Постановление Администрации муниципального образования городского округа "Сыктывкар" Республики Коми от 19 апреля 2018 г. N 4/1090 "Об утверждении Порядка формирования, подготовки и передачи дел в Муниципальное бюджетное учреждение "Муниципальный архив г. Сыктывкара" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Администрации муниципального образования городского округа "Сыктывкар" Республики Коми
от 19 апреля 2018 г. N 4/1090
"Об утверждении Порядка формирования, подготовки и передачи дел в Муниципальное бюджетное учреждение "Муниципальный архив г. Сыктывкара"

В целях установления порядка формирования, подготовки и передачи дел организаций-источников комплектования, ликвидированных организаций, в том числе в результате банкротства, и физических лиц, зарегистрированных и осуществляющих свою деятельность на территории МО ГО "Сыктывкар", на муниципальное хранение, исключения утраты архивных документов, в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 N 1182 "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения", приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", Законом Республики Коми от 07.12.2005 N 122-РЗ "О регулировании некоторых вопросов в области архивного дела на территории Республики Коми", администрация МО ГО "Сыктывкар" постановляет:

1. Утвердить Порядок формирования, подготовки и передачи дел в Муниципальное бюджетное учреждение "Муниципальный архив г. Сыктывкара" согласно приложению.

2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

3. Считать утратившим силу постановление администрации МО ГО "Сыктывкар" от 02.04.2014 N 4/1115 "Об утверждении Порядка передачи документов на хранение в Муниципальное бюджетное учреждение "Муниципальный архив г. Сыктывкара".

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата администрации МО ГО "Сыктывкар" Сергееву И.А.

Глава МО ГО "Сыктывкар" - руководитель администрации

В.В. Козлов

Приложение
к постановлению администрации
МО ГО "Сыктывкар"
от 19.04.2018 N 4/1090

Порядок
формирования, подготовки и передачи дел в Муниципальное бюджетное учреждение "Муниципальный архив г. Сыктывкара"

Настоящий Порядок разработан в целях установления порядка формирования, подготовки и передачи дел организаций-источников комплектования (далее - источники комплектования), ликвидированных организаций, в том числе в результате банкротства, и физических лиц, зарегистрированных и осуществляющих свою деятельность на территории муниципального образования городского округа "Сыктывкар", на муниципальное хранение в Муниципальное бюджетное учреждение "Муниципальный архив г. Сыктывкара" (далее - муниципальный архив), исключения утраты архивных документов в соответствии с действующим законодательством по вопросам архивного дела, нормативными правовыми актами Федерального архивного агентства (далее - Росархив), Министерства культуры Российской Федерации, нормативно-методическими документами Министерства культуры, туризма и архивного дела Республики Коми (далее - Министерство).

1. Экспертиза ценности документов

1.1. Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

1.2. Назначением экспертизы ценности является отбор документов для постоянного и временного хранения, а также отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в организациях, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, срок хранения которых истек. Для документов, отобранных для последующего хранения, важно определить, в течение какого времени содержащаяся в них информация обладает практической или научной ценностью.

1.3. Экспертиза ценности документов проводится на основании:

- действующего законодательства и нормативных правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению;

- типовых перечней (далее - Перечни):

а) Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558,

б) Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 N 1182;

- ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения;

- нормативно-методических документов Росархива и Министерства;

- номенклатуры дел.

1.4. При проведении экспертизы ценности электронных документов учитываются:

- значимость информации электронного документа (уникальность и типичность);

- повторение информации электронного документа в информации документов постоянного срока хранения, созданных на других носителях;

- первичность информации электронного документа с возможностью получения агрегированных (обобщенных, аналитических) данных;

- вид, разновидность электронного документа;

- подлинность электронного документа, наличие электронной подписи;

- ограниченность сроков подтверждения подлинности электронных подписей (электронных цифровых подписей);

- форму и состав процедур по обеспечению аутентичности (подлинности) и целостности электронных документов;

- характеристики и физическое состояние носителей с электронными документами;

- степень сохранности документов фонда (как на электронных, так и иных носителях);

- возможность воспроизведения и обработки информации электронных документов без использования оригинального программного обеспечения;

- ограничения на распространение и использование электронных документов и программного обеспечения (с учетом соблюдения государственной, коммерческой тайны, авторского права, имущественных прав, договорных обязательств в отношении собственников/владельцев документов);

- возможности муниципального архива по ограничению и разграничению доступа к информации электронного документа;

- возможность обеспечения временного (свыше 10 лет) срока хранения, проведения технологических миграций и их возможная стоимостная оценка.

1.5. К документам постоянного срока хранения относятся:

- уставные документы;

- приказы по основной деятельности;

- журнал регистрации приказов по основной деятельности;

- штатные расписания;

- структура организации;

- номенклатура дел;

- описи дел;

- акты об уничтожении дел и утрате документов;

- целевые программы информатизации;

- прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги (работы);

- годовые планы и отчеты;

- годовые бухгалтерские балансы;

- годовые отчеты в фонды (ФСС, ПФ), Статистику и ИФНС;

- годовые сметы и др.;

- документы о приватизации;

- реестры акционеров;

- реестры владельцев ценных бумаг;

- списки лиц, имеющих право на дивиденды;

- журналы, книги учета работы с акциями;

- заключение ревизионных комиссий, аудиторов, органов финансового контроля;

- гранты;

- лимиты;

- паспорта сделок;

- документы о благотворительной деятельности;

- и другие документы.

1.6. Документы по личному составу, законченные делопроизводством в организации:

- до 1 января 2003 года - хранятся 75 лет;

- после 1 января 2003 года - хранятся 50 лет.

К документам по личному составу относятся:

- приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение работников);

- журналы регистрации приказов по личному составу;

- штатные расстановки (штатно-списочный состав работников), расписания (с указанием Ф.И.О. и окладов работников);

- индивидуальные должностные инструкции;

- личные дела работников;

- личные карточки формы Т-2;

- трудовые договоры с физическими лицами;

- договоры подряда;

- журналы регистрации трудовых книжек;

- лицевые счета работников;

- расчетно-платежные ведомости (при отсутствии лицевых счетов);

- сведения о совокупном доходе работника за год;

- индивидуальные сведения о доходе работника (для Пенсионного фонда);

- списки работников на производстве с вредными условиями труда;

- табели и наряды работников вредных профессий;

- и другие документы.

