Приказ Главы администрации Кировского района города Перми от 10 июня 2019 г. N 059-23-01-03-30 "Об утверждении Положения о постоянно действующей экспертной комиссии, Положения об архиве администрации Кировского района города Перми"

В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Инструкцией по делопроизводству в администрации города Перми, утвержденной распоряжением администрации города Перми от 31 мая 2012 года N 15-р, в целях организации и ведения методической и практической работы архива администрации Кировского района города Перми приказываю:

1. Утвердить Положение об архиве администрации Кировского района города Перми.

2. Утвердить Положение о постоянно действующей экспертной комиссии администрации Кировского района города Перми.

3. Признать утратившим силу Положение об архиве администрации Кировского района города Перми, утвержденное главой администрации Кировского района города Перми от 11.02.2005.

4. Настоящий Приказ вступает в силу со дня подписания.

5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя главы администрации Куксенка С.М.

В.В. Хлебников

Положение
об архиве администрации Кировского района города Перми
(утв. приказом Главы администрации Кировского района города Перми от 10 июня 2019 г. N 059-23-01-03-30)

1. Общие положения

1.1. Документы администрации Кировского района города Перми (далее - администрация) муниципальной формы собственности, расположенной на территории города Перми, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Пермского края, являются муниципальной собственностью и подлежат постоянному хранению в МБУ "Архив города Перми".

До передачи на постоянное муниципальное хранение эти документы хранятся временно, в пределах, установленных Федеральным архивным агентством Российской Федерации, в администрации Кировского района города Перми.

1.2. В администрации для хранения документов, составляющих часть архивного фонда Пермского края и законченных делопроизводством, документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на муниципальное хранение создается архив.

Архив администрации находится в структуре общего отдела. Администрация обеспечивает архив необходимым помещением и оборудованием.

1.3. Функции по ведению архива администрации возложены на начальника общего отдела - ответственного за формирование архива в администрации района.

1.4. Контроль за деятельностью архива осуществляет заместитель главы, курирующий вопросы делопроизводства и архива.

Организационно-методическое руководство деятельностью архива администрации осуществляется МБУ "Архив города Перми".

1.5. Администрация обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Пермского края, образующихся в ее деятельности. В соответствии с требованиями, устанавливаемыми ст. 21 Федерального закона Российской Федерации "Об архивном деле в Российской Федерации" обеспечивает своевременную передачу этих документов на муниципальное хранение.

1.6. За утрату и порчу документов Архивного фонда Пермского края должностные лица администрации несут ответственность в соответствии с действующим законодательством: ст. 27 Федерального закона "Об архивном деле Российской Федерации", ст. 27 Закона "Об архивном деле в Пермском крае", Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях. Уголовным кодексом Российской Федерации.

1.7. В своей работе архив администрации руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами Пермского края по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, главы администрации, настоящим Положением, инструкцией по организации делопроизводства и ведению архива в администрации города Перми.

1.8. При смене должностного лица, ответственного за архив, прием-передача документов и научно-справочного аппарата к ним, инвентаря и оборудования производится по акту, который утверждается главой администрации.

О смене должностного лица необходимо в обязательном порядке известить МБУ "Архив города Перми".

1.9. Положение об архиве администрации района разрабатывается на основании Примерного положения, согласовывается МБУ "Архив города Перми" и утверждается приказом главы администрации.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений администрации, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.

2.2. Кино-, фото-, фоно-, видеодокументы, информационные документы, отражающие работу администрации.

2.3. Научно-справочный аппарат к документам архива администрации.

3. Задачи специалиста, ответственного за архив

Основными задачами специалиста, ответственного за архив администрации, являются:

3.1. Комплектование архива администрации документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.2. Учет, обеспечение сохранности документов администрации.

3.3. Создание научно-технического аппарата к документам архива администрации.

3.4. Использование документов, хранящихся в архиве администрации.

3.5. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве администрации в соответствии с требованиями ГОСТов и Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526).

3.6. Подготовка и своевременная передача документов администрации, составляющих часть Архивного фонда Пермского края, на муниципальное хранение с соблюдением требований, установленных Федеральным архивным агентством Российской Федерации.

4. Функции специалиста, ответственного за архив

В соответствии с возложенными задачами специалист, ответственный за архив, осуществляет следующие функции:

4.1. Ведет список структурных подразделений - источников комплектования архива администрации.

4.2. Принимает не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством упорядоченные документы структурных подразделений администрации.

4.3. Учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов администрации.

4.4. Создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива администрации.

4.5. Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии администрации (ЭК) и экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) Агентства по делам архивов Пермского края.

4.6. Организует использование документов администрации:

4.6.1. информирует руководство и сотрудников администрации о составе и содержании документов архивного фонда;

4.6.2. выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования;

4.6.3. исполняет запросы организаций и граждан по вопросам социально правового характера;

4.6.4. ведет учет и анализ использования документов, хранящихся в архиве администрации.

4.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии администрации, осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение в МБУ "Архив города Перми".

