Приложение N 8. Стандарт качества выполнения государственной работы "Описание архивных документов, создание справочно-поисковых средств к ним, подготовка справочно-информационных изданий о составе и содержании архивных фондов"

Приложение N 8

УТВЕРЖДЕНО
приказом министерства культуры и
национальной политики Амурской
области
от 21 мая 2019 г. N 120-ОД

Стандарт
качества выполнения государственной работы "Описание архивных документов, создание справочно-поисковых средств к ним, подготовка справочно-информационных изданий о составе и содержании архивных фондов"

1. Общие положения

1.1. Наименование государственной работы: описание архивных документов, создание справочно-поисковых средств к ним, подготовка справочно-информационных изданий о составе и содержании архивных фондов (далее - государственная работа).

1.2. Учреждение, выполняющее государственную работу: государственное бюджетное учреждение Амурской области "Государственный архив Амурской области" (далее - Учреждение или архив).

1.3. Функции и полномочия учредителя в отношении учреждения осуществляет министерство культуры и национальной политики Амурской области. Учредитель организует и контролирует деятельность архива по выполнению государственной работы, а также осуществляет финансирование на обеспечение выполнения государственной работы в соответствии с утвержденным государственным заданием в пределах лимитов бюджетных обязательств, доведенных до Учредителя на соответствующий финансовый год.

1.4. Потребители результатов государственной работы: общество в целом.

1.5. Цель выполнения государственной работы:

создание условий для развития информационного потенциала массива документов, хранящихся в архиве, как важной части государственных информационных ресурсов и историко-культурного наследия Амурской области.

1.6. Государственная работа выполняется бесплатно.

2. Правовые основы выполнения государственной работы

Конституция Российской Федерации;

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федеральный закон от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Федеральный закон от 09 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

Закон Амурской области от 27 июня 2005 г. N 21-ОЗ "Об управлении архивным делом в Амурской области";

Постановление Правительства Амурской области от 26 июля 2011 г. N 493 "Об утверждении стандартов качества предоставления государственных услуг в сфере культуры и архивного дела, предоставляемых за счет средств областного бюджета населению Амурской области";

приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".

3. Порядок выполнения государственной работы

3.1. Общие требования к процессу выполнения государственной работы:

Стандарт качества по предоставлению государственной работы осуществляется по следующим направлениям:

описание архивных документов;

создание справочно-поисковых средств;

ведение Базы данных "Архивный Фонд".

3.2. Описание архивных документов (создание информации для архивных справочников) проводится на трех уровнях: архивный фонд, единица хранения/единица учета, архивный документ.

Основой архивного справочника является описательная статья, состоящая из следующих обязательных элементов: сведений, идентифицирующих информацию (название и справочные данные архивного фонда, единицы хранения/единицы учета, архивного документа); сведений о состоянии и содержании информации; сведений об условиях доступа и условиях использования информации; сведений по истории архивного фонда (для уровня архивного фонда). При необходимости в описательную статью включаются дополнительные сведения о местонахождении оригиналов; о наличии архивных документов фондообразователя в составе других архивных фондов и местах их хранения, библиография и др.

3.2.1. Описательная статья архивного справочника на уровне архивного фонда включает: название архивного фонда, справочные данные о нем, историческую справку к фонду, аннотацию о составе и содержании архивных документов, информацию об условиях доступа и использования, библиографию.

Историческая справка к фонду состоит из информации по истории фондообразователя и истории архивного фонда.

Сведения по истории фондообразователя включают: даты его образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру и функции, названия организации-предшественника и правопреемника. Сведения о фондообразователе архивного фонда личного происхождения включают его краткие биографические данные (фамилия, имя, отчество, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, данные о служебной и общественной деятельности). Для архивного фонда семьи, рода аналогичные сведения даются о каждом из родственников. Для объединенного архивного фонда составляется общая историческая справка.

