Приложение N 10. Стандарт качества предоставления государственной услуги "Обеспечение доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале архива"

Приложение N 10

УТВЕРЖДЕНО
приказом министерства культуры и
национальной политики Амурской
области
от 21 мая 2019 г. N 120-ОД

Стандарт
качества предоставления государственной услуги "Обеспечение доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале архива"

1. Общие положения

1.1. Наименование государственной услуги: обеспечение доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале архива (далее - государственная услуга).

1.2. Учреждение, оказывающее государственную услугу: государственное бюджетное учреждение Амурской области "Государственный архив Амурской области" (далее - Учреждение или архив).

1.3. Функции и полномочия учредителя в отношении учреждения осуществляет министерство культуры и национальной политики Амурской области. Учредитель организует и контролирует деятельность архива по предоставлению государственной услуги, а также осуществляет финансирование на обеспечение выполнения государственной услуги в соответствии с утвержденным государственным заданием в пределах лимитов бюджетных обязательств, доведенных до Учредителя на соответствующий финансовый год.

1.4. Получатели государственной услуги:

Получателями государственной услуги являются юридические и физические лица, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации, в том числе иностранные граждане и лица без гражданства.

Получатель государственной услуги, не достигший совершеннолетия, допускается для работы в читальный зал с одним из родителей или другим законным представителем, несущим ответственность за соблюдение Стандарта качества государственной услуги "Обеспечение доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним в читальном зале архива" (далее - Стандарт) несовершеннолетним получателем государственной услуги.

Получатели государственной услуги обладают равными правами на изучение дел, документов, находящихся на хранении в архиве, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.5. Цель предоставления государственной услуги:

расширение доступа пользователей к архивным документам, поступившим на государственное хранение, справочно-поисковым средствам к ним;

создание необходимых условий для работы пользователей в читальных залах архива.

1.6. Сведения о платности предоставления государственной услуги:

государственная услуга предоставляется бесплатно.

2. Правовые основы предоставления государственной услуги

Конституция Российской Федерации;

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных";

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федеральный закон от 09 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

Федеральный закон от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Федеральный закон от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

Закон Амурской области от 27 июня 2005 г. N 21-ОЗ "Об управлении архивным делом в Амурской области";

Постановление Правительства Амурской области от 26 июля 2011 г. N 493 "Об утверждении стандартов качества предоставления государственных услуг в сфере культуры и архивного дела, предоставляемых за счет средств областного бюджета населению Амурской области";

приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

приказ Федерального архивного агентства от 01 сентября 2017 г. N 143 "Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах".

3. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги

3.1. Для предоставления государственной услуги в читальных залах архива необходимы следующие документы:

N п/п	Наименование документа	Срок действия документа
1	2	3
3.1.1. Первичное (разовое) посещение для физических лиц
1	Личное заявление на допуск в читальные залы архива в простой письменной форме	не более 1 года
2	Документ, удостоверяющий личность гражданина: - паспорт гражданина РФ; - паспорт (заграничный паспорт) иностранного гражданина; - удостоверение личности, содержащее фотографию, сведения о фамилии, имени, отчестве, месте регистрации, с указанием срока действия документа (в случае отсутствия паспорта)	в соответствии с законодательством РФ либо иностранного государства, а также органа, выдавшего удостоверение личности
3	Анкета рекомендованного образца согласно приложению к Порядку использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденному приказом Федерального архивного агентства от 01 сентября 2017 г. N 143 "Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации"
4	Письменное согласие гражданина на обработку персональных данных	не более 1 года
3.1.2. Первичное (разовое) посещение для юридических лиц
1	Письмо юридического лица	не более 1 года
2	Документ, удостоверяющий личность гражданина: - паспорт гражданина РФ; - паспорт (заграничный паспорт) иностранного гражданина; - удостоверение личности, содержащее фотографию, сведения о фамилии, имени, отчестве, месте регистрации, с указанием срока действия документа (в случае отсутствия паспорта)	в соответствии с законодательством РФ либо иностранного государства, а также органа, выдавшего удостоверение личности
3	Анкета рекомендованного образца согласно приложению к Порядку использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденному приказом Федерального архивного агентства от 01 сентября 2017 г. N 143 "Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации"
4	Письменное согласие на обработку персональных данных	не более 1 года
3.1.3. Первичное (разовое) посещение сопровождающих лиц
1	Личное заявление на допуск в читальные залы архива в качестве сопровождающего лица в простой письменной форме	не более 1 года
2	Документ, удостоверяющий личность гражданина: - паспорт гражданина РФ; - паспорт (заграничный паспорт) иностранного гражданина; - удостоверение личности, содержащее фотографию, сведения о фамилии, имени, отчестве, месте регистрации, с указанием: срока действия документа (в случае отсутствия паспорта)	в соответствии с законодательством РФ либо иностранного государства, а также органа, выдавшего удостоверение личности
3	Анкета рекомендованного образца согласно приложению к Порядку использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденному приказом Федерального архивного агентства от 1 сентября 2017 г. N 143 "Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации"
4	Письменное согласие на обработку персональных данных	не более 1 года
3.1.4. Последующие посещения
1	Пропуск в читальный зал	в течение календарного года со дня выдачи

3.2. В заявлении получателя государственной услуги или письме направившего его органа или: организации для работы в читальных залах архива указываются:

фамилия, имя, отчество (при наличии) получателя государственной услуги;

место работы (учебы) и должность (при наличии);

ученое звание и ученая степень (при наличии);

тема;

хронологические рамки исследования.

