Приложение N 7. Стандарт качества выполнения государственной работы "Обеспечение сохранности и учет архивных документов"

Приложение N 7

УТВЕРЖДЕНО
приказом министерства культуры и
национальной политики Амурской
области
от 21 мая 2019 г. N 120-ОД

Стандарт
качества выполнения государственной работы "Обеспечение сохранности и учет архивных документов"

1. Общие положения

1.1. Наименование государственной работы: обеспечение сохранности и учет архивных документов (далее - государственная работа).

1.2. Учреждение, выполняющее государственную работу: государственное бюджетное учреждение Амурской области "Государственный архив Амурской области" (далее - Учреждение или архив).

1.3. Функции и полномочия учредителя в отношении учреждения осуществляет министерство культуры и национальной политики Амурской области. Учредитель организует и контролирует деятельность архива по выполнению государственной работы, а также осуществляет финансирование на обеспечение выполнения государственной работы в соответствии с утвержденным государственным заданием в пределах лимитов бюджетных обязательств, доведенных до Учредителя на соответствующий финансовый год.

1.4. Потребители результатов государственной работы: общество в целом.

1.5. Цель выполнения государственной работы:

соблюдение нормативных режимов, надлежащей организации хранения, и осуществление учета архивных документов;

создание условий для развития информационного потенциала документов, хранящихся в архиве.

1.6. Государственная работа выполняется бесплатно.

2. Правовые основы выполнения государственной работы

Конституция Российской Федерации;

Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне";

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Указ Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. N 1203 "Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне";

Указ Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера";

Указ Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 г. N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию";

Закон Амурской области от 27 июня 2005 г. N 21-ОЗ (ред. от 04.03.2016) "Об управлении архивным делом в Амурской области";

Постановление Правительства Амурской области от 26 июля 2011 г. N 493 "Об утверждении стандартов качества предоставления государственных услуг в сфере культуры и архивного дела, предоставляемых за счет средств областного бюджета населению Амурской области";

приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

приказ Министерства культуры Российской Федерации от 12 января 2009 г. N 3 "Об утверждении Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации";

приказ Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 г. N 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации";

приказ Федеральной архивной службы России от 23 октября 2000 г. N 64 "Об утверждении Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах".

3. Порядок выполнения государственной работы

3.1. Общие требования к процессу выполнения государственной работы.

Основными направлениями деятельности архива в рамках выполнения государственной работы являются:

создание нормативных условий, соблюдение нормативных режимов и надлежащая организация хранения архивных документов, исключающие их хищение и утрату и обеспечивающие поддержание их в нормальном физическом состоянии;

определение количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах.

3.2. Работа по обеспечению сохранности архивных документов включает:

создание нормативных условий хранения архивных документов (строительство, реконструкция и ремонт зданий архива;

применение специальных средств хранения и перемещения архивных документов);

обеспечение нормативных противопожарного и охранного режимов;

поддержание нормативных температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в зданиях и помещениях архива;

рациональное размещение архивных документов в архивохранилищах, обеспечивающее их комплексный учет и хранение, а также оперативный поиск;

организация обособленного хранения архивных документов в зависимости от нормативных режимов хранения для их носителей;

осуществление мер по улучшению физического состояния документов, их реставрации, консервации, картонированию документов, упаковке аудиовизуальных документов и носителей электронных документов;

проверка наличия и состояния архивных документов, организация розыска необнаруженных документов;

выявление архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, и неисправимо поврежденных архивных документов;

учет физического и технического состояния архивных документов;

проведение физико-химической, технической и санитарно-гигиенической обработки документов;

соблюдение требований к выдаче архивных документов из архивохранилища, контроль за сохранностью выданных архивных документов и возвращением их в архивохранилище;

выявление уникальных и особо ценных документов;

создание страхового фонда и фонда пользования на архивные документы;

выполнение мероприятий, предусмотренных планами мобилизационной подготовки и гражданской обороны (при объявлении режима чрезвычайного положения).

3.3. Работа по ведению государственного учета архивных документов

3.3.1. Учет поступлений архивных документов в архив осуществляется на основании:

- акта приема-передачи документов на хранение;

- акта приема на хранение документов личного происхождения.

3.3.2. Учет выбытия архивных документов из архива осуществляется на основании:

- акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

- акта о неисправимых повреждениях документов;

- акта приема-передачи документов на хранение;

- акта о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

- акта возврата документов собственнику;

- акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов.

3.3.3. Учет изменений в составе архивных документов по результатам проведения отдельных видов архивных работ

Количество архивных документов изменяется в результате проведения отдельных видов архивных работ (выверка учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов; проверка наличия и состояния архивных документов, в ходе которой обнаружены неучтенные, за литерными или пропущенными номерами единицы хранения/единицы учета; реставрации архивных документов, после которой одно дело разделено на несколько дел; описания архивных документов, переработки описей дел, документов, в процессе которых возможно разделение или объединение единиц хранения/единиц учета).

