Постановление Администрации г. Смоленска от 28 февраля 2019 г. N 543-адм "Об утверждении Административного регламента Администрации города Смоленска по предоставлению муниципальной услуги "Оформление и выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий" (с изменениями и дополнениями)

Постановление Администрации г. Смоленска
от 28 февраля 2019 г. N 543-адм
"Об утверждении Административного регламента Администрации города Смоленска по предоставлению муниципальной услуги "Оформление и выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий"

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", постановлением Администрации города Смоленска от 30.03.2011 N 567-адм "Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг", руководствуясь Уставом города Смоленска, Администрация города Смоленска постановляет:

1. Утвердить прилагаемый Административный регламент Администрации города Смоленска по предоставлению муниципальной услуги "Оформление и выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий".

2. Признать утратившими силу:

- постановление Администрации города Смоленска от 20.06.2011 N 1103-адм "Об утверждении Административного регламента Администрации города Смоленска по предоставлению муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий";

- постановление Администрации города Смоленска от 25.07.2011 N 1395-адм "О внесении изменения в постановление Администрации города Смоленска от 20.06.2011 N 1103-адм "Об утверждении Административного регламента Администрации города Смоленска по предоставлению муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий";

- постановление Администрации города Смоленска от 05.08.2011 N 1468-адм "О внесении изменения в постановление Администрации города Смоленска от 20.06.2011 N 1103-адм "Об утверждении Административного регламента Администрации города Смоленска по предоставлению муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий";

- постановление Администрации города Смоленска от 26.03.2013 N 536-адм "О внесении изменения в постановление Администрации города Смоленска от 20.06.2011 N 1103-адм "Об утверждении Административного регламента Администрации города Смоленска по предоставлению муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий";

- постановление Администрации города Смоленска от 17.10.2013 N 1820-адм "О внесении изменения в постановление Администрации города Смоленска от 20.06.2011 N 1103-адм "Об утверждении Административного регламента Администрации города Смоленска по предоставлению муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий";

- постановление Администрации города Смоленска от 13.01.2016 N 26-адм "О внесении изменений в постановление Администрации города Смоленска от 20.06.2011 N 1103-адм "Об утверждении Административного регламента Администрации города Смоленска по предоставлению муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и архивных копий";

- пункт 3 постановления Администрации города Смоленска от 09.06.2016 N 1310-адм "О внесении изменений в отдельные административные регламенты Администрации города Смоленска по предоставлению муниципальных услуг, утвержденные постановлениями Администрации города Смоленска".

3. Комитету по информационной политике Администрации города Смоленска опубликовать настоящее постановление в средствах массовой информации.

4. Комитету по местному самоуправлению Администрации города Смоленска внести соответствующие изменения в Перечень государственных и муниципальных услуг, предоставляемых на территории города Смоленска, Перечень государственных и муниципальных услуг, предоставление которых организуется в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг населению в городе Смоленске.

5. Комитету по информационным ресурсам и телекоммуникациям Администрации города Смоленска:

5.1. Разместить настоящее постановление на официальном сайте Администрации города Смоленска.

5.2. Внести соответствующие изменения в Реестр государственных и муниципальных услуг (функций) Смоленской области.

Врип Главы города Смоленска

Д.Л. Платонов

Утвержден
постановлением Администрации
города Смоленска
от 28.02.2019 N 543-адм

Административный регламент
предоставления Администрацией города Смоленска муниципальной услуги "Оформление и выдача архивных справок, архивных копий, архивных выписок"

1. Общие положения

1.1. Предмет регулирования Административного регламента

Административный регламент предоставления Администрацией города Смоленска муниципальной услуги "Оформление и выдача архивных справок, архивных копий, архивных выписок" (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения и доступности результата предоставления муниципальной услуги, создания комфортных условий для потребителей муниципальной услуги и определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных процедур), осуществляемых архивным отделом Администрации города Смоленска (далее - архивный отдел) и Смоленским областным государственным бюджетным учреждением "Многофункциональный центр по предоставлению государственных и муниципальных услуг населению" (далее - МФЦ) при оказании муниципальной услуги.

1.2. Круг заявителей

1.2.1. Муниципальная услуга предоставляется физическим, юридическим лицам (далее - заявители), заинтересованным в получении архивных справок, архивных копий, архивных выписок, подготовленных на основании архивных документов, находящихся на хранении в архивном отделе.