3.3. Получатель государственной услуги заполняет анкету, в которой указывает:

фамилию;

имя;

отчество (при наличии);

дату рождения;

гражданство;

место работы (учебы) и должность (при наличии);

образование, ученое звание и ученую степень (при наличии);

основание для проведения исследования (личное заявление пользователя или письмо направившей его организации);

тему, хронологические рамки исследования;

цель работы;

адрес регистрации по месту жительства (пребывания);

адрес фактического проживания;

номер контактного телефона (при наличии);

адрес электронной почты (при наличии);

вид, серию, номер и дату выдачи документа, удостоверяющего личность, а также орган, выдавший документ;

фамилия, имя, отчество (при наличии) сопровождающего лица.

3.4. В анкете, заполняемой сопровождающими лицами (в том числе законные представители, переводчики и другие помощники, лица, сопровождающие получателя государственной услуги с ограниченными возможностями здоровья), указываются:

фамилия, имя, отчество (при наличии);

дата рождения;

гражданство;

место работы (учебы) и должность (при наличии);

адрес регистрации по месту жительства (пребывания);

адрес фактического проживания;

номер контактного телефона (при наличии);

адрес электронной почты (при наличии);

вид, серия, номер и дата выдачи документа, удостоверяющего личность, а также орган, выдавший документ;

фамилия, имя, отчество (при наличии) сопровождаемого лица.

4. Основные показатели, характеризующие качество и объем предоставления государственной услуги

Наименование показателя, единица измерения	Методика расчета	Источник информации
Доля числа пользователей архивными документами в читальном зале, удовлетворенных качеством государственной услуги, %	, где - количество пользователей, удовлетворенных качеством государственной услуги; - общее количество пользователей архивными документами в читальном зале	Журнал учета посещений читального зала; Личные дела пользователей читального зала; Заказ (требование) на выдачу архивных документов, описей дел
Количество посещений читального зала, единица	По фактическому наличию	Журнал учета посещений читального зала

5. Требования к порядку и условиям предоставления государственной услуги

5.1. Государственная услуга предоставляется в целях реализации права человека, общественных объединений, организаций и учреждений на свободный доступ к информации, свободное духовное развитие, а также на научную и образовательную деятельность.

5.2. Прием и регистрация заявления о предоставлении государственной услуги осуществляется в день обращения; максимальный срок ожидания приема получателя государственной услуги при наличии очереди - не более 15 минут.

5.3. Сроки предоставления государственной услуги в читальных залах архива - не позднее, чем через 2 рабочих дня (выдача дел, документов ограниченного доступа, частично рассекреченных, на иностранных языках - не позднее чем через 10 рабочих дней) после обращения получателя государственной услуги.

5.4. Для предоставления государственной услуги выполняются следующие основные действия:

5.4.1. Ознакомление получателя государственной услуги со Стандартом.

5.4.2. Оформление пропуска получателю государственной услуги для работы в читальном зале, действующего в течение календарного года со дня выдачи, на основании заявления или письма направившей его организации и заполненной анкеты.

Лицу, сопровождающему получателя государственной услуги, на основании заполненной им анкеты оформляется пропуск в читальный зал, действующий в течение календарного года со дня выдачи.

Срок работы в читальном зале продлевается архивом по заявлению получателя государственной услуги или письму направившей его организации. Продление срока работы получателя государственной услуги в читальном зале осуществляется в порядке, предусмотренном абзацем 1, 2 настоящего пункта Стандарта.

5.4.3. Получателю государственной услуги предоставляется доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации.

5.4.4. Получателю государственной услуги предоставляется доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям ограниченного доступа:

- содержащим сведения, составляющие охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, при условии соблюдения пользователем требований и ограничений, установленных законодательством Российской Федерации;

- имеющим пометку "Для служебного пользования" при наличии письменного разрешения от фондообразователя (правопреемника);

- содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, до истечения 75 лет со дня создания документа, если получатель государственной услуги:

является субъектом указанных сведений - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность;

является наследником по закону - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность и подтверждающих родство;

является наследником по завещанию - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также документов, подтверждающих право наследования, с указанием на соответствующий доступ к указанным делам, документам;

имеет согласие гражданина или его наследников на доступ к указанным сведениям - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также доверенности от гражданина или его наследников, удостоверенной в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, подтверждающей право представлять интересы доверителя.

5.4.5. Доступ получателя государственной услуги к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, переданным по договору в архив собственниками или владельцами, установившими ограничения на доступ к ним, осуществляется при предъявлении письменного разрешения от собственника или владельца.

5.4.6. Доступ получателя государственной услуги к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности.