1.7. К документам временного срока хранения (свыше 10 лет) относятся:

- акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний (срок хранения - 45 лет ЭПК);

- акты, заключения, отчеты, протоколы, справки о производственных авариях и несчастных случаев (срок хранения - 45 лет ЭПК). Если связано с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами - хранить постоянно;

- и другие документы.

1.8. К документам временного срока хранения (до 10 лет включительно) относятся:

- приказы на отпуск и командировки (краткосрочные внутрироссийские и зарубежные);

- приказы по административно-хозяйственной деятельности;

- договоры с юридическими лицами;

- документы по госзакупкам;

- акты о приеме выполненных работ;

- бухгалтерские документы;

- путевые листы;

- и другие документы.

2. Формирование дел

2.1. Основные требования к формированию дел

2.1.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел организации (приложение N 1 к Порядку). Номенклатура дел источников комплектования согласовывается с экспертной комиссией организации (далее - ЭК) и экспертно-проверочной комиссией муниципального архива (далее - ЭПК).

2.1.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

2.1.2.1. Подшивать в дело только зарегистрированные, исполненные и оформленные документы.

2.1.2.2. Включать в дело документы, соответствующие по своему заголовку номенклатуре дел с учетом содержания, разновидности и срока хранения.

2.1.2.3. Группировать в дело законченные делопроизводством документы одного календарного года.

Исключения составляют:

а) переходящие дела;

б) личные дела, которые формируются в течение всего периода работы сотрудника в организации;

в) документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва;

г) документы учебных заведений, которые формируются за учебный год и др.

2.1.2.4. Документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в отдельные дела.

2.1.2.5. Включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

2.1.2.6. Дело должно содержать не более 250 листов, его толщина не должна превышать 4 см.

2.1.2.7. Запрещается включать в дела черновые, рукописные, незарегистрированные, неисполненные, неподписанные документы и документы, подлежащие возврату.

2.1.2.8. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы.

Чаще всего документы располагаются в хронологическом порядке (приказы по основной деятельности и по личному составу) или по алфавиту фамилий работников (личные карточки формы Т-2, лицевые счета).

Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Приложения объемом свыше 50 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

2.2. Группировка различных категорий документов

2.2.1. Протоколы, приказы, распоряжения, постановления и другие организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в соответствии с номенклатурой дел.

2.2.2. Распоряжения (приказы) по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений (приказов) по личному составу и административно-хозяйственной деятельности. Отдельно формируются распоряжения (приказы) о краткосрочных, внутрироссийских командировках, о предоставлении очередных учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, так как сроки их хранения 5 лет.

2.2.3. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

2.2.4. Протоколы совещаний располагаются в деле в хронологическом порядке по номерам.

2.2.5. Личные дела уволенных работников группируются в отдельные дела.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

2.2.6. Личные карточки формы Т-2, лицевые счета работников по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них алфавитном порядке по первым трем буквам фамилии.

2.2.7. Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которому они относятся, независимо от даты их получения или составления (например, годовой отчет организации (баланс), планы организационно-технических мероприятий, публикаций и технической учебы организации, планы работы организации и структурных подразделений и т.п.).

2.2.8. Переписка с министерствами, ведомствами, организациями, а также переписка по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подшивается в дела по датам подготовки ответов, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием на копии ответа индекса дела предыдущего года.

2.2.9. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

3. Оформление дел

3.1. Основные требования к оформлению дел

3.1.1. Оформление дел - подготовка дел к передаче на архивное хранение.

3.1.2. После экспертизы ценности и формирования дел полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, по личному составу и временного хранения (свыше 10 лет).

3.1.3. Полное оформление дел предусматривает:

а) подшивку (переплет) дела (п. 3.2);

б) нумерацию листов в деле (п. 3.3);

в) составление внутренней описи документов дела (при необходимости) (п. 3.4);

г) составление листа-заверителя дела (п. 3.5);

д) оформление обложки дела (п. 3.6).

3.2. Подшивка (переплет) дела

3.2.1. Документы, составляющие дело, подшиваются в твердую картонную обложку прочными нитками или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Запрещается подшивка (переплет) дел с использованием металлических скрепок, гребеночной переплетной машины, обжимной переплетной машины.

3.2.2. В начале дела подшивается чистый лист бумаги, внутренняя опись документов (при необходимости), а в конце каждого дела - лист-заверитель дела.

3.2.3. Документы, составляющие дело формата А4, подшиваются на четыре прокола, расстояние от нижнего торца обложки до первого отверстия - 42 мм, между отверстиями - 80 мм. При подшивке дела применяется планка из плотного картона шириной 18 мм, длиной равной длине чистого листа бумаги в начале дела. Планка подшивается внутри обложки с лицевой стороны дела, крепление документов происходит между планкой и задней стороной обложки. Концы ниток выводятся на оборотную сторону обложки дела и завязываются узлом. Для скрытия ниток по длине дела на месте подшивки приклеивается полоска бумаги шириной 2-2,5 см.

3.3. Нумерация листов в деле

3.3.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов внутренней описи и листа-заверителя, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

3.3.2. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

3.3.3. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

3.3.4. Сложенный лист (формата А2, А3) разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

3.3.5. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

3.3.6. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.

3.3.7. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

3.3.8. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются черным графитным карандашом одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в деле допускается употребление литерных номеров листов (например: 45, 45а, 45б и т.д.).

3.3.9. Запрещается применение чернил и цветных карандашей для нумерации листов.

3.4. Составление внутренней описи документов дела

3.4.1. Для учета документов, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов (приказы по основной деятельности и по личному составу, личные дела уволенных работников, личные карточки формы Т-2, лицевые счета и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 2 к Порядку).

3.4.2. Внутренняя опись составляется на отдельном листе, которая содержит следующие сведения:

а) порядковый номер документа в деле;

б) регистрационный индекс документа;

в) дату документа;

г) заголовок документа;

д) номера листов дела, на которых расположен каждый документ.

3.4.3. Внутренняя опись имеет самостоятельную нумерацию листов.

3.4.4. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

3.4.5. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

3.4.6. Если дело подшито или переплетено без внутренней описи документов, то составленная опись наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны лицевой обложки дела.

3.5. Составление листа-заверителя дела

3.5.1. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела (приложение N 3 к Порядку).

3.5.2. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках на отдельном чистом листе формата карточки.

3.5.3. Запрещается выносить лист-заверитель на чистый оборот листа последнего документа.

3.5.4. Если дело подшито или переплетено без листа-заверителя, то составленный лист-заверитель наклеивается на верхнюю часть внутренней стороны обложки дела.

