Приложение N 7. Стандарт качества выполнения государственной работы "Обеспечение сохранности и учет архивных документов"

Приложение N 7

УТВЕРЖДЕНО
приказом министерства культуры и
национальной политики Амурской
области
от 21 мая 2019 г. N 120-ОД

Стандарт
качества выполнения государственной работы "Обеспечение сохранности и учет архивных документов"

1. Общие положения

1.1. Наименование государственной работы: обеспечение сохранности и учет архивных документов (далее - государственная работа).

1.2. Учреждение, выполняющее государственную работу: государственное бюджетное учреждение Амурской области "Государственный архив Амурской области" (далее - Учреждение или архив).

1.3. Функции и полномочия учредителя в отношении учреждения осуществляет министерство культуры и национальной политики Амурской области. Учредитель организует и контролирует деятельность архива по выполнению государственной работы, а также осуществляет финансирование на обеспечение выполнения государственной работы в соответствии с утвержденным государственным заданием в пределах лимитов бюджетных обязательств, доведенных до Учредителя на соответствующий финансовый год.

1.4. Потребители результатов государственной работы: общество в целом.

1.5. Цель выполнения государственной работы:

соблюдение нормативных режимов, надлежащей организации хранения, и осуществление учета архивных документов;

создание условий для развития информационного потенциала документов, хранящихся в архиве.

1.6. Государственная работа выполняется бесплатно.

2. Правовые основы выполнения государственной работы

Конституция Российской Федерации;

Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 "О государственной тайне";

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Указ Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. N 1203 "Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне";

Указ Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера";

Указ Президента Российской Федерации от 31 декабря 1993 г. N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию";

Закон Амурской области от 27 июня 2005 г. N 21-ОЗ (ред. от 04.03.2016) "Об управлении архивным делом в Амурской области";

Постановление Правительства Амурской области от 26 июля 2011 г. N 493 "Об утверждении стандартов качества предоставления государственных услуг в сфере культуры и архивного дела, предоставляемых за счет средств областного бюджета населению Амурской области";

приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

приказ Министерства культуры Российской Федерации от 12 января 2009 г. N 3 "Об утверждении Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации";

приказ Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 г. N 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации";

приказ Федеральной архивной службы России от 23 октября 2000 г. N 64 "Об утверждении Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах".

3. Порядок выполнения государственной работы

3.1. Общие требования к процессу выполнения государственной работы.

Основными направлениями деятельности архива в рамках выполнения государственной работы являются:

создание нормативных условий, соблюдение нормативных режимов и надлежащая организация хранения архивных документов, исключающие их хищение и утрату и обеспечивающие поддержание их в нормальном физическом состоянии;

определение количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах.

3.2. Работа по обеспечению сохранности архивных документов включает:

создание нормативных условий хранения архивных документов (строительство, реконструкция и ремонт зданий архива;

применение специальных средств хранения и перемещения архивных документов);

обеспечение нормативных противопожарного и охранного режимов;

поддержание нормативных температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в зданиях и помещениях архива;

рациональное размещение архивных документов в архивохранилищах, обеспечивающее их комплексный учет и хранение, а также оперативный поиск;

организация обособленного хранения архивных документов в зависимости от нормативных режимов хранения для их носителей;

осуществление мер по улучшению физического состояния документов, их реставрации, консервации, картонированию документов, упаковке аудиовизуальных документов и носителей электронных документов;

проверка наличия и состояния архивных документов, организация розыска необнаруженных документов;

выявление архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, и неисправимо поврежденных архивных документов;

учет физического и технического состояния архивных документов;

проведение физико-химической, технической и санитарно-гигиенической обработки документов;

соблюдение требований к выдаче архивных документов из архивохранилища, контроль за сохранностью выданных архивных документов и возвращением их в архивохранилище;

выявление уникальных и особо ценных документов;

создание страхового фонда и фонда пользования на архивные документы;

выполнение мероприятий, предусмотренных планами мобилизационной подготовки и гражданской обороны (при объявлении режима чрезвычайного положения).