Сведения по истории архивного фонда включают дату его поступления в архив, объем и крайние даты архивных документов, степень их сохранности; особенности формирования, описания и систематизации; информацию об изменениях в составе и объеме архивного фонда и их причинах, о наличии архивных документов других организаций или лиц; о составе научно-справочного аппарата к архивному фонду. Для архивной коллекции указываются сведения о времени, условиях, причинах ее создания; принципах формирования; местонахождении коллекции до поступления в архив; составителе.

Аннотация о составе и содержании архивных документов архивного фонда включает краткую обобщенную характеристику этих документов по видам и их содержания по темам, отражающим направления деятельности фондообразователя, с указанием хронологии теми обозначением их географических (административно-территориальных) границ.

Условия доступа к архивным документам архивного фонда и их использования включают сведения о наличии архивных документов, доступ к которым и порядок их использования ограничены законодательством Российской Федерации или фондообразователем, а также сведения о наличии подлинников особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документов Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в неудовлетворительном состоянии; о наличии фонда пользования.

Библиография к архивному фонду включает список опубликованных справочников по данному фонду и пофондовых документальных публикаций, выполненных на его основе.

3.2.2. Описательная статья архивного справочника на уровне единицы хранения/единицы учета включает: порядковый номер единицы хранения/единицы учета; старый инвентарный: номер; заголовок единицы хранения/единицы учета; справочные данные о ней; указание на подлинность/копийность, вид носителя или способ воспроизведения), язык, внешние особенности, условия доступа и использования архивных документов (описательная статья при необходимости дополняется названием архивного фонда и его структурной части (описи дел, документов), аннотацией отдельных архивных документов или их групп данной единицы хранения/единицы учета).

Заголовок единицы хранения управленческой документации, личного происхождения включает: наименование вида архивных документов; авторов архивных документов, адресатов или корреспондентов, которым направлены или от которых получены документы; вопрос или предмет, название события, факта, местности, фамилии и инициалы лица, к которым относится содержание указанных документов; даты события;

заголовок единицы учета киновидеодокумента включает авторское название фильма (спецвыпуска, киножурнала, киносюжета) или название события, дату производства или дату съемки, фамилии и инициалов режиссера и (или) оператора съемки;

заголовок единицы учета фонодокумента включает название и жанр фонодокумента, название, место и дату отраженного события;

заголовок единицы хранения фотодокумента включает описание изображения или название фотоальбома, слайда, негатива, фамилию, инициалы автора, место и дату съемки.

Справочные данные о единице хранения/единице учета состоят из:

элементов архивного шифра (номер фонда, номер описи, номер единицы хранения/единицы учета);

объема единицы хранения/единицы учета - количества листов (для документов на бумажной основе), количества единиц хранения в единице учета или единиц учета в единице хранения, метража, хронометража, времени звучания (для киновидеофонодокументов), количества негативов, составляющих единицу хранения, количества фотоотпечатков в альбоме (для фотодокументов);

крайних дат архивных документов (даты записи/перезаписи - для аудиовизуальных документов).

В качестве видов материального носителя единицы хранения /единицы учета при описании указываются - бумага, калька, пергамент и др. (для управленческой документации и документов личного происхождения), тип магнитной ленты (для фонодокументов магнитной записи), материал носителя (для фонодокументов граммофонной записи), формат записи (для видеодокументов), формат и основа пленки, цветопередача (для фото- и кинодокументов).

Условия доступа к единицам хранения/единицам учета и их использования включают сведения о наличии архивных документов, доступ к которым и порядок их использования ограничены законодательством Российской Федерации или фондообразователем, а также сведения о наличии подлинников особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документов Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в неудовлетворительном состоянии; о наличии фонда пользования; о языке и внешних особенностях архивных документов; о наличии НС А к единице хранения/единице учета.

3.2.3. Описательная статья архивного справочника на уровне архивного документа включает: заголовок; справочные данные о нем; указание на подлинность/копийность; вид носителя (или способ воспроизведения); условия доступа и использования.