1.2.2. Категории лиц, имеющих право на получение муниципальной услуги:

- физические лица, обратившиеся за получением документов, содержащих сведения в отношении объектов недвижимого имущества, в лице:

1) правообладателя;

2) залогодержателя - в отношении объектов недвижимого имущества, которые находятся у него в залоге или права на которые предоставлены ему в залог;

3) имеющих право на наследование недвижимого имущества правообладателя по завещанию или по закону - в отношении документов, с даты создания которых не прошло 75 лет. Любое физическое лицо - в отношении архивных документов, с даты создания которых прошло более 75 лет;

- физические лица, обратившиеся за получением документов, содержащих сведения в отношении содержания завещания: в лице завещателя или любого из указанных в завещании наследников или отказополучателей, наследников по закону при предъявлении справки от нотариуса об открытии наследства, а также исполнителя завещания после смерти завещателя;

- физические лица, обратившиеся за получением документов, содержащих сведения об усыновлении (удочерении), предъявившие согласие усыновителей, заверенное нотариусом, или непосредственно сам усыновитель;

- физические лица, обратившиеся за получением документов, содержащих сведения из похозяйственных книг, являющиеся родственниками человека, о котором запрашиваются сведения, - в отношении документов, с даты создания которых не прошло 75 лет. Любое физическое лицо - в отношении архивных документов, с даты создания которых прошло более 75 лет;

- физические лица, обратившиеся за получением документов, содержащих сведения о своем стаже работы и размере заработной платы;

- физические лица, обратившиеся за получением документов, содержащих иные сведения;

- юридические лица, обратившиеся за получением документов, содержащих сведения в отношении объектов недвижимого имущества, в лице правообладателя; залогодержателя - в отношении объектов недвижимого имущества, которые находятся в залоге или права на которые предоставлены в залог;

- юридические лица, обратившиеся за получением документов, содержащих сведения об усыновлении (удочерении), предъявившие согласие усыновителей, заверенное нотариусом;

- юридические лица, обратившиеся за получением документов, содержащих иные сведения.

1.2.3. Интересы лиц, указанных в пункте 1.2.2 Административного регламента, могут представлять иные лица, действующие в интересах заявителя на основании документа, удостоверяющего их полномочия, либо в соответствии с законодательством (законные представители: опекуны (попечители), родители (усыновители) (далее - представитель заявителя).

1.2.4. Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня создания указанных документов.

1.3. Требования к порядку информирования о порядке предоставления муниципальной услуги

1.3.1. Для получения информации по вопросам предоставления муниципальной услуги заинтересованные лица обращаются в архивный отдел или МФЦ:

- лично;

- по телефонам;

- в письменном виде.

1.3.2. Место нахождения архивного отдела: 214000, Российская Федерация, Смоленская область, город Смоленск, улица Студенческая, дом 4.

Почтовый адрес архивного отдела (для направления документов и письменных обращений): 214000, Российская Федерация, Смоленская область, город Смоленск, улица Студенческая, дом 4.

Контактные телефоны архивного отдела: +7 (4812) 38-85-68, факс 35-09-72.

Сайт Администрации города Смоленска в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - сеть "Интернет"): http://www.smoladmin.ru.

Электронный адрес архивного отдела: arhiv@smoladmin.ru.

График (режим) работы архивного отдела: понедельник - четверг с 09.00 до 18.00, пятница с 09.00 до 17.00 с перерывом на обед с 13.00 до 13.48. Суббота, воскресенье - выходные дни.

Прием заявителей осуществляется в соответствии со следующим графиком: понедельник, вторник с 14.00 до 17.00, четверг, пятница с 09.00 до 12.00. Среда - неприемный день.

1.3.3. Место нахождения МФЦ: 214013, Российская Федерация, Смоленская область, город Смоленск, переулок Юннатов, дом 10.

Почтовые адреса МФЦ (для направления документов и письменных обращений):

1) 214013, Российская Федерация, Смоленская область, город Смоленск, переулок Юннатов, дом 10.

Контактные телефоны МФЦ: +7 (4812) 29-10-01, 8-800-1001-901.

Сайт МФЦ в сети "Интернет": http://мфц67.рф.

Электронный адрес МФЦ: smmfc@admin-smolensk.ru.

График (режим) работы МФЦ - прием заявителей в МФЦ осуществляется в соответствии со следующим графиком: понедельник с 08.00 до 18.00 (без перерыва), вторник - пятница с 08.00 до 20.00 (без перерыва), суббота с 09.00 до 18.00 (без перерыва), воскресенье - выходной день.

2) 214031, Российская Федерация, Смоленская область, город Смоленск, улица Индустриальная, дом 2/13.

Контактный телефон МФЦ: +7 (4812) 20-50-19.

Электронный адрес МФЦ: mfc_prom@admin-smolensk.ru.