3.5.5. В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество прошитых и пронумерованных листов дела и отдельно через знак "+" количество листов внутренней описи (при ее наличии).

3.5.6. В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации и физического состояния дела:

- наличие литерных и пропущенных номеров листов;

- номера чистых листов;

- номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет и др.;

- номера листов, на которых имеются рисунки, чертежи, диаграммы и др.;

- номера крупноформатных листов;

- номера конвертов с вложениями (фотографии, буклеты, афиши и др.) и количество вложенных в них листов;

- наличие в деле типографических экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле;

- номера поврежденных листов;

- номера листов с затухающим текстом и т.п.

3.5.7. Лист-заверитель дела подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

3.6. Оформление обложки дела

3.6.1. Обложка дела постоянного хранения, по личному составу и временного хранения (свыше 10 лет) оформляется по установленной форме (приложение N 4 к Порядку).

3.6.2. На обложке дела указываются:

а) наименование архивного учреждения, в которое будут передаваться документы;

б) наименование организации и ее непосредственная подчиненность;

в) наименование структурного подразделения;

г) номер дела (тома) по номенклатуре дел;

д) заголовок дела;

е) крайние даты документов, помещенных в дело;

ж) количество листов в деле;

з) срок хранения дела;

и) архивный шифр дела (в правом верхнем и в левом нижнем углах обложки дела оставляется место для простановки шифра дела, в который входит: наименование архивного учреждения, номер фонда, номер описи, номер дела по описи).

3.6.3. При оформлении обложки дела наименование организации указывается полностью в именительном падеже с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена (также в именительном падеже). Если организация или вышестоящая организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования.

При изменении наименования организации, структурного подразделения (их подчиненности) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию, структурное подразделение на обложке дописывается новое наименование организации, организации-преемника, структурного подразделения, а прежнее наименование заключается в скобки.

3.6.4. Номер дела на обложке указывается в соответствии с номенклатурой дел организации.

Номер тома указывается только в том случае, если заведено более одного тома.

3.6.5. Заголовок дела на обложке оформляется в соответствии с номенклатурой дел организации, который уточняется в зависимости от конкретного наполнения дела.

В заголовках дел, содержащих копии документов (приказы, постановления вышестоящих организаций, протоколы совещаний в вышестоящей организации и т.п.), указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

3.6.6. На обложке дела обязательно указывается арабскими цифрами даты дела:

а) для дел, содержащих приказы, постановления, распоряжения, протоколы, датами дела являются даты подписания или утверждения самого раннего и самого позднего документа;

б) датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении работника, на которого оно заведено;

в) датами журнала регистрации приказов, распоряжений и т.п. являются точные календарные даты первой и последней записи в журнале;

г) датой дел, содержащих лицевые счета работников организации, и дел, содержащих планы и отчеты, является год заведения дела.

Даты приложений к документам не принимаются во внимание.

Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела, то под строкой "крайние даты" делается запись: "В деле имеются документы за ____ год(ы)".

3.6.7. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с листом-заверителем дела.

3.6.8. Срок хранения на обложке оформляется в соответствии с номенклатурой дел:

- на делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно";

- на делах по личному составу пишется "Хранить 45-75 лет ЭПК";

- на делах временного хранения пишется срок хранения, указанный в номенклатуре дел согласно Перечням.

4. Составление и оформление описей дел

4.1. Опись дел представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Каждое дело (том) вносится под самостоятельным порядковым номером.

4.2. Документы источников комплектования, ликвидированных организаций, в том числе в результате банкротства, передаются в муниципальный архив по описям:

4.2.1. Рассмотренным ЭПК муниципального архива и утвержденным ЭПК Министерства:

- описи дел постоянного хранения (приложение N 5 к Порядку);

- описи аудиовизуальных документов (приложения N 6, 7, 8, 9, 10 к Порядку);

- описи электронных документов (приложение N 11 к Порядку).

4.2.2. Согласованным ЭПК муниципального архива:

- описи дел по личному составу (приложение N 12 к Порядку);

- сдаточные описи дел с неистекшими сроками временного хранения (приложение N 13 к Порядку).

4.3. В целях оперативного поиска документов, а также наиболее полного использования содержащейся в них информации к описи дел создается научно-справочный аппарат (НСА), который включает в себя:

- титульный лист описи (приложение N 14 к Порядку);

- лист переименований;

- предисловие к описи (приложение N 15 к Порядку).

При необходимости составляются:

- содержание (оглавление);

- список сокращений;

- указатели к описи (хронологический, именной).

4.4. Описи дел постоянного хранения, по личному составу, предисловие к описи, историческую справку (п. 5.4), справку об отсутствующих документах представляются в муниципальный архив для проверки и заключения ЭПК на документы.

На первичную проверку рекомендуется представлять один экземпляр каждой описи и указанных выше документов, так как на практике часто в описях выявляются недоработки. В случае обнаружения недочетов, опись возвращается на доработку, и организация устраняет полученные замечания.

Окончательный вариант описи для заключения ЭПК представляется в муниципальный архив на бумажном носителе в 2 (двух) экземплярах.

4.5. Для подготовки описей в электронном формате используется Word. Файлы описей записываются на внешний носитель информации USB-флеш-накопитель.

4.6. Основной шрифт описи - Times New Roman размером 12-14 пт (выделение полужирным при необходимости). Междустрочный интервал - одинарный. Расстановка переносов вручную в словах не допускается.

4.7. В заголовках дел дополнительные абзацы для отделения заголовков дел друг от друга не ставятся.

При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (крайние даты, количество листов). На каждом новом листе в описи заголовок воспроизводится полностью. Указание "Том" пишется полностью после основного заголовка, в одну строку, и отделяется от него точкой. В конце заголовка точка не ставится.

В заголовках дел слова "год/годы" в датах не сокращаются, названия месяцев пишутся прописью без сокращений, допускается группирование дат.

В заголовках дел, содержащих документы по определенному человеку (личное дело, персональное дело и т.д.), фамилия, имя и отчество этого человека пишутся в именительном падеже.

4.8. В датах название месяца пишется прописью без сокращений. В крайних датах ставится или "г.", или "гг.", или "год/годы". Если дата содержит указание на век, он пишется прописными буквами словом "век".

Крайние даты в столбце отделяются символом-разделителем "-" (дефис) для диапазона или "," (запятая) для отдельных дат.

4.9. Поля документа составляют 3,0 см - левое поле (при зеркальных полях - называется внутренним), 1 см - правое (внешнее) и 1-1,5 см верхнее и нижнее поля.