Заголовок архивного документа включает: наименование вида архивного документа; автора, адресата или корреспондента, которому направлен или от которого получен документ; вопрос или предмет, событие, факт, лицо, название местности, к которым относится содержание указанного документа; дату события.

Справочные данные об архивном документе состоят из элементов архивного шифра (номера фонда, номера описи, номер единицы хранения/единицы учета, номеров листов); объема (количества листов) архивного документа; даты его создания.

Условия доступа к архивному документу и использования включают сведения о наличии ограничений на доступ и ограничений по использованию, установленных законодательством Российской Федерации или фондообразователем, а также отнесения его к числу особо ценных документов, в том числе уникальных документов, или документов Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в неудовлетворительном состоянии; сведения о наличии фонда пользования; о языке и внешних особенностях архивного документа; о включении информации о нем в систему НСА.

3.3. В состав работы по созданию справочно-поисковых средств к архивным документам входит подготовка (разработка):

путеводителя (архивного справочника, содержащего сведения об архивных фондах архива в систематизированном виде и предназначенного для ознакомления пользователей с их составом и содержанием), состоящего из описательных статей на уровне архивного фонда и справочного аппарата;

каталогов (межфондовых архивных справочников, в которых сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей) архива, сгруппированных по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с определенной схемой классификации документной информации, образующих систему каталогов архива;

указателей (архивных справочников, представляющих собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо иному признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров), которые подразделяются на внутрифондовые, межфондовые, межархивные, а также на тематические, предметные, хронологические;

указатели могут быть самостоятельными архивными справочниками в системе НСА архива или входить в состав вспомогательного справочного аппарата к другим типам архивных справочников;

описательная статья указателя любого типа состоит из предметного понятия (рубрики) и архивного шифра;

обзоров (архивных справочников, включающих систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненных их источниковедческим анализом);

обзоры подразделяются на обзоры фондов и тематические обзоры;

усовершенствованных описей дел, документов (комплекс работ по повышению информативности описей: уточнение заголовков единиц хранения/единиц учета (без изменения их систематизации), составление необходимого справочного аппарата к описям);

переработанных описей дел, документов (составление новых описей взамен старых, не отвечающих требованиям поиска и учета архивных документов;

переработка описей включает: изучение единиц хранения/единиц учета с проведением экспертизы их ценности, уточнением их фондовой принадлежности;

уточнение или составление заголовков единиц хранения/единиц учета;

определение или уточнение их крайних дат, пересистематизацию единиц хранения/единиц учета по новой схеме систематизации и составление необходимого справочного аппарата к описям, в том числе составление переводных таблиц старых и новых архивных шифров единиц хранения/единиц учета).

3.4. Ведение Базы данных "Архивный фонд" служит для накопления информации о составе и содержании документов, состоянии их сохранности и научно-справочного аппарата на уровне фонда, описи, единицы хранения/единицы учета и документа, что обеспечивает информационные функции государственного учета, контроля за хранением документов, их физическим состоянием, состоянием НСА, ведение каталогов в автоматическом режиме.

База данных автоматически формирует паспорт архива, перечни фондов, описей, единиц хранения, ряд сводных статистических отчетов.

Информационный массив Базы данных "Архивный фонд" состоит из следующих разделов:

- фонд - содержит информацию на уровне фонда: количественные характеристики, историческую справку к документам фонда, данные о физико-химическом состоянии документов, состав научно-справочного аппарата;

- опись - содержит информацию о составе документов, объеме документов описи, предисловие к документам описи;

- единица хранения/единица учета - содержит информацию о наименовании единицы хранения/единицы учета, количестве страниц в деле, дату, сведения о картонировании;

- библиография - содержит информацию об издании публикаций по истории фондообразователя, справочников и исследований о документах и публикации документов фонда;

- переименования: - содержит информацию о всех переименованиях организации, учреждения - фондообразователя с момента его возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период;

- биографическая справка - содержит информацию о фондах личного происхождения, а также о персоналиях, упоминаемых в аннотациях состава и содержания фондов, если в них имеются соответствующие сведениях;

- фондовые включения;

- задокументированные периоды;

- топография - содержит информацию о том, в каком хранилище, на каком стеллаже, какой полке находятся документы по каждой описи;

- движение документов - содержит информацию о всех изменениях, происходящих в составе, объеме и состоянии документов фонда, влияющие на его количественные и качественные характеристики;

- персоналии;

- географические сведения;

- тематика;

- рубрикатор;

- паспорт.