График (режим) работы МФЦ - прием заявителей в МФЦ осуществляется в соответствии со следующим графиком: понедельник с 09.00 до 19.00 (без перерыва), вторник - пятница с 09.00 до 20.00 (без перерыва), суббота с 09.00 до 18.00 (без перерыва), воскресенье - выходной день.

1.3.4. Информация о муниципальной услуге размещается:

- на информационных стендах, размещенных в архивном отделе;

- в средствах массовой информации: в газетах "Рабочий путь", "Смоленские городские известия";

- на официальном сайте Администрации города Смоленска в сети "Интернет";

- на официальном сайте МФЦ в сети "Интернет";

- в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - Единый портал) (электронный адрес: http://www.gosuslugi.ru), а также в региональной государственной информационной системе "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Смоленской области" (далее - Региональный портал) (электронный адрес: http://pgu.admin-smolensk.ru).

1.3.5. Размещаемая информация содержит:

- извлечения из нормативных правовых актов, устанавливающих порядок и условия предоставления муниципальной услуги;

- порядок обращений за получением муниципальной услуги;

- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и требования, предъявляемые к этим документам;

- сроки предоставления муниципальной услуги;

- форму заявления о выдаче архивных справок, архивных копий, архивных выписок;

- текст Административного регламента;

- блок-схему предоставления муниципальной услуги;

- порядок информирования о ходе предоставления муниципальной услуги;

- порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых специалистами архивного отдела, МФЦ в ходе предоставления муниципальной услуги;

- информацию об архивном отделе и МФЦ с указанием их места нахождения, контактных телефонов, адресов электронной почты, адресов сайтов в сети "Интернет".

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги

Наименование муниципальной услуги: "Оформление и выдача архивных справок, архивных копий, архивных выписок".

2.2. Наименование структурного подразделения, в лице которого Администрация города Смоленска предоставляет муниципальную услугу

2.2.1. Структурным подразделением Администрации города Смоленска, ответственным за предоставление муниципальной услуги, является архивный отдел.

2.2.2. В предоставлении муниципальной услуги принимает участие МФЦ.

2.3. Описание результата предоставления муниципальной услуги

2.3.1. Результатом предоставления муниципальной услуги является принятие решения:

- о выдаче архивной справки, архивной копии, архивной выписки;

- о выдаче информационного письма об отсутствии запрашиваемых сведений в архивном отделе, о необходимости предоставления дополнительных сведений или документов для исполнения запроса (далее - информационное письмо).

2.3.2. В случае принятия решения о выдаче архивной справки, архивной копии, архивной выписки процедура предоставления муниципальной услуги завершается выдачей заявителю архивной справки, архивной копии, архивной выписки. В случае принятия решения об отказе в выдаче архивной справки, архивной копии, архивной выписки процедура предоставления муниципальной услуги завершается выдачей заявителю информационного письма.

2.3.3. Результат предоставления муниципальной услуги может быть передан заявителю в очной или заочной форме.

2.3.4. При очной форме получения результата предоставления муниципальной услуги заявитель обращается в архивный отдел или в МФЦ лично. При обращении в архивный отдел или в МФЦ заявитель предъявляет паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

2.3.5. При очной форме получения результата предоставления муниципальной услуги заявителю выдается архивная справка, архивная копия, архивная выписка, информационное письмо.

2.3.6. При заочной форме получения результата предоставления муниципальной услуги архивная справка, архивная копия, архивная выписка, информационное письмо направляются архивным отделом заявителю по почте на адрес заявителя, указанный в заявлении.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги с учетом необходимости обращения в организации, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, срок приостановления предоставления муниципальной услуги в случае, если возможность приостановления предусмотрена федеральным и (или) областным законодательством, сроки выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги

2.4.1. Муниципальная услуга предоставляется в срок не позднее 30 дней со дня регистрации заявления.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивном отделе документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся соответствующие архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация по обращению в другой архив или организацию.

2.4.2. При направлении заявителем заявления и копий всех необходимых документов по почте, а также через МФЦ срок предоставления муниципальной услуги отсчитывается от даты их поступления в архивный отдел (по дате регистрации).

2.4.3. Приостановление предоставления муниципальной услуги нормативными правовыми актами не предусмотрено.

