Постановление Администрации Ольховского муниципального района Волгоградской области от 1 ноября 2018 г. N 722 "Об утверждении Положения об Отделе информационного обеспечения, организационной работы и документооборота Администрации Ольховского муниципального района"

В соответствии с Федеральным законом от 06 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах местного самоуправления в Российской Федерации", на основании Устава Ольховского муниципального района Волгоградской области, решения Ольховской районной Думы от 05.10.2018 г. N 61/312 "Об утверждении структуры Администрации Ольховского муниципального района", постановляю:

1. Утвердить прилагаемое Положение об Отделе информационного обеспечения, организационной работы и документооборота Администрации Ольховского муниципального района.

2. Контроль за исполнением постановления возложить управляющего делами Администрации Ольховского муниципального района Волгоградской области Н.В. Бассанскую.

3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания и подлежит официальному обнародованию.

Глава Ольховского муниципального района

А.В. Солонин

Утверждено
постановлением
Администрации Ольховского
муниципального района
от 1 ноября 2018 г. N 722

Положение
об отделе информационного обеспечения, организационной работы и документооборота Администрации Ольховского муниципального района Волгоградской области

1. Общие положения

1.1. Отдел информационного обеспечения, организационной работы документооборота Администрации Ольховского муниципального района Волгоградской области (далее - Отдел) является структурным подразделением Администрации Ольховского муниципального района Волгоградской области, без статуса юридического лица.

1.2. Отдел создаётся в структуре Администрации Ольховского муниципального района правовым актом об утверждении структуры и штатной численности Администрации Ольховского муниципального района Волгоградской области и осуществляет свою деятельность на основании Положения, утверждаемого главой Ольховского муниципального района. Общее руководство деятельностью Отдела осуществляет начальник отдела.

1.3. Отдел обеспечивает в пределах своей компетенции:

- проведение единой политики в сфере информатизации, информационного обеспечения и защиты информации;

- организацию и сопровождение документационного обеспечения деятельности Администрации Ольховского муниципального района, осуществление делопроизводства, работу с письменными и устными обращениями граждан, архивированию исполненных документов.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

1.3. При осуществлении своих функций Отдел взаимодействует со структурными подразделениями Администраций муниципальных образований на территории Ольховского муниципального района, муниципальными предприятиями и учреждениями, со структурными подразделениями Администрации Волгоградской области.

1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Законодательством Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, нормативно-правовыми актами Правительства Российской Федерации, законами Волгоградской области, Уставом Волгоградской области, нормативными правовыми актами Главы Администрации Волгоградской области, законодательными актами Волгоградской областной Думы, Уставом Ольховского муниципального района Волгоградской области, нормативно-правовыми актами Главы Ольховского муниципального района Волгоградской области, решениями Ольховской районной Думы, Положением об Администрации Ольховского муниципального района и иными нормативными правовыми актами, а также настоящим положением.

2. Основные задачи

На Отдел возлагаются следующие задачи:

2.1. Совершенствование информационного и технического обеспечения в Администрации Ольховского муниципального района на основании единой технической политики и применения, современных программно-технических комплексов.

2.2. Внедрение, ввод в эксплуатацию в органах Администрации Ольховского муниципального района прикладных информационных систем и средств автоматизации административного электронного документооборота и отчетности, их сопровождение; поддержание в рабочем состоянии технических средств, программ и программных комплексов.

2.3. Организация и поддержание в рабочем и актуальном состоянии официального сайта Администрации Ольховского муниципального района.

2.4. Организация и обеспечение бесперебойного функционирования центрального сервера и локально-вычислительной сети Администрации Ольховского муниципального района; организация, внедрение и обслуживание системы электронного документооборота на базе локально-вычислительной сети, а также организация других сетевых сервисов.

2.5. Формирование заявок на централизованную закупку технических и программных средств; организация их получения и доставки, ввод в эксплуатацию полученной техники.

2.6. Внедрение и обеспечение функционирования программно-аппаратного комплекса системы межведомственного электронного взаимодействия.

