Приложение 1. Инструкция об организации приема, передачи, учета, хранения и уничтожения экзаменационных материалов и документов государственной итоговой аттестации по образовательным программам основного общего и среднего общего образования

Утверждена
приказом Министерства образования,
науки и молодежной политики
Республики Коми
от 27 марта 2018 г. N 262
Приложение 1

Инструкция
об организации приема, передачи, учета, хранения и уничтожения экзаменационных материалов и документов государственной итоговой аттестации по образовательным программам основного общего и среднего общего образования

С изменениями и дополнениями от:

22 мая 2018 г.

1. Общие положения

1.1. Инструкция об организации приема, передачи, учета, хранения и уничтожения экзаменационных материалов и документов государственной итоговой аттестации по образовательным программам основного общего и среднего общего образования (далее - Инструкция) разработана в целях обеспечения надлежащего порядка приема, передачи, учета, хранения и уничтожения экзаменационных материалов и документов государственной итоговой аттестации по образовательным программам основного общего и среднего общего образования (далее - ГИА).

1.2 Инструкция разработана в соответствии с требованиями:

- Федерального закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации";

- Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Порядка проведения государственной итоговой аттестации по образовательным программам основного общего образования, утвержденного приказом Минобрнауки России от 25.12.2013 N 1394;

- Порядка проведения государственной итоговой аттестации по образовательным программам среднего общего образования, утвержденного приказом Минобрнауки России от 26.12.2013 N 1400;

- Порядка разработки, использования и хранения контрольных измерительных материалов при проведении государственной итоговой аттестации по образовательным программам основного общего образования, утвержденного приказом Рособрнадзора от 17.12.2013 N 1274;

- Порядка разработки, использования и хранения контрольных измерительных материалов при проведении государственной итоговой аттестации по образовательным программам среднего общего образования, утвержденного приказом Рособрнадзора от 17.12.2013 N 1274;

- приказа Минкультуры России от 25.08.2010 N 588 "Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения";

- иных нормативно-правовых актов, регламентирующих порядок использования и хранения экзаменационных материалов.

1.3. Инструкция регламентирует организационно-технологические мероприятия приема, учета, передачи, хранения и уничтожения экзаменационных материалов и документов ГИА на территории Республики Коми и содержит общие принципы, термины и понятия, связанные с процедурами проведения и оформления результатов ГИА.

1.4. Инструкция устанавливает взаимодействие и ответственность при организации приема, передачи, учета, хранения и уничтожения экзаменационных материалов и иных документов ГИА следующих организационных структур, расположенных на территории Республики Коми:

- Государственными экзаменационными комиссиями Республики Коми по организации и проведению государственной итоговой аттестации по образовательным программам основного общего и среднего общего образования (далее - ГЭК РК);

- Министерства образования, науки и молодежной политики Республики Коми (далее - Министерство РК);

- государственного автономного учреждения Республики Коми "Республиканский информационный центр оценки качества образования" (далее - ГАУ РК "РИЦОКО");

- пунктов первичной обработки информации (далее - ППОИ);

- органов местного самоуправления, осуществляющих управление в сфере образования (далее - ОМСУ);

- пунктов проведения экзамена (далее - ППЭ);

- образовательных организаций (далее - ОО);

- конфликтных комиссий Республики Коми по рассмотрению апелляций участников экзаменов (далее - конфликтная комиссия);

- республиканских предметных комиссий по проверке экзаменационных работ при проведении государственной итоговой аттестации по образовательным программам основного общего и среднего общего образования (далее - РПК).

1.5. К экзаменационным материалам (далее - ЭМ) и документам ГИА, проводимой в форме основного государственного экзамена (далее - ОГЭ), единого государственного экзамена (далее - ЕГЭ) и в форме государственного выпускного экзамена (далее - ГВЭ), относятся:

1.5.1. Экзаменационные материалы:

Материалы ЕГЭ:

- Доставочные спецпакеты с CD-дисками, содержащими КИМ в электронном виде.