2.5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги, с указанием их реквизитов

Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с федеральным и (или) областным законодательством для предоставления муниципальной услуги, подлежащих представлению заявителем, и информация о способах их получения заявителями, в том числе в электронной форме, и порядке их представления

2.6.1. Для получения муниципальной услуги заявитель представляет следующие документы:

- заявление о выдаче архивных справок, архивных выписок и архивных копий (далее - заявление);

- документ, удостоверяющий личность заявителя (паспорт);

- документ, подтверждающий родство заявителя, запрашивающего сведения о другом лице (свидетельство о рождении, браке);

- документ, подтверждающий полномочия на обращение при запросе сведений на других лиц (нотариально заверенную доверенность или копию).

2.6.2. В заявлении должны быть указаны:

1) фамилия, имя и отчество (при наличии), место жительства заявителя и реквизиты документа, удостоверяющего его личность (в случае если заявление подается физическим лицом);

2) наименование, место нахождения юридического лица (в случае если заявление подается юридическим лицом);

3) фамилия, имя и отчество (при наличии) представителя заявителя и реквизиты документа, подтверждающего его полномочия (в случае, если заявление подается представителем заявителя);

4) почтовый адрес, адрес электронной почты, номер телефона для связи с заявителем или представителем заявителя;

5) изложение существа запроса (указание места работы, должности, периода работы; местонахождение земельного участка, иного объекта недвижимости, год предоставления в собственность и иные необходимые для архивного поиска данные).

Форма заявления приведена в приложении N 1 к Административному регламенту.

2.6.3. К заявлению может быть приложена копия трудовой книжки.

2.6.4. Документы представляются одним из следующих способов:

1) лично заявителем (представителем заявителя) на бумажном носителе в архивный отдел или МФЦ;

2) посредством почтового отправления на бумажном носителе в архивный отдел;

3) в форме электронного документа с использованием информационно-технологической и коммуникационной инфраструктуры, в том числе Единого портала и (или) Регионального портала.

2.6.5. Документы, представляемые заявителем, должны соответствовать следующим требованиям:

- тексты документов написаны разборчиво;

- фамилия, имя и отчество (при наличии) заявителя, адрес его места жительства (нахождения), телефон (если есть) указаны полностью;

- в документах не должно быть подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений;

- документы не исполнены карандашом;

- документы не имеют серьезных повреждений, наличие которых допускает многозначность истолкования содержания.

2.7. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с федеральными и областными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, которые находятся в распоряжении государственных органов, органов местного самоуправления и иных организаций и которые заявитель вправе представить по собственной инициативе, и информация о способах их получения заявителями, в том числе в электронной форме, и порядке их представления

В распоряжении государственных органов и органов местного самоуправления отсутствуют документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги. Заявитель их представляет вместе с заявлением.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

Основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, является несоблюдение требований, указанных в пунктах 2.6.2, 2.6.5 подраздела 2.6 раздела 2 Административного регламента.

2.9. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления и (или) отказа в предоставлении муниципальной услуги

Основания для приостановления, отказа в предоставлении муниципальной услуги отсутствуют.

2.10. Перечень услуг, необходимых и обязательных для предоставления муниципальной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении муниципальной услуги

Услуги, необходимые и обязательные для предоставления муниципальной услуги, нормативными правовыми актами не предусмотрены.

2.11. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление муниципальной услуги

Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

2.12. Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, необходимых и обязательных для предоставления муниципальной услуги

Плата за предоставление услуг, необходимых и обязательных для предоставления муниципальной услуги, не взимается.

2.13. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги, услуги организации, участвующей в предоставлении муниципальной услуги, при получении результата предоставления муниципальной услуги

2.13.1. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления не должен превышать 15 минут.

2.13.2. Максимальный срок ожидания в очереди при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.

2.13.3. Инвалиды пропускаются вне очереди.

2.14. Срок и порядок регистрации заявления о предоставлении муниципальной услуги, услуги организации, участвующей в предоставлении муниципальной услуги, в том числе в электронной форме

Заявитель может подать заявление почтовым отправлением в архивный отдел, через электронную почту в архивный отдел, лично в архивный отдел, лично в МФЦ. Заявление регистрируется в течение одного рабочего дня в журнале регистрации.

2.15. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, услуга организации, участвующей в предоставлении муниципальной услуги, к местам ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления муниципальной услуги, в том числе к обеспечению доступности для инвалидов указанных объектов в соответствии с законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов

2.15.1. Помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, должны быть оборудованы отдельными входами для свободного доступа заявителей в помещение, а также средствами, обеспечивающими беспрепятственный доступ инвалидов (кнопка-вызов).

Центральный вход в помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании, графике работы органов, непосредственно предоставляющих муниципальную услугу.

У входа в каждое из помещений размещается табличка с наименованием помещения.

Помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, должны соответствовать установленным санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам.

Помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, оборудуются средствами противопожарной защиты.