5.4.7. Получателю государственной услуги, являющемуся представителем фондообразователя или его правопреемника, органов государственной власти и иных государственных органов, органов местного самоуправления, доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям ограниченного доступа предоставляется в пределах исполнения служебных обязанностей по мотивированному письменному обращению органа, организации, чьим представителем он является.

5.4.8. Подлинники архивных дел, документов, печатные издания не выдаются в случаях:

выполнения служебных заданий сотрудниками архива с использованием затребованных пользователем дел, документов, печатных изданий, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать 120 рабочих дней со дня заказа их получателем государственной услуги;

выдачи дел, документов, печатных изданий во временное пользование юридическим и физическим лицам - фондообразователям, их правопреемникам или по запросам органов государственной власти и иных государственных органов, органов местного самоуправления, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать срока, указанного в акте о выдаче во временное пользование таких дел, документов, печатных изданий;

экспонирования дел, документов, печатных изданий на выставке, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать срока их выдачи из архивохранилища, определенного распорядительным документом на проведение выставки;

выдачи дел, документов, печатных изданий другому получателю государственной услуги в читальный зал, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать 40 рабочих дней со дня заказа их получателем государственной услуги.

5.4.9. В случае нарушения получателем государственной услуги подпунктов 5.7.5., 5.7.6., 5.7.9., 5.7.12., 5.7.19. Стандарта подлинники архивных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий получателю государственной услуги не выдаются с даты подачи архивом заявления об административном правонарушении либо заявления о преступлении по факту совершения получателем государственной услуги указанных в настоящем пункте нарушений и до даты вступления в законную силу постановления по делу об административном правонарушении либо вынесения решения об отказе в возбуждении дела об административном правонарушении по факту совершения получателем государственной услуги указанных в настоящем пункте нарушений или даты вступления в законную силу приговора суда по уголовному делу либо вынесения решения об отказе в возбуждении уголовного дела по факту совершения получателем государственной услуги указанных в настоящем пункте нарушений.

5.5. Получатели государственной услуги несут материальную, уголовную или иную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за хищение и порчу дел, документов, причинение материального ущерба имуществу архива.

5.5.1. Получатель государственной услуги должен соблюдать права и обязанности пользователя, указанных в Порядке использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденном приказом Федерального архивного агентства от 01 сентября 2017 г. N 143 "Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации".

5.6. Получатель государственной услуги вправе:

5.6.1. Посещать читальные залы архива, изучать дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания на безвозмездной основе;

5.6.2. Получать услуги на возмездной основе с оформлением актов сдачи-приемки оказанных услуг;

5.6.3. Получать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей информацию о порядке оформления пропуска в читальный зал, графике работы читального зала, порядке и условиях предоставления услуг архивом;

5.6.4. Получать для изучения в виде подлинников и (или) копий фонда пользования дела, документы, прошедшие научное описание, техническое оформление и не признанные находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с порядком признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания.

Подлинники дел, документов, имеющие копии фонда пользования, являющиеся уникальными, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни и состоящие на особом режиме учета и хранения, а также находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии, выдаются в порядке, установленном правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях;

5.6.5. Получать в день обращения справочно-поисковые средства к делам, документам, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале;

5.6.6. Заказывать в читальном зале или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания по теме исследования;

5.6.7. Заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать на безвозмездной основе не позднее чем через 2 рабочих дня (дела, документы ограниченного доступа, частично рассекреченные, на иностранных языках - не позднее чем через 10 рабочих дней) со дня оформления заказа:

до 20 дел общим объемом не более 1500 листов (либо одно дело объемом более 1500 листов) управленческой и научно-технической документации или не более 500 листов (либо одно дело объемом более 500 листов) документов личного происхождения;

до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов;

5.6.8. Изучать полученные дела, документы, печатные издания в течение 20 рабочих дней, подлинники особо ценных дел, документов в течение 10 рабочих дней;

5.6.9. Иметь в пользовании одновременно до 20 дел, документов, печатных изданий, общим объемом не более 1500 листов (либо одно дело объемом более 1500 листов) управленческой и научно-технической документации или не более 500 листов (либо одно дело объемом более 500 листов) документов личного происхождения;

5.6.10. Заказывать и получать дела, документы, печатные издания ранее сроков выдачи и (или) сверх объемов выдачи, установленных подпунктом 5.6.7. Стандарта, на возмездной основе;

5.6.11. Проверять при получении дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий их целостность и сохранность;

5.6.12. Пользоваться оборудованием читального зала, предназначенным для изучения дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий;

5.6.13. Использовать при изучении дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий для осуществления выписок и набора текста собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к информационно-телекоммуникационным сетям архива или арендовать технические средства архива;

5.6.14. Заказывать либо изготавливать самостоятельно арендуемыми техническими средствами архива или собственным техническим средством копии архивных дел, документов, печатных изданий в объеме не более 100 листов (кадров, электронных образов) в течение рабочего дня на возмездной основе при соблюдении требований подпунктов 5.7.21. - 5.7.25. Стандарта;