3.3. Работа по ведению государственного учета архивных документов

3.3.1. Учет поступлений архивных документов в архив осуществляется на основании:

- акта приема-передачи документов на хранение;

- акта приема на хранение документов личного происхождения.

3.3.2. Учет выбытия архивных документов из архива осуществляется на основании:

- акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

- акта о неисправимых повреждениях документов;

- акта приема-передачи документов на хранение;

- акта о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

- акта возврата документов собственнику;

- акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов.

3.3.3. Учет изменений в составе архивных документов по результатам проведения отдельных видов архивных работ

Количество архивных документов изменяется в результате проведения отдельных видов архивных работ (выверка учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов; проверка наличия и состояния архивных документов, в ходе которой обнаружены неучтенные, за литерными или пропущенными номерами единицы хранения/единицы учета; реставрации архивных документов, после которой одно дело разделено на несколько дел; описания архивных документов, переработки описей дел, документов, в процессе которых возможно разделение или объединение единиц хранения/единиц учета).

Основанием для внесения изменений в учетные документы по результатам указанных работ являются:

- акт о технических ошибках в учетных документах;

- акт об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.д.;

- акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов;

- акт описания документов, переработки описей.

3.3.4. Учет уникальных и особо ценных документов

Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, порядок ведения которого определяется специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела, и государственных реестрах уникальных документов архивных фондов субъектов Российской Федерации; на уникальные документы составляются листы учета и описания уникальных документов. Учет особо ценных документов ведется по: списку фондов, содержащих особо ценные документы;

описям особо ценных дел, документов или перечням номеров особо ценных дел (номерникам).

3.3.5. Учет страхового фонда и фонда пользования

Учет страхового фонда и фонда пользования ведется по книгам учета поступлений страхового фонда и фонда пользования и описям страхового фонда.

3.4. Основные показатели, характеризующие объем выполнения государственной работы:

Наименование показателя, единица измерения	Методика расчета	Источник информации
Объем хранимых дел (документов), единица	По фактическому наличию	Книга учета поступлений документов
Проверка наличия и состояния дел, единица	По фактическому наличию	Акт проверки наличия и состояния документов
Количество дел (документов), прошедших физико-химическую или техническую обработку, единица	По фактическому наличию	Карточка учета документов с повреждениями носителя Карточка учета документов с повреждениями текста

4. Требования к уровню материально-технического обеспечения выполнения государственной работы

4.1. Архив обеспечивает содержание закрепленных за ним и/или принадлежащих ему на праве собственности зданий, сооружений, имущества, оборудования и другого имущества потребительского, социального, культурного и иного назначения на уровне не ниже определяемого установленными нормативами.

4.2. Архив должен располагать материально-технической базой, обеспечивающей выполнение государственной работы и соответствующей установленным санитарно-техническим нормам.

4.3. Требования к помещениям архива, в которых выполняется государственная работа:

4.3.1. Помещения архива для выполнения государственной работы размещаются в зданиях, оборудованных противопожарной системой и системой пожаротушения, необходимой мебелью. Размеры помещений принимаются в соответствии с требованиями санитарных и строительных норм и правил, с учетом единовременной вместимости, инженерно-технического оборудования, оснащения необходимой мебелью.

4.3.2. Площадь служебных помещений зависит от числа штатных сотрудников и выполняемых ими функций. Площади основных участков работы определяются в соответствии с их назначением и установленными нормативами.

4.3.3. Архив должен быть обеспечен подсобными, санитарно-бытовыми и административно-хозяйственными помещениями (гардероб, санузел и др.). Туалетные комнаты должны быть раздельными для мужчин и женщин, с учетом доступности для лиц с ограниченными возможностями, в них постоянно должны быть урны, туалетная бумага, мылящие средства, средства для сушки рук.

4.3.4. Для размещения ресурсов и организации рабочих процессов помещения архива должны быть оборудованы предметами мебели (стеллажи, витрины, кафедры, столы, стулья и т.д.) и средствами технического оснащения, обеспечивающими надлежащее качество выполнения работ. Мебель и оборудование должны быть комфортными, функциональными, надежными, соответствовать требованиям эргономики и дизайна.