- Доставочные спецпакеты с индивидуальными комплектами (далее - ИК) (бумажная технология).

- Дополнительные бланки ответов N 2.

- Возвратные доставочные пакеты с бланками регистрации, бланками ответов N 1, N 2 и дополнительными бланками ответов N 2.

- Использованные контрольные измерительные материалы (далее - КИМ).

- Черновики.

- CD-диски с записями текстов для раздела "Аудирование" при проведении ЕГЭ по иностранным языкам.

- CD-диски с КИМ в электронном виде.

- USB-носители с записями устных ответов участников экзамена по иностранному языку.

- CD/USB носитель с видеозаписью экзамена в аудитории ППЭ, проводимого в офлайн режиме.

Материалы ОГЭ:

- Доставочные пакеты с ИК ЭМ.

В одном ИК участника ОГЭ находятся: КИМ, бланк ответов N 1, бланк ответов N 2.

- Дополнительные бланки ответов N 2.

- Возвратные доставочные пакеты с бланками ответов N 1 и N 2 и дополнительными бланками N 2.

- Использованные КИМ.

- Черновики.

- CD-диски с записями текстов для раздела "Аудирование" при проведении ОГЭ по иностранным языкам.

- CD-диски с записями текста для проведения ОГЭ по русскому языку.

- USB-носители с записями заданий для проведения ОГЭ по информатике и ИКТ.

- USB-носители с записями ответов участников экзамена по информатике и ИКТ.

- USB-носители с записями заданий для проведения ОГЭ по иностранным языкам.

- USB-носители с записями ответов участников экзамена по иностранным языкам.

- CD/USB носитель с видеозаписью экзамена в аудитории ППЭ, проводимого в офлайн режиме.

Материалы ГВЭ:

- Тексты, темы, задания, билеты на бумажных и электронных носителях.

- Возвратные доставочные пакеты с бланками регистрации и бланками ответов.

- Файлы с цифровой аудиозаписью устных ответов участников ГВЭ.

- Черновики.

- CD/USB носитель с видеозаписью экзамена в аудитории ППЭ, на дому, в медицинском учреждении (больнице), проводимом в офлайн режиме.

1.5.2. Документы ОГЭ, ЕГЭ и ГВЭ:

1.5.2.1. Формы ППЭ:

- Акт готовности ППЭ (форма ППЭ-01).

- Протокол технической готовности аудитории для печати КИМ в аудитории ППЭ (форма ППЭ-01-01).

- Протокол технической готовности ППЭ к экзамену в устной форме (форма ППЭ-01-01-У).

- Протокол технической готовности штаба ППЭ для сканирования бланков в ППЭ (форма ППЭ-01-02).

- Апелляция о нарушении установленного порядка проведения ГИА (форма ППЭ-02).

- Протокол рассмотрения апелляции о нарушении установленного порядка проведения ГИА (форма ППЭ-03).

- Список участников ГИА в аудитории ППЭ (форма ППЭ-05-01).

- Протокол проведения ГИА в аудитории ППЭ (формы ППЭ-05-02, ППЭ-05-02-У, ППЭ-05-03-У).

- Ведомость перемещения участников ЕГЭ (форма ППЭ-05-04-У).

- Список участников ЕГЭ/ОГЭ образовательной организации (форма ППЭ-06-01).

- Список участников ЕГЭ /ОГЭ по алфавиту (форма ППЭ-06-02).

- Список работников ППЭ (форма ППЭ-07).

- Отчет члена ГЭК РК о проведении ЕГЭ/ОГЭ в ППЭ (форма ППЭ-10).

- Ведомость коррекции персональных данных участников ЕГЭ/ОГЭ в аудитории (форма ППЭ-12-02).

- Ведомость использования дополнительных бланков ответов N 2 (форма ППЭ-12-03).

- Ведомость учета времени отсутствия участников ГИА в аудитории (форма ППЭ-12-04-МАШ).