Разделы "Персоналии", "Географические сведения", "Тематика" состоят из отдельных слов или словосочетаний (терминов, ключевых слов) и номеров фондов, к которым термины относятся. Данные файлов используются для поиска фондов по ключевым словам и составления указателей для путеводителя по фондам архива.

3.5. Основные показатели, характеризующие объем выполнения государственной работы:

Наименование показателя, единица измерения	Методика расчета	Источник информации
Количество дел (документов), сведения о которых включены в традиционные и электронные справочно-поисковые средства, единица	По фактическому наличию	Описи дел (документов)
Количество записей, внесенных в электронные справочно-поисковые средства, единица	По фактическому наличию	База данных "Архивный фонд", журнал учета работы по внесению информации в Базу данных "Архивный фонд"

4. Требования к уровню материально-технического обеспечения выполнения государственной работы

4.1. Архив обеспечивает содержание закрепленных за ним и/или принадлежащих ему на праве собственности зданий, сооружений, имущества, оборудования и другого имущества потребительского, социального, культурного и иного назначения на уровне не ниже определяемого установленными нормативами.

4.2. Архив должен располагать материально-технической базой, обеспечивающей выполнение государственной работы и соответствующей установленным санитарно-техническим нормам.

4.3. Требования к помещениям архива, в которых выполняется государственная работа:

4.3.1. Помещения архива для выполнения государственной работы размещаются в зданиях, оборудованных противопожарной системой и системой пожаротушения, необходимой мебелью. Размеры помещений принимаются в соответствии с требованиями санитарных и строительных норм и правил, с учетом единовременной вместимости, инженерно-технического оборудования, оснащения необходимой мебелью.

4.3.2. Площадь служебных помещений зависит от числа штатных сотрудников и выполняемых ими функций. Площади основных участков работы определяются в соответствии с их назначением и установленными нормативами.

4.3.3. Архив должен быть обеспечен подсобными, санитарно-бытовыми и административно-хозяйственными помещениями (гардероб, санузел и др.). Туалетные комнаты должны быть раздельными для мужчин и женщин, с учетом доступности для лиц с ограниченными возможностями, в них постоянно должны быть урны, туалетная бумага, мылящие средства, средства для сушки рук.

4.3.4. Для размещения ресурсов и организации рабочих процессов помещения архива должны быть оборудованы предметами мебели (стеллажи, витрины, кафедры, столы, стулья и т.д.) и средствами технического оснащения, обеспечивающими надлежащее качество выполнения работ. Мебель и оборудование должны быть комфортными, функциональными, надежными, соответствовать требованиям эргономики и дизайна.

4.3.5. Помещения архива для выполнения государственной работы должны иметь оптимальное сочетание естественного и искусственного освещения.

4.3.6. Помещения архива должны быть защищены от воздействия факторов, отрицательно влияющих на качество предоставляемых услуг (повышенная или пониженная температуры воздуха, влажность воздуха, запыленность, загрязненность, шум, вибрации и т.д.). В помещениях архива для выполнения государственной работы должен поддерживаться температурный режим не менее 18 градусов и не более 25 градусов Цельсия.

4.4. Требования к технической оснащенности архива:

4.4.1. Архив должен быть оснащен специальным оборудованием, аппаратурой и приборами, отвечающими требованиям стандартов, технических условий, других нормативных документов и обеспечивающими надлежащее качество выполняемой работы.