4.3.5. Помещения архива для выполнения государственной работы должны иметь оптимальное сочетание естественного и искусственного освещения.

4.3.6. Помещения архива должны быть защищены от воздействия факторов, отрицательно влияющих на качество предоставляемых услуг (повышенная или пониженная температуры воздуха, влажность воздуха, запыленность, загрязненность, шум, вибрации и т.д.). В помещениях архива для выполнения государственной работы должен поддерживаться температурный режим не менее 18 градусов и не более 25 градусов Цельсия.

4.4. Требования к технической оснащенности архива:

4.4.1. Архив должен быть оснащен специальным оборудованием, аппаратурой и приборами, отвечающими требованиям стандартов, технических условий, других нормативных документов и обеспечивающими надлежащее качество выполняемой работы.

4.4.2. Технические средства архива включают:

- компьютерную технику для оборудования автоматизированных рабочих мест;

- средства копирования документов;

- презентационную технику;

- приборы для измерения температуры и влажности;

- средства связи;

- средства пожарной и охранной сигнализации;

- транспортные средства.

4.5. Требования к фондам архива:

4.5.1. Обеспечение сохранности архивных документов архива достигается путем:

- обеспечения нормативных условий хранения архивных документов;

- соблюдения нормативных режимов хранения архивных документов;

- организации надлежащего хранения документов в архивохранилище;

- проверки наличия и состояния архивных документов;

- физико-химической и технической обработки архивных документов;

- создания страхового фонда уникальных документов и особо ценных документов;

- создания фонда пользования, в том числе электронного, уникальных документов, особо ценных документов, наиболее используемых архивных документов.

4.6. Руководство архива обязано заботиться о создании удовлетворительных условий труда для работников. В архиве рабочие места должны быть оснащены и оборудованы в соответствии с требованиями к состоянию санитарно-гигиенических условий и охраны труда.

5. Требования к законности и безопасности выполнения государственной работы

5.1. Архив должен быть зарегистрирован в качестве юридического лица в установленном законодательством порядке и иметь:

свидетельство о постановке на учет юридического лица в налоговом органе по месту нахождения на территории Российской Федерации;

свидетельство о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц;

устав, зарегистрированный в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

5.2. Помещения архива должны соответствовать:

требованиям пожарной безопасности, установленным Федеральными законами от 21.12.1994 N 69-ФЗ "О пожарной безопасности" и от 22.07.2008 N 123-ФЗ "Технический регламент о требованиях пожарной безопасности", постановлением Правительства Российской Федерации от 25.04.2012 N 390 "О противопожарном режиме", Специальными правилами пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 12.01.2009 N 3 "Об утверждении Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации";

санитарно-эпидемиологическим нормам, установленным федеральным законодательством;

требованиям безопасности и охраны труда.

Не допускается размещать помещения, в которых выполняется государственная работа, в подвальных и цокольных этажах.

5.3. Архив должен быть оборудован системой охранно-пожарной сигнализации, в том числе кнопкой экстренного вызова полиции, камерами видеонаблюдения, приборами звукового оповещения, автоматического пожаротушения и обеспечен круглосуточной охраной.

Помещения архива должны быть оснащены системой указателей ("запасный выход", "туалеты" и др.).

5.4. В зданиях и помещениях архива проезды, проходы к запасным выходам и наружным пожарным лестницам, подступы к средствам извещения о пожарах и пожаротушения должны быть всегда свободными.

5.5. Архив не должен устанавливать на путях эвакуации турникеты и другие устройства, препятствующие свободному проходу.

5.6. Во время пребывания людей в зданиях архива двери основных выходов не должны быть заперты на замки и труднооткрывающиеся запоры, должна быть обеспечена возможность быстро открыть двери эвакуационных выходов изнутри.

5.7. Курить в зданиях и помещениях архива запрещается.

5.8. В зимнее время подходы к архиву должны быть очищены от снега и льда.

