Постановление Администрации Клетского муниципального района Волгоградской области от 6 сентября 2018 г. N 475 "Об утверждении положения о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов в администрации Клетского муниципального района"

В целях упорядочения изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов в администрации Клетского муниципального района, администрация Клетского муниципального района постановляет:

1. Утвердить Положение о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов в администрации Клетского муниципального района (прилагается).

2. Руководителям структурных подразделений администрации Клетского муниципального района, наделенных правами юридического лица, утвердить соответствующие положения о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов.

3. Опубликовать настоящее постановление в районной газете "Дон" и разместить на официальном сайте органов местного самоуправления Клетского муниципального района.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на первого заместителя главы администрации Клетского муниципального района Гудину Т.Н.

Врио главы администрации Клетского муниципального района

А.Н. Игнатченко

Утверждено
постановлением администрации
Клетского муниципального района
от 06 сентября 2018 г. N 475

Положение
о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов в администрации Клетского муниципального района

1. Общие положения

1.1. Положение о порядке изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов в администрации Клетского муниципального района (далее - Положение) устанавливает единые требования к порядку изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и штампов в структурных подразделениях администрации Клетского муниципального района, не обладающих правами юридического лица (далее - структурные подразделения администрации Клетского муниципального района).

1.2. Основные понятия, используемые в Положении:

печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;

штамп - устройство прямоугольной формы, заменяющее рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в делопроизводстве, используемое для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении и иных действий с документами.

1.3. В администрации Клетского муниципального района используются следующие виды печатей и штампов:

1.3.1. Гербовая печать администрации Клетского муниципального района - печать круглой формы, имеющая в центре клише зеркальное изображение герба Российской Федерации, по внешней стороне окружности зеркальное отображение надписи "Администрация Клетского муниципального района Волгоградской области" и надписи "ОГРН" с указанием номера, а по внутренней стороне окружности надписи "ИНН" и "ОКПО" с указанием номера.

1.3.2. Гербовая печать структурного подразделения администрации Клетского муниципального района - печать круглой формы, имеющая в центре клише зеркальное отображение герба Российской Федерации, а по внешней стороне окружности зеркальное отображение названия соответствующего структурного подразделения администрации Клетского муниципального района и надписи Администрация Клетского муниципального района Волгоградской области".

1.3.3. Печать структурного подразделения администрации Клетского муниципального района - печать круглой формы, имеющая в центре клише зеркальное отображение названия соответствующего структурного подразделения администрации Клетского муниципального района, а по внешней стороне окружности зеркальное отображение надписи "Администрация Клетского муниципального района".

Печать структурного подразделения администрации Клетского муниципального района может иметь в центре зеркальное отображение надписи, указывающей на вид документов, заверяемых данной печатью: "Для документов", "Для справок", "Для договоров". В данном случае зеркальное отображение названия соответствующего структурного подразделения администрации Клетского муниципального района и зеркальное отображение надписи "Администрация Клетского муниципального района " располагается по внешней стороне окружности печати.

1.3.4. Регистрационные штампы - штампы администрации Клетского муниципального района и структурного подразделения администрации Клетского муниципального района, используемые для регистрации и учета документов.

1.3.5. Информационные штампы - штампы администрации Клетского муниципального района и структурных подразделений администрации Клетского муниципального района информационного характера, подтверждающие определенные действия, за исключением регистрации и учета документов.

2. Изготовление, учет, хранение печатей и штампов в администрации Клетского муниципального района

2.1. Решение об изготовлении гербовой печати администрации Клетского муниципального района (ее дополнительных экземпляров) принимается главой администрации Клетского муниципального района на основании служебной записки заместителя главы администрации Клетского муниципального района, содержащей обоснование необходимости изготовления гербовой печати администрации Клетского муниципального района (ее дополнительных экземпляров).

Гербовая печать администрации Клетского муниципального района хранится в общем отделе администрации Клетского муниципального района.

Назначение ответственных за хранение и использование дополнительных экземпляров гербовой печати администрации Клетского муниципального района осуществляется распоряжением администрации Клетского муниципального района.