В помещении, в котором предоставляется муниципальная услуга, обеспечивается:

- сопровождение инвалидов, имеющих стойкие расстройства функции зрения и самостоятельного передвижения, и оказание им помощи;

- надлежащее размещение оборудования и носителей информации, необходимых для обеспечения беспрепятственного доступа инвалидов к местам ожидания и приема заявителей с учетом ограничений их жизнедеятельности;

- допуск сурдопереводчика и тифлосурдопереводчика при предоставлении инвалиду муниципальной услуги;

- допуск собаки-проводника при наличии документа, подтверждающего ее специальное обучение и выдаваемого по форме и в порядке, которые определяются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере социальной защиты населения;

- оказание ответственным специалистом помощи инвалидам в преодолении барьеров, мешающих получению ими муниципальной услуги наравне с другими заявителями.

2.15.2. Прием заявителей осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях.

Кабинеты для приема заявителей должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием номера кабинета.

Каждое рабочее место сотрудника архивного отдела должно быть оборудовано телефоном, персональным компьютером с возможностью доступа к информационным базам данных, печатающим устройством.

При организации рабочих мест должна быть предусмотрена возможность свободного входа и выхода из помещения при необходимости.

2.15.3. Места информирования, предназначенные для ознакомления граждан с информационными материалами (образцы заполнения документов, бланки заявлений), оборудуются информационными стендами, стульями и столами (стойками) для возможности оформления документов, канцелярскими принадлежностями.

2.16. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

2.16.1. Показателями оценки доступности предоставления муниципальной услуги являются:

1) транспортная доступность мест предоставления муниципальной услуги;

2) обеспечение беспрепятственного доступа к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга;

3) размещение информации о порядке предоставления муниципальной услуги в сети "Интернет";

4) возможность предоставления услуги через МФЦ.

2.16.2. Показателями оценки качества предоставления муниципальной услуги являются:

1) соблюдение стандарта предоставления муниципальной услуги;

2) количество взаимодействий гражданина или заявителя с должностными лицами при предоставлении муниципальной услуги и их продолжительность;

3) возможность получения информации о ходе предоставления муниципальной услуги.

2.17. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальной услуги в МФЦ и особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме

2.17.1. При предоставлении муниципальной услуги архивный отдел осуществляет взаимодействие с МФЦ в соответствии с заключенным между ними соглашением о взаимодействии (далее - соглашение о взаимодействии).

2.17.2. Обеспечение возможности получения гражданами или заявителями информации и обеспечение доступа заявителей к сведениям о муниципальной услуге, размещаемым на Едином портале и (или) Региональном портале.

2.17.3. Обеспечение доступа гражданина или заявителя к форме заявления для копирования и заполнения в электронном виде с использованием Единого портала и (или) Регионального портала.

2.17.4. Обеспечение записи на прием в МФЦ для подачи заявления.

2.17.5. Обеспечение возможности осуществления оценки качества предоставления услуги.

2.17.6. Обеспечение возможности досудебного (внесудебного) обжалования решений и действий (бездействия) органа (организации), должностного лица органа (организации) либо государственного или муниципального служащего.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме, а также особенности выполнения административных процедур в МФЦ

Исчерпывающий перечень административных процедур по предоставлению муниципальной услуги:

1) прием и регистрация заявления с прилагаемыми документами;

2) рассмотрение документов, представленных заявителем (представителем заявителя);

3) принятие решения о выдаче архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма;

4) выдача (направление) результатов предоставления муниципальной услуги.

Блок-схема последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги приводится в приложении N 2 к Административному регламенту.

3.1. Прием и регистрация заявления с прилагаемыми документами

3.1.1. Основанием для начала административной процедуры приема и регистрации заявления с прилагаемыми документами является обращение заявителя лично в архивный отдел или МФЦ либо поступление заявления с прилагаемыми документами по почте, по электронной почте в архивный отдел.

3.1.2. Сотрудник архивного отдела или МФЦ проверяет правильность оформления заявления и документы, которые к нему предъявляются или прилагаются.

3.1.3. При отсутствии в заявлении необходимых сведений и документов, указанных в пунктах 2.6.2, 2.6.5 подраздела 2.6 раздела 2 Административного регламента, заявителю дается устная консультация при личном обращении или направляется информационное письмо, если заявление поступило заочно, с разъяснением того, какие сведения необходимы в заявлении и какие документы к нему предъявляются или прилагаются.

3.1.4. Сотрудник архивного отдела или МФЦ регистрирует заявление в установленном порядке в журнале регистрации заявлений.