5.6.15. Заказывать копии дел, документов, печатных изданий либо изготавливать самостоятельно копии дел, документов, печатных изданий во внеочередном порядке и (или) сверх объема, установленного в подпункте 5.6.14. Стандарта, на возмездной основе;

5.6.16. Вносить в читальный зал и выносить письменные принадлежности, выписки из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, копии архивных документов, печатных изданий, листы с машинописным текстом, рукописный материал, гранки научной работы, собственные технические средства, используемые при изучении дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, копировании дел, документов, печатных изданий на основании заявления;

5.6.17. Привлекать в случае необходимости к работе в читальном зале сопровождающих лиц в порядке, установленном пунктами 1.4., 3.4. Стандарта;

5.6.18. Предоставлять архиву экземпляр издания, подготовленного с использованием дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, находящихся на хранении в архиве;

5.6.19. Обращаться к руководству архива с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам организации работы читального зала;

5.6.20. Обжаловать отказ в выдаче дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.7. Получатель государственной услуги обязан:

5.7.1. Соблюдать Стандарт и разработанные на его основе локальные акты, регламентирующие работу получателей государственной услуги с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, печатными изданиями в читальных залах архива;

5.7.2. Сдавать на хранение при входе в читальный зал верхнюю одежду, сумки размером более 200x300 мм, зонты, пакеты и иные предметы, кроме указанных в подпункте 5.6.16. Стандарта;

5.7.3. Вносить в читальный зал предметы, указанные в подпункте 5.6.16. Стандарта, в прозрачном пакете и (или) сумке размером не более 200x300 мм;

5.7.4. Регистрироваться при каждом посещении в журнале учета посещений читального зала;

5.7.5. Соблюдать график работы читального зала и архива, общественный порядок, тишину и чистоту в читальном зале, а также права и законные интересы других получателей государственной услуги и работников архива. Не проносить продукты питания и напитки в читальный зал;

5.7.6. Обеспечивать целостность и сохранность полученных для изучения дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий;

5.7.7. Ставить подпись в заказе (требовании) за получение дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий;

5.7.8. Незамедлительно сообщать работнику читального зала архива об обнаружении повреждений или дефектов дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, отсутствии листов, неправильной нумерации, наличии вложений, не указанных в листах-заверителях полученных дел;

5.7.9. Не повреждать полученные дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания, в том числе:

не писать на листах дел, документов, не пачкать, не рвать, не резать листы дел, документов, не загибать их углы, не вырывать листы из дел, не перекладывать листы в делах;

не вносить изменения в тексты документов, не делать на документах и обложках дел, упаковках аудиовизуальных документов пометы, исправления, подчеркивания;

не писать на листах бумаги, положенных поверх дел, документов, не калькировать документы;

не вкладывать в дела, документы, упаковки аудиовизуальных документов посторонние предметы, не оставлять в делах закладки;

не оставлять дела, документы открытыми на время отсутствия получателя государственной услуги в читальном зале;

не пользоваться клеем, скотчем, маркером, перьевой ручкой, стикером, корректирующей жидкостью (штрихом), копировальной бумагой, ножницами, другими режущими предметами;

не передавать дела, документы другим получателям государственной услуги (за исключением сопровождающих лиц, указанных в пункте 3.4. Стандарта);

не брать дела, документы у других получателей государственной услуги (за исключением сопровождающих лиц, указанных в пункте 3.4. Стандарта);

не делать пометки на карточках при использовании каталогов;

не переставлять и не вынимать карточки из картотечных ящиков при использовании каталогов;

не применять физические усилия, которые могут привести к нарушению целостности переплета дел, документов;

5.7.10. Заполнять листы использования полученных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним (при наличии у них листов использования), указывая дату использования, фамилию, инициалы (разборчиво), характер произведенной работы;

5.7.11. Сдавать сотруднику читального зала после окончания работы при каждом посещении читального зала дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания;

5.7.12. Не выносить из читального зала дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания, копии фонда пользования;

5.7.13. Соблюдать требования работы с оборудованием, установленным в читальном зале;

5.7.14. Не производить на компьютерах читального зала архива копирование и модификацию электронных ресурсов, не загружать и не устанавливать программы, не вносить изменения в файловую структуру и не менять структуру расположения папок, не использовать компьютеры читального зала архива для передачи информации через информационно-телекоммуникационные сети, не выгружать с них информацию на съемные носители;

5.7.15. Не заходить в служебные помещения архива, не пользоваться служебными картотеками, служебными телефонами, а также техническими средствами архива, находящимися вне пределов читального зала;

5.7.16. Не передавать пропуск в читальный зал другому лицу (за исключением сопровождающих лиц, указанных в пункте 3.4. Стандарта);

5.7.17. При невозможности посещения читального зала в течение срока, на который выданы дела, документы, печатные издания, сообщать в архив для продления срока их нахождения в читальном зале (не более чем на 10 рабочих дней). Если такая просьба от получателя государственной услуги не поступала, подобранные дела, документы, печатные издания возвращаются в архивохранилище без уведомления получателя государственной услуги;

5.7.18. Сообщать в архив об изменении сведений, обязательных к указанию в анкете получателя государственной услуги, работающего в читальном зале, при первом после такого изменения посещении читального зала архива;