2.2. Гербовая печать структурного подразделения администрации Клетского муниципального района, печать структурного подразделения администрации Клетского муниципального района, регистрационные и информационные штампы, необходимые для обеспечения деятельности администрации Клетского муниципального района, ее структурных подразделений, изготавливаются по решению заместителя главы администрации Клетского муниципального района, непосредственно координирующего деятельность общего отдела администрации Клетского муниципального района на основании служебной записки руководителя соответствующего структурного подразделения администрации Клетского муниципального района, содержащей обоснование необходимости изготовления с приложением их эскизов.

2.3. Изготовление печатей и штампов, используемых в администрации Клетского муниципального района, структурных подразделениях администрации Клетского муниципального района, обеспечивает общий отдел администрации Клетского муниципального района.

2.4. Печати и штампы, используемые в администрации Клетского муниципального района, структурных подразделениях администрации Клетского муниципального района, подлежат учету. Для учета печатей и штампов, используемых в администрации Клетского муниципального района, структурных подразделениях администрации Клетского муниципального района, ведется журнал учета печатей и штампов по форме согласно приложению к Положению.

2.5. Ведение журнала учета печатей и штампов осуществляется общим отделом администрации Клетского муниципального района.

2.6. Лица, ответственные за учет и (или) использование и (или) хранение печатей и штампов в администрации Клетского муниципального района, назначаются распоряжением Клетского муниципального района.

2.7. Печати и штампы, используемые в администрации Клетского муниципального района, структурных подразделениях администрации Клетского муниципального района, выдаются работникам, ответственным за их хранение и (или) использование, лицом, ответственным за их учет, под подпись в журнале учета печатей и штампов.

Работник, которому были выданы печать или штамп, используемые в администрации Клетского муниципального района, структурном подразделении администрации Клетского муниципального района, при увольнении или переводе на другую должность обязан сдать их лицу, ответственному за их учет, о чем в журнале учета печатей и штампов делается соответствующая запись.

2.8. При хранении печатей и штампов, используемых в администрации Клетского муниципального района, структурных подразделениях администрации Клетского муниципального района, обеспечивается сохранение у данных объектов свойств и качеств, дающих возможность использовать их по назначению, а также меры, исключающие возможность их утраты или использование посторонними лицами.

2.9. Гербовая печать администрации Клетского муниципального района хранится в металлических шкафах или сейфах, опечатываемых в нерабочее время, в условиях, исключающих доступ к ним лиц, не имеющих отношение к использованию печатей.

2.10. Об утере печати или штампа, используемых в администрации Клетского муниципального района, структурных подразделениях администрации Клетского муниципального района, незамедлительно ставится в известность заместитель главы администрации Клетского муниципального района, непосредственно координирующий деятельность общего отдела администрации Клетского муниципального района, руководитель структурного подразделения администрации Клетского муниципального района.

3. Использование печатей и штампов

3.1. Гербовая печать администрации Клетского муниципального района проставляется:

на правовых актах администрации Клетского муниципального района;

на муниципальных контрактах, договорах и соглашениях, заключаемых администрацией Клетского муниципального района;

на актах сдачи-приемки товаров, работ и услуг, кроме актов выполненных работ на франкировальной машине;

на доверенностях, выдаваемых на представление интересов администрации Клетского муниципального района;

на документах, связанных с награждением государственными наградами Российской Федерации;

на Почетных грамотах администрации Клетского муниципального района и Благодарственных письмах главы администрации Клетского муниципального района;

на командировочных удостоверениях;

на трудовых договорах и изменениях к ним;

на бухгалтерских, финансовых и платежных документах администрации Клетского муниципального района;

на документах (копиях), связанных с работой в администрации Клетского муниципального района; правовых актах администрации Клетского муниципального района: о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении с работы; в трудовых книжках в целях заверения вносимых в них записей; выписках из трудовых книжек; на справках о периодах работы у данного работодателя и другое, характеристиках работников, удостоверениях администрации Клетского муниципального района;

на иных документах в случаях, установленных действующим законодательством Российской Федерации, а также документах, требующих удостоверения их подлинности копиям.

3.2. Гербовая печать структурного подразделения администрации Клетского муниципального района проставляется:

на записях актов гражданского состояния, относящихся к компетенции отдела ЗАГС администрации Клетского муниципального района.