3.1.5. Максимальный срок выполнения административной процедуры, предусмотренной настоящим подразделом, не должен превышать 1 рабочего дня.

3.1.6. Процедура приема и регистрации документов в МФЦ осуществляется в соответствии с требованиями регламента деятельности специалистов МФЦ, утвержденного приказом директора МФЦ. МФЦ обеспечивает передачу комплекта документов заявителя в архивный отдел в установленном порядке, предусмотренном соответствующим соглашением о взаимодействии.

3.2. Рассмотрение документов, представленных заявителем (представителем заявителя)

3.2.1. Основанием для начала административной процедуры рассмотрения документов, представленных заявителем (представителем заявителя), является регистрация сотрудником архивного отдела заявления и прилагаемых документов.

3.2.2. Сотрудник архивного отдела, ответственный за рассмотрение заявления (документов), определяет, в каком архивном фонде находятся сведения, необходимые для исполнения заявления.

3.2.3. Максимальный срок выполнения административной процедуры, предусмотренной настоящим подразделом, составляет 1 рабочий день.

3.3. Принятие решения о выдаче архивной справки, архивной копии, архивной выписки, информационного письма

3.3.1. Основанием для начала административной процедуры принятия решения о выдаче архивной справки, архивной копии, архивной выписки является наличие в документах архивного фонда запрашиваемых сведений.

3.3.2. Сотрудник архивного отдела на основании принятого решения о возможности исполнения заявления по документам архивного отдела подготавливает архивную справку, архивную копию, архивную выписку в течение 30 рабочих дней.

Срок исполнения заявления может быть продлен не более чем на 30 рабочих дней с уведомлением об этом заявителя.

3.3.3. В случае отсутствия в архивном отделе запрашиваемых заявителем сведений сотрудником архивного отдела подготавливается информационное письмо в течение 5 рабочих дней.

3.3.4. Архивная справка, архивная копия, архивная выписка, информационное письмо заверяются подписью уполномоченного должностного лица и печатью в течение 1 рабочего дня.

3.4. Выдача (направление) результатов предоставления муниципальной услуги

3.4.1. Основанием для начала административной процедуры выдачи (направления) результатов предоставления муниципальной услуги является подготовка архивной справки, архивной копии, архивной выписки либо оформление информационного письма.

3.4.2. В случае если в заявлении указано, что получение документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, будет осуществляться в архивном отделе, сотрудник архивного отдела, ответственный за рассмотрение заявления (документов), при личном обращении:

1) проверяет документ, удостоверяющий личность заявителя (представителя заявителя);

2) проверяет полномочия представителя заявителя (в случае если результат предоставления муниципальной услуги получает представитель заявителя);

3) выдает заявителю архивную справку, архивную копию, архивную выписку, информационное письмо.

3.4.3. В случае если в заявлении заявителем (представителем заявителя) указано на получение документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, посредством почтовой связи архивная справка, архивная копия, архивная выписка, информационное письмо направляются сотрудником архивного отдела, ответственным за рассмотрение заявления (документов), по адресу, указанному заявителем (представителем заявителя) в заявлении.

3.4.4. В случае если заявление и приложенные к нему документы поступили через МФЦ, сотрудник архивного отдела, ответственный за рассмотрение заявления (документов), в срок не более 1 рабочего дня после принятия решения и регистрации его в установленном порядке направляет результат предоставления муниципальной услуги в МФЦ для дальнейшей выдачи заявителю.

3.4.5. Максимальный срок выполнения административной процедуры, предусмотренной настоящим подразделом, составляет 1 рабочий день.

3.4.6. Результатом административной процедуры, указанной в настоящем подразделе, является получение заявителем (представителем заявителя) результата предоставления муниципальной услуги.

3.4.7. Процедура выдачи документов в МФЦ осуществляется в соответствии с требованиями, установленными в регламенте деятельности специалистов МФЦ, утвержденном приказом директора МФЦ. Срок выдачи специалистом МФЦ результата предоставления муниципальной услуги устанавливается в порядке, предусмотренном соответствующим соглашением о взаимодействии.

3.5. Предоставление в установленном порядке информации заявителям и обеспечение доступа заявителей к сведениям о муниципальной услуге в электронной форме

3.5.1. Предоставление в установленном порядке информации заявителям и обеспечение доступа заявителей к сведениям о муниципальной услуге в электронной форме осуществляются путем размещения сведений о муниципальной услуге в региональной государственной информационной системе "Реестр государственных и муниципальных услуг (функций) Смоленской области" (далее - Реестр) и на Региональном портале с последующим размещением сведений на Едином портале.