5.7.19. Выполнять законные требования работников архива, охранной и пожарной служб архива;

5.7.20. Предъявлять сотруднику охранной службы архива по его требованию имеющиеся у получателя государственной услуги материалы и предметы, указанные в подпункте 5.6.16. Стандарта;

5.7.21. При копировании дел, документов, печатных изданий техническими средствами архива указывать при оформлении заказа на копирование перечень копируемых дел, документов, печатных изданий с указанием их архивных шифров, объема копирования, количества экземпляров, вида копий, технических параметров копирования;

5.7.22. При самостоятельном копировании дел, документов, печатных изданий заключать договор с архивом на организацию копирования дел, документов, печатных изданий собственным техническим средством или арендуемым техническим средством архива;

5.7.23. Производить самостоятельное копирование собственным техническим средством или арендуемым техническим средством архива дел, документов, печатных изданий в специально отведенном(-ых) архивом для этих целей месте(-ах), в присутствии работника архива, который обеспечивает подготовку дел, документов, печатных изданий для копирования и их сохранность в процессе копирования, контроль за соблюдением условий копирования;

5.7.24. Использовать при самостоятельном копировании собственное бесконтактное мобильное копирующее техническое средство без штативов, съемных объективов и осветительного оборудования (например, телефон, фотоаппарат, планшетный компьютер) с выключенными функциями вспышки и подачи звуковых сигналов. Запрещается применение собственных контактных технических средств (в том числе, ручные, планшетные, протяжные сканеры, копиры), фиксирующих и прижимных устройств, подручных средств и физических усилий, которые оказывают негативное влияние на физическое состояние дел, документов, печатных изданий;

5.7.25. Не осуществлять самостоятельное копирование подлинников дел, документов, печатных изданий:

имеющих копии фонда пользования;

отнесенных к категории особо ценных;

признанных находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с порядком признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии;

с угасающим текстом, при наличии пигментных пятен, коррозии железо-галловых чернил, нарушения связи красочного слоя с основой (растрескивание, осыпи, порошение), на ломкой бумаге, на кальке, имеющих сургучные и восковые печати, повреждение переплета (раскол блока, нарушение шитья, выпадение листов), корешок, который не позволяет раскрыть дело на ровной поверхности, не причиняя при этом повреждений переплету и самому делу;

5.7.26. Указывать при публикации дел, документов их архивные шифры;

5.7.27. Предоставлять архиву библиографические данные публикаций, адреса интернет-ресурсов, подготовленных с использованием дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, находящихся на хранении в архиве.

6. Требования к материально-техническому обеспечению при предоставлении государственной услуги

6.1. Архив обеспечивает содержание закрепленных за ним и/или принадлежащих ему на праве собственности зданий, сооружений, имущества, оборудования и другого имущества потребительского, социального, культурного и иного назначения на уровне не ниже определяемого установленными нормативами.

6.2. Архив должен располагать материально-технической базой, обеспечивающей реализацию государственной услуги и соответствующей установленным санитарно-техническим нормам.

6.3. Требования к помещениям архива, в которых предоставляется государственная услуга, к месту ожидания и приема посетителей:

6.3.1. Места для предоставления государственной услуги размещаются в зданиях и помещениях, оборудованных противопожарной системой и системой пожаротушения, необходимой мебелью для оформления документов, информационными стендами.

Размеры помещений для предоставления очной государственной услуги принимаются в соответствии с требованиями санитарных и строительных норм и правил, с учетом единовременной вместимости, инженерно-технического оборудования, оснащения необходимой мебелью.

6.3.2. Размеры помещений читальных залов архива должны отвечать следующим требованиям:

а) площадь читательской зоны:

- в общих читальных залах - 2,4 кв. метра на 1 читательское место;

- в читальных залах чтения микроформ - 3 кв. метра на 1 читательское место;

- в читальном зале с автоматизированными пользовательскими местами - не менее 6 кв. метров на 1 читательское место при высоте потолков не менее 4 метров;

б) кафедра выдачи и приема архивных документов - 5 кв. метров на 1 кафедру;

в) каталоги и картотеки - 3,5 кв. метра на 1 каталожный шкаф;

г) площадь гардероба - из расчета 0,08 кв. метра на 1 крючок консольной вешалки.

6.3.3. Помещения архива должны обеспечивать свободное передвижение и доступ в них граждан с ограниченными физическими возможностями.

6.3.4. Площадь служебных помещений зависит от числа штатных сотрудников и выполняемых ими функций. Служебные помещения должны иметь удобную функциональную связь как между собой, так и с подразделениями обслуживания получателей государственной услуги. Площади основных участков работы определяются в соответствии с их назначением и установленными нормативами.

6.3.5. Планировка и размещение подразделений и служб архива должны обеспечивать получателям государственной услуги удобство доступа в места ожидания и приема заявителей, пользования и работы в читальных залах потребителей государственной услуги.