5.9. Уборка помещений, в том числе доступных для посетителей, должна производиться каждый рабочий день, санузлов - по мере загрязнения.

5.10. Специальное оборудование, приборы и аппаратура должны использоваться строго по назначению в соответствии с эксплуатационными документами, содержаться в технически исправном состоянии.

Неисправное специальное оборудование, приборы и аппаратура должны быть заменены, отремонтированы (если они подлежат ремонту) или изъяты из эксплуатации.

6. Требования к доступности результата государственной работы для потребителей

6.1. Местоположение архива должно обеспечивать удобство для граждан с точки зрения пешеходной доступности от остановок общественного транспорта.

В случае если имеется возможность организации стоянки (парковки) возле здания (строения), в котором размещен архив, организовывается стоянка (парковка) для личного автомобильного транспорта граждан. За пользование стоянкой (парковкой) с граждан плата не взимается.

6.2. Прилегающая к входу территория должна быть благоустроена и озеленена, содержаться в порядке. В зимнее время подходы к зданию очищаются от снега и льда.

6.3. Вход в здание архива должен обеспечивать свободный доступ граждан, а также должен быть оборудован удобной лестницей с поручнями, широкими проходами, специальными ограждениями и перилами, пандусами для передвижения кресел-колясок.

6.4. Центральный вход в здание архива оборудуется информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании архива и режиме работы. Фасад здания архива должен быть оборудован осветительными приборами, позволяющими гражданам ознакомиться с информационной табличкой (вывеской).

6.5. Помещения архива оборудуются системой кондиционирования воздуха, противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайных ситуаций, а также снабжаются информационными табличками с указанием номеров кабинетов.

6.6. График работы архива: ежедневно, кроме субботы и воскресенья с 9.00 до 18.00 часов, обед с 13.00 до 14.00 часов.

В случае изменения графика работы архива потребители государственной работы должны быть публично извещены об изменении графика работы (дней и часов работы) не менее чем за 7 дней до вступления в силу таких изменений.

7. Требования к уровню кадрового обеспечения выполнения государственной работы

7.1. Архив должен быть укомплектован квалифицированными специалистами в соответствии со штатным расписанием.

7.2. Каждый специалист должен иметь соответствующее образование, квалификацию, профессиональную подготовку, обладать знаниями и опытом, необходимыми для выполнения возложенных на него обязанностей в соответствии с квалификационными характеристиками должностей работников государственных архивов.

7.3. У специалистов каждой категории должны быть должностные инструкции, устанавливающие их обязанности и права, ответственность за выполняемые работы.

7.4. Повышение квалификации специалистов и руководящих работников должно проводиться путем обучения по программам профессиональной переподготовки и повышения квалификации и (или) стажировки в организациях дополнительного профессионального образования, в образовательных организациях высшего образования и иных организациях, имеющих соответствующую лицензию. Повышение квалификации осуществляется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет.

7.5. Специалисты архива проходят аттестацию в установленном законодательством порядке.

7.6. В профессиональной деятельности работники архива руководствуются кодексом профессиональной этики.

8. Требования к информационному обеспечению потребителей государственной работы

8.1. Учреждение обязано своевременно обеспечивать потребителей необходимой и достоверной информацией о предоставляемой государственной работе.

8.2. Информация у входа в Учреждение должна содержать:

8.2.1. Наименование, местонахождение (адрес) и режим работы (в соответствии с требованиями Закона Российской Федерации от 07.02.1992 N 2300-1 "О защите прав потребителей".

8.3. Информация в помещениях Учреждения должна содержать:

8.3.1. Наименование помещений у входа в каждое из них;

8.4. Информация в сети Интернет должна содержать:

8.4.1. полное и краткое наименование Учреждения;

8.4.2. информация об адресе и контактных телефонах, маршрутах проезда к Учреждению;

8.4.3. фамилия, имя, отчество, номера телефонов руководителя Учреждения и его заместителя;

8.4.4. режим работы Учреждения, время и дни приема посетителей для подачи заявлений;

8.4.5. часы приема пользователей руководителем учреждения.