3.5.2. Положение о Едином портале, а также требования к Региональному порталу, порядку размещения на них сведений о муниципальных услугах, а также к перечню указанных сведений устанавливаются Правительством Российской Федерации.

3.5.3. С использованием Единого портала, Регионального портала заявителю предоставляется доступ к сведениям о муниципальной услуге, указанным в подразделе 1.3 раздела 1 Административного регламента.

3.5.4. Сотрудник Администрации города Смоленска, ответственный за размещение сведений о муниципальной услуге, осуществляет размещение сведений о муниципальной услуге в Реестре в соответствии с Порядком формирования и ведения региональных государственных информационных систем "Реестр государственных и муниципальных услуг (функций) Смоленской области" и "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Смоленской области", утвержденным распоряжением Администрации Смоленской области от 26.04.2010 N 499-р/адм.

4. Формы контроля за исполнением Административного регламента

4.1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений Административного регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, а также принятием решений ответственными лицами

4.1.1. Начальник архивного отдела осуществляет текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги.

4.1.2. Текущий контроль осуществляется путем проведения начальником архивного отдела или уполномоченными лицами проверок соблюдения положений Административного регламента, выявления и устранения нарушений прав заявителей, рассмотрения, подготовки ответов на обращения заявителей.

4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги

4.2.1. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми.

4.2.2. Внеплановые проверки проводятся в случае обращения заявителя с жалобой на решения и действия (бездействие), принятые и осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги должностными лицами, муниципальными служащими, поступления от органов государственной власти, органов местного самоуправления, СМИ информации о нарушениях в ходе предоставления муниципальной услуги.

4.2.3. Плановый контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги осуществляется начальником архивного отдела.

4.2.4. Результаты проверки оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

4.2.5. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с федеральным и областным законодательством.

4.3. Ответственность муниципальных служащих, должностных лиц за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги

4.3.1. Сотрудники архивного отдела несут персональную ответственность за соблюдение сроков и последовательности совершения административных действий.

Персональная ответственность должностных лиц, муниципальных служащих закрепляется в их должностных инструкциях.

4.3.2. В случае выявления нарушений виновное лицо привлекается к ответственности в порядке, установленном федеральным и областным законодательством, нормативными правовыми актами Администрации города Смоленска.

4.4. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением муниципальной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

Граждане, их объединения и организации вправе получать информацию о порядке предоставления муниципальной услуги, а также направлять замечания и предложения по улучшению качества и доступности предоставления муниципальной услуги.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих

5.1. Заявители имеют право обжаловать решения и действия (бездействие) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностных лиц органа, предоставляющего муниципальную услугу, муниципальных служащих, принимаемые и осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги, в досудебном (внесудебном) порядке.

5.2. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются решения и действия (бездействие) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего.

Заявитель может обратиться с жалобой в следующих случаях:

1) нарушения срока регистрации заявления о предоставлении муниципальной услуги;

2) нарушения срока предоставления муниципальной услуги;

3) требования у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Смоленской области, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;

4) отказа в приеме у заявителя документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Смоленской области, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;

5) отказа в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Смоленской области, муниципальными правовыми актами;

6) требования у заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Смоленской области, муниципальными правовыми актами;

7) отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушения установленного срока таких исправлений.

5.3. В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в жалобе вопросов не мог быть дан (не были устранены), заявитель вправе вновь направить жалобу в орган, предоставляющий муниципальную услугу, или соответствующему должностному лицу, предоставляющему муниципальную услугу.

5.4. Заявитель вправе подать жалобу по почте, через МФЦ, с использованием сети "Интернет", официального сайта органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также жалоба может быть принята при личном приеме заявителя. Жалобы на решения, принятые руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу, подаются в вышестоящий орган (при его наличии) либо в случае его отсутствия рассматриваются непосредственно руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу.

При поступлении жалобы через МФЦ специалисты МФЦ обеспечивают ее передачу в орган, предоставляющий муниципальную услугу, в порядке и сроки, установленные соглашением о взаимодействии, но не позднее следующего рабочего дня со дня поступления жалобы.

Жалоба на нарушение порядка предоставления муниципальной услуги МФЦ рассматривается органом, предоставляющим муниципальную услугу, заключившим соглашение о взаимодействии.

При этом срок рассмотрения жалобы исчисляется со дня регистрации жалобы в органе, предоставляющем муниципальную услугу.

5.5. Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.

5.6. Жалоба должна содержать:

- наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, фамилию, имя, отчество должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;

- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.7. По результатам рассмотрения жалобы орган, предоставляющий муниципальную услугу, принимает одно из следующих решений:

- удовлетворить жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Смоленской области, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;

- отказать в удовлетворении жалобы.

Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.8. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб на решения, принятые руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

5.9. Заявители вправе обжаловать решения, принятые в ходе предоставления муниципальной услуги, действия (бездействие) должностных лиц органов местного самоуправления, предоставляющих муниципальную услугу, в судебном порядке.

Приложение N 1
к Административному регламенту

Форма

                          В архивный отдел Администрации города Смоленска

                          _______________________________________________

                          _______________________________________________

                          (для юридических лиц - полное наименование с

                          указанием организационно-правовой формы, ИНН,

                          ОГРН*, для физических лиц - Ф.И.О, реквизиты

                                документа, удостоверяющего личность)

                          Местонахождение (место жительства) заявителя

                          _______________________________________________

                          _______________________________________________

                               (для юридического лица - юридический и

                          фактический адрес; для физического лица - адрес

                             места регистрации и фактического проживания)

                          в лице _______________________________________,

                                    (фамилия, имя, отчество и должность

                                         представителя заявителя)

                          действующего на основании**

                          _______________________________________________

                          _______________________________________________

                              (наименование, номер и дата документа,

                              удостоверяющего полномочия представителя

                                              заявителя)

                          Контактные телефоны (факс):

                          _______________________________________________

                          _______________________________________________

                          e-mail (при наличии): _________________________

Заявление
о выдаче архивной справки, архивной копии, архивной выписки

     Прошу    выдать   архивную   справку,   архивную   копию,   архивную

выписку ________________________________________________ за _________ год

          (о стаже работы, заработной плате (указать название места

         работы), о предоставлении земельного участка под строительство

     жилого дома, гаража (указать адрес, место) о проживании на основании

                          похозяйственной книги и др.)

Заявитель: ______________________________________________________________

           (Ф.И.О., должность представителя юридического (подпись) (дата)

                    лица; Ф.И.О. физического лица)

К заявлению прилагаются следующие документы:

1. _____________________________________________________________________.

2. _____________________________________________________________________.

3. _____________________________________________________________________.

4. _____________________________________________________________________.

5. _____________________________________________________________________.

Я даю согласие на обработку (сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, использование и передачу) персональных данных в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных". Ознакомлен с тем, что могу отказаться от обработки моих персональных данных, подав соответствующее заявление.

Способ получения результатов муниципальной услуги: лично в архивном отделе, в МФЦ, почтовым отправлением по адресу, указанному заявителем (нужное подчеркнуть).

Заявитель

(представитель заявителя):

___________________________  ____________   _____________________________

                               (подпись)              (Ф.И.О.)

"___" _____________ 20__ г.

------------------------------

* - не заполняется в случае, если заявителем является иностранное юридическое лицо;

** - заполняется в случае подачи заявления представителем заявителя.

Приложение N 2
к Административному регламенту

Блок-схема
последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги "Оформление и выдача архивных справок, архивных копий, архивных выписок"

                          /---------------\

                          | Рассмотрение  |

                 /--------|  заявления с  |-------\

                 |        | прилагаемыми  |       |

                 |        |  документами  |       |

                 |        \---------------/       |

                 |                                |

        /-------------------\           /------------------\

        |    Заявление и    |           |   Заявление и    |

        |     документы     |           |   документы не   |

        |   соответствуют   |           |  соответствуют   |

        |    требованиям    |           |   требованиям    |

        | законодательства  |           | законодательства |

        \-------------------/           \------------------/

               Да |                            Да |

         /----------------\          /---------------------\

         |  Регистрация   |          |                     |

         |   заявления    |          |  Имеются основания  |

         \----------------/          | для отказа в приеме |

                  |                  |     документов,     |

                                    |   необходимых для   |

/-----------------------\            |   предоставления    |

|  Оформление архивной  |            |    муниципальной    |

|   справки, архивной   |            | услуги, указанные в |

|копии, архивной выписки|            |    подразделе 2.8   |

\-----------------------/            |       раздела 2     |

             |                       |   Административного |

             |                       |      регламента     |

             |                       \---------------------/

             |                                 Да |

/-----------------------\             /--------------------\

| Выдача (направление)  |             |    Консультация,   |

|   архивной справки,   |             |     направление    |

|    архивной копии,    |             |   информационного  |

|   архивной выписки    |             |      письма о      |

\-----------------------/             |    необходимости   |

             |                        |   предоставления   |

                                     |   дополнительных   |

     /--------------\                 |     документов     |

     |    Конец     |                 \--------------------/

     \--------------/