Приложение. Положение о порядке рассмотрения обращений граждан, поступивших в Министерство сельского хозяйства и потребительского рынка Республики Коми

Утверждено
приказом Министерства сельского
хозяйства и потребительского
рынка Республики Коми
от 28 февраля 2018 г. N 173
(приложение)

Положение
о порядке рассмотрения обращений граждан, поступивших в Министерство сельского хозяйства и потребительского рынка Республики Коми

I. Общие положения

1.1. Положение о порядке рассмотрения обращений граждан, поступивших в Министерство сельского хозяйства и потребительского рынка Республики Коми (далее - Положение), определяет порядок регистрации и рассмотрения письменных индивидуальных и коллективных обращений граждан, обращений объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - заявитель), контроля за их исполнением, организации личного приема граждан в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Указом Президента Российской Федерации от 17 апреля 2017 г. N 171 "О мониторинге и анализе результатов обращений граждан и организаций", Законом Республики Коми от 11 мая 2010 г. N 47-РЗ "О реализации права граждан на обращение в Республике Коми", распоряжением Правительства Республики Коми от 24 июня 2014 г. N 220-р.

II. Порядок рассмотрения письменных обращений граждан

2.1. Все поступившие письменные индивидуальные и коллективные обращения граждан, обращения объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращения), регистрируются и ставятся на контроль исполнения работником Министерства сельского хозяйства и потребительского рынка Республики Коми (далее соответственно - Министерство, работник Министерства) в день поступления.

Информация по обращениям вводится работником Министерства в день регистрации обращения:

- в "Автоматизированную систему Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций" (далее - АС "Обращения граждан");

- в программное обеспечение "Единая сеть обращений граждан" закрытого информационного ресурса ССТУ.РФ (далее - ЕС ОГ).

При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

Обращение, поступившее в Министерство в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

2.2. При регистрации работник Министерства проставляет:

1) штамп на обращении, где указывается входящий номер, который состоит из:

- индекса номенклатуры дел обращений граждан - 03-10;

- кода типового общероссийского тематического классификатора обращений граждан, организаций и общественных объединений, соответствующего тематике сельского хозяйства - 09;

- порядкового номера обращения.

2) дату регистрации, проверяет обращение на повторность (сверяет находящуюся в архиве предыдущую переписку).

2.3. При регистрации работник Министерства заполняет учетную карточку в системе электронного документооборота, в которой:

1) обращению присваивается регистрационный номер;

2) указываются фамилия и инициалы гражданина (в именительном падеже) и его почтовый адрес;

3) отмечается тип доставки обращения (письмо, электронное письмо, телеграмма, факс). Если письмо переадресовано в адрес Министерства, то указывается, откуда оно поступило, дата и исходящий номер сопроводительного письма;

4) ставится отметка о повторности обращения с указанием даты и номера направленного ранее ответа, если при проверке на повторность будет выявлено, что обращение является вторичным.

2.4. Обращение, поступившее в Министерство по информационным системам общего пользования, распечатывается работником Министерства на бумажном носителе, после чего такое обращение подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном законодательством.

2.5. При приеме письменного обращения непосредственно от заявителя, по его просьбе, на втором экземпляре принятого обращения работник Министерства делает отметку с указанием даты приема обращения, фамилии и инициалов лица, принявшего обращение, и сообщает контактный телефон Министерства (телефон для справок по обращениям граждан).

2.6. Прошедшие регистрацию обращения в тот же день направляются работником Министерства заместителю Председателя Правительства Республики Коми - министру сельского хозяйства и потребительского рынка Республики Коми или заместителю министра сельского хозяйства и потребительского рынка Республики Коми (далее соответственно - министр, заместитель министра).

2.7. Министр или заместитель министра в трехдневный срок со дня регистрации обращения направляет поручение о рассмотрении обращения в структурные подразделения Министерства.

2.8. Начальник структурного подразделения Министерства, получивший поручение о рассмотрении обращения, в двухдневный срок со дня получения поручения о рассмотрении обращения даёт соответствующее поручение работнику Министерства данного структурного подразделения (далее соответственно - ответственный исполнитель, исполнитель) о рассмотрении обращения с указанием срока подготовки ответа заявителю, если обращение относится к компетенции Министерства.