6.3.6. Архив должен быть обеспечен подсобными, санитарно-бытовыми и административно-хозяйственными помещениями (гардероб, санузел и др.). Туалетные комнаты для посетителей должны быть раздельными для мужчин и женщин, с учетом доступности для лиц с ограниченными возможностями, в них постоянно должны быть урны, туалетная бумага, мылящие средства, средства для сушки рук.

6.3.7. Для размещения ресурсов и организации рабочих процессов помещения архива должны быть оборудованы предметами мебели (стеллажи, витрины, кафедры, столы, стулья и т.д.) и средствами технического оснащения, обеспечивающими надлежащее качество предоставляемых услуг. Мебель и оборудование должны быть комфортными, функциональными, надежными, соответствовать требованиям эргономики и дизайна.

6.3.8. Помещения архива для предоставления государственной услуги должны иметь оптимальное сочетание естественного и искусственного освещения.

6.3.9. Помещения архива должны быть защищены от воздействия факторов, отрицательно влияющих на качество предоставляемых услуг (повышенная или пониженная температуры воздуха, влажность воздуха, запыленность, загрязненность, шум, вибрации и т.д.). В помещениях архива для предоставления государственной услуги должен поддерживаться температурный режим не менее 18 градусов и не более 25 градусов Цельсия.

6.4. Требования к технической оснащенности архива:

6.4.1. Архив должен быть оснащен специальным оборудованием, аппаратурой и приборами, отвечающими требованиям стандартов, технических условий, других нормативных документов и обеспечивающими надлежащее качество предоставляемой услуги.

6.4.2. Технические средства архива для предоставления государственной услуги включают:

- компьютерную технику для оборудования автоматизированных пользовательских и рабочих мест, в том числе с выходом в информационно-телекоммуникационную сеть "Интернет";

- средства копирования документов из расчета 1 многофункциональное устройство (принтер, сканер, копир) на 2000 пользователей;

- презентационную технику;

- приборы для измерения температуры и влажности;

- средства связи;

- средства пожарной и охранной сигнализации;

- транспортные средства.

6.5. Требования к фондам архива:

6.5.1. Обеспечение сохранности архивных документов архива достигается путем:

- обеспечения нормативных условий хранения архивных документов;

- соблюдения нормативных режимов хранения архивных документов;

- организации надлежащего хранения документов в архивохранилище;

- проверки наличия и состояния архивных документов;

- физико-химической и технической обработки архивных документов;

- создания страхового фонда уникальных документов и особо ценных документов;

- создания фонда пользования, в том числе электронного, уникальных документов, особо ценных документов, наиболее используемых архивных документов.

6.6. Руководство архива обязано заботиться о создании удовлетворительных условий труда для работников. В архиве рабочие места должны быть оснащены и оборудованы в соответствии с требованиями к состоянию санитарно-гигиенических условий и охраны труда.

7. Требования к безопасности предоставления государственной услуги

7.1. Архив должен быть зарегистрирован в качестве юридического лица в установленном законодательством порядке и иметь:

свидетельство о постановке на учет юридического лица в налоговом органе по месту нахождения на территории Российской Федерации;

свидетельство о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц;

устав, зарегистрированный в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

7.2. Помещения архива должны соответствовать:

требованиям пожарной безопасности, установленным Федеральными законами от 21.12.1994 N 69-ФЗ "О пожарной безопасности" и от 22.07.2008 N 123-ФЗ "Технический регламент о требованиях пожарной безопасности", постановлением Правительства Российской Федерации от 25.04.2012 N 390 "О противопожарном режиме", Специальными правилами пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 12.01.2009 N 3 "Об утверждении Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации";

санитарно-эпидемиологическим нормам, установленным федеральным законодательством;

требованиям безопасности и охраны труда.

Не допускается размещать помещения, в которых предоставляется государственная услуга, в подвальных и цокольных этажах.

7.3. Архив должен быть оборудован системой охранно-пожарной сигнализации, в том числе кнопкой экстренного вызова полиции, камерами видеонаблюдения, приборами звукового оповещения, автоматического пожаротушения и обеспечен круглосуточной охраной.

Помещения архива должны быть оснащены системой указателей ("запасный выход", "туалеты" и др.).

7.4. В зданиях и помещениях архива проезды, проходы к запасным выходам и наружным пожарным лестницам, подступы к средствам извещения о пожарах и пожаротушения должны быть всегда свободными.

7.5. Архив должен устанавливать на путях эвакуации турникеты и другие устройства, препятствующие свободному проходу.

7.6. Во время пребывания людей в зданиях архива двери основных выходов не должны быть заперты на замки и труднооткрывающиеся запоры, должна быть обеспечена возможность быстро открыть двери эвакуационных выходов изнутри.

7.7. Курить в зданиях и помещениях архива запрещается.

7.8. В зимнее время подходы к архиву должны быть очищены от снега и льда.

7.9. Уборка помещений, в том числе доступных для посетителей, должна производиться каждый рабочий день, санузлов - по мере загрязнения,

7.10. Специальное оборудование, приборы и аппаратура должны использоваться строго по назначению в соответствии с эксплуатационными документами, содержаться в технически исправном состоянии.

Неисправное специальное оборудование, приборы и аппаратура должны быть заменены, отремонтированы (если они подлежат ремонту) или изъяты из эксплуатации.