4.10. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество дел, передаваемых в муниципальный архив.

4.11. Опись подписывается ее составителем с указанием должности и расшифровки подписи.

4.12. Запрещается переносить и отделять итоговую запись от описательных статей и от подписей составителей описи.

5. Передача дел в муниципальный архив

5.1. В муниципальный архив передаются в упорядоченном состоянии:

- документы постоянного срока хранения источниками комплектования после истечения временного срока хранения в соответствии со статьей 22 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ);

- документы постоянного срока хранения, по личному составу, документы, сроки временного хранения которых не истекли, ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим при ликвидации организации, в том числе в результате банкротства.

В исключительных случаях сроки временного хранения документов могут быть продлены по просьбе источников комплектования муниципального архива при необходимости практического использования архивных документов или отсутствия у муниципального архива возможности для приема указанных документов в сроки, установленные законодательством Российской Федерации. Продление указанных сроков осуществляется решением ЭПК муниципального архива.

Сроки временного хранения документов в негосударственных организациях-источниках комплектования определяются в договоре между муниципальным архивом и собственником или владельцем указанных документов.

5.2. Передача дел производится только по описям, поединично; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи дел делаются отметки о приеме архивных документов в муниципальный архив. При отсутствии дел, указанных в описи, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих дел и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке (заключении). Организации принимают меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их заверенными копиями.

5.3. Документы передаются в муниципальный архив в упорядоченном состоянии. Оформленные дела картонируются в модули архивного хранения (архивные короба).

Вместе с документами на хранение в муниципальный архив передаются:

а) по 3 (три) экземпляра описи на бумажном носителе с титульным листом и 1 (один) в электронном виде;

б) историческая справка к фонду (приложение N 16 к Порядку);

в) научно-справочный аппарат (предисловие к описи, указатели, список сокращенных слов и др.).

г) страховые копии на особо ценные документы и уникальные документы (при наличии).

5.4. При первой передаче документов в муниципальный архив организацией составляется историческая справка к фонду. При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности источника комплектования, негосударственной организации, составе и состоянии документов.

5.4.1. Порядок составления исторической справки.

Историческая справка является обязательным документом, необходимым для постановки на государственный учет документов организации. От правильности, точности и полноты сведений, отраженных в исторической справке, зависит дальнейшая работа по использованию документов данной организации и подготовке их для архивного хранения.

При написании исторической справки используется прямой порядок слов в предложении. Историческая справка оформляется на листе бумаги формата А4.

Историческая справка состоит из трех разделов:

а) история фондообразователя;

б) история фонда;

в) характеристика документов фонда.

Обязательный перечень вопросов, который необходимо отразить в исторической справке:

- полное наименование организации, ее месторасположение, телефон;

- дату и причину возникновения организации со ссылкой на нормативные правовые акты (постановления, распоряжения, приказы);

- все реорганизации, изменения функций организации, подведомственности; указать основные причины, вызвавшие реорганизацию и изменения со ссылкой на нормативные правовые акты;

- подведомственность организации;

- фамилии, имена, отчества (полностью) всех руководителей организации, период их работы (со ссылкой на приказы о назначении и увольнении);

- функции организации и задачи ее деятельности (согласно Положению или Уставу).

- структуру организации;

- штатную численность;

- источники финансирования;

- наличие печатей, штампов, счета в банке;

- состояние делопроизводства (наличие ответственного за делопроизводство и архив; состояние дел, образующихся в делопроизводстве, в том числе дел постоянного хранения; согласование номенклатур дел, описание документов; условия хранения документов, передача дел в архив).

5.5. Прием документов от источников комплектования осуществляется муниципальным архивом в соответствии с планом-графиком, который утверждается директором муниципального архива по согласованию с источниками комплектования.

Внеплановый прием документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов. Документы передаются в упорядоченном состоянии.

5.6. Прием документов от ликвидированных организаций, в том числе в результате банкротства.

5.6.1. В соответствии с пунктом 8 статьи 23 Закона N 125-ФЗ при ликвидации органов местного самоуправления, муниципальных предприятий и учреждений включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, документы постоянного срока хранения, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются на хранение в муниципальный архив.

5.6.2. В соответствии с пунктом 10 статьи 23 Закона N 125-ФЗ при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

5.6.3. Документы с неистекшими сроками временного хранения, принятые муниципальным архивом от ликвидированной организации, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения.

Документы, имеющие в соответствии с типовыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой "ЭПК", выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности и отбора на постоянное хранение. Выделение к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, оформляется актом (приложение N 17 к Порядку).

5.6.4. При передаче документов ликвидированной организации, в том числе в результате банкротства, ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий в муниципальный архив представляет:

а) заявление о передаче документов постоянного хранения, по личному составу на хранение в муниципальный архив с указанием причины передачи документов, за какие годы и количества передаваемых дел (приложение N 18 к Порядку);

б) копию документа, подтверждающего ликвидацию организации, в том числе в результате банкротства;

в) копии учредительных документов организации и изменения к ним (Устав, документы об образовании, реорганизации, ликвидации организации);

г) историческую справку организации;

д) сдаточную опись документов.

5.7. Прием документов от физических лиц осуществляется муниципальным архивом по заявлению (приложение N 19 к Порядку), договору дарения, завещанию, договору купли-продажи, решению суда.

Прием документов в муниципальный архив осуществляется на основании решения ЭПК Министерства по результатам рассмотрения сдаточной описи, заключения и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения (приложение N 20 к Порядку).

При отрицательном решении вопроса о приеме муниципальным архивом архивных документов личного происхождения, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в муниципальном архиве, составляется акт возврата документов в 2 (двух) экземплярах (приложение N 21 к Порядку). Один экземпляр акта остается в муниципальном архиве, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику/владельцу.

5.8. Аудиовизуальные документы передаются на хранение в следующем комплекте:

- кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) - негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект);

- фотодокументы - негатив, контрольный фотоотпечаток;

- фонодокументы и видеодокументы - оригинал и копия.

Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация:

- для кинодокументов - монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов;

- для фотодокументов - аннотация;

- для фонодокументов - сопроводительная документация, которая включает:

а) технические паспорта граммофонных оригиналов,

б) техническое заключение на фонодокументы магнитной и цифровой записей,

в) машинописные тексты фонодокументов,

г) каталоги грампластинок,

д) списки выступающих,

е) программы вечеров, концертов и другие материалы, имеющие непосредственное отношение к принимаемым фонодокументам;

- для видеодокументов - акты технического состояния.