Основанием для внесения изменений в учетные документы по результатам указанных работ являются:

- акт о технических ошибках в учетных документах;

- акт об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.д.;

- акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов;

- акт описания документов, переработки описей.

3.3.4. Учет уникальных и особо ценных документов

Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, порядок ведения которого определяется специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, и государственных реестрах уникальных документов архивных фондов субъектов Российской Федерации; на уникальные документы составляются листы учета и описания уникальных документов. Учет особо ценных документов ведется по: списку фондов, содержащих особо ценные документы;

описям особо ценных дел, документов или перечням номеров особо ценных дел (номерникам).

3.3.5. Учет страхового фонда и фонда пользования

Учет страхового фонда и фонда пользования ведется по книгам учета поступлений страхового фонда и фонда пользования и описям страхового фонда.

3.4. Основные показатели, характеризующие объем выполнения государственной работы:

Наименование показателя, единица измерения	Методика расчета	Источник информации
Объем хранимых дел (документов), единица	По фактическому наличию	Книга учета поступлений документов
Проверка наличия и состояния дел, единица	По фактическому наличию	Акт проверки наличия и состояния документов
Количество дел (документов), прошедших физико-химическую или техническую обработку, единица	По фактическому наличию	Карточка учета документов с повреждениями носителя Карточка учета документов с повреждениями текста

4. Требования к уровню материально-технического обеспечения выполнения государственной работы

4.1. Архив обеспечивает содержание закрепленных за ним и/или принадлежащих ему на праве собственности зданий, сооружений, имущества, оборудования и другого имущества потребительского, социального, культурного и иного назначения на уровне не ниже определяемого установленными нормативами.

4.2. Архив должен располагать материально-технической базой, обеспечивающей выполнение государственной работы и соответствующей установленным санитарно-техническим нормам.

4.3. Требования к помещениям архива, в которых выполняется государственная работа:

4.3.1. Помещения архива для выполнения государственной работы размещаются в зданиях, оборудованных противопожарной системой и системой пожаротушения, необходимой мебелью. Размеры помещений принимаются в соответствии с требованиями санитарных и строительных норм и правил, с учетом единовременной вместимости, инженерно-технического оборудования, оснащения необходимой мебелью.

4.3.2. Площадь служебных помещений зависит от числа штатных сотрудников и выполняемых ими функций. Площади основных участков работы определяются в соответствии с их назначением и установленными нормативами.

4.3.3. Архив должен быть обеспечен подсобными, санитарно-бытовыми и административно-хозяйственными помещениями (гардероб, санузел и др.). Туалетные комнаты должны быть раздельными для мужчин и женщин, с учетом доступности для лиц с ограниченными возможностями, в них постоянно должны быть урны, туалетная бумага, мылящие средства, средства для сушки рук.

4.3.4. Для размещения ресурсов и организации рабочих процессов помещения архива должны быть оборудованы предметами мебели (стеллажи, витрины, кафедры, столы, стулья и т.д.) и средствами технического оснащения, обеспечивающими надлежащее качество выполнения работ. Мебель и оборудование должны быть комфортными, функциональными, надежными, соответствовать требованиям эргономики и дизайна.

4.3.5. Помещения архива для выполнения государственной работы должны иметь оптимальное сочетание естественного и искусственного освещения.

4.3.6. Помещения архива должны быть защищены от воздействия факторов, отрицательно влияющих на качество предоставляемых услуг (повышенная или пониженная температуры воздуха, влажность воздуха, запыленность, загрязненность, шум, вибрации и т.д.). В помещениях архива для выполнения государственной работы должен поддерживаться температурный режим не менее 18 градусов и не более 25 градусов Цельсия.

4.4. Требования к технической оснащенности архива:

4.4.1. Архив должен быть оснащен специальным оборудованием, аппаратурой и приборами, отвечающими требованиям стандартов, технических условий, других нормативных документов и обеспечивающими надлежащее качество выполняемой работы.

4.4.2. Технические средства архива включают:

- компьютерную технику для оборудования автоматизированных рабочих мест;

- средства копирования документов;

- презентационную технику;

- приборы для измерения температуры и влажности;

- средства связи;

- средства пожарной и охранной сигнализации;

- транспортные средства.

4.5. Требования к фондам архива:

4.5.1. Обеспечение сохранности архивных документов архива достигается путем:

- обеспечения нормативных условий хранения архивных документов;

- соблюдения нормативных режимов хранения архивных документов;

- организации надлежащего хранения документов в архивохранилище;

- проверки наличия и состояния архивных документов;

- физико-химической и технической обработки архивных документов;

- создания страхового фонда уникальных документов и особо ценных документов;

- создания фонда пользования, в том числе электронного, уникальных документов, особо ценных документов, наиболее используемых архивных документов.