8. Требования, обеспечивающие доступность государственной услуги для получателей

8.1. Все получатели государственной услуги имеют право доступа в места ожидания и приема заявителей архива.

8.2. Доступность к необходимой документной информации и справочно-поисковым средствам к архивным документам обеспечивается путем постоянного пополнения архива документами Архивного фонда Российской Федерации и иными архивными документами в сроки и порядке, установленные архивным законодательством, рассекречивания и снятия ограничений к доступу к архивным документам в сроки, установленные законодательством.

Информация о новых поступлениях архивных документов в обязательном порядке доводится до сведения получателей государственной услуги путем представления описей дел, дополнения размещенных на сайте архива справочно-поисковых средств, представления в установленные сроки сведений для автоматизированной информационной системы Федерального архивного агентства "Центральный фондовый каталог".

Научно-справочный аппарат архива должен быть доступен получателям государственной услуги в течение рабочего времени архива; путеводители, каталоги, обзоры документов, указатели, тематические перечни, базы данных - в удаленном доступе на сайте архива.

8.3. Архив должен обеспечивать доступ к содержащейся в архивных документах документной информации, за исключением документов, доступ к которым ограничен законодательством Российской Федерации.

Доступ к архивным документам может быть ограничен в соответствии с международным договором Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

Ограничивается доступ к архивным документам независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, а также к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документам Архивного фонда Российской Федерации, признанным в порядке, установленном специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии. Отмена ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти - с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее, чем через 75 лет со дня создания указанных документов.

8.4. График работы архива: ежедневно, кроме субботы и воскресенья. Для читального зала: вторник - четверг с 9.00 до 18.00 часов, обед с 13.00 до 14.00 часов.

В случае изменения графика работы архива получатели государственной услуги должны быть публично извещены об изменении графика работы (дней и часов работы) не менее чем за 7 дней до вступления в силу таких изменений.

9. Требования к уровню кадрового обеспечения при предоставлении государственной услуги

9.1. Архив должен быть укомплектован квалифицированными специалистами в соответствии со штатным расписанием.

9.2. Каждый специалист должен иметь соответствующее образование, квалификацию, профессиональную подготовку, обладать знаниями и опытом, необходимыми для выполнения возложенных на него обязанностей в соответствии с квалификационными характеристиками должностей работников государственных архивов.

9.3. У специалистов каждой категории должны быть должностные инструкции, устанавливающие их обязанности и права, ответственность за оказываемые услуги,

9.4. Повышение квалификации специалистов и руководящих работников должно проводиться путем обучения по программам профессиональной переподготовки и повышения квалификации и (или) стажировки в организациях дополнительного профессионального образования, в образовательных организациях высшего образования и иных организациях, имеющих соответствующую лицензию. Повышение квалификации осуществляется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет.

9.5. Специалисты архива проходят аттестацию в установленном законодательством порядке.

9.6. В профессиональной деятельности работники архива руководствуются кодексом профессиональной этики.

10. Требования к информационному обеспечению получателей государственной услуги

10.1. Учреждение обязано своевременно обеспечивать потребителей необходимой и достоверной информацией о предоставляемой государственной услуге.

10.2. Информация у входа в Учреждение должна содержать:

10.2.1. Наименование, местонахождение (адрес) и режим работы (в соответствии с требованиями Закона Российской Федерации от 07 февраля 1992 года N 2300-1 "О защите прав потребителей".

10.3. Информация в помещениях Учреждения должна содержать:

10.3.1. Наименование помещений у входа в каждое из них.

10.4. Информация в сети Интернет должна содержать:

10.4.1. полное и краткое наименование учреждения;

10.4.2. информация об адресе и контактных телефонах, маршрутах проезда к учреждению;

10.4.3. фамилия, имя, отчество, номера телефонов руководителя учреждения и его заместителя;

10.4.4. режим работы учреждения, время и дни приема посетителей для подачи заявлений;

10.4.5. часы приема пользователей руководителем учреждения.

В информационной системе "Единый Портал государственных и муниципальных услуг", "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Амурской области" размещаются сведения о выполняемой работе.

Информация о деятельности архива, о порядке и правилах выполнения государственной работы должна обновляться по мере необходимости.

11. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги

11.1. В предоставлении государственной услуги отказывается в случаях:

- исключения государственной услуги из Перечня государственных услуг и работ, оказываемых и выполняемых государственными учреждениями и финансируемых за счет средств бюджета Амурской области;

- ликвидации или реорганизации архива;

- обращения за получением государственной услуги в дни и часы, в которые архив закрыт для посещения.

11.2. Возможно приостановление предоставления государственной услуги. Подлинники архивных дел, документов, печатные издания не выдаются в случаях:

- выполнения служебных заданий сотрудниками архива с использованием затребованных получателем государственной услуги дел, документов, печатных изданий, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать 120 рабочих дней со дня заказа их получателем государственной услуги;

- выдачи дел, документов, печатных изданий во временное пользование юридическим и физическим лицам - фондообразователям, их правопреемникам или по запросам органов государственной власти и иных государственных органов, органов местного самоуправления, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать срока, указанного в акте о выдаче во временное пользование таких дел, документов, печатных изданий;

- экспонирования дел, документов, печатных изданий на выставке, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать срока их выдачи из архивохранилища, определенного распорядительным документом на проведение выставки;

- выдачи дел, документов, печатных изданий другому получателю государственной услуги в читальный зал, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать 40 рабочих дней со дня заказа их получателем государственной услуги.