5.9. Электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в муниципальный архив в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации. Описи электронных дел составляются не позднее чем через один год после завершения формирования электронного дела в делопроизводстве.

При передаче единиц хранения электронных документов в муниципальный архив:

- проверяется соответствие единиц хранения описям;

- проводится проверка физического и технического состояния обособленных электронных носителей, в первую очередь проверка на наличие вредоносных компьютерных программ;

- проводится проверка наличия и технического состояния электронных документов (проверка воспроизводимости каждого файла каждого экземпляра - основного и рабочего).

Обособленные материальные носители единиц хранения должны иметь футляры, каждый футляр должен быть снабжен фронтальным вкладышем.

На фронтальном вкладыше указывается:

- сокращенное название организации;

- учетный номер единицы хранения;

- статус экземпляра электронных документов: "Осн." (основной) или "Раб." (рабочий);

- номер фонда;

- номер описи электронных дел;

- крайние даты электронных документов;

- при необходимости делаются дополнительные отметки об ограничении доступа и т.п.

Фронтальный вкладыш помещается в футляр единицы хранения (диска) таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

Надписи исполняются каким-либо печатным способом или специальными черными водостойкими чернилами, для них возможно использование штампов и других аналогичных средств.

5.10. Источники комплектования (органы местного самоуправления, муниципальные предприятия и учреждения) передают документы в муниципальный архив на безвозмездной основе.

Ликвидированные, в том числе в результате банкротства, негосударственные организации передают документы в муниципальный архив по договору на платной основе.

Если в ликвидированной, в том числе в результате банкротства, негосударственной организации имеются документы, образованные в делопроизводстве организации-предшественника с государственной формой собственности, плата за прием этих документов не взимается.

5.11. При наличии свободных площадей и необходимых условий муниципальный архив может осуществлять:

- досрочный прием документов от источников комплектования;

- временное хранение архивных документов с неистекшими сроками хранения (до 10 лет включительно) на платной основе действующих на момент обращения в муниципальный архив организаций, имеющих негосударственную форму собственности, и физических лиц. Прием архивных документов оформляется договором, актом приема-передачи документов на хранение и производится по сдаточной описи.

5.12. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организаций, передающих архивные документы.

5.13. При приеме архивных документов муниципальным архивом проводится проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверка страховых копий на особо ценные документы и уникальные документы (при наличии) и проверка комплектности учетных документов.

5.14. Прием документов оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение (приложение N 22 к Порядку) в 2 (двух) экземплярах. Один экземпляр остается в муниципальном архиве, другой - в организации, передающей документы.

5.15. Организация, передающая документы на муниципальное хранение, несет ответственность за сохранность документов до момента передачи в муниципальный архив и получения экземпляра акта приема-передачи архивных документов на хранение.

Приложение N 1
к Порядку

Форма
номенклатуры дел организации

Формат А4 (210х297 мм)

Наименование организации
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ		УТВЕРЖДАЮ
На ____ год		Должность руководителя организации
		Подпись      Расшифровка подписи
		Дата

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности руководителя

службы делопроизводства организации        Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК __________________ (наименование организации) от _____________ N ____________

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК МБУ "Муниципальный архив г. Сыктывкара" от _____________ N _____________

Итоговая запись
о категориях и количестве дел, заведенных в ____ году в организации

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Наименование должности руководителя

службы делопроизводства организации        Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности

передавшего сведения                       Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 2
к Порядку

Форма
внутренней описи документов дела

Формат А4 (210х297 мм)

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N ____________________

N п/п	Регистрационный индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого _______________________________________________________ документов.

                   (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _____________________________________.

                                           (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                            Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 3
к Порядку

Форма
листа-заверителя дела

Формат А4 (210х297 мм)

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА

Фонд N ___________ Опись N _________ Дело N __________

В дело подшито и пронумеровано __________________________________ листов,

                                     (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные NN листов ____________________________________________________

пропущенные NN листов _________________________________________________

пронумерованы чистые листы ____________________________________________

+ листов внутренней описи _______________________________________________

Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих нумерации _

_________________________________________________________________________

             (разновидность документов и их количество)

Особенности формирования, оформления, физического состояния, нумерации и учета документов дела	NN листов
1	2

Наименование должности

работника организации                      Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 4
к Порядку

Форма
обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу

Формат А4 (210х297 мм)

Муниципальное бюджетное учреждение "Муниципальный архив г. Сыктывкара" _________________________________ _________________________________ (наименование организации)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

               (наименование структурного подразделения)

ДЕЛО N ____ ТОМ N ______

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                             (заголовок дела)

                                                     Крайние даты

                                                     На __________ листах

                                                     Хранить ___________

МБУ "Муниципальный архив г. Сыктывкара* Фонд N ______________

Опись N _____________

Дело N _______________

* Архивный шифр проставляется в муниципальном архиве

Приложение N 5
к Порядку

Форма
описи дел постоянного хранения

Формат А4 (210х297 мм)

Наименование организации
Фонд N _____________		УТВЕРЖДАЮ
Опись N ____________ дел постоянного хранения		Должность руководителя организации
		Подпись    Расшифровка подписи
за ____________ год		Дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено _____________________ дел с N ___ по N ___,

                              (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера: ________________

пропущенные номера: ______________

Наименование должности

составителя описи                          Подпись    Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив)            Подпись    Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК _______________________ (наименование организации) от _____________ N _____________			РАССМОТРЕНО Протокол ЭПК МБУ "Муниципальный архив г. Сыктывкара" от _____________ N _____________
Утверждено Протокол ЭПК Министерства культуры, туризма и архивного дела Республики Коми от _____________ N _____________

Приложение N 6
к Порядку

Форма
описи кинодокументов

Формат A4 (297x210 мм)

Фонд N _____________		УТВЕРЖДАЮ
Опись N ____________ _______________________		Должность руководителя организации
(название описи)		Подпись    Расшифровка подписи
за ____________ год(ы)		Дата         Печать

Номер единицы учета	Номер единицы хранения	Индекс, производственный номер (учетный номер в организации)	Заголовок документа	Автор	Дата и место съемки, изготовления	Вариант (немой, звуковой, ч/б., цв., формат, язык)	Количество единиц хранения/метраж							Состав текстовой сопроводительной документации	Примечание
							негатив	дубль - негатив	фонограмма (негатив)	фонограмма магнитная (основная, совмещенная)	промежуточный позитив	позитив	установочные ролики и цветовые паспорта
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16

В данный раздел описи внесено ___________________________________ ед. уч.