2.9. В случае если обращение не относится к компетенции Министерства, исполнитель в течение семи календарных дней со дня регистрации обращения направляет его в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, а также уведомляет заявителя, направившего обращение, о переадресации обращения, путем направления письма, за исключением случая, если текст письменного обращения не поддаётся прочтению.

В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, исполнитель в течение семи календарных дней со дня регистрации обращения направляет копии обращений в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

В случае если текст письменного обращения не поддаётся прочтению, не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенции, о чём исполнитель в течение семи календарных дней со дня регистрации обращения сообщает заявителю, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, путём подготовки и направления соответствующего письма.

В случае если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Исполнитель в течение семи календарных дней со дня регистрации оформляет ходатайство на имя министра или заместителя министра о списании в дело в соответствии с приложением 1 к настоящему Положению.

Министр или заместитель министра в течение трех календарных дней со дня получения ходатайства принимает решение о списании обращения в дело, которое оформляет соответствующей резолюцией.

2.10. В случае если поручение о рассмотрении дано нескольким структурным подразделениям, структурные подразделения - соисполнители поручения в указанный ответственным исполнителем срок, который не должен превышать десять календарных дней со дня получения поручения о рассмотрении обращения, направляют в адрес ответственного исполнителя свои предложения.

2.11. Исполнитель, получивший поручение о подготовке ответа на обращение, обеспечивает:

1) объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение;

2) запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

3) принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

4) дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;

5) уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

2.12. В случае если в обращении гражданина содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, исполнитель в течение семи календарных дней со дня регистрации обращения готовит письмо о направлении обращения в государственный орган в соответствии с его компетенцией, а также об уведомлении гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

Письменное обращение, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, направляется в течение пяти календарных дней со дня регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти, осуществляющего правоприменительные функции, функции по контролю, надзору и оказанию государственных услуг в сфере миграции, и Главе Республики Коми с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения.

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи календарных дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

2.13. В случаях если для исполнения поручения необходимо проведение проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие иных мер, срок исполнения поручения может быть продлен министром или заместителем министра, но не более чем на тридцать календарных дней.

В этих целях начальник структурного подразделения, ответственный за исполнение поручения, не позднее, чем за три календарных дня до истечения срока исполнения поручения представляет на имя министра или заместителя министра служебную записку с обоснованием необходимости продления срока исполнения поручения.

В случае получения резолюции министра или заместителя министра о продлении срока исполнения поручения в адрес заявителя направляется уведомление за подписью министра или заместителя министра с указанием срока направления ответа на его обращение.

Продление срока рассмотрения обращения отражается работником Министерства в системе электронного документооборота в течение одного рабочего дня со дня вынесения резолюции министром или заместителем министра.

2.14. В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, министр или заместитель министра вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

В случае поступления письменного обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен в соответствии с пунктом 2.18 настоящего Положения на официальном сайте Министерства в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", гражданину, направившему обращение, в течение семи календарных дней со дня регистрации обращения сообщается электронный адрес официального сайта в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается.

2.15. Ответ на обращение заявителя и в государственные органы печатается на бланках установленной формы в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

2.16. Ответ должен содержать разъяснения по всем поставленным в обращении вопросам. Ответственность за содержание ответа заявителю возлагается на начальника структурного подразделения Министерства, получившего поручение о рассмотрении обращения, а в его отсутствие (отпуск, болезнь, и др.) - на исполнителя обращения.

2.17. Ответ на обращение заявителя подписывается министром или заместителем министра.