4.4.2. Технические средства архива включают:

- компьютерную технику для оборудования автоматизированных рабочих мест;

- средства копирования документов;

- презентационную технику;

- приборы для измерения температуры и влажности;

- средства связи;

- средства пожарной и охранной сигнализации;

- транспортные средства.

4.5. Требования к фондам архива:

4.5.1. Обеспечение сохранности архивных документов архива достигается путем:

- обеспечения нормативных условий хранения архивных документов;

- соблюдения нормативных режимов хранения архивных документов;

- организации надлежащего хранения документов в архивохранилище;

- проверки наличия и состояния архивных документов;

- физико-химической и технической обработки архивных документов;

- создания страхового фонда уникальных документов и особо ценных документов;

- создания фонда пользования, в том числе электронного, уникальных документов, особо ценных документов, наиболее используемых архивных документов.

4.6. Руководство архива обязано заботиться о создании удовлетворительных условий труда для работников. В архиве рабочие места должны быть оснащены и оборудованы в соответствии с требованиями к состоянию санитарно-гигиенических условий и охраны труда.

5. Требования к законности и безопасности выполнения государственной работы

5.1. Архив должен быть зарегистрирован в качестве юридического лица в установленном законодательством порядке и иметь:

свидетельство о постановке на учет юридического лица в налоговом органе по месту нахождения на территории Российской Федерации;

свидетельство о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц;

устав, зарегистрированный в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

5.2. Помещения архива должны соответствовать:

требованиям пожарной безопасности, установленным Федеральными законами от 21.12.1994 N 69-ФЗ "О пожарной безопасности" и от 22.07.2008 N 123-ФЗ "Технический регламент о требованиях пожарной безопасности", постановлением Правительства Российской Федерации от 25.04.2012 N 390 "О противопожарном режиме", Специальными правилами пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 12.01.2009 N 3 "Об утверждении Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации";

санитарно-эпидемиологическим нормам, установленным федеральным законодательством;

требованиям безопасности и охраны труда.

Не допускается размещать помещения, в которых выполняется государственная работа, в подвальных и цокольных этажах.

5.3. Архив должен быть оборудован системой охранно-пожарной сигнализации, в том числе кнопкой экстренного вызова полиции, камерами видеонаблюдения, приборами звукового оповещения, автоматического пожаротушения и обеспечен круглосуточной охраной.

Помещения архива должны быть оснащены системой указателей ("запасный выход", "туалеты" и др.).

5.4. В зданиях и помещениях архива проезды, проходы к запасным: выходам и наружным пожарным лестницам, подступы к средствам извещения о пожарах и пожаротушения должны быть всегда свободными.

5.5. Архив не должен устанавливать на путях эвакуации турникеты и другие устройства, препятствующие свободному проходу.

5.6. Во время пребывания людей в зданиях архива двери основных выходов не должны быть заперты на замки и труднооткрывающиеся запоры, должна быть обеспечена возможность быстро открыть двери эвакуационных выходов изнутри.

5.7. Курить в зданиях и помещениях архива запрещается.

5.8. В зимнее время подходы к архиву должны быть очищены от снега и льда.

5.9. Уборка помещений, в том числе доступных для посетителей, должна производиться каждый рабочий день, санузлов - по мере загрязнения.

5.10. Специальное оборудование, приборы и аппаратура должны: использоваться строго по назначению в соответствии с эксплуатационными документами, содержаться в технически исправном состоянии.

Неисправное специальное оборудование, приборы и аппаратура должны быть заменены, отремонтированы (если они подлежат ремонту) или изъяты из эксплуатации.

6. Требования к доступности государственной работы для потребителей

6.1. Местоположение архива должно обеспечивать удобство для граждан с точки зрения пешеходной доступности от остановок общественного транспорта.

В случае если имеется возможность организации стоянки (парковки) возле здания (строения), в котором размещен архив, организовывается стоянка (парковка) для личного автомобильного транспорта граждан. За пользование стоянкой (парковкой) с граждан плата не взимается.

6.2. Прилегающая к входу территория должна быть благ