                                    (цифрами и прописью)

 _______________________________ ед. хр. с N ____ по N ____, в том числе:

        (цифрами и прописью)

литерные номера: _________

пропущенные номера: _________________________ и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности составителя описи    Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Заведующий архивом организации              Подпись    Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК ______________________________ (наименование организации) от _______________ N ___________

РАССМОТРЕНО Протокол МБУ "Муниципальный архив г. Сыктывкара" от _______________ N _____________

УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПК Министерства культуры, туризма и архивного дела Республики Коми от _______________ N _______________

Приложение N 7
к Порядку

Форма
описи фотодокументов
Формат A4 (297x210 мм)

Фонд N _____________		УТВЕРЖДАЮ
Опись N ____________ _______________________		Должность руководителя организации
(название описи)		Подпись    Расшифровка подписи
за ____________ год(ы)		Дата         Печать

Номер ед. уч.* ед. хр. п/п	Производственный номер	Заголовок (аннотация) документа (название диафильма)	Автор съемки	Дата съемки	Место съемки	Количество единиц хранения/кадров панорамной съемки						Состав текстовой сопроводительной документации	Примечания
						негатив	дубль-негатив	позитив	фотоотпечаток	слайд (диапозитив)	диафильм
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

В данный раздел описи внесено ___________________________________ ед. уч.

                                       (цифрами и прописью)

________________________________ ед. хр. с N ____ по N ____, в том числе:

      (цифрами и прописью)

литерные номера: _________

пропущенные номера: __________________________________ и текстовая сопроводительная документация к ним.

------------------------------

* В итоговой записи описи диафильмов указывается соответственно количество ед. хр. и ед. уч.

Наименование должности составителя описи   Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Заведующий архивом организации             Подпись    Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК ________________________________ (наименование организации) от _______________ N _______________

РАССМОТРЕНО Протокол МБУ "Муниципальный архив г. Сыктывкара" от _______________ N _______________

УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПК Министерства культуры, туризма и архивного дела Республики Коми от _______________ N _______________

Приложение N 8
к Порядку

Форма
описи фонодокументов магнитной записи

Формат A4 (297x210 мм)

Фонд N _____________		УТВЕРЖДАЮ
Опись N ____________ _______________________		Должность руководителя организации
(название описи)		Подпись    Расшифровка подписи
за ____________ год(ы)		Дата         Печать

Номер единицы учета п/п	Номер единицы хранения	Индекс, производственный номер	Заголовок документа	Автор	Исполнитель произведения	Язык	Дата записи, перезаписи	Место записи, перезаписи	Скорость звучания	Время звучания	Тип и формат магнитной ленты	Количество единиц хранения/метраж		Состав текстовой сопроводительной документации	Примечания
												оригинал	копия
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16

В данный раздел описи внесено ___________________________________ ед. уч.

                                     (цифрами и прописью)

________________________________ ед. хр. с N ____ по N ____, в том числе:

     (цифрами и прописью)

литерные номера: _________

пропущенные номера: _________________________ и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности составителя описи   Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Заведующий архивом организации             Подпись    Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК ________________________________ (наименование организации) от _______________ N _____________

РАССМОТРЕНО Протокол МБУ "Муниципальный архив г. Сыктывкара" от _______________ N _____________

УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПК Министерства культуры, туризма и архивного дела Республики Коми от _______________ N ______________

Приложение N 9
к Порядку

Форма
описи фонодокументов граммофонной записи (грампластинок)

Формат A4 (297x210 мм)

Фонд N _____________		УТВЕРЖДАЮ
Опись N ____________ _______________________		Должность руководителя организации
(название описи)		Подпись    Расшифровка подписи
за ____________ год(ы)		Дата         Печать

Номер единицы учета п/п	Номер стороны (единицы хранения)*	Индекс, производственный номер	Заголовок документа	Автор	Исполнитель произведения	Язык	Дата изготовления	Место изготовления	Порядковый номер, диаметр, материал граморигинала	Время звучания	Количество единиц хранения		Состав текстовой сопроводительной документации	Примечания
											граморигинал	грампластинка
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15

В данный раздел описи внесено ___________________________________ ед. уч.

                                         (цифрами и прописью)

___________________________________ ед. хр. с N ____ по N ____, в том числе:

         (цифрами и прописью)

литерные номера: _________

пропущенные номера: ________________________ и текстовая сопроводительная документация к ним.

------------------------------

* Номер ед. хр. фонодокумента граммофонной записи (грампластинки) состоит из номеров каждой из ее сторон и включает две цифры, например, 1 - 1, 1 - 2. Для односторонних грампластинок эта графа не заполняется.

Наименование должности составителя описи   Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Заведующий архивом организации             Подпись    Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК ________________________________ (наименование организации) от _______________ N _____________

РАССМОТРЕНО Протокол МБУ "Муниципальный архив г. Сыктывкара" от _______________ N _____________

УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПК Министерства культуры, туризма и архивного дела Республики Коми от _______________ N _______________

Приложение N 10
к Порядку

Форма
описи видеодокументов

Формат A4 (297x210 мм)

Фонд N _____________		УТВЕРЖДАЮ
Опись N ____________ _______________________		Должность руководителя организации
(название описи)		Подпись    Расшифровка подписи
за ____________ год(ы)		Дата         Печать

Номер единицы учета	Номер единицы хранения	Индекс, производственный номер	Заголовок документа	Автор	Исполнитель произведения	Язык	Дата записи, перезаписи	Хронометраж видеозаписи	Тип и формат записи	Количество единиц хранения		Состав текстовой сопроводительной документации	Примечания
										оригинал	копия
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

В данный раздел описи внесено ___________________________________ ед. уч.

                                       (цифрами и прописью)

________________________________ ед. хр. с N ____ по N ____, в том числе:

    (цифрами и прописью)

литерные номера: _________

пропущенные номера: __________________________________ и текстовая сопроводительная документация к ним.