- Протоколы проведения ЕГЭ/ОГЭ в ППЭ (формы ППЭ-13-01, ППЭ-13-01-У).

- Сводная ведомость учета участников и использования экзаменационных материалов в ППЭ (форма ППЭ-13-02-МАШ, ППЭ-13-03-У).

- Акт приемки-передачи экзаменационных материалов в ППЭ (формы ППЭ-14-01, ППЭ-14-01-У).

- Ведомость учета экзаменационных материалов (формы ППЭ-14-02).

- Ведомость выдачи и возврата экзаменационных материалов по аудиториям ППЭ по иностранным языкам в устной форме (форма ППЭ-14-02-У).

- Опись доставочного сейф-пакета (форма ППЭ-14-03).

- Ведомость материалов доставочного сейф-пакета по экзамену (форма ППЭ-14-4).

- Протокол проведения процедуры сканирования бланков в ППЭ (форма ППЭ-15).

- Расшифровка кодов ОО ППЭ (форма ППЭ-16).

- Акт общественного наблюдения о проведении ЕГЭ/ОГЭ в ППЭ (форма ППЭ-18-МАШ).

- Ведомость контроля изменения состава работников в день экзамена (форма ППЭ-19).

- Акт об идентификации личности участника ГИА (форма ППЭ-20).

- Акт об удалении участника ЕГЭ/ОГЭ (форма ППЭ-21).

- Акт о досрочном завершении экзамена по объективным причинам (форма ППЭ-22).

- Протокол печати полных комплектов ЭМ в аудитории (форма ППЭ-23).

1.5.2.2. Протоколы ГЭК РК.

1.5.2.3. Видеозаписи проведения ЕГЭ и ГВЭ.

1.5.2.4. Акты приема-передачи ЭМ и документов.

1.5.3. Материалы проверки развернутых ответов участников ЕГЭ/ОГЭ:

- Отсканированные изображения обезличенных бланков экзаменационных работ участников ЕГЭ/ОГЭ с удаленными областями регистрации.

- Бланки протоколов проверки экспертом заданий с развернутым ответом участников ЕГЭ/ОГЭ (форма 3-РЦОИ).

- Бланки протоколов проверки экспертом заданий с устным ответом (форма 3-РЦОИ).

- Критерии оценивания.

- Акт общественного наблюдения в пункте проверки заданий (НПЗ) (форма ППЭ-18).

- Видеозаписи процедуры проверки экспертами РПК развернутых ответов участников ЕГЭ.

1.5.4. Материалы проверки экзаменационных работ участников ГВЭ:

- Протоколы проверки экспертами РПК экзаменационных работ участников ГВЭ.

1.5.5. Материалы конфликтной комиссии Республики Коми:

1.5.5.1. Протоколы конфликтной комиссии.

1.5.5.2. Апелляционный комплект документов ЕГЭ/ОГЭ о несогласии с выставленными баллами:

- апелляция о несогласии с выставленными баллами (форма 1-АП);

- распечатанные изображения бланка регистрации участника ЕГЭ, бланков ответов N 1 и N 2 участника экзамена, бланков-протоколов проверки экспертами РПК ответов на задания с развернутым ответом, а также КИМ, по которому апеллянт сдавал экзамен;

- листы распознавания бланков регистрации участника ЕГЭ, бланков ответов N 1 и N 2, дополнительных бланков N 2, бланков-протоколов;

- бланк протокола рассмотрения апелляции и приложение с внесенной информацией об участнике экзамена и информацией о правильности распознавания меток в бланках;

- электронные носители, содержащие файлы с цифровой аудиозаписью устных ответов апеллянта;

- уведомление по итогам рассмотрения апелляции о несогласии с выставленными баллами по результатам ГИА (форма У-33);

- заключение экспертов РПК о правильности оценивания ответов на задания с развернутым ответом.