11.3. Основания для отказа в предоставлении государственной услуги:

- подача документов о предоставлении государственной услуги ненадлежащим лицом;

- отсутствие при получателе государственной услуги, не достигшей совершеннолетия, сопровождающего лица, несущего ответственность за соблюдение Стандарта несовершеннолетним получателем государственной услуги;

- несоответствие представленных документов на предоставление государственной услуги перечню документов, указанных в разделе 3 настоящего Стандарта;

- наличие в заявлении о предоставлении государственной услуги и прилагаемых к заявлению документах неоговоренных исправлений, серьезных повреждений, не позволяющих однозначно истолковать их содержание;

- ограничения на использование документов, установленные в соответствии с законодательствами Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

- неудовлетворительное физическое состояние документов;

- в случае нарушения получателем государственной услуги подпунктов 5.7.5., 5.7.6., 5.7.9., 5.7.12., 5.7.19. Стандарта подлинники архивных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий получателю государственной услуги не выдаются с даты подачи архивом заявления об административном правонарушении либо заявления о преступлении по факту совершения получателем государственной услуги указанных в настоящем пункте нарушений и до даты вступления в законную силу постановления по делу об административном правонарушении либо вынесения решения об отказе в возбуждении дела об административном правонарушении по факту совершения получателем государственной услуги указанных в настоящем пункте нарушений или даты вступления в законную силу приговора суда по уголовному делу либо вынесения решения об отказе в возбуждении уголовного дела по факту совершения получателем государственной услуги указанных в настоящем абзаце нарушений.

11.4. Отказ в предоставлении государственной услуги по иным основаниям не допускается.

12. Порядок подачи, регистрации и рассмотрения жалоб на несоблюдение стандарта качества предоставления государственной услуги

12.1. Жалоба на несоблюдение стандарта качества предоставления государственной услуги подается в письменной форме на бумажном носителе или в электронной форме в архив.

Жалобы на решения, принятые руководителем архива, направляются Учредителю и рассматриваются в порядке, установленном законодательствами Российской Федерации.

12.2. Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта архива либо Учредителя, Порталов, а также принята при личном приеме заявителя.

12.3. Жалоба должна содержать:

наименование архива, должностного лица архива, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

фамилию, имя, отчество, сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) архива, качества предоставляющего государственную услугу, должностного лица архива;

доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) архива, должностного лица архива. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

12.4. Жалоба, поступившая в архив, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа архива, должностного лица архива в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

12.5. По результатам рассмотрения жалобы архив принимает одно из следующих решений:

удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных архивом опечаток и ошибок в выданных в результате качества предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Амурской области, а также в иных формах;

отказывает в удовлетворении жалобы.

12.6. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 11.5. настоящего Стандарта, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

12.7. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в уполномоченный орган.

13. Порядок контроля за предоставлением государственной услуги и оценка качества

13.1. Контроль за предоставлением государственной услуги со стороны Учредителя осуществляется путем:

- проведения мониторинга основных показателей услуги за определенный период;

- анализа обращений и жалоб граждан по вопросу предоставления государственной услуги, проведения по фактам обращения проверок по выявленным нарушениям.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

13.1. Контроль за соблюдением требований к предоставленной государственной услуге может быть внутренним и внешним.

13.1.1 Внутренний контроль качества предоставления государственной услуги проводит руководство Учреждения или по его инициативе специально уполномоченное структурное подразделение, штатная единица, либо потребитель в соответствии с условиями договора (контракта). Объектами контроля являются процедуры управления, условия, процесс предоставления и результат оказания работы.

13.1.2. Внешний контроль качества предоставления государственной услуги проводят:

- Учредитель в пределах своей компетенции путем анализа и сравнения фактически предоставленной услуги и ее соответствия данному стандарту, а также путем определения степени удовлетворенности потребителей качеством услуги;

- иные учреждения (организации), обладающие контрольными полномочиями в соответствии с положениями действующего законодательства.

14. Учет мнения потребителей государственной услуги

14.1. Основой оценки качества предоставления государственной услуги является уровень удовлетворенности потребителей предоставленной услугой по результатам рассмотрения письменных предложений, заявлений или жалоб потребителей. Уровень удовлетворенности определяется изучением мнений различных групп потребителей (населения) и работников учреждений об их качестве и доступности.

14.2. Учреждение проводит изучение мнений потребителя самостоятельно (в форме опроса, анкетирования потребителей, мониторинга отзывов потребителей на сайте учреждения, анализа книги предложений и т.п.) или привлекает специализированные организации (учреждения) с целью проведения социологических исследований. Мнения потребителей используются при проведении оценки доступности и качества предоставления государственной услуги.