Наименование должности составителя описи   Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Заведующий архивом организации             Подпись    Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК ________________________________ (наименование организации) от _______________ N _____________

РАССМОТРЕНО Протокол МБУ "Муниципальный архив г. Сыктывкара" от _______________ N _____________

УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПК Министерства культуры, туризма и архивного дела Республики Коми от _______________ N _______________

Приложение N 11
к Порядку

Форма
описи электронных документов

Формат A4 (297x210 мм)

Фонд N _____________		УТВЕРЖДАЮ
Опись N ____________ _______________________		Должность руководителя организации
(название описи)		Подпись    Расшифровка подписи
за ____________ год(ы)		Дата         Печать

N ед. учета	N ед. хр.	Заголовок ед. учета	Дата создания	Объем (Мбайт)	Кол-во записей (для баз данных)	Формат данных	Состав текстовой сопроводительной документации	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

В данный раздел описи включено __________________________________________

                                     (цифрами и прописью)

ед. учета с N ________________ по N ______________;

____________________________________ ед. хр. с N ________ по N __________

      (цифрами и прописью)

объемом ____________________ Мбайт.

Всего в опись включено ________________________________________ ед. учета

                               (цифрами и прописью)

с N __________________ по N _________________;

_______________________ ед. хр. с N _____ по N _____ объемом _____ Мбайт.

 (цифрами и прописью)

Наименование должности составителя описи   Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Заведующий архивом организации             Подпись    Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК ________________________________ (наименование организации) от _______________ N _____________

РАССМОТРЕНО Протокол МБУ "Муниципальный архив г. Сыктывкара" от _______________ N _____________

УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПК Министерства культуры, туризма и архивного дела Республики Коми от _______________ N _______________

Приложение N 12
к Порядку

Форма
описи дел по личному составу

Формат А4 (210х297 мм)

Наименование организации
Фонд N _____________		УТВЕРЖДАЮ
Опись N ____________ дел по личному составу		Должность руководителя организации
		Подпись    Расшифровка подписи
за ____________ год		Дата         Печать

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено ____________________ дел, с N ___ по N ___,

                              (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера: ________________

пропущенные номера: ______________

Наименование должности

составителя описи                          Подпись    Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив)            Подпись    Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК _______________________ (наименование организации) от _____________ N _____________

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК МБУ "Муниципальный архив г. Сыктывкара" от _____________ N _____________

Приложение N 13
к Порядку

Форма
сдаточной описи документов организации (личного происхождения)

Формат А4 (210х297 мм)

СДАТОЧНАЯ ОПИСЬ
документов _________________________________________________________________
(наименование организации/Ф.И.О. собственника/владельца документов)

                           Фонд N _________

N п/п	Заголовки временных дел	Количество документов в деле	Примечание
1	2	3	4

ИТОГО в сдаточной описи учтено ______________________________ документов,

                                    (цифрами и прописью)

составляющих ____________________________ временных дел.

               (цифрами и прописью)

Опись составил:

Собственник/владелец                       Подпись    Расшифровка подписи

(нужное подчеркнуть)

Дата

ИЛИ

Наименование должности

составителя описи                          Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Председатель ЭК организации                Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Опись принял:

Наименование должности

работника мун. архива                      Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 14
к Порядку

Форма
титульного листа описи документов

Формат А4 (210х297 мм)

Муниципальное бюджетное учреждение "Муниципальный архив г. Сыктывкара"

_________________________________________________________________________

       (название организации, месторасположение: республика, город)

_________________________________________________________________________

           (дата образования - дата преобразования или ликвидации)

Фонд N _________________

ОПИСЬ N _______________

_________________________________________________________________________

                            (название описи)

_________________________________________________________________________

                        (крайние даты документов)

Приложение N 15
к Порядку

Форма
предисловия к описи дел

Формат А4 (210х297 мм)

ПРЕДИСЛОВИЕ
к разделу описи N ___ дел постоянного хранения (дел по личному составу) за ____________ гг.

I. В первой части предисловия кратко в хронологической последовательности излагается история фондообразователя за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в раздел описи: даты создания, преобразования и ликвидации организации со ссылкой на законодательные акты или распорядительные документы, название организации-преемника; задачи и функции организации и их изменения; масштаб деятельности организации, состав сети подведомственных организаций; изменения в названии и подчиненности организации.

В случае, если за указанный в разделе описи хронологический период изменений не произошло, то достаточно указать: "В истории и функциях фондообразователя за данный период изменений не произошло".

II. Во второй части предисловия указываются хронологические рамки раздела описи, а также схема систематизации дел. Дела в пределах описи могут быть систематизированы в соответствии с различными схемами: единицы хранения архивного фонда систематизируются в соответствии со следующими признаками:

структурный (принадлежность единиц хранения к структурным подразделениям организации);

хронологический (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);

функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);

номинальный (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов);

корреспондентский (по организациям, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);

географический (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, авторы, корреспонденты);

авторский (по названиям организаций или фамилиям граждан, являющихся авторами документов).

Излагается состав конкретных видов документов, вошедших в раздел описи с указанием крайних дат их создания.

Далее необходимо указать особенности формирования дел.

Например: "Дела сформированы за один делопроизводственный год, однако имеются дела, сформированные за несколько годовых разделов (указать номера дел), включенных в раздел описи по 1-й (2-й) дате. Это объясняется малым объемом документов, наличием переходящих дел и т.д.

Необходимо также отметить полноту состава документов, наличие/отсутствие фактов утраты дел. Если такие факты имеются, то указать отсутствующие документы и причины их отсутствия.

Указывается также состав справочного аппарата к разделу описи: наличие титульного листа, предисловия, при необходимости - листа переименований, содержания (оглавления), списка сокращений, указателей (предметного, именного, географического), а также место нахождения документов по личному составу.

Наименование должности

составителя предисловия                    Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 16
к Порядку

Форма
исторической справки к фонду

Формат А4 (210х297 мм)

ИСТОРИЧЕСКАЯ СПРАВКА

Историческая справка к фонду состоит из трех разделов:

I. История фондообразователя (отражает историю организации со ссылками на соответствующие законодательные и нормативные акты):

- даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации;

- ведомственная принадлежность;

- структура и функции, их изменения;

- название организации-предшественника.

II. История фонда:

- объем фонда;

- крайние даты документов;

- степень сохранности документов;

- даты передачи документов на постоянное хранение.

III. Характеристика документов фонда:

- разновидность документов;

- особенности формирования единиц хранения и их систематизация;

- наличие документов, выходящих за хронологические границы деятельности фондообразователя;

- состав справочного аппарата к фонду;

- место хранения документов по личному составу.

Историческая справка к фонду составляется в 2 (двух) экземплярах, один экземпляр хранится в организации, второй - передается в муниципальный архив.