2.18. Ответ на обращение направляется заявителю в течение тридцати календарных дней со дня регистрации письменного обращения. Ответ на обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении. Кроме того, на поступившее обращение, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен с соблюдением требований абзаца третьего пункта 2.1 настоящего Положения на официальном сайте Министерства в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

2.19. При регистрации ответа на обращение работник Министерства присваивает исходящий номер, который состоит из:

- индекса номенклатуры отдела подготовившего ответ на обращение;

- индекса номенклатуры дела по обращениям граждан - 03-10;

- кода типового общероссийского тематического классификатора обращений граждан, организаций и общественных объединений, соответствующего тематике сельского хозяйства - 09;

- порядкового номера обращения (соответствует входящему номеру);

- уникального идентификационного номера, где:

91 - ответ гражданину на обращение;

71 - уведомление гражданину о переадресации его обращения в другой орган исполнительной власти или учреждение;

11 - переписка с органами исполнительной власти или учреждениями по обращению гражданина (переадресация обращения, запросы по обращению и т.п.).

III. Порядок проведения личного приема граждан

3.1. Личный прием граждан проводится министром и заместителями министра в своих рабочих кабинетах, а при выезде в муниципальные образования в Республике Коми - в общественных приемных Главы Республики Коми.

3.2. Личный прием граждан министром и заместителями министра проводится преимущественно по предварительной записи согласно утвержденным графикам приема граждан по личным вопросам.

3.3. Запись граждан на личный прием осуществляется по телефону (8212) 25-54-40.

3.4. При поступлении устного обращения гражданина о записи на личный прием в Журнал предварительной записи граждан на личный прием вносится запись по форме согласно приложению 2 к настоящему Положению. Одновременно заполняется карточка личного приема гражданина по форме согласно приложению 3 к настоящему Положению.

3.5. Содержание устного обращения гражданина заносится в карточку личного приема гражданина в день личного приема.

В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина.

В остальных случаях по результатам рассмотрения поставленных на личном приеме вопросов гражданину в течение тридцати календарных дней со дня личного приема направляется письменный ответ, о чем делается соответствующая запись в карточке личного приема гражданина.

3.6. При проведении личного приёма граждан министром и заместителями министра могут быть приглашены руководители структурных подразделений Министерства, о чём делается пометка в карточке личного приёма гражданина.

3.7. Письменное обращение гражданина, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Положением. О принятии письменного обращения гражданина производится запись в карточке личного приема гражданина.

3.8. В случае если в устном обращении гражданина, данном в ходе личного приема, будут содержаться вопросы, решение которых не входит в компетенцию Министерства, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться, о чем делается соответствующая запись в карточке личного приема гражданина.

3.9. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов, о чем делается соответствующая запись в карточке личного приема гражданина.

3.10. Карточка личного приёма граждан регистрируется в системе электронного документооборота с присвоением буквенного обозначения - ЛП. Запрещается делать скан-копию карточки личного приёма гражданина.

IV. Контроль за организацией рассмотрения обращений граждан

4.1. Контроль за организацией рассмотрения обращений граждан осуществляется начальником структурного подразделения Министерства, которому дано поручение о рассмотрении обращения, путем оперативного выяснения хода рассмотрения обращений граждан и подготовки ответа на обращения Исполнителем.

4.2. Обращение гражданина (поручение о рассмотрении обращения) снимается с контроля работником Министерства в день направления ответа гражданину.

Обращение гражданина (поручение о рассмотрении обращения), по которому был продлен срок исполнения, снимается с контроля работником Министерства в день направления окончательного ответа гражданину.

4.3. Данные о снятии обращения гражданина с контроля исполнения вносятся в АС "Обращения граждан", ЕС ОГ работником Министерства (регистрация ответа гражданину) в сроки, указанные в пункте 4.2 настоящего Положения, и оформляются ходатайством министру или заместителю министра о списании письменного обращения в дело как исполненного согласно приложению 4 к настоящему Положению.

V. Организация хранения обращений граждан

5.1. Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы, претензии), документы по их рассмотрению (справки, сведения, переписка), карточки личного приема граждан, документы по их рассмотрению (справки, сведения, переписка) хранятся в течение календарного года в Министерстве.

5.2. В случае ликвидации Министерства обращения граждан, карточки личного приема граждан, сроки временного хранения которых не истекли, передаются на хранение в соответствующий государственный архив в порядке, установленном законодательством.