

"проект реализован успешно без отклонений" - в случае если цель проекта достигнута полностью, результаты проекта получены, выполнены требования к результатам проекта, отсутствуют отклонения по срокам выполнения работ и использованию бюджета проекта;

"проект реализован успешно с незначительными отклонениями" - в случае если цель проекта достигнута полностью, результаты проекта получены, но имеются отклонения по одному из условий: выполнение требований к результату проекта или соблюдение сроков проекта или бюджета проекта;

"проект реализован успешно со значительными отклонениями" - в случае если цель проекта достигнута полностью, результаты проекта получены, но имеются отклонения по двум условиям: выполнение требований к результату проекта или соблюдение сроков проекта или бюджета проекта;

"проект не реализован, ресурсы не использованы" - в случае если цель проекта не достигнута, все ресурсы не использованы;

"проект не реализован, ресурсы использованы" - в случае если цель проекта не достигнута, часть ресурсов или все ресурсы использованы.

5.3. Подготовленный итоговый отчет по проекту подписывается руководителем рабочей группы проекта и представляется на согласование в проектный офис.

5.4. Взаимодействие руководителя рабочей группы проекта и проектного офиса при согласовании итогового отчета по проекту осуществляется в соответствии с Регламентом.

5.5. Согласованный итоговый отчет не позднее трех рабочих дней со дня согласования направляется проектным офисом на рассмотрение Совета.

Совет в течение 5 рабочих дней с даты поступления согласованного итогового отчета принимает решение о закрытии проекта с соответствующим статусом: реализации проекта и утверждении итогового отчета по проекту.

5.6. Решение о закрытии проекта является основанием для расформирования команды проекта.

6. Приостановление и возобновление проекта

6.1. Приостановление проекта возможно на этапах планирования или реализации проекта.

6.2. Решение о приостановлении проекта принимается рабочей группой проекта и оформляется протоколом.

6.2.1. Руководитель рабочей группы проекта в день принятия решения о приостановлении проекта направляет указанное решение в проектный офис.

6.2.2. Проектный офис не позднее пяти рабочих дней со дня получения решения о приостановлении проекта представляет указанное решение на согласование Совета.

6.2.3. Совет в течение 5 рабочих дней с даты поступления решения о приостановлении проекта принимает решение о его согласовании.

6.2.4. Проект считается приостановленным в случае согласования его приостановления Советом.

6.3. Решение о возобновлении проекта принимается рабочей группой проекта и оформляется протоколом.

6.3.1. Руководитель рабочей группы проекта в день принятия решения о возобновлении проекта направляет указанное решение в проектный офис.

6.3.2. Проектный офис не позднее пяти рабочих дней со дня получения решения о возобновлении проекта представляет указанное решение на согласование Совета.

6.3.3. Совет в течение 5 рабочих дней с даты поступления решения о возобновлении проекта принимает решение о его согласовании.

6.3.4. Проект считается возобновленным в случае согласования его возобновления Советом в течение 5 рабочих дней.

6.4. При положительном решении проектный офис в течение дня следующего за днем получения решения направляет руководителю рабочей группы проекта согласованный проект.

6.5. Рабочая группа проекта вносит изменения в план-график, бюджет (при наличии) и риски проекта.

7. Мониторинг проектной деятельности и контроль за реализацией проекта

7.1. Мониторинг реализации проектов представляет собой систему мероприятий по измерению фактических параметров проектов, расчету отклонения фактических параметров проектов от плановых, анализу их причин, прогнозированию хода реализации проектов, принятию управленческих решений по определению, согласованию и реализации возможных корректирующих воздействий.

7.2. Мониторинг проектной деятельности (далее - мониторинг) осуществляется проектным офисом на основании следующих документов:

проектной документации (паспорта проектов, планы-графики проектов);

документов, касающихся формирования команд проектов;

протоколов Совета, рабочих групп, проектного офиса;

отчетных документов, подтверждающих выполнение мероприятий проектов по контрольным точкам проектов.

7.3. Мониторинг включает анализ соответствия фактических показателей плановым показателям, а также анализ хода реализации проектов на основании информации, содержащейся в отчетах о результатах мониторинга, и документах, указанных в пункте 7.2 Положения.

По итогам мониторинга проектным офисом оформляется отчет о ходе реализации проекта.

7.4. В целях проверки достоверности информации, содержащейся в отчетах о результатах мониторинга, проектный офис вправе с привлечением руководителя рабочей группы проекта и (или) членов рабочей группы проекта осуществлять выездные мероприятия.

Проектным офисом по итогам выездного мероприятия оформляется протокол о ходе реализации проекта.

7.5. Проектный офис на основании данных, полученных в результате мониторинга, при необходимости представляет Совету заключения и рекомендации по итогам мониторинга.

7.6. Контроль за реализацией проекта представляет собой проверку соответствия выполненных мероприятий проекта и фактически полученных результатов проекта плану проекта и паспорту проекта.

7.7. Контроль за реализацией проекта осуществляется на двух уровнях:

на первом уровне - руководителем рабочей группы проекта;

на втором уровне - проектным офисом.

7.8. Контроль за реализацией проекта осуществляется на основании следующих документов:

документов, указанных в пункте 7.2 Положения;

отчетов о результатах контроля за реализацией проекта;

протоколов о результатах проверки хода реализации проекта.

7.9. На первом уровне контроля за реализацией проекта осуществляется анализ соответствия фактических показателей плановым показателям, по итогам которого оформляется отчет о результатах контроля за реализацией проекта.

На втором уровне контроля за реализацией проекта осуществляется проверка хода реализации проекта, по итогам которой проектным офисом оформляется протокол о результатах проверки хода реализации проекта.

7.10. Проведение проверки хода реализации проекта осуществляется в соответствии с регламентом проведения проверок хода реализации проектов, утвержденным нормативным правовым актом администрации Суровикинского муниципального района Волгоградской области.

7.11. В случае если по результатам мониторинга и контроля за реализацией проекта выявлены отклонения фактических показателей от плановых показателей, проектный офис направляет команде проекта уведомление о внесении изменений в план проекта и (или) паспорт проекта.

7.12. Внесение изменений в план проекта и (или) паспорт проекта осуществляется в порядке, предусмотренном пунктом 4.4 настоящего Положения.