1.5.5.3. Апелляционный комплект документов ГВЭ о несогласии с выставленными баллами:

- апелляция о несогласии с выставленными баллами;

- экзаменационная работа участника ГВЭ;

- электронные носители, содержащие файлы с цифровой аудиозаписью устных ответов апеллянта;

- уведомление по итогам рассмотрения апелляции о несогласии с выставленными баллами по результатам ГИА (форма У-33);

- протокол проверки экспертами РПК правильности оценивания экзаменационной работы;

- протокол рассмотрения апелляции (форма 2-АП).

1.5.5.4. Апелляционный комплект документов о нарушении установленного порядка проведения экзамена:

- апелляция о нарушении установленного порядка проведения экзамена;

- заключения комиссий, создаваемых членами ГЭК РК /уполномоченными представителями ГЭК РК, о результатах служебных расследований по апелляциям о нарушении установленного порядка проведения экзамена.

1.5.5.5. Журналы (листы) регистрации апелляций.

1.5.5.6. Письма-ответы конфликтной комиссии.

1.5.5.7. Видеозаписи заседаний конфликтной комиссии.

1.5.5.8. Акты приема-передачи ЭМ и документов.

1.5.5.9. Акт общественного наблюдения в конфликтной комиссии (форма КК-18).

1.5.6. Критерии оценивания экзаменационных работ, выполненных на основе КИМ для проведения ГИА, направленные из уполномоченной организации, определенной в соответствии с законодательством Российской Федерации, в Министерство РК по информационно-телекоммуникационным сетям с обеспечением защиты указанных сведений от несанкционированного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также иных неправомерных действий в отношении такой информации.

1.6. Для хранения ЭМ и документов ГИА выделяются помещения, исключающие доступ к ним лиц, не уполномоченных на ознакомление с указанной информацией, и позволяющие обеспечить сохранность материалов и сведений.

1.7. Лица, допускаемые к соответствующим работам с ЭМ и документами ЕГЭ/ОГЭ и ГВЭ, несут ответственность за соблюдение режима информационной безопасности, неразглашение информации, ставшей им известной в силу выполняемых работ в рамках организации и проведения ЕГЭ/ОГЭ и ГВЭ.

2. Организация доставки, распределения, комплектации и выдачи ЭМ для проведения экзамена

2.1. Доставка, распределение и комплектация ЭМ ЕГЭ

2.1.1. Доставка ЭМ ЕГЭ в Республику Коми осуществляется в соответствии с требованиями Порядка проведения государственной итоговой аттестации по образовательным программам среднего общего образования, утвержденного приказом Минобрнауки РФ от 26.12.2013 N 1400, на склады организации, осуществляющей доставку ЭМ (далее - Перевозчик).

2.1.2. Принятые ЭМ ЕГЭ хранятся на складе Перевозчика. Перевозчик несет ответственность за принятые ЭМ, а также обеспечивает защиту информации, содержащейся в ЭМ от неправомерного доступа, копирования, а также иных неправомерных действий в отношении такой информации в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.1.3. Министерство РК назначает:

- ответственного сотрудника, осуществляющего координацию работ по взаимодействию лиц, участвующих в процессе доставки, распределении ЭМ по ППЭ, выдаче ЭМ ЕГЭ (далее - Ответственный сотрудник Министерства РК);

- сотрудника, ответственного за получение и распределение ЭМ на территории регионального склада Перевозчика (далее - Ответственный грузополучатель);

- сотрудников ГАУ РК "РИЦОКО", ответственных за проведение работ по распределению ЭМ по ППЭ, с помощью специализированного программного обеспечения "Удаленная станция приемки" (далее - сотрудники ГАУ РК "РИЦОКО").

2.1.4. Не менее чем за пять рабочих дней до даты проведения соответствующего экзамена Ответственный сотрудник Министерства РК направляет представителю Перевозчика в республике на согласование график проведения работ на территории склада по распределению ЭМ ЕГЭ, а также список сотрудников ГАУ РК "РИЦОКО".

Примечание. В графике указывается: учебный предмет, планируемая дата и время проведения работ, ФИО Ответственного грузополучателя, количество и ФИО сотрудников ГАУ РК "РИЦОКО", с указанием паспортных данных.