Приложение N 17
к Порядку

Форма
акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Формат А4 (210х297 мм)

Наименование организации
АКТ _____________ N ____________ о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению		УТВЕРЖДАЮ Должность руководителя организации Подпись         Расшифровка подписи Дата

На основании ____________________________________________________________

              (название и выходные данные перечня документов с указанием

                               сроков их хранения)

_________________________________________________________________________

отобраны к   уничтожению как  не имеющие  научно-исторической  ценности и

утратившие практическое значение документы фонда N ______________________

                                                     (название фонда)

N п/п	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Годы	Номера описи*	Номер ед. хр. по описи	Количество ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

* При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив организации графы 4, 5 не заполняются

Итого ______________________ ед. хр. за ___________________________ годы.

       (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за __________________________ годы рассмотрены ЭПК МБУ "Муниципальный архив г. Сыктывкара" и утверждены ЭПК Министерства культуры, туризма и архивного дела Республики Коми (протокол от _________ N ________)

Наименование должности

руководителя архива (лица,

ответственного за архив)                   Подпись    Расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК ___________________________

             (наименование организации)

от _____________ N _____________

Документы в количестве _________________________________________ ед. хр.:

- на бумажном носителе весом ___________________ кг сданы на уничтожение;

- на электронном носителе сданы на уничтожение __________________________

_________________________________________________________________________

                         (способ уничтожения)

Наименование должности работника,

сдавшего документы                         Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника

архива, внесшего изменения

в учетные документы                        Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 18
к Порядку

Форма
заявления о передаче документов постоянного хранения, по личному составу на хранение

Формат А4 (210х297 мм)

МБУ "Муниципальный архив г. Сыктывкара" от _____________________________________ (Ф.И.О. конкурсного управляющего/ликвидатора, ________________________________________ наименование организации) ________________________________________ (адрес, контактный телефон) ________________________________________ ________________________________________

ЗАЯВЛЕНИЕ

     Прошу принять на хранение документы постоянного хранения, по личному

составу (нужное подчеркнуть) ____________________________________________

                                      (наименование организации)

_________________________________________________________________________

по причине __________________________________________ за ___________ г.г.

           (указать причину передачи документов)(крайние даты документов)

в количестве _______________________________________ дел.

Приложение:

1. Копия документа, подтверждающего ликвидацию организации, в т.ч. в результате банкротства.

2. Копии учредительных документов организации.

3. Историческая справка организации.

4. Сдаточная опись документов.

______________                            ______________

    (дата)                                   (подпись)

Приложение N 19
к Порядку

Форма
заявления собственника/владельца документов личного происхождения о передаче их на хранение

Формат А4 (210х297 мм)

МБУ "Муниципальный архив г. Сыктывкара" от _______________________________________ (фамилия, имя, отчество) _______________________________________ Проживающего(ей) по адресу: _____________ _______________________________________ Телефон _______________________________ Паспорт серии ____________ N ____________ выдан "____"____________ ________ г. кем выдан ______________________________ _______________________________________

ЗАЯВЛЕНИЕ

     Прошу принять на временное хранение документы ______________________

                               (Ф.И.О. собственника/владельца документов)

_________________________________________________________________________

согласно    сдаточной   описи  с последующей   передачей их на постоянное

хранение   в   Муниципальное    бюджетное учреждение "Муниципальный архив

г. Сыктывкара".

_________________                          ________________

      (дата)                                  (подпись)

Приложение N 20
к Порядку

Форма
акта приема на хранение документов личного происхождения

Формат А4 (210х297 мм)

АКТ _____________ N ____________      (дата) приема на хранение архивных документов личного происхождения не подлежащих хранению

УТВЕРЖДАЮ Директор ________________________ (название мун. архива) Подпись         Расшифровка подписи Дата              Печать

На основании решения ЭПК (протокол от _____ N _____) и договора от ______

____________________________________________________________________ сдал

           (Ф.И.О. собственника/владельца)

приняты документы _______________________________________________________

                      (общая характеристика документов)

_________________________________________________________________________

в количестве _________ ед. хр. (условных) ___________ документов (листов)

по архивной (сдаточной) описи

Фонду присвоен N ________________

Собственник/владелец                       Подпись    Расшифровка подписи

(нужное подчеркнуть)

Наименование должности

работника мун. архива                      Подпись    Расшифровка подписи

Изменения в учетные документы по результатам описания внесены

Наименование должности

работника мун. архива                      Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 21
к Порядку

Форма
акта возврата документов личного происхождения

Формат А4 (210х297 мм)

АКТ _____________ N ____________      (дата) возврата архивных документов личного происхождения

УТВЕРЖДАЮ Директор ________________________ (название мун. архива) Подпись         Расшифровка подписи Дата              Печать

     На основании решения ЭПК (протокол от _____________ N _____________)

по итогам описания архивных документов фонда N __________________________

                                                  (название фонда)

_________________________________________________________________________

были выделены для возврата собственнику/владельцу указанные ниже архивные

документы: ______________________________________________________________

              (излагается краткая характеристика документов и причины их

                            возврата собственнику/владельцу)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Всего: ___________________ ед. хр. __________________ документов (листов)

Наименование должности

работника мун. архива                      Подпись    Расшифровка подписи

Документы получены _________ ____________________________________________

                   (подпись) (расшифровка подписи собственника/владельца)

Дата _______________________

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности

работника мун. архива                      Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 22
к Порядку

Форма
акта приема-передачи дел на хранение

Формат А4 (210х297 мм)

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации, передающей документы Подпись         Расшифровка подписи Дата              Печать

УТВЕРЖДАЮ Директор ________________________ (название мун. архива) Подпись         Расшифровка подписи Дата              Печать

АКТ

_________ N _________

приема-передачи архивных

документов на хранение

_________________________________________________________________________

                      (основание передачи)

_________________________________________________________________________

                    (название передаваемого фонда)

___________________________________________________________________ сдал,

         (наименование организации, передающей документы)

_________________________________________________________________________

                 (наименование муниципального архива)

принимает на   государственное    хранение документы и страховые копии за

_____________

   (годы)

и справочный аппарат к ним:

N п/п	Название, номер описи	Количество экземпляров описи	Количество единиц хранения	Примечания
1	2	3	4	5

Итого принято _______________________________ ед. хр.

                 (цифрами и прописью)

Передачу произвели:                      Прием произвели:

Должность _________ ______________       Должность _________ ____________

          (подпись)  (расшифровка                  (подпись) (расшифровка

                        подписи)                                подписи)

Дата                                     Дата

Фонду присвоен N _______________

Изменения в учетные документы внесены.

Должность                                Подпись      Расшифровка подписи

Дата