3.3. Печать структурного подразделения администрации Клетского муниципального района проставляется:

на справках, выписках, договорах, расчетах, копиях, письмах, иных документах, заверяемых подписью начальника соответствующего структурного подразделения по вопросам, относящимся к компетенции структурного подразделения администрации Клетского муниципального района;

на копиях правовых актов администрации Клетского муниципального района и выписках из правовых актов администрации Клетского муниципального района;

на реестрах отправки и приема корреспонденции;

на копиях документов, касающихся делопроизводства;

на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях при оформлении ответа заявителю;

на номенклатурах дел, описях дел и иных документах, относящихся к компетенции архивного отдела администрации Клетского муниципального района.

3.4. Штампы администрации Клетского муниципального района, структурных подразделений администрации Клетского муниципального района проставляются:

на входящей и исходящей корреспонденции, в том числе по обращениям граждан;

на почтовых конвертах;

на документах, связанных с осуществлением контрольных функций;

на документах, справках, выписках, копиях правовых актов администрации Клетского муниципального района, на бланках согласования и листах проекта правового акта администрации Клетского муниципального района при регистрации в журнале регистрации;

на архивных делах при приеме на постоянное хранение и внесении их в систему учета архивного отдела; на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях; на номенклатурах дел, описях дел; на описях дел постоянного хранения при внесении в систему учета постоянного хранения;

на документах при проведении антикоррупционной экспертизы;

на трудовых договорах с работниками; в трудовых книжках работников и при внесении изменений в них; копиях документов по кадрам;

на иных документах в случаях, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

4. Уничтожение печатей и штампов

4.1. Уничтожение печатей и штампов, за исключением факсимиле, производится в случае их износа или повреждения, а также в связи с переименованием, реорганизацией или ликвидацией структурных подразделений администрации Клетского муниципального района.

4.2. Уничтожение факсимиле производится в случае износа или повреждения, а также прекращения полномочий лица, обладателя подписи на оттиске факсимиле.

4.3. Уничтожение печатей и штампов, используемых в администрации Клетского муниципального района, структурных подразделениях администрации Клетского муниципального района, производится комиссией в составе трех человек, образуемой распоряжением администрации

Клетского муниципального района. Распоряжение администрации Клетского муниципального района о составе комиссии готовит общий отдел администрации Клетского муниципального района.

4.4. Об уничтожении пришедших в негодность, не используемых и устаревших печатей и штампов комиссией составляется акт, а в журнале учета печатей и штампов делается соответствующая отметка.

4.5. В составленном акте об уничтожении печатей и штампов, используемых в администрации Клетского муниципального района, структурных подразделениях администрации Волгограда, должны быть указаны время и место уничтожения, состав комиссии, основание уничтожения печатей и штампов, наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов, способ уничтожения, подписи членов комиссии.

5. Ответственность за ненадлежащий учет, хранение и использование печатей и штампов

5.1. Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения и использования печатей и штампов в структурных подразделениях администрации Клетского муниципального района возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений администрации Клетского муниципального района.

Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения, использования и уничтожения гербовой печати администрации Клетского муниципального района возлагается на заместителя главы администрации Клетского муниципального района, непосредственно координирующего деятельность общего отдела администрации Клетского муниципального района.

5.2. Для проведения проверок состояния учета, хранения и использования печатей и штампов распоряжением администрации Клетского муниципального района могут создаваться специальные комиссии. По результатам проверки составляется акт, представляемый заместителю главы администрации Клетского муниципального района, непосредственно координирующему деятельность общего отдела администрации Клетского муниципального района, с предложением конкретных мер по обеспечению надлежащего учета, условий хранения и использования печатей и штампов, используемых в администрации Клетского муниципального района, структурных подразделениях администрации Клетского муниципального района.

5.3. Необеспечение надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов, используемых в администрации Клетского муниципального района, структурных подразделениях администрации Клетского муниципального района, повлекшее их порчу или утрату, является основанием для привлечения к ответственности в установленном порядке лиц, по вине которых наступили указанные последствия.

Приложение
к Положению о порядке
изготовления, учета,
хранения, использования
и уничтожения печатей и штампов
в администрации Клетского
муниципального района

                                                                    Форма

                               ЖУРНАЛ

                       учета печатей и штампов

N п/п	Вид печатей или штампов	Количество печатей или штампов	Образец оттиска печати или штампа	Подпись лица, получившего печать или штамп (с указанием даты)	Подпись лица о возврате печати или штампа (с указанием даты)	Номер и дата акта об уничтожении печати или штампа
1	2	3	4	5	6	7