2.1.5. Ответственный грузополучатель и сотрудники ГАУ РК "РИЦОКО" допускаются на территорию склада Перевозчика при наличии у них документов, удостоверяющих личность, и при наличии их в списке ранее согласованного графика.

2.1.6. Согласно графику проведения работ представители Перевозчика вручают Ответственному грузополучателю короба с ЭМ, не нарушая их целостности, по реестру Ф.5 (Приложение 1).

Примечание. В случае если лицо, указанное в списке Грузополучателей, отсутствует, вручение ЭМ ЕГЭ осуществляется сотруднику организации Грузополучателя, на которого выписана доверенность на получение ЭМ ЕГЭ с указанием в ней срока действия.

2.1.7. При получении ЭМ проводится пересчет и визуальный осмотр коробов, проверяется целостность их упаковки и информация на адресной бирке:

- адрес Грузополучателя;

- учебный предмет;

- дата проведения соответствующего экзамена;

- номер короба, указанного в реестре Ф.5.

2.1.8. После сдачи-приемки ЭМ ЕГЭ Ответственный грузополучатель ставит свою подпись и печать Министерства РК/ГАУ РК "РИЦОКО" в двух экземплярах реестра Ф.5. Один экземпляр реестра ф.5 остается у Ответственного грузополучателя, второй передается Перевозчику.

2.1.9. Сотрудники ГАУ РК "РИЦОКО" под контролем Ответственного грузополучателя проводят сканирование коробов с ЭМ ЕГЭ с помощью специального программного обеспечения "Удаленная станция приемки". При соответствии отсканированных коробов с количеством заказанных ЭМ сотрудники ГАУ РК "РИЦОКО" проводят вскрытие коробов с ЭМ и сканирование электронных носителей и/или доставочных спецпакетов с ИК.

2.1.10 При соответствии количества ИК указанному на адресной бирке Ответственный грузополучатель проставляет печать Министерства РК/ГАУ РК "РИЦОКО" и ставит свою подпись в Акте приема-передачи ЭМ (в четырех экземплярах): один экземпляр передается Ответственному грузополучателю, три остаются у Перевозчика.

Информация об изменениях:

Пункт 2.1.11 изменен. - Приказ Министерства образования, науки и молодежной политики Республики Коми от 22 мая 2018 г. N 485

См. предыдущую редакцию

2.1.11. Сотрудники ГАУ РК "РИЦОКО" комплектуют и распределяют ЭМ ЕГЭ по ППЭ в соответствии с количеством запланированных участников с помощью специального программного обеспечения "Удаленная станция приемки".

Примечание. На сейф-пакеты наносятся наклейки, предоставляемые Управлением специальной связи по Республике Коми, и адресные бирки.

Сейф-пакет с материалами для ППЭ содержит:

- ЭМ (электронные носители или доставочные спецпакеты с ИК);

- возвратные доставочные пакеты;

- сейф-пакеты для обратной отправки ЭМ из ППЭ после завершения экзамена;

- пакет руководителя ППЭ (списки распределения, формы ППЭ).

2.1.13. Комплекты материалов для ППЭ распределяются по секьюрпакам.

2.1.14. После окончания комплектования сейф-пакета для ППЭ с необходимым количеством ЭМ на "Удаленной станции приемки" формируются следующие протоколы: ППЭ 14-03 и ППЭ 14-04.

Форма ППЭ 14-03 распечатывается на принтере и вкладывается в карман сформированного сейф-пакета.

Примечание. Форма ППЭ 14-03 содержит информацию:

номер региона;

код местного самоуправления;

код ППЭ;

номер сейф-пакета;

наименование и адрес учебного заведения, на базе которого организован ППЭ;

наименование содержимого сейф-пакета;

наименование учебного предмета и дата проведения соответствующего экзамена;

ФИО упаковавшего;

печать ОИВ/РЦОИ.

2.1.15. Форм