4.6. Руководство архива обязано заботиться о создании удовлетворительных условий труда для работников. В архиве рабочие места должны быть оснащены и оборудованы в соответствии с требованиями к состоянию санитарно-гигиенических условий и охраны труда.

5. Требования к законности и безопасности выполнения государственной работы

5.1. Архив должен быть зарегистрирован в качестве юридического лица в установленном законодательством порядке и иметь:

свидетельство о постановке на учет юридического лица в налоговом органе по месту нахождения на территории Российской Федерации;

свидетельство о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц;

устав, зарегистрированный в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

5.2. Помещения архива должны соответствовать:

требованиям пожарной безопасности, установленным Федеральными законами от 21.12.1994 N 69-ФЗ "О пожарной безопасности" и от 22.07.2008 N 123-ФЗ "Технический регламент о требованиях пожарной безопасности", постановлением Правительства Российской Федерации от 25.04.2012 N 390 "О противопожарном режиме", Специальными правилами пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 12.01.2009 N 3 "Об утверждении Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации";

санитарно-эпидемиологическим нормам, установленным федеральным законодательством;

требованиям безопасности и охраны труда.

Не допускается размещать помещения, в которых выполняется государственная работа, в подвальных и цокольных этажах.

5.3. Архив должен быть оборудован системой охранно-пожарной сигнализации, в том числе кнопкой экстренного вызова полиции, камерами видеонаблюдения, приборами звукового оповещения, автоматического пожаротушения и обеспечен круглосуточной охраной.

Помещения архива должны быть оснащены системой указателей ("запасный выход", "туалеты" и др.).

5.4. В зданиях и помещениях архива проезды, проходы к запасным выходам и наружным пожарным лестницам, подступы к средствам извещения о пожарах и пожаротушения должны быть всегда свободными.

5.5. Архив не должен устанавливать на путях эвакуации турникеты и другие устройства, препятствующие свободному проходу.

5.6. Во время пребывания людей в зданиях архива двери основных выходов не должны быть заперты на замки и труднооткрывающиеся запоры, должна быть обеспечена возможность быстро открыть двери эвакуационных выходов изнутри.

5.7. Курить в зданиях и помещениях архива запрещается.

5.8. В зимнее время подходы к архиву должны быть очищены от снега и льда.

5.9. Уборка помещений, в том числе доступных для посетителей, должна производиться каждый рабочий день, санузлов - по мере загрязнения.

5.10. Специальное оборудование, приборы и аппаратура должны использоваться строго по назначению в соответствии с эксплуатационными документами, содержаться в технически исправном состоянии.

Неисправное специальное оборудование, приборы и аппаратура должны быть заменены, отремонтированы (если они подлежат ремонту) или изъяты из эксплуатации.

6. Требования к доступности результата государственной работы для потребителей

6.1. Местоположение архива должно обеспечивать удобство для граждан с точки зрения пешеходной доступности от остановок общественного транспорта.

В случае если имеется возможность организации стоянки (парковки) возле здания (строения), в котором размещен архив, организовывается стоянка (парковка) для личного автомобильного транспорта граждан. За пользование стоянкой (парковкой) с граждан плата не взимается.

6.2. Прилегающая к входу территория должна быть благоустроена и озеленена, содержаться в порядке. В зимнее время подходы к зданию очищаются от снега и льда.

6.3. Вход в здание архива должен обеспечивать свободный доступ граждан, а также должен быть оборудован удобной лестницей с поручнями, широкими проходами, специальными ограждениями и перилами, пандусами для передвижения кресел-колясок.

6.4. Центральный вход в здание архива оборудуется информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании архива и режиме работы. Фасад здания архива должен быть оборудован осветительными приборами, позволяющими гражданам ознакомиться с информационной табличкой (вывеской).

6.5. Помещения архива оборудуются системой кондиционирования воздуха, противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайных ситуаций, а также снабжаются информационными табличками с указанием номеров кабинетов.

6.6. График работы архива: ежедневно, кроме субботы и воскресенья с 9.00 до 18.00 часов, обед с 13.00 до 14.00 часов.

В случае изменения графика работы архива потребители государственной работы должны быть публично извещены об изменении графика работы (дней и часов работы) не менее чем за 7 дней до вступления в силу таких изменений.

7. Требования к уровню кадрового обеспечения выполнения государственной работы

7.1. Архив должен быть укомплектован квалифицированными специалистами в соответствии со штатным расписанием.

7.2. Каждый специалист должен иметь соответствующее образование, квалификацию, профессиональную подготовку, обладать знаниями и опытом, необходимыми для выполнения возложенных на него обязанностей в соответствии с квалификационными характеристиками должностей работников государственных архивов.

7.3. У специалистов каждой категории должны быть должностные инструкции, устанавливающие их обязанности и права, ответственность за выполняемые работы.

7.4. Повышение квалификации специалистов и руководящих работников должно проводиться путем обучения по программам профессиональной переподготовки и повышения квалификации и (или) стажировки в организациях дополнительного профессиональног