2.7. Обеспечение функционирования видеоконференцсвязи с Администрацией Волгоградской области.

2.8. Организация и сопровождение документационного обеспечения деятельности Администрации Ольховского муниципального района.

2.9. Организация предоставления нормативных правовых актов Администрации Ольховского муниципального района для включения в областной регистр нормативных правовых актов муниципальных образований области.

2.10. Организация информационного обеспечения населения информацией о деятельности органов местного самоуправления с использованием информационных технологий, обеспечение доступа населения к органам местного самоуправления по электронным каналам связи.

2.11. Обеспечение реализации конституционных прав граждан на обращения в Администрацию Ольховского муниципального района, к должностным лицам Администрации Ольховского муниципального района. Координация деятельности структурных подразделений Администрации Ольховского муниципального района по обеспечению своевременного и качественного рассмотрения письменных, устных, и коллективных обращений граждан.

2.12. Организация муниципальной службы Администрации района. Решение кадровых вопросов.

2.13. Организационное обеспечение деятельности Администрации Ольховского муниципального района по реализации ее полномочий.

Организация делопроизводства в Администрации Ольховского муниципального района.

2.14. Обеспечение сохранности, формирование и использование в работе администрации документов, относящихся к компетенции Отдела.

2.15. Организация работы Приемной Главы Ольховского муниципального района.

2.16. Организация работы с входящей и исходящей корреспонденцией, в том числе с письменными обращениями граждан.

2.17. Осуществление контроля, методическое руководство и координация деятельности структурных подразделений Администрации Ольховского муниципального района по исполнению официальных документов и нормативно-правовых актов Администрации района.

3. Функции Отдела

3.1. Основными функциями Отдела в области информационного и технического обеспечения являются:

3.1.1. Организация обслуживания вычислительной и оргтехники, с целью обеспечения ее бесперебойной эксплуатации.

3.1.2. Организация эксплуатации, программно-технического сопровождения и администрирования локальной вычислительной сети Администрации, а также обеспечение и координация работ по ее модернизации и развитию.

3.1.3. Внедрение новых информационных и телекоммуникационных систем, включая систему электронного документооборота и средства видеоконференцсвязи, электронной цифровой подписи и прочих информационных технологий и их сопровождение.

3.1.4. Реализация мероприятий по организации эффективной защиты информационных ресурсов, в том числе персональных данных, в информационной инфраструктуре Администрации района.

3.1.5. Разработка, внедрение и организация контроля исполнения руководящих документов по обеспечению информационной безопасности.

3.1.6. Обеспечение информационной и технической поддержки средств вычислительной техники и программного обеспечения.

3.1.7. Координация работ с поставщиками вычислительной и офисной техники, программного обеспечения по вопросам гарантийного обслуживания, ремонта, приобретения, обновления и модификации.

3.1.8. Проведение работ по оптимизации использования информационно-технических ресурсов.

3.1.9. Наполнение и администрирование официального сайта Администрации Ольховского муниципального района.

3.1.10. Разработка муниципальных нормативных правовых актов администрации района в сфере информационных технологий.

3.1.11. Оказание методической и консультативной помощи работникам администрации, органов местного самоуправления и муниципальных учреждений Ольховского района по вопросам использования информационных и телекоммуникационных технологий.

3.1.12. Информационно-техническая подготовка и сопровождение заседаний, совещаний, видеоконференций.

3.2. Основными функциями Отдела в области организационного обеспечения деятельности Администрации района и осуществления взаимодействия Администрации района с органами местного самоуправления являются:

3.2.1. Реализация и соблюдение федеральных и областных законов, решений законодательных органов, организационно-протокольное обеспечение мероприятий с участием Главы Ольховского муниципального образования.

3.2.2. Организация мероприятий и координация деятельности структурных подразделений Администрации, отвечающих за обеспечение содержательной части совещаний и других мероприятий, проводимых с участием Главы Ольховского муниципального района или по его поручению.

3.2.3. Формирование и подготовка проектов повесток дня, материалов к совещаниям, представление их на рассмотрение и утверждение Главе Ольховского муниципального района.