В информационной системе "Единый Портал государственных и муниципальных услуг", "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Амурской области" размещаются сведения о выполняемой работе.

Информация о деятельности архива, о порядке и правилах выполнения государственной работы должна обновляться по мере необходимости.

9. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в выполнении государственной работы

9.1. Основанием для отказа в выполнении государственной работы является:

исключение государственной работы из Перечня государственных услуг и работ, оказываемых и выполняемых государственными учреждениями и финансируемых за счет средств бюджета Амурской области;

ликвидация или реорганизация архива.

9.2. Отказ от выполнения государственной работы по иным основаниям не допускается.

10. Описание результатов выполнения государственной работы

10.1. Результатом выполнения государственной работы по обеспечению сохранности архивных документов является обеспечение нормативных противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов хранения документов, исключающих их хищение и утрату.

10.2. Результатом выполнения государственной работы по ведению государственного учета архивных документов является организационная упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроль за их наличием и состоянием.

11. Порядок подачи, регистрации и рассмотрения жалоб на несоблюдение стандарта качества выполнения государственной работы

11.1. Жалоба на несоблюдение стандарта качества выполнения государственной работы подается в письменной форме на бумажном носителе или в электронной форме в архив.

Жалобы на решения, принятые руководителем архива, направляются Учредителю и рассматриваются в порядке, установленном законодательствами Российской Федерации.

11.2. Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта архива либо Учредителя, Порталов, а также принята при личном приеме заявителя.

11.3. Жалоба должна содержать:

наименование архива, должностного лица архива, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

фамилию, имя, отчество, сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) архива, выполняющего государственную работу, должностного лица архива, выполняющего государственную работу;

доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) архива, должностного лица архива. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

11.4. Жалоба, поступившая в архив, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа архива, должностного лица архива в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

11.5. По результатам рассмотрения жалобы архив принимает одно из следующих решений:

удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных архивом опечаток и ошибок в выданных в результате выполнения государственной работы документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Амурской области, а также в иных формах;

отказывает в удовлетворении жалобы.

11.6. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 11.5. настоящего Стандарта, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

11.7. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб в соответствии с пунктами 11.1 и 11.4 настоящего Стандарта, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в уполномоченный орган.

12. Порядок контроля за выполнением государственной работы и оценка качества

12.1. Контроль за выполнением государственной работы со стороны Учредителя осуществляется путам:

- проведения мониторинга основных показателей работы за определенный период;

- анализа обращений и жалоб граждан по вопросу выполнения государственной работы, проведения по фактам обращения проверок по выявленным нарушениям.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

12.1. Контроль за соблюдением требований к выполненной работе может быть внутренним и внешним.

12.1.1 Внутренний контроль качества выполнения государственной работы проводит руководство Учреждения или по его инициативе специально уполномоченное структурное подразделение, штатная единица, либо потребитель в соответствии с условиями договора (контракта). Объектами контроля являются процедуры управления, условия, процесс предоставления и результат оказания работы.

12.1.2. Внешний контроль качества выполнения государственной работы проводят:

- Учредитель в пределах своих компетенций путем анализа и сравнения фактического выполнения работы и ее соответствия данному стандарту, а также путем определения степени удовлетворенности потребителей качеством работы;

- иные учреждения (организации), обладающие контрольными полномочиями в соответствии с положениями действующего законодательства.

13. Учет мнения потребителей государственной работы

13.1. Основой оценки качества выполнения государственной работы является уровень удовлетворенности потребителей выполненной работой по результатам рассмотрения письменных предложений, заявлений или жалоб потребителей. Уровень удовлетворенности определяется изучением мнений различных групп потребителей (населения) и работников учреждений об их качестве и доступности.

13.2. Учреждение проводит изучение мнений потребителя самостоятельно (в форме опроса, анкетирования потребителей, мониторинга отзывов потребителей на сайте учреждения, анализа книги предложений и т.п.) или привлекает специализированные организации (учреждения) с целью проведения социологических исследований. Мнения потребителей используются при проведении оценки доступности и качества выполнения государственной работы.