4.8. Осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях администрации, возвращает для доработки некачественные и небрежно подготовленные документы.

4.9. Организует работу по составлению номенклатуры дел администрации.

4.10. Оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям администрации в работе с документами администрации.

4.11. Участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению администрации.

4.12. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации ответственных за делопроизводство в отделах и секторах администрации района.

4.13. Своевременно представляет в МБУ "Архив города Перми" сведения о составе и объеме документов администрации по установленной форме.

4.14. Подготавливает и в установленном порядке передает документы архивного фонда администрации, составляющие часть Архивного фонда Пермского края, на муниципальное хранение в МБУ "Архив города Перми".

5. Права специалиста, ответственного за архив

Для выполнения возложенных задач и функций специалист, ответственный за архив, имеет право:

5.1. Требовать от структурных подразделений администрации своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии.

5.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях - источниках комплектования архива.

5.3. Запрашивать от структурных подразделений необходимые для качественной работы архива сведения.

6. Ответственность специалиста, ответственного за архив

Специалист, ответственный за формирование и ведение архива администрации, совместно с заместителем главы администрации, курирующим вопросы делопроизводства и архива, несет ответственность за:

6.1. Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов администрации.

6.2. Утрату и несанкционированное уничтожение документов администрации.

6.3. Нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

Положение
о постоянно действующей экспертной комиссии администрации Кировского района города Перми
(утв. приказом Главы администрации Кировского района города Перми от 10 июня 2019 г. N 059-23-01-03-30)

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на муниципальное хранение в МБУ "Архив города Перми" документов, составляющих часть Архивного фонда Пермского края, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности администрации Кировского района города Перми (далее - администрация).

1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при главе администрации, ее решения фиксируются в протоколах и вступают в силу после утверждения главой администрации.

1.3. Персональный состав ЭК назначается приказом главы администрации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее пяти человек, возглавляет ЭК председатель - заместитель главы администрации района, курирующий вопросы делопроизводства и архива, секретарем ЭК назначается лицо, ответственное за архив.

1.4. В своей работе ЭК руководствуется действующим законодательством Российской Федерации и Пермского края об архивном деле, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства Российской Федерации (Росархива), Агентства по делам архивов Пермского края и МБУ "Архив города Перми", приказами главы администрации, типовыми и ведомственными Перечнями документов со сроком их хранения (далее - Перечень), настоящим Положением.

1.5. Положение об ЭК администрации разрабатывается на основании примерного положения, согласовывается с МБУ "Архив города Перми" и утверждается приказом главы администрации.

2. Основные задачи ЭК

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки дел к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в МБУ "Архив города Перми".

3. Основные функции ЭК

3.1. Организация и проведение работы по ежегодному отбору документов администрации для дальнейшего хранения и уничтожения.

3.2. Методическое руководство работой по разработке номенклатуры дел, по подготовке документов администрации к архивному хранению, по экспертизе ценности документов администрации.

3.3. Содействие и методическая помощь специалистам структурных подразделений администрации по вопросам ведения делопроизводства и архива.

3.4. Рассмотрение и принятие решения о согласовании, утверждении документов и представлении:

3.4.1. на утверждение экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) Агентства по делам архивов Пермского края, а затем на утверждение главе администрации:

- описей дел постоянного срока хранения;

- актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны.

3.4.2. на согласование ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края, а затем на утверждение главе администрации:

- номенклатуры дел администрации;

- описей дел временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу;

3.4.3. на рассмотрение ЭПМК Агентства по делам архивов Пермского края:

- предложения об определении сроков хранения документов, не предусмотренных Перечнем;

3.4.4. на утверждение главе администрации:

- актов о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения (кроме перечисленных в п. 3.4.1);

- актов об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.

3.5. Совместно со службами делопроизводства и кадров проведение для сотрудников структурных подразделений администрации консультаций по работе с документами, участие в проведении мероприятий по повышению их квалификации.

3.6. Участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами администрации.

4. Права ЭК

Экспертная комиссия имеет право:

4.1. Давать рекомендации сотрудникам администрации по вопросам в пределах своей деятельности.

4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:

- письменное объяснение о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного срока хранения, в том числе документов по личному составу;

- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению.

4.4. Приглашать на заседание ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей МБУ "Архив города Перми".

4.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественные и небрежно подготовленные документы.

4.6. Информировать руководство администрации по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.

4.7. В установленном порядке представлять администрацию в Агентстве по делам архивов Пермского края.

5. Организация работы ЭК

5.1. ЭК проводит заседания в соответствии с планом работы по мере необходимости, но не реже 2 раз в год.

5.2. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на заседаниях не позднее чем через 10 рабочих дней со дня поступления документов.

5.3. Заседания ЭК протоколируются, протоколы подписываются председателем и секретарем ЭК. Решения ЭК вступают в силу после утверждения главой администрации.

5.4. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеет только председатель ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют. Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну - решение принимает председатель ЭК.

5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.