3.2.4. Обеспечение подготовки и согласования документов по вопросам присвоения почетных званий Российской Федерации, награждения государственными наградами Российской Федерации, ведомственными наградами, наградами Волгоградской области и Ольховского муниципального района. Подготовка и проведение мероприятий по вручению государственных наград, наград Волгоградской области и Ольховского муниципального района.

3.2.5. Разработка, на основе предложений структурных подразделений Администрации района, проектов перспективных, квартальных и календарных (на месяц) планов работы Администрации района.

3.3. Основными функциями Отдела в рамках организации и сопровождения деятельности Администрации Ольховского муниципального района являются:

3.3.1. Ведение делопроизводства в Администрации Ольховского муниципального района.

3.3.2. Экспедиционная обработка, прием, регистрация, учет, хранение, доставка и рассылка корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи. Информационно-справочная работа по документам.

3.3.3. Обеспечение оперативного прохождения в Администрации Ольховского муниципального района документов и служебной корреспонденции. Контроль за исполнением документов в установленные сроки, анализ сведений о ходе и результатах исполнения документов.

3.3.4. Формирование сводной номенклатуры дел Администрации Ольховского муниципального района.

3.3.5. Внедрение и совершенствование автоматизированной системы документооборота, сопровождение ее программного и информационного обеспечения, а также внедрение технологической базы данных.

3.3.6. Документационное обеспечение совещаний и иных мероприятий, проводимых в Администрации Ольховского муниципального района и организуемых вне нее.

3.3.7. Выполнение копировально-множительных, диктофонных, стенографических и звукотехнических работ.

3.3.8. Сбор и формирование текстов муниципальных нормативных правовых актов Администрации района, принятых в установленном порядке.

3.3.9. Внесение в Регистр сведений по принятым муниципальным нормативным правовым актам.

3.3.10. Организация работы с письмами и обращениями граждан, организация проведения личного приема граждан, составление отчетов о характере обращений граждан в органы местного самоуправления.

3.3.11. Оформление и оперативное хранение документов (дел) в соответствии с номенклатурой дел, подготовка и передача документов в архив.

4. Права

Специалисты Отдела для осуществления своих функций имеют право:

4.1. В соответствии с действующим законодательством, запрашивать и получать от структурных подразделений Администрации района, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, независимо от форм собственности, документы и другую информацию в объемах, необходимых для осуществления функций, возложенных на отдел;

4.2. Осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях Администрации Ольховского муниципального района и докладывать руководству о результатах проверок. Вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения структурными подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами.

4.3. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами.

4.4. Возвращать на доработку документы, оформленные в подразделениях Администрации с нарушением инструкции по делопроизводству.

4.5. Привлекать специалистов структурных подразделений Администрации Ольховского муниципального района к подготовке проектов нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства.

4.6. Участвовать в формировании заявок для закупки программных, технических средств и расходных материалов.

4.7. Участвовать в оперативных совещаниях, созываемых руководством Администрации Ольховского муниципального района.

4.8. Вносить предложения по совершенствованию работы Администрации Ольховского муниципального района и структурных подразделений, в том числе в области информационно-аналитической деятельности.

4.9. Вносить в установленном порядке на рассмотрение Главы Ольховского муниципального района проекты правовых актов, а также предложения по вопросам, входящим в компетенцию Отдела.

4.10. Пользоваться в установленном порядке информационными банками данных администрации района, муниципальными системами связи и коммуникациями.

4.11. Участвовать в мероприятиях по повышению квалификации специалистов Отдела.

4.12. Взаимодействовать с государственными, федеральными и муниципальными предприятиями и учреждениями, а также с предприятиями других форм собственности по вопросам входящим в компетенцию Отдела.

4.13. Отдел обязан:

4.13.1. Качественно и своевременно выполнять задачи и функции, возложенные на него.

4.13.2. Соблюдать нормативные требования к ведению делопроизводства, и установленный в администрации района порядок использования и хранения документов и материальных ценностей.

4.13.3. Соблюдать правила эксплуатации технического оборудования.

4.14. Для выполнения своих функций и решения возложенных задач отдел взаимодействует:

- с федеральными органами исполнительной власти;

- с исполнительными органами государственной власти области

- с органами государственной власти субъектов РФ;

- с областной Думой;

- со структурными подразделениями Администрации области;

- с органами местного самоуправления области;

- с Ольховской районной Думой;

- со структурными подразделениями Администрации Ольховского муниципального района;

- с органами местного самоуправления района;

- со средствами массовой информации;

- с предприятиями, учреждениями, организациями и гражданами в установленном порядке.

4.15. Взаимоотношения Отдела строятся в соответствии с действующим законодательством, нормативными документами, определяющими порядок деятельности Администрации Ольховского муниципального района.

5. Организация деятельности отдела

5.1. Штатное расписание Отдела утверждает Глава Ольховского муниципального района Волгоградской области.

5.2. Отдел возглавляет начальник отдела, который назначается на должность в установленном законодательством порядке в соответствии с квалификационными требованиями, и освобождается от должности Главой Ольховского муниципального района. Права и обязанности начальника отдела определяются трудовым договором, должностной инструкцией.

5.3. Начальник Отдела:

- руководит деятельностью Отдела;

- разрабатывает Положение об Отделе;

- разрабатывает и представляет Главе Ольховского муниципального района для утверждения должностные инструкции сотрудников Отдела;

- определяет оперативные задачи Отдела;

- вносит предложения по кадровому обеспечению Отдела, назначению и перемещению работников, их поощрению, наложению на них взысканий;

- распределяет обязанности между работниками, дает обязательные для исполнения указания и распоряжения и контролирует их исполнение;

- представляет интересы Отдела в отношениях с другими структурными подразделениями Администрации района, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями, организациями;

- подписывает служебную документацию в пределах компетенции Отдела;

- в установленном порядке участвует в работе совещаний и семинаров, проводимых Главой Ольховского муниципального района, заместителями Главы Ольховского муниципального района; осуществляет иные полномочия в соответствии с должностной инструкцией.

- согласовывает представляемые на рассмотрение Главе Ольховского муниципального района проекты документов, содержащих вопросы, относящиеся к компетенции Отдела.

5.4. Начальник и специалисты Отдела руководствуются в своей деятельности настоящим Положением, должностными инструкциями, утвержденными в установленном порядке.

5.5. На начальника Отдела возлагается персональная ответственность за:

- организацию деятельности Отдела по выполнению задач и функций, возложенных на Отдел;

- организацию оперативной и качественной подготовки документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями;

- соблюдение работниками Отдела трудовой и производственной дисциплины;

- обеспечение сохранности имущества, находящегося в Отделе и соблюдение правил пожарной безопасности;

- подбор, расстановку и деятельность работников Отдела;

- соблюдение режима доступа к информации, являющейся государственной, коммерческой и служебной тайной, а также использование этой информации работниками Отдела в служебных целях.

5.6. На период отсутствия Начальника Отдела в связи с его временной нетрудоспособностью, отпуском или командировкой, исполнение обязанностей начальника отдела возлагается на одного из специалистов Отдела.

5.7. Работники Отдела являются муниципальными служащими, на них распространяются все ограничения и льготы, связанные с муниципальной службой.

5.8. Финансирование деятельности Отдела осуществляется в установленном порядке за счет средств бюджета района.

5.9. Специалисты Отдела исполняют другие поручения Главы Ольховского муниципального района и его заместителей.

5.10. Ликвидация и реорганизация Отдела осуществляется в соответствии с постановлением Администрации Ольховского муниципального района об изменении структуры администрации Ольховского муниципального района.

6. Ответственность сотрудников отдела

6.1. Персональную ответственность за выполнением стоящих перед отделом задач несет начальник Отдела.

6.2. Работники Отдела отвечают:

- за своевременное и качественное выполнение работы в соответствии с настоящим положением и должностными обязанностями.

- за надлежащее исполнение возложенных должностных обязанностей;

- за соответствие визируемых документов, законодательству Российской Федерации